UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMTICAS Y FSICAS

INGENIERA CIVIL

TRABAJO ESCRITO DE MANEJO DE SOFTWARE

TEMA: FORMATOS DE IMPORTACION DE DATOS EN EXCEL

JHONATAN CAOTE
MAYRA ORDEZ

ING. ANGELA VILLARIOS

III SEMESTRE

I PARCIAL

FORMATOS DE IMPORTACION DE DATOS EN EXCEL

1. IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS

Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y puedes encontrarte en

alguna ocasin con la necesidad de importar datos desde Access hacia Excel lo cual es
una tarea muy sencilla.
PASOS PARA IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS
No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado grandemente
este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos hacer es ir a la ficha Datos y
pulsar el botn Desde Access.

Este comando mostrar el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de

datos en donde debers especificar el archivo Access que deseas abrir:

De inmediato Excel mostrar otro cuadro de dilogo que enlistar las tablas contenidas
en el archivo Access.

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Podramos pensar que
una tabla de Access es similar a una hoja de Excel porque tambin est formada por
columnas y filas. Y aunque el concepto de tabla es un poco ms avanzado que una hoja
de Excel, es suficiente la comparacin por ahora para saber que ah se encuentra
almacenada la informacin de Access. Una vez seleccionada la tabla de Access que
deseamos importar debemos pulsar el botn Aceptar y ahora Excel nos preguntar por
algunas configuraciones de importacin:

En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de datos o
tambin como un Informe de tabla dinmica. As mismo podemos especificar la celda
de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o simplemente especificar que
se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botn Aceptar Excel realizar la importacin
de los datos.

La informacin de la tabla de Access ser mostrada dentro de la hoja de Excel en el

mismo orden en que aparecen los datos en la tabla.

2. IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar informacin entre
diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no
generaban archivos Excel sino archivos de texto.
Por esa razn Excel incorpor desde sus primeras versiones la funcionalidad
de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha informacin
dentro de Excel. El da de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para
intercambiar informacin ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de
datos que pueden llegar a contener.
Un archivo de texto que contiene informacin de una base de datos siempre hace uso de
algn carcter especial para separar la informacin perteneciente a cada columna. Es
precisamente ese carcter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y
otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna est indicado
por el signo de puntuacin , (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en
ingls (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador

utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separacin entre columnas
utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los ms comunes, pero podras encontrarte alguno
diferente que tal vez utilice el signo ; para separar las columnas, sin embargo
cualquier tipo de archivo de texto podr ser importado a Excel sin importar el carcter
separador utilizado.
PASOS PARA IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el
comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto
abrir el cuadro de dilogo Importar archivo de texto que permitir seleccionar el
archivo a importar.

Despus de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrar
el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante
porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algn caracter
especfico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir
de alguna fila especfica del archivo. Al hacer clic en el botn Siguiente, Excel sugerir
el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente
ser acertado en su sugerencia. Aun as recomiendo validar que dentro de la vista previa
efectivamente se muestra una separacin adecuada de los datos.

En caso de que Excel se haya equivocado solamente debers seleccionar el separador

adecuado de la lista o especificar algn otro si es necesario. Haz clic en siguiente que
nos llevar al ltimo paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atencin a
las fechas de manera que despus de la importacin se facilite su manejo e
interpretacin dentro de Excel. Al hacer clic en el botn Finalizar, se preguntar por la
ubicacin dentro de la hoja de Excel donde se colocarn los datos importados.

Una vez indicada la celda destino debers hacer clic en el botn Aceptar y los datos
sern importados por Excel.

3. IMPORTAR DATOS CON UNA CONSULTA WEB

Una consulta web en Excel nos permite importar informacin publicada en un sitio
pblico de Internet hacia nuestra hoja de clculo. La consulta encontrar las tablas de
datos dentro de la pgina web indicada y nos permitir seleccionar aquella cuyos datos
deseamos importar a nuestra hoja de Excel.
PASOS PARA IMPORTAR DATOS DESDE WEB

Para empezar debemos seleccionar la hoja donde queremos que se coloquen los datos y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Desde Web que se encuentra dentro
del grupo Obtener datos externos.

De inmediato se abrir el cuadro de dilogo Nueva consulta web y ser aqu donde
deberemos colocar la direccin (URL) de la pgina Web que contiene los datos que
necesitamos importar. Debemos colocar dicha direccin en el cuadro de texto indicado
como Direccin. Por ejemplo:
http://www.imdb.com/chart/top

Una vez ingresada la direccin debers pulsar la tecla Entrar o pulsar el botn Ir que se
encuentra justamente a la derecha del cuadro de texto. Esto har que se cargue la pgina
dentro de la ventana de la consulta web.
Si la ventana de la Consulta Web es muy pequea y no puedes visualizar
adecuadamente la pgina que se ha cargado, puedes aumentar el tamao de la ventana al
arrastrar la esquina inferior derecha hasta tener un tamao adecuado y adems podrs
utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para desplazarte por la pgina
Web.
En caso de que la pgina que hayas indicado contenga tablas de datos que pueden ser
importadas por Excel, observars unos pequeos conos amarillos en la esquina superior
izquierda de cada tabla.
Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son candidatos a la
importacin. Por el contrario, si no observas ningn icono amarillo querr decir que
Excel no reconoce los datos en el formato publicado por la pgina Web y por lo tanto no
ser posible importarlos a Excel.
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Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, debers hacer clic sobre su
cono amarillo y observars que se tornar de color verde indicndonos que dicha tabla
ha sido seleccionada. Para hacer efectiva la importacin, debers pulsar el
botn Importar.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Importar datos que te preguntar por

la ubicacin de la hoja donde deseas colocar los datos. Una vez indicada la celda
adecuada debers hacer clic en Aceptar.

