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Fecha
03E_01I_ASIS_v01
1 de 60
31.0
2503-02-2016
INFORME DE LEVANTAMIENTO
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y DOCUMENTOS ORIENTADO A
LA AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE CONTRATOS PODER
GENERAL Y
GESTIN DE CONTRATOS PODER ESPECIAL
DUOC UC
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
2 de 60
31.0
2503-02-2016
TABLA DE CONTENIDOS
1
Anlisis Previo........................................................................................................... 5
2.1
Procesos................................................................................................................... 5
3.1
3.2
3.3
Maqueta viva................................................................................................... 25
Clasificacin documental........................................................................................40
5.1
Levantamiento................................................................................................ 40
Anlisis Previo....................................................................................................... 5
2.1
Procesos................................................................................................................. 5
3.1
3.2
3.3
3.4
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
3 de 60
31.0
2503-02-2016
Maqueta viva................................................................................................ 22
Clasificacin documental...................................................................................35
5.1
Levantamiento............................................................................................. 35
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
4 de 60
31.0
2503-02-2016
Versin
1.0
3.0
Autor
Renato
Rojas
Renato
Rojas
Revisada por
Aprobada por
Fecha
20/01/201
6
25-022016
Motivo
To Be del
proceso
Revisin
con
usuarios
Cdigo:
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
5 de 60
31.0
2503-02-2016
ENTRADAS AL PROCESO
Solicitud de Contrato o Convenio
Gestin de solicitud
SALIDAS AL PROCESO
Contrato firmado
Convenio firmado
Contrato guardado en repositorio
Convenio guardado en repositorio
PROVEEDOR
Cliente Interno
Direccin Jurdica
CLIENTE
Proveedor
Proveedor
Gestor documental
Gestor documental
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
6 de 60
31.0
09-11-2015
1.3 PROCESOS
1.4 Levantamiento de Procesos (TO BE)
Una vez que se analizaron los procesos de trabajo diseados por la Direccin Jurdica
(AS IS), se comienzan a redisear bajo un enfoque de integracin, la estructuracin de
las tareas, tomando en cuenta aquellas caractersticas funcionales y tcnicas que
mejor se adapten a la solucin.
Ventajas:
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL
Cdigo:
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
7 de 60
31.0
09-11-2015
Imagen n1
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL
Cdigo:
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
8 de 60
31.0
09-11-2015
Imagen n2
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL
Cdigo:
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
9 de 60
31.0
09-11-2015
Imagen n3
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
10 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Ingresar al sistema
Cliente interno
Seleccionar el tipo
de
Contrato/Convenio
Cliente interno
Descargar tipo de
Contrato/Convenio
Cliente interno
Completar tipo de
contrato
Cliente interno
Cargar
Contrato/Convenio al
sistema
Cliente interno
Enviar notificacin
Sistema
Recibir notificacin
Direccin Jurdica
Asignar
asignar
Direccin Jurdica
Distribuir tarea
Sistema
Trabajar
Direccin Jurdica
tarea/auto
sobre
el
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
11 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
documento
1
1
Escribir
observaciones
Direccin Jurdica
1
2
Enviar
observaciones
Direccin Jurdica
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
12 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n4
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
1
3
Responder
observaciones
Cliente Interno
1
4
Enviar respuesta
Sistema
1
5
Generar
Final 1
Direccin Jurdica
Versin
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
13 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
eliminar antes de su firma.
1
6
Enviar versin
Sistema
1
7
Enviar
versin
proveedor
Cliente Interno
1
8
Revisar
Contrato/Convenio
Proveedor
1
9
Realizar
Observaciones
Proveedor
2
0
Devolver a Direccin
Jurdica
Cliente Interno
2
1
Enviar tarea
Sistema
2
2
Resolver
observaciones
Direccin Jurdica
2
3
Viscto Bueno
Proveedor
2
4
Adjuntar anexo n2 y
minuta
Cliente Interno
2
5
Enviar
documentacin
Sistema
2
6
Enviar a
Jurdico
Direccin Jurdica
Director
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
14 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n5
2
7
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Escribir
observaciones
RESPONSABLE
Director Jurdico
DESCRIPCIN
En caso de que el Director jurdico tenga observaciones
sobre un Contrato/Convenio, las escribir, solo para la
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
15 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
direccin jurdica, en una caja de texto para que stas
sean resueltas o adjuntar el contratco o convenio con
sus observaciones.
