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31.0

2503-02-2016

INFORME DE LEVANTAMIENTO
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y DOCUMENTOS ORIENTADO A
LA AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE CONTRATOS PODER
GENERAL Y
GESTIN DE CONTRATOS PODER ESPECIAL
DUOC UC

JEFE DE PROYECTO: Karina Echeverra

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2503-02-2016

TABLA DE CONTENIDOS
1

Matriz SIPOC del Proceso.......................................................................................... 4

Anlisis Previo........................................................................................................... 5
2.1

Levantamiento de Procesos (AS IS)...................................................................5

2.1.1 Archivos de los modelos................................................................................5


3

Procesos................................................................................................................... 5
3.1

Levantamiento de Procesos (TO BE)..................................................................5

3.2

Breve descripcin de los procesos.....................................................................5

3.3

Diagrama General de los procesos....................................................................6

3.3.1 Archivos de los modelos................................................................................6


3.4

Diagrama de Contexto de los procesos.............................................................7

3.4.1 Proceso Gestin de Contratos Poder General.................................................7


3.4.2 Narrativa de la Situacin Actual (orientada al diseo)...................................8
3.4.3 Proceso Gestin de Contratos Poder Especial..............................................17
3.4.4 Narrativa de la Situacin Actual (orientada al diseo).................................17
4

Automatizacin de los procesos..............................................................................25


4.1

Maqueta viva................................................................................................... 25

4.1.1 Archivos de los modelos..............................................................................26


4.2

Diagrama de Contexto de los procesos automatizados...................................27

4.2.1 Proceso Gestin de Contratos Poder General...............................................27


4.2.2 Proceso Gestin de Contratos Poder Especial..............................................34
5

Clasificacin documental........................................................................................40
5.1

Levantamiento................................................................................................ 40

5.1.1 Descripcin documental..............................................................................41


5.1.2 Estudio taxonmico.....................................................................................42
5.1.3 Archivo de la Clasificacin Documental.......................................................43
1

Matriz SIPOC del Proceso.....................................................................................4

Anlisis Previo....................................................................................................... 5
2.1

Levantamiento de Procesos (AS IS)............................................................5

2.1.1 Archivos de los modelos............................................................................5


3

Procesos................................................................................................................. 5
3.1

Levantamiento de Procesos (TO BE)...........................................................5

3.2

Breve descripcin de los procesos..............................................................5

3.3

Diagrama General de los procesos.............................................................6

3.3.1 Archivos de los modelos............................................................................6

3.4

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2503-02-2016

Diagrama de Contexto de los procesos......................................................7

3.4.1 Proceso Gestin de Contratos Poder General........................................7


3.4.2 Narrativa de la Situacin Actual (orientada al diseo)........................8
3.4.3 Proceso Gestin de Contratos Poder Especial.....................................15
3.4.4 Narrativa de la Situacin Actual (orientada al diseo)......................15
4

Automatizacin de los procesos.......................................................................22


4.1

Maqueta viva................................................................................................ 22

4.1.1 Archivos de los modelos..........................................................................23


4.2

Diagrama de Contexto de los procesos automatizados.........................24

4.2.1 Proceso Gestin de Contratos Poder General......................................24


4.2.2 Proceso Gestin de Contratos Poder Especial.....................................30
5

Clasificacin documental...................................................................................35
5.1

Levantamiento............................................................................................. 35

5.1.1 Descripcin documental..........................................................................36


5.1.2 Estudio taxonmico..................................................................................37
5.1.3 Archivo de la Clasificacin Documental................................................38

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2503-02-2016

Versin
1.0
3.0

Autor
Renato
Rojas
Renato
Rojas

Revisada por

Aprobada por

Fecha
20/01/201
6
25-022016

Motivo
To Be del
proceso
Revisin
con
usuarios

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MATRIZ SIPOC DEL PROCESO

ENTRADAS AL PROCESO
Solicitud de Contrato o Convenio
Gestin de solicitud
SALIDAS AL PROCESO
Contrato firmado
Convenio firmado
Contrato guardado en repositorio
Convenio guardado en repositorio

PROVEEDOR
Cliente Interno
Direccin Jurdica
CLIENTE
Proveedor
Proveedor
Gestor documental
Gestor documental

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL

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1.1 ANLISIS PREVIO


1.2 Levantamiento de Procesos (AS IS)
El presente levantamiento consider como base, el anlisis previo realizado por la
Direccin Jurdica sobre los procesos de Gestin de Contrato de Poder General y Poder
Especial.
Dicho anlisis es considerado un primer acercamiento para entender el proceso de
trabajo que se desea automatizar, por lo cual para efectos de este levantamiento ser
considerado como informacin de levantamiento de procesos As Is.

1.2.1 Archivos de los modelos

Gestin de Contratos Gestin de Contratos


Poder General.doc Poder Especial.doc

1.3 PROCESOS
1.4 Levantamiento de Procesos (TO BE)
Una vez que se analizaron los procesos de trabajo diseados por la Direccin Jurdica
(AS IS), se comienzan a redisear bajo un enfoque de integracin, la estructuracin de
las tareas, tomando en cuenta aquellas caractersticas funcionales y tcnicas que
mejor se adapten a la solucin.
Ventajas:

Mejor entendimiento de los procesos (Cliente/Proveedor).

Mayor amplitud del mapa de actores.

Mayor visin de las tareas funcionales y automticas.

Estandarizacin de herramientas de diseo de procesos.

1.5 Breve descripcin de los procesos


Procesos que desarrollan la creacin de una solicitud de contrato o convenio por un
cliente interno de Duoc UC, siendo depurada y gestionada en sus diferentes etapas por
la Direccin Jurdica, con el objeto de obtener una versin firmada por las partes en
PDFfinal en el en un repositorio., y que sea vlida en trminos legales tanto para el
proveedor como para Duoc UC.

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DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
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CONTRATOS PODER GENERAL

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1.6 Diagrama General de los procesos


Proceso Gestin de Contratos Poder General

Imagen n1

Proceso Gestin de Contratos Poder Especial

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DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL

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Imagen n2

1.6.1 Archivos de los modelos

Duoc proceso_GestinDuoc proceso_GestinDuoc proceso_GestinDuoc proceso_Gestin


Poder General.bpm Poder Especial.bpm Poder General.bpm Poder Especial.bpm

1.7 Diagrama de Contexto de los procesos


1.7.1 Proceso Gestin de Contratos Poder General
Proceso Gestin de Contratos Poder General extracto 1

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DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
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Imagen n3

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DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
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1.7.2 Narrativa de la Situacin Actual (orientada al diseo)


N

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

Ingresar al sistema

Cliente interno

El cliente interno (trabajador de cualquier rea de Duoc


UCc) ingresa al sistema ingresando sus credenciales.

Seleccionar el tipo
de
Contrato/Convenio

Cliente interno

El cliente interno selecciona dentro del sistema un tipo


de contrato o convenio a trabajar.

