INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Glosario
de Trminos
del

Archivo
Histrico

PRESIDENCIA del DECANATO

DIRECTORIO
Miguel ngel Correa Jasso
Director General
Jaime A. Valverde Arciniega
Secretario General
Jos Enrique Villa Rivera
Secretario Acadmico
Ricardo M. Hernndez Ramrez
Secretario Tcnico
Efrn Parada Arias
Secretario de Apoyo Acadmico
Ma. de la Luz Paniagua Jimnez
Secretaria de Extensin y Difusin
Francisco Cartas Cabrera
Secretario de Administracin
Jess vila Galinzoga
Presidente del Decanato

Glosario
de Trminos

Comisin Especial del CGC

del Archivo Histrico del IPN
Miguel ngel Correa Jasso
Sergio Vials Padilla
Jess vila Galinzoga
Jess Flores Palafox
Eric G. Conde Lpez
Rafael Matos y Santos
Norma Patricia Rodrguez Gasca
Oscar Manuel Peraza Quezada
Leonel Rodrguez Benitez
Luis Felipe Bustamante Vega
Revisin de Redaccin
Miguel ngel Tenorio Trejo
Diseo
Miguel ngel Robles Colina

Oficinas
Presidencia del Decanato
Unidad Profesional Lzaro Crdenas
Prolong. Carpio y Lauro Aguirre s/n
Col. Sto. Toms. C.P. 11340
Tel. 5729-6300 exts. 63017 y 63018

INSTITUT
O POLITCNICO NA
CIONAL
INSTITUTO
NACIONAL

Glosario
de Trminos
del

Archivo
Histrico

PRESIDENCIA del DECANATO

Presentacin

Considero de particular importancia que la comunidad politcnica tenga acceso al

Glosario de Trminos del Archivo Histrico del Instituto Politcnico Nacional, un documento clave para facilitar la comprensin de nuestras tareas desde la perspectiva de lo
que se ha llevado a cabo, como la mejor plataforma de una visin integral de nuestro
presente y nuestro futuro, a partir de las enseanzas del pasado.
Asumimos deliberadamente un compromiso especial con la edicin de textos fundamentales como el que en esta ocasin tengo el honor de presentar. Estoy convencido
de la necesidad de que todos los integrantes de la comunidad politcnica puedan encontrar los instrumentos para contemplar, en una visin integral, el conjunto de las actividades
que conforman la estructura administrativa del Instituto.
Por medio del estudio y la constante consulta de este Glosario, tanto los responsables de integrar y conservar los archivos histricos del Politcnico Nacional, como quienes recurren a ese acervo para alimentar y enriquecer sus estudios y proyectos de investigacin histrica, dispondrn de herramientas sistematizadas, eficientes y accesibles,
que facilitarn el adecuado cumplimiento de sus empeos.
No perdamos de vista que la memoria histrica es la clave para evaluar con pleno
conocimiento la vida del Instituto, su origen y evolucin, a partir de la visin seera del
Presidente Lzaro Crdenas.
Quienes acudan al archivo histrico del Instituto Politcnico Nacional, con la gua
inapreciable de este Glosario, sern testigos de los tiempos y logros de las escuelas,
centros y unidades de enseanza e investigacin, que integran la red de conocimiento de
nuestra Alma Mater.
As, ser posible entender el presente y planear el futuro en condiciones ptimas: a
la vez que aprendemos del pasado y proyectamos ese aprendizaje hacia la realidad actual, y le damos la bienvenida al porvenir.
Confo en que este documento tendr la cabal utilidad que motiv su preparacin,
con entrega, esmero, calidad, capacidad y dedicacin.
LA TCNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA

Miguel ngel Correa Jasso

Director General

Introduccin
La Comisin Especial del Consejo General Consultivo del Archivo Histrico del IPN, qued
oficialmente formada a partir de su publicacin en la Gaceta Politcnica del 15 de abril de
2000, el acuerdo para su integracin, a la fecha, se compone de la siguiente forma:
Presidente
Lic. Miguel ngel Correa Jasso
Director General del IPN
Titulares
Ing. Jess vila Galinzoga
Presidente del Decanato
Ing. Sergio Vials Padilla
Coordinador General de Bibliotecas
y Servicios de Informacin
Invitados
Arq. scar Manuel Peraza Quezada
Representante del POI
Lic. Eric G. Conde Lpez
Jefe del Depto. de Archivo y
Correspondencia
Ing. Jess Flores Palafox
Administrador del Archivo Histrico de
ESIME Allende
Lic. Luis Felipe Bustamante Vega
Representante de la Coordinacin General
de Comunicacin Social y Divulgacin
Dr. Rafael Matos y Santos
Jefe del Depto. de Servicios Mdicos de la
Direccin de Apoyo a Estudiantes
Lic. Norma Patricia Rodrguez Gasca
Jefa del Depto. de Archivo Histrico
M. en C. Leonel Rodrguez Bentez
Profesor Investigador del CIECAS

Glosario
de Trminos

Esta Comisin ha estado trabajando en la normatividad a seguir por los archivos

histricos de las escuelas, centros y unidades de enseanza y de investigacin, as como
por el Archivo Histrico Central resguardado por la Presidencia del Decanato, los cuales,
en conjunto, integran el Archivo Histrico del IPN.
La funcin de integrar y conservar el Archivo Histrico, la Ley Orgnica se la asigna
al Presidente del Decanato, auxiliado por los maestros decanos, por lo que estos, adems
de sus responsabilidades acadmicas, tienen las inherentes al archivo. Para homogeneizar los criterios sobre la terminologa empleada en su estructuracin y manejo, se apreci
la necesidad de elaborar el Glosario de Trminos que cubriera el significado de palabras
comunes a la archivstica, pero de poco uso en otras actividades, por lo que la Comisin
elabor el presente documento.
En el Glosario del Archivo Histrico, adems del significado literal de las palabras y
trminos definidos, se busc la relacin dentro de las actividades que se realizan en el
IPN, con lo cual se pretende tener una aplicacin til a todas las personas que lo consulten. En algunos casos se consider conveniente sealar dos o ms interpretaciones a
alguna palabra en especfico, tratando siempre de complementar los criterios del personal
involucrado en el manejo del material histrico.
Ing. Jess vila Galinzoga
Casco de Santo Toms, enero de 2003

Glosario
de Trminos

foto 1

ARCHIVISTA
Persona que trabaja en los archivos.
En algunos pases se les llama
archiveros, nombre con el cual nosotros denominamos a los muebles.
Personas con amplios conocimientos
en la materia y cultura general, capaces de organizar archivos, conservar
los fondos y restaurar los documentos que en los archivos se conservan
como fuente para su conocimiento ulterior y servicio pblico.

Glosario
de Trminos

ABREVIATURA

Representacin escrita de una palabra por medio de una o varias de sus letras. En clasificacin documental, una abreviatura se tiene en cuenta como si estuviera escrita la palabra
completa.
Las abreviaturas ms comunes en el Instituto Politcnico Nacional (IPN) son:
Bil. bilogo
Dir. director
Div. divisin
Dpto. departamento
Dr. doctor
Dr. en C. doctor en ciencias
Dr. en I. doctor en ingeniera
Enf. Enfermera
Gral. general
Ing. ingeniero
Lic. licenciado
M. en C. maestro en ciencias
M. en I. maestro en ingeniera
Mtro. maestro
Qum. qumico
Srio. (a) secretario (a)
Ver: Clasificacin.
ACERVO
Conjunto de valores culturales y documentales. En un archivo estn representados por
documentos de diferentes soportes y representa el patrimonio de una colectividad. El
acervo del archivo histrico del Instituto est integrado de: biblioteca, hemeroteca, documental, fototeca, mediateca, impresos y banco de datos.
Ver: Documento, Soporte documental.
ACCESIBILIDAD
Facilidad de entender y usar un servicio o instalacin (Norma ISO 11620: 1998).
ACCESO
Posibilidad de consultar los documentos de un archivo, habitualmente sometido a reglas y
condiciones especficas.
Ver: Derechos del usuario.

