AR QUI VOLOGI A

CONCEITOS INICIAIS
ARQUIVOLOGIA
a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos documentais,
desde a produo do documento, seu trmite administrativo e sua posterior
destinao, seja ela a eliminao ou recolhimento permanente por valor histrico.
Seu objetivo a organizao e o acesso informao.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes.
Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs
conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento.
INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de
tal forma que represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.
SUPORTE: meio no qual a informao registrada.
Por exemplo: pen drive, folha A4.
DOCUMENTO: Documento toda informao registrada em suporte material, que
possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta.
Destacamos:
Informao registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta

SINAR

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Em 25 de setembro de 1978, o Decreto n 82.308, instituiu o Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR.
O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aos documentos de arquivo.
Integram o SINAR, que tem como rgo central o CONARQ:

o Arquivo Nacional;

os arquivos do Poder Executivo Federal;

os arquivos do Poder Legislativo Federal;

os arquivos do Poder Judicirio Federal;

os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;

os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;

os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado 1, vinculado ao
Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional
de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo.

Toda Legislao de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, alm de muitas
outras informaes sobre Arquivologia.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

ARQUIVO
1 rgos colegiados so aqueles em que h representaes diversas e as decises so tomadas

em grupo, com o aproveitamento de experincias diferenciadas.

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Segundo Slon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para
efeitos futuros.
Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em
sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade,
e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero
oferecer no futuro.
Helosa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunio de documentos
conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que,
para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de
acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de
arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser
entregue.
Desse conceito importante destacar:
1)

Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem

ser tambm recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.

2)

Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e

serem de vrios tipos (sonoro, cartogrfico, etc), e no somente na forma textual e em

suporte papel.
3)

Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar

que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade,

que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela
instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela
organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma
ideia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

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Organicidade: Fique de olho nesse conceito to cobrado pelas bancas! Um
documento ser produzido em razo da atividade da instituio, ou seja, um banco
no produz certido de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituio
financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que
se trata de uma instituio financeira e no de uma indstria, ou um colgio, por
exemplo.
Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou
a natureza dos documentos.
Esta a letra da Lei. Preste ateno, pois esse conceito, segundo a Lei n.
8.159 bastante cobrado.
Decreto N 4.073, De 3 De Janeiro De 2002
Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
O ARQUIVO TAMBM PODE DESIGNAR:

Mvel destinado guarda de documentos.

Local (Prdio ou uma de suas partes) onde guardado os conjuntos

arquivsticos.

rgo Governamental (Unidade Administrativa) cuja funo de reunir,

ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os
princpios e tcnicas arquivsticas.

RAZES DA IMPORTNCIA DO ARQUIVO

1. Reconstituio e preservao da memria;
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2. Apoio administrativo;
3. Fonte de informao;
4. Guardio de matria prima para trabalho e pesquisa histrica.
Um arquivo importante para a instituio devido ao grande nmero de
documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.
As tcnicas arquivsticas auxiliam na gesto de um arquivo, durante a produo,
utilizao e destinao dos documentos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas
que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais
aspectos que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituio de maneira eficiente.
Requisitos para garantir a Finalidade:
1)

Pessoal qualificado e em nmero suficiente;

2)

Instalaes em local apropriado;

3)

Materiais adequados;

4)

Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria

arquivstica moderna;
5)

Normas de funcionamento;

6)

Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.

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Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes
contidas no acervo documental sob sua guarda.
DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
Embora os trs tenham a mesma funo de guardar e preservar possuem objetivos
distintos.
Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies
de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou
a natureza dos documentos.
Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela
instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos
atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so
produzidos ou recebidos pela prpria instituio.
Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar,
estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor
cultural.
Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu cultural, enquanto do
arquivo administrativa, podendo adquirir carter cultural se for recolhido ao arquivo
permanente. Iremos estudar o recolhimento nas prximas aulas. Alm disso, os
documentos de arquivo so, em regra, produzidos em nica via ou nmero limitado de
cpias ou vias. J na biblioteca podemos ver colees de obras.

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Preste ateno no quadro-resumo seguir, pois esta questo da distino entre
arquivo, biblioteca e museu muito cobrada em prova.
Arquivo

Museu

Documentos nicos
Valor

Biblioteca
Colees

Valor Cultural/Histrico

Valor Cultural

Compra/permuta/doao

Compra/permuta/doao

Administrativo/Funcional
Documentos
produzidos/recebidos

Ainda falando sobre a distino entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:

Mtodo de Avaliao
Arquivo:

A documentao preservada como um conjunto e no como unidades

isoladas.