Descargar tipo de
Contrato/Convenio

Cliente interno

Una vez seleccionado el tipo de contrato o convenio a


utilizar, el cliente interno presiona la descarga del
documento.
Junto con la descarga del tipo de contrato o convenio se
descargan adems:
-

Archivo PDF con documentacin a presentar


Archivo Word de Minuta
Archivo Word de Anexo n2

Completar tipo de
contrato

Cliente interno

El cliente completa los datos del contrato o convenio de


manera manual antes de volver a ser cargado al
sistema.

Cargar
Contrato/Convenio al
sistema

Cliente interno

El cliente interno carga los documentosel contrato que


se han completado de manera manual, en esta etapa
ingresa el nombre de la tarea seleccionando si el
documento es de tipo contrato o convenio agregando
posteriormente el nombre del proveedor, el cual es
manejado desde un mantenedor interno por Duoc Ucde
la aplicacin).
El primer archivo a cargar siempre ser el contrato o
convenio ya que este generar el versionamiento.
El cliente adems debeo poder ingresar comentarios.

Enviar notificacin

Sistema

El sistema enva una notificacin de manera automtica


a los usuarios de la Direccin Jurdica.

Recibir notificacin

Direccin Jurdica

Los usuarios de la Direccin Jurdica reciben en forma


paralela la tarea o notificacin de una solicitud de
trabajo en contrato o convenio.

Asignar
asignar

Direccin Jurdica

Los usuarios de la Direccin Jurdica siempre podrn


asignar la solicitud de trabajo a otro usuario o bien,
podrn auto asignrsela para trabajar en ella.

Distribuir tarea

Sistema

El sistema se encarga de distribuir la tarea asignada de


manera automtica.

Trabajar

Direccin Jurdica

El usuario descarga el documento (Contrato/Convenio)

tarea/auto

sobre

el

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NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

documento

para ser trabajado de manera manual en su escritorio.

1
1

Escribir
observaciones

Direccin Jurdica

El usuario podr realizar observaciones en el sistema en


caso de que se necesite, de esta manera mantendr la
comunicacin con el Cliente Interno para cualquier
observacin al documento.
Adjuntar la nueva versin del contrato con
observaciones., as como cualquier otro documento
necesario

1
2

Enviar
observaciones

Direccin Jurdica

El sistema enva las observaciones al Cliente Interno


para su atencin.

Proceso Gestin de Contratos Poder General extracto 2

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DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
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PODER ESPECIAL

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Imagen n4

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

1
3

Responder
observaciones

Cliente Interno

El cliente interno se encarga de responder las


observaciones realizadas por la Direccin Jurdica en el
contrato o convenio mismo el cual, debe ser adjuntado
creando una nueva versin.

1
4

Enviar respuesta

Sistema

El sistema enva las observaciones como notificacin o


tarea al usuario de la Direccin Jurdica.

1
5

Generar
Final 1

Direccin Jurdica

Si los usuarios de la Direccin Jurdica no tienen ms


observaciones por resolver, se genera la versin pre

Versin

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PODER ESPECIAL

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NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN
eliminar antes de su firma.

1
6

Enviar versin

Sistema

El sistema se encarga de enviar de manera automtica


la documentacin pre eliminar para ser firmada validada
por el proveedor.

1
7

Enviar
versin
proveedor

Cliente Interno

El Cliente Interno se encarga de enviar el la


documentacin contrato o convenio en formato Word pre
eliminar al proveedor por correo electrnico (proceso
externo al sistema).

1
8

Revisar
Contrato/Convenio

Proveedor

El proveedor revisa el Contrato o Convenio que ha sido


enviado por el Cliente Interno.

1
9

Realizar
Observaciones

Proveedor

El proveedor realizar el feedback correspondiente.

2
0

Devolver a Direccin
Jurdica

Cliente Interno

En caso que existan correcciones al documento, el


Cliente interno enviar las observaciones a la Direccin
Jurdica para su atencin.

2
1

Enviar tarea

Sistema

El sistema enva la tarea de revisin a la Direccin


Jurdica.

2
2

Resolver
observaciones

Direccin Jurdica

La direccin Jurdica se encarga de resolver las


observaciones realizadas por el proveedor y vuelve al
punto 13.

2
3

Viscto Bueno

Proveedor

En el caso de que el proveedor no haya encontrado


observaciones a la versin pre eeliminar del
Contrato/Convenio, se enva por correo electrnico y da
el victo visto bueno y enva el documento por correo
para su firma.

2
4

Adjuntar anexo n2 y
minuta

Cliente Interno

Una vez recibida recibido el visto buenola informacin, el


Cliente Interno adjunta al sistema el anexo n2 en
formato PDF y la minuta de firma completada en formato
Word, descargada inicialmente de manera automtica
(no el contrato o convenio).

2
5

Enviar
documentacin

Sistema

El sistema enva la documentacin una vez que el


Cliente Interno carga la documentacin y termina su
tarea.

2
6

Enviar a
Jurdico

Direccin Jurdica

La Direccin Jurdica recibe la documentacin a travs


de la tarea consolidada, enviando el contrato o convenio
la documentacin al Director Jurdico para su
aprobacin.

Director

Proceso Gestin de Contratos Poder General extracto 3

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PODER ESPECIAL

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Imagen n5

2
7

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Escribir
observaciones

RESPONSABLE
Director Jurdico

DESCRIPCIN
En caso de que el Director jurdico tenga observaciones
sobre un Contrato/Convenio, las escribir, solo para la

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NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN
direccin jurdica, en una caja de texto para que stas
sean resueltas o adjuntar el contratco o convenio con
sus observaciones.

2
8

Enviar
observaciones

Sistema

El sistema se encarga de enviar las observaciones al


usuario correspondiente de la direccin jurdica.

2
9

Corregir

Direccin Jurdica

En caso de que la Direccin Jurdica sea capaz de


atender las observaciones sin necesidad de un tercero,
corregir en la misma tarea los detalles enviados por el
Director jurdico o cargar la nueva versin del contrato
o convenio y automticamente enviar minuta y anexo.

3
0

Enviar correcciones

Sistema

El sistema enva las correcciones al usuario de Direccin


Jurdica para su revisin.

3
1

Escribir
observaciones

Direccin Jurdica

En caso de que la Direccin Jurdica no se encuentre en


condiciones de realizar la correccin, escribir en una
caja de texto las observaciones para el Cliente Interno,
adjuntando
el
contrato
o
convenio
con
sus
observaciones.

3
2

Enviar
observaciones

Sistema

El sistema enva las observaciones al Cliente Interno.

3
3

Resolver
observaciones
proveedor

Cliente Interno

El Cliente Interno se encarga de resolver las


observaciones con el proveedor en caso que sea
necesario.

3
4

Sub Proceso 1

Cliente Interno

Sub Proceso 1 simboliza la interaccin del Cliente Interno


con el Proveedor, proceso que sucede fuera de la
plataforma.

3
5

Escribir
observaciones

Cliente Interno

El cliente Interno, una vez que posee las correcciones las


describe en el documento o como comentarios dentro
del sistema.

3
6

Enviar
observaciones

Sistema

El Sistema enva
direccin jurdica.

