Creación y legalización ACE

NORMATIVAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIN COMUNAL PARA LA
EDUCACIN (ACE).
INDICE
DOCUMENTO 1_________________________________________________________3
I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
(ACE)._________________________________________________________________3
DOCUMENTO 2________________________________________________________39
II.
PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR ANUAL POR LA
MODALIDADES DE ADMINISTRACIN ESCOLAR_________________________39
DOCUMENTO 3________________________________________________________59
III.
PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS__

_________________________________________________________________59
DOCUMENTO 4________________________________________________________83
IV.
PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS_________________________________________________________83
DOCUMENTO 5_______________________________________________________141
V.
PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES:
LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS_______141
DOCUMENTO 6_______________________________________________________164
VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIN DE LA
INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO._______________164
DOCUMENTO 7_______________________________________________________177
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LA TRANSFERENCIA
MENSUAL.___________________________________________________________177
DOCUMENTO 1
I.
PASO A PASO PARA LA INTEGRACION,

LEGALIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
(ACE).
INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en la
integracin, legalizacin y funcionamiento de las Asociaciones Comunales para la
Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios
establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la
Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones pblicas
con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del MINED.
Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor
esfuerzo para cumplir con este documento.
El documento presenta los procedimientos relacionados con:
Creacin de la Asociacin Comunal para la Educacin

Sustitucin de Miembros
Vencimiento del perodo de los Miembros.
Ampliacin del Servicio Educativo.
Dejar sin efecto la Personalidad Jurdica de la Asociacin Comunal para la
Educacin.
Legalizacin del cambio de modalidad en un Centro Educativo
QU ES EL PROGRAMA EDUCACIN CON PARTICIPACIN DE LA COMUNIDAD
(EDUCO)?
Es una estrategia de provisin de servicios educativos del nivel de Parvularia, Bsica y
Media con participacin de la comunidad en las reas rurales de difcil acceso de
nuestro pas.
i. CMO SE BENEFICIA UNA COMUNIDAD CON LA

CREACIN DEL SERVICIO EDUCATIVO DEL
PROGRAMA EDUCO?
Las comunidades rurales que carecen de un centro escolar, pueden solicitar al
Ministerio de Educacin a travs de la Direccin Departamental de Educacin la
creacin de secciones del programa EDUCO, que sern administradas por una
Asociacin Comunal para la Educacin (ACE); debiendo reunir los siguientes requisitos:
La Comunidad debe ser exclusivamente rural, de difcil acceso o urbano

marginal.
Situada dentro de un radio de 3 Kilmetros como mnimo al centro escolar ms
cercano o tener un alto grado de riesgo o peligrosidad a menos de 3 Kilmetros
de distancia de los centros educativos ms cercanos.
Poseer poblacin escolar promedio de 28 alumnos para una seccin.
Llenar solicitud de asignacin del servicio educativo, bajo la modalidad del
Programa EDUCO.
ii. CMO SE
LEGALIZA UNA
COMUNAL PARA LA EDUCACIN?
ASOCIACIN
La creacin del servicio educativo por primera vez, luego de ser aprobado por el
Ministerio de Educacin (MINED) mediante el Acuerdo de Acreditacin del Centro
Educativo; requiere la eleccin y constitucin de la Junta Directiva de la ACE en
Asamblea General de la Comunidad.
El Acta de Constitucin, es el documento que se firma cuando por primera vez se
organiza una Junta Directiva de la ACE en una Comunidad.
Para ello se convoca a Asamblea General a los padres y madres de familia y
representantes de estudiantes y dems miembros de la Comunidad en general; a
representantes del Ministerio de Educacin de nivel nacional y/o departamental al acto
de eleccin y constitucin de la Junta Directiva de la ACE.
Antes de firmar el Acta de Constitucin, se debe haber ledo el Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educacin y se debe haber realizado la eleccin.
El Acta es firmada por los cinco miembros de la Junta Directiva electos y por todos los
asistentes a la reunin de Asamblea General y el representante del Ministerio de
Educacin.
Es importante considerar en la eleccin de la Junta Directiva, los siguientes aspectos:
Los miembros de la Junta Directiva no podrn ser cnyuges, ni parientes entre s

dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.
Los miembros deben ser padres activos (tener hijos matriculados en el Centro
Escolar).
En su defecto los miembros deben ser los representantes legales de los
educandos.
El perodo de duracin de cada Junta Directiva es de dos aos
Los miembros no pueden ser reelegidos en el mismo cargo durante dos perodos
consecutivos, sino en otro cargo por un perodo igual.
Despus de elegida la Junta Directiva de la ACE, la Direccin Departamental elabora el

Acuerdo de Personalidad Jurdica, que es el documento legal que le confiere a la ACE,
como Modalidad de Administracin Escolar Local la facultad para administrar los

servicios educativos.
Una ACE puede ser organizada por dos causales:
A) POR LA CREACIN DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO.
B) POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO.
A continuacin se presentan los Procedimientos para cada causal.
A) PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE UNA ACE POR LA CREACION
DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO
PASO
1.
RESPONSABLE
Comunidad
2.
Direccin
Departamental de
Educacin
Direccin
Departamental de
Educacin
3.
4.
5.
Direccin Nacional
de
Gestin Educativa
Direccin Nacional
de
Gestin Educativa
ACTIVIDAD
Presenta a la Direccin Departamental peticin
por escrito de apertura del servicio educativo.
Recibe peticin de apertura y verifica la
necesidad.
6.
Direccin de
Acreditacin
Elabora informe de verificacin de la necesidad.

Enva a la Direccin Nacional de Gestin
Educativa solicitud de creacin del servicio,
agregando:
o Informe de verificacin.
o Certificacin geogrfica del nombre lugar,
autorizada por la Alcalda de la localidad.
o Solicitud para denominar al Centro
Educativo.
Recibe y analiza la solicitud del servicio aplicando
los requisitos establecidos.
Si cumple los requisitos:
o Verifica si hay disponibilidad financiera
para autorizar la asignacin del servicio a
la Direccin Departamental.
o Si hay disponibilidad financiera, solicita la
creacin del Centro Educativo a la
Direccin de Acreditacin, cumpliendo las
normativas de la Direccin.
Si no cumple los requisitos, se informa a la
Direccin Departamental y devuelve peticin.
Verifica solicitud, y si cumple requisitos genera y
legaliza Acuerdo de Creacin del Centro
Educativo.
Enva Transcripcin del Acuerdo a la Direccin
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Direccin Nacional
de
Gestin Educativa
Direccin
Departamental de
Educacin
Comunidad
Representante de la
Direccin
Departamental de
Educacin
Comunidad
Representante de la
Direccin
Departamental de
Educacin
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
14.
15.
Director (a)
Departamental
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Nacional de Gestin Educativa.

Comunica autorizacin del servicio educativo a la
Direccin Departamental, anexando Transcripcin
del Acuerdo de Creacin del Centro Educativo.
Comunica a la Comunidad la aprobacin del
servicio educativo y delega a un representante
para apoyar en la constitucin de la ACE.
Recibe aprobacin del servicio.
Convoca a Asamblea General para la constitucin
de la ACE y eleccin de la Junta Directiva, en
coordinacin con la Direccin Departamental.
Participa en la Asamblea General informando
sobre el programa EDUCO y el funcionamiento
de la ACE, dando a conocer el Reglamento de la
misma.
Elige los miembros de la Junta Directiva, en
votacin secreta o pblica.
Levanta el Acta de Constitucin de la ACE (Anexo
1).
Presenta el Acta a la Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental para su Visto Bueno,
anexando copias de documentos de identidad
personal.
Certifica tres copias del Acta de Constitucin
Revisa Acta de Constitucin de la Junta Directiva,
en original y copias certificadas.
Si la documentacin est correcta ingresa
informacin a la base de datos.
Elabora Acuerdo de Personera Jurdica
(Anexo 2) y dos Transcripciones (Anexo 3),
estas ltimas las pasa a firma del Director (a)
Departamental.
Firma las dos Transcripciones del Acuerdo, y las
devuelve a Gestin Educativa.
Prepara nota de solicitud de trmite anexando:
o Acuerdo de Personalidad Jurdica en
original, con su respectiva Transcripcin.
o Copia de la Transcipcin del Acuerdo de
Creacin del Centro Educativo.
o Copia certificada del Acta de Constitucin
de la ACE.
Pasa nota de solicitud a firma del Director
Departamental Nacional de Gestin Educativa.
Organiza expediente de la ACE con la siguiente
documentacin:
Copias
certificadas
del
Acta
de
Constitucin de la ACE.
o Transcripcin del Acuerdo de Personera
Jurdica.
o Copia de la Transcripcin del Acuerdo de
Acreditacin del Centro Educativo
o Copia de la nota de solicitud de
legalizacin firmada por el Director(a)
Departamental de Educacin.
Direccin Nacional
Recibe y revisa el Acuerdo de Personalidad
de
Jurdica, con sus anexos.
Gestin Educativa
Enva a Asesora Jurdica para firma del Titular
del Ramo de Educacin.
Unidad de Asesora
Recibe y revisa informacin, si la documentacin
Jurdica del MINED
es correcta enva el Acuerdo a firma del Titular
del Ramo Educacin.
Recibe el Acuerdo de Personera Jurdica
firmado por el Titular, Transcripcin y
documentacin de respaldo y lo remite a la
Subgerencia de Recursos Humanos.
Subgerencia de
Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Recursos Humanos
Despacho para ser remitidos a: La Direccin
Departamental con sus Anexos y otra copia a la
Direccin de Modalidades del Nivel Central.
Registra en el Libro de control correspondiente y
enva el original del Acuerdo para su rbrica a
Casa Presidencial.
Con la rbrica de Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
Direccin
Recibe documentacin y resguarda en su
Departamental de
expediente Departamental respectivo.
Educacin
Entrega copia de la Transcripcin del Acuerdo a
la ACE.
Asociacin Comunal Recibe de la Direccin Departamental:
para la Educacin
Copia de la Transcripcin del Acuerdo de
Personalidad Jurdica y
Acta de Constitucin de la ACE con el Visto
Bueno del Coordinador (a) de Gestin Educativa
Departamental para ser guardados en el Archivo
que lleva la ACE.
o
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Secretario
ACE
de
la
Legalizan Libro de Actas de la ACE (Anexo 4).
B) PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UNA ACE POR CAMBIO DE

EN UN CENTRO EDUCATIVO.
1.
Comunidad
Educativa.
2.
Representante de la
Comunidad
Educativa.
3.
Director
Departamental
Educacin.
(a)
de
MODALIDAD
Convoca a Asamblea General

Analizan y deciden la organizacin de una ACE
para que administre el Centro Educativo.
Levanta Acta, sobre la decisin tomada y las
justificaciones para que el Centro Educativo sea
administrado por una ACE. Dicha Acta deber
ser firmada por todos los presentes,
registrndose adems el nmero de DUI.
Elabora solicitud de cambio de modalidad,
anexando el acta en original.
Presenta
la
solicitud
a
la
Direccin
Recibe solicitud de la comunidad educativa, para
que el Centro Educativo sea administrado por la
ACE.
Delega a un representante de la Direccin
Departamental para que estudie y verifique el
caso.
Verifica la peticin de la Comunidad
Presenta informe y recomendacin al Director(a)
Departamental.
4.
Representante de la
Direccin
Departamental
de
Educacin.
5.
Director(a)
Departamental
Educacin.
Recibe, analiza el informe y de estar de

conformidad solicita a la Direccin Nacional de
Gestin Educativa aprobacin para crear la ACE.
Si cumplen los requisitos establecidos para
organizar la ACE, verifica la disponibilidad
financiera, y enva nota de autorizacin a la
Direccin Departamental de Educacin.
Recibe nota de autorizacin.
Enva nota de autorizacin, Acta de la decisin
de la comunidad y solicitud de cambio de
modalidad a la Coordinacin de Gestin
Educativa para que inicie los trmites para
organizar la ACE.
Realiza trmites para organizar una ACE,
siguiendo los pasos del 9 al 12 del
procedimiento A: ORGANIZACIN DE UNA
ACE POR CREACIN DEL SERVICIO
EDUCATIVO, DEL ROMANO III DE ESTE
DOCUMENTO.
de
6.
Direccin Nacional
de
Gestin
Educativa.
7.
Director(a)
Departamental
Educacin.
8.
de
Coordinacin
de
Gestin Educativa.
Si la documentacin esta correcta ingresa

informacin a la base de datos.
Una vez que Acreditacin le haya notificado el
cambio de cdigo del centro educativo que ser
administrado por la ACE; emite Acuerdo de
Personera Jurdica y dos Transcripciones del
mismo, las cuales pasa a firma del Director(a)
Prepara expediente y sigue los pasos PARA
LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN
UN CENTRO EDUCATIVO, de conformidad al
procedimiento VIII de este documento.
MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIN DE LA ACE Y ELECCIN

DE LA PRIMERA JUNTA DIRECTIVA
MODELO DE ACUERDO DE PERSONALIDAD JURDICA DE LA

ACE
MODELO DE
TRANSCRIPCIN
PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE
DE
ACUERDO
DE
INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIN Y USO DEL LIBRO

DE REGISTRO DE ACTAS
iii. QU PROCEDIMIENTO SE SIGUE PARA LA

SUSTITUCIN DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA
DIRECTIVA DE LA ACE?
Para sustituir a uno o varios miembros Directivos que renuncien, fallezcan o sean
destituidos antes de que termine el perodo de dos aos para el que fueron electos, se
debe elaborar un Acta de Enmienda. Esta ser firmada, despus de celebrada la
eleccin y de ser leda a los presentes, por los Directivos anteriores, los Directivos
sustitutos, el representante del MINED y todos los asistentes a la Asamblea General.
Los nuevos miembros deben reunir los siguientes requisitos:
El nuevo miembro tiene que ser electo en Asamblea General extraordinaria.
Para ser electo como miembro de la Directiva, deben ser padres, madres o
representantes legales con hijos(as) en el Centro Educativo.
No ser pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de
afinidad con otro miembro electo.
A continuacin se presenta el procedimiento para la sustitucin de los miembros durante

el perodo de dos aos.
Paso
Responsable
Actividad
1.
Presidente de la ACE o
Convoca a reunin extraordinaria de
mayora de miembros
Asamblea General para eleccin de nuevos
de la Comunidad
miembros.
2.
Junta Directiva de la
Desarrolla la Asamblea General para la
ACE
eleccin de los nuevos miembros,
mediante voto pblico o secreto.
Si la sustitucin fuera la del Presidente,
ste deber rendir informe y hacer entrega
mediante inventario de los bienes, recursos
y registros a la nueva Junta Directiva.
3.
Secretario de la ACE
Asienta en el Libro de Actas de la ACE el
Acta de Enmienda correspondiente.
(Anexo 5)
Saca fotocopia del Acta de Constitucin
clara y legible y al reverso de la ltima
copia, si son ms de 2 pginas, Certifica el
Acta y la sella. (Anexo 6)
4.
Presidente de la ACE
Presenta a la Direccin Departamental
para legalizar los nuevos miembros la
siguiente documentacin:
Certificacin del Acta de Enmienda.
Copia de renuncia, Acta de defuncin o
certificacin del Acta donde se exprese la
causal de expulsin, segn el caso.
Los nuevos miembros debern anexar
copia del DUI.
5.
Direccin
Recibe y revisa documentacin.
Departamental de
Ingresa informacin en la base de datos.
Educacin
Emite nota de cambio de firmas para el
banco (si aplica) la cual deber ser firmada
por
el
Director
Departamental
de
Educacin.
6.
Recibe nota de cambio de firma al banco
ACE
(si aplica) y los legaliza. (Anexo 7)
MODELO DE ACTA DE ENMIENDA AL ACTA DE ELECCIN DE

LA ACE
MODELO DE CERTIFICACIN DEL ACTA DE ENMIENDA
MODELO DE NOTA DE CAMBIO DE FIRMAS AL BANCO
iv. CMO SE ELIGEN LOS NUEVOS DIRECTIVOS DE

LA ACE CUANDO FINALIZA EL PERODO DE DOS
AOS?
Cuando la Junta Directiva ha finalizado su perodo de dos aos, se realiza la eleccin de
los nuevos miembros por un perodo igual.
La Junta Directiva saliente al finalizar su perodo de 2 aos tiene ciertas obligaciones:
1.
Elabora el Informe final y documentacin de soporte de los recursos asignados

durante su administracin, para su entrega a la nueva Junta Directiva. Dicho
Informe deber contener los siguientes documentos:
Inventario de Bienes muebles y libros.

Entrega del Archivo general, que contenga:
Documentacin legal (Reglamento Especial de las ACE, Acuerdo Ministerial de
Personalidad Jurdica, Libro de Actas, nota de cambio de firmas y Convenios);
Documentos financieros (recibos, facturas, planillas, estados de cuentas,
conciliaciones bancarias, Libro de Ingreso y Gastos, chequera, etc.);
Documentos administrativos (contratos, libros de visitas, libros de matricula
escolar, etc.)
Cierre del periodo con su respectivo saldo.
2.
Elabora el Acta de Finalizacin del Perodo y Traspaso del Patrimonio de la ACE

la cual deber ser firmada por los directivos salientes, nuevos miembros y
representantes de la Direccin Departamental del MINED.
3.
Remite copia del Acta de traspaso a la Oficina Central y Departamental de

Educacin.
A continuacin encontrar los pasos a seguir para la de Eleccin de la Nueva Junta

Directiva de la ACE cuando la Junta Directiva saliente finaliza su periodo ordinario, de
dos aos:
Paso
1.
2.
3.
Responsable
juntamente con el
Representante de la
Direccin
Departamental de
Educacin
ACE
Representante de la
Direccin
Departamental de
Actividad
Convoca a reunin extraordinaria de Asamblea
General para eleccin de los nuevos miembros
que integraran la nueva Junta Directiva, por lo
menos un mes antes de que finalicen las
funciones los actuales miembros.
Apertura la Asamblea General para la eleccin

de los nuevos miembros.
Desarrolla la Asamblea General Extraordinaria.
Da a conocer los objetivos de la reunin y el
Reglamento Especial de las Asociaciones
Educacin
4.
5.
Representante de la
Departamental de
Educacin y
Secretario (a) de la
ACE
Representante de la
Departamental de
Educacin
8.
Directiva saliente de la
ACE
9.
Secretario saliente de
la ACE
10.
Representante de la
Departamental de
Educacin
Coordinacin de
Gestin Educativa
6.
7.
11.
12.
Comunales para la Educacin antes de la

eleccin de la nueva Junta Directiva.
Rinde informe de la eleccin de la nueva Junta
Directiva.
Desarrolla la reunin de la nueva Junta
Directiva, segn lo establecido en el
Reglamento Especial de la ACE.
Con la colaboracin del representante de la
Departamental de Educacin, asienta en el
Libro de Actas de la ACE, el Acta de Eleccin
(Anexo 8).
Juramenta a los miembros de la nueva Junta
Directiva y firma el Acta de Eleccin.
Obtiene la firma de todos los asistentes a la
Reunin.
Hace entrega, mediante inventario de los
bienes, recursos y registros a la nueva Junta
Directiva, mediante Acta de finalizacin del
perodo y traspaso del patrimonio de la ACE la
que deber ser firmada por los directivos
salientes, directivos entrantes y representantes
de la Direccin Departamental de MINED
(Anexo 10).
Con la colaboracin del representante de la
Departamental de Educacin certifica el Acta
del paso 8.
Presenta Cuadro de Transcripcin del Acta de
Eleccin y certificacin del Acta de Traspaso a
la Coordinacin de Gestin Educativa.
Recibe documentacin anterior y saca copias
para hacer entrega de los originales a
Pagadura Departamental.
Elabora su expediente e ingresa informacin
en la base de datos.
Emite nota de cambios firmas para el Banco
para firma del Director Departamental de
Educacin.
Recibe nota de cambio de firma al Banco y los
legaliza.
MODELO DE ACTA DE ELECCIN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE

LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
MODELO DE CUADRO DE TRANSCRIPCIN DEL ACTA DE

ELECCIN POR SUSTITUCIN
MODELO DE ACTA DE FINALIZACIN DEL PERODO Y

TRASPASO DE PATRIMONIO DE LAS ASOCIACIONES
COMUNALES PARA LA EDUCACIN (ACE)
v. CUL ES EL PROCEDIMIENTO
AMPLIACIN DEL NIVEL EDUCATIVO?
PARA
LA
La ampliacin del servicio consiste en la autorizacin a la ACE para atender el nivel de

Educacin Media.
A continuacin se presenta el procedimiento que se debe realizar para dicha ampliacin:
Paso Responsable
1.
Junta Directiva de
la ACE
2.
Direccin
Departamental de
Educacin
3.
Direccin de
Modalidades
4.
Direccin de
Acreditacin
5.
Direccin
Departamental de
Educacin
Actividad
Presenta por escrito la necesidad de ampliacin del
nivel educativo a la Direccin Departamental, cuatro
meses antes de que finalice el ao escolar.
Verifica el servicio solicitado, en funcin a los
criterios de crecimiento natural y nmero
de
alumnos promedio por seccin.
Si cumple con los criterios anteriores, presenta
solicitud a la Direccin de Modalidades.
Recibe, revisa y analiza solicitud de ampliacin del
servicio.
Si cumple con los requisitos establecidos y hay
disponibilidad de recursos para su financiamiento;
pasa a la Direccin de Acreditacin para la
verificacin del servicio.
Verifica la necesidad del servicio, y aprueba la
ampliacin.
Elabora Acuerdo de Ampliacin del servicio para
Educacin Media, y realiza los trmites en la Oficina
de Asesora Jurdica para su correspondiente
legalizacin.
Recibe Transcripcin del Acuerdo firmado de
ampliacin del Servicio y realiza modificacin o
adenda al Convenio ya firmado.
Enva modificacin o adenda a la Junta de la ACE.
Pagadura Departamental realiza trmites para la
transferencia de fondos.
vi. CMO SE DEJA SIN EFECTO LA PERSONALIDAD

JURDICA DE LA ACE?
La Personalidad Jurdica de una ACE se puede dejar sin efecto por las siguientes
causales:
1.
Cuando la comunidad educativa decide que el Centro
Educativo sea administrado por otra modalidad de Administracin
Escolar Local, previa autorizacin del MINED.
2.
Porque se cierra definitivamente la ACE por baja
matrcula, por desplazamiento de la poblacin, o por
reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en
una misma infraestructura.
A continuacin encontrar los procedimientos a seguir para cada una de las causales:
A) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE
LA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD.
Paso
Responsable
Actividad
1.
Asamblea General
En coordinacin con la Junta Directiva de la
de la Comunidad
ACE, analiza el cambio de Modalidad de
Administracin Escolar local.
2.
Secretario de la
Levantan Acta sobre la decisin de la comunidad
ACE
del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurdica. Dicha Acta deber ser
firmada por los presentes, registrando su nmero
de DUI.
Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director (a) Departamental de Educacin
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
Presidente de la ACE.
Presenta solicitud anexando original del acta.
3.
Director(a)
Delega a un representante de la Departamental
Departamental de
de Educacin para estudiar y verificar la solicitud.
Educacin
4.
Representante de la
Verifica la causal, informa y recomienda a la
Direccin
Departamental de
Educacin
5.
Director(a)
Recibe el informe y la solicitud, y de estar de
Departamental de
conformidad, solicita a la Direccin Nacional de
Educacin
Gestin Educativa aprobacin para cerrar la
ACE.
6.
Direccin Nacional
Analiza la decisin tomada por la Comunidad y
de Gestin
las justificaciones para que el Centro Educativo
Educativa
cambie de modalidad.
En base al anlisis la Direccin aprueba o
desaprueba el cambio de modalidad.
Si el cambio es desaprobado, informa y devuelve
la documentacin presentada a la Direccin
Departamental correspondiente.
7.
Director(a)
Si aprueba el cierre comunica por escrito a la
Departamental de
ACE, que se ha autorizado la solicitud de la
Educacin
Comunidad Educativa para cambio de modalidad
de Administracin Escolar Local.
8.
ACE
9.
Secretario de la
ACE
10.
Presidente de la
ACE
Director(a)
Departamental de
Educacin
Coordinador(a) de
Gestin Educativa
Departamental
11.
12.
Solicita y gira instrucciones a la Coordinacin de

Gestin Educativa Departamental para que se
inicie el proceso de cierre de operaciones de la
ACE para dejar sin efecto la Personalidad
Jurdica.
Procede a liquidar los fondos establecidos para
el pago del servicio, con el apoyo de un
representante de la Direccin Departamental de
Educacin (Anexo 11).
Procede a liquidar fondos de bonos recibidos.
Revisa y actualiza inventario de bienes muebles
y libros.
Prepara documentos a entregar a la Direccin
Procede al traspaso de bienes y documentos a la
Elabora Acta de traspaso de bienes (Anexo 12)
la cual debe ser firmada y sellada por todos
miembros de la ACE; y el representante de la
Elabora Acta de cierre de operaciones (Anexo
13) en el libro de Actas de la ACE, la cual debe
ser firmada por todos los miembros.
Prepara nota de solicitud para dejar sin efecto la
Personera Jurdica de la ACE, anexando:
o Liquidacin de fondos para el pago de los
o Certificacin del Acta de Traspaso de
bienes del Centro Educativo.
o Copia de inventario.
o Copia de Hoja de liquidacin de bonos.
o Certificacin del Acta de Cierre de
operaciones.
o Copia del Acuerdo de Pesonera Jurdica.
Firma solicitud y enva con anexos a la Direccin
Departamental de Educacin correspondiente.
Recibe, revisa y pasa a Gestin Educativa para que se
emita el Acuerdo para dejar sin efecto la Personalidad
Jurdica.
Recibe y revisa documentacin.
Ingresa datos al sistema y emite el Acuerdo
Ejecutivo
para
dejar
sin
efecto
la
Personalidad
Jurdica
con
dos
Transcripciones (Anexo 14 y 15).
Pasa las Transcripciones a firma del Director
Departamental.
13.
Director(a)
Departamental de
Educacin
Firma y sella transcripciones.