Os julgamentos so finais e irrevogveis.

A documentao no raro existe em via nica.

Museu:
Conservao e estudo.
Biblioteca:

Unidades isoladas.

O julgamento no tem carter irrevogvel e envolve questes de convenincia,

e no de preservao.

Mtodos descritivo:

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Arquivo:
Aplica-se a conjuntos de documentos.
As sries so consideradas unidades para fins de descrio.
Museu:

Aplica-se a conjuntos e unidades de peas e objetos de valor cultural.

Biblioteca:

Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos so unidades isoladas para

catalogao.

Mtodo de classificao
Arquivo:

Cada instituio estabelecer a classificao de acordo com suas caractersticas

e necessidades.

Para uma boa classificao, o arquivista deve conhecer a fundo o

funcionamento dos rgos.

Biblioteca:

Utiliza mtodos predeterminados que foram teorizados e experimentados

Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos que

sero classificados.
RESUMO

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CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

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QUANTO AO GNERO
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a
informao foi registrada no mesmo.
Podemos destacar:

Cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis,

contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Ex:
Mapas, plantas.

Iconogrficos: So os documentos em suportes sintticos, em papel

emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Ex: Fotografias.

Informticos ou digitais: So os documentos produzidos, tratados e

armazenados em computador. Necessitam de computador para serem
acessados. Ex: documentos eletrnicos: word, excel.

Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da

microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex:
Microficha, microfilme em rolo.

Textuais: So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou

impressos. Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisies,
atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabela,
questionrios, correspondncia e outros. Podem ser datilografados, impressos
ou manuscritos.

Filmogrficos: So os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas

magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e
fitas videomagnticas.

Sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo

registros fonogrficos. Ex: Discos e fitas audiomagnticas.

QUANTO ESPCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA

Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a

disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata,
relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma).

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Algumas classificaes:
1.
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas,
com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.
Medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento,
resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso,
acrdo, despacho decisrio, lei;
2.
Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os
assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex: parecer, relatrio.
voto, despacho interlocutrio;
3.
Atos de assentamento: so configurados por registros,
consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex:
apostila, ata, termo, auto de infrao;
4.
Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos,
decises etc. Ex: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou
idntica.
5.
Atos de ajuste: so representados por acordos em que a
Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Ex:
tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc);
6.
Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos
normativos em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando,
mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao,
telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e

o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno,
planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

Forma: Estgio de preparao. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou

cpia.

Tipologia documental: apenas a designao da atividade que gerou o

documento. Exemplo: de servio, de posse, de concurso.

Tipo documental: a configurao que assume um documento de acordo com

a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e
Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida

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Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela
Salarial.
Voc gosta de Matemtica? Vamos misturar Arquivologia com
Matemtica? Voc vai gostar!

Veja no exemplo: Carta precatria. Carta espcie; Precatria tipologia e Carta

precatria um tipo documental.
E se fosse um Contrato de Prestao de Servio?

QUANTO NATUREZA DO DOCUMENTO

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e
utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal
o de proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente
o lucro.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e
assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a
classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e
demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal.
Classificao Dos Arquivos
SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da
seguinte forma:
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Arquivos Pblicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies

governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas
funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ,
arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal.
Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies
no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades
especficas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da
Esquina.
SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial quele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de
suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,
controle, conservao etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto
especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo,
os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.
Arquivo especial Depende do SUPORTE
Arquivo especializado Depende do ASSUNTO
RESUMO

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SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo ou Ordinrio: As informaes contidas no documento, no prejudicam a
administrao quando divulgadas.
Qualquer interessado poder apresentar pedido de acesso a informaes aos rgos e
entidades, por qualquer meio legtimo, devendo o pedido conter a identificao do
requerente e a especificao da informao requerida.

Sigiloso: As informaes contidas no documento, por sua natureza devem ser de

conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurana,
quanto a sua custdia e divulgao.
Informao sigilosa: aquela submetida temporariamente restrio de acesso pblico
em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado;

O grau de sigilo divide-se em trs categorias:

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ultra-secreto: 25 anos.
secreto: 15 anos
reservado: 5 anos.