3
7

Enviar correccin a
Director Jurdico

Direccin jurdica

Direccin Jurdica aprueba las modificaciones La


Direccin Jurdicay enva la documentacin por sistema
al Director Jurdico para su validacin.
En el caso de no ser aprobadas las modificaciones debe
volver al nmero 13.

3
8

Enviar Correcciones

Sistema

El sistema enva de manera automtica las correcciones


al Director jurdico.

3
9

Visto Bueno

Director Jurdico

El Director jurdico una vez revisadao la documentacin


da su visto bueno para su posterior impresin y firmay
se genera un certificado automtico de validacin.

4
0

Enviar aprobacin

Sistema

El sistema enva la aprobacin del Director jurdico a la


Direccin Jurdica.

4
1

Imprimir
ltima
versin con anexo y

Direccin jurdica

El usuario encargado de la tarea imprime la


documentacin (Contrato o convenio, anexo n2 y

con

las

observaciones

pertinentes

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NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

minuta
4
2

Gestionar firmas

DESCRIPCIN
minuta) para ser firmada por Duoc.

Secretaria

La secretaria se encarga de gestionar las firmas


correspondientes de Duoc.

Proceso Gestin de Contratos Poder General extracto 4

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Imagen n6

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

4
3

Dar aviso a C.I.

Direccin Jurdica

La Direccin Jurdica da aviso, mediante un botn, al


Cliente Interno sobre la documentacin lista para firmar
por el proveedor.

4
4

Notificar a C.I

Sistema

El sistema notifica como tarea al Cliente Interno.

4
5

Enviar documentos

Cliente Interno

El Cliente Interno, retira y posteriormente enva la


documentacin fsica al proveedor como un proceso
externo al sistema.

4
6

Firmar

Proveedor

El proveedor firma la documentacin entregada.

4
7

Devolver
documentos

Proveedor

El proveedor devuelve la documentacin al cliente


interno va correo u otrofsicamente y se queda con una
copia.

4
8

Cargar documentos
con firma

Cliente Interno

El Cliente Interno al recibir la documentacin digitaliza el


Contrato o Convenio cargndolo al sistema.

4
9

Agregar metadatos

Cliente Interno

El
Cliente
Interno
agrega
los
metadatos
correspondientes al documento adems de la vigencia
del Contrato o Convenio.

5
0

Guardar documentos

Sistema

El sistema guarda la documentacin en el repositorio.

5
1

Notificar carga
documentos

Sistema

El sistema notifica a la Direccin Jurdica sobre la carga


de documentos.

5
2

Modificar metadatos

Direccin Jurdica

La Direccin Jurdica hace revisin de la documentacin


con la posibilidad de modificar la metadata ingresada
por el Cliente Interno.

5
3

Cerrar ticket

Direccin Jurdica

La Direccin jurdica una vez validado todos los datos,


finaliza la tarea o ticket.

5
4

Enviar copias fsicas

Cliente Interno

El Cliente Interno enva una copialas copias fsicas a la


Direccin Jurdica para su registro y guardado.

de

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1.7.3 Proceso Gestin de Contratos Poder Especial


Proceso Gestin de Contratos Poder Especial extracto 1

Imagen n7

1.7.4 Narrativa de la Situacin Actual (orientada al diseo)


N

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

Ingresar al sistema

Cliente interno

El cliente interno (trabajador de cualquier rea de Duoc


Uc) ingresa al sistema ingresando sus credenciales.

Seleccionar el tipo
de
Contrato/Convenio

Cliente interno

El cliente interno selecciona dentro del sistema un tipo


de contrato o convenio a trabajar.

Descargar tipo de
Contrato/Convenio

Cliente interno

Una vez seleccionado el tipo de contrato o convenio a


utilizar, el cliente interno presiona la descarga del
documento.

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NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN
Junto con la descarga del tipo de contrato o convenio se
descargan adems:
-

Archivo PDF con documentacin a presentar


Archivo Word de Minuta
Archivo Word de Anexo n2

Completar tipo de
contrato

Cliente interno

El cliente completa los datos del contrato o convenio de


manera manual antes de volver a ser cargado al
sistema.

Cargar
Contrato/Convenio al
sistema

Cliente interno

El cliente interno carga el contrato que se ha


completado de manera manual, en esta etapa ingresa el
nombre de la tarea seleccionando si el documento es de
tipo contrato o convenio agregando posteriormente el
nombre del proveedor, el cual es manejado desde un
mantenedor interno por Duoc Uc.

Enviar notificacin

Sistema

El sistema enva una notificacin de manera automtica


a los usuarios de la Direccin Jurdica.

Recibir notificacin

Direccin Jurdica

Los usuarios de la Direccin Jurdica reciben en forma


paralela la tarea o notificacin de una solicitud de
trabajo en contrato o convenio.

Asignar
asignar

Direccin Jurdica

Los usuarios de la Direccin Jurdica podrn asignar la


solicitud de trabajo otro usuario o bien, podrn auto
asignrsela para trabajar en ella.

Distribuir tarea

Sistema

El sistema se encarga de distribuir la tarea asignada de


manera automtica.

1
0

Trabajar sobre
documento

Direccin Jurdica

El usuario descarga el documento (Contrato/Convenio)


para ser trabajado de manera manual en su escritorio.

1
1

Escribir
observaciones

Direccin Jurdica

El usuario podr realizar observaciones en el sistema en


caso de que se necesite, de esta manera mantendr la
comunicacin con el Cliente Interno para cualquier
observacin al documento.

1
2

Enviar
observaciones

Direccin Jurdica

El sistema enva las observaciones al Cliente Interno


para su atencin.

tarea/auto

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Ingresar al sistema

el

RESPONSABLE
Cliente interno

DESCRIPCIN
El cliente interno (trabajador de cualquier rea de Duoc
Uc) ingresa al sistema ingresando sus credenciales.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

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Fecha

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21 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

Seleccionar el tipo
de
Contrato/Convenio

Cliente interno

El cliente interno selecciona dentro del sistema un tipo


de contrato o convenio a trabajar.

Descargar tipo de
Contrato/Convenio

Cliente interno

Una vez seleccionado el tipo de contrato o convenio a


utilizar, el cliente interno presiona la descarga del
documento.
Junto con la descarga del tipo de contrato o convenio se
descargan adems:
-

Archivo PDF con documentacin a presentar


Archivo Word de Minuta
Archivo Word de Anexo n2

Completar tipo de
contrato

Cliente interno

El cliente completa los datos del contrato o convenio de


manera manual antes de volver a ser cargado al
sistema.

Cargar
Contrato/Convenio al
sistema

Cliente interno

El cliente interno carga los documentos que se han


completado de manera manual, en esta etapa ingresa el
nombre de la tarea seleccionando si el documento es de
tipo contrato o convenio agregando posteriormente el
nombre del proveedor, el cual es manejado desde un
mantenedor de la aplicacin).
El primer archivo a cargar siempre ser el contrato o
convenio ya que este generar el versionamiento.
El cliente adems debe poder ingresar comentarios.

Enviar notificacin

Sistema

El sistema enva una notificacin de manera automtica


a los usuarios de la Direccin Jurdica.