Devuelve a Gestin Educativa.
14.
Coordinador(a) de
Gestin Educativa
Departamental
Continua los pasos del 4 al 7 del Romano VIII

procedimiento para legalizar Cambio de
modalidad
en
un
Centro
Educativo
administrado por una ACE; de este
documento.
B) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE

LA ACE POR CIERRE DEFINITIVO.
Paso
1.
Responsable
Asamblea General
de la Comunidad
2.
Secretario de la
ACE
3.
Director(a)
Departamental de
Educacin
Representante de la
Departamental de
Educacin
4.
Actividad
En coordinacin con la Junta de Directiva de la ACE,
analiza la continuidad del servicio por las siguientes
razones:
Baja matrcula a la establecida para secciones
de Parvularia, Bsica y Especial.
Reordenamiento administrativo al coexistir dos
modalidades en la misma infraestructura
educativa.
Desplazamiento de la poblacin a otro lugar.
Cambio de modalidad.
Levantan Acta sobre la decisin de la comunidad
del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurdica. Dicha Acta deber ser
firmada por los presentes, registrando su nmero
de DUI.
Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director(a)
Departamental
de
Educacin
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
Presenta solicitud anexando original del acta.
Delega a un representante de la Departamental de
Educacin para estudiar y verificar la solicitud.
Verifica la causal, informa y recomienda a la

Si procede el cierre, solicita a la ACE, prepare
documentacin financiera de los rubros
establecidos para el pago del servicio.
Realiza liquidacin de los fondos transferidos
para el pago del servicio, por ao desde la
5.
ACE
6.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
7.
Director(a)
Departamental de
Educacin
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
8.
creacin de la ACE (Anexo 11) y de haber saldo

orienta a la ACE para que haga el reintegro a la
Orienta a la ACE para que liquide los bonos
pendientes.
Orienta a la ACE para que actualiza el inventario
de bienes muebles y libros.
Cuando la ACE haya liquidado los fondos para el
pago del servicio y de bonos, la orienta para que
elabore el Acta de traspaso de bienes del Centro
Educativo (Anexo 12).
Orienta a la ACE para que finalmente elabore el
Acta de Cierre de Operaciones (Anexo 13).
Presenta a la Direccin Departamental:
Hoja de liquidacin de bonos.
Liquidacin de fondos para el pago de servicios
firmada por el Presidente y el Tesorero de la
ACE, y por el representante de la Direccin
Certificacin del Acta de cierre de operaciones
de la ACE.
Certificacin del Acta de Traspaso.
Solicitud de cierre de la ACE firmada por el
Presidente de la Junta Directiva.
Recibe y revisa la documentacin.
Ordena cierre de la cuenta bancaria de la ACE.
Ingresa informacin a la base de datos y emite
Acuerdo para Dejar sin efecto la Personera
Jurdica (Anexo 14) y 1 Transcripcin, (Anexo
15).
Registra en el sistema justificacin y fecha del
cierre.
Firma la Transcripcin del Acuerdo, para que Gestin
Educativa agregue al expediente Departamental
respectivo, de la ACE.
Enva Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la
Personalidad Jurdica de la ACE y transcripcin del
mismo a la Direccin Nacional de Gestin Educativa,
con la siguiente documentacin:
Acta de decisin de la comunidad solicitando el
cierre de la Personalidad Jurdica de la ACE.
Copia del informe y recomendacin del Cierre de
la ACE realizada por el Representante de la
Copia del Acuerdo de Personalidad Jurdica de la
9.
Direccin Nacional
de Gestin
Educativa
10.
Oficina de Asesora
Jurdica del MINED
11.
Subgerencia de
Recursos Humanos
12.
Direccin
Departamental de
Educacin
ACE.
Hoja de liquidacin de fondos para pago de
servicios y bonos recibidos.
Copia Certificada del Acta de cierre de
operaciones de la ACE.
Certificacin del Acta de Traspaso de Bienes del
Centro Educativo y la respectiva documentacin
de respaldo.
Recibe y revisa el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
efecto la Personalidad Jurdica de la ACE y su
documentacin, si todo est correcto lo enva a la
Oficina de Asesora Jurdica.
Recibe y revisa Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
efecto la Personalidad Jurdica y sus
documentos; si todo est correcto enva el
original para firma del despacho.
Una vez firmado por el Despacho, el Acuerdo se
enva a la Subgerencia de Recursos Humanos
para su distribucin.
Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Despacho para ser remitidos a: La Direccin de
Modalidades del Nivel Central con su
documentacin de respaldo y la otra a la Oficina
Jurdica para su respectiva rbrica y ser remitida
posteriormente al Diario Oficial.
Registra en el libro de control correspondiente y
enva el original del Acuerdo para su rbrica a
Casa Presidencial.
Con la rbrica de la Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
La Transcripcin del Acuerdo la enva el Diario
Oficial.
Informa para su conocimiento, al ISSS, AFP,
Ministerio de Hacienda y agencia bancaria el
cierre de la Personalidad Jurdica de la ACE.
Archiva copias de Acuerdo en el expediente
departamental de la modalidad.
MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIN MENSUAL Y ANUAL PARA

EL PAGO DEL SERVICIO
MODELO PARA ELABORAR EL ACTA DE TRASPASO DE LOS

BIENES DEL CENTRO EDUCATIVO
MODELO DE ACTA DE CIERRE DE OPERACIONES DE LA

ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
MODELO DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA

PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE
MODELO DE TRANSCRIPCION DE ACUERDO PARA DEJAR SIN

EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE
vii. CUL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR

EL CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO
EDUCATIVO?
Cuando el Centro Educativo esta siendo administrado por una ACE y la comunidad
decide cambiar de Modalidad de Administracin Escolar para convertirse en un CDE, el
procedimiento que deber realizarse es el siguiente:
Paso Responsable
1.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
2.
Direccin de
Acreditacin
3.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
4.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Actividad
Emite acuerdo para Dejar sin efecto la Personera
Jurdica de la ACE y registra en el sistema la
justificacin de este cierre, y la fecha de creacin
del ACE.
Recibe a travs del sistema mecanizado,
notificacin del cierre de la modalidad.
Da seguimiento al caso y solicita una nota firmada
por la Direccin Departamental de Educacin con
la debida justificacin, a la cual deber anexar
autorizacin de los fondos por la Direccin
Nacional de Gestin Educativa.
Determina el cambio de cdigo del Centro
Educativo con base a los rangos establecidos para
cada tipo de modalidad en el sistema.
Emite Resolucin y Acuerdo de cambio cdigo.
Entrega copia a Gestin Educativa Departamental
la Resolucin de cambio de cdigo; mientras est
en firma del Titular del Ramo, el Acuerdo
respectivo.
Enva Acuerdo de cambio de cdigo para trmite al
Departamento Jurdico.
Con la Resolucin de cambio de cdigo y con
todos los requisitos establecidos para crear la
nueva modalidad emite Acuerdo de Personera
Jurdica del CDE y 2 Transcripciones del mismo.
Anexa documentacin de respaldo de Acuerdo
Original de Personera del CDE.
Prepara expediente que ser remitido a la
Coordinacin de Administracin Local conteniendo
lo siguiente:
o Acuerdo original para dejar sin efecto la
Personera Jurdica de la ACE y anexos.
o Acuerdo original de Personera Jurdica del
CDE y anexos.
o Copia de Resolucin de cambio de cdigo,
5.
Coordinacin de
Administracin
Local
6.
Unidad de Asesora
Jurdica
7.
Subgerencia de
Recursos Humanos
mientras est en firma del Titular en Ramo,

el Acuerdo respectivo.
Solicitud de trmite firmada por el Director
Recibe y revisa documentacin proveniente de la
Analiza toda la documentacin proveniente y de
estar de conformidad, enva a la Unidad de
Asesora Jurdica.
Revisa, analiza y de estar de conformidad pasa a
firma del Titular del Ministerio de Educacin.
Una vez firmados los Acuerdos entrega toda la
documentacin a Recursos Humanos para su
distribucin.
Recibe documentacin y la distribuye de conformidad a lo
establecido.
DOCUMENTO 2
II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR
ANUAL
POR
LA
MODALIDADES
DE
ADMINISTRACIN ESCOLAR
INTRODUCCIN
El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una
Planificacin Estratgica Institucional (PEI), que durante 5 aos gue las grandes
acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participacin activa de
los sectores y de un Diagnstico Institucional, dndole al Centro Escolar una visin a
largo plazo que se hace operativo cada ao, por medio del Plan Escolar Anual (PEA).
Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a
los Directores y las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE),
para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecucin
de este.
El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificacin de corto plazo, concretiza
las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y direccin al
presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos
educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares.
Este documento est dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su
personal directivo, docente y tcnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan,
apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades.
I.
OBJETIVOS:
General:
Orientar a las Modalidades de Administracin Escolar Local, sobre la elaboracin del
Plan Anual, como estrategia y gua de las actividades educativas, que planifica, organiza
y coordina durante el ao escolar.
Objetivos especficos:
1.
Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros
de las Modalidades de Administracin Escolar Local.
2.
Elaborar el Plan Escolar Anual
Educativo Institucional.
en la
lgica de concrecin del Proyecto
3.
Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las
Modalidades, Comits de Apoyo y los docentes.
4.
Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificacin operativa e instrumentos
que apoyen este proceso.
i. QU ES LA PLANIFICACIN?
La planificacin es el proceso de conducir una organizacin desde donde se encuentra
actualmente hasta donde queremos que est en el futuro. Este futuro, para los centros
educativos es la autonoma escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de
Administracin Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre
lo que conviene hacer y fortalecer la gestin de los recursos que se les asignen, no slo
los econmicos, humanos y materiales, sino tambin los pedaggicos. Para alcanzar
esta autonoma es importante la elaboracin del Proyecto Educativo Institucional, ya
que ste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas,
sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa.
El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestin que contiene un conjunto de
acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe
realizar para lograr los objetivos propuestos en perodo anual del trabajo.
ii. PORQU ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIN?

b. Propicia el desarrollo de la Modalidad y de la Institucin, al establecer
mtodos de utilizacin racional de los recursos.
c. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro.
d. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un
afn de lograr y mejorar las cosas.
e. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades.
f. Permite aprovechar la experiencia y los recursos de las personas e
instituciones que colaboran con el Centro Educativo.
g. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
h. Al establecerse un Plan, suministra las bases a travs de las cuales
operar el Centro Educativo.
i. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona a las
modalidades, magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
j.
Permite a las modalidades, evaluar alternativas antes de tomar una

decisin.
k. Permite establecer las prioridades con base a las necesidades y los
recursos.
l. Permite el logro de los objetivos y metas institucionales.
m. Fomenta el trabajo en equipo.
n. Se invierte en esfuerzos y recursos.
Dentro de las organizaciones, planear es tan importante como organizar, dirigir y
controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisacin, y si administrar es
"hacer las cosas a travs de otros", es necesario, primero hacer planes sobre la forma
como esa accin se habr de coordinar.
En el campo de la administracin educativa, la planificacin ocupa un lugar importante,
ya que a partir de ella y con base a un diagnstico situacional previo, que se evidencia
en el PEI, se ejecuten las acciones que tienen que ver con el logro de objetivos y metas
referidas al proceso educativo.
Por lo anterior es importante el Plan Escolar Anual, ya que contribuye a conducir la labor
propuesta de la comunidad educativa y orienta la organizacin que se necesita para la
consecucin de los objetivos y acciones establecidas para un ao.
i. CULES SON LOS RIESGOS DE NO PLANIFICAR?

El no planificar, conlleva una serie de riesgos para una organizacin, veamos algunos:
1.
Si faltan objetivos que orienten el trabajo, esto redunda en la
improvisacin y en un mal uso de recursos.
2.
No se logran los propsitos educativos definidos para el Centro
Educativo.
3.
Se realizan acciones aisladas, y no integradas a un slo fin.
4.
Los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local de los
centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o
emergencias que se presentan.
5.
No existe seguimiento ni control de objetivos y resultados esperados.
6.
Se gastan esfuerzos y recursos.
7.
Los logros anuales no responden a una planificacin estratgica.
Dado que no es posible sealar una secuencia nica para el proceso de planificacin,
es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lgica que indican las fases siguientes:
1.
Identificacin de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos,
favorables, explotables), amenazas (factores
negativos externos) y debilidades
para actuar (recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades
que no se desarrollan).
2.
Disear de la mejor manera el paso de la situacin actual (problemas que
presenta el diagnstico) a la situacin deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la
calidad, mayor cobertura, etc.).
3.
Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan.
4.
Aprestamiento para la accin, es decir disposicin de lo necesario para ejecutar
las acciones planificadas.
ii. QUINES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS

MODALIDADES DE ADMINISTRACIN ESCOLAR
LOCAL?
La atribucin de planificar es de los miembros de las Modalidades, la cual est
contenida en las Leyes y Reglamentos que las rigen, a los Consejos Directivos
Escolares, esta atribucin se la asigna el artculo 50 numeral 1 de la Ley de la Carrera
Docente. Para el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacin, en el artculo
15 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin,
corresponde a la Junta Directiva de la Asociacin, esta labor; y para los Consejos
Educativos Catlicos Escolares, en el artculo 13 del Reglamento de los Centros de
Educacin Catlica de El Salvador, se involucra a todos los sectores de la comunidad
educativa en la planificacin.
Toda la accin de la planificacin de las instancias de la comunidad educativa debe
estar orientada y concretizada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI).
Para ello los componentes que integran el Proyecto Educativo Institucional, como el
Proyecto Curricular del Centro; el Proyecto de Gestin Organizativa y Administrativa, los
Proyectos Complementarios y el Plan Escolar Anual, deben responder a los mbitos
que conforman el PEI, como son: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y
Comunitario.
En este sentido, se generara un trabajo cooperativo al interior de los centros educativos,
que debe tener un equipo Coordinador y equipos dinamizadores en cada uno de los
componentes del PEI, que debern involucrar a la comunidad educativa, en Comits de
Apoyo, y con ello se fortalecer el proceso de planificacin al compartir todos la visin
del rumbo de la institucin, y no solo en los miembros de las Modalidades.
La participacin y el trabajo en equipo y la planificacin estratgica son las premisas
bsicas para lograr un cambio en el trabajo actual de las escuelas. Se debe ir
construyendo una nueva filosofa de gestin, donde la visin deseada de la escuela, la
programacin de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas

colectivas que requieren el compromiso de toda la Comunidad Educativa.
iii. CUNDO PLANIFICAR?

En un modelo de gestin educativa, donde se incorporan metas fijadas de manera
participativa, y establecidas sobre la base de un Proyecto Educativo Institucional, que
contiene objetivos de largo plazo, es prudente revisar y ajustar lo planificado al inicio del
ao escolar, cuando ya se tienen algunos insumos, entre ellos: Memoria de Labores,
Calendario Escolar, Proyectos aprobados, Presupuestos de Ingresos y Gastos
ajustados, etc., lo que permite tener una visin mas acertada sobre la marcha del centro
educativo y de los resultados que se pueden obtener.
Este proceso de planificacin en el corto plazo, debe conllevar a la Modalidad a elaborar
el Plan Escolar Anual, el Presupuesto Estimado de Ingresos y Egresos, el Proyecto
Curricular del Centro y los Proyectos Complementarios; durante el ltimo trimestre del
ao lectivo, para ser presentados en la Asamblea de Padres y Madres de familia. En el
caso de la aprobacin de las Contribuciones de Apoyo Econmico Voluntario y Otros
Ingresos programados para el ao siguiente en los centros educativos de Parvularia,
Bsica y Especial, se deben aprobar durante el ltimo trimestre del ao lectivo y la
aprobacin de las Cuotas de Escolaridad u otros ingresos de los Centro Educativos con
niveles de media, se deben realizar tres meses antes de que finalice el ao lectivo.
Despus de aprobadas las contribuciones o cuotas voluntarias u otros ingresos
previstos, se debe presentar a la comunidad educativa el Plan Escolar Anual, revisarlo y
ajustarlo al inicio del prximo ao escolar, cuando ya termin el perodo de matrcula y
ya se pueden tener datos exactos y no estimados de los recursos de los que dispondr
la institucin proveniente del Ministerio de Educacin o de otras fuentes previstas en el
presupuesto. Durante el ao escolar se debern ajustar las metas y actividades, en
funcin al logro de objetivos que se tenga u otras prioridades que se operen; dado que
las cuotas de escolaridad y contribuciones de apoyo voluntario se pueden pagar
mensualmente o en cualquier poca del ao escolar.
iv. CUL ES LA LGICA DE LA PLANIFICACIN?

La planificacin funciona de acuerdo a una lgica muy simple y concreta que resumimos
en la siguiente manera:
La planificacin siempre parte de una situacin inicial, la cual incluye tanto la realidad
interna del centro educativo como de la comunidad donde est inmersa; esta situacin
se puede conocer mediante un diagnstico.
Si analizamos el diagnstico podemos establecer un pronstico hacia una nueva
realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad.
La situacin deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolucin
general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propsito de la Planificacin.
v. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
La participacin significa que los diferentes actores que
se involucran en ella, tanto internos como externos al
centro educativo, tienen injerencia en la toma de
decisiones y por ende son responsables de los resultados
y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan
debe ser aprobado por la Modalidad.
Debe de adaptarse a la realidad del medio donde
funciona la Institucin. La Modalidad debe pensar en
primer lugar con qu recursos cuentan y ajustar los
Planes, Programas y Proyectos a la disponibilidad de
esos recursos.
Debe de facilitar la adecuacin a las circunstancias que
se presentan, la Modalidad debe de prever varias
alternativas de accin y establecer sistemas de seguimiento y evaluacin durante el

desarrollo de las actividades planificadas.
Los planes deben de integrar los intereses tanto de la institucin como de las personas
que van a participar en la ejecucin de las actividades y de los/as beneficiarios/as.
Se debe planificar con claridad. Para asegurar que la planificacin sea precisa, es
necesario que las Modalidades, tenga respuestas a las preguntas:
Qu se quiere hacer?
Quin va a ejecutar la tarea?
Cmo se va a desarrollar el plan?
Cundo se va a realizar?
Dnde debe hacerse?

Con qu recursos?
Cul es el objetivo?
vi. CULES
SON
LOS
INSTRUMENTOS
PROCESO DE PLANIFICACIN?
DEL
Dentro del proceso de planificacin de los Centros Educativos, se van desarrollando

una serie de instrumentos:
o.
p.
q.
r.
PEI
PEA
Presupuesto de los Centros Educativos
Proyectos Complementarios
El Plan Escolar Anual, es el instrumento de planificacin operativa a corto plazo (un

ao). Este Plan es la concrecin del Proyecto Educativo Institucional, que es el
instrumento estratgico de desarrollo educativo de mediano y largo plazo dentro del
Centro Escolar.
Este se nutre y retoma las actividades contempladas en las polticas y programas del
Ministerio de Educacin, y adems define sus prioridades en funcin a sus problemas,
necesidades e intereses detectadas por la Comunidad Educativa. Para ello es
necesario:
Contar con un mnimo de

evaluaciones, estadsticas, etc.
Tomar en cuenta las condiciones econmicas, sociales, culturales, etc. de la

institucin y del medio ambiente.
El recurso humano debe contar con un mnimo de capacidad tcnica en materia

de planificacin.
La actitud de los miembros de las modalidades, respecto a la planificacin, es

vital para motivar a la comunidad educativa a participar en Comits de Apoyo.
informacin,
proveniente
de
diagnsticos,
Todo Plan Escolar Anual debe ser acompaado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el ao escolar.
Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por reas de
gestin: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboracin
del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratgicos en el
Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratgicos del PEI surgen los Programas de
Accin. Estos Programas de Accin deben concretarse en un conjunto de Proyectos
que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo.
Estos Proyectos servirn de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con
fondos provenientes del Ministerio de Educacin, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de
otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto.
i. QU ES EL PLAN ESCOLAR ANUAL?