Chegamos a um ponto importante! A LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO

DE 2011 que regulamenta o Acesso a Informaes.
SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO
Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.
Restrito: Limitao possibilidade de consulta, decorrente de regulamentao que
determina prazos ou excluses gerais.
O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se h alguma
restrio decorrente de regulamentao.

SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados
em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e
desenhos, bem como nos arquivos permanentes.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros.
SEGUNDO O ESTGIO DE EVOLUO
Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Trs Idades (Jean Jacques Valette 1973).
Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua
destinao, a distncia entre a administrao e a histria numa sequncia temporal.
TEORIA DAS 3 IDADES
Teoria das 3 idades
1. Arquivo de primeira idade ou corrente
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2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio
3. Arquivo de terceira idade ou permanente

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados
nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entende-se que,
nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem
ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram
criados.
Tambm so chamados de: 1 Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento;
Em curso; Ncleos de arquivo; 1 Fase; 1 Ciclo.

Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio

constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas
cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar
de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h
necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria.
Tambm so chamados de: 2 Idade; Pr-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo;
Purgatrio; Temporrio; Transitrio; 2 Fase; 2 Ciclo.
Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema a economia de
espao e de recursos material e humano. Este arquivo evita a eliminao
descontrolada e permite melhor conservao dos documentos.

Os documentos transferidos aos arquivos intermedirios conservam a classificao que

lhes foi dada nos arquivos correntes.
Atividades do Arquivo Corrente:
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Protocolo

Expedio

Arquivamento

Emprstimo

Consulta

Destinao

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e
que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente
ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva.
Tambm so chamados de: 3 Idade; Histrico; De Custdia; Inativo/passivo; Esttico;
Definitivo; Final; 3 Fase; 3 Ciclo.

So classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituio da instituio;

que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como histricos para a instituio.

Atividades do Arquivo Permanente

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrio e publicao;
conservao e referncia:
1 - ARRANJO: a reunio e ordenao adequada dos documentos.
O Arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro
dos fundos, e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
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Fundo Arquivstico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.

Srie: Divises de um Fundo Arquivstico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossi, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.

Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista no se interessa

apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas tambm dos documentos de
outros rgos que esto sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao
princpio da Provenincia, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo
fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo.
O princpio da Provenincia corresponde expresso francesa respect des fonds,
respeito aos fundos, que tambm muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associao dos Arquivistas
Holandeses

Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedncia,

data, nmero, assunto e nome.
O mtodo de arranjo deve ser sempre baseado na organizao primitiva, que
corresponde organizao da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto
possvel, a ordem originria, ou seja, a ordem de arquivamento em que este
conjunto era armazenado na instituio de origem. S de depois de um
levantamento poder-se- julgar se possvel fazer qualquer alterao.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura
geral do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele
voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

2 DESCRIO E PUBLICAO: a elaborao de instrumentos de pesquisa para

identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumria ou pela analtica, facilitando
o acesso aos documentos e a divulgao do acervo.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o
contedo e as caractersticas dos documentos. Vrios so os instrumentos de que
pode dispor um arquivo.
3 - CONSERVAO: So as medidas de proteo aos documentos e ao local de seu
acondicionamento, visando impedir sua deteriorao.
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4 - REFERNCIA: Estabelecer polticas de acesso aos documentos, essa a funo da

atividade de Referncia.
Nessa atividade so realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser
consultado, e no permitir a consulta de informaes com restries.
Tambm estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais
usurios tero acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.
Valorao dos Documentos
Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se
ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor
pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo)
e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor
temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia,
perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam
esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm
chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.
Tambm pode ser chamado de:
VALOR PRIMRIO (Imediato): manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so
necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatrios etc;
2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo
prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais.
Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e
comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias
governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder
seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
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Tambm pode ser chamado de:

VALOR SECUNDRIO (Mediato): subdivide-se em:
1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao,
reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de
Motivos etc;
2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas
informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de
Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos,
Indicadores Econmicos etc.
Veja:
Ciclo Vital dos Documentos:

RESUMO

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INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA: destinado orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos
fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. o mais genrico, informa
a totalidade dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o
histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo
integrante do acervo da instituio. Tem endereo, telefone, horrio de
funcionamento, conduo para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos,
requisitos exigidos do pesquisador.
INVENTRIO: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo so
identificadas e descritas.
Sumrio: onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divises so
identificadas e descritas sucintamente. Reflete o arranjo, sua finalidade descrever a
composio do fundo. Possui introduo com breve histrico sobre a instituio.
Exemplo:
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Analtico: onde as unidades de arquivamento so descritas pormenorizadamente,

proporcionando ao usurio o conhecimento individualizado das unidades de
arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
Exemplo:

CATLOGO: Instrumento de Pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,

cronolgico, onomstico ou geogrfico. Inclui todos os documentos pertencentes a um
ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumria. Sua finalidade
agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma
poca, digam respeito mesma pessoa, etc.
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REPERTRIO: Trata-se de um catlogo seletivo, descreve pormenorizadamente

documentos previamente selecionados. Os documentos tm valor especfico sobre
determinados assuntos. Tem a inteno de ressaltar documentos individuais.
NDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemtica, pormenorizada dos
elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em
determinada ordem para indicar sua localizao no texto. Remete o leitor ao contexto
onde se acha inserido o termo indexado.
TABELA DE EQUIVALNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de
antigas notaes para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual
que tenha sido empregado em virtude de alteraes no sistema de arranjo.
LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO: Relao elaborada com o objetivo de controlar a
entrada de documentos em arquivos intermedirios e em arquivos permanentes.
Exemplo:

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Tipos de Arquivos
Quanto ao tipo, os arquivos so classificados em setoriais e centrais.
Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos
mesmos, cumprindo funes de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do
arquivo corrente junto aos rgos operacionais.

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Competncias dos Arquivos Setoriais:

racionalizar a produo, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e
acumulados pelos rgos que compem as unidades aos quais esto subordinados;
conhecer a estrutura funcional e as relaes hierrquicas dos rgos aos quais esto
subordinados;
manter o controle dos Arquivos Correntes dos rgos e seus respectivos acervos;
atender e controlar consultas e emprstimos de documentos que esto sob sua
custdia;
participar do processo de avaliao de documentos, procedendo aos descartes
necessrios e transferindo a documentao de acordo com a Tabela de Temporalidade
e destinao de documentos, das atividades meio e fim, para o Arquivo Central;
elaborar o Termo de Eliminao dos documentos descartados;
elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo
Central (Termo de Transferncia de documentos e/ou Termo de Recolhimento de
Documentos);
orientar e coordenar a execuo de diretrizes e normas emanadas do Arquivo
Central;
zelar pelas condies de conservao do acervo documental produzido e acumulado,
enquanto estiverem sob sua custdia;
exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.
Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos
setoriais. Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, no s os documentos ficam
reunidos em um nico local, mas tambm h a concentrao de todas as atividades de
controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente de um nico rgo da estrutura organizacional. Essas
atividades so realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.
Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial
Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto
importante a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios
de arquivo em fase corrente. A descentralizao se aplica apenas fase corrente de
arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre
centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados.
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Os arquivos correntes so aqueles que guardam os documentos mais recentes e
frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem
localizados nos prprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou
prximos a estes.
No esquea: A adoo de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo
central) as atividades do arquivo corrente.
Independentemente da centralizao, as normas e atividades de controle e orientao
devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicao de critrios
diferenciados no modo como funcionaro os arquivos da mesma instituio.

RESUMO

Prazo de Guarda
Prazo de guarda (ou perodo de reteno) o perodo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermedirio.

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O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com

os seguintes fatores:

frequncia de uso das informaes contidas nos documentos;

existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos

(prazos prescricionais);

existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos

recapitulativos);

necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas

administrativas (prazos precaucionais).
O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo
definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase
intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser,
portanto, a soma das duas fases em questo.

Destinao dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua
destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda
permanente.

Lista de Eliminao

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uma relao especfica de documentos a serem eliminados numa nica operao e
que necessita ser aprovada pela autoridade competente.
Exemplo:
Especificao do Documento

Datas

Quantidade

Controle Oramentrio

1980-1981

3 pastas

Notas de Remessa de Material

1947-1981

43 pastas

Prestao de Contas de Malotes

1955-1977

348 pastas

Critrios que Regulam a Reteno de Documentos

Devem ser conservados documentos que provem como a instituio foi organizada e
como funciona e que possam responder funes tcnicas relativas a operaes da
organizao, como pesquisas e projetos.
Critrios que Regulam a Eliminao de Documentos

Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja reproduzido

em outro;
Cpias cujos originais sejam conservados;
Documento cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro;
Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros;
Documentos que se tornaram obsoletos e no representam interesse para a
administrao.