Recibir notificacin

Direccin Jurdica

Los usuarios de la Direccin Jurdica reciben en forma


paralela la tarea o notificacin de una solicitud de
trabajo en contrato o convenio.

Asignar
asignar

Direccin Jurdica

Los usuarios de la Direccin Jurdica siempre podrn


asignar la solicitud de trabajo a otro usuario o bien,
podrn auto asignrsela para trabajar en ella.

Distribuir tarea

Sistema

El sistema se encarga de distribuir la tarea asignada de


manera automtica.

1
0

Trabajar sobre
documento

Direccin Jurdica

El usuario descarga el documento (Contrato/Convenio)


para ser trabajado de manera manual en su escritorio.

1
1

Escribir
observaciones

Direccin Jurdica

El usuario podr realizar observaciones en el sistema en


caso de que se necesite, de esta manera mantendr la
comunicacin con el Cliente Interno para cualquier
observacin al documento.
Adjuntar la nueva versin del contrato con
observaciones, as como cualquier otro documento
necesario

tarea/auto

el

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

1
2

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

22 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Enviar
observaciones

RESPONSABLE
Direccin Jurdica

DESCRIPCIN
El sistema enva las observaciones al Cliente Interno
para su atencin.

Proceso Gestin de Contratos Poder Especial extracto 2

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

23 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n8

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Responder

RESPONSABLE
Cliente Interno

DESCRIPCIN
El

cliente

interno

se

encarga

de

responder

las

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

24 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

observaciones

1
4

Enviar respuesta

Sistema

El sistema enva las observaciones como notificacin o


tarea al usuario de la Direccin Jurdica.

1
5

Generar
Final 1

Direccin Jurdica

Si los usuarios de la Direccin Jurdica no tienen ms


observaciones por resolver, se genera la versin pre
eliminar antes de su firma.

1
6

Enviar versin

Sistema

El sistema se encarga de enviar de manera automtica


la documentacin pre eliminar para ser firmada por el
proveedor.

1
7

Enviar
versin
proveedor

Cliente Interno

El Cliente Interno se encarga de enviar la documentacin


pre eliminar al proveedor por correo (proceso externo al
sistema).

1
8

Revisar
Contrato/Convenio

Proveedor

El proveedor revisa el Contrato o Convenio que ha sido


enviado por el Cliente Interno.

1
9

Realizar
Observaciones

Proveedor

El proveedor realizar el feedback correspondiente.

2
0

Devolver a Direccin
Jurdica

Cliente Interno

En caso que existan correcciones al documento, el


Cliente interno enviar las observaciones a la Direccin
Jurdica para su atencin.

2
1

Enviar tarea

Sistema

El sistema enva la tarea de revisin a la Direccin


Jurdica.

2
2

Resolver
observaciones

Direccin Jurdica

La direccin Jurdica se encarga de resolver


observaciones realizadas por el proveedor.

2
3

Victo Bueno

Proveedor

En el caso de que el proveedor no haya encontrado


observaciones
a
la
versin
pre
eliminar
del
Contrato/Convenio, da el victo bueno y enva el
documento por correo para su firma.

2
4

Adjuntar anexo n2 y
minuta

Cliente Interno

Una vez recibida la informacin, el Cliente Interno


adjunta al sistema el anexo n2 y la minuta descargada
inicialmente de manera automtica.

2
5

Enviar
documentacin

Sistema

El sistema enva la documentacin una vez que el


Cliente Interno carga la documentacin y termina su
tarea.

2
6

Enviar a
Jurdico

Direccin Jurdica

La Direccin Jurdica recibe la documentacin a travs


de la tarea consolidada, enviando la documentacin al
Director Jurdico para su aprobacin.

1
3

observaciones realizadas por la Direccin Jurdica.

Versin

Director

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Responder
observaciones

RESPONSABLE
Cliente Interno

las

DESCRIPCIN
El cliente interno se encarga de responder las
observaciones realizadas por la Direccin Jurdica en el

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

25 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN
contrato o convenio mismo el cual, debe ser adjuntado
creando una nueva versin.

1
4

Enviar respuesta

Sistema

El sistema enva las observaciones como notificacin o


tarea al usuario de la Direccin Jurdica.

1
5

Generar
Final 1

Direccin Jurdica

Si los usuarios de la Direccin Jurdica no tienen ms


observaciones por resolver, se genera la versin pre
eliminar antes de su firma.

1
6

Enviar versin

Sistema

El sistema se encarga de enviar de manera automtica


la documentacin preliminar para ser validada por el
proveedor.

1
7

Enviar
versin
proveedor

Cliente Interno

El Cliente Interno se encarga de enviar el contrato o


convenio en formato Word preliminar al proveedor por
correo electrnico (proceso externo al sistema).

1
8

Revisar
Contrato/Convenio

Proveedor

El proveedor revisa el Contrato o Convenio que ha sido


enviado por el Cliente Interno.

1
9

Realizar
Observaciones

Proveedor

El proveedor realizar el feedback correspondiente.

2
0

Devolver a Direccin
Jurdica

Cliente Interno

En caso que existan correcciones al documento, el


Cliente interno enviar las observaciones a la Direccin
Jurdica para su atencin.

2
1

Enviar tarea

Sistema

El sistema enva la tarea de revisin a la Direccin


Jurdica.

2
2

Resolver
observaciones

Direccin Jurdica

La direccin Jurdica se encarga de resolver las


observaciones realizadas por el proveedor y vuelve al
punto 13.

2
3

Visto Bueno

Proveedor

En el caso de que el proveedor no haya encontrado


observaciones
a
la
versin
preliminar
del
Contrato/Convenio, se enva por correo electrnico y da
el visto bueno.

2
4

Adjuntar anexo n2 y
minuta

Cliente Interno

Una vez recibido el visto bueno, el Cliente Interno


adjunta al sistema el anexo n2 en formato PDF y la
minuta de firma completada en formato Word,
descargada inicialmente de manera automtica (no el
contrato o convenio).

2
5

Enviar
documentacin

Sistema

El sistema enva la documentacin una vez que el


Cliente Interno carga la documentacin y termina su
tarea.

2
6

Enviar a
Jurdico

Direccin Jurdica

La Direccin Jurdica recibe la documentacin a travs


de la tarea consolidada, enviando el contrato o convenio
al Director Jurdico para su aprobacin.

Versin

Director

Proceso Gestin de Contratos Poder Especial extracto 3

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

26 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n9

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

2
7

Escribir
observaciones

Director Jurdico

En caso de que el Director jurdico tenga observaciones


sobre un Contrato/Convenio, las escribir en una caja de
texto para que stas sean resueltas.

2
8

Enviar
observaciones

Sistema

El sistema se encarga de enviar las observaciones al


usuario correspondiente.

2
9

Corregir

Direccin Jurdica

En caso de que la Direccin Jurdica sea capaz de


atender las observaciones sin necesidad de un tercero,
corregir en la misma tarea los detalles enviados por el
Director jurdico.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

27 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

3
0

Enviar correcciones

Sistema

El sistema enva las correcciones al usuario de Direccin


Jurdica para su revisin.