2
8
Enviar
observaciones
Sistema
2
9
Corregir
Direccin Jurdica
3
0
Enviar correcciones
Sistema
3
1
Escribir
observaciones
Direccin Jurdica
3
2
Enviar
observaciones
Sistema
3
3
Resolver
observaciones
proveedor
Cliente Interno
3
4
Sub Proceso 1
Cliente Interno
3
5
Escribir
observaciones
Cliente Interno
3
6
Enviar
observaciones
Sistema
El Sistema enva
direccin jurdica.
3
7
Enviar correccin a
Director Jurdico
Direccin jurdica
3
8
Enviar Correcciones
Sistema
3
9
Visto Bueno
Director Jurdico
4
0
Enviar aprobacin
Sistema
4
1
Imprimir
ltima
versin con anexo y
Direccin jurdica
con
las
observaciones
pertinentes
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
16 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
minuta
4
2
Gestionar firmas
DESCRIPCIN
minuta) para ser firmada por Duoc.
Secretaria
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
17 de 60
31.0
2509-0211-20156
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
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Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
18 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n6
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
4
3
Direccin Jurdica
4
4
Notificar a C.I
Sistema
4
5
Enviar documentos
Cliente Interno
4
6
Firmar
Proveedor
4
7
Devolver
documentos
Proveedor
4
8
Cargar documentos
con firma
Cliente Interno
4
9
Agregar metadatos
Cliente Interno
El
Cliente
Interno
agrega
los
metadatos
correspondientes al documento adems de la vigencia
del Contrato o Convenio.
5
0
Guardar documentos
Sistema
5
1
Notificar carga
documentos
Sistema
5
2
Modificar metadatos
Direccin Jurdica
5
3
Cerrar ticket
Direccin Jurdica
5
4
Cliente Interno
de
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
19 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n7
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Ingresar al sistema
Cliente interno
Seleccionar el tipo
de
Contrato/Convenio
Cliente interno
Descargar tipo de
Contrato/Convenio
Cliente interno
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
20 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Junto con la descarga del tipo de contrato o convenio se
descargan adems:
-
Completar tipo de
contrato
Cliente interno
Cargar
Contrato/Convenio al
sistema
Cliente interno
Enviar notificacin
Sistema
Recibir notificacin
Direccin Jurdica
Asignar
asignar
Direccin Jurdica
Distribuir tarea
Sistema
1
0
Trabajar sobre
documento
Direccin Jurdica
1
1
Escribir
observaciones
Direccin Jurdica
1
2
Enviar
observaciones
Direccin Jurdica
tarea/auto
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Ingresar al sistema
el
RESPONSABLE
Cliente interno
DESCRIPCIN
El cliente interno (trabajador de cualquier rea de Duoc
Uc) ingresa al sistema ingresando sus credenciales.
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
21 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Seleccionar el tipo
de
Contrato/Convenio
Cliente interno
Descargar tipo de
Contrato/Convenio
Cliente interno
Completar tipo de
contrato
Cliente interno
Cargar
Contrato/Convenio al
sistema
Cliente interno
Enviar notificacin
Sistema
Recibir notificacin
Direccin Jurdica
Asignar
asignar
Direccin Jurdica
Distribuir tarea
Sistema
1
0
Trabajar sobre
documento
Direccin Jurdica
1
1
Escribir
observaciones
Direccin Jurdica
tarea/auto
el
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
1
2
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
22 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Enviar
observaciones
RESPONSABLE
Direccin Jurdica
DESCRIPCIN
El sistema enva las observaciones al Cliente Interno
para su atencin.