Es un instrumento operativo que contiene un conjunto de acciones o actividades
organizadas y cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los
objetivos propuestos en un periodo anual de trabajo.
ii. POR QU ES IMPORTANTE EL PLAN ESCOLAR

ANUAL?
Contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la
organizacin que se necesita para la consecucin de los objetivos y acciones
establecidas para un ao.
iii. QU ELEMENTOS TIENE UN PLAN

ANUAL?
ESCOLAR
El Plan Escolar Anual (PEA), deber considerar los componentes bsicos siguientes:
1.
DIAGNSTICO
Este apartado se refiere al diagnstico que respalda el
Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los
recursos existentes. Es decir, el diagnstico es un anlisis
objetivo de la situacin educativa y social que se intenta
modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de
establecer las prioridades que la institucin educativa esta
en condiciones de desarrollar para resolverlos.
2.
OBJETIVOS
Se deber describir los que se desea obtener al final del
perodo de duracin del Plan, mediante la ejecucin de las
actividades y los recursos asignados.
3.
METAS
Las
metas
son
los
objetivos
cuantitativamente
dimensionados. Expresan lo que se lograr en un plazo
determinado (las metas debern estar en funcin de los
procesos institucionales).
4.
ACTIVIDADES
Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos
establecidos para un perodo determinado que se plasman
en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias
metas.
5.
RECURSOS
6.
PRESUPUESTO
7.
PROYECTOS
COMPLEMENTARI
OS
CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES
8.
9.
EVALUACIN
Es la cantidad de recursos (humanos, materiales y

financieros) que se ha previsto para la realizacin de una
actividad, con la que se espera obtener determinados
productos y alcanzar los objetivos del Plan. Para ello es
necesario elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos
que ms adelante se detalla.
En este cuadro se anotaran los rubros contemplados en
cada Meta o Proyecto a desarrollar, la cantidad o nmero
de bienes o servicios, el precio unitario del bien o servicio y
el Total (que se obtiene de multiplicar cantidad por precio
unitario).
Los proyectos son acciones definidas para atender
necesidades o problemas detectados en el diagnstico,
para un perodo de tiempo establecido.
En el cronograma, se deber indicar las semanas del mes
en que se realizara la actividad. Por ejemplo si la actividad
en la segunda semana de junio, se indicara con el nmero
2, si se realizara en las cuatro semana de un mes, se
indicara 1, 2, 3, 4.
Se comparar resultados (Metas y Objetivos) sobre las
actividades propuestas y los logros obtenidos.
iv. QU PASOS SEGUIR PARA LA ELABORACIN

DEL PLAN ESCOLAR ANUAL?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Identificar las necesidades prioritarias, evaluacin diagnstica.

Definir los objetivos anuales.
Precisar objetivos segn las reas especficas.
Determinar las metas Institucionales.
Determinar las actividades.
Asignar recursos.
Elaborar el Presupuesto.
Definir los responsables para cada actividad.
Elaborar cronograma.
Definir Plan de Evaluacin.
Elaborar el documento final.
El esquema desagregado para elaborar el Plan Escolar Anual se encuentra en el Anexo

1.
v. QU ES EL PRESUPUESTO?
Es una estimacin de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar
anticipadamente para cada ao en el PEA, pudindolo subdividir en semestres,
trimestres o meses, para indicar los resultados esperados.
El Presupuesto puede ser modificado o reajustado en base a resultados esperados,

previa aprobacin de los miembros de la Modalidad.
vi. PARA QU SIRVE EL PRESUPUESTO?
Proyectar los ingresos y egresos del centro educativo.

Garantizar la disponibilidad financiera para las actividades prioritarias del centro
escolar.
Tomar medidas correctivas.
Identificar posibles problemas financieros antes de que se presenten.
Decidir sobre las inversiones que la Modalidad podr o no efectuar.
Identificar y evitar inconsistencias en la planificacin.
Para dar respuestas a observaciones o hallazgos de auditorias internas o
externas.
vii. CULES SON SUS CARACTERSTICAS?
Debe estar organizado en funcin a las actividades y proyectos identificados en

el Plan Escolar Anual y orientados a mejorar la calidad de la educacin.
Debe reflejar costos razonables dentro del mercado nacional
Debe estar en funcin al logro de los objetivos del Plan Escolar
Debe estar acorde a la capacidad institucional para poder ejecutarlo.
Debe balancear el aporte del MINED, los recursos propios y de otras fuentes de
financiamiento.
viii. CULES SON LAS NORMAS A SEGUIR PARA

ELABORAR EL PRESUPUESTO?
1.
Presupuestar todo gasto en concepto de pago de salarios, compra de material
educativo, servicios bsicos como: agua, energa elctrica, telfono, arrendamiento y
dems rubros crticos debern programarse en forma prioritaria y se deber observar
racionalidad en su estimacin y uso.
2.
En todo Proyecto ya sea financiado por el Ministerio de Educacin o de Otros
Ingresos, debern establecerse explcitamente los rubros, los montos y fuentes de
financiamiento, los cuales deben estar aprobados por la Modalidad.
3.
Las modalidades debern incluir dentro de su presupuesto anual las
asignaciones por diferentes fuentes de financiamiento, como por ejemplo: monto que el
MINED en concepto de pago de salarios de docentes o personal administrativo y/o de
servicio, servicios bsicos, transferencias (Bono de la Calidad u otros) y pago de
alquiler, as como los Ingresos propios que reciba; por diferentes conceptos, tales
como: contribuciones de apoyo econmico voluntarias o cuotas de escolaridad de
padres de familia u otros ingresos propios (Tiendas escolares, rentas de cafetines,
actividades extracurriculares no obligatorias, etc.), donaciones (en valores y/o especies)
y otros rubros generadores de ingreso.
PLAN ESCOLAR ANUAL

Contenido
1.
DIAGNSTICO
a) Problemtica priorizada
b) Causas de la problemtica
c) Recomendaciones
2.
OBJETIVOS
Objetivo general
Objetivos especficos
3.
METAS O PROYECTOS
4.
ACTIVIDADES:
a) Actividades
b) Cronograma
c) Responsable
5.
RECURSOS
a) Humanos
b) Materiales
c) Financieros
6.
PRESUPUESTO
7.
PROYECTOS COMPLEMENTARIOS
8.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
9.
EVALUACIN
DESCRIPCIN DEL ESQUEMA DE PRESENTACIN DEL PLAN

ESCOLAR ANUAL
DOCUMENTO 3
III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos de recursos humanos que conlleva la administracin del servicio educativo de
las Asociaciones Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos
derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones
Comunales para la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por
instituciones pblicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos
internos del MINED.
En este documento, se presenta paso a paso los diferentes procedimientos que la ACE
debe realizar para la administracin del recurso humano fortaleciendo la operatividad
del nivel local para lograr la agilizacin de los trmites de movimiento de personal.
I.
CMO
DOCENTES?
SELECCIONA
CONTRATA
LA
ACE
LOS
El Docente que prestar sus servicios a la ACE, debe cumplir con los siguientes
requisitos:
Poseer ttulo de maestro (a) autenticado.

Con nmero de identificacin personal (NIP), conocido como escalafn.
No deben ser maestros jubilados.
No deben estar nombrado en el MINED.
Los maestros (as) seleccionados que llenen los requisitos anteriores, celebraran un
contrato de servicios con la ACE. El contrato conforme al Artculo 17 del Cdigo de
Trabajo, se conforma de dos partes: Quin presta el servicio, que se denomina:
Trabajador; y quin lo recibe y remunera, que se denomina: Patrono o Empleador. El
contrato escrito es una garanta a favor del trabajador y su falta ser imputable al
patrono (Artculo 18 del Cdigo de Trabajo).
Por tanto, un contrato cualquiera que sea su denominacin, es aquel por virtud del cual
una o varias personas se proponen ejecutar una obra o prestar un servicio a uno o
varios patronos de una institucin, entidad o comunidad de cualquier clase, bajo la
dependencia de stos, y mediante un salario.
Para que la contratacin del docente sea valida, deber acordarse en Asamblea
General de padres y madres de familia que conforman la ACE, de lo contrario es ilegal.
A continuacin se presentan los pasos a seguir para contratar al docente:
PASO
1.
RESPONSABLE
MINED
2.
Maestros(as) interesados(as)
3.
Junta Directiva de la ACE
4.
5.
Asamblea General
ACTIVIDAD
Publica la existencia de plazas en
los principales peridicos del pas.
Presentan a la Junta Directiva la
documentacin siguiente:
Currculum Vital
Fotocopia de Ttulo autenticado.
Fotocopia de NIP.
Partida de nacimiento.
Fotocopia de DUI.
Solvencia extendida por la Junta de
la Carrera Docente (En caso de ser
reingreso).
Recibe currculum y documentacin
adjunta.
Revisa, analiza la documentacin
presentada por aspirantes a la
plaza, y selecciona expedientes
que cumplen los requisitos de la
plaza.
Prepara un resumen de cada
aspirante.
(Anexo 1).
Convoca (Anexo 2) a la Asamblea
General para la seleccin del
docente.
En la Asamblea General presenta el
resumen de cada aspirante a la
plaza para que sea considerado
para la seleccin.
Considera los resmenes del
expediente de los candidatos y
Asamblea General
7.
Secretario de la ACE
8.
6.
9.
10.
Secretario de la Junta Directiva

de la ACE
11.

de la ACE
elige por mayora simple, con

votacin secreta o pblica.
Ratifica
la
eleccin,
segn
resultados de la votacin y autoriza
a la Junta Directiva de la ACE para
su contratacin.
Levanta acta de ratificacin del
docente seleccionado.
Seleccionado
el
docente,
lo
convoca para celebrar el contrato
de servicios en triplicado. (Ver
Modelo de Contrato en Anexo 3).
Despus de ledo el contrato, si el
docente esta de acuerdo, lo firman
el Presidente de la ACE y el
docente.
Entrega un original del contrato al
docente.
Archiva un original del contrato.
Elabora Acta de la toma de
posesin
(Anexo 4) del docente en el Libro
de Actas.
Enva un original del contrato al
Ministerio de Trabajo y copia del
mismo
a
la
Direccin
Departamental
de
Educacin,
dentro de los ocho das siguientes a
su elaboracin y firma.
MODELO DE RESUMEN DE DATOS DE CANDIDATO A PLAZA

VACANTE
MODELO DE CONVOCATORIA
MODELO DE CONTRATO ACE-EDUCADOR
MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIN

VACANTE DE DOCENTE
DE PLAZA
ix. CMO SE ELIGE AL DIRECTOR (A) DE UN

CENTRO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?
La Junta Directiva de la ACE recibir Currculum Vitae de los aspirantes y se reunir

con la Asamblea General para revisar y analizar la documentacin y seleccionar al (la)
candidata, que mejor convenga a la Comunidad; y enviar la documentacin a la
Direccin Departamental de Educacin, para su registro e inscripcin al Plan de
Induccin y las pruebas respectivas.
Los resultados obtenidos sern comunicados a la Junta Directiva de la ACE, para
apoyarles en la seleccin y contratacin, a fin de garantizar que el docente contratado
desempee con eficiencia el cargo de Director.
A continuacin se presentan los pasos a seguir para contratar a un director(a) del
Centro Educativo.
PASO
1.
2.
3.
RESPONSABLE
Direccin Departamental de
Educacin
Direccin de Modalidades del

Nivel Central
Direccin de Modalidades del
Nivel Central
ACTIVIDAD
Presenta listado de Centros
Educativos
priorizados
para
adjudicacin
de plazas
de
Director nico
Analiza y gestiona recursos.
4.
Educacin
5.
6.
Educacin
Docente
7.
8.
Asamblea General de ACE
Confirma
a
la
oficina
Departamental la asignacin de
plaza para director.
Planifica y coordina el proceso de
induccin y de acreditacin en el
Centro de Desarrollo Profesional.
Capacita y acredita a los
aspirantes.
Se presenta a la Comunidad
donde esta la plaza de Director(a)
nico
con
su
carta
de
acreditacin y presenta a la Junta
Directiva dicha acreditacin.
Convoca (Anexo 2) y celebra
Asamblea General para la
seleccin de Director nico.
Elige y ratifica
al aspirante
seleccionado y se levanta acta
firmada por todos los presentes y
9.
10.
11.

de la ACE
12.
con su respectivo nmero de DUI.

Seleccionado el docente, lo
convoca para celebrar el contrato
de servicios en triplicado. (Ver
Modelo de Contrato en Anexo 5)
Despus de ledo el contrato, si
estn de acuerdo las partes, lo
firman; el presidente de la ACE y
el docente.
Entrega una original del contrato
al docente.
Archiva un original del contrato.
Elabora Acta de la toma de
posesin (Anexo 4) del docente
en el libro de actas.
Enva un original del contrato al
Ministerio de Trabajo y copia del
mismo
a
la
Direccin
Departamental de Educacin,
dentro de los ocho das siguientes
a su elaboracin y firma.
CONTRATO ACE-DIRECTOR
x. CMO SE DEJA SIN EFECTO EL CONTRATO DE

LA ACE CON EL DOCENTE?
La Junta Directiva de la ACE, puede dar por finalizado el Contrato con el maestro(a), por
las razones o causales siguientes:
Cuando sea nombrado en una plaza oficial.

Cuando no cumpla con el horario de trabajo.
Por faltar al trabajo sin causa justificada.
Por faltas de respeto verbal o fsico a los alumnos(as).
Por faltas de respeto a los miembros de la Junta Directiva, Padres y Madres de
familia y dems miembros de la comunidad.
Por el mal desempeo de sus labores.
Cuando presente mala conducta pblica o privada.
Por no cumplir con los requisitos acadmicos que lo acredite como docente.
Cuando se cierra la seccin por baja matrcula o incumplimiento al Convenio de
transferencia de fondos1.
Incumplimiento de otras estipuladas en el Cdigo de Trabajo.
Estos son los pasos a seguir para la cancelacin del contrato al docente:
PASO
1.
2.
3.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Conoce del caso del maestro, lo discute y
analiza; y si amerita sancin lo somete a
conocimiento de la Asamblea General.
Convoca (Anexo 2) a Asamblea General
para informar sobre el caso.
Asamblea General de la
Discute y analiza el caso y determina el
ACE
procedimiento a seguir: Llamado de
atencin verbal, por escrito y cancelacin
de contrato.
Autoriza al Presidente de la ACE para
aplicar el proceso establecido debiendo
dejar constancia de ello en Acta (Anexo
6), la cual firma el docente y los
directivos.
Hace el llamado de atencin verbal al
maestro, levantando el Acta respectiva.
De reincidir el maestro en la falta, aplica

una segunda llamada de atencin por
escrito, dejando constancia en Acta, la
cual firma el docente y los directivos.
4.
Direccin Departamental
de Educacin
5.
de Educacin
6.
de Educacin
7.
8.
9.
De continuar la falta por parte del

maestro, se expone el caso a la Direccin
Departamental, presentando las actas
anteriores.
Verifica el caso y orienta a la Junta
Directiva de la ACE, presentndole
alternativas de solucin.
Verifica el avance del caso con la
comunidad en Asamblea General y
levanta Acta de los acuerdos tomados.
Da seguimiento a los acuerdos de
Asamblea de Educacin General con la
Junta Directiva de la ACE y los orienta en
las decisiones a tomar.
Convoca a la comunidad en Asamblea
General para llegar a una resolucin del
caso, y levanta Acta, la cual ser firmada
por todos los asistentes colocando sus
respectivos nmeros de DUI.
Comunica al maestro por escrito la
cancelacin de su contrato en dicha
comunidad.
Deja sin efecto el contrato del docente.
Comunica a la Direccin Departamental
sobre la cancelacin del contrato.
MODELO DE ACTA
xi. CMO DEBE RENOVARSE O RATIFICARSE EL

CONTRATO ACE-DOCENTE?
La ratificacin o no del Contrato ACE-Docente debe realizarse un mes antes de que
finalice el ao calendario.
A continuacin se presenta el procedimiento a seguir:
PASO
1.
RESPONSABLE
2.
Asamblea General de la ACE
3.
4.
ACTIVIDAD
Convoca a Asamblea General de
Padres y Madres de familia de la
ACE e informa sobre el desempeo
y comportamiento profesional de
los docentes durante el ao.
Solicita ratificacin o no de los
contratos de los docentes.
Determina en base al Informe
presentado, la ratificacin o no de
los contratos de los maestros para
el siguiente ao.
Levanta Acta de los acuerdos
tomados, las asienta en el Libro de
Actas de la ACE y es firmada por
todos los asistentes con sus
respectivos nmeros de DUI.
Celebra y entrega nota de
ratificacin de renovacin de su
contrato.
Entrega constancia de tiempo de
servicio y sueldo a los docentes no
ratificados y ratificados. (Ver
modelo en Anexo 7)
MODELO DE CONSTANCIA DE TIEMPO DE SERVICIO Y

SALARIO
xii. CMO REALIZAR EL REORDENAMIENTO DEL

RECURSO HUMANO?
En caso de que no exista poblacin escolar se proceder al traslado de fondos a otra
comunidad y a la vez se realizar el trabajo de sensibilizacin con la comunidad
favorecida.
Para determinar el reordenamiento del docente el MINED por medio del tcnico de la
Direccin Departamental monitorear constantemente al Centro Educativo.
El representante del MINED, presentar por escrito su informe sobre el reordenamiento
del docente, a fin de proceder al cierre de la seccin. (Ver procedimiento de cierre de
seccin en el Paso a Paso No. 7 Administracin de la transferencia mensual a las
Asociaciones Comunales para la Educacin).
La Direccin Departamental de Educacin presenta el Informe del reordenamiento a la
Direccin de Modalidades para la autorizacin del cierre de la seccin; para que
posteriormente esta Direccin informe por escrito a la Direccin Departamental de
Educacin correspondiente.
xiii. CUL ES
DOCENTE?
EL
ARCHIVO
DEL
PERSONAL
El Secretario de la Junta Directiva de la ACE, debe crear un expediente por cada

docente, el cual debe contener los siguientes documentos:
Currculo Vitae y documentos probatorios como copias de ttulos, NIP, DUI,

diplomas u otros.
Contrato de servicio ACE-Maestro.
Incapacidades.
Permisos.
Hoja de vida.
Sanciones por escrito.
Copia de la constancia de tiempo de servicio y sueldo.
Otros.
Este archivo deber actualizarlo permanentemente.

Al finalizar el ao deber entregar constancia del tiempo de servicio y de ingreso,
descuentos y retenciones debidamente firmada por el Representante legal de la ACE,
que es el Presidente de la misma.
xiv. CULES
SON
LAS
RESPONSABILIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LA ACE CON EL DOCENTE?
La ACE despus de la contratacin del docente, es responsable de los siguientes
aspectos:
Si el docente no esta inscrito como asegurado en el ISSS, la ACE lo inscribir en las
Oficinas de Inscripcin del ISSS.
Retirar del ISSS y entregar al maestro cada mes el Certificado de Derechos y
Cotizaciones.
Si el docente no esta afiliado con el seguro de vida colectivo en la Caja Mutual, deber
indicarle que lo haga en las oficinas de inscripcin de la Caja Mutual.
Solicitar al docente afiliarse a la AFP de su preferencia; caso contrario la ACE lo afiliar
a la AFP donde estn afiliados la mayora de docentes.
xv. EN QU CASOS LA ACE PUEDE CONTRATAR

DOCENTES INTERINOS?
La ACE podr contratar docentes interinos solamente en los casos de:
Incapacidad de uno a tres meses por enfermedad grave del maestro.

Incapacidad por embarazo.
Becas.
En estos casos el salario del docente lo pagaran entre el ISSS y la ACE. El ISSS pagara
el 75% o sea las tres cuartas partes del salario y la ACE el 25% o sea la cuarta parte
del salario mensual del docente.
En los casos anteriores, la ACE por medio de su Junta Directiva solicitara el aumento de
fondos del 25% a partir del tercer da o el perodo de la incapacidad que otorgue el ISSS
por enfermedad o de los 84 das de salario por maternidad a la Direccin
Departamental, para que sta a travs de la Pagadura Departamental tramite el
incremento de fondos.
Asimismo, la Junta Directiva de la ACE deber enviar copia del contrato de servicios
ACE-Docente Interino en el caso de la incapacidad por maternidad, para su registro y
control. El pago del interino se realizar con el salario asignado al docente incapacitado.
A continuacin se encuentran los pasos a seguir para solicitar los fondos para el pago
del docente interino:
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
7.
8.
9.
RESPONSABLE
Docente
ACTIVIDAD
Solicita en el ISSS la constancia
mdica, que ampare el perodo de su
incapacidad.
Presenta la incapacidad a la Junta
Directiva de la ACE y la solicitud de
permiso. (Ver modelo en Anexo 8)
Recibe y revisa documentacin
presentada por el docente y lo guarda
en el archivo del personal docente.
Busca docente Interino (a) y contrata
por el tiempo que dura la
incapacidad.
Llena solicitud de Incremento de
Fondos (Ver Modelo en Anexo 9) y lo
presenta
a
la
Direccin
Departamental, adjuntndole copia
de la Incapacidad y solicitud de
permiso del docente.
Recibe y revisa solicitud de
Educacin
incremento de fondos.
Solicita el incremento de fondos a la
Pagadura
Departamental
de
Educacin.
Pagadura Departamental
Recibe solicitud de incremento de
de Educacin
fondos y lo tramita ante la Gerencia
Financiera del MINED.
Pagadura Departamental
Tramita fondos y los deposita a la
de Educacin
Gerencia Financiera
Recibe fondos y los deposita a la
cuenta bancaria de la ACE.
MODELO DE SOLICITUD DE PERMISO POR INCAPACIDAD
MODELO DE SOLICITUD DE INCREMENTO DE FONDOS F-4
DOCUMENTO 4
IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS
INTRODUCCIN
El propsito de este documento es que todas las Modalidades de Administracin
Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacin Comunal para la Educacin
(ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE), conozcan las Normas y
Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecucin de los recursos
financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del
MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de
escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de
graduacin y otros.
Con ello se pretende fomentar sanas prcticas administrativas al interior de las
Modalidades de Administracin Escolar Local y en esa medida se espera que los
recursos se inviertan en la satisfaccin de las necesidades prioritarias de la poblacin
estudiantil.
Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General
de Educacin, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educacin, Convenio de Cooperacin
Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y
la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las
modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administracin
de fondos.
NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO

A.
ADMINISTRATIVA:
1.
Los fondos que administren las Modalidades de Administracin Escolar Local se
invertirn en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarn
prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educacin.
2.
Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las
modalidades debern estar debidamente legalizadas:
CDE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante
Resolucin Departamental de reconocimiento de miembros.
ACE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin,
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta.
CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educacin les asigna, deber
estar Acreditado mediante Resolucin firmada por el Director Departamental de
Educacin y sus miembros registrados en acta.
3.
Las decisiones en la administracin de los recursos de los centros educativos
debern tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad.
4.
Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad
que registra y/o controla bienes del centro educativo deber levantarse el Acta de
Traspaso correspondiente.
B.
TRANSFERENCIAS DE FONDOS:
1.
Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educacin, debern
suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir
recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros
actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar.
2.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern atender las
condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de
Educacin u otras entidades y sern responsables de la liquidacin de los fondos
recibidos.
C.
OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SLO PARA CDE Y ACE)
1.
Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y
Asociaciones Comunales para la Educacin los provenientes de las contribuciones de
apoyo voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones
de tiendas escolares, cafetines, donaciones y otros; en cumplimiento al Art. 77 de la Ley

General de Educacin.
2.
La utilizacin de estos ingresos sern para beneficio de la institucin educativa
para el mejoramiento de la calidad de la educacin, sustentados en Art. 77 de la Ley
General de Educacin y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales
para la Educacin.
3.
Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar,
debern imprimirse dos series de recibos de ingresos prenumerados, una para el
control exclusivo de las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad de los padres
de familia y la otra para el control de los dems ingresos que se perciban. En el caso de
las ACE nicamente la serie para el control de los ingresos por cafetines, tiendas
escolares, donaciones y otros.
4.
Todos los ingresos percibidos debern ser depositados en forma integra, en las
siguientes 24 horas hbiles a su recepcin.
5.
Las modalidades podrn modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto, de
acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo,
debindolas registrar en acta en el libro correspondiente.
6.
Si los ingresos percibidos son mayores o menores a los presupuestados, la
modalidad podr modificar su Plan Escolar Anual y Presupuesto, asignando los
recursos en actividades prioritarias del centro educativo.
7.
Cuando se realicen actividades especiales en beneficio de la comunidad
educativa, aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otra modalidad de
administracin escolar, no deber limitarse a registrar nicamente los resultados de
dicha actividad, si no que debern anotarse todos los documentos, que respalden
legalmente los egresos y/o ingresos, los cuales debern registrarse detalladamente en
los libros respectivos.
Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., debern
resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, en el tiempo que determine la ley para
su revisin posterior.
D.
MANEJO DE LOS FONDOS:
1.
Las Modalidades debern aperturar en cualquier Banco del sistema financiero,
una cuenta corriente especfica para manejar los fondos que perciban por transferencias
del MINED y otra, para los otros ingresos.
2.
Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar
una cuenta corriente, se manejarn en efectivo y sus registros se llevarn en el libro de
ingresos y gastos correspondientes junto con sus respectivos archivos, sindoles

aplicables las dems regulaciones.
3.
Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos
Educativos Catlicos Escolares sern aperturadas a nombre de la Modalidad y Centro
Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacin segn Acuerdo
de Personera Jurdica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar Jos
Matas Delgado, Asociacin Comunal para la Educacin del Casero Tres Amates,
Cantn Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador.
4.
Las cuentas bancarias debern ser administradas mancomunadamente de
acuerdo a lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Concejal Representante de los
Maestros; ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero.
5.
La chequera deber ser administrada por el Tesorero(a) de la Modalidad de
Administracin Escolar Local y nadie deber firmar cheques en blanco, no obstante la
chequera deber resguardarse en el Centro Educativo.
6.
Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED y Otros
Ingresos, deber ser firmado por los miembros de las Modalidades que tienen firma
mancomunada. Los cheques anulados debern ser engrapados en el taco de la
chequera.
E.
CAJA CHICA:
1.
Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que
genere el Centro Educativo las Modalidades de Administracin Escolar Local; podrn en
caso necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de
$57.14 equivalente a 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada.
2.
Los gastos pagados por Caja Chica, no podrn ser mayores de US$ 22.86,
equivalentes a 200.00.
3.
Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarn un Libro Auxiliar.
F.
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
1.
Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y
consultoras, debern ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual ser:
Para los CDE = Concejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario
(a); CECE = Secretario (a).
2.
La recepcin de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y
consultoras, ser responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a);
CECE = Director (a).
3.
El pago de bienes y servicios deber efectuarse con cheque emitido a nombre
del Proveedor o Suministrante, los cuales debern respaldarse con factura o recibo de
conformidad a la Ley del IVA o en efectivo segn lo normado en el apartado de caja
chica; en el caso de pago de bienes y servicios deber considerarse la ley del impuesto
sobre la renta.
4.
En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes
Modalidades de Administracin Escolar Local no podrn comprometer recursos de la
institucin a perodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de
los otros ingresos; con los fondos de las transferencias debern respetar la vigencia y el
monto de la ejecucin de stas.
5.
Para respaldar la adquisicin de bienes y/o servicios para actividades culturales,
educativas y recreativas debern evidenciar la recepcin de las mismas mediante un
listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los
participantes.
6.
Para que la factura que respalda la adquisicin de bienes y servicios tenga
validez deber reunir las siguientes condiciones:
G.
No deber tener borrones, testaduras ni enmendaduras.

