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SECRETARIA DE ESTADO
EN EL DESPACHO DE FINANZAS
SISTEMA INTEGRADO DE
ADMINISTRACIN FINANCIERA
SIAFI
MANUAL DE CONCILIACION
BANCARIA AUTOMATICA
INDICE
I.
Presentacin
II.
Diseo Conceptual
III.
Tablas Bsicas
IV.
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V.
Procedimientos
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VI.
Saldo Disponible
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VII.
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VIII. Procedimientos
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I. PRESENTACION
El Gobierno de la Repblica de Honduras ha iniciado un programa de mejoramiento de los
procesos de la Administracin Pblica con el desarrollo e implantacin del Nuevo Sistema
de Administracin Financiera Integrada SIAFI, para dar cumplimiento a la Ley Orgnica
de Presupuesto No.83 2004, cuyos objetivos se exponen a continuacin:
Artculo 3. Objetivos de la Ley. Son objetivos de la presente Ley:
a) Garantizar el cumplimiento del Principio de Legalidad, as como los criterios de
eficiencia y eficacia en la obtencin y aplicacin financiera y econmica de los recursos
pblicos;
b) Sistematizar las operaciones de programacin, administracin, evaluacin y control de
los recursos financieros del Estado, sin perjuicio de las acciones que correspondan a sus
Entes Fiscalizadores;
c) Desarrollar sistemas que proporcionen informacin oportuna y confiable sobre el
comportamiento financiero del Sector Pblico, que sea til para la conduccin de los
Organos u Instituciones correspondientes y para evaluar la gestin de los funcionarios
responsables;
d) Establecer como responsabilidad propia del Poder Ejecutivo, por medio de los
Organos competentes, segn lo previsto en esta Ley, el mantenimiento y operacin de:
1. Un sistema contable adecuado a las necesidades del registro e informacin
de todos los actos con incidencia patrimonial, financiera o econmica,
acorde con la naturaleza jurdica y caractersticas operativas;
2. Un eficiente y eficaz control interno, previo, simultneo o posterior, segn el
caso, de las operaciones de los distintos subsistemas que conforman la
Administracin Financiera del Sector Pblico;
3. Procedimientos adecuados que aseguren la conduccin eficiente y eficaz
de las actividades de los distintos Organos u Instituciones que intervienen
en la administracin financiera y la evaluacin de los resultados de los
correspondientes programas, proyectos o actividades; y,
4. Normas operativas que debern cumplir obligatoriamente los Organos u
Instituciones del Sector Pblico en cuanto ejecuten actividades propias de
la administracin financiera.
Artculo 4. Conformacin del Sistema de Administracin Financiera del Sector
Pblico. La Administracin Financiera del Sector Pblico comprende los subsistemas de
presupuesto, crdito pblico, tesorera y contabilidad as como los mecanismos y
elementos del sistema de control interno incorporados en los mismos. El sistema de
administracin financiera del Sector Pblico funcionar en forma articulada con los
sistemas y/o subsistemas de Inversin Pblica, Contratacin Administrativa y
Manual de Procedimientos de Conciliacin Bancaria Automtica
En los captulos siguientes se expresan los mdulos con que cuenta el proceso de
conciliacin bancaria automtica:
Turnos.- Cada caja atiende al pblico por turnos que identifican un horario de
trabajo por da y hora desde hasta. Los turnos se utilizan para la asignacin de
cajeros.
Asignacin de Cajas.- Por cada una de las cajas se asignar a los cajeros y los
turnos que debern cumplir en la atencin de las cajas. Al final de cada turno el
sistema generar un formulario denominado Parte Diario de Caja para el
depsito de los fondos recaudados en la caja por ese turno.
Cada uno de estos cdigos deber tener un contra cdigo que se utiliza para
corregir registros errneos en los libros banco.
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Pagos TRB
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Existir una cuenta bancaria especial por cada convenio de financiamiento externos
suscrito por el Gobierno de Honduras.
Estas cuentas se acreditarn con los desembolsos de los convenios de
financiamiento externo y se debitaran con traspasos de fondos a la Cuenta Unica de
la Tesorera en moneda nacional o en moneda extranjera y a la libreta
correspondiente. Los traspasos de fondos sern autorizados por la Direccin
General de Crdito Pblico directamente en el sistema sin necesidad del envo de
oficios o solicitudes. (Ver Manual de Cuenta Unica Pagos)
En cada una de las Cuentas Unicas de la Tesorera se aperturaran n Libretas por
Institucin Gerencia Administrativa - UAP y fuente de financiamiento.
Las Gerencias Administrativas UAP efectuarn los pagos de sus gastos
directamente desde sus libretas, registrando de esta forma dbitos en sus propias
libretas y por consiguiente en las Cuentas Unicas de la Tesorera que correspondan.
5.- Cuentas Bancarias Especiales Mixtas
Estas cuentas mantendrn las caractersticas expuestas en el punto anterior, con la
diferencia de que las mismas se acreditarn con los desembolsos de los convenios
de financiamiento externo y se podrn debitar con pagos que se ordenen
directamente desde dichas cuentas, sin paso previo por las libretas de la Cuenta
nica.