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
23 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n8
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Responder
RESPONSABLE
Cliente Interno
DESCRIPCIN
El
cliente
interno
se
encarga
de
responder
las
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
24 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
observaciones
1
4
Enviar respuesta
Sistema
1
5
Generar
Final 1
Direccin Jurdica
1
6
Enviar versin
Sistema
1
7
Enviar
versin
proveedor
Cliente Interno
1
8
Revisar
Contrato/Convenio
Proveedor
1
9
Realizar
Observaciones
Proveedor
2
0
Devolver a Direccin
Jurdica
Cliente Interno
2
1
Enviar tarea
Sistema
2
2
Resolver
observaciones
Direccin Jurdica
2
3
Victo Bueno
Proveedor
2
4
Adjuntar anexo n2 y
minuta
Cliente Interno
2
5
Enviar
documentacin
Sistema
2
6
Enviar a
Jurdico
Direccin Jurdica
1
3
Versin
Director
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
Responder
observaciones
RESPONSABLE
Cliente Interno
las
DESCRIPCIN
El cliente interno se encarga de responder las
observaciones realizadas por la Direccin Jurdica en el
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
25 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
contrato o convenio mismo el cual, debe ser adjuntado
creando una nueva versin.
1
4
Enviar respuesta
Sistema
1
5
Generar
Final 1
Direccin Jurdica
1
6
Enviar versin
Sistema
1
7
Enviar
versin
proveedor
Cliente Interno
1
8
Revisar
Contrato/Convenio
Proveedor
1
9
Realizar
Observaciones
Proveedor
2
0
Devolver a Direccin
Jurdica
Cliente Interno
2
1
Enviar tarea
Sistema
2
2
Resolver
observaciones
Direccin Jurdica
2
3
Visto Bueno
Proveedor
2
4
Adjuntar anexo n2 y
minuta
Cliente Interno
2
5
Enviar
documentacin
Sistema
2
6
Enviar a
Jurdico
Direccin Jurdica
Versin
Director
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
26 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n9
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
2
7
Escribir
observaciones
Director Jurdico
2
8
Enviar
observaciones
Sistema
2
9
Corregir
Direccin Jurdica
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
27 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
3
0
Enviar correcciones
Sistema
3
1
Escribir
observaciones
Direccin Jurdica
3
2
Enviar
observaciones
Sistema
3
3
Resolver
observaciones
proveedor
Cliente Interno
3
4
Sub Proceso 1
Cliente Interno
3
5
Escribir
observaciones
Cliente Interno
3
6
Enviar
observaciones
Sistema
3
7
Enviar correccin a
Director Jurdico
Direccin jurdica
3
8
Enviar Correcciones
Sistema
3
9
Visto Bueno
Director Jurdico
con
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
de
resolver
las
DESCRIPCIN
2
7
Escribir
observaciones
Director Jurdico
2
8
Enviar
observaciones
Sistema
2
9
Corregir
Direccin Jurdica
3
0
Enviar correcciones
Sistema
3
1
Escribir
observaciones
Direccin Jurdica
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
28 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
caja de texto las observaciones para el Cliente Interno,
adjuntando
el
contrato
o
convenio
con
sus
observaciones.
3
2
Enviar
observaciones
Sistema
3
3
Resolver
observaciones
proveedor
Cliente Interno
3
4
Sub Proceso 1
Cliente Interno
3
5
Escribir
observaciones
Cliente Interno
3
6
Enviar
observaciones
Sistema
El Sistema enva
direccin jurdica.
3
7
Enviar correccin a
Director Jurdico
Direccin jurdica
3
8
Enviar Correcciones
Sistema
3
9
Visto Bueno
Director Jurdico
con
las
observaciones
pertinentes
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
29 de 60
31.0
2509-0211-20156
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
30 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n10
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
4
0
Enviar aprobacin
RESPONSABLE
Sistema
DESCRIPCIN
El sistema enva la aprobacin junto con el documento
de aprobacin al Cliente Interno para que pueda ser
derivado para su firma.