Debern de ser documentos originales, no fotocopias.
Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de
inmuebles ser indispensable escribir las caractersticas particulares
de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca,
serie; el nmero de inventario correspondiente y los aspectos a
considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente.
En el caso de reparaciones con los inmuebles se deber especificar
la clase de dao a reparar su ubicacin, tamao, rea, descripcin y
cantidad de material utilizado (justificado con facturas segn ley) y
adems las causas que generaron los daos mencionados.
A todos los documentos de egresos debern estamparles un sello de
pagado que contenga la siguiente informacin: fecha, No. de cheque,
valor pagado, nombre del Banco y No. de cuenta.
REGISTRO DE LOS FONDOS:
1.
Las Modalidades debern llevar un libro de ingresos y gastos para las
transferencias del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la
Direccin Departamental del Ministerio de Educacin; separando los folios necesarios
para el registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia,
debern anotar el nombre de la misma.
2.
Los otros ingresos debern registrarlos en un libro de ingresos y gastos
separado de las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por
la Direccin Departamental del Ministerios de Educacin. El nombre del libro ser

Registro de Otros Ingresos y Egresos de Fondos.
3.
Las modalidades debern llevar tambin un Libro de Banco para la cuenta
bancaria de las transferencias del MINED.
4.
Los registros en los libros de ingresos y egresos debern reunir las siguientes
caractersticas:
No debern dejarse espacios entre lneas ni paginas en blanco.

Todas las anotaciones debern hacerse en orden cronolgico y a tinta
azul o negra nunca a lpiz.
El libro no deber tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si
los hubiere debern hacerse del conocimiento de la Administracin
Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas.
Los centros educativos que tengan mecanizados los registros de
ingresos y gastos debern numerar y legalizar las hojas en blanco
correspondientes en la Direccin Departamental, para que registren
las operaciones mensualmente. La Direccin Departamental llevar
un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los
Centros Educativos.
5.
Las modalidades debern tomar en cuenta las Normas Tcnicas de Control
Interno (NTCI) 1-18-01 Captulo 1 Normas Generales Documentacin de Soporte.
Las operaciones que realicen las entidades pblicas, cualquiera que sea su naturaleza,
debern contar con la documentacin necesaria que las soporte y demuestre, ya que
con sta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operacin;
asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su anlisis. La
documentacin debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para
su actualizacin oportuna.
6.
Las Modalidades debern mantener actualizado un archivo mensual y anual por
fuente de financiamiento y bono ordenando cronolgicamente los documentos legales
que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente:
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente;

Recibos de los ingresos;
Documentos de egresos respaldados por las cotizaciones, facturas y/o
recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros
documentos que respalden el proceso de compra.
Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja
Chica.
Chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias;
Informe de Rendicin de cuentas anual y de los otros ingresos,
liquidacin anual y otros.
H.
RENDICIN DE CUENTAS:
1.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern presentar un informe
de rendicin de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la
liquidacin respectiva.
2.
Los fondos que administran las diferentes Modalidades, sern objeto de auditoria
por el MINED y por las instituciones interventoras del Estado.
3.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local presentarn al Ministerio de
Educacin o a las instituciones interventoras del Estado, toda informacin relacionada al
manejo de los fondos cuando stas lo requieran.
4.
El Consejo Directivo Escolar deber convocar como mnimo a dos reuniones con
toda la Comunidad Educativa durante el ao, con la finalidad de presentar el Plan
Escolar Anual de la institucin, la planificacin presupuestaria y los logros obtenidos en
su ejecucin.
La Junta Directiva de la Asociacin Comunal para la Educacin deber presentar
informes financieros y de operacin a la Asamblea General y autoridades competentes
del Ministerio de Educacin cuando stas lo requieran.
ESPECFICA PARA CECE:
A.
Esta normativa para los Consejos Educativos Catlicos Escolares se aplica
nicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educacin.
xvi. PROCEDIMIENTOS
PARA
GESTIONAR
LOS
RECURSOS
FINANCIEROS
DEL
CENTRO
EDUCATIVO
En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por
las modalidades de administracin escolar local en la gestin de los fondos que el
MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad
educativa.
La aplicacin de estos procedimientos les permitir una utilizacin racional y ordenada
de los recursos; as como demostrar transparencia en el manejo de los mismos.
A.
PASO
1.
APERTURA DE CUENTA BANCARIA

RESPONSABLE
Miembros
responsables con
firma mancomunada:
ACTIVIDAD
Se presentan al banco comercial de su
preferencia para aperturar las cuentas corrientes
correspondientes al manejo de las transferencias
CDE: Presidente,
Tesorero y Concejal
Representante de los
Maestros.
ACE: Presidente y
Tesorero.
CECE Director y
Tesorero.
2.
Institucin Bancaria.
3.
4.
Miembros con firma

mancomunada
Institucin Bancaria
5.
Institucin Bancaria
del MINED y de los otros ingresos; con la

siguiente documentacin:
Para la ACE debern presentar copia del
Acuerdo de Personera Jurdica.
Para los CDE, Acuerdo Modificativo a la
Personera Jurdica por cambio de
denominacin del centro educativo, si es
nuevo CDE Acuerdo de Personera
Jurdica.
Para
los
CECE,
Constancia
de
acreditacin con Vo. Bo. del Titular del
Ramo, o Resolucin de Reconocimiento
de CECE firmada por el Director
Departamental, si es de reciente
creacin.
Originales y fotocopias del DUI de los
responsables de la cuenta.
Recibe y revisa documentos.
Elabora contrato de cuenta corriente a
nombre de la modalidad y centro
educativo, lo pasa a firma de los
miembros con firma mancomunada.
Reciben y revisan documento, si todo
esta correcto lo firman.
Entrega una copia del contrato a los
Mensualmente remitir el original del
Estado de Cuenta a la Modalidad de
Administracin Escolar Local.
En aquellos casos en que no llega
correspondencia a la Modalidad, sta
deber presentarse al Banco cada mes a
reclamar el Estado de Cuenta.
B.
SUSCRIPCIN DE CONVENIO Y
RECIBO DE TRANSFERENCIA DE
FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIN ESCOLAR LOCAL Y EL
MINISTERIO DE EDUCACIN.
PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Director Departamental de
Educacin.
Presidente de la Modalidad
de Administracin Escolar
ACTIVIDAD
Enva convocatoria al Presidente de la
modalidad
Convoca a reunin extraordinaria a los
miembros de la modalidad
3.
4.
5.
6.
Local.
Miembros
con
firma Preparan la siguiente documentacin:
mancomunada
de
la
Fotocopia del Contrato de la cuenta
Modalidad
de
bancaria (si es nueva).
Administracin
Escolar
Fotocopia de la liquidacin del(los)
Local.
bono(s) recibidos el ao anterior.
Fotocopia de los DUI, si hay cambio de
Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integracin si ha vencido el
perodo de los miembros del CDE.
Miembros
con
firma Se presentan ante el encargado(a) de
mancomunada
de
la Administracin Escolar Local de la Direccin
Modalidad
de Departamental de Educacin que les
Administracin
Escolar corresponda, con los siguientes documentos:
Local.
Fotocopia de la Liquidacin de los
fondos de Bonos del ao anterior,
Fotocopias de los Documentos de
Identidad
Personal, si son nuevos miembros.
Fotocopia del contrato de apertura de
la cuenta corriente.
Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integracin si ha vencido el
perodo
del
Consejo,
para su
legalizacin.
Encargado(a)
de Recibe y revisa documentos presentados por
Administracin
Escolar los miembros de la modalidad.
Local de la Direccin
Departamental
de
Educacin.
Encargado(a)
de Si hay cambio de miembros, emitir antes que
Administracin
Escolar los documentos para legalizar la transferencia,
Local de la Direccin los siguientes:
Departamental
de
Resolucin de Reconocimiento de
Educacin.
Miembros,
Nota de autorizacin para cambio de
firmas dirigida al
Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos debern ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educacin.
A la modalidad deber entregar la trascripcin
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
7.
Encargado
Administracin
Local de la
Departamental
Educacin.
8.
Miembros
con
firma
mancomunada
de
la
Modalidad
de
Administracin
Escolar
Local.
9.
Encargado
de
Administracin
Escolar
Local de la Direccin
Departamental
de
Educacin.
Educacin.
10.
de
Escolar
Direccin
de
11.
Encargado
Administracin
Local.
de
Escolar
12.
Encargado
Administracin
Local.
Pagador
de
Escolar
13.
cambio de las firmas autorizadas.

Si hay cambio de miembros, emitir antes que
los documentos para legalizar la transferencia,
los siguientes:
Resolucin de Reconocimiento de
Miembros,
Nota de autorizacin para cambio de
firmas
dirigida al Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos debern ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educacin.
A la modalidad deber entregar la trascripcin
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
cambio de las firmas autorizadas.
Si la modalidad no tiene problemas de
vencimiento de miembros, de liquidacin o
auditorias
notificadas
con
hallazgos
pendientes, emitir lo siguiente:
Convenio General (Anexo 2),
Recibo de transferencia de fondos
(Anexo 3).
Nota de autorizacin al Banco para que
el MINED pueda congelar los fondos de
la modalidad.(Anexo 4)
Estos documentos deber entregarlos a la
modalidad para su lectura, revisin y firma.
Reciben, leen, revisan documentos, si estn
de acuerdo con su contenido, los firman y
sellan.
Devuelven los documentos al encargado de
administracin escolar local.
Una vez revisados, firmados y sellados por la
modalidad el Convenio, Recibo y nota de
autorizacin para que el MINED pueda
congelar los fondos transferidos, los pasa a
firma y sello del Director Departamental de
Educacin.
Recibe, revisa y de estar todo en orden firma y
sella Convenio.
Devuelve los documentos al encargado de
administracin escolar local.
Entrega una copia del Convenio y una del
recibo a los miembros de la modalidad.
Auxiliar Prepara expediente de la Modalidad de
Departamental.
14.
Pagadora
Departamental.
Auxiliar
15.
Gerencia Financiera.
16.
Pagador
Departamental.
Auxiliar
17.
Encargado
Administracin
Local.
de
Escolar
Administracin Escolar Local, conteniendo:

Originales del Convenio y Recibo,
Copia del contrato de apertura de
cuenta corriente. (Si es nueva).
Fotocopias de los DUI (cuando hay
cambio de miembros con firma
mancomunada).
Hoja de Liquidacin de Bono(s)
anteriores.
Nota de autorizacin al Banco para que
el MINED pueda congelar los fondos de
la transferencia.
Enva expediente a la Pagadura Auxiliar
Departamental.
Recibe el flder con los documentos
anteriores, revisa documentos y si todo esta
correcto, elabora requerimiento de fondos.
Remite requerimiento de fondos a la Gerencia
Financiera.
Gestiona los fondos ante el Ministerio de
Hacienda.
Transfiere los fondos a la cuenta de la
Pagadura Auxiliar Departamental.
Comunica del depsito a la Pagadura Auxiliar
Departamental.
Elabora planilla de transferencia de fondos
para las cuentas de las modalidades por
banco.
NOTA DE AUTORIZACIN PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA

AL BANCO DE LA MODALIDAD
CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL

MINISTERIO DE EDUCACIN Y CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR (CDE)
MINISTERIO DE EDUCACIN
REPBLICA DE EL SALVADOR
Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEO, mayor de edad, PROFESOR, del
domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carcter de Director Departamental de
Educacin y que en adelante se llamar Ministerio de Educacin; y por otra parte
los(as) seores(as):
1)
DANIEL PREZ
Mayor de edad y de ocupacin MAESTRO
del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO
con Documento nico de Identidad No.
extendida en SOYAPANGO
con fecha 01/01/2000
2)
MIEMBRO 2 DE PRUEBA
Mayor de edad y de ocupacin SDF
del domicilio SDFDFD
extendida en SAN SALVADOR
3)
SANDRA MARIBEL MONGE

Mayor de edad y de ocupacin PROFESORA
del domicilio de CTN SAN JERNIMO KM 30 GUAZAPA
extendida en AGUILARES
Quienes actan mancomunadamente en representacin del CONSEJO DIRECTIVO

ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR "ROQUE
DALTON" con cdigo No.11306, ubicado en: AVENIDA FRANCISCO SALINAS No.8,
AGUILARES, SAN SALVADOR, Jurisdiccin: AGUILARES Departamento: SAN
SALVADOR celebran el presente Convenio de transferencia de fondos.
I.
MARCO LEGAL:
Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educacin y el CONSEJO DIRECTIVO

ESCOLAR (CDE), se tomar como base:
El Artculo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente.

Los Artculos 65 y 77 de la Ley General de Educacin.
El Artculo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la
Carrera Docente.
xvii. OBJETO:
El objeto del presente Convenio es establecer los trminos y condiciones en que
el Ministerio de Educacin transferir al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros
provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educacin y de Cooperacin de
Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales.
xviii. OBJETIVOS DEL CONVENIO:

El presente Convenio regular las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes:
A.
Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su

Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los
B.
Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administracin y

gestin al utilizar procesos democrticos de funcionamiento al interior del centro
educativo.
C.
Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas.
xix. RESPONSABILIDAD
EDUCACIN Y DEL
ESCOLAR:
A.
DEL
MINISTERIO
DE
CONSEJO DIRECTIVO
Del Ministerio de Educacin:
1.
Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime
conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecucin de
acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el
nivel de EDUCACIN BSICA
2.
Proporcionar y/o gestionar capacitacin, asistencia tcnica a los miembros del
Consejo Directivo Escolar a fin de que ste cumpla con lo estipulado en el presente
Convenio y los objetivos institucionales.
3.
Emitir las normas, especificaciones
instructivos para la administracin de fondos.
tcnicas,
condiciones
especficas,
4.
Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes
adviertan cualquier irregularidad en la administracin de estos fondos o cuando as
convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educacin har la comunicacin
respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y tambin lo har
del conocimiento a los miembros de la Modalidad.
5.
Definir los mecanismos, procesos, perodos e instrumentos sobre como el
Consejo Directivo Escolar liquidar dichos fondos.
6.
Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educacin disponga,
determine o establezca.
7.
Establecer el monto de la transferencia a cada institucin educativa de acuerdo a
criterios que se establezcan por cada transferencia.
B.
Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominar Modalidad:
1.
La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente
para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la
educacin y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; as
como el cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este
Ministerio y otras regulaciones del Estado.
2.
La Modalidad, llevar los libros de control de los ingresos y gastos debidamente
autorizados por la Direccin Departamental de Educacin, en donde reflejen los
ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados.
3.
La Modalidad, deber tener los comprobantes de gastos y/o ingresos
efectuados, as como los documentos de liquidacin de fondos, que debern estar
disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educacin y/o
alguna institucin fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deber tener por
un perodo de diez aos los libros de ingresos y gastos y por cinco aos la
documentacin de respaldo.
4.
La Modalidad, autorizar por escrito al Ministerio de Educacin para congelar los
fondos segn lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las
responsabilidades del Ministerio de Educacin.
5.
Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, sta deber
presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educacin, el correspondiente
recibo por tipo de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Concejal
Propietario Profesor.
6.
La Modalidad deber tomar las medidas para conservar su capacidad operativa
para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente
Convenio y lograr as una eficiencia mayor en el ejercicio.
C.
Responsabilidades Conjuntas:
1.
Mantener comunicacin constante de acuerdo a las necesidades de cada una de
las partes y por los canales respectivos.
2.
Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo
para la ejecucin de los gastos.
3.
Este Convenio tendr vigencia a partir de la fecha de su suscripcin y finalizar
cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el
perodo que designe el Ministerio de Educacin.
4.
Ambas partes aceptan que este Convenio se regir por las normas y
procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio
de Educacin; ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en
todas sus partes.
xx.
MONTO DEL CONVENIO:
El monto del Convenio, estar determinado por las disponibilidades financieras

del Ministerio de Educacin, de los Organismos e Instituciones de Cooperacin
Nacionales e Internacionales, de acuerdo a las polticas de montos, desembolso y fines
que establezcan las mismas, para lo cual presentarn recibo, l cual describir
informacin concerniente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento.
xxi. DE LO NO PREVISTO:
Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, ser resuelto entre la
Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educacin y si es necesario se
tendr por incorporado a ste en forma de Adenda al mismo o por Resolucin
Departamental.
En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a
los DIECISIETE das del mes de enero del DOS MIL TRES.
MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA
MODELO DE NOTA DE AUTORIZACIN AL BANCO PARA QUE

EL MINED PUEDA CONGELAR LOS FONDOS DE LA
MODALIDAD
xxii. PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN DE LOS

RECURSOS
FINANCIEROS
DEL
CENTRO
EDUCATIVO.
A.
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS.
PASO
1.
RESPONSABLE
Secretario de la Modalidad
Local.
2.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
3.
Encargado de Compras:
CDE Concejal Padre de
Familia ACE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
4.
5.
Empresa o Proveedor.
6.
ACTIVIDAD
Mantendr en la institucin una lista de
proveedores actualizados y sus antecedentes
clasificados segn la naturaleza del bien o
servicio que ofrezcan, con el objeto de
disponer de la informacin oportuna para
realizar nuevas adquisiciones (donde se
amerite).
Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de
conformidad al Presupuesto del centro
educativo, a fin de cumplir con los objetivos y
metas trazadas por la entidad en el Plan
Escolar Anual.
Define las caractersticas de los bienes o
servicios que requieren.
-Para realizar la compra debern observar las
formas de contratacin establecidas por la Ley
de Adquisiciones y Contrataciones de la
Administracin Pblica (Anexo 6).
Elabora solicitud de cotizacin (Anexo 7) y
enva a proveedores que pueden suministrar el
tipo de bien o servicio requerido, estableciendo
el tiempo de entrega de los bienes o servicios.
Cuando se trate de
equipo y mobiliario
escolar; se deben adquirir eminentemente
nuevos y con garanta.
Cuando se trate de equipo de cmputo deber
adquirirse con garanta y el software con su
respectiva licencia; cuidando que el software
sea de las ltimas versiones y equipo
actualizado.
Recibe solicitud y prepara por escrito la
cotizacin, para entregarla o enviarla al
Encargado de Compras de la Modalidad de
Recibe cotizaciones por escrito, la cual entrega
a la modalidad para su respectivo anlisis.
7.
CECE Secretario (a)

Modalidad de
Local.
8.
CDE: Concejal Padre de
Familia; ACE: Secretario
(a); CECE: Secretario (a)
9.
Empresa o Proveedor.
10.
Encargado de la recepcin
de los bienes por
Modalidad: CDE Presidente
ACE Presidente y CECE
Director.
11.
Tesorero(a) de la Modalidad
Local.
En reunin ordinaria o extraordinaria hacen los

anlisis:
Tcnico (revisin de las caractersticas
tcnicas de los bienes o servicios, la
garanta del bien o servicio, tiempos de
entrega). (Anexo 8)
Econmico (precios de los bienes o
servicios) (Anexo 9)
Seleccionan al proveedor, dejando asentado
en acta tal decisin. (Anexo 10).
CDE: Concejal Padre de Familia; ACE:
Secretario(a); CECE: Secretario(a).
Procede a elaborar Orden de Compra de
Bienes y Servicios con numeracin correlativa
(Anexo 11).
Entrega los bienes o servicios y factura de
consumidor final (Anexo 12) o Recibo a favor
de la Modalidad de la Administracin Escolar
local (Anexo 13) en casos eventuales, al
Representante
de
la
Modalidad
de
Recibe y revisa los bienes y/o servicios y
factura o recibo, debiendo:
Levantar un Acta de Recepcin numerada
correlativamente (Anexo 14) para dejar
constancia de que se recibe a entera
satisfaccin.
Cuando fueren bienes y/o servicios para
actividades culturales, educativas y recreativas
debern evidenciar la recepcin de los mismos
mediante un listado que contenga el nombre
de la actividad, lugar, fecha, nombre, nmero
de DUI y firma de los participantes.
Recibe factura, Orden de Compra, Acta de
Recepcin y/o listado de asistentes cuando
corresponda.
Emite cheque a favor de la empresa o
proveedor firmndolo, obtiene firma del
Presidente y del Concejal Representante de
los Maestros y entrega al Proveedor.
Estampa el sello de pagado a la factura,
llenando la informacin requerida en l.
12.
Modalidad de
Local.
Registra en el libro de ingresos y gastos y en

el de Banco.
Archiva en el expediente correspondiente la
documentacin.
Ser el responsable de su registro y control,
donde podrn demostrar su utilizacin.
MODELO DE PLAN DE COMPRAS
FORMAS DE CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS

MONTO US$
TIPOS DE
FORMAS DE
ADQUISICIONES CONTRATACIN
10 Obras,
bienes, Libre Gestin
servicios
y
Consultoras.
o
De 0 a
salarios
mnimos
urbanos1/
sea
De US$ 0.0011
a US$ 1,440.00
Arriba de 10 Obras,
bienes, Libre Gestin
salarios
servicios
y
mnimos
consultoras.
urbanos hasta
por un monto
inferior a 80
salarios
mnimos
urbanos
De
US$ 1,440.01 a
US$ 11,520.01
Arriba de
salarios
80 Obras,
bienes, Licitacin Pblica.
servicios
y
OBSERVACIONES
Basta una sola cotizacin.
Deber contener como

mnimo 3 cotizaciones de
ofertantes.
Se
debe
realizar
comparacin de calidad y
precios.
Cuando se tratar de
ofertante nico o marcas
especficas, en que bastar
un solo ofertante, para lo
cual se debe emitir una
resolucin razonada (Anexo
6-A). (Art. 13 que reforma el
literal c) del Art. 40 de la
Ley de Adquisiciones y
Contrataciones y Art. 14
que reforma el literal c) del
Art. 41 de la Ley
de
Adquisiciones
y
Contrataciones. 2/
No podr adjudicarse la
adquisicin o contratacin
al mismo ofertante o
contratista cuando el monto
acumulado de un mismo
bien o servicio asignado por
Libre Gestin, supere el
equivalente a 80 salarios
mnimos urbanos, dentro de
un perodo de tres meses,
so pena de nulidad. Art. 17
que reforma el Art. 70 de la
Ley.
Es la forma de seleccin de
contratistas en la que se
mnimos
urbanos
US$ 11,520.01
1/
2/
3/
consultoras.
elabora
una
lista
de
ofertantes, con un mnimo
de cuatro invitaciones a
personas
naturales
o
jurdicas,
nacionales
o
extranjeras a las que se
invita
pblicamente
a
participar a fin de asegurar
precios competitivos 3/ (Art.
16 que reforma al Art. 66 de
la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones.
Considerando que el salario mnimo urbano actual es de US$ 144.00;

modificndose los techos automticamente si se modifica el salario mnimo
urbano.
Para aplicacin de estos contenidos, referirse al Decreto No. 868, Ley de
Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica, publicada en el
Diario Oficial, Tomo No. 347, del 15 de mayo del 2001 y reformas a la Ley
mediante Decreto No. 244, publicado en el Diario Oficial No. 11, Tomo No. 350
del 15 de enero del 2001.
Cuando existan convenios especiales que regulen de diferente manera las
formas de contratacin de bienes y servicios, el MINED podr emitir una
resolucin modificativa especfica.
MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIN RAZONADA
MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIN
MODELO DE ANLISIS TCNICO
MODELO DE ANLISIS ECONMICO
MODELO DE ACTA DE ADJUDICACIN DE UN BIEN O SERVICIO
MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
MODELO DE FACTURA
MODELO DE RECIBO (SI NO ES CONTRIBUYENTE OBLIGADO

DEL IVA)
MODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCIN DE

BIENES Y SERVICIOS
B.
REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIN DE LOS

TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS.
PASO
1.
REPONSABLE
Modalidad de
Local
2.
Presidente de la
Modalidad de
Administracin
Escolar Local.
Director (a)
Departamental de
Educacin.
Director (a)
Departamental de
Educacin.
Presidente de la
Modalidad de
Local.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tesorero de la Modalidad
Local.
Local.
Local.
Local.
FONDOS
ACTIVIDAD
En reunin de la modalidad acuerdan:
Autorizar el Libro de Banco de la cuenta
bancaria de las transferencias en la
primera pagina del libro, debiendo firmar
todos los miembros de la modalidad, y
Llevar a legalizar a la Direccin
Departamental el libro de Ingresos y
Gastos de las transferencias y el de los
otros ingresos, segn corresponda.
Se presenta a la Direccin Departamental
correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos y
Gastos de las operaciones financieras a
efectuarse.
Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las
operaciones financieras a efectuarse.
Lleva control de la autorizacin de los mismos.
Una vez legalizado el libro lo entrega al
Presidente de la modalidad.
Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las
transferencias y el de los otros ingresos, as
como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de
las transferencias al Tesorero para que inicie el
registro de las operaciones financieras.
Recibe los libros legalizados.
Confirma en el banco la disponibilidad financiera
de las cuentas.
En la parte superior del primer folio a utilizar por
cada transferencia o de otros ingresos del libro
de ingresos y gastos correspondiente, debe
anotar el nombre y ao de los fondos a registrar.
De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta
de las transferencias, deber anotar el nmero
de la cuenta a que corresponde el Libro, el
nombre del banco y el ao.
Registra la cantidad de los fondos recibidos, en
la columna referente a Ingresos y tambin en la
de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo
15) y de igual manera en el Libro de Banco
correspondiente (Anexo 16).
10.
Local.
Tesorero de la Modalidad de Administracin

Escolar Local.
Todo gasto debe pagarse mediante cheque
(Anexo 17).
Cada vez que emita un cheque de pago, el
Tesorero debe:
Considerar la aplicacin de la Ley del
Impuesto sobre la Renta, principalmente
el Captulo II, Art. 66.
11.
12.
13.
14.
15.
Tesorero(a) de la
Modalidad de
Local.
Local.
Local.
Local.
Local.
Registrar en el Libro de Ingresos y

Gastos y en el Libro de Banco, los
movimientos efectuados, en la parte que
corresponde a los Gastos ; llevando as
el control de todos los gastos y saldos
realizados en forma peridica, incluyendo
cheques emitidos a favor del Encargado
de Caja Chica.
Sella de pagado cada factura o recibo
cancelado, indica la fecha, cheque No., por el
valor (US$), Banco y No. de cuenta (Anexo 18).
Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al
finalizar cada pgina del Libro de Ingresos y
Gastos, indicando que pasa a la siguiente
pgina, y en la siguiente indicar que vienen
totales de la pgina anterior.
Mensualmente debe establecer el saldo; as
como tambin el acumulado anual.
Al final de cada mes, deber hacer un resumen
de los egresos por concepto.
Deber integrar un archivo por fuente de
financiamiento, ordenando cronolgicamente los
documentos legales que respaldan los ingresos
y egresos (Ver numeral 3 del literal G de la
Normativa).
Archiva documentos legales y financieros
(resguardando por cinco aos los documentos
de respaldo y por diez aos los libros) para la
rendicin de cuentas correspondiente.
MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCO
MODELO DE CHEQUE
MODELO DE SELLO
ANEXO 18
C.
REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS

INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
Modalidad de
Administracin
Escolar Local
Modalidad de
Administracin
Escolar Local
Modalidad de
Administracin
Escolar Local
Tesorero de la
Modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
ACTIVIDAD
En reunin ordinaria acuerdan realizar los trmites
para la impresin de los talonarios de recibos de
ingresos, antes de que inicie el ao escolar.
Manda a una imprenta a elaborar los recibos
prenumerados de ingresos, (slo para CDE y ACE) en
dos series:
Una para las contribuciones voluntarias o
cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para
las dems fuentes de ingresos. (Anexo 19-A)
Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de
las dos series, mediante control de numeracin al
Tesorero de la modalidad.
Recibe, firma control y resguarda los talonarios.
Emite recibo correspondiente por cada ingreso.
Registra detalladamente en el libro de ingresos y
gastos, en la columna de ingresos y en orden
cronolgico el concepto y el monto recibido.
Remesa
ntegramente en las 24 horas hbiles
siguientes a la recepcin de los fondos a la cuenta
corriente de la modalidad, dejando copia del
comprobante de remesa.
Al finalizar cada mes har un resumen de los ingresos
percibidos de cada concepto
En caso de perdida de recibos, la Administracin
Escolar deber registrar en acta oportunamente la
numeracin de los recibos prenumerados extraviados.
Para el registro y control de los gastos de estos
fondos, deber aplicar la normativa y procedimientos
establecidos para la ejecucin de las transferencias;
as como aperturar caja chica.
MODELO DERECIBO DE INGRESOS (CONTRIBUCIONES

VOLUNTARIAS Y/O CUOTAS DE ESCOLARIDAD)
MODELO DE RECIBO DE INGRESOS (OTROS INGRESOS)
D.
MANEJO DEL LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de Administracin
Escolar Local
2.
3.
Escolar Local
4.
Local.
5.
Local.
6.
Presidente(a) o Director(a) de
la Modalidad de
Encargado de Compras: CDE
Concejal Padre de Familia
ACE Secretario (a) CECE
Secretario (a)
Local.
7.
8.
9.
10.

Secretario (a)
Tesorero de la Modalidad de
ACTIVIDAD
En reunin ordinaria acuerdan la creacin de
Caja Chica, por un monto no mayor de US$
57.14, equivalente a 500.00, para efectuar
gastos menores de hasta US $22.85,
equivalentes a 200.00.
Registra este acuerdo en el Libro de Actas
de la modalidad, indicando la finalidad de
uso de los fondos.
Ordenan
la
impresin
de
vales
prenumerados para el control de la caja
chica (ver anexo 20).
Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar
que tendr que llevar para el registro de los
ingresos y gastos por el fondo que de caja
chica. Hacen entrega del libro auxiliar al
Tesorero para que lleve los registros
correspondientes al uso de los fondos.
Elabora cheque a su favor por el valor de
US$ 57.14
Solicita a los miembros que tienen firma
mancomunada, que firmen el cheque.
Elabora recibo por el valor del cheque
especificando la finalidad de uso de los
fondos.
Hace efectivo el valor del cheque.
Aprueba compra por Caja Chica y comunica
al Tesorero.
Solicita fondos al Tesorero para realizar la
compra.
Elabora vale prenumerado especificando el
uso del dinero y la cantidad en letras y
nmeros.
Solicita al Encargado de Compras que firme
el vale.
Firma vale prenumerado y se lo devuelve al
Tesorero.
Entrega el dinero y archiva el vale.
11.
12.
13.

Secretario (a)
Secretario (a)
14.
15.
Escolar Local.
16.
Efecta la compra y pide factura de

consumidor final o recibo en casos
eventuales debidamente firmado por quin
recibe el pago.
Entrega factura o recibo al Tesorero como
comprobante de la compra.
Sella la factura o recibo con el sello de
PAGADO, escribe cancelado en el vale, se lo
anexa a la factura y los archiva.
Al acumular el 80% o ms en facturas y/o
recibos pagados, elabora solicitud de
liquidacin de caja chica (Anexo 21)
anexando comprobantes de gasto.
Solicita a la Modalidad la reposicin de
dichos fondos.
Si la modalidad autoriza la reposicin del
80% de los fondos para caja chica, de nuevo
se siguen los pasos del 4 al 14.
Para la liquidacin final de los saldos de los
fondos no habr reintegro a Caja Chica, slo
comprobacin de los gastos.
MODELO DE VALE
MODELO DE LIQUIDACIN DE CAJA CHICA
1 / Si es factura anotar el nmero, si es recibo anotar el nombre de quin recibi el

dinero.
E.
ELABORACIN DE CONCILIACIN BANCARIA
PASO
1.
2.
3.
REPONSABLE
Modalidad de
Administracin
Escolar Local.
Tesorero(a) de la
Administracin
Escolar.
Presidente (a) o
Tesorero (a) de la
Administracin
Escolar.
ACTIVIDAD0
Solicita oportunamente cada mes al banco
los estados de las cuentas bancarias.
Cuando se trate de la cuenta de las
transferencias, debe verificar contra el
Libro de Banco y la chequera para revisar
los cheques emitidos y concilia ambos
saldos.
Suma los saldos del libro de ingresos y
gastos de las diferentes transferencias,
cantidad que debe coincidir con el saldo
del libro de banco.
Cuando se trate de la cuenta de los otros
ingresos, debe verificar contra el libro de
ingresos y gastos de esta fuente y la
chequera y concilia ambos saldos.
Elabora informe de conciliacin bancaria (Anexo
22).
De no estar de acuerdo con el Estado Bancario,

deber reclamar las inconsistencias ante el banco
en un perodo no mayor de 10 das de haberse
recibido el informe por parte del banco.
MODELO DE CONCILIACIN BANCARIA
F.
RENDICIN DE CUENTAS
Y
LIQUIDACIN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.
Las modalidades de administracin escolar local deber elaborar un informe anual de

rendicin de cuentas y presentar la liquidacin de fondos cuando se trate de las
transferencias por el Ministerio de Educacin, ante la comunidad educativa y la
Direccin Departamental de Educacin correspondiente.
Para los otros ingresos deben nicamente rendir un informe anual a la comunidad
educativa.
El informe anual de rendicin de cuentas deber contener los objetivos y metas
alcanzadas, el nmero de nios, nias y jvenes beneficiados, los ingresos recibidos,
los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todo lo anterior en funcin del Plan
Escolar Anual y presupuesto de la institucin educativa.
A continuacin, se presenta el procedimiento que las modalidades deben seguir para
elaborar y presentar la liquidacin de los fondos transferidos por el MINED, detallando
paso a paso las actividades y responsables; as como el formato a utilizar:
PASO
1.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
Presidente de la
Modalidad
Miembros con firma

mancomunada de la
Modalidad de
Local.
Miembros con firma
mancomunada de la
modalidad de
Local.
Miembros con firma
mancomunada de la
Modalidad de
Local.
ACTIVIDAD
Cuando se han agotado los fondos de una
transferencia, convoca a reunin a la modalidad
para:
Informar que se agotaron los fondos y
Que conjuntamente con los otros miembros
con firma mancomunada prepararan la
liquidacin y la presentaran a la Direccin
Departamental correspondiente.
Ordenan toda la documentacin de respaldo y de
registro financiero por cada transferencia recibida
de acuerdo a los lineamientos contenidos en el
formulario de liquidacin.(Anexo 23)
Llenan el formato de liquidacin (Anexo 23).
Elaboran el informe de rendicin de cuentas, en el
que se demuestre el cumplimiento de los objetivos
y metas, nmero de beneficiarios atendidos y otros
indicadores.
Presentan a la Direccin Departamental:
El formato de liquidacin en original y copia
debidamente lleno, firmado y sellado,
Toda la documentacin de respaldo en
original, y
Adjuntan el Informe de Rendicin de
Cuentas en original.
5.
6.
7.
8.
Tcnico de la Unidad de
Administracin de la
Direccin
Departamental de
Educacin.
Modalidad de
Local.
Tcnico de la Unidad de
Administracin de la
Direccin
Departamental de
Educacin.
Pagador Auxiliar
Departamental.
Revisa y sella toda la documentacin que respalda

la liquidacin, registra en el sistema la informacin
correspondiente;
SI NO HAY OBSERVACIONES:
Firma y sella de recibido el formulario de
liquidacin,
Archiva una copia del formulario de la auto
liquidacin y el informe original de rendicin
de cuentas en el expediente de la
modalidad,
Devuelve original del formulario de
liquidacin sellado y con firma de recibido;
as como el resto de la documentacin
presentada a los miembros de la
modalidad.
SI HUBIERAN OBSERVACIONES:
Imprime hoja de observaciones y determina
en ella la fecha de nueva presentacin de
la liquidacin,
Entrega la hoja original a los miembros de
la modalidad,
Guarda copia de la hoja de observaciones
en el expediente de la modalidad.
SI LA MODALIDAD DEBE REEMBOLSAR O
REINTEGRAR FONDOS:
Archiva el cheque y copia de remesa de
reintegro y reembolso en el expediente de
la modalidad
Orienta a que nmero de cuenta debe
elaborarse el cheque de devolucin de
fondos e indica a donde deben
depositarlos.
Archiva la documentacin de respaldo por un
perodo de cinco aos y los libros por un mnimo
de 10 aos.
Enva copia de formato de la autoliquidacin y
cheques o remesas si lo hubieran al Pagador
Auxiliar Departamental
Recibe y concilia la informacin para preparar su
informe de caja y enviarlo junto con un listado de
los centros educativos que ha reembolsado o
reingresado anexando copia de cheque o remesa
a la Gerencia Financiera.
9.
Gerencia Financiera
Recibe cheques y remesas y realiza depsitos y

anotaciones correspondientes a las Direcciones
Departamentales de Educacin.
Realiza, conciliaciones de las cuentas segn la
fuente de financiamiento
10.
Direccin
Departamental de
Educacin
Registra informacin de las 14 Direcciones

Departamentales de Educacin.
Considera informacin para transferir el prximo
ao.
DOCUMENTACIN REQUERIDA A LAS MODALIDADES PARA

LIQUIDAR TRANSFERENCIAS
1.
Formato de Liquidacin debidamente lleno, firmado y sellado.
2.
Convenio.
3.
Recibo o recibos cuando tienen recibos complementarios.
4.
Libro de Actas
5.
Plan Escolar Anual y Plan de Compras (por Bono).
6.
Libro de Ingresos y Gastos y Libro de Banco de la cuenta de las transferencias.
7.
Chequera (s).
8.
Ultima Conciliacin Bancaria.
9.
Ultimo Estado de Cuentas.
10.
Cotizaciones firmadas y selladas por el Proveedor.
11.
Cuadros de Anlisis Econmico y Tcnico (compra despus de US$ 1,440.00).
12.
Orden de Compra de Bienes y Servicios.
13.
Actas de Recepcin de Bienes y Servicios.
14.
Comprobantes de Gasto (Facturas de Consumidor Final y/o Recibo con sello de

pagado).
15.
Contratos de Bienes y/o Servicios.
16.
Si han constituido Caja Chica debern presentar el libro auxiliar correspondiente,

los comprobantes de ingreso y gasto y dems documentos que seala el
Documento Paso a Paso 4.
17.
Inventario (cuando haya compra de mobiliario y/o equipo).
18.
Cuando fueren bienes y/o servicios utilizados para actividades culturales y

educativas, debern evidenciar la recepcin de los mismos mediante un listado
que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, nmero de DUI y
firma de los participantes.
19.
Para el Bono de Alimentacin el Informe Mensual de alimentos.
20.
Para el Bono de Asistencia Administrativa contrato de servicios, informe mensual

de asistencia tcnica.
21.
Adjunto a la liquidacin de gastos, debern presentar un Informe de Rendicin

de Cuentas que contenga los beneficios alcanzados con cada Bono,
cumplimiento del objetivo, la poblacin beneficiada.
DOCUMENTOS QUE DEBER CONSIDERAR EL TCNICO QUE

LIQUIDAR TRANSFERENCIAS 2001
INSTANCIA DEPARTAMENTAL
1.
Convenio General y Recibos por financiamiento firmado y sellado.
2.
Documento 4, Paso a Paso en la Administracin y rendicin de cuentas de las

transferencias financieras del estado y otros ingresos incluidos provenientes de
las contribuciones voluntarias de los padres de familia y/o cuotas de escolaridad;
y otros documentos especficos que respalden los diferentes bonos.
3.
Instructivo MINED No. 001/2001.
4.
Resoluciones vigentes que modifican al Instructivo MINED No. 001/2001.
5.
Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegra, CRA y Planes
de Desarrollo Profesional Docente.
6.
Listado de centros educativos beneficiados por cada una de las diferentes

transferencias, especificando el nombre correcto de la transferencia, que incluya
cdigo, tipo de modalidad, nombre del centro educativo, monto transferido,
fuente de financiamiento.
7.
Listado de Bonos codificados nombre, fuente de financiamiento.
8.
Expedientes de las modalidades para confrontar documentos e informacin.
9.
Nombre y nmero de las cuentas a las cuales debern hacerse los reintegros y
reembolsos de los diferentes bonos.
MINISTERIO DE EDUCACION
GERENCIA ADMINISTRATIVA
CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS
AO __________
DOCUMENTO 5
V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE
LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE
LOS CENTROS EDUCATIVOS
INTRODUCCIN
El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e
Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se
debern aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar cargos,
traslados, descargo de bienes y codificacin de libros, muebles, equipo y otros.
Estos procedimientos les permitirn un mejor control de los bienes del Centro
Educativo; as como tambin mantener actualizado sus inventarios.
A manera de Consejo, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que
amplen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.
I.
INORMATIVA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO
A. Las Modalidades de Administracin Escolar Local estn obligadas a

administrar el mobiliario, equipo, libros e inmuebles del centro educativo, que
adquieran bajo cualquier concepto. En el caso de los CECE se aplica
nicamente a los bienes adquiridos a travs del Ministerio de Educacin o
con fondos de las Transferencias que el MINED hace a las Modalidades de
B. Los Consejos Directivos Escolares y/o Asociaciones Comunales para la Educacin
deben recibir y entregar conforme inventario, el mobiliario, equipo, libros de la
institucin educativa, cuando el Director(a) Presidente(a) o la Modalidad asuma o
cesen en sus funciones (Art. 36, literal n del Reglamento de la Ley de la Carrera
Docente, Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio
de Educacin y Art. 23 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales
para la Educacin); debindose constar en el Libro de Actas del centro escolar.
Para registrar y actualizar el inventario debern utilizarse los formularios Anexos AF11 y/o AF-13.
C. Al finalizar cada ao calendario, las Modalidades de Administracin Escolar Local,
debern reportar sus inventarios actualizados a la Direccin Departamental
correspondiente.
D. En el caso de que en un centro educativo haya disolucin de una modalidad y se
organice otra, los bienes sern transferidos a la nueva modalidad o al MINED
mediante acta de traspaso, mientras se legaliza la nueva modalidad, en las
condiciones en que se encuentren a ese momento.
E. La infraestructura de los centros educativos oficiales no podr utilizarse para
ninguna actividad ajena a la labor educativa y que no sea organizado por el Consejo
Directivo Escolar o por la Asociacin Comunal para la Educacin, salvo en aquellos
casos donde por Decreto Legislativo se autorice su uso.
F. Para codificar el mobiliario, libros y equipo del centro educativo, se utilizar el
Manual de Codificacin de Bienes del MINED.
G. Para una mejor administracin de los bienes, los Consejos y/o Asociaciones
Comunales, debern cumplir con lo estipulado en el Instructivo del Sistema de
Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educacin, para el nivel Local.
xxiii. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE LOS BIENES,

LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES
Las Modalidades de Administracin Escolar Local Consejo Directivo Escolar (CDE),
Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar
(CECE); esta ltima cuando sea favorecido con bienes proporcionados directamente por
el MINED o adquieran bienes por medio de una transferencia de fondos del MINED;
administraran los bienes de las instituciones educativas debiendo entregar los
inventarios al final de cada ao calendario, los cuales sern enviados al Tcnico
responsable de activo fijo en la Direccin Departamental correspondiente, este reporte
se acompaar de copias de los documentos de traslados y descargos realizados en el
transcurso del ao; adems, las modalidades deben quedarse con las originales en su
archivo, como respaldo.
A continuacin se describen paso a paso los procedimientos para el registro de los
cargos, traslados y descargos de bienes libros, muebles y equipo:
A. CARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Presidente o Director de
la Modalidad de
Local.
Director del Centro
Educativo.
En reunin de la modalidad, informa a la

Modalidad de Administracin Escolar Local, la
existencia fsica y/o documento de adquisicin de
bienes, el cul ser inventariado.
Verifica existencia, codifica en base al Manual de
Codificacin de Bienes del MINED (apndice 2 del
Instructivo) y actualiza el inventario (Formulario
AF-11 y/o F-13).
En reunin de la modalidad, presenta para
aprobacin y firma el inventario actualizado.
la Modalidad de
Local.
Modalidad de
Local.
la Modalidad de
Local CDE, ACE o
CECE.
Firman la actualizacin del inventario (Formulario

AF-11 y/o F-13).
Remite copia del inventario actualizado al Tcnico
de Activo Fijo Departamental correspondiente para
su registro.
Entrega el inventario al Secretario para su archivo.
FORM. AF-11
ACTIVO FIJO
MODELO DE INVENTARIO DE
INSTITUCIN
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DONDE SE REGISTRA EL

INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: Se anotar tal como est nombrada
oficialmente la institucin.
CDIGO DE LA INFRAESTRUCTURA: se pondr el nmero que ha sido asignado a la
institucin educativa.
TIPO DE CARGO: se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien
por la institucin educativa en la forma siguiente:
Entrega del Ministerio.......................................1-1
Donaciones.......................................................1-2
Compra con actividades de la escuela.............1-3
Bonos................................................................1-4
CDIGO Y CORRELATIVO: se anotarn los cuatro dgitos de la clase del bien segn
instructivo y su correlativo segn la cantidad de bienes adquiridos.
CARACTERSTICAS: Se especificarn los detalles tales como: tipo de bien, marca,
serie, modelo u otros que identifiquen el bien.
ESTADO FSICO: se anotar la cantidad de muebles de conformidad al estado en que
se encuentren:
BUENO
REGULAR
(B)
(R)
FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao en que la institucin adquiri el

bien.
CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes.
VALOR UNITARIO: se anotar el precio del bien.
VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de
determinado tipo de bienes.
CLAVE: se marcar con la letra (R ) si el valor es real y con la letra (E) si el valor es
estimado.
FIRMA: en este espacio firmarn todos los miembros representantes de la

institucin educativa.
NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le
corresponde la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el Tesorero y
de la ACE el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del

sector alumno se ubicar si existe representante de ste.
SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa,
que ha sido anotado al inicio del presente.
ACTIVO FIJO
MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRFICO
FORM. AF-13
INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO

NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: se anotar tal como est nombrada
CDIGO DE LA INTITUCIN: se pondr el nmero que ha sido asignado a la
institucin.
TIPO DE CARGO: se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien
por la institucin educativa en la forma siguiente:
Entrega del Ministerio................................................1-1
Donaciones................................................................1-2
Compra con actividades de la Escuela......................1-3
Bonos.........................................................................1-4
CDIGO DEL LIBRO Y CORRELATIVO: se anotarn los tres dgitos de la clasificacin
del libro de acuerdo a la materia que trate, segn Manual de Codificacin y su
correlativo, segn la cantidad de libros adquiridos.
TTULO: anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificando en la
portada o su reverso.
AUTOR: anotar el nombre de la institucin o persona(s) responsable de la obra. En
caso sean ms de dos autores, se anote el primer nombre, ms la frase; y otros.
ESTADO FSICO: se anotar la cantidad de libros de conformidad al estado en que se
encuentren: Bueno (B) Regular (R)
FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao en que la institucin adquiere
el bien.
VALOR UNITARIO: valor de adquisicin de los libros.
CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de un mismo libro, segn su
clasificacin.
determinado libro.
CLAVE: se marcar con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si es estimado.
NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponde la
firma del espacio superior, en caso de CDE, ser el Tesorero y de la ACE el Presidente
(en el espacio sector Padre de Familia); en el caso del sector Alumno se ubicar si
existe representante de ste.
SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa, que ha

sido anotado al inicio del presente.
B. TRASLADO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local, solicitante
Modalidad de
Local, otorgante.
Local.
Modalidad de
Local receptora.
Modalidad de
Local, otorgante.
Tcnico de Activo Fijo
Departamental.
ACTIVIDAD
Enva nota de solicitud de traslado de
bienes.
Recibe solicitud y en reunin colegiada
acuerdan traslado de bienes; y autorizan al
Presidente o Director, al Tesorero y al
Secretario, para firmar el Formulario AF-9.
Registra este acuerdo en el acta de la
reunin, la cual deben firmar todos los
presentes (Anexo 11).
Reciben Bienes y si todo corresponde a lo
especificado en el Formulario AF-9, lo firma
el Presidente de la institucin receptora.
Remite copia de autorizacin de traslado
(Formulario AF-9) al Tcnico de Activo Fijo
Departamental.
Entrega el original al Secretario para su
archivo correspondiente.
Procede a realizar el cargo y descargo
respectivo.
ACTA DE TRASPASO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

(Libro de Actas del Centro Escolar)
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE

TRASLADO DE MOBILIARIO
II.
GENERALES:
1.
Nmero Correlativo: el formulario deber ser numerado en orden subsiguiente.
2.
Procedencia: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin que
posee el bien(es).
3.
Destino: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin educativa
hacia donde se traslada el bien(es).
4.
Tipo de movimiento: deber de marcarse con una X en el espacio que identifica
el tipo de traslado.
xxiv. CARACTERSTICAS:
Clase de Bien: deber anotarse el nombre del bien.
Nmero de Inventario: deber anotarse el cdigo que posee el bien.
Marca: deber anotarse la marca del bien si la posee.
Serie: se coloca el nmero de serie del bien si lo posee.
NOTA: para las Modalidades de Administracin Escolar Local, slo se llenar un

original y dos copias, el original quedar en poder de la dependencia que entrega y las
copias, una para quien recibe y la otra para la Departamental.
Para las Unidades Administrativas Centrales y Departamentales, este formulario
constar de un original y tres copias, que sern distribuidas as. Original para quien
autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o Unidad de Activo Fijo,
personal de vigilancia y personal que retira el bien.
C. DESCARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente o Director de la
Escolar Local.
Presidente o Director de la
Escolar Local.
3.
Escolar Local.
4.
Escolar Local.
5.
Escolar Local.
6.
Presidente(a) o Director(a) de
Escolar.
7.
8.
Tcnico de Activo Fijo

Departamental.
ACTIVIDAD
Determina la utilidad del bien(es).
Si se trata de prdida de un bien,
investiga el faltante y denuncia a la
Polica Nacional Civil.
Convoca a reunin extraordinaria a los
miembros de la Modalidad para informar
ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o
sobre la prdida.
Acuerdan reunirse
posteriormente para tomar decisin
sobre el descargo.
Verifican fsicamente el estado del
bien(es), si se trata de bienes inservibles;
Si se trata de una prdida, investigan el
faltante y le dan seguimiento a la
denuncia a la Polica Nacional Civil, para
determinar responsabilidades.
En reunin acuerdan descargar el bien,
dejando tal decisin asentada en acta
correspondiente, la cual firman todos los
presentes.
Firman solicitud de descargo por
inservible o prdida (formulario AF-12),
describindose
en
l
todas
las
caractersticas del bien(es) a descargar.
Enva copia de solicitud de descargo
(AF-12) a la Direccin Departamental de
Educacin correspondiente.
Entrega original al Secretario para su
archivo correspondiente.
Recibe solicitud de descargo y la
margina al Tcnico de Activo Fijo
Departamental.
Recibe solicitud, la ratifica y procede a
realizar trmite ante la Comisin de
descargo Departamental.
Informa a la modalidad por escrito sobre
la resolucin tomada.
Actualiza inventario.
FORM. AF-12
ACTIVO FIJO
SOLICITUD
ESCOLAR
DE
DESCARGO
DE
MOBILIARIO
EQUIPO
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE DESCARGO DE MOBILIARIO

Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: se anotar tal como est nombrada
CDIGO DE LA INSTITUCIN: se pondrn los nmeros que han sido asignados para
cada una de las instituciones educativas (segn refrenda anterior).
TIPO DE DESCARGO: se especificar la clase de descargo, en la forma siguiente:
Inservible....................2-1
Robo...........................2-2
CDIGO Y CORRELATIVO: se anotarn los cuatro dgitos de la clase de bien, segn
Manual de Codificacin y su correlativo, segn la cantidad de bienes adquiridos.
CARACTERSTICAS: se especificarn los detalles tales como: marca, serie, modelo,
color, medidas u otros que identifiquen el bien.
FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao que la institucin adquiri el
bien.
CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes.
VALOR UNITARIO: se anotar el precio del bien.
determinado tipo de bienes.
FIRMA: en este espacio firmarn todos los miembros representantes de la institucin
educativa.
NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponda la
firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el Tesorero y la ACE, el Presidente
(en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicar si existe
representante de ste.
SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa que ha
sido anotado al inicio del formulario.
xxv. PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIN Y REGISTRO

DE INMUEBLES:
El Ministerio de Educacin, podr adquirir bienes inmuebles por medio de donaciones,
comodatos iguales o mayores a treinta y cinco aos o por compra venta, los cuales
deben legalizarse y registrarse para su control.
A continuacin se presentan los procedimientos para legalizar y registrar una donacin,
un comodato o una compra venta de un inmueble.
A. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE UNA DONACIN DE INMUEBLE AL RAMO
DE EDUCACIN
Se entender por donacin, a la accin de una persona natural o jurdica de dar
gratuitamente un inmueble de su propiedad al Ramo de Educacin, para que ah
funcione un centro educativo.
En lo que se refiere a la titulacin del inmueble donado, esto se da cuando los
propietarios carecen de Escritura Pblica que no esta inscrita en el Registro de la
Propiedad Raz a su favor o presentan un documento privado, entonces se seguir el
trmite de titulacin a travs de la Fiscala General de la Repblica, a efecto de tramitar
el respectivo ttulo para su registro en el Registro de la Propiedad Raz.
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del inmueble
donacin.
Llenan la oferta de donacin, anexando
acuerdo al propietario de que se trate,
documentacin que se seala en el Anexo 2
este procedimiento.
2.
Modalidad de
Local
Presenta al Departamento de Asesora Jurdica del

MINED, la documentacin para el trmite
correspondiente.
3.
Departamento de
Asesora Jurdica
Revisa y si todo esta correcto la recibe.
la
de
la
de
Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde el MINED

acepta el inmueble donado, para firma del Titular
del Ministerio de Educacin
Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar
Escritura Pblica y solicita la firma de la Escritura a
la Fiscala General de la Repblica.
4.
Departamento de
Asesora Jurdica
Presenta para registro y control un testimonio a:

Fiscala General de la Repblica
Propietario del inmueble

Oficina de Activo Fijo
Asesora Jurdica
Presenta un Testimonio de la Escritura al Registro

de la Propiedad Raz, para ser inscrita a favor del
Estado de El Salvador, en el Ramo de Educacin.
5.
Registra en el sistema el testimonio y archiva el

documento para su control.
DOCUMENTOS QUE RESPALDAN UN TRAMITE DE DONACIN:

DONACIONES DE PERSONAS NATURALES:
1.
Llenar la oferta de donacin
por l o los donantes.
2.
Fotocopia de antecedentes
de la donacin.
3.
Fotocopia de DUI.
4.
Fotocopia de NIT.
DONACIONES POR ALCALDAS MUNICIPALES:
1.
Certificacin del Acuerdo del Concejo Municipal en el que
acuerdan hacer la donacin, dicho documento debe contener lo
siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicacin, rea,
extensin, valo y designar al seor Alcalde para que firme la escritura de
donacin a favor del Ministerio de Educacin.
2.
Fotocopia de antecedente de donacin.
3.
Fotocopia de la credencial del Alcalde.
4.
Fotocopia de DUI.
5.
Fotocopia de NIT de la Alcalda.
DONACIONES DE LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS DE LA REFORMA
AGRARIA:
1.
Certificacin del Punto de Acta en donde la Asociacin acuerda hacer la
donacin.
2.
Dicho documento debe contener lo siguiente: ubicacin, rea de extensin y
designar al Presidente de la Cooperativa para firmar la escritura de donacin a favor del
Ministerio de Educacin.
3.
Fotocopia del antecedente de donde se har la desmembracin.
4.
Fotocopia de la DUI del Presidente de la Cooperativa.
5.
Fotocopia de credencial extendida por el jefe del Departamento de Asociaciones
Agropecuarias del Ministerio de Agricultura y Ganadera.
6.
Fotocopia de Estatutos de la Asociacin Cooperativa.
7.
Fotocopia del NIT de la Cooperativa.
8.
Fotocopia de la personera jurdica de la Cooperativa, extendida por el Ministerio
de Agricultura y Ganadera.
9.
Fotocopia del Acuerdo del Acta del ISTA, en donde el ISTA autoriza a la
Asociacin Cooperativa la donacin del inmueble al Ministerio de Educacin,
manifestando su ubicacin, rea, adems el ISTA se compromete a desgravar la porcin
a donar y autorizar al Presidente para firme la escritura la Escritura de Desgravacin.
10.
Fotocopia de la escritura de desgravacin de la porcin a desgravar otorgada
por el ISTA a favor de la Cooperativa donante.
DONACIONES DE PERSONAS JURDICAS O ASOCIACIONES:
1.
ertificacin del pun
inmueble, designar
2.
otocopia de la escr
3.
otocopia de la cred
4.
otocopia de DUI de
5.
otocopia del NIT de
6.
otocopia del antece
DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito)
1.
El donante debe comprobar que la posesin, uso y dominio del inmueble a donar
la ha ejercido por ms de diez aos consecutivos de manera quieta.
B. LEGALIZACIN Y REGISTRO DEL COMODATO DE UN INMUEBLE A FAVOR

DEL RAMO DE EDUCACIN
Se entender por comodato, al prstamo gratuito de un inmueble que una Persona
Jurdica (Alcaldas Asociaciones o Sociedades) hace al Ramo de Educacin, para que
ah funcione un centro educativo, por un perodo no menor de treinta y cinco aos.
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del inmueble el
prstamo o comodato para que ah funcione el
centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo presentan la
documentacin (que se cita en el anexo 2) al
Departamento de Asesora Jurdica para el
trmite correspondiente.
2.
Departamento de
Asesora Jurdica
Revisa documentacin y si todo esta correcto

la recibe.
Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde se recibe
en calidad de comodato el inmueble, del Titular
del Ministerio de Educacin.
Una vez firmado el Acuerdo, procede a
elaborar Escritura Pblica.
Solicita firma de la Fiscala General de la
Repblica.
3.
Departamento de
Asesora Jurdica
Presenta para archivo y control un Testimonio

a:
La Fiscala General de La
Repblica
Al propietario del inmueble
A la Oficina de Activo Fijo
Al Departamento de Asesora
Jurdica
Presenta tambin un Testimonio al Registro de
la Propiedad Raz, para su marginacin.
4.
Registra en el sistema el testimonio y archiva

el documento para su control.
C. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE LA COMPRA VENTA DE UN INMUEBLE A

FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIN
Se entender por compra venta, a la adquisicin de un inmueble mediante pago que
hace el Ramo de Educacin, a una Persona Natural o Jurdica, para que ah funcione
un centro educativo.
PASO
1.
RESPONSABLE
Escolar Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del
inmueble la compra venta, para que
ah funcione el centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo, y el
propietario ha fijado el precio de venta,
presentan la oferta a los Titulares del
Ramo de Educacin.
2.
Titulares del Ramo de Educacin

de Educacin
Recibe oferta y margina a la Gerencia

Administrativa
para
gestionar
financiamiento.
3.
Gerencia Administrativa
Verifica
si
hay
posibilidad
de
financiamiento,
Si hay, enva solicitud de valu del
inmueble
a
la
Direccin
de
Infraestructura.
4.
Direccin Nacional de Diseo e

Infraestructura
Verifica si el inmueble rene las

condiciones necesarias para que
funcione ah un centro educativo.
Investiga precios de propiedades de
zonas aledaas y en la Alcalda de la
jurisdiccin
del
inmueble
para
determinar si el precio es justo.
5.
Direccin Nacional de Diseo e

Infraestructura
Si el inmueble rene las condiciones y

el precio es justo, pasa a la Gerencia
Administrativa
para
el
trmite
correspondiente de gestin de fondos
para el pago.
Si determina que el precio del inmueble
no es justo, recomienda a la Gerencia
Administrativa, para que solicite valu
a
la
Direccin
General
del
Presupuesto.
6.
Gerencia Administrativa
Si la modalidad de administracin
escolar local cuenta con fondos para el
pago, emite Resolucin autorizando la
compra venta del inmueble.
Si no se cuenta con fondos, elabora
solicitud ante el Ministerio de
Hacienda.
Una
vez
se
cuenta
con
el
financiamiento, pasa el caso al
Departamento de Asesora Jurdica
para el correspondiente trmite de
legalizacin y registro de la Escritura
Pblica.
(Ver
procedimiento
de
donacin).
DOCUMENTO 6
VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O
CONSTURCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO.
INTRODUCCIN
El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se
aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los
fenmenos externos; en sus Instalaciones, tambin se socializa y se comparte con otros
seres humanos.
Pero con el correr de los aos, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si
no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impedira que otras generaciones
puedan beneficiarse de ellas.
Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservacin de los
Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y
fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participacin creativa, responsable y
comprometida de la comunidad, para que a travs del trabajo cooperativo se desarrollen
actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura.
En el presente documento se presentan las normas bsicas y procedimientos que
deben considerar la comunidad educativa, en la ejecucin de obras de mantenimiento
(preventivo y correctivo), rehabilitacin y/o construccin de la infraestructura escolar.
I.
MARCO CONCEPTUAL
Para poder referirnos al mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y/o equipo

escolar, primero debemos precisar que se entiende por mantenimiento, su propsito y la
importancia de la participacin de los actores principales desde el planeamiento hasta la
ejecucin del mismo.
En qu consiste el mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo del centro
educativo?
Es el proceso que permite conservar el estado fsico original de operacin o
funcionamiento y del diseo del inmueble, instalaciones, equipo y mobiliario del centro
educativo.
En que consiste el mantenimiento preventivo?
Es un proceso continuo de tareas o acciones planificadas para mantener la
infraestructura escolar, mobiliario y equipo en buen estado de funcionamiento, en su
condicin y apariencia original; as como prevenir las necesidades de reparacin y
prevenir mayores daos en caso de desastres naturales, por ejemplo:
Tareas diarias: 1. Barrer y trapear; 2. Limpiar y lavar servicios sanitarios, urinarios,
bebederos; 3. Limpiar el terreno para evitar acumulacin de basura; 4. Vaciar
recipientes de basura, hacer uso de composteras, prcticas de reciclaje de basura y el
resto enterrarla; 5. Limpiar ventanas; 6. Sacudir mobiliario y equipo, etc.
Tareas semanales: 1. Revisar pisos, paredes, techos; 2. Revisar cerraduras y bisagras;
3. Revisar el mobiliario: sillas desajustadas, clavos o tornillos en pizarras, pupitres,
estantes, mesas, etc.; 4. Revisar equipo: cables, focos, etc.; 5. Revisar tanque de agua,
caeras, grifos; 6. Revisar tomas elctricos, lmparas, focos, cajas oxidadas, falta de
tornillos, placas quebradas; 7. Revisar puertas, ventanas, etc. Para determinar
necesidades de mantenimiento.
Tarea quincenal: Mantenimiento a reservorios.
Tareas mensuales: 1. Revisar muros y canales de desage; 2. Revisar cercas
perimetrales; 3. Revisar cubiertas de techo; 4. Revisar cimentaciones y drenajes de
aguas lluvias; 5. Limpieza del equipo, etc., para determinar necesidades de
mantenimiento.
Tareas anuales: 1. Pintar el centro educativo; 2. Reparar y pintar mobiliario con barniz;
3. Fumigar paredes, pisos y techos; 4. Revisin de fosa sptica, pozo de absorcin o
campo de riego.
En qu consiste el mantenimiento correctivo?

Son los trabajos de reparaciones mayores de la infraestructura, mobiliario y equipo, las
cuales requieren mayor tratamiento y especializacin, trabajos orientados a la
correccin de fallas de los elementos constructivos para restablecerlos a sus
condiciones normales de funcionamiento.
Qu debe entenderse por construccin de infraestructura?
Construccin de las instalaciones educativas por reemplazo o ampliacin de reas de
una infraestructura educativa:
REEMPLAZO
Centros Educativos acreditados que carecen de infraestructura adecuada y necesitan la
construccin completa de las instalaciones fsicas.
AMPLIACIN
Ampliar o extender las instalaciones fsicas de un centro educativo acreditado.
xxvi. NORMATIVA GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO

Y CONSTRUCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA
1.
El MINED velar por que las instituciones oficiales posean la infraestructura y el
mobiliario indispensable para desarrollar el proceso educativo.
2.
Para la Construccin o Ampliacin de la Infraestructura Educativa corresponde al
MINED, por medio de la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura, normar,
controlar, autorizar, evaluar, coordinar, ejecutar, monitorear, supervisar, brindar
asistencia tcnica, todo lo relacionado con la infraestructura educativa (espacios
arquitectnicos de los centros educativos).
3.
Los Consejos Directivos Escolares, las Asociaciones Comunales para la
Educacin y los Consejos
Educativos Catlicos Escolares, son
responsables de planificar, presupuestar y administrar los recursos destinados al
mantenimiento preventivo del edificio escolar, los padres y madres de familia, alumnos,
docentes debern organizarse en comits de mantenimiento preventivo escolar.
4.
Las inversiones en obras de infraestructura fsica ejecutadas en los edificios
escolares pblicos, constituyen inversiones pblicas y se regirn por las normas
tcnicas de control interno de la Corte de Cuentas de la Repblica.
5.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrn
invertir en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar
previa aprobacin por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el
Ramo de Educacin, comodatos por 35 aos o ms a favor de ste o cuenten con
ofertas de donacin o de comodatos y estn en trmite en el Departamento Jurdico del
MINED.
6.
Para la construccin de la infraestructura del edificio escolar deber
considerarse la normativa del diseo del MINED, la legalidad del terreno, las
condiciones fsico-ambientales, la orientacin Norte-Sur de las edificaciones; as como
tambin, deber respetarse los diseos tipos vigentes del MINED en los diferentes
niveles educativos (Parvularia, Bsica, Media y Especial).
7.
El color oficial de los edificios escolares pblicos ser azul bandera, a una altura
de repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las
aulas estas sern pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas
ser de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural,
inmuebles privados, etc.).
8.
En el caso de la Educacin Especial, los espacios siguen las normas generales
aplicables a los espacios de Educacin Parvularia y Bsica en cuanto a la forma,
dimensiones, iluminacin, ventilacin, etc., especificndose cambios en aspectos de
seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulacin, as
como en el rea de servicios sanitarios. Tambin deben considerarse rampas en todas
las reas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los
dems espacios del centro educativo y con terrenos colindantes.
9.
Ninguna de las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE ACE y
CECE) pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones pblicas,
privadas u ONGS instalen tuberas, drenajes tendidos elctricos o de telefona en
general o rtulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las
instalaciones del edificio escolar.
10.
Para la construccin de espacios fsicos recreativos, jardines, etc., deben
considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo.
11.
Los terrenos ofrecidos en donacin o comodato debern cumplir condiciones y
reas mnimas y esto depender de la poblacin escolar y el nivel educativo que se
pretende atender:
90 alumnos =
1,260 M2
180 alumnos =
2,520 M2
360 alumnos =
5,040 M2
Otros =
consultar al MINED
12.
Las modalidades de administracin escolar local, deben destinar en su
presupuesto quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los
cuales deben ser invertidos exclusivamente en ello.
xxvii. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO Y

CONSTRUCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA
s. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO
El mantenimiento preventivo escolar, tiene como objetivos prevenir el deterioro de la
infraestructura, mobiliario y/o equipo, a fin de conservarlo en ptimas condiciones de
funcionamiento, distribucin adecuada de la infraestructura, higiene y ornato para
contribuir con la calidad de la educacin; as como promover la participacin
permanente y organizada de la comunidad educativa.
A continuacin se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:
PASO
1.
RESPONSABLE
Escolar Local
ACTIVIDAD
Levanta un inventario de desperfectos o
daos de las instalaciones, mobiliario y
equipo del Centro Educativo elaborando
ficha de inventario de daos (Anexo 1)
apoyndose del mapa escolar.
2.
Escolar Local
Organiza a la comunidad educativa en

comit de mantenimiento los cuales
rotarn en el ao escolar (Anexo 2).
3.
Escolar Local y Comit de
Mantenimiento Preventivo
Escolar
Priorizan y cuantifican de acuerdo a

recursos disponibles las obras a realizar.
Mantenimiento Preventivo
Escolar
Escolar Local
Ejecuta actividades contempladas en el

Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento
Preventivo, con calidad.
4.
5.
Elaboran el Plan Anual de Trabajo de

Mantenimiento Preventivo del centro
educativo (Anexo 3), el cual es incluido en
el PEI y Plan Escolar Anual.
Informa a la comunidad educativa de

los avances del Plan Anual de
Trabajo de Mantenimiento Preventivo.
6.
Educacin, por medio de sus
Tcnicos de Enlace.
Da seguimiento a las
establecidas en el Plan.
actividades
Informa de cualquier irregularidad a la

Direccin de Diseo y Supervisin de
Infraestructura Educativa.
7.
Direccin
de
Diseo
y Da seguimiento y monitoreo a la ejecucin
Supervisin de Infraestructura de las actividades de mantenimiento
Educativa.
establecidas en el Plan Anual de Trabajo
de Mantenimiento Preventivo.
MODELO DE INVENTARIO DE DAOS
EQUIPOS DE TRABAJO
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
II.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO.
El mantenimiento correctivo, tiene como objetivo corregir el deterioro ocasionado por el

uso y el paso del tiempo de la infraestructura, mobiliario y equipo; para prolongar su
vida til.
A continuacin se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local y Comit de
Mantenimiento Escolar
Modalidad de
Local y Comit de
ACTIVIDAD
Identifican necesidades de mantenimiento
correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o
equipo.
3.
Modalidad de
Local
Solicita a la Direccin Departamental el trmite

de autorizacin del Plan de mantenimiento
correctivo a la Direccin de Diseo y Supervisin
de Infraestructura Educativa.
4.
Modalidad de
Local
Una vez autorizado el Plan, contrata los servicios

de empresa, persona natural o persona
calificada y/o compra los materiales en base a lo
estipulado en el procedimiento para la
adquisicin de bienes y servicios.
5.
Proveedor del servicio y

Modalidad de
Local
Ejecuta el plan informando semanalmente de

avances y finalizacin (Anexo 4) de las obras o
reparaciones a la Modalidad de Administracin
Escolar Local.
6.
Comit de Mantenimiento
Da seguimiento a la ejecucin de las obras,

informando a la modalidad de cualquier
irregularidad, para que tomen las medidas
pertinentes.
7.
Modalidad de
Local
Da seguimiento a la Administracin
financiamiento del proyecto.
2.
Priorizan y cuantifican de acuerdo

disponibilidad financiera y autogestin.
Elaboran su Plan Anual de Trabajo de

Mantenimiento Correctivo, y lo incorporan en el
Plan Escolar Anual del Centro Educativo.
del
Informa de cualquier irregularidad a la Direccin

de Diseo y Supervisin de la Infraestructura
Educativa.
8.
Direccin de Diseo y
Supervisin de la
Infraestructura Educativa
Monitorea, da seguimiento y recepciona las

obras ejecutadas del proyecto a fin de que sea
recibido a satisfaccin.
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
III.
CONSTRUCCIN DE INFRAESTRUCTURA (reemplazo o ampliacin).
PASO
1.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de ampliar o
construir la infraestructura educativa,
considerando los siguientes criterios:
Matrcula total
Matrcula turno mximo
Espacios fsicos con los que
cuentan
Situacin legal del terreno
Nmero de secciones
Nmero de docentes
2.
Escolar Local
3.
Gestin Educativa
Departamental
4.
Educacin
5.
Direccin de Diseo y
Supervisin de Infraestructura
Educativa.
Presentan sus necesidades a la Unidad

de Gestin Educativa de la Direccin
Departamental
de
Educacin
correspondiente.
Analiza las necesidades identificadas a
nivel departamental de los centros
educativos a construir y prepara
consolidado
a
la
Direccin
Presenta solicitud acompaada del
consolidado de Centros Educativos con
necesidades de reemplazo o ampliacin
a la Direccin de Diseo y Supervisin
de Infraestructura.
Recibe solicitud y verifica propuesta para
incorporar
a
los
proyectos
de
infraestructura, de acuerdo a la
factibilidad financiera disponible.
Comunica
resolucin
al
Director
Departamental de Educacin respectivo.
6.
Educacin.
Informa
sobre
resolucin
a
las
modalidades interesadas y a la Unidad
de Gestin Educativa Departamental.
DOCUMENTO 7
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LA
TRANSFERENCIA MENSUAL.
INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos financieros que conlleva la transferencia mensual a las Asociaciones
Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los
principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para
la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones
publicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del
MINED.
El documento presenta los procedimientos relacionados con:
A. Apertura de cuenta bancaria de la ACE
B. Suscripcin de convenio de transferencia ACE-MINED
C. Elaboracin de recibos a la ACE
D. Transferencia a la ACE
E. Incremento de secciones
F. Cierre de secciones
G. Pago de planillas mensuales al ISSS por el sistema tradicional
H. Pago de planillas mensuales por sistema de facturacin directa al ISSS por la ACE
I. Inscripcin de la ACE y del docente al ISSS
J. Afiliacin de los docentes con las administradoras de fondo de pensiones
K. Pago a las AFP
L. Pago de la retencin de impuesto sobre la renta
M. Comprobacin de gastos
I.
QU TRANSFERENCIAS RECIBE LA ACE?
Las Asociaciones Comunales para la Educacin reciben, la transferencia de fondos para

el pago del servicio educativo de las secciones que administran; que incluye el rubro de
Servicios Personales: Salario, Aguinaldo, Indemnizacin anual, sobresueldos por doble
seccin, sobresueldo del Incentivo a la Ruralidad, los Aportes patronales y el Seguro de
vida; y el rubro de Gastos de Operacin que incluye: material gastable y otros gastos
por cada seccin, y la Transferencia del Bono de Calidad, segn el nmero de
secciones que tenga.
i. QUINES PARTICIPAN
FINANCIEROS DE LA ACE?
EN
LOS
ASUNTOS
En estos asuntos financieros participan el Ministerio de Educacin, el Banco y la Junta

Directiva de la ACE.
El MINED, a travs de la Pagadura Departamental, ser la responsable de depositar
mensualmente a la Directiva de la ACE el dinero para pagar el salario al maestro y al
director, seguro de vida, sobresueldo por incentivo a la ruralidad, junto con el aporte
patronal del seguro social salud (ISSS), y el aporte patronal de pensiones (AFP, ISSS
vejez, invalidez y muerte o INPEP) y otros gastos de operacin de cada una de las
secciones que administran. Y en un solo pago, en el ltimo mes del ao el aguinaldo y
la indemnizacin anual. Y en funcin de la evaluacin que realiza el MINED se realiza el
pago anual del bono de desempeo institucional.
La relacin con el Banco, inicia a partir de la apertura de cuenta corriente por el
Presidente y Tesorero de la ACE, y continua con otros servicios, como el envo o
entrega del Estado de Cuentas y respuestas que la ACE requiera sobre el saldo de la
cuenta.
Por su parte, la Directiva de la ACE debe cumplir con estas obligaciones:
Administrar el dinero, tal como lo establece el MINED.

Emitir todos los meses los cheques para el pago del Salario lquido al
docente, las retenciones de Ley al docente, el ISSS salud, y el aporte por
pensin (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP) patronal, la renta
del docente, el material gastable y los otros gastos.
Llevar el control mensual de los ingresos y los gastos.
Archivar todos los recibos y facturas de los gastos mensuales.
ii. QU ES LA TRANSFERENCIA?
Es la cantidad de dinero que el Ministerio de Educacin deposita en la cuenta bancaria
de la ACE para cubrir los compromisos de pago establecidos para el funcionamiento de
los servicios educativos.
TRANSFERENCIA MENSUAL
SERVICIOS PERSONALES
Salario nominal
Sobresueldos
Incentivo a la Ruralidad
Aportaciones patronales
GASTOS DE OPERACIN
Material gastable
(Enero-Septiembre)
Otros gastos
TRANSFERENCIA ANUAL
SERVICIOS PERSONALES
Aguinaldo
Indemnizacin anual
Seguro de vida
GASTOS DE OPERACIN
Bono de la calidad u otros.
Veamos en detalle los Servicios Personales:
SALARIO A PAGAR A LOS DOCENTES
El salario de los docentes se deposita todos los meses del ao (12 meses).
El salario al docente debe cancelarse la ltima semana de cada mes, y el docente debe
entregar un recibo al Presidente o Tesorero. (Ver Modelo de recibo de pago al docente
en Anexo 1).
De este salario se hacen los descuentos por ISSS salud, AFP (ISSS vejez, invalidez y
muerte, INPEP, IPFA) y la renta. El dinero o saldo que queda despus de hacer los
descuentos se llama: SALARIO LQUIDO A PAGAR AL DOCENTE.
TABLA 1
TABLA DE DEDUCCIONES AL TRABAJADOR
SAP/AFP
ENTIDAD
COTIZACIN
COMISIN
SALUD
CRECER
CONFIA
3.25%
3.25%
2.95%
3.00%
3.00%
3.00%
ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y
MUERTE
7.00%
7.00%
Los valores anteriores, estn sujetos a cambio, de acuerdo al revalu que establece la
Ley de Pensiones.
El descuento de Renta, se aplicar conforme a lo establecido en la Ley de Impuesto
sobre la Renta vigente.
SOBRESUELDOS.
Para el caso de los docentes que laboran en el Programa EDUCO, el MINED deposita
mensualmente los sobresueldos de los docentes que trabajan doble seccin, y un
sobresueldo por trabajar en reas rurales distantes y de difcil acceso; que lo
conocemos como incentivo a la ruralidad.
AGUINALDO.
Es una compensacin en efectivo que la ACE entrega al docente por los servicios
prestados durante el ao de trabajo. Esta compensacin se entrega en el mes de
diciembre, y es equivalente al 50% del sueldo base. (Ver Modelo de recibo en Anexo 2).
o
o
o
Si el docente trabaja el ao completo o los ltimos seis meses del ao, tiene
derecho al aguinaldo completo que equivale al 50% del salario base.
Si el docente ha trabajado menos de 6 meses, el aguinaldo es proporcional.
Si el docente es despedido tiene derecho a su aguinaldo en forma proporcional
al tiempo de trabajo, conforme lo establece el Art. 202 del Cdigo de Trabajo. En
este caso la Junta Directiva deber presentar solicitud de incremento de fondos,
independientemente sean estos los primeros o ltimos 6 meses.
INDEMNIZACIN ANUAL.
Esta indemnizacin equivale a un salario base, y se deposita en diciembre de cada ao,

a los trabajadores que prestaron sus servicios durante el ao de trabajo. Si el docente
es despedido tiene derecho a la indemnizacin en forma proporcional al tiempo de
trabajo. En este caso la Junta Directiva de la ACE deber presentar solicitud de

incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o ltimos 6 meses.
(Ver Modelo de recibo en Anexo 3)
INCENTIVO A LA RURALIDAD
Esta cantidad de dinero se entrega todos los meses al docente como sobresueldo por
trabajar en reas rurales distantes y de difcil acceso.
PAGO DE OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE.
La Junta Directiva de la ACE (como Patrono del Docente), recibe en la transferencia

mensual lo equivalente para pagar del Seguro Social Salud (ISSS), y a las aportaciones
patronales por pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP). Este dinero lo
recibe la ACE durante los doce meses del ao.
Lo que recibe la ACE como patrono del docente ms lo que descont al docente para el
ISSS salud, y la Renta; se suman y se pagan en las oficinas del ISSS o en el Banco;
en el Ministerio de Hacienda o en el Banco lo que corresponde a la renta, llenando los
formularios correspondientes. Para el control de estos descuentos al docente, se llevar
un control anual de las deducciones por docente (Ver modelo en el Anexo 4).
Para el pago de la renta deducida al docente, se llena y presenta el formulario
DECLARACIN MENSUAL DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO. (Ver
modelo en el Anexo 5).
Los pagos de ISSS se realizan segn calendario del ISSS y el AFP y renta se pagan en
los primeros diez das hbiles de cada mes. Los das hbiles son de lunes a viernes,
dado que la mayor parte de instituciones bancarias y de gobierno, trabajan esos das.
TABLA 2
TABLA DE APORTES PATRONALES
SAP/AFP
ENTIDAD COTIZACIN
CRECER
6.75%
CONFIA
6.75%
SALUD
7.50%
7.50%
ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
7.00%
7.00%
ANEXO 1
MODELO DE RECIBO DE PAGO A DOCENTES
ANEXO 2
MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE AGUINALDO A DOCENTES
ANEXO 3
MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE INDEMNIZACIN ANUAL

AL DOCENTE
ANEXO 4
MODELO DE CONTROL ANUAL DE DEDUCCIONES

DOCENTE
POR
ANEXO 5
Veamos en detalle los Servicios Profesionales
COMPRAS DE MATERIAL GASTABLE.
El material gastable son los bienes o cosas que le ayudan al maestro para dar las
clases y a los nios y nias les faciliten comprender mejor y con mayor facilidad la
clase.
Este dinero solamente se deposita por nueve meses, o sea de Enero a Septiembre.
Estos materiales pueden ser:
Gastable, como yeso, plastilina, papelera de diferente textura y color,

etc.
Visual, como lminas, mapas, carteles y otros.
Juguetes y Juegos educativos para zonas de trabajo de parvularia, para
primer grado de educacin bsica.
tiles de enseanza, como esferas, comps, juegos de geometra,
bacos, libros de cuentos y otros.
Deportivos: pelotas para la prctica de diferentes ramas deportivas, redes
y otros
El maestro debe presentar a la Junta Directiva de la ACE, la lista del material (que
contenga: nombre del material solicitado; especificaciones tcnicas del material, marca;
cantidad y precio) que va ocupar cada mes.
No se debe entregar el dinero al maestro para que ellos hagan las compras, porque por
mandato de Ley no estn autorizados.
El dinero para la compra de material gastable no puede ocuparse para hacer
celebraciones o para otras cosas, que las mencionadas anteriormente. DEBE
GASTARSE OPORTUNAMENTE EN EL AO.
OTROS GASTOS.
Son depsitos que el Ministerio de Educacin hace durante los doce meses del ao
para que los miembros de la Junta Directiva de la ACE puedan pagar su transporte,
comprar sellos, comprar la chequera, certificacin de cheques y para el mantenimiento
del aula.
BONO DE LA CALIDAD.
Estos fondos se transfieren con el objetivo de contribuir a satisfacer las necesidades

prioritarias de material educativo, gastos de operacin y capacitacin local de los
centros educativos, en los niveles de Parvularia, Bsica y Media, orientados a
mejorar la calidad de los servicios que ofrecen a los nios, nias y jvenes.
Los gastos dentro de este Bono se regulan mediante normativa que extiende el
Ministerio de Educacin cada ao.
iii. CMO SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA MENSUAL DE

FONDOS?
La Direccin Departamental de Educacin, es la entidad del MINED responsable de
legalizar y transferir los fondos mensuales.
Para legalizarse la transferencia, la ACE debe tener su cuenta bancaria aperturada y
sus miembros actuales reconocidos en la Direccin Departamental de Educacin. La
legalizacin de la transferencia consiste en la firma del Convenio de transferencia ACEMINED; del recibo y nota de congelamiento de fondos en el banco. Finalizada esta
legalizacin se efecta la transferencia a la Cuenta bancaria de la ACE.
A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA DE LA ACE

PASO
1.
RESPONSABLE
Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental
ACTIVIDAD
Solicita a la ACE, apertura de la cuenta
bancaria con el nombre que aparece en la
personera jurdica, por medio del Tcnico de
Enlace.
2.
Presidente y Tesorero de la
ACE
Aperturan cuenta corriente en el Banco que

les quede ms cercano a su Centro Escolar.
3.
Asigna nmero de cuenta y entrega copia del

contrato de apertura de cuenta corriente.
4.
Institucin Bancaria
ACE
5.
Presentan copia del contrato de apertura de

cuenta corriente a la Coordinacin de
Gestin Educativa Departamental.
Genera el registro de la Cuenta Bancaria en
el Sistema de Transferencia de la ACE.
B. SUSCRIPCIN DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA ACE-MINED

PASO
1.
RESPONSABLE
2.
3.
ACE
Educacin
Educacin y miembros de la
ACE
4.
5.
6.
ACTIVIDAD
Con el Acuerdo de personera jurdica
firmado por el Despacho Ministerial y dems
documentacin legal registra informacin en
el sistema de transferencia de la ACE, para
elaboracin de Convenio, Recibo Mensual y
Nota de autorizacin al Banco para congelar
los fondos.
Elabora convenio de transferencia y convoca
a la ACE para celebracin del mismo. (Ver
modelo en Anexo 6)
Se presenta a la Coordinacin de Gestin
Educativa para firma de Convenio.
Le dan lectura al Convenio, sellan y firman.
Entrega convenio legalizado en original al
Representante legal de la ACE (Presidente)
y una copia a la Coordinacin de Gestin
Educativa
Recibe copia de Convenio legalizado y lo
enva a la Pagadura Departamental para
trmite de fondos.
ANEXO 6
MODELO DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS

ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y ASOCIACIN
COMUNAL PARA LA EDUCACIN (ACE)
Nosotros, CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES, mayor de edad, LICENCIADO EN

_____________________, mayor de edad, del domicilio de NUEVA SAN SALVADOR ,
actuando en carcter de Director Departamental de Educacin y que en adelante se
llamar Ministerio de Educacin; y por otra parte el seor MANUEL DE JESUS
CRDOVA GONZLEZ, mayor de edad y de ocupacin ALBAIL, del domicilio de COL.
LA ESPERANZA, LOTIFICACIN EL CHAPARRAL 2, POLGONO 4, LOTE 27,
CANTN EL CAPULN, COLN, con Documento de Identidad No. 005348-3, extendido
en Coln el 28 de septiembre de 1993; quin actuar en representacin de la
Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) del Casero Colonia La Esperanza,
Cantn El Capuln, Jurisdiccin de Coln, La Libertad, que administra el Centro Escolar
CENTRO ESCOLAR CASERO COLONIA LA ESPERANZA, C/ EL CAPULN, con
cdigo 68014, ubicado en CASERO COL. LA ESPERANZA, CANTN EL CAPULN,
J/COLN, LA LIBERTAD, celebran el presente convenio de prestacin de servicios
educativos, en la que se atender:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
NIVEL
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
MARCO LEGAL:
Para el presente convenio entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin Comunal
para la Educacin (ACE), se tomar como base:
o
o
El artculo 79, prrafo 2 de la Ley General de Educacin

Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin (ACE)
TOTAL
iv. OBJETO:
El objeto del presente convenio es establecer los trminos y condiciones en que el
Ministerio de Educacin transferir Asociacin Comunal para la Educacin (ACE),
recursos financieros provenientes del presupuesto del Ministerio de Educacin y de
Cooperacin de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales, para alcanzar
los fines de la Educacin Nacional.
v. OBJETIVOS DEL CONVENIO

El presente Convenio regular las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes:
A. Para prestar los servicios educativos en los niveles y modalidades de atencin
autorizados por el MINED, en su comunidad.
B. Fortalecer en la Asociacin Comunal Para La Educacin (ACE), su capacidad de
administracin y gestin al utilizar procesos democrticos de funcionamiento al
interior del centro educativo.
C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y docentes en
busca de una calidad educativa.
vi. RESPONSABILIDADES DEL MINISTERIO DE EDUCACIN:

A. Determinar y transferir fondos a la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE),
las veces que estime conveniente, para la ejecucin de acciones que conlleven al
mejoramiento de la calidad educativa en los niveles de Educacin Parvularia,
Bsica y Media.
B. El Ministerio de Educacin asignar fondos complementarios a la Asociacin
Comunal para la Educacin (ACE); para el pago de indemnizaciones y
complementacin de salarios, por motivo de despido, licencias concedidas y pago
de salarios al personal docente becado por convenios celebrados con otras
instituciones.
C. Podr asignarse fondos adicionales cuando el Ministerio de Educacin estime
conveniente, emitiendo acuerdo ejecutivo.
D. Proporcionar capacitacin a y/o asistencia tcnica a miembros de la Asociacin
Comunal para la Educacin (ACE); maestros y director que estos contraten, en las
reas que se requiera el buen desarrollo del proceso educativo.
E. Hacer cumplir el Reglamento Especial de las ACE, Normas Tcnicas, instructivos y

de ms documentos de apoyo, para la administracin de fondos.
F. Garantizar la existencia de un promedio de veintiocho alumnos por seccin, para
los niveles de Parvularia, Bsica y Media, excepto en casos donde haya aulas
especiales que podrn tener de 3 a doce alumnos por seccin.
G. Congelar los fondos total o parcialmente cuando las instancias respectivas
comprueben cualquier irregularidad en la administracin de estos fondos o cuando
as convenga a los intereses del Estado.
H. Liquidar los fondos transferidos durante el periodo de vigencia de la Asociacin
Comunal para la Educacin (ACE)
I. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este convenio y otros que el Ministerio de Educacin disponga,
determine o establezca.
J. Este convenio tendr una duracin de __________meses, contados a partir de
esta fecha pudiendo ser prorrogados por un periodo igual de conformidad a lo
establecido por el Ministerio de Educacin toda vez que se cumplan las
obligaciones contradas por ambas partes. Podrn darlo por terminado de comn
acuerdo o en forma unilateral por parte del Ministerio de Educacin, cuando no se
estn cumpliendo con los objetivos establecidos.
K. Este convenio se regir por las disposiciones del Reglamento especial de las ACE.
Dado por decreto ejecutivo 45 de fecha 30/04/1998, la Modalidad declara que ha
recibido copia del reglamento referido, el cual conoce, acepta y obliga a cumplir en
todas sus partes.
vii. RESPONSABILIDADES DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA

LA EDUCACIN (ACE), que en adelante se denominar
Modalidad:
A. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente
para el desarrollo de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de
educacin, mejorar la gestin o promover programas de educacin integral y
cumplir con los requerimientos establecidos en el presente convenio; as como el
cumplimiento de las normas administrativas, instructivos, procedimientos y
documentos de apoyo dados por el Ministerio de Educacin o instituciones
contralores del Estado.
B. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener una matrcula de veintiocho
alumnos por seccin en los niveles de Parvularia, Bsica y Media, en las
secciones de aula especial mantener de tres a doce alumnos por seccin,
preservar la calidad del proceso de enseanza aprendizaje conforme a los
requisitos establecidos por el Ministerio de Educacin, a colaborar con la

organizacin de la escuela de padres, usar exclusivamente la infraestructura para
fines educativos y mantener en buen Estado los bienes, adquiridos con fondos
provenientes del Ministerio de Educacin, as como los otros mobiliario y equipo,
que proporcione el mismo y otras instituciones.
C. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener registros y cuentas
separadas que muestren todos los recursos disponibles y gastos efectuados en
relacin con los servicios prestados, as como llevar los libros de ingresos y
gastos, debidamente autorizados por la Direccin Departamental de Educacin, en
donde se reflejen los ingresos obtenidos, los gastos y los saldos correspondiente
actualizados.
D. La Modalidad, deber poseer y resguardar los comprobantes de los gastos
efectuados, as como los documentos de liquidacin de los bonos transferidos,
deber proporcionar a solicitud de auditorias internas o externas todo tipo de
documentacin relacionado con los fondos transferidos a fin de que sean revisados
para establecer el correcto uso de los mismos.
E. Ser responsabilidad de la Modalidad tramitar oportunamente los fondos
suficientes para responder en casos de incapacidad, interinatos o indemnizaciones.
F. Ser responsabilidad de la Modalidad permitir el acceso a personal autorizado del
Ministerio de Educacin a las instalaciones del centro escolar para que sean
examinados los elementos financiados con recursos del Ministerio de Educacin.
G. La Modalidad deber llevar un registro de tiempo de servicio del personal docente y
administrativo, respaldado con el original del contrato y una copia de la constancia
de trabajo que cada ao se emitir a los empleados.
H. La Modalidad proporcionara los servicios que tenga a su disposicin a fin de
complementar debidamente los bienes provedos por el Ministerio de Educacin
para la prestacin de los servicios bajo su cargo. Tales recursos podrn consistir en
mano de obra, materiales, infraestructura u otros.
I. La Modalidad est obligada a reintegrar al Ministerio de Educacin los fondos
comprobados como faltantes de una auditoria realizada en un periodo determinado.
viii. MODIFICACIONES:
El presente Convenio podr ser modificado por cualquier circunstancia mediante
Adenda o Resolucin, emitida por el Ministerio de Educacin.
Dado en la ciudad
de _____________________, el __________ del mes de
__________________; del ao 200___.
Firma _____________________________
Nombre CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES
N DUI:
Representante del MINED
Firma ______________________________
Nombre MANUEL DE JESS CRDOVA
N DUI:
C. ELABORACIN DE RECIBOS A LA ACE
PASO
1.
RESPONSABLE
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
2.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Asociacin Comunal
para la Educacin
3.
4.
5.
6.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
ACTIVIDAD
Actualiza informacin de la ACE sobre secciones,
cambio de miembros u otros aspectos legales y
financieros en el Sistema de Transferencia a la
ACE, genera las transferencias correspondientes
al mes y elabora el Recibo mensual y nota de
autorizacin del Banco para congelar fondos. La
nota al Banco se tramita una sola vez al ao.
Elabora el recibo de transferencia mensual (Ver
Modelo en Anexo 7) y nota al Banco para congelar
fondos.
Enva recibos a la ACE y nota del Banco por medio
del Tcnico de Enlace, para su firma.
Recibe, revisa, firma y sella los recibos y nota del
Banco.
Entrega documentos firmados al Tcnico de
Enlace.
Recibe recibos ya firmados y nota del Banco y los
legaliza en el Sistema de Transferencia a la ACE.
Remite los recibos y nota del Banco a la
Pagadura Auxiliar Departamental para el trmite
de transferencia de fondos a la ACE.
ANEXO 7
MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS
POR US$ 1,550.06

Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de SANTA ANA fondos provenientes de
GOES la cantidad de UN MIL QUINIENTOS CINCUENTA 06/ 100 DLARES (US$
1,550.06); Transferencia de Fondos por Servicios Educativos prestados en el mes de
julio del 2002, en representacin de la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE),
que administra el CENTRO ESCOLAR CASERO SAN JORGE, C/MALPASO.
Cdigo N 60022 ubicado en:
Casero: SAN JORGE
Cantn: MAL PASO
Municipio: METAPN
Departamento: SANTA ANA
Fecha de emisin del recibo: 20/07/2002
No. de Cuenta de la ACE: 004301000008545
Banco: BANCASA
________________________________ _______________________________
Presidente
Tesorero
TRNSITO DE JESS GUERRA
MIGUEL ANGEL UMAA LEMUS
D.U.I. 4-3-021944
D.U.I. 4-3-0011638
ANEXO 7
DETALLE DE GASTOS
Cdigo No.: 60022

N de cuenta de la ACE:
004301000008545
SALARIO, PREST.
AGUINALDOS
PARVULARIA
SUELDO BASE
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL ISSS
APORTE PATRONAL AFP
BSICA
SUELDO BASE
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL AFP
SOBRESUELDO
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL AFP
JULIO
2002
Fecha de emisin del recibo:
20/07/2002
Banco: BANCASA
MONTO
POR
SECCIN
No. DE
SECCIONES
MONTO
TOTAL
1
398.29
40
22.86
11.43
47.49
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.49
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.79
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.79
19.91
137.14
40
22.86
11.43
16.46
6.86
274.28
80
45.72
22.86
32.92
13.72
D. TRANSFERENCIA MENSUAL A LA ACE

PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Pagadura Auxiliar
Departamental
ACTIVIDAD
Remite los recibos firmados a la Pagadura
Auxiliar Departamental, para el trmite de
transferencia de fondos a la ACE.
Recibe recibos y verifica firmas contra
actas de eleccin o constitucin de la ACE.
Elabora Requerimiento de Fondos y lo
cierra en el Sistema de Transferencia
mensual a la ACE.
Enva Requerimiento
Financiera.
3.
Gerencia Financiera
la
Gerencia
Recibe Requerimiento y verifica fondos

revisa y consolida requerimientos.
Tramita fondos ante el Ministerio de
Hacienda.
Recibe fondos y los transfiere a las
Pagaduras Auxiliares Departamentales.
4.
Pagadura Auxiliar
Departamental
Recibe los fondos.

Elabora Planilla contra requerimiento y la
enva al Banco para la transferencia de
fondos a la cuenta bancaria de la ACE.
Comunica a la ACE el depsito realizado
Efectuada la transferencia, cierra la Planilla
en el Sistema de transferencia a la ACE.
E. INCREMENTO DE SECCIONES EN UNA ACE.

PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Asociacin Comunal de
la Educacin.
Direccin
Departamental de
Educacin
ACTIVIDAD
Solicita a la Direccin Departamental el incremento
de una nueva seccin para el centro educativo.
Recibe solicitud y verifica necesidad en la
comunidad.
Hace un listado de requerimientos y analiza
disponibilidad de fondos en la Direccin
Departamental
por
fuente
de
financiamiento.
Dependiendo del financiamiento se pueden
dar las dos situaciones siguiente:
Si cuenta con financiamiento para el
incremento. En este caso deber obviar los
pasos del 3 al 7 de este procedimiento
3.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Enva listado y anlisis a la Direccin

Departamental de Educacin para su
aprobacin
4.
Director (a)
Departamental de
Educacin
Recibe y revisa listado; y de estar de

acuerdo aprueba el incremento
Devuelve la aprobacin a Gestin
Educativa. Enva solicitud a la Direccin
Nacional de Gestin Educativa
5.
6.
Director (a)
Departamental de
Educacin
Direccin Nacional de
Gestin Educativa
Enva solicitud a la Direccin Nacional de Gestin

Educativa
7.
Oficina de
Comunicacin Social
8.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Elabora un consolidado de los incrementos

autorizados, a nivel Nacional.
Enva a la Oficina de comunicacin Social
para su publicacin.
Publica las secciones por Departamento y
por centro educativo.
Una vez recibida la autorizacin de la nueva

seccin actualiza el incremento en el sistema
mecanizado EDUCO.
Emite 3 Resoluciones modificativas al
Convenio de Transferencia de fondos entre
el MINED y la ACE, en original (Anexo 8)

9.
10.
11.
Director (a)
Departamental de
Educacin.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Asociacin Comunal
para la Educacin
Pasa a firma del Director Departamental las

Resoluciones
Revisa firma y devuelve a Gestin Educativa las

Resoluciones.
Recibe y distribuye las resoluciones as:
Una para la ACE.
Una al expediente departamental de la
ACE.
Una para la Pagadura Departamental
Recibe Resolucin para su expediente, y para
efectuar la contratacin del docente.
ANEXO 8
RESOLUCIN MODIFICATIVA N_________

AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO
DE EDUCACIN Y LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
Direccin Departamental de Educacin de Usulutn, a los veinticuatro das del mes de
febrero del dos mil tres.
CONSIDERANDO:
1.
Que mediante la suscripcin del convenio de transferencia de fondos de fecha
veintiuno de enero del dos mil tres entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin
Comunal para la Educacin (ACE) del Casero ___________________________,
Cantn ___________________________, Municipio ______________________,
Departamento ___________________, cdigo _______; se estipulo que la ACE
prestara los servicios educativos para atender las siguientes secciones:
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
1
0
0
3
2
0
0
0
0
0
0
4
3
0
0
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
2
5
0
7
2.
Que por el crecimiento en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario crear:
SECCIONES
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SUELDO
BASE
1
3
0
4
SOBRE SUELDO
0
0
0
0
DIRECTOR UNICO
0
0
0
0
TOTAL
1
3
0
4
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Direccin Departamental,
RESUELVE:
I.
Modificar el Convenio suscrito con fecha veintiuno de enero del dos mil tres a
partir de______________ ; en el sentido de que el nmero de secciones que
atender la misma ser de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
2
0
0
3
5
0
0
0
0
0
0
4
7
0
0
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
II.
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
3
8
0
11
En todo lo dems queda vigente el referido Convenio. COMUNQUESE.
DIOS UNIN LIBERTAD

JORGE ALBERTO ESPERANZA
Director Departamental de Educacin
JAER / SEP
F. CIERRE DE SECCIONES DE UNA ACE

PASO
1.
RESPONSABLE
Direccin
Departamental de
Educacin
2.
Tcnico de la
Direccin
Departamental de
Educacin
3.
Secretario de la
ACE
ACTIVIDAD
Identifica sub-utilizacin de los servicios
profesionales docentes en el Centro Educativo
que administra la ACE.
Enva a un tcnico a verificar el cierre de la(s)
seccin(es).
Solicita a la ACE la documentacin financiera de
los rubros establecidos para el pago del servicio
de la seccin, del perodo fiscal vigente.
Solicita a Pagadura Departamental el monto y
fuente de financiamiento, de la transferencia
mensual de la seccin, correspondiente al
ejercicio fiscal en que se cierra.
Realiza la liquidacin de los fondos y de haber
saldo da instrucciones a la ACE para que
reintegre a la Pagadura Departamental
(Anexo 9).
Devuelve documentacin de respaldo a la ACE
Elabora Acta de Cierre de la seccin, en el Libro
de Actas de la ACE, la cual ser firmada por
todos miembros de la Junta Directiva, con el
visto bueno del Tcnico de la Direccin
Departamental de Educacin (Anexo 10)
Con la colaboracin del Tcnico de la
Departamental de Educacin certifica copia del
Acta (Anexo 11)
4.
Pagadura
Departamental
Si hay reintegro por la ACE, lo deposita a la

cuenta correspondiente dependiendo de la
fuente de financiamiento
5.
Direccin
Departamental de
Educacin
Actualiza el cierre de la seccin en el sistema

mecanizado EDUCO
Emite Resolucin Modificativa al Convenio de
Transferencia de Fondos entre el Ministerio de
Educacin y la ACE por cierre de secciones
(Anexo 12), la cual deber ser firmada por el
Director Departamental de Educacin.
ANEXO 9
LIQUIDACIN FINANCIERA DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS A LA

SECCIN EN EL LTIMO EJERCICIO FISCAL
ANEXO 10
MODELO DE ACTA DE CIERRE DE UNA SECCIN
ANEXO 11
MODELO DE CERTIFICACIN DE ACTA
ANEXO 12
Direccin Departamental de Educacin de USULUTN, a los

quince das del mes de enero del dos mil tres.
CONSIDERANDO:
1.
Que mediante la suscripcin del Convenio de transferencia de fondos de fecha
veinte de febrero del dos mil tres entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin
Comunal para la Educacin (ACE) del Casero, Cantn ISLA SAN SEBASTIN,
Municipio SAN DIONISIO, Departamento USULUTN, cdigo 80127; se estipul que la
ACE prestara los servicios educativos para atender las siguientes secciones:
RESOLUCIN MODIFICATIVA No.11-0002-03
AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE
EDUCACIN Y LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
0
0
0
4
0
4
0
0
0
0
0
5
0
4
0
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
1
8
0
9
2.
Que por disminucin en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario cerrar:
SECCIONES
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SUELDO
BASE
0
1
0
1
SOBRE SUELDO
0
0
0
0
DIRECTOR UNICO
0
0
0
0
TOTAL
0
1
0
1
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Direccin Departamental,
RESUELVE:
I.
Modificar el Convenio suscrito con fecha veinte de febrero del dos mil tres a
partir del 28/02/2003; en el sentido de que el nmero de secciones que atender
la misma ser de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
0
0
0
3
0
4
0
0
0
0
0
4
0
4
0
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
II.
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
1
7
0
8
En todo lo dems queda vigente el referido Convenio. COMUNIQUESE.
DIOS UNIN LIBERTAD

JORGE ALBERTO ESPERANZA
Director Departamental de Educacin
JAER / SEP
V. CULES SON LAS OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE

CON EL ISSS, LA AFP Y EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CON LAS
DEDUCCIONES DEL ISSS, AFP Y EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DEL DOCENTE?
OBLIGACIONES CON EL INSTITUTO SALVADOREO DEL SEGURO SOCIAL.
PAGO DE PLANILLAS AL ISSS.
Todos los meses la Junta Directiva de la ACE debe pagar las planillas mensuales en las
Oficinas del ISSS o en los Bancos autorizados, segn el calendario del ISSS cada mes.
Para ello existen dos sistemas: el tradicional y el sistema de facturacin directa.
A. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES AL ISSS POR EL SISTEMA TRADICIONAL
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente o Tesorero
de la ACE
2.
de la ACE
ACTIVIDAD
Se presentan a retirar planillas a Oficinas
administrativas del ISSS ubicadas en
hospitales o consultorios de las cabeceras
departamentales.
Elaborar y revisan la planilla
Firma la planilla
de la ACE
Se presentan a cancelar o depositar las

planillas en el departamento de cobranza
del ISSS o en Oficinas Administrativas de
Hospitales o Consultorios de Cabeceras
Departamentales segn calendario del
ISSS.
Si las planillas se dejan en depsito en el
Banco, se cancelaran al efectuarse las
remesas mensuales hecha por la
3.
4.
5.
de la ACE
Canceladas las planillas, retiran los

certificados patronales y los entregan a los
docentes.
B. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES POR SISTEMA DE FACTURACIN

DIRECTA AL ISSS
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Instituto Salvadoreo del Enva las planillas ya elaboradas
Seguro Social
Presidente o Tesorero de Se presentan a las Oficinas Administrativas del
la ACE
ISSS ubicadas en los Hospitales de las
Cabeceras departamentales a retirar las planillas
ya elaboradas segn calendario ISSS.
Presidente o Tesorero de Reciben y revisan planillas elaboradas
la ACE
Firma la planilla.
Presidente o Tesorero de Realizan el trmite de pago de la planilla en el
la ACE
Banco de acuerdo al calendario del ISSS.
En el caso que el Ministerio de Educacin no haya depositado los fondos asignados del
mes, se revisan las planillas y se dejan en depsito en la Oficina Administrativa del
ISSS, ubicados en los Hospitales regionales de cada Cabecera departamental para no
incurrir en multa por no presentar las planillas en las fechas previstas.
AFILIACIN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL INSTITUTO SALVADOREO

DEL SEGURO SOCIAL.
La afiliacin de la ACE al ISSS es una sola vez. En el caso de los docentes si ya esta
inscrito al ISSS, entregara su numero de afiliacin y en el caso de un docente no
afiliado, se tendr que inscribir al ISSS.
C. INSCRIPCIN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL ISSS
PASO
1.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Miembros de la Junta Presentan al Departamento de Inspeccin del
Directiva de la ACE
ISSS con copia de los siguientes documentos:
Presentan
al
Departamento
de
Inspeccin del ISSS con copia de los
siguientes documentos:
Acuerdo de Personalidad Jurdica
firmado.
Acta de constitucin de ACE-MINED.
Contrato Docente-ACE
DUI del Presidente de la ACE y del

2.
3.
4.
Docente
5.
ISSS
docente.
Fotografa tamao cedula del docente.
Llena la documentacin de inscripcin, ayudado

por un empleado del ISSS.
Retira de las Oficinas del ISSS el carn de la
ACE.
Retira de las Oficinas del ISSS el carn de
afiliacin.
Lleva registro actualizado del docente.
OBLIGACIONES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES.
AFILIACIN DE LOS DOCENTES A LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS

PARA PENSIONES.
En el caso de la afiliacin de los docentes a las Administradoras de Fondos para

Pensiones, estn obligados todos los empleados pblicos y privados menores de 36
aos de edad, esta afiliacin debe ser personal.
Para los docentes mujeres de 36 a 50 aos o hombres de 36 a 55 aos, pueden optar
por una AFP o por el sistema pblico de pensiones del ISSS. En el caso, de docentes
mujeres mayores de 50 aos o hombres mayores de 55 aos, debern quedarse en el
sistema pblico de pensiones del ISSS.
El trmite de pago de planillas de la AFP, lo realizan el presidente o tesorero de la ACE,
en los bancos y financieras designadas por las AFP. Los pagos de las planillas se
realizan en los primeros 10 das hbiles del mes siguiente, en que se devengaron las
cotizaciones.
La omisin absoluta del pago de la cotizacin, dentro del plazo legal sealado, se
sancionar con una multa del veinte por ciento de la cotizacin no pagada ms un
recargo moratorio del dos por ciento por cada mes o fraccin. (Articulo 161, numeral 1
de la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones).
La afiliacin del docente es efectiva, cuando recibe copia del contrato con el NUP
asignado por la Superintendencia de Pensiones.
Para elaborar la planilla de la AFP, el nmero de docentes debe ser menos de 50
personas.
Si el contrato no fuera remitido en el periodo que establece la Ley del Sistema de Ahorro
para Pensiones, (en los ultimas cinco das de cada mes); las cotizaciones pagadas
deben ser pagadas en el Instituto Salvadoreo del Seguro Social (ISSS) en planillas
provisionales.
D. AFILIACIN DE LOS DOCENTES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDO

DE PENSIONES
PASO
1.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Visita las escuelas para reunir a los
docentes y explicar el funcionamiento
de las Administradoras de Fondo para
Pensiones
AFP
2.
Afilian a los docentes
3.
4.
5.
AFP
AFP
6.
AFP
Tramitan la documentacin con la

Superintendencia de Pensiones
Remite contrato aprobado a la AFP
Recibe contrato aprobado.
Remite contrato a la ACE
Recibe y revisa el contrato. Si el
contrato tuviere inconsistencia en el
nmero de NIT o en el nombre del
Cantn o Casero, lo remite para su
correccin a la AFP
7.
8.
Superintendencia
Pensiones
AFP
9.
Recibe contrato con observaciones.
Corrige y remite nuevamente el

contrato a la Junta Directiva de la ACE.
10
AFP
Recibe y revisa el nuevo contrato

legalizado
Si el contrato ya no presenta
observaciones, la ACE realiza los
pagos en los primeros 10 das.
11.
AFP
Lleva registro actualizado del docente.
de
Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros

10 das hbiles de cada mes, en bancos autorizados por las AFP.
E. PAGO A LAS AFP
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente y Tesorero de
la ACE
ACTIVIDAD
Revisa contratos de las AFP
Nmero de NUP
2.
3.
Tesorero de la ACE
Tesorero de la ACE
4.
5.
AFP o Banco
Tesorero de la ACE
Llena las planillas de cada AFP.

Se presenta a la AFP o Banco autorizado a
realizar el pago.
Entrega recibo de pago efectuado en el mes.
Archiva el recibo de la AFP.
EL PAGO DE LA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.

OBLIGACIONES CON EL MINISTERIO DE HACIENDA.
PAGO DE LA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
La renta retenida mensualmente al docente o retenciones por prestacin de servicios

prestados a la ACE, debern cancelarse en las delegaciones fiscales o en los bancos
autorizados durante los primeros diez das hbiles de cada mes.
F. EL PAGO DE LA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Retira formulario F-14 en Delegaciones
Fiscales Departamentales
Tesorero de la ACE
Llena formulario F-14
Revisa y firma el Formulario F-14
Se presenta a la Delegacin o Banco en los
primeros 10 das hbiles del mes siguiente a
cancelar el impuesto retenido del salario al
docente contratado.
Delegacin o Banco
Recibe el pago, revisa y sella el Formulario F14
Delegacin
o
Banco Devuelve duplicado al Presidente de la ACE.
Tesorero de la ACE
Revisa copia para verificar sello y firma de
recibido.
Archiva copia del recibo.
El pago de la retencin de impuesto sobre la renta debe efectuarse, en los primeros

diez das hbiles del mes siguiente; de no hacerse en ese periodo, se incurrir en multa
por mora. La multa mnima ser de 1,000.00. La multa ser pagada en las Oficinas del
Ministerio de Hacienda o en las Delegaciones Fiscales Departamentales, y es
responsabilidad de la Junta Directiva de la ACE.
El Tesorero de la ACE presentara en el mes de enero de cada ao, el INFORME ANUAL
DE RETENCIONES (Ver Modelo en el Anexo 13), a la Direccin General de Tesorera,
para efecto de cumplir con esta obligacin.
ix. CULES SON LOS CONTROLES PARA LA COMPROBACIN

DE GASTOS?
La Junta Directiva de la ACE, deber llevar cada mes el control de los pagos
efectuados, para comprobacin de los gastos efectuados. Estos gastos son el pago de
salario al docente, facturas de compra de materiales, planillas de pago al ISSS, AFP,

etc.
Este control de comprobacin de gastos lo llevara el Tesorero de la ACE, para
demostrar los pagos efectuados.
Asimismo, el Tesorero deber presentar mensualmente y al final del ao, la HOJA DE
LIQUIDACIN MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS (Ver Modelo en Anexo14), para
efecto de comprobacin de liquidacin de los fondos transferidos.
1/
El impuesto sobre la renta se descuenta a partir de $316.67 de sueldo.
ANEXO 13
Al inicio del ao, en el mes de Enero, el Tesorero de la ACE, deber extender una
constancia de salarios, retenciones y descuentos anuales al docente o persona que
presto un servicio a la ACE, para su presentacin al Ministerio de Hacienda. (Ver
Modelo en el Anexo 15)
A. COMPROBACIN DE GASTOS.
PASOS
1.
RESPONSABLE
Tesorero de la ACE
2.
Tesorero de la ACE
3.
Tesorero de la ACE
ACTIVIDAD
Recibe y archiva facturas, recibos, planillas de
acuerdo a la cantidad del cheque emitido.
Registra en el libro de Ingresos y Gastos las
facturas, recibos y planillas pagadas.
Verifica que la suma de los gastos mensuales sea
igual al valor de los cheques emitidos en el mes.
ANEXO 14
MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIN MENSUAL Y ANUAL PARA EL PAGO

DEL SERVICIO
ANEXO 15
MODELO DE COMPROBANTE DE SALARIOS, RETENCIONES Y

DESCUENTOS
VII.
CULES SON LOS ARCHIVOS QUE LLEVA LA ACE Y CMO SE
ORGANIZAN?
Los archivos, son carpetas donde se guardan todos los documentos de la ACE, de
forma ordena.
Estos archivos deben estar en la Escuela, pero si no hay seguridad para dejarlos en la
Escuela, pueden estar en casa del Secretario o Tesorero de la ACE.
Los encargados de los archivos son: el Secretario de la ACE, quien debe guardar los
documentos legales y administrativos. Y el Tesorero de la ACE, quien debe guardar los
documentos financieros.
Los documentos que se archivan deben estar ordenados en una sola carpeta o bolsa
ordenadas, y se debe rotular la carpeta as:
Estos Flderes los archivar el Secretario(a) de la ACE:

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Se gastan esfuerzos y recursos.

Los logros anuales no responden a una planificacin estratgica.

Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan.

ii. QUINES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS

programacin de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas

iii. CUNDO PLANIFICAR?

iv. CUL ES LA LGICA DE LA PLANIFICACIN?