Excel comenzar a importar los datos y al terminar los desplegar dentro de la hoja
correspondiente.

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Con esto hemos importado informacin contenida dentro de una pgina Web, pero eso
no es todo ya que podemos indicar a Excel que actualice los datos sin tener que volver a
visitar el sitio Web original.
Actualizar datos de la Consulta Web
Una vez construida la consulta Web podrs refrescar los datos con tan solo seleccionar
el comando Actualizar todo que se encuentra dentro del grupo Conexiones en la
ficha Datos. Este comando ocasionar que Excel descargue una versin actualizada de
los datos automticamente sin necesidad de abrir la pgina Web.

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Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una pgina de dominio pblico, es
decir, no deber solicitar usuario ni contrasea o de lo contrario Excel no podr importar
los datos. Y por supuesto, si la pgina de origen elimina los datos publicados, no habr
forma de realizar la actualizacin.
Otro problema que puede existir al momento de actualizar los datos es que el sitio
original haya modificado la pgina Web, especficamente el formato de la tabla que
contiene los datos, de manera que ya no puedan ser reconocidos e importados por Excel.
4. IMPORTAR DATOS DESDE OTRAS FUENTES( dBASE )
dBASE fue uno delos primeros programas de gestin de base de datos que existi para
las computadoras personales y se convirti en la plataforma de muchos programas de
cmputo de mediados de los aos 80s.
Las bases de datos dBASE utilizan un archivo con extensin .dbf y es un mtodo
simple para guardar informacin.
Se puede importar datos desde 7 diferentes fuentes:
Desde SQL Server.
Desde Analysis Services.
Desde el Catlogo de soluciones Windows Azure.
De la fuente de datos ODATA.
Desde importacin de datos XML
Desde el asistente para conexin de datos.
Desde Microsoft Query.
Mostraremos como importar datos desde MICROSOFT QUERY.
PASOS PARA IMPORTAR DATOS DESDE OTRAS FUENTES (MICROSOFT
QUERY)
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Dentro de la ficha Datos dentro del grupo Obtener datos externos pulsa el botn De
otras fuentes y selecciona la opcin Desde Microsoft Query.

Se mostrar el cuadro de dilogo Elegir origen de datos.

Crear origen de datos

Deja seleccionada la opcin Nuevo origen de datos y pulsa el botn Aceptar. Se
mostrar el cuadro de dilogo Crear nuevo origen de datos y debers colocar un
nombre para identificar esta conexin de datos.

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En la lista de controladores selecciona el controlador llamado Microsoft Access

dBASE Driver. Al hacer clic sobre el botn Conectar se mostrar otro cuadro de
dilogo que ser de mucha importancia porque es donde especificaremos nuestro
archivo DBF y su versin.

En la primera lista podrs ver las versiones de dBASE disponibles as que debers
seleccionar la ms adecuada para el archivo. Posteriormente debes pulsar el
botn Seleccionar directorio para especificar la carpeta donde se encuentra el
archivo DBF.
Si el botn Seleccionar directorio est deshabilitado es porque seguramente est
marcada la caja de seleccin Usar directorio actual, as que solamente quita la marca y
podrs elegir el directorio adecuado. Al pulsar el botn Aceptar regresaremos al cuadro
de dilogo Crear nuevo origen de datos pero con la peculiaridad de que al desplegar la
cuarta lista observaremos las tablas disponibles de nuestra base de datos dBASE:

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Haz clic en el botn Aceptar y habremos terminado de configurar el origen de los datos.
El Asistente para consultas
Ahora solo nos resta conectarnos al origen de datos para poder importar el archivo
dBASE. En este punto estar abierto solamente el cuadro de dilogo Elegir origen de
datos, as que asegrate de que el nuevo origen que acabamos de crear est seleccionado
y pulsa el botn Aceptar. Se mostrar la primera pantalla del Asistente para consultas.

En esta pantalla puedes oprimir los botones que se encuentran entre ambas listas para
seleccionar las Tablas y columnas que se importarn a Excel y una vez que hayas
hecho la eleccin oprime el botn Siguiente.

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En la segunda pantalla podremos, de manera opcional, aplicar algn filtro a

la importacin de datos desde dBASE de manera que podamos elegir los registros de
la base de datos adecuados. Pulsa el botn Siguiente y llegaremos a la tercera pantalla
del Asistente para consultas.

Esta pantalla nos permite especificar algn orden en los datos de manera que sean
importados a Excel en dicho orden. Pulsa el botn Siguiente para ir a la ltima pantalla
en donde seleccionaremos la opcin Devolver datos a Microsoft Excel y finalmente
pulsaremos el botn Finalizar.

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El ltimo cuadro de dilogo que se muestra ser el que nos permite especificar la
ubicacin de los datos a importar.

Al pulsar Aceptar la informacin ser exportada a la hoja de Excel de acuerdo a las

configuraciones especficas en el Origen de datos y en el Asistente para consultas.

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WEBGRAFA:
https://exceltotal.com/importar-datos-desde-access/
https://exceltotal.com/importar-datos-con-una-consulta-web/

https://exceltotal.com/importar-archivos-de-texto/
https://exceltotal.com/importar-datos-desde-dbase/

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