Aps determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de

eliminao correspondentes, os quais devem conter a identificao dos conjuntos
documentais, datas, natureza do documento e quantidade, bem como a indicao do
instrumento de destinao (tabela de temporalidade ou lista de eliminao) que
autoriza a destruio.
Os processos mais indicados de eliminao so: fragmentao, macerao, alienao
por venda ou doao.

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O processo de incinerao deve ser evitado por no ser ecologicamente
correto. Observe: No proibido, mas os autores dizem que no recomendvel.

Tabela da Temporalidade
A Tabela da Temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao dos
documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua
destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma comisso chamada de Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos e
ser aprovada por autoridade competente do rgo para que possa ser aplicada na
instituio.
Decreto 4703
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda
comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao
produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos
documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.
Veja a importncia da Tabela da Temporalidade e a responsabilidade de
quem a elabora: Definir se um documento deve ser eliminado ou recolhido ao arquivo
permanente. Quando um documento eliminado erroneamente ele pode fazer falta
administrao, principalmente se o prazo de guarda dele tambm foi avaliado de
forma equivocada. Tambm no deixa de trazer consequncias o fato de um
documento que deveria ter sido eliminado ser arquivado permanentemente. Isso
ocasionar custos para preservao, armazenamento desse documento. Por isso a
importncia de uma avaliao sem erros e por isso a Tabela da Temporalidade dever
ser aprovada por autoridade competente do rgo.

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O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro

e sua possvel destinao.
Quando um documento est no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa
fase, ele poder ser eliminado, transferido ao arquivo intermedirio ou recolhido ao
arquivo permanente.
Quando um documento est no arquivo intermedirio, decorrido seu prazo de guarda
nessa fase, ele poder ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais ser eliminado.

RESUMO

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Exemplo Tabela de Temporalidade

Assunto

Prazos de Guarda

Destinao
Final

OBS

Corrente Intermedirio
000 Administrao Geral
Modernizao
Reforma
Administrativa
Planos,
programas
projetos
trabalho

e
de

5 anos

5 anos

Registro
nos
rgos
3 anos
competentes

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5 anos

9 anos

Guarda
Permanente

Guarda
Permanente

So
passveis
de
eliminao
documentos que se
encontrem
recapitulados
em
outros.

Eliminao

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Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos
previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos
relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com
a sua destinao:
1) Eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao
depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de
trituradoras.
2) Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados
de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao
final;
3) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o
arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua
guarda permanente e seu acesso pblico. No arquivo permanente, o tratamento
tcnico dos documentos feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que
podero ser subdivididos em sries e subsries.

ORGANIZAO DE ARQUIVOS
A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em:
LEVANTAMENTO DE DADOS

Legislao pertinente:

a) mbito externo
procedimentos.

empresa:

leis,

decretos,

resolues,

normas

b) mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.

c) mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.
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Organizao:

a) Organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio

delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que
integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.
b) Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando
claras as atividades de cada um de seus rgos.

Documentao:

a) Gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc.

b) Tipo e espcies documentais: cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem
de computador.
c) Volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms.
d) Estado fsico: necessidade de restaurao.

Processos:

a) Rotinas e formulrios em uso na empresa.

b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a
correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso,
carimbar, data).
c) Arranjo e classificao documental.

Recursos:

a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da

empresa (nvel das pessoas, escolaridade).
b) Fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento.
c) Ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.
ANLISE DE DADOS COLETADOS
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar
habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu
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diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada
caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma
instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto,
uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do
arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra
seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e
permanente. Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da
instituio.
IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO
A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto
arquivstico e seu acompanhamento.

Ainda sobre Organizao de Arquivos:

Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de
segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:
Segurana: O arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana,
incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao.
Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do sigilo, impedindo ou
dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
Preciso: O arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a
documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado, ou de
qualquer documento que tenha sido dele retirado.
Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As
possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e a
variedade de documentos no exigem necessariamente um arquivo complexo e de
difcil entendimento.
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Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da

empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do volume e complexidade dos
documentos a serem arquivados. As normas de classificao no devem ser muito
rgidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.
Acesso: O arquivo deve oferecer condies
proporcionando pronta localizao dos documentos.

de

consulta

imediata,

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante
no momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem
adotados no arranjo da documentao corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que
devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada
observao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir qual
o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.

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