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
31 de 60
31.0
2509-0211-20156
NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
4
1
Notificar aprobacin
a Direccin Jurdica
Sistema
4
2
Imprimir
ltima
versin con anexo y
minuta
Cliente Interno
4
3
Firmar documento
Director de Sede
4
4
Enviar documentos
Cliente Interno
4
5
Firmar
Proveedor
4
6
Devolver
documentos
Proveedor
4
7
Cargar documentos
con firma
Cliente Interno
4
8
4
8
Cargar documentos
con
firmaAgregar
metadatos
Cliente
InternoCliente
Interno
4
9
4
9
Agregar
metadatosGuardar
documentos
Cliente
InternoSistema
El
Cliente
Interno
agrega
los
metadatos
correspondientes al documento adems de la vigencia
del Contrato o Convenio.El sistema guarda la
documentacin en el repositorio.
5
0
5
0
Guardar
documentosNotificar
carga
de
documentos
SistemaSistema
5
1
5
1
Notificar carga de
documentosModifica
r metadatos
SistemaDireccin
jurdica
5
2
5
2
Modificar
metadatosCerrar
ticket
Direccin
JurdicaDireccin
jurdica
5
3
5
3
Cerrar
ticketEnviar
copias fsicas
Direccin
JurdicaCliente
Interno
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
32 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n11
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
33 de 60
31.0
2509-0211-20156
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
34 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n12
general.png
especial.png
GestionContrato
General.jpg
GestionContratoConve
nio Especial.jpg
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
35 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n13
COMPONENTE
DESCRIPCIN
Ingresar al Sistema
Actividad que es
ejecutado por todo
usuario con acceso
al sistema.
Crear solicitud:
Actividad
ejecutada
roles de:
0.1
1
que
por
Cliente
Interno
REGLA
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
36 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
Director
Jurdico
012
Evaluar contenido
documento:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
023
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
es
los
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
034
Corregir
1:
solicitud
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
37 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
Cliente
Interno
Director
Jurdico
045
Evaluar
versin
con proveedor:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Cliente
Interno
Director
Jurdico
056
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
es
los
Cliente
Interno
Director
Jurdico
067
Corregir
observaciones
proveedor:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
JurdicaClien
te Interno
Director
Jurdico
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
38 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
07
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
08
Corregir
2:
solicitud
es
los
Direccin
Jurdica
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
que
por
es
los
Cliente
Interno
09
Adjuntar anexo 2 y
minuta:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
108
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
39 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
Remite
solicitud
jefatura interna:
DESCRIPCIN
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
REGLA
es
los
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
11
Decisin
Actividad
ejecutada
roles de:
129
Aprobar solicitud:
es
los
que
por
Director
Jurdico
Direccin
Jurdica
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
40 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
130
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
141
Corregir
documentacin:
es
los
es
los
Director
Jurdico
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
152
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
41 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
Director
Jurdico
163
Ingresar
documento
solicitadoCorregir
Observaciones:soli
citud 3:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Cliente
Interno
Director
Jurdico
174
Enviar
solicitud
Notificacin C.I.:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
42 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
185
Ingresar data
documentacin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Cliente
Interno
Director
Jurdico
196
Validar metadatos
en documento:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
43 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
44 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n14
COMPONENTE
DESCRIPCIN
Ingresar al Sistema
Actividad que es
ejecutado por todo
usuario con acceso
al sistema.
Crear solicitud:
Actividad
ejecutada
roles de:
0.1
que
por
Cliente
Interno
REGLA
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
45 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
01
Evaluar contenido
documento:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Direccin
Jurdica
02
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
03
Corregir
1:
solicitud
que
por
Cliente
Interno
es
los
es
los
Direccin
Jurdica
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
46 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
04
Evaluar
versin
con proveedor:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Cliente
Interno
05
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
06
Corregir
observaciones
proveedor:
que
por
Direccin
Jurdica
es
los
es
los
Cliente
Interno
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
archivos.