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V. PROCEDIMIENTOS
El mdulo de
procedimientos:
Conciliacin
Bancaria
Automtica
contar
con
los
siguientes
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3.
4.
Cada uno de ellos deber revisar la informacin contenida en cada formulario, podr
observar los registros en los libros bancos respectivos y en las libretas si corresponde
y tambin los F-01 Registro de Ejecucin de Gastos pendientes de pago por fecha de
vencimiento y si esta de acuerdo marcar la tecla APROBAR.
Con la marca de la aprobacin el sistema efectuara lo siguiente:
1) Marcar como aprobado el F-TEC-01 y se encontrar listo para su envo al
Banco Central de Honduras
2) Marcar como aprobados el registro de dbito en el libro banco de cuenta
origen y en el o los registros de las libretas si corresponde.
3) Marcar como aprobados el registro de crdito en el libro banco de la cuenta
destino y en el o los registro de las libretas si corresponde.
4) Cuando la cuenta contable de la cuenta origen y la cuenta contable de la
cuenta destino sean distintas, se generar el asiento de partida doble en la
contabilidad, cuyo ejemplo se presenta a continuacin:
-------------------- x ------------------1112 1 Cuenta Unica de la Tesorera
a 1112 3 Cuentas en Moneda Extranjera
-------------------- x ---------------------
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Desencripta el archivo
La cuenta del Debe ser igual a la cuenta del Haber del asiento original.
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La cuenta del Haber del asiento ser igual a la cuenta del Debe del asiento
original.
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Desencripta el archivo
Registra el dbito en el extracto de la cuenta bancaria origen de cada uno
de los traspasos Registra el crdito en el extracto de la cuenta bancaria
destino de cada uno de los traspasos
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2.
Cada uno de ellos deber revisar la informacin contenida en cada formulario, podr
observar los registros en las libretas respectivas y tambin los F-01 Registro de
Ejecucin de Gastos pendientes de pago por fecha de vencimiento y si esta de
acuerdo marcar la tecla APROBAR
Con la marca de la aprobacin el sistema efectuara lo siguiente:
1) Marcar como aprobado el F-TEC-02
2) Marcar como aprobados el registro de dbito en la o las libretas origen.
3) Marcar como aprobados el registro de crdito en la o las libretas destino.
4) Marcar como conciliados los registros.
Concluido el proceso el sistema en forma automtica asignar, el nombre y apellido
del responsable de la aprobacin y la fecha correspondiente.
III.- CARGA DE EXTRACTOS BANCARIOS
El proceso de carga de extractos se efectuar se la siguiente forma:
1.- Usuario del Departamento de Conciliacin Bancaria de la Tesorera General de
la Repblica.
Al final de cada da, el Sistema de Administracin Financiera Integrada SIAFI
recibir en forma electrnica los extractos bancarios de todas la cuentas que las
Instituciones manejan en al Banco Central de Honduras en el formulario F-CBA-01.
El usuario responsable de procesar la Conciliacin Bancaria Automtica, ingresar
al sistema, al men Carga de Extractos , la pantalla mostrar la lista de los FCON-01 recibidos, el usuario debe pulsar el botn PROCESAR.
El sistema efectuar lo siguiente:
1) Validar que:
La cuenta corriente bancaria est registrada en el sistema como cuenta
activa
El saldo inicial informado sea igual al saldo final del da inmediato anterior.
Cada operacin informada y el saldo que generan sean vlidos.
2) Una vez cargados los extractos, el sistema automticamente ingresa al men
Conversin Cdigos de Referencia y convertir los cdigos de referencia
externos propios del Banco Central de Honduras en cdigos de referencia
internos que le correspondan, de acuerdo con la relacin existente entre
ambos. Dicha conversin se efecta para mantener un estndar interno nico
de cdigos de referencia independientemente de los que utilice cada banco
que se relacione con el sistema.
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IV.-CONCILIACION AUTOMATICA
El proceso automtico de Conciliacin Bancaria se efectuar de la siguiente forma:
1.- Usuario del Departamento de Conciliacin Bancaria de la Tesorera General
de la Repblica.
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b)
c)
d)
e)
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Generar el F-02
Efectuar el registro de la ejecucin presupuestaria de recursos en los
momentos del devengado y percibido.
Generar los asientos de partida doble en la contabilidad por los
momentos del registro indicados.
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f)
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los mismos con los datos elegidos en los extractos bancarios en el momento de la
aprobacin.
a) La sumatoria de importes de los registros de dbito elegidos en el extracto
bancario de la cuenta origen, deber ser igual a la sumatoria de importes de
los registros de dbito elegidos del libro banco de la misma cuenta origen.
b) La sumatoria de importes de registros de crdito elegidos en el extracto
bancario de la cuenta destino deber ser igual a la sumatoria de los
importes de crdito elegidos del libro banco de la misma cuenta destino.
c) La sumatoria de importes de dbito elegidos en el extracto bancario y libro
banco de la cuenta origen debern ser iguales a las sumatoria de los
importes de crdito elegidos en el extracto bancario y libro banco de la
cuenta destino.
d) La conciliacin manual se podr efectuar por el importe total o por importes
parciales. Se podr conciliar entre un registro con n registros, n registros
con un registro o n con n registros.
I) Conciliar y Alta de F-01 y F-02 en el Libro Banco.
El sistema solicitar anotar: I.1) Extractos Bancarios: banco, cuenta bancaria y
en registros sin conciliar podr consultar los registros del extracto pendientes de
conciliar por fecha, cdigo de referencia y comprobante. El sistema le mostrar los
registros como resultado de la consulta y el usuario deber elegir un registro para
relacionar con documentos del SIAFI.
A continuacin en I.2) Documentos SIAFI: anotar el libro banco de la misma
cuenta bancaria del extracto elegido, la libreta si corresponde, el cdigo de
referencia que corresponda al registro elegido del extracto bancario y el tipo de
documento relacionado a dicho cdigo y, en documentos seleccionados podr
consultar los documentos del tipo elegido por fecha de registro y nmero. El
sistema buscar los documentos con los datos indicados y que se encuentren
pendientes de conciliacin y el usuario podr consultar cada uno de los
documentos seleccionados y elegir los que desee conciliar. Con los documentos
elegidos el sistema efectuar los registros que correspondan en el Libro Banco y
Libreta.
a) De acuerdo al cdigo de referencia el sistema buscar si son registros de
dbito el o los F-01 ejecucin de gastos, cuyo tipo de registro sea Pagado,
de Regularizacin o de Reversin Global o de Pago y se encuentren
pendientes de conciliar.
b) De acuerdo al cdigo de referencia el sistema buscar si son registros de
crdito el o los F-02 ejecucin de ingresos, cuyo tipo de registro sea
devengado y percibido o percibido y se encuentren pendientes de conciliar.
c) La conciliacin manual se podr efectuar por el importe total o por importes
parciales. Se podr conciliar entre un registro con n registros, n registros
con un registro o n con n registros.
J) Conciliar y Generar de F-01 0 F-02
El sistema solicitar anotar: J.1) Extractos Bancarios: banco, cuenta bancaria y
en registros sin conciliar podr consultar los registros del extracto pendientes de
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VI.- DESCONCILIACION
El Mdulo de Conciliacin Bancaria contar con un procedimiento especfico que
permitan efectuar desconciliaciones manuales para corregir errores de la
conciliacin tanto automtica como manual.
El procedimiento es el siguiente:
1- Jefe del Departamento de Conciliacin Bancaria de la Tesorera General de la
Repblica
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El sistema solicitar anotar los datos de los libros banco, como ser:
Cdigo de referencia que en este caso ser: SI que representa Saldo Inicial
y el Documento de Respaldo que ser el Balance General
Fecha de Registro que corresponda a la incorporacin del Saldo Inicial
producto del Balance General de la Gestin Anterior.
Cuenta Bancaria, Nmero y Descripcin
Importe en Lempiras
Importe en Moneda Extranjera si la cuenta bancaria tiene moneda diferente
a la nacional, el usuario deber indicar la moneda, el tipo de cambio venta
o compra y la fecha. Con estos datos el sistema calcular el importe
equivalente en moneda nacional.
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El sistema solicitar anotar los datos del libro banco y libreta, como ser:
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F) A cada uno de los Cajeros asignar la Caja donde efectuar su trabajo y el o los
turnos de operacin.
Por cada turno de operacin el Cajero deber emitir un Parte Diario de Caja de la
forma como se explica en los Procedimientos de Ingresos Propios.
Concluido el proceso de carga el usuario deber marcar el botn VERIFICAR y
el sistema asignar un nmero correlativo nico a cada formulario y registrar, el
nombre y apellido del usuario y la fecha de verificacin en los espacios
correspondientes a los puntos C) y H) respectivamente.
2.- Gerente Administrativo de las Instituciones
El Gerente Administrativo es responsable de aprobar el registro de cajeros y la
asignacin de cajas, para lo cual, ingresar al sistema, al men Aprobar
Registro de Cajeros y Asignacin de Cajas y la pantalla mostrara la lista de
Tabla CBA -12 pendientes de aprobacin, deber analizar una por una y si esta
de acuerdo marcar el botn APROBAR.
Con la marca de aprobacin el sistema en forma automtica y simultnea, genera
lo siguiente:
1) Cambia el Estado del registro de Cajeros y Asignacin de Cajas a aprobado
2) Habilita a los Cajeros para que inicien su trabajo en las Cajas.
Concluido el proceso el sistema en forma automtica registrar, el nombre y
apellido del Gerente y la fecha de aprobacin.
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En base a la fecha el sistema mostrar en pantalla las cuentas bancarias, cuyo titular
es la Institucin que se indique.
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