3
1

Escribir
observaciones

Direccin Jurdica

En caso de que la Direccin Jurdica no se encuentre en


condiciones de realizar la correccin, escribir en una
caja de texto las observaciones para el Cliente Interno.

3
2

Enviar
observaciones

Sistema

El sistema enva las observaciones al Cliente Interno.

3
3

Resolver
observaciones
proveedor

Cliente Interno

El Cliente Interno se encarga


observaciones con el proveedor

3
4

Sub Proceso 1

Cliente Interno

Sub Proceso 1 simboliza la interaccin del Cliente Interno


con el Proveedor, proceso que sucede fuera de la
plataforma.

3
5

Escribir
observaciones

Cliente Interno

El cliente Interno, una vez que posee las correcciones las


describe en el documento o como comentarios dentro
del sistema.

3
6

Enviar
observaciones

Sistema

El Sistema enva las observaciones pertinentes.

3
7

Enviar correccin a
Director Jurdico

Direccin jurdica

La Direccin Jurdica enva la documentacin por sistema


al Director Jurdico para su validacin.

3
8

Enviar Correcciones

Sistema

El sistema enva de manera automtica las correcciones


al Director jurdico.

3
9

Visto Bueno

Director Jurdico

El Director jurdico una vez revisado la documentacin


da su visto bueno para su posterior impresin y firma.

con

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

de

resolver

las

DESCRIPCIN

2
7

Escribir
observaciones

Director Jurdico

En caso de que el Director jurdico tenga observaciones


sobre un Contrato/Convenio, las escribir, solo para la
direccin jurdica, en una caja de texto para que stas
sean resueltas o adjuntar el contrato o convenio con
sus observaciones.

2
8

Enviar
observaciones

Sistema

El sistema se encarga de enviar las observaciones al


usuario correspondiente de la direccin jurdica.

2
9

Corregir

Direccin Jurdica

En caso de que la Direccin Jurdica sea capaz de


atender las observaciones sin necesidad de un tercero,
corregir en la misma tarea los detalles enviados por el
Director jurdico o cargar la nueva versin del contrato
o convenio y automticamente enviar minuta y anexo.

3
0

Enviar correcciones

Sistema

El sistema enva las correcciones al usuario de Direccin


Jurdica para su revisin.

3
1

Escribir
observaciones

Direccin Jurdica

En caso de que la Direccin Jurdica no se encuentre en


condiciones de realizar la correccin, escribir en una

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

28 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN
caja de texto las observaciones para el Cliente Interno,
adjuntando
el
contrato
o
convenio
con
sus
observaciones.

3
2

Enviar
observaciones

Sistema

El sistema enva las observaciones al Cliente Interno.

3
3

Resolver
observaciones
proveedor

Cliente Interno

El Cliente Interno se encarga de resolver las


observaciones con el proveedor en caso que sea
necesario.

3
4

Sub Proceso 1

Cliente Interno

Sub Proceso 1 simboliza la interaccin del Cliente Interno


con el Proveedor, proceso que sucede fuera de la
plataforma.

3
5

Escribir
observaciones

Cliente Interno

El cliente Interno, una vez que posee las correcciones las


describe en el documento o como comentarios dentro
del sistema.

3
6

Enviar
observaciones

Sistema

El Sistema enva
direccin jurdica.

3
7

Enviar correccin a
Director Jurdico

Direccin jurdica

Direccin Jurdica aprueba las modificaciones y enva la


documentacin por sistema al Director Jurdico para su
validacin.
En el caso de no ser aprobadas las modificaciones debe
volver al nmero 13.

3
8

Enviar Correcciones

Sistema

El sistema enva de manera automtica las correcciones


al Director jurdico.

3
9

Visto Bueno

Director Jurdico

El Director jurdico una vez revisada la documentacin


da su visto bueno y se genera un certificado automtico
de validacin.

con

las

observaciones

Proceso Gestin de Contratos Poder Especial extracto 4

pertinentes

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

29 de 60

31.0

2509-0211-20156

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

30 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n10

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

4
0

Enviar aprobacin

RESPONSABLE
Sistema

DESCRIPCIN
El sistema enva la aprobacin junto con el documento
de aprobacin al Cliente Interno para que pueda ser
derivado para su firma.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

31 de 60

31.0

2509-0211-20156

NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

4
1

Notificar aprobacin
a Direccin Jurdica

Sistema

El sistema notifica a la Direccin Jurdica sobre el visto


bueno del Director Jurdico.

4
2

Imprimir
ltima
versin con anexo y
minuta

Cliente Interno

El Cliente Interno recibe la tarea por sistema, en donde


imprime la documentacinel contrato o convenio, el
anexo y la minuta y sus anexos para luego enviarla a
firmar al Director de Sede.

4
3

Firmar documento

Director de Sede

En un proceso externo al sistema, el Director de Sede


recibe la documentacin para ser firmada.el contrato o
convenio y lo firma.

4
4

Enviar documentos

Cliente Interno

El Cliente Interno, con la documentacin firmada en su


poder, la enva por correo al proveedor.

4
5

Firmar

Proveedor

El proveedor firma la documentacin entregada.

4
6

Devolver
documentos

Proveedor

El proveedor devuelve la documentacin al cliente


interno. va correo u otro.

4
7

Cargar documentos
con firma

Cliente Interno

El Cliente Interno al recibir la documentacin digitaliza el


Contrato o Convenio cargndolo al sistema.

4
8
4
8

Cargar documentos
con
firmaAgregar
metadatos

Cliente
InternoCliente
Interno

El Cliente Interno al recibir la documentacin digitaliza el


Contrato o Convenio cargndolo al sistema.El Cliente
Interno agrega los metadatos correspondientes al
documento adems de la vigencia del Contrato o
Convenio.

4
9
4
9

Agregar
metadatosGuardar
documentos

Cliente
InternoSistema

El
Cliente
Interno
agrega
los
metadatos
correspondientes al documento adems de la vigencia
del Contrato o Convenio.El sistema guarda la
documentacin en el repositorio.

5
0
5
0

Guardar
documentosNotificar
carga
de
documentos

SistemaSistema

El sistema guarda la documentacin en el repositorio.El


sistema notifica a la Direccin Jurdica sobre la carga de
documentos.

5
1
5
1

Notificar carga de
documentosModifica
r metadatos

SistemaDireccin
jurdica

El sistema notifica a la Direccin Jurdica sobre la carga


de documentos.La Direccin Jurdica hace revisin de la
documentacin con la posibilidad de modificar la
metadata ingresada por el Cliente Interno.

5
2
5
2

Modificar
metadatosCerrar
ticket

Direccin
JurdicaDireccin
jurdica

La Direccin Jurdica hace revisin de la documentacin


con la posibilidad de modificar la metadata ingresada
por el Cliente Interno.La Direccin jurdica una vez
validado todos los datos, finaliza la tarea o ticket.