Glosario
de Trminos

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ACTA
Relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o reunin. Tiene validez
cuando ha sido revisada, corregida y aprobada por los asistentes a la reunin.
ACTA DE NACIMIENTO
Certificacin oficial del nacimiento de un ser humano, tiene valor testimonial porque contiene el lugar donde naci, la fecha y hora en que sucedi y el nombre completo de los
padres.
Tiene valor legal para efectuar trmites legales de todo tipo.
En investigacin histrica, a este documento se le considera fuente de primera mano.
ACUERDO
Resolucin, convenio o pacto que resulta de una negociacin entre personas o entidades.
En el archivo histrico se refiere tambin a las resoluciones de la Comisin Especial del
Consejo General Consultivo del Archivo Histrico del IPN.
ADAPTAR DOCUMENTOS
Significa que los materiales deben adecuarse a los soportes en funcin de su tamao de
acuerdo a la unidad de instalacin.
Ver: Unidad de instalacin y soporte.
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de principios, procedimientos y mtodos archivsticos que se interesan no solamente por la conservacin, uso y localizacin de la documentacin, sino que atienden a la
produccin, circulacin y seleccin de los propios documentos, con base en una valoracin documental, entendida as, como una poltica integral.
Ver: Valoracin

ALFABETIZAR
Ordenar en secuencia de acuerdo con las letras del alfabeto. Existen dos formas: el alfabtico
comn y el riguroso; el comn slo toma la primera letra de la A a la Z.
El riguroso va tomando letra por letra de la primera palabra: Aa, Ab, Ac, etc., cuando son
idnticas las palabras toma la siguiente.
ALMACENAR
Colocar documentos en diferentes espacios y mobiliario, que pueden ser cajas, estantes,
gabinetes o archiveros, con objeto de protegerlos, conservarlos y ordenarlos.

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Glosario
de Trminos

AMPLIACIN FOTOGRFICA
Positivo fotogrfico aumentado en su tamao en un soporte documental.
ANLISIS DE FORMAS

Estudio sobre la integracin de un formulario, la informacin estadstica que debe contener el orden con el que se har y el diseo bajo el cual se llevar a cabo.
ANLISIS DOCUMENTAL
Verificacin de los tipos documentales que estn en un expediente, sean de ste.
ANAQUEL
Tabla o lmina de metal puesta horizontalmente en armarios, estantes o alacenas para
colocar algo en l.
En los archivos histricos se utilizan para colocar los materiales de consulta, ordenados y
clasificados.
Ver: Estante.
APODO
Es un sobrenombre utilizado para nombrar con aprecio a personas populares.
Ejemplo: Pibe para referirse al Ing. Manuel Vallar, jugador destacado de ftbol americano; Pera para nombrar a Esperanza Garza que brill por su simpata en la porra de ftbol
americano, etctera.
ARCHIVADOR
Mueble para guardar documentos, pueden ser gabinetes, estantes abiertos, cajas o cualquier otro tipo de mobiliario que se use con este fin.
ARCHIVAR
Procedimiento por el cual se ordenan, clasifican y almacenan los documentos en orden,
de tal manera que puedan ser localizados fcilmente cuando se requieran.
ARCHIVERO
En otros pases, persona que tiene a su cargo un archivo. En Mxico, mueble destinado a
contener los expedientes y pueden ser de acuerdo a su colocacin: archivero vertical,
lateral, colgante o suspendido; estante, gaveta, etctera.
Ver: Archivador.

Glosario
de Trminos

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ARCHIVISTA
Persona que trabaja en los archivos. En algunos pases se les llama archiveros, nombre
con el cual nosotros denominamos a los muebles. Personas con amplios conocimientos
en la materia y cultura general, capaces de organizar archivos, conservar los fondos y
restaurar los documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio pblico.
ARCHIVSTICA
Ciencia que trata de los archivos, de su conservacin, administracin, clasificacin, ordenacin, interpretacin, etc., de las colecciones de documentos que en los archivos se
conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio pblico. Ciencia de la
informacin aplicada a la organizacin, administracin y operacin de archivos (Norma
ISO 5127/1-1983).
ARCHIVOLOGA
Ver: Archivstica.
ARCHIVONOMA
Parte de la archivstica que comprende el conjunto de conocimientos tericos y prcticos
que se ocupa de la clasificacin, catalogacin y utilizacin de los fondos archivsticos.
ARCHIVO
Coleccin organizada de informacin destinada a un determinado fin (UNESCO).
Lugar donde se custodian documentos que han sido producidos por entidades pblicas o
privadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservacin y ordenacin cientfica, consulta y utilizacin.
En el IPN se denomina tambin al espacio donde se resguardan, protegen y clasifican los
documentos de todo tipo de soporte.
Conjunto de documentos de archivo, conservados a ttulo definitivo sea por los responsables de su produccin o sus sucesores en funcin de su propio uso o por los archivos
competentes en razn de su valor permanente (Norma ISO 5127/1-1983).
Ver: Soporte y Documento.

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Glosario
de Trminos

A
Ar
chiv
o del IPN
Arc
hivo

ARCHIVOS ACTIVOS DE LAS ESCUELAS CENTROS Y UNIDADES DE

ENSEANZA Y DE INVESTIGACIN

ARCHIVOS ACTIVOS DE
LAS AREAS CENTRALES

ARCHIVOS
HISTRICOS
ESCOLARES

ARCHIVOS DE
CONCENTRACIN

Publicaciones,informes,memorias,
invitaciones,carteles, fotografas, etc.

Publicaciones,
informes,
memos,
actas de consejo,
expediente,
documentos.

ARCHIVOS DE
CONCENTRACIN

ARCHIVO
GENERAL

DOCUMENTOS
HISTRICOS

ARCHIVO
HISTRICO
CENTRAL DEL IPN

Glosario
de Trminos

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ARCHIVO ACTIVO
Archivo reservado para documentos que se utilizan con frecuencia y ofrecen servicio constante a departamentos o reas operativas.
Los archivos activos ms usuales en el IPN son:

Recursos humanos.
Control escolar.
Consejo Tcnico Consultivo Escolar.
Subdirecciones, departamentos, etctera.
Contable.

ARCHIVO ALFABTICO
Archivo en el cual los encabezamientos son nombres de documentos, personas, empresas o cosas, organizados alfabticamente.
Ver: Alfabetizar y Encabezamiento.
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Archivo donde se reciben impresos, fotografas, documentos, expedientes y otros materiales, cuya vigencia en los archivos activos ha terminado. En algunos lugares se les denomina incorrectamente archivo muerto.
En estos archivos se clasifica todo el material recibido, de acuerdo a la normatividad existente, enviando una parte a los archivos histricos de las escuelas, centros y unidades (
ECU ), la principal, al Archivo General del IPN y, parte, al Archivo Histrico del IPN, siguiendo las normas establecidas.
Ver: Documento.
ARCHIVO DE ESTANTERA ABIERTA
Archivo en el cual se utilizan estantes en lugar de gavetas para guardar los documentos.
Ver: Estante y Unidad de instalacin.
ARCHIVO DE FORMATOS
Archivo utilizado para el almacenamiento de formularios en blanco o ya tramitados.
ARCHIVO DE NOMBRES
Archivo que contiene informacin bajo el sistema alfabtico para identificar nombres, pueden ser de personas o asuntos diversos.
Ver: Cdula alfabtica.