El sistema debe tener un botn para enviar las
correcciones.
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
N
07
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
47 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
Decisin:
DESCRIPCIN
Actividad
ejecutada
roles de:
08
Corregir
2:
solicitud
es
los
Direccin
Jurdica
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
REGLA
que
por
es
los
Cliente
Interno
09
Adjuntar anexo 2 y
minuta:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Cliente
Interno
10
Remite
solicitud
jefatura interna:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
48 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
Director jurdico.
11
Decisin
Actividad
ejecutada
roles de:
12
Aprobar solicitud:
es
los
que
por
Direccin
Jurdica
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Director
Jurdico
13
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
14
Corregir
documentacin:
que
por
Direccin
Jurdica
es
los
es
los
Director
Jurdico
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
49 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
15
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
16
Corregir
3:
solicitud
es
los
es
los
Direccin
Jurdica
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
que
por
Cliente
Interno
17
Firma
Director,
Ingresar data y
documentacin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
Cliente
Interno
18
Validar metadatos
en documento:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
50 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
Direccin
Jurdica
COMPONENTE
Crear solicitud:
DESCRIPCIN
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
REGLA
es
los
Cliente
Interno
Director
Jurdico
Evaluar
contenido
documento:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
51 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
Decisin:
Corregir solicitud:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
Director
Jurdico
es
los
es
los
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
Director
Jurdico
es
los
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
52 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
Corregir
observaciones
proveedor:
REGLA
Director
Jurdico
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
Director
Jurdico
es
los
Remite
solicitud
jefatura interna:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
es
los
Aprobar solicitud:
Actividad
ejecutada
que
por
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
53 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
REGLA
roles de:
Director
Jurdico
1
0
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
1
1
Corregir
documentacin:
que
por
es
los
es
los
Director
Jurdico
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
1
2
1
3
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
54 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
DESCRIPCIN
Decisin:
Actividad
ejecutada
roles de:
Ingresar documento
solicitado:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
Director
Jurdico
REGLA
es
los
es
los
1
4
Ingresar
data
documentacin:
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Cliente
Interno
Director
Jurdico
es
los
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
1
5
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
55 de 60
31.0
2509-0211-20156
COMPONENTE
Validar
metadatos
en documento:
DESCRIPCIN
Actividad
ejecutada
roles de:
que
por
Direccin
Jurdica
Director
Jurdico
REGLA
es
los
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
3.1 Levantamiento
La clasificacin documental se obtiene de las reuniones de levantamiento de
documentos. La definicin de documentos se realiza en conjunto y se puede obtener
mediante departamento o unidad, en este caso solo se ha enfocado a la Direccin
Jurdica de Duoc UC. Esto es para contextualizar las funciones y actividades que en la
Direccin Jurdica se realizan, para ver cundo y qu documentos se generan.
En base a este levantamiento se obtienen los tipos de documentos y sus metadatos,
con los que se trabajarn en el gestor documental.
En Duoc UC se consider el levantamiento de documentos para los flujos de Gestin de
contratos de Poder General y Poder Especial, informacin que se obtuvo en base a los
procesos que realizan, identificando los documentos que reciben y envan.
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
56 de 60
31.0
2509-0211-20156
obteniendo un cuadro de
Imagen n15
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
57 de 60
31.0
2509-0211-20156
Cuadro de metadatos
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
58 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n16
Cuadro taxonmico
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
59 de 60
31.0
2509-0211-20156
Imagen n17
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y
DOCUMENTOS ORIENTADO A LA
AUTOMATIZACIN DE GESTIN DE
CONTRATOS PODER GENERAL Y
PODER ESPECIAL
Cdigo:
Pgina:
Versin
Fecha
03E_01I_ASIS_v01
60 de 60
31.0
2509-0211-20156
Clasificacin
documental DUOC UC.xlsx
Clasificacin
documental DUOC UC.xlsx