5
3
5
3

Cerrar
ticketEnviar
copias fsicas

Direccin
JurdicaCliente
Interno

La Direccin jurdica una vez validado todos los datos,


finaliza la tarea o ticket.El Cliente Interno enva las
copias fsicas a la Direccin Jurdica para su registro y
guardado.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

32 de 60

31.0

2509-0211-20156

AUTOMATIZACIN DE LOS PROCESOS

2.1 Maqueta viva


Los modelos propuestos para los flujos de Gestin de Contratos Poder General y Poder
Especial son:
Proceso automatizado de Gestin de Contratos Poder General

Imagen n11

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

33 de 60

31.0

2509-0211-20156

Proceso automatizado de Gestin de Contratos Poder Especial

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

34 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n12

2.1.1 Archivos de los modelos

general.png

especial.png

GestionContrato
General.jpg

GestionContratoConve
nio Especial.jpg

2.2 Diagrama de Contexto de los procesos automatizados


2.2.1 Proceso Gestin de Contratos Poder General

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

35 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n13

*Los procesos N 0 y 0.1 no se contemplan en el diagrama dado que no se modelan


dentro del sistema automtico bpmn.
N

COMPONENTE

DESCRIPCIN

Ingresar al Sistema

Actividad que es
ejecutado por todo
usuario con acceso
al sistema.

Al ingresar debe seleccionar el Rol que utilizar


en la plataforma.

Crear solicitud:

Actividad
ejecutada
roles de:

En la pantalla de crear solicitud se debe permitir


seleccionar si la tarea ser de tipo contrato o
convenio.
Debe existir una caja listade texto de
proveedores para incluir el nombre del
proveedor.
En la misma pantalla se debe poder seleccionar

0.1
1

que
por

Cliente
Interno

REGLA

es
los

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

36 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

Director
Jurdico

012

Evaluar contenido
documento:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

023

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

(a travs de un chek o multi select) una o ms


figuras por la cual participar Duoc Uc en el
contrato o convenio.
Debe contener botn de carga de archivos,
siendo el primero el contrato o convenio.
Debe contener un botn para agregar
comentario.
Debe contener un botn para cancelar y un
botn para enviar la solicitud..
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se deben mostrar adjuntos el los archivos
cargados.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir siempre un chek para definir si la
tarea es de tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
con proveedor.

es
los

Si los antecedentes enviados por el cliente


interno se encuentran correctos, el cliente
interno deber evaluar la versin con el
proveedor, en caso contrario el documento ser
enviado al cliente interno con observaciones.

es
los

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar todos losun archivos

Direccin
Jurdica
Director
Jurdico

034

Corregir
1:

solicitud

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

37 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

Cliente
Interno

Director
Jurdico

045

Evaluar
versin
con proveedor:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Cliente
Interno

Director
Jurdico

056

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

adjuntos (ltima versin cargada).


El sistema debe mostrar todos los un
comentarios u observaciones en acordenn.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de un
nuevos archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.
El sistema debe mostrar la informacin general
de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar un archivo adjunto
(ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar los un comentarios u
observaciones en acordenn.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de un
nuevo archivo.
El sistema debe contemplar un cambio de
estado manual a En revisin proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Validado
por proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.

es
los

Si los antecedentes enviados por el cliente


interno hacia el proveedor son validados, se le
enva la tarea a la Direccin Jurdica para validar
la documentacin con el director Jurdico, en
caso contrario, se le enva la tarea a la Direccin
Jurdica para corregir las observaciones.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el los archivos
cargados.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el los comentarios realizados en
caso de existir en forma de acorden.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.

Cliente
Interno
Director
Jurdico

067

Corregir
observaciones
proveedor:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
JurdicaClien
te Interno
Director
Jurdico

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

38 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

07

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

08

Corregir
2:

solicitud

es
los

Direccin
Jurdica

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

que
por

es
los

Cliente
Interno

09

Adjuntar anexo 2 y
minuta:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

es
los

Debe existir siempre un chek para definir si la


tarea es de tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Se debe contemplar un botn de Corregir
observaciones.
Se debe contemplar un botn de Solicitar
documentacin.
Debe existir un botn de Cancelar.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
S la Direccin Jurdica presiona el botn
Corregir observaciones, el sistema enva la
tarea al Cliente Interno para realizar las
correcciones.
S la Direccin Jurdica presiona el botn
Solicitar documentacin, el sistema enva la
tarea al Cliente Interno solicitando el anexo 2 y
la minuta.
El sistema debe mostrar la informacin general
de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar todos los archivos
adjuntos (ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de nuevos
archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.
El sistema debe mostrar la informacin general
de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga del anexo 2
y la minuta.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

108

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

39 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

Remite
solicitud
jefatura interna:

DESCRIPCIN

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

REGLA

es
los

El sistema debe tener un botn para enviar los


documentos cargados.

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el los archivos
cargados.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el los comentarios realizados en
caso de existir en forma de acorden.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
Director jurdico.

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

11

Decisin

Actividad
ejecutada
roles de:

129

Aprobar solicitud:

es
los

que
por

Director
Jurdico

Direccin
Jurdica

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Si la documentacin cargada no corresponde a


lo solicitado, La direccin Jurdica presiona el
botn Corregir observaciones.
Si la documentacin cargada corresponde a lo
solicitado, la Direccin Jurdica presiona el botn
Enviar a Director Jurdico.

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado
(versin final de contrato o convenio).
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir, solo la Direccin Jurdica.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario, solo la Direccin Jurdica.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

40 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

130

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

141

Corregir
documentacin:

es
los

Si los antecedentes enviados por la Direccin


Jurdica se encuentran correctos, el Director
Jurdico dar su aprobacin al documento
enviando la validacin a la Direccin Jurdica, en
caso contrario el documento ser devuelto a la
Direccin jurdica con observaciones para
corregir, se generar el certificado y la
validacin automtica.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Deben existir chats independientes uno con el
Director Jurdico y otro con el Cliente interno
ambos que muestren los comentarios realizados
y poder responder a los mismos
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
Director jurdico.
Debe contemplar un botn que diga corregir
Cliente Interno.

Director
Jurdico

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

152

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

Debe contener botn de carga de archivo.


Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Aprobar.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.

es
los

Si las observaciones enviados por el Director


Jurdico pueden ser atendidas por la Direccin
Jurdica, se asignarn la tarea, en caso contrario
el documento ser devuelto por la Direccin
Jurdica al Cliente Interno con observaciones
para corregir.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

41 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

Director
Jurdico
163

Ingresar
documento
solicitadoCorregir
Observaciones:soli
citud 3:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Cliente
Interno

Director
Jurdico

174

Enviar
solicitud
Notificacin C.I.:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica
Director
Jurdico

es
los

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar todos los archivos
adjuntos (ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de nuevos
archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.En la pantalla se debe presentar la
informacin general de la tarea: si es tipo
contrato o convenio, nombre del proveedor y
figura de Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir, solo chat con la direccin jurdica.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe contemplar un botn que diga Enviar.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir siempre un chek para definir si la
tarea es de tipo Poder general o Especial.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

42 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

185

Ingresar data
documentacin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Cliente
Interno

Director
Jurdico

196

Validar metadatos
en documento:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica
Director
Jurdico

es
los

Debe existir un botn para desertar la tarea.


Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Gestionar
firmas proveedorNotificar a proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Documento
aprobacin Director.
El sistema notifica automticamente al CI y
cambia a estado Firma Duoc.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Se debe contemplar un modal para agregar los
metadatos del documento.
Se debe contemplar un data picker para agregar
la vigencia del contrato o convenio.
Debe contemplar un botn que diga Enviar.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Se
debe
contemplar
un
modal
para

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

43 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

agregar/modificar los metadatos del documento.


Se debe contemplar un data picker para
modificar la vigencia del contrato o convenio.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Cerrar
ticket.

2.2.2 Proceso Gestin de Contratos Poder Especial

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

44 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n14

*Los procesos N 0 y 0.1 no se contemplan en el diagrama dado que no se modelan


dentro del sistema automtico bpmn.
N

COMPONENTE

DESCRIPCIN

Ingresar al Sistema

Actividad que es
ejecutado por todo
usuario con acceso
al sistema.

Al ingresar debe seleccionar el Rol que utilizar


en la plataforma.

Crear solicitud:

Actividad
ejecutada
roles de:

En la pantalla de crear solicitud se debe permitir


seleccionar si la tarea ser de tipo contrato o
convenio.
Debe existir una lista de proveedores para incluir
el nombre del proveedor.
En la misma pantalla se debe poder seleccionar

0.1

que
por

Cliente
Interno

REGLA

es
los

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

45 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

01

Evaluar contenido
documento:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Direccin
Jurdica

02

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

03

Corregir
1:

solicitud

que
por

Cliente
Interno

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se deben mostrar adjuntos los archivos
cargados.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir siempre un chek para definir si la
tarea es de tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
con proveedor.

es
los

Si los antecedentes enviados por el cliente


interno se encuentran correctos, el cliente
interno deber evaluar la versin con el
proveedor, en caso contrario el documento ser
enviado al cliente interno con observaciones.

es
los

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar todos los archivos
adjuntos (ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de nuevos

Direccin
Jurdica

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

(a travs de un chek o multi select) una o ms


figuras por la cual participar Duoc Uc en el
contrato o convenio.
Debe contener botn de carga de archivos,
siendo el primero el contrato o convenio.
Debe contener un botn para agregar
comentario.
Debe contener un botn para cancelar y un
botn para enviar la solicitud.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

46 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

04

Evaluar
versin
con proveedor:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Cliente
Interno

05

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

06

Corregir
observaciones
proveedor:

que
por

Direccin
Jurdica

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar un archivo adjunto
(ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de un
nuevo archivo.
El sistema debe contemplar un cambio de
estado manual a En revisin proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Validado
por proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.

es
los

Si los antecedentes enviados por el cliente


interno hacia el proveedor son validados, se le
enva la tarea a la Direccin Jurdica para validar
la documentacin con el director Jurdico, en
caso contrario, se le enva la tarea a la Direccin
Jurdica para corregir las observaciones.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto los archivos cargados.
Se debe mostrar los comentarios realizados en
caso de existir en forma de acorden.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir siempre un chek para definir si la
tarea es de tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Se debe contemplar un botn de Corregir
observaciones.
Se debe contemplar un botn de Solicitar
documentacin.
Debe existir un botn de Cancelar.

Cliente
Interno

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

N
07

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

47 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE
Decisin:

DESCRIPCIN
Actividad
ejecutada
roles de:

08

Corregir
2:

solicitud

es
los

Direccin
Jurdica

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

REGLA

que
por

es
los

Cliente
Interno

09

Adjuntar anexo 2 y
minuta:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Cliente
Interno

10

Remite
solicitud
jefatura interna:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

es
los

S la Direccin Jurdica presiona el botn


Corregir observaciones, el sistema enva la
tarea al Cliente Interno para realizar las
correcciones.
S la Direccin Jurdica presiona el botn
Solicitar documentacin, el sistema enva la
tarea al Cliente Interno solicitando el anexo 2 y
la minuta.
El sistema debe mostrar la informacin general
de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar todos los archivos
adjuntos (ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de nuevos
archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.
El sistema debe mostrar la informacin general
de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga del anexo 2
y la minuta.
El sistema debe tener un botn para enviar los
documentos cargados.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto los archivos cargados.
Se debe mostrar los comentarios realizados en
caso de existir en forma de acorden.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

48 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA
Director jurdico.

11

Decisin

Actividad
ejecutada
roles de:

12

Aprobar solicitud:

es
los

que
por

Direccin
Jurdica

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Director
Jurdico

13

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

14

Corregir
documentacin:

que
por

Direccin
Jurdica

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado
(versin final de contrato o convenio).
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir, solo la Direccin Jurdica.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario, solo la Direccin Jurdica.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Aprobar.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.

es
los

Si los antecedentes enviados por la Direccin


Jurdica se encuentran correctos, el Director
Jurdico dar su aprobacin al documento
enviando la validacin a la Direccin Jurdica, en
caso contrario el documento ser devuelto a la
Direccin jurdica con observaciones para
corregir, se generar el certificado y la
validacin automtica.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Deben existir chats independientes uno con el
Director Jurdico y otro con el Cliente interno
ambos que muestren los comentarios realizados
y poder responder a los mismos
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.

Director
Jurdico

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Si la documentacin cargada no corresponde a


lo solicitado, La direccin Jurdica presiona el
botn Corregir observaciones.
Si la documentacin cargada corresponde a lo
solicitado, la Direccin Jurdica presiona el botn
Enviar a Director Jurdico.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

49 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

15

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

16

Corregir
3:

solicitud

es
los

Si las observaciones enviados por el Director


Jurdico pueden ser atendidas por la Direccin
Jurdica, en caso contrario el documento ser
devuelto por la Direccin Jurdica al Cliente
Interno con observaciones para corregir.

es
los

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar todos los archivos
adjuntos (ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar todos los comentarios u
observaciones en acorden.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de nuevos
archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.

Direccin
Jurdica

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

que
por

Cliente
Interno

17

Firma
Director,
Ingresar data y
documentacin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

es
los

Cliente
Interno

18

Validar metadatos
en documento:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Debe existir un botn para desertar la tarea.


Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
Director jurdico.
Debe contemplar un botn que diga corregir
Cliente Interno.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Se debe contemplar un modal para agregar los
metadatos del documento.
Debe contemplar un botn que diga Documento
aprobacin Director.
Debe contemplar un botn que diga Enviar.
Debe contemplar un botn que diga Cancelar.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

50 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

Direccin
Jurdica

COMPONENTE
Crear solicitud:

DESCRIPCIN
Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

REGLA
es
los

Cliente
Interno

Director
Jurdico

Evaluar
contenido
documento:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.


Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Se
debe
contemplar
un
modal
para
agregar/modificar los metadatos del documento.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Cerrar
ticket.

es
los

En la pantalla de crear solicitud se debe permitir


seleccionar si la tarea ser de tipo contrato o
convenio.
Debe existir una caja de texto para incluir el
nombre del proveedor.
En la misma pantalla se debe poder seleccionar
(a travs de un chek o multi select) una o ms
figuras por la cual participar Duoc Uc en el
contrato o convenio.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe contener un botn para agregar
comentario.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

51 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

Decisin:

Corregir solicitud:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

Director
Jurdico

es
los

Si los antecedentes enviados por el cliente


interno se encuentran correctos, el cliente
interno deber evaluar la versin con el
proveedor, en caso contrario el documento ser
enviado al cliente interno con observaciones.

es
los

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar un archivo adjunto
(ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar un comentario u
observacin.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de un
nuevo archivo.

Evaluar versin con


proveedor:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

Director
Jurdico

es
los

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

Debe contemplar un botn que diga Corregir


observaciones.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
con proveedor.

es
los

El sistema debe mostrar la informacin general


de la tarea con el tipo contrato o convenio,
nombre del proveedor y figura de Duoc Uc.
El sistema debe contemplar un archivo adjunto
(ltima versin cargada).
El sistema debe mostrar un comentario u
observacin.
El sistema debe poder generar un nuevo
comentario.
El sistema debe contemplar la carga de un
nuevo archivo.
El sistema debe contemplar un cambio de
estado manual a En revisin proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Validado
por proveedor.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.
Si los antecedentes enviados por el cliente
interno hacia el proveedor son validados, se le
enva la tarea a la Direccin Jurdica para validar
la documentacin con el director Jurdico, en
caso contrario, se le enva la tarea a la Direccin
Jurdica para corregir las observaciones.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

52 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

Corregir
observaciones
proveedor:

REGLA

Director
Jurdico

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

Director
Jurdico

es
los

Remite
solicitud
jefatura interna:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

es
los

Aprobar solicitud:

Actividad
ejecutada

que
por

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
Director jurdico.
En la pantalla se debe presentar la informacin
general de la tarea: si es tipo contrato o

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

53 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

REGLA

roles de:

Director
Jurdico

1
0

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

1
1

Corregir
documentacin:

que
por

es
los

Si los antecedentes enviados por la Direccin


Jurdica se encuentran correctos, el Director
Jurdico dar su aprobacin al documento
enviando la validacin al Cliente Interno, en caso
contrario el documento ser devuelto a la
Direccin jurdica con observaciones para
corregir.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un chek para definir si la tarea es de
tipo Poder general o Especial.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Evaluar
Director jurdico.

Director
Jurdico

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

convenio, nombre del proveedor y figura de


Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Aprobar.
Debe contemplar un botn que diga Corregir
observaciones.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

1
2

1
3

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

54 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

DESCRIPCIN

Decisin:

Actividad
ejecutada
roles de:

Ingresar documento
solicitado:

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

Director
Jurdico

REGLA

Debe contemplar un botn que diga corregir


Cliente Interno.

es
los

Si las observaciones enviados por el Director


Jurdico pueden ser atendidas por la Direccin
Jurdica, se asignarn la tarea, en caso contrario
el documento ser devuelto al Cliente Interno
con observaciones para corregir.

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Debe contemplar un botn que diga Enviar.

1
4

Ingresar
data
documentacin:

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Cliente
Interno

Director
Jurdico

es
los

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Debe contener botn de carga de archivo.
Se debe contemplar un modal para agregar los
metadatos del documento.
Se debe contemplar un data picker para agregar
la vigencia del contrato o convenio.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

1
5

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

55 de 60

31.0

2509-0211-20156

COMPONENTE

Validar
metadatos
en documento:

DESCRIPCIN

Actividad
ejecutada
roles de:

que
por

Direccin
Jurdica

Director
Jurdico

REGLA

es
los

Debe contemplar un botn que diga Enviar.

En la pantalla se debe presentar la informacin


general de la tarea: si es tipo contrato o
convenio, nombre del proveedor y figura de
Duoc Uc.
Se debe mostrar adjunto el archivo cargado.
La ventana debe mostrar un historial de
versiones del documento junto a los archivos y
fecha.
Se debe mostrar el comentario realizado en caso
de existir.
De existir un botn para responder bajo el
mismo comentario.
Debe existir un botn para generar un nuevo
comentario.
Se
debe
contemplar
un
modal
para
agregar/modificar los metadatos del documento.
Se debe contemplar un data picker para
modificar la vigencia del contrato o convenio.
Debe existir un botn para desertar la tarea.
Debe existir un botn para asignar o auto
asignar la tarea.
Debe contemplar un botn que diga Cerrar
ticket.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

3.1 Levantamiento
La clasificacin documental se obtiene de las reuniones de levantamiento de
documentos. La definicin de documentos se realiza en conjunto y se puede obtener
mediante departamento o unidad, en este caso solo se ha enfocado a la Direccin
Jurdica de Duoc UC. Esto es para contextualizar las funciones y actividades que en la
Direccin Jurdica se realizan, para ver cundo y qu documentos se generan.
En base a este levantamiento se obtienen los tipos de documentos y sus metadatos,
con los que se trabajarn en el gestor documental.
En Duoc UC se consider el levantamiento de documentos para los flujos de Gestin de
contratos de Poder General y Poder Especial, informacin que se obtuvo en base a los
procesos que realizan, identificando los documentos que reciben y envan.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
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CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

56 de 60

31.0

2509-0211-20156

Esta informacin ha sido depurada y organizada,


levantamiento documental homlogo para ambos flujos.

obteniendo un cuadro de

Cuadro de Clasificacin documental Direccin Jurdica Duoc UC

Imagen n15

3.1.1 Descripcin documental


La descripcin documental se realiza mediante metadatos que se definen como datos
que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, son informacin
estructurada o semiestructurada que posibilita la creacin, registro, conservacin y
disposicin de los documentos a lo largo del tiempo.
Los metadatos definidos han sido validados y trabajados en conjunto con la Direccin
Jurdica de Duoc UC y entre ellos se encuentran:

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PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

57 de 60

31.0

2509-0211-20156

Cuadro de metadatos

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PODER ESPECIAL

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Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

58 de 60

31.0

2509-0211-20156

Imagen n16

3.1.2 Estudio taxonmico


La generacin de taxonomas consiste en consolidar el modelo documental mediante la
reutilizacin de los metadatos homlogos, simplificando el esquema documental,
estandarizando los criterios de bsqueda y permitiendo la generacin de un modelo
flexible y escalable.
Mediante esta actividad se agrupan los metadatos en aspectos relacionados con su
objeto y uso, dando como beneficio la disminucin de los tiempos de desarrollo y los
costos de mantenciones futuras.
La ejecucin de este estudio se realiza mediante una matriz para definir las
taxonomas, asociando los tipos de documentos y sus metadatos.
Dicha matriz permitir desarrollar el modelo de datos para la organizacin, cumpliendo
con las expectativas fijadas por los tipos de documentos y sus metadatos asociados.
Para el caso de Duoc UC se establece la siguiente matriz generada desde el catastro
documental:

Cuadro taxonmico

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CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

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Pgina:

Versin

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31.0

2509-0211-20156

Imagen n17

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
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CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL

Cdigo:

Pgina:

Versin

Fecha

03E_01I_ASIS_v01

60 de 60

31.0

2509-0211-20156

3.1.3 Archivo de la Clasificacin Documental

Clasificacin
documental DUOC UC.xlsx

Clasificacin
documental DUOC UC.xlsx

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