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Glosario
de Trminos

ARCHIVO DEPARTAMENTALIZADO
Archivo donde se guardan los documentos de un departamento separados de los otros.

ARCHIVO DE TRMITE
Ver: Archivo activo.
ARCHIVO GENERAL
En el IPN se le denomina al archivo donde se concentra la documentacin, impresos,
expedientes, fotografas y dems materiales que han perdido vigencia en las ECU y reas
centrales, ah se clasifican, se envan los materiales histricos a la Presidencia del Decanato, el restante se guarda de acuerdo a la normatividad vigente, dando de baja al que
cumpla el periodo durante el cual se deba conservar.
ARCHIVO GEOGRFICO
Archivo donde se organizan los documentos por su ubicacin geogrfica.
ARCHIVO HISTRICO
Archivo donde se resguarda debida y correctamente el patrimonio histrico documental de
dependencias pblicas y privadas; se vigila sea preservado en las condiciones adecuadas
que eviten su destruccin, y se propicia la consulta a los investigadores. Lo constituyen
impresos, material grfico y material audiovisual, cuya vigencia administrativa, fiscal contable o legal ha concluido y su contenido es evidencial, testimonial o informativo.
El objetivo es el de proporcionar informacin con soporte documental, por lo que es apropiado que una vez localizada sta, sea registrada, clasificada y luego se elabore una gua
que permita sea consultada en forma gil; tambin es necesario se conserve rigurosamente para que pueda emplearse sin que se destruya.
En el Instituto, el archivo histrico est constituido por el central del IPN que resguarda la
Presidencia del Decanato y los archivos histricos de las ECU, donde se localizan los
acervos de cada una de ellas.
Los componentes de los archivos histricos, por su valor que tienen, requieren estar protegidos de las condiciones ambientales: polvo, temperatura, humedad y de los insectos,
hongos y otras plagas que los destruyen.

Glosario
de Trminos

17

Se recomienda se mantengan los archivos histricos dentro de los siguientes parmetros:

Mnimo Mximo
Temperatura en grados centgrados:
18
22
Humedad relativa:
40 %
60 %
Renovacin de aire en volmenes:
6/h.
10/h.
Polvo
0
0
Microorganismos:
exento
exento
ARCHIVO MUERTO
Archivo de concentracin en donde las ECU y las reas centrales envan los documentos
cuya vigencia ha terminado. Le llaman muerto, errneamente, por su poca movilidad.
Ver: Archivo de concentracin.
ARCHIVO NUMRICO
Archivo en el que a cada asunto se le abre expediente, asignndole un nmero progresivo.
La consulta de este archivo requiere el uso de catlogos.
ARCHIVO POR ASUNTOS
Archivo en donde la documentacin se organiza en orden alfabtico, tomando en cuenta
los temas o asuntos que contiene.
REA
Cada una de las divisiones de los acervos del archivo histrico: biblioteca, hemeroteca,
fototeca, documental, impresos, mediateca y banco de datos.
ARMARIO
Mueble de metal o de madera con puertas y anaqueles en su interior y que sirve para
guardar libros, carpetas u otros objetos. En los archivos se emplea para las colecciones
reservadas (fondos reservados) en los que se tienen documentos, libros, fotografas y
dems documentos.
ARREGLO
Ordenar y sujetar a reglas los documentos, impresos y audiovisuales en un archivo.
ARREGLO ALFABTICO
Arreglo por nombres o temas de un archivo en secuencia, de acuerdo con el alfabeto.
Ver: Alfabetizar.

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Glosario
de Trminos

ARREGLO DE TIPO DICCIONARIO

Arreglo de un archivo organizado en orden alfabtico, por asuntos, con ttulos que no
tienen divisiones o subdivisiones.
ARREGLO ENCICLOPDICO

Arreglo alfabtico de un archivo en que se tiene informacin de varios temas o ciencias

con ttulos principales, divisiones y subdivisiones.
ASUNTO
Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata un expediente o documento.
AUTOR
Persona que ha hecho una obra cientfica, literaria o artstica y que se le conceden todos
los derechos y responsabilidades.

Glosario
de Trminos

19

BVEDA
Construccin cubierta y que puede
cerrarse hermticamente, utilizada
para contener los acervos de los archivos histricos, en los cuales se requiere conservar los materiales en
condiciones de temperatura, humedad e iluminacin controladas.

Glosario
de Trminos

BANCO DE DATOS

Conjunto de datos almacenados en fichas, cintas o discos magnticos, del cual se pueden
extraer en cualquier momento, generalmente por medios electrnicos, la informacin que
se requiere.
BIBLIOTECA
Lugar donde se conservan los libros ordenados para su lectura y/o consulta. Toda unidad
formalmente establecida y habilitada con personal y recursos para proporcionar servicios
bibliotecarios y de informacin (Ley General de Bibliotecas).
BIBLIOTECA DEL ARCHIVO HISTRICO
rea del Archivo Histrico donde se conservan impresos, publicados y/o editados por la
Institucin, as como aquellos que guardan relacin con la vida institucional, clasificados y
ordenados para su consulta.
BOLETN
Publicacin peridica especializada. Peridico editado por una asociacin, una administracin y otro organismo, que rinde cuentas de su actividad o presenta informacin de
carcter oficial o de autoridad (Norma ISO 5127/2-1983).
BVEDA
Construccin cubierta y que puede cerrarse hermticamente, utilizada para contener los
acervos de los archivos histricos, en los cuales se requiere conservar los materiales en
condiciones de temperatura, humedad e iluminacin controladas.

Glosario
de Trminos

23

CAJA DE ARCHIVO
Se fabrican de diferentes dimensiones y materiales, sirven para guardar la documentacin en los estantes de los archivos histricos, se recomienda usar las fabricadas de
material de baja acidez y no inflamable. Las cajas de archivo ms
usuales son de 30 cm. De largo, 38
cm. De ancho y 12 cm. de espesor.

Glosario
de Trminos

CADUCIDAD
Conclusin del ciclo vital de un documento, expediente o publicacin.

Ver: Ciclo vital.

CAJA DE ARCHIVO
Se fabrican de diferentes dimensiones y materiales, sirven para guardar la documentacin
en los estantes de los archivos histricos, se recomienda usar las fabricadas de material
de baja acidez y no inflamable. Las cajas de archivo ms usuales son de 30 cm de largo,
38 cm de ancho y 12 cm de espesor.
CANALETAS
Dobleces en el lomo de una carpeta o flder, que permite ampliar su espesor.
CAPACITACIN EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS
Enseanza de tcnicas y mtodos archivsticos al personal que organiza, depura, clasifica
y cataloga la documentacin para que realice este trabajo eficientemente.
CARPETA
Recipiente de diferentes materiales y colores que se utiliza para guardar la correspondencia y documentos en los archivadores. Tambin se conoce como flder o file y se construyen de diferentes materiales y colores.
CARPETA DE SALIDA O SUPLETORIA
Carpeta que se emplea para guardar la documentacin mientras la carpeta original est
fuera.
CARPETA DE SEGUIMIENTO
Carpeta con fechas a lo largo del borde superior para marcarlas claramente como seal
indicadora de que se debe tomar una decisin acerca de los documentos contenidos en
ella. Tambin se denomina de agenda o recordatorio.
CARPETA INDIVIDUAL
Carpeta que contiene solamente correspondencia de un individuo, tema o asunto.
CARPETA MISCELNEA
Carpeta que contiene documentos de asuntos que no son lo bastante activos como para
necesitar carpeta individual. Normalmente no son relevantes por ser fuentes de segunda o
tercera mano.

Glosario
de Trminos

27

CARTAPACIO
Conjunto de documentos contenidos en una carpeta.
Ver: Carpeta.
CARTEL
Material grfico que ha sido impreso para difundir eventos o sucesos y que por ser testimonio de un hecho se vuelve histrico.
CARTELOTECA
Subrea del archivo histrico en donde se resguardan los carteles.
CATALOGAR DOCUMENTOS
Operacin consistente en clasificar y organizar cdulas del catlogo, tarjetas, fichas o
bases de datos, bajo un mtodo determinado que organice la documentacin y permita
fcil acceso a la informacin que se guarda. Actividades desarrolladas en la preparacin
de registros documentales para su incorporacin a un catlogo.
La Comisin Especial del Consejo General Consultivo del Archivo Histrico del IPN, establece el cuadro clasificador general para la institucin.
Ver: Clasificar documentos.
CATLOGO
Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo, o bien de las
entidades fsicas o morales que intervienen en la tramitacin de ellos. Documento secundario que registra y describe los documentos reunidos de manera temporal o permanente
(Norma ISO 5127/2-1983).
Ver: Inventario.
CATLOGO DE CONSERVACIN DOCUMENTAL
Catlogo que se integra con cdulas cuyos asientos sealan plazos de conservacin, o
vigencia de expedientes, o piezas de archivo y su transferencia.
CATLOGO FOTOGRFICO
Catlogo de fotografas.
CATLOGO TOPOGRFICO
Catlogo que indica el lugar donde se encuentra el material documental y permite conocer
con rapidez y precisin su colocacin.

28

Glosario
de Trminos

CDULA
Papel o pergamino para escribir en l, apegado a un formato, alguna informacin til, o el
registro de la misma.
CDULA ALFABTICA
Cdula en la cual se registran los nombres a quien pertenece la informacin siguiendo un
orden alfabtico.
CDULA DE CATALOGACIN O FICHA
Cdula de cada uno de los expedientes registrados en un catlogo para localizarlos con
mayor rapidez y para llevar un control de ellos.
Ver: Expediente y Catlogo.
CDULA DE EXTENSIN
Tarjetas extras que se utilizan cuando la cdula dedicada al asunto no es suficiente para
contenerlo completamente.
CDULA DE REFERENCIA
Remite a otras cdulas que contienen asuntos o temas relacionados con el encabezamiento con que originalmente se abri el expediente.
CEJA O PESTAA
Parte sobresaliente de las carpetas y de las guas de catlogos, donde se anotan las
referencias de los expedientes y ordenamientos de los catlogos.
CICLO VITAL
Conjunto de periodos importantes que transcurren desde la elaboracin de un documento
hasta que termina la vida til del mismo. Cuando esto sucede, si el documento tiene valor
histrico, pasa al Archivo Histrico del IPN, o bien, al de la ECU correspondiente.
CINTA
Soporte empleado para almacenar informacin en diferentes materiales: video, audio,
electrnica, etctera.
CLASIFICACIN
Arreglo de la documentacin en grupos, de acuerdo a su tipologa en un cuadro clasifica
dor, sealando en el documento la clave que lo identifique dentro del conjunto o acervo

Glosario
de Trminos

29

documental o bien de acuerdo al mbito de competencia de las reas dentro del catlogo
de claves de las unidades responsables del Instituto.
Ver: Tipologa y Cuadro clasifica-

dor.
CLASIFICAR DOCUMENTOS
Ordenar un grupo documental de acuerdo a su temtica, asunto o a su organizacin administrativa, segn el tipo de documento que maneja, respetando el principio de procedencia.
Ver: Catalogar documentos.
CDICE
Libros y escritos con antigedad anterior a la invencin de la imprenta.
CODIFICACIN
Procedimiento de marcar la correspondencia con el encabezamiento bajo el cual debe ser
archivada.
CDIGO
Sistema de seales, signos o smbolos y normas de combinacin que, por convencin, se
destina a representar un mensaje entre la fuente y el punto de destino.
Puede estar formado de sonidos, signos escritos, colores, gesticulaciones, seales mecnicas, etctera. Posee un nmero limitado de seales, empleadas en la conversin de un
mensaje en una forma adecuada para posibilitar su comunicacin.
CDIGO DE INFORMACIN
Datos codificados en un registro bibliogrfico. Su propsito es posibilitar el acceso fcil y
rpido a los datos para ayudar a decidir la recuperacin del documento fuente, cuanto ste
resulta relevante a las necesidades de un usuario.
COLECCIN
Conjunto de documentos, comnmente de un mismo tema, nombre u origen.
En los archivos histricos se tienen colecciones de revistas, de fotografas, de documentos, etctera.
Documento que rene bajo un ttulo comn diferentes trabajos escritos o editados por uno
o ms autores sobre uno o ms temas (Norma ISO 5127/2-1983).

30

Glosario
de Trminos

COLECCIN DE CONSULTA

La integrada por materiales bibliogrficos que dan respuesta precisa a preguntas especficas o que sirven para identificar fuentes de informacin.
COLECCIN ESPECIAL
Ver: Coleccin reservada.
COLECCIN RESERVADA
Se integra con documentos relevantes, generalmente originales y con valor histrico, de
personajes destacados en la formacin y desarrollo del Instituto; o bien, de edificios y
monumentos trascendentes en su evolucin. La consulta de estas colecciones se reserva
a especialistas e investigadores.
COLOCACIN
Posicin fsica de los documentos o legajos en los estantes o archivadores, en forma
vertical u horizontal.
Ver: Mtodos de ordenacin topogrfica.
COMISIN
Grupo de personas en el que se delega la responsabilidad de un asunto.
COMISIN ESPECIAL
Comisin que el Consejo General Consultivo del IPN acuerde integrar con el propsito de
estudiar y dictaminar sobre otros asuntos de su competencia, siguiendo los lineamientos
marcados en el Reglamento del Consejo General Consultivo. Para fines del archivo histrico, se forma una Comisin Especial para este objetivo.
COMPTADORA
Equipo utilizado en archivos histricos para almacenar en su memoria, revisar, corregir e
imprimir los escritos y fotografas. Tambin se utiliza para conectarse en red y buscar
informacin en otros archivos.
// Mquina electrnica programable, capaz de almacenar datos e instrucciones; diseada
para procesar datos con la mnima intervencin del operador.
Entre sus caractersticas se mencionan su velocidad de operacin; su capacidad para
interactuar con los usuarios y comunicarse con otras computadoras para compartir sus
recursos; su versatilidad en cuanto a la captura, proceso y presentacin de datos mediante
el control de equipo perifrico.

Glosario
de Trminos

31

En sentido estricto, se trata de un sistema, en el cual interactan componentes fsicos

(dispositivos elctricos, electrnicos y magnticos; una fuente de poder protegida por gabinetes) y componentes lgicos (cdigos, programas, datos).
Equipo muy utilizado en archivos histricos para revisar, corregir, imprimir y almacenar en
su memoria los escritos y fotografas. Tambin se utiliza para conectarse en red y buscar
informacin en otros archivos.

CONJUNTO DOCUMENTAL
Grupo que guarda documentos de un mismo origen o procedencia, como son un fondo,
una seccin y una serie.
Ver: Acervo y Coleccin.
CONSEJO GENERAL CONSULTIVO
El Consejo General Consultivo se integra y rige por la Ley Orgnica. Se forma con autoridades de las escuelas, centros y unidades de enseanza y de investigacin, las de reas
centrales y decanato, las de rganos de apoyo y auxiliares, con estudiantes y docentes,
as como representantes sindicales de los docentes y del personal de apoyo a la docencia.

Sus principales atribuciones son:

1. Emitir opinin sobre las normas
relativas a la organizacin y funcionamiento acadmico del Instituto.
2. Presentar al director general proyectos de normas de carcter tcnico, acadmico y administrativo.
3. Conocer y acordar los proyectos
de planes y programas acadmicos.
4. Resolver los asuntos que le presente el director general cuando
afecten la disciplina y el orden del
Instituto.

32

Glosario
de Trminos

CONSEJO TCNICO CONSULTIVO ESCOLAR

Los consejos tcnicos consultivos de las escuelas, centros y unidades de enseanza se
integran y se rigen en los trminos previstos en la Ley Orgnica, se forman con autoridades, docentes, alumnos, representantes sindicales, y el director respectivo lo preside.
Sus principales atribuciones son:
1. Estudiar los proyectos de carcter
acadmico, tcnico y administrativo
que le presenten.
2. Formular los proyectos de normas
internas de organizacin y funcionamiento de la escuela, centro o unidad.
3. Informar al director general y al Consejo General Consultivo de los asuntos sobre los cuales estimen necesaria su intervencin.
4. Proponer al director general del Instituto una terna de profesores para la
designacin del director de la escuela, centro o unidad, as como una terna para la designacin de los
subdirectores de las escuelas, centros y unidades de enseanza y de
investigacin.
5. Resolver los asuntos que interesen o
afecten a la escuela, centro o unidad
y que sean sometidos a su consideracin.
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido.
Ver: Restauracin.

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de Trminos

33

CONSERVACIN PERMANENTE
Situacin derivada de la valoracin de documentos y se determina que no pueden ser
eliminados los que cumplieron su ciclo vital y deben transferirse a un archivo histrico
para su conservacin.
Ver: Valoracin.
CONSULTA
Funcin primordial del Archivo Histrico, por medio de la cual los usuarios adquieren la
informacin que necesitan en el desarrollo de sus trabajos. El Archivo Histrico necesita
registrar todas las consultas que se realizan, ya que sirven para verificar, en algunos
casos, quin y cundo se realiz la consulta.
CONTENIDO
Listado de ttulos que se incluyen en una publicacin.
Ver: ndice y Ttulo.
CONTROL
Proceso mediante el cual se trata de mantener dentro de un rango, previamente determinado, el rendimiento o las caractersticas de un producto o servicio; significa hacer que los
procesos se ajusten a lo planeado.
CONTROL DE AUTORIDAD
De aplicacin en bibliotecas y en archivos; se trata de una forma de control de calidad
consistente en establecer uniformidad en los nombres y palabras utilizadas como asiento
o punto de acceso a los registros de un archivo, catlogo o su equivalente. Implica la
elaboracin de referencias cruzadas, destinadas a remitir a la forma autorizada de representacin de un nombre o trmino.
CONTROL DE ENCABEZAMIENTO
El control de formas normalizadas de trminos con que se encabezan los documentos,
incluyendo nombres de personas, grficos, entidades o nominales.
Ver: Encabezamiento.
COPIA
Reproduccin exacta de un escrito.
COPIA CERTIFICADA
Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurdico.

34

Glosario
de Trminos

CORRESPONDENCIA
Comunicacin escrita (carta, oficio, memorando, circular, telegrama, entre otros) que se
inicia como producto de un trmite que se realiza, o bien, la accin de corresponder a
acciones en proceso que enva o se recibe.
CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Correspondencia que se remite a un destinatario.
CORRESPONDENCIA EXTERIOR
Correspondencia que se realiza con entidades ajenas al Instituto.
CORRESPONDENCIA INTERIOR
Correspondencia que se efecta entre reas del Instituto.
CRONOLGICO
Ordenamiento en secuencia de acuerdo a la fecha que se registra en el documento. Cuando
los documentos se archivan cronolgicamente, es usual colocar al frente los que tienen
fecha ms reciente.
CUADERNO
Publicacin con hojas dobladas y engrapadas en el centro. Como ejemplo: la Presidencia
del Decanato edita la serie Cuadernos de Divulgacin Histrica: Identidad Politcnica,
en los que se publican resultados de investigacin histrica en tres lneas de investigacin:
I. Semblanzas biogrficas.
II. Monografas.
III. Acontecimientos
CUADRO CLASIFICADOR
Conjunto de los registros de los expedientes que a travs de sus asientos, indican el
contenido y clasificacin del mismo, facilitando su localizacin.
Ver: Clasificacin.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS
Responsabilidad jurdica que implica el control y la adecuada conservacin de un acervo.
Gracias a esta actividad, los documentos de un archivo histrico tienen la garanta de que
sern bien custodiados y se evitarn prdidas y daos a los mismos.

Glosario
de Trminos

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DECANATO
Es el organismo integrado por los
maestros decanos de las escuelas,
centros y unidades de enseanza y
de investigacin del IPN. Cuenta con
un Presidente designado por el Director General de entre los decanos
en los trminos establecidos en el
artculo 24 de la Ley Orgnica.

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de Trminos

DATO
Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para deducir las
consecuencias legtimas de un hecho.
Para que tenga valor testimonial cuando proviene de un documento, debe acompaarse
de la fuente de donde se obtuvo.
DECANATO
Es el organismo integrado por los maestros decanos de las escuelas, centros y unidades
de enseanza y de investigacin del IPN.
Cuenta con un Presidente designado por el Director General de entre los decanos en los
trminos establecidos en el artculo 24 de la Ley Orgnica, y sus funciones se resumen
en:
1. Promover y realizar investigacin histrica que contribuya a difundir el pensamiento,
filosofa y objetivos del Instituto.
2. Formar y conservar el archivo histrico del IPN.
3. Proporcionar al Director General del Instituto una terna de profesores para la designacin del director de la ECU correspondiente.
DECANO
En el IPN, es uno de los maestros de mayor antigedad en su plantel, electo por su
respectivo Consejo Tcnico Consultivo Escolar o el Colegio de Profesores, segn sea el
caso, por cada una de las escuelas, centros y unidades de enseanza y de investigacin,
tomando en cuenta sus caractersticas relevantes, tanto acadmicas y ticas como profesionales. Representa la autoridad moral de su ECU y conserva el equilibrio y continuidad
en la misma.
DEPURACIN
Es el proceso de seleccin de los documentos que sern conservados de manera permanente en el Archivo Histrico, separndolos de aquellos otros que por su poca relevancia
deben eliminarse.
Esta eliminacin se efectuar tomando en cuenta la normatividad establecida para cada
grupo de documentos que garantice la correcta evaluacin y disposicin de la documentacin.
Ver: Descarte.
DERECHO
Conjunto de facultades que se establecen en una normatividad.

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de Trminos

39

DERECHO DE AUTOR
Conjunto de normas destinadas a proteger al autor y facultarlo en forma exclusiva para
reproducir, publicar o vender el contenido y forma de su obra, y oponerse a cualquier
modificacin de la misma sin su consentimiento.
DERECHOS DE LOS USUARIOS
En sus archivos el derecho a la informacin es el ms importante y significa el reconocimiento legal por el que se autoriza a acceder a los registros, de acuerdo a la reglamentacin que exista en cada caso.
DESCARTE
Eliminacin de documentos de un archivo histrico, adems de los contemplados en la
depuracin, porque existan ms nmeros duplicados de algn documento, de los establecidos en la normatividad del archivo.
Ver: Depuracin.

DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS
Proporcionar informacin precisa sobre la documentacin para identificar su contenido y
explicar el contexto que la produjo, as como la enumeracin de caractersticas y elementos informativos de cada conjunto documental que se hace del conocimiento de los usuarios mediante diferentes instrumentos de consulta.
Ver: Ficha y Catalogacin de documentos.
DESCRIPTOR
Palabra o grupo de palabras incluidas en un tesauro, previamente seleccionadas de un
campo disciplinario, de acuerdo a normas lingsticas; se emplean para representar en
forma unvoca cada uno de los conceptos de un rea del conocimiento o disciplina.
Se emplean en la descripcin conceptual de los documentos, en la formulacin de estrategias de bsqueda y en la consulta a bases de datos textuales.
DETERMINANTES
Signos auxiliares que agregamos a los clasificadores, para hacer stos ms precisos,
complementando y aclarando las rbricas.
De acuerdo con su denominacin, tienen por objeto determinar la dependencia o persona
con que se relaciona, lugar y tiempo en que se origina y la forma enque se presenta el
asunto.
Hay diversos tipos, se integran con nmeros o letras y se escriben entre guiones, parn-

40

Glosario
de Trminos

tesis, comillas y otros signos, enseguida de los clasificadores y dentro de las diagonales
que separan stos de las caractersticas y del nmero de identificador del expediente.
DIAGRAMA DE FLUJO
Representacin grfica de una operacin integrada de varias etapas, o conjunto de operaciones relacionadas entre s.
Ver: Grfica de flujo.
DIARIO
Relacin histrica de los hechos que han ido sucediendo en forma diaria, los cuales se
escriben al mismo tiempo que se realizan pudiendo ser asuntos propios y extraos, considerados relevantes.
DISQUETE
Disco magneto-ptico. Medio de almacenamiento secundario que combina las tecnologas ptica y magntica para el registro de grandes volmenes de datos, susceptibles de
borrado y reescritura.
En comparacin con otros medios presenta las siguientes ventajas: capacidad removible
de los discos flexibles, posibilidad de acceso directo a los datos y la confiabilidad que
ofrecen los CD-ROM.
DISPOSICIN
Distribucin conveniente de documentos, incluyendo aquellos que se destinan para su
destruccin o eliminacin.
DISPOSICIN DOCUMENTAL
Determinacin de reglas y normas a partir de la valoracin, primaria o secundaria, para
hacer la disposicin ms conveniente y establecer plazos de conservacin y modos de
transferencia y depuracin, a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su
ciclo vital, de acuerdo con sus usos especficos.
DONACIN
Se efecta cuando algn particular, ya sea en forma personal o en grupo decide donar sus
materiales documentales al archivo histrico. En esos casos el Archivo Histrico extiende
un certificado donde constan los materiales donados.

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de Trminos

41

DOCUMENTACIN
Coleccin y procesamiento continuo y sistemtico de informacin registrada para los propsitos de almacenamiento, recuperacin, utilizacin o transmisin.
// Conjunto de documentos colectados para un propsito especfico (Norma ISO 5127/11983).
Ver: Documento.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Arreglo de los documentos en orden, despus de que han sido clasificados y codificados
para facilitar su almacenamiento.
DOCUMENTO
Es toda informacin registrada, independientemente de su soporte y caractersticas, elaborada, recibida o conservada por una institucin u organizacin en el desempeo de sus
actividades.
As, los documentos pblicos pueden ser oficios, circulares, memoranda, reglamentos,
decretos, informes, memorias, invitaciones, convocatorias, reconocimientos, diplomas, ttulos, certificados, libros, folletos, revistas, mapas, planos, fotografas, pelculas, videos,
microfilmes, registros sonoros, discos, casetes, cintas magnticas, disquetes, tarjetas perforadoras, gacetas u otro material documental.
Informacin registrada que puede tratarse de manera unitaria en un proceso de documentacin (Norma ISO 5127/1-1983).
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Documentos manuscritos, mecano escritos, as como los impresos grficos, sonoros y
audiovisuales, producidos o recibidos por las diversas dependencias de un organismo y
que se disponen en un archivo.
// Documento que ha de conservarse permanentemente lo ms prximo posible a su forma original para el testimonio bibliogrfico o de otro tipo que potencialmente ofrece.
DOCUMENTO DERIVADO
Documento secundario que resulta de la adaptacin, arreglo o traduccin de uno o ms
documentos (Norma ISO 5127/2-1983).
DOCUMENTO FUENTE
Formato, texto o cualquier otro tipo de soporte, del que se obtienen datos de entrada a un
sistema de informacin. Tambin hace referencia al original del cual se obtienen copias.

42

Glosario
de Trminos

DOCUMENTO HISTRICO
Documento que contiene informacin testimonial evidencial o informativa en relacin con
el IPN, la educacin tcnica, o de personas vinculadas con ellos que por su importancia
debe conservarse permanentemente en el Archivo Histrico.
DOCUMENTO ICNICO
Documento en el que la representacin pictrica es la caracterstica principal (Norma ISO
5127/2-1983).
DOCUMENTO INACTIVO
Documento de archivos de trmite que no est sujeto a utilizacin frecuente (menos de
una vez por mes). Se guarda en equipo menos costoso y en lugares menos accesibles
que los documentos activos, se pueden microfilmar almacenndose en archivos de concentracin. // Documento que ha perdido toda utilidad administrativa y operativa; por lo
cual slo se conserva en los archivos cuando presenta un valor histrico.
DOCUMENTOS OFICIALES
Cualquier registro que un organismo pblico genera o recibe en el marco de la conduccin
de los asuntos de su competencia como: correspondencia, memorias, libros, planos, fotografas, pelculas, discos pticos, magnticos, sonoros o cualquier otro registro.
DOCUMENTO PRIMARIO
Documento que presenta informacin esencialmente de carcter original (Norma ISO
5127/2-1983).
DOCUMENTO SECUNDARIO
Documento derivado de documentos primarios o que los describe (Norma ISO 5127/21983).
DOCUMENTO DE TRANSFERENCIA
Documento que est destinado a transportarse de un archivo a otro.

Glosario
de Trminos

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EXPOSICIN
Tiempo durante el cual se pone a
consideracin del pblico material
escrito, fotogrfico, histrico cultural y de otra ndole, con el objeto
de difundir ideas, proyectos, aniversarios, obras, cultura, historia
de periodos establecidos, trabajos
realizados, piezas valiosas o raras,
u otro material.

Glosario
de Trminos

EDICIN
Impresin de una obra o el conjunto de ejemplares de la misma, las cuales se caracterizan
por ser iguales en contenido y formato, as como por aparecer en la misma fecha.
EDITORIAL
Artculo de fondo no firmado que expresa el pensamiento del responsable de una publicacin, utilizado en peridicos, revistas y publicaciones peridicas.
EJEMPLAR
Cada uno de los documentos de igual formato y contenido por ser impresos en una misma
edicin o tirada.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Destruccin de los documentos que no se van a conservar, de acuerdo a la tabla de
valoracin documental establecida en el Instituto. El medio ms adecuado es la mquina
destructora de documentos.
Ver: Valoracin documental y Catlogo de caducidades.
EMPLEADO DE ARCHIVO
Personal cuyo trabajo es revisar, valorar, clasificar, distribuir y almacenar documentos en
los archivos, localizarlos y proporcionarlos a los usuarios.
ENCABEZAMIENTO
Nombre con que se identifican los documentos en su parte superior para determinar un
asunto y bajo el cual se archivan.
Ver: Ttulo y Asunto.
ENCUADERNACIN
Operacin que consiste en unir y coser los pliegos que componen un libro, revista y otros
documentos impresos, cubrindolos con una tapa de material resistente a fin de asegurar
su conservacin.
ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
Documentos que se reciben en un archivo.
ENTREPAO

Ver: Anaquel

Glosario
de Trminos

47

EPIGRAFA
El arte de interpretar las inscripciones antiguas o modernas.
ESTNDARES DESCRIPTIVOS
Son estndares elaborados por la Direccin de Descripcin de Estndares (DDS) del
Comit Internacional de Archivos, que han sido publicados, tales como: la Norma Internacional de Descripcin Archivstica (ISAD) y la Norma Internacional de Autoridad Archivstica
(ISAA).
ESTANTE
Mueble con anaqueles o entrepaos donde se guardan expedientes, piezas de archivo o
cajas archivadoras.
Ver: Anaquel.
ETIQUETA
Marca o seal, generalmente rotulada en papel cartulina o material adhesivo, para indicar
lo que contienen las portacarpetas o los archivos.
EVIDENCIAL
Que proporciona certeza clara, manifiesta y tan perceptible, que nadie puede racionalmente dudar de ella.
EXISTENCIA
Cantidad de ejemplares con que se cuenta en el archivo histrico.
Ver: Ejemplar.
EXPEDIENTE
Unidad organizada de documentos correspondientes a una persona, un mueble o inmueble, agrupados para su uso en gestiones, o que se realicen en el proceso de organizacin
archivstica, por lo que se deben relacionar con un mismo asunto, actividad o trmite. Un
expediente es habitualmente la unidad bsica dentro de una serie documental.
EXPOSICIN
Tiempo durante el cual se pone a consideracin del pblico material escrito, fotogrfico,
histrico- cultural y de otra ndole, con el objeto de difundir ideas, proyectos, aniversarios,
obras, cultura, historia de periodos establecidos, trabajos realizados, piezas valiosas o
raras, u otro material.

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Glosario
de Trminos

EXPURGO
Retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un expediente determinado, durante su formacin o su uso. Esta accin debe realizarse sujetndose a las normas y
principios vigentes en la institucin en materia de disposicin documental.
EXTRACCIN
Acto de sacar de su lugar a un documento que ha de volver al mismo, despus de desocuparlo, o bien, justificar su salida definitiva.

Glosario
de Trminos

49

FOTOGRAFA HISTRICA
Fotografa que por su valor testimonial
y/o evidencial deben ser conservadas en
un archivo histrico. Se pueden guardar
los negativos y, en ese caso contar con
proyectores manuales para su revisin y
anlisis. Cuando son fotografas impresas es conveniente conservarlas en
cartoncillos individuales o formando catlogos.

Glosario
de Trminos

FECHA DE CREACIN
La fecha en que se produjo la documentacin incluida en una unidad de descripcin.
Ver: Unidad de descripcin.
FECHAS EXTREMAS
El periodo de tiempo que cubre la documentacin incluida en la unidad de descripcin.
Ver: Unidad de descripcin.
FICHA
Tarjetas que pueden ser de distintos colores, de dimensin convencional que contiene
datos del asunto de que tratan los expedientes respectivos. Se usan para la formacin de
catlogos, con objeto de simplificar la consulta de un archivo.
FICHERO
Mueble en el que se guardan las fichas, ordenadas en tal forma que permita la localizacin de las que contienen la informacin que los usuarios necesitan.
FILMINAS HISTRICAS
Diapositivas o acetatos que muestran aspectos histricos en forma individual o en serie,
de personas, hechos o etapas de valor testimonial o evidencial.
FOLIO
Nmero consecutivo que encabeza las pginas de un documento o libro, o bien que se
asigna a cada documento que integra un expediente o registro.
FOLLETERA
Subrea del rea de impresos de los archivos histricos, que se utiliza para guardar todo
tipo de folletos.
FOLLETO
Obra impresa no peridica, segn un decreto de 1966, consta de ms de cuatro pginas
y menos de 50 y su principal uso es de propaganda.
FONDO
Grupo documental que conforma un conjunto orgnico y completo de libros, revistas y
todo tipo de impresos que posee el archivo de una institucin o persona mutuamente
vinculados y genticamente afines.

Glosario
de Trminos

53

FONDO ESPECIAL
Fondo menor dentro de otro mayor; o bien, que por sus caractersticas debe ser conservado como tal, pero dentro de otro, as como en los casos que por su relevancia debe ser
resguardado en forma especial.
FONDO RESERVADO
Ver: Coleccin reservada.
FORMA NORMALIZADA
Pieza de papel impresa que contiene datos e informes que la hacen diferente a otras, con
espacios para anotar informacin variable, con objeto de establecer orden, comnmente
se conoce como formato.
FORMATO
Ver: Forma normalizada.
FOTOGRAFA
Estampas obtenidas al fijar imgenes en pelculas, recogidas en el fondo de una cmara
oscura (negativos) construidas para este fin y reproducidas en superficies convenientemente preparadas para presentarlas en blanco y negro, o en color.
FOTOGRAFA DIGITAL
Sistema de codificacin numrica usado en informtica, con el que se obtienen imgenes
que se almacenan en forma electrnica.
FOTOGRAFA HISTRICA
Fotografa que por su valor testimonial y/o evidencial deben ser conservadas en un archivo histrico.
Se pueden guardar los negativos y, en ese caso contar con proyectores manuales para su
revisin y anlisis.
Cuando son fotografas impresas es conveniente conservarlas en cartoncillos individuales
o formando catlogos.
FOTOTECA
rea de los archivos histricos en donde se resguarda el material fotogrfico, negativos e
impresiones, en muebles y lbumes especiales para su rpida localizacin.

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Glosario
de Trminos

FUENTE
Texto, obra o documentos de donde se extraen datos e informacin histrica para la realizacin de investigacin histrica o para la preparacin de folletos, libros y artculos.
FUENTE DE PRIMERA MANO
Documento que marca el inicio o el fin de periodos trascendentes en la vida de personas,
instituciones y pases. Como ejemplo el acta de nacimiento, el ttulo profesional, el decreto
de creacin de una carrera, escuela o instituto.
FUMIGACIN
Accin de desinfectar por medio de humo, gas o vapores, para combatir las plagas de
insectos y otros organismos nocivos para los documentos. Debe realizarse peridicamente en los archivos para evitar la propagacin de estos organismos.
Ver: Archivo Histrico.

Glosario
de Trminos

55

GUA DE ARCHIVO
Relacin de datos de la documentacin
contenida en el archivo o de alguna de sus
reas, conteniendo amplitud de datos, con
objeto de facilitar la localizacin de libros,
revistas y otros materiales que conforman
los archivos histricos y su difusin permita conocerlos y consultarlos.

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de Trminos

GABINETE

Mueble con una o ms gavetas para almacenar los documentos de un archivo.

Ver: Anaquel y Estante.
GAVETA
Cajn corredizo de muebles y escritorios, se pueden utilizar cajas construidas para ese
fin.
GENEALOGA
Conjunto de los ascendentes de una persona.
GLOSA
Integrar nuevos documentos a un expediente ya abierto.
GLOSARIO
Lista de palabras con significados especficos de un tema que necesitan explicacin.
GRFICA DE FLUJO
Diagrama grfico de una operacin en el papel, que seala el seguimiento de la operacin
marcando las etapas principales desde su comienzo hasta su terminacin, de tal manera
que todos los pasos puedan ser fcilmente visibles y evaluados.
Ver: Diagrama de flujo.
GRUPO DOCUMENTAL
Conjunto de expedientes relativos a un mismo asunto, que, por consecuencia, han sido o
pueden ser clasificados bajo una clave y/o rubro comn.
GUA
Pieza rectangular de diversos materiales, tipos y dimensiones, provista de un apndice
sobresaliente en la parte superior llamada pestaa, en la que lleva una indicacin alfabtica,
numrica, mixta, etctera.
GUA DE ARCHIVO
Relacin de datos de la documentacin contenida en el archivo o de alguna de sus reas,
conteniendo amplitud de datos, con objeto de facilitar la localizacin de libros, revistas y
otros materiales que conforman los archivos histricos y su difusin permita conocerlos
y consultarlos.
Ver: Catlogo y Folleto.

Glosario
de Trminos

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GUA DE ENVO
Gua que se utiliza en los servicios de transportes y mensajera especializada para controlar la remisin de paquetes y documentos.
GUA DE SALIDA
Gua empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los archivos.
GUA PRIMARIA
Gua principal para una seccin de documentos archivados.
GUA SECUNDARIA
Gua que subdivide la seccin de un archivo por una gua primaria o principal.

60

Glosario
de Trminos

HEMEROTECA
rea donde se ubican todos los materiales
impresos que son publicados peridicamente. Entre ellos se tienen revistas, gacetas, peridicos, boletines, etctera.

HEMEROTECA

rea donde se ubican todos los materiales impresos que son publicados peridicamente.
Entre ellos se tienen revistas, gacetas, peridicos, boletines, etctera.
HERLDICA
Tcnica desarrollada en la edad media para crear, leer y describir blasones o escudos de
armas, correspondientes a linajes, familias o personas particulares.
HUMEDAD DEL AIRE
Cantidad de vapor de agua que tiene el aire a una temperatura definida. La humedad
absoluta se mide en gramos de vapor en un metro cbico de aire. La humedad especfica
se mide en gramos de vapor en un kilogramo de aire. La humedad relativa es la proporcin entre la humedad absoluta y la mxima que se necesita para saturar el aire y se mide
en por ciento.

Calidad de aire

Humedad relativa

Seco

mayor de 60%

Hmedo

menor de 40%

Recomendada para archivos histricos:

55%
Ver: Archivo Histrico.

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de Trminos

63

IMPRESO
Todo trabajo desarrollado que
se ha fijado topogrficamente
en papel u otro soporte.

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de Trminos

ICONOGRAFA
Estudio de las imgenes o retratos de las personas, sucesos o cosas. Suele considerarse
como fuente de datos histricos, tanto en s como en los informes dados por las inscripciones adjuntas.
IDENTIFICACIN
Accin de especificar y enlistar los grupos o series documentales que constituyen un
archivo, a travs de la denominacin que reciben en la unidad administrativa que los
produce, y que se acompaa regularmente con una codificacin resultante del sistema de
clasificacin de documentos en uso dentro de la dependencia.
IMPRESO
Todo trabajo desarrollado que se ha fijado topogrficamente en papel u otro soporte.
Ver: Soporte.
IMPRESOS SUELTOS
rea del Archivo Histrico del IPN en donde se resguardan impresos con valor histrico
del Instituto, se divide en tres reas: folletera, carteloteca e invitaciones.
NDICE
Conjunto ordenado en forma alfabtica o numrica de las partes o ttulos de un archivo;
tambin de los ttulos y captulos de un impreso.
Ver: Contenido y Ttulo.
NDICE INDIRECTO
ndice que se utiliza para encontrar los documentos de un archivo.
INFORMACIN
Noticias y datos que genera constantemente la actividad humana.
INFORMACIN HISTRICA
Informacin que registra hechos acontecidos en el pasado y que permite obtener conocimientos sobre un momento ocurrido.
INICIALES DE AUTORIZACIN
Anotacin en un documento que ha recibido la atencin necesaria y est listo para ser
archivado.

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de Trminos

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INSTRUMENTO
Nombre genrico de cualquier medio que se utiliza para llevar a cabo determinadas operaciones.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN
Instrumento descriptivo elaborado o recibido por un archivo para el control administrativo
o intelectual sobre la documentacin.
INSTRUMENTO DE CONSULTA
Instrumento que permite al usuario localizar la documentacin dentro de un archivo.
INTERNET
Red internacional que enlaza a las computadoras del mundo permitiendo el envo y recepcin de informacin.
INVENTARIO
Catlogo o lista de documentos o expedientes que se concentran en los archivos, ordenados alfabticamente o por numeracin progresiva que describe breve y globalmente las
series documentales del archivo.
Ver: Catlogo y Gua.
INVESTIGACIN HISTRICA
Conjunto de acciones metdicas y organizadas con objeto de conocer etapas, sucesos y
semblanzas de personas, inmuebles, instituciones, escuelas, etctera.
La investigacin histrica se basa en documentos escritos, con los que se obtiene valor
testimonial y evidencial. Tambin se utilizan los testimonios orales, grabados principalmente en entrevistas.

68

Glosario
de Trminos

LIBRO HISTRICO
Libro con valor histrico.

LAMINACIN
Forma de restaurar documentos deteriorados utilizando dos hojas de acetato a base de
calor y presin.
LEGAJO
Fajo de documentos en que se divide un expediente, antes se usaban atados de los
documentos protegidos con cartn u otro material similar, conformando una Unidad de
instalacin.
Ver: Unidad de instalacin.
LIBRO
Conjunto de hojas impresas, cosidas o encuadernadas con ms de 40 pginas, con un
nmero menor puede ser revista, boletn o cuaderno, etctera.
LIBRO HISTRICO
Libro con valor histrico.
LOCALIZACIN
Accin de encontrar un documento en el conjunto de un archivo; o bien, la ubicacin de un
archivo.
LUZ
Radiacin electromagntica de longitudes de onda capaces de causar la sensacin de
visin que se extiende entre el violeta y el rojo (aproximadamente de los 4,000 a los 7,700
Angstrom). Estas radiaciones deterioran los objetos, especialmente los constituidos por
materia orgnica, ya que elevan la temperatura y ocasionan reacciones qumicas, principalmente en pigmentos y sustancias de origen orgnico. Para un archivo histrico son
nocivos los rayos solares y las radicaciones ultravioleta, por lo que se sugiere eliminarlos
y reducir al mximo el tiempo de iluminacin.
Sinnimo de conocimiento. En tal sentido, la oscuridad significa ignorancia o carencia de
luz u obtener conocimiento; visitamos una biblioteca o recorremos un museo para consultar las fuentes del saber y acceder a la luz que despeja las tinieblas de nuestra ignorancia.
Popularmente se acepta que los viajes ilustran, lo que en otras palabras quiere decir que
los viajes nos permiten aumentar el caudal de nuestro saber. La pedagoga del Siglo XVIII
se articula en sus idearios y mtodos al movimiento de la poca de las Luces: el Iluminismo, que preconiza el empleo de la razn como nica pauta del juicio. Nada que no pueda
justificarse a la luz del intelecto, nada que no pueda ser iluminado por la inteligencia humana tiene derecho a la existencia.

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de Trminos

71

MANEJO DE DOCUMENTOS
Planeacin, organizacin y control de
la documentacin de un archivo desde su creacin, seleccin, asignacin
de ndices, clasificacin, proteccin,
utilizacin, almacenamiento, eliminacin y servicios de consulta.

Glosario
de Trminos

MANEJO DE DOCUMENTOS

Planeacin, organizacin y control de la documentacin de un archivo desde su creacin,

seleccin, asignacin de ndices, clasificacin, proteccin, utilizacin, almacenamiento,
eliminacin y servicios de consulta.
MANUAL OPERATIVO
Instrumento que contiene informacin sistemtica sobre objetivos, polticas, funciones,
estructura y especificacin de puestos y/o procedimiento de una institucin o unidad administrativa y que, conocido por el personal, sirve para normar su actuacin y coadyuvar
al cumplimiento de los fines de la misma.
MATERIAL DOCUMENTAL
Conjunto de documentos que conforman los elementos constitutivos de un archivo, pueden ser impresos, manuscritos, mecano-escrito, grficos, soportes documentales, entre
otros.
Ver: Documento y Soportes documentales.
MEMORIA HISTRICA
Relato escrito u oral que informa sobre un hecho ocurrido en el pasado. Se realiza en tres
etapas: 1. Elaboracin de un documento o se fija en la mente; 2. Conservacin en un
archivo histrico o retencin en la mente y 3. Consulta del documento clasificado y
ordenado en el archivo histrico o relato oral de quien lo tiene en la memoria.
MEMORIAS
Coleccin ordenada de los hechos pasados, relacionados directa o indirectamente con la
persona que escribe.
MTODOS DE ORDENACIN TOPOGRFICