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Resumo
O trabalho enfoca o processo de migrao de sistema de automao nas bibliotecas da
Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS, Brasil, iniciado em 1997, quando
ficou evidente a necessidade de mudana, visando ampliao e modernizao do
Sistema de Automao de Bibliotecas da UFRGS - SABi, software proprietrio da
Universidade, em uso desde 1989, para o software ALEPH 500 (Automated Library
Expandable Program). Aborda as fases percorridas, com nfase no preparo da base SABi
para converso, englobando a consistncia no uso adequado dos campos, subcampos e
indicadores e dos dados registrados; o estudo comparativo e definio dos formatos a
serem adotados para descrio dos diversos tipos de material, tendo por base o formato
USMARC, assim como a gerncia da migrao da base, com destaque para o treinamento
da equipe no uso do novo sistema. Aponta a necessidade de adoo de normas e padres
internacionais de intercmbio, de fundamental importncia para o compartilhamento de
registros bibliogrficos entre instituies, que se caracteriza como um ponto forte no
processo de automao das bibliotecas da UFRGS.
Abstract
This paper describes the automation system migration process in the Universidade
Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS, Brazil, started in 1997 when need for change
became evident and the impossibility of expansion and upgrading of the UFRGS Library
Automation System - SABi, a University proprietary system, led to the acquisition of the
ALEPH 500 (Automated Library Expandable Program). We describe the steps taken, with
emphasis on the preparation of the SABi database for conversion, including the
consistency in the registered data and the adequate use of fields, subfields and indicators,
the comparative study and definition of the formats to be chosen for the different types of
materials, based on the USMARC format as well as the management of the data migration
including staff training in the use of the new system. The paper points out the need for the
adoption of international interchange standards which is of fundamental importance for the
sharing of bibliographic records among different institutions.
1 PERFIL INSTITUCIONAL
1.1 Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS
A UFRGS foi fundada em 1934, a partir da fuso de unidades privadas de ensino
superior fundadas no final do sculo XIX. Em 1965 foi federalizada e recebeu a atual
denominao de Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Est situada no extremo sul
do Brasil, no estado do Rio Grande do Sul, na cidade de Porto Alegre.
A Universidade possui 27 unidades de ensino de graduao distribudas em
quatro campi, localizados em diferentes pontos da cidade. Alm disso, conta com rgos
em outros municpios do Estado (1).
Oferece 58 cursos de graduao, 60 cursos de mestrado e 42 cursos de
doutorado. Seu quadro de pessoal formado por 2.260 docentes e por 2.819 servidores
tcnico-administrativos. O corpo discente composto por 30.000 alunos (2).
A UFRGS destaca-se entre as cinco maiores instituies federais de ensino
superior do Pas.
1.2 Sistema de Bibliotecas da UFRGS - SBU
O SBU constitudo por uma Biblioteca Central e 29 bibliotecas setoriais
especializadas em diferentes reas do conhecimento e distribudas, geograficamente, em
cinco locais distintos (1).
Possui um acervo de 545.364 volumes de livros, 15.042 ttulos de peridicos, 71
ttulos de bases de dados e 365.040 itens de outros materiais, que incluem discos,
disquetes, CDs, mapas, partituras, fitas de vdeo, diapositivos, entre outros, totalizando
925.517 itens de informao, no ano de 2000 (2).
Conta, atualmente, com uma equipe composta por 77 bibliotecrios efetivos, 26
bibliotecrios contratados, 140 servidores pertencentes a outras categorias funcionais, 98
alunos bolsistas e 13 funcionrios contratados, somando 354 pessoas.
2 BREVE HISTRICO
A rapidez com que evoluem as tecnologias de tratamento eletrnico da
informao, os equipamentos de informtica e as redes de comunicao de dados,
aliados ao crescimento do acervo, necessidade de ampliar e modernizar os recursos de
registro de dados e recuperao da informao disponibilizados aos profissionais e
comunidade, necessidade de implementao de outros mdulos e necessidade de
garantir controles mais efetivos, no que diz respeito segurana do sistema, foram
fatores decisivos para a realizao, em 1997, de um estudo e diagnstico dos rumos da
automao no SBU.
Os resultados apontaram que a ampliao e modernizao do SABi eram
inadiveis para a expanso e qualificao dos servios oferecidos pelas bibliotecas da
UFRGS, com o intuito de atender satisfatoriamente s demandas dos bibliotecrios e dos
usurios (3).
A partir deste diagnstico, foram consideradas, basicamente, duas possibilidades:
- avanar no desenvolvimento dos mdulos faltantes do SABi, enquanto software
proprietrio, e modernizar aqueles j disponveis, ou - adquirir um sistema comercial que
contemplasse, em seus mdulos, todas as rotinas das bibliotecas, com perspectivas de
continuidade. A adoo de um software comercial, de certo modo, garantiria o
desenvolvimento e atualizao permanentes do sistema, acompanhando os avanos
tecnolgicos, sem acarretar prejuzos base de dados em uso e aos recursos j
investidos. Certamente, porm, haveria a necessidade de adequao das demandas
institucionais aos parmetros pr-definidos pelo software, alm do impacto de sua
implementao frente equipe tcnica e comunidade usuria.
Considerando uma srie de fatores, bem como a anlise custo-benefcio de
ambas as alternativas, optou-se pela migrao da base SABi para um software comercial.
Dentre as caractersticas desejveis, para o novo sistema, foram consideradas
imprescindveis:
- operar em arquitetura cliente/servidor;
- possibilitar a utilizao de senhas e nveis de autorizao, para garantir a
segurana e proteo de dados;
- ser modular, assegurando facilidade de manuteno e integrao com novas
tecnologias;
- ser customizvel, permitindo sua personalizao, de acordo com a aplicao;
- suportar cliente WWW, Internet e Intranet;
- utilizar protocolo Z39.50, viabilizando a interconectividade com outras redes e
sistemas de informao internos e externos Universidade;
- utilizar sistema de gerenciamento de bancos de dados relacionais padro no
mercado;
- propiciar a atualizao da base em tempo real;
- possuir conectividade a recursos multimdia, texto e CD-ROM;
- estar estruturado em mdulos integrados, de modo que qualquer alterao em
um dos mdulos seja, automaticamente, processada nos demais;
- ser compatvel com o Formato USMARC, padro internacional para registro e
intercmbio de informaes bibliogrficas, e
- viabilizar a converso total dos registros bibliogrficos da base SABi j existente
(4).
A escolha do Aleph deveu-se, principalmente, ao fato de atender s exigncias
tcnicas e operacionais discriminadas acima, alm de sua abrangncia em nvel nacional
e internacional, sendo utilizado por instituies acadmicas e de pesquisa com destaque
no cenrio nacional, o que lhe confere credibilidade e perspectiva de permanncia e
expanso no mercado, e existncia de equipe de suporte tcnico no Brasil.
Aes
1999
2000
2001
dados.
3.3 Novo Formato SABi
Quando da definio do formato que serviria de base para o novo Formato SABi,
para registro bibliogrfico, em comparao com aquele ento em vigor, foram levantadas
as ocorrncias dos campos e subcampos na base de dados e avaliada sua utilizao. A
partir deste levantamento, foi possvel estabelecer os campos e subcampos a serem
mantidos, excludos e/ou includos ao novo formato.
Para incluso dos registros bibliogrficos manteve-se o uso do nvel dois de
catalogao do CCAA2. A necessidade do registro detalhado dos trabalhos produzidos no
mbito da Universidade demonstrou a pertinncia de manuteno de um campo
especfico para controle bibliogrfico institucional.
A base SABi verso 4.0 foi definida para permitir somente a entrada de dados em
letras maisculas e sem acentuao, como uma forma de reduzir o nmero de
inconsistncias de grafia e de digitao e de agilizar a incluso de dados mas, no
processo de converso, foi determinada uma modificao importante no registro de dados
na base: a adoo de letras maisculas e minsculas e de acentuao. Esta deciso
decorreu da adoo do Formato USMARC, que prev este uso, assim como do interesse
em estabelecer possveis intercmbios e da tendncia identificada em outras bases de
dados bibliogrficos.
Foi definido tambm o formato para registro de autoridades, no contemplado no
formato SABi, a fim de possibilitar o controle das entradas de nomes pessoais, entidades,
eventos, assunto e srie.
3.4 Gerncia da migrao
A gerncia da migrao do sistema foi executada em quatro frentes, conforme
ilustra a figura 2.
10
Gerncia da migrao
Equipamentos
Customizao
Converso da
necessrios
do sistema
base de dados
Treinamento da
equipe tcnica do SBU
Implantao do
SABi verso Aleph
exibio dos dados. Foram definidos os mdulos de Servios, para gerenciamento dos
relatrios do sistema, e de Administrao, que permite estabelecer o perfil e as
autorizaes de usurios para incluso de dados no sistema.
Da customizao derivou tambm o trabalho de elaborao da documentao do
sistema, ou seja, manuais de registro bibliogrfico, de registro de autoridades, de registro
de itens e emisso de produtos, de recuperao da informao, OPAC (On-line Public
Access Catalog) WEB e GUI (Graphical User Interface), e cartes de referncia para sua
operao.
3) Converso da base - foram executados dois testes de converso em uma
base parcial, com aproximadamente 50.000 registros. Para cada um dos testes
realizados, em 5 e 12 dias, respectivamente, foram elaborados relatrios de crtica que
subsidiaram a equipe da UFRGS e da Ex Libris, empresa fornecedora do sistema Aleph,
nos ajustes necessrios adequao do sistema.
Na anlise dos registros convertidos foram observados os seguintes quesitos:
- a rigorosa transferncia do contedo dos campos SABi para os campos
USMARC;
- os eventuais ajustes na definio proposta nos formatos para registro dos dados
nas bases bibliogrfica e de autoridades;
- a adequao dos formatos de exibio, no que se refere verbalizao mais
apropriada para os campos e pontuao, e
- a pertinncia e o correto funcionamento dos ndices previstos para recuperao
da informao.
A
anlise
da
terceira
ltima
converso
ocorreu
em
dois
meses.
12
tendo sido detectadas incorrees nos registros, a base SABi foi fechada e a Ex Libris
procedeu migrao definitiva, no perodo de um ms.
Os custos de converso dos 270.000 registros da base foram previstos no
contrato de licenciamento do software Aleph.
Encerrados os procedimentos de converso da base e aps o treinamento da
equipe tcnica do SBU o sistema entrou em produo, com um ingresso mdio mensal de
1.432 registros e 8.090 alteraes em registros j existentes na base SABi. importante
salientar que as alteraes se referem, basicamente, a correes ortogrficas ou entrada
nos registros para catalogao cooperativa, no estando associadas a problemas
decorrentes da migrao.
3) Treinamento da equipe tcnica do SBU - concludas as fases anteriores, teve
incio a capacitao de multiplicadores.
O processo de migrao de sistema de automao traz muita ansiedade,
apreenso e expectativa nos profissionais, uma vez que gera mudanas de grande
impacto nas atividades das bibliotecas, como a alterao de fluxo de trabalho e da prpria
filosofia do sistema.
No perodo de maio de 1998 a dezembro de 1999, a Comisso adotou como
sistemtica de trabalho a divulgao regular de suas atividades, tendo utilizado os
seguintes mecanismos: envio, atravs do correio eletrnico, de boletim semanal, s
bibliotecas, com o relato de atividades desenvolvidas no perodo; promoo do Seminrio
Introdutrio ao USMARC e ao Aleph, e participao nas reunies mensais de chefias de
bibliotecas, a fim de esclarecer possveis questionamentos. A partir de janeiro de 2000 o
boletim passou a ser divulgado mensalmente, considerando a regularidade das
atividades.
Desta forma, os profissionais foram mantidos informados durante todo o processo
de preparao de mudana de sistema de automao, ao mesmo tempo em que foram
13
bastante participativos, sempre que requisitados pela Comisso. Alm disto, a integrao
e a participao dos bibliotecrios que atuam junto aos GATs foram extremamente
importantes, tendo contribudo de forma decisiva na qualificao da base e customizao
do sistema.
No h dvidas de que o xito da migrao da base de dados e a receptividade
da equipe com relao ao novo sistema, demonstrados at agora, decorrem da sua
participao e envolvimento nas vrias fases do processo de transio e, sobretudo, dos
treinamentos oferecidos.
O treinamento foi dividido em duas etapas distintas: aquele oferecido pela
empresa que comercializa o software e aquele oferecido pela equipe da UFRGS j
treinada.
a) Treinamento dos multiplicadores
O treinamento oferecido pela empresa que comercializa o software mostra uma
viso geral do sistema, abrangendo aspectos tcnicos do software em si e informaes
sobre os mdulos especficos, incluindo suas caractersticas e potencialidades.
Na Universidade foram realizados, at o momento, quatro treinamentos formais, a
saber:
- Treinamento de Sistemas I, do qual participou a equipe das reas de suporte e
manuteno do sistema e gerenciamento de rede, alm dos integrantes da Comisso de
Automao;
- Treinamento nos Mdulos de OPAC, Catalogao, Itens & Autoridades, do qual
participaram os integrantes da Comisso de Automao e um grupo de bibliotecrios,
previamente selecionados dentre os que compem os GATs, considerando o
conhecimento do software e aptido para ensinar, bem como a interao com o trabalho
desenvolvido at ento;
14
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da
equipe
do
SBU
foi
disponibilizado
um
laboratrio
com
10
microcomputadores, nos quais foi instalada uma base de teste, contendo 33% do total de
registros bibliogrficos do SABi.
4 CONSIDERAES FINAIS
A migrao da base SABi ocorreu de forma plenamente satisfatria, no tendo
ocorrido corrupo de dados, nem qualquer prejuzo ao trabalho desenvolvido no SABi
verso 4.0 ao longo de dez anos de uso.
A utilizao de padres e normas nacionais ou internacionais aplicveis a
formatos de registro bibliogrfico e de intercmbio foram, indubitavelmente, fatores
decisivos para o sucesso da migrao, alm do envolvimento da equipe da Universidade
nas atividades que precederam todo o processo.
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apesar do grande volume de atividades que cada uma das etapas apresentadas no
decorrer deste trabalho representa.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1. GONALVES, EMS et al. Informatizao da informao: a experincia do Sistema de
Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Cincia da Informao,
Braslia, 1998, vol. 27, n. 1, p. 99-102.
2. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Relatrio de gesto 2000 [online].
<http://www2.ufrgs.br/ufrgs/relatorio-gestao-2000.html>
[Consulta: 28 dez.2001].
3. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central, Centro de
Processamento de Dados. Estudo para a modernizao dos processos de automao do
Sistema de Bibliotecas da UFRGS - SBU. Porto Alegre, 1997.
4. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central, Centro de
Processamento de Dados. Requisitos para a modernizao dos processos de automao
do Sistema de Bibliotecas da UFRGS - SBU. Porto Alegre, 1998.
5. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Pr-Reitoria de Pesquisa.
Comisso de Automao. Relatrio de atividades 1998. Porto Alegre, 1999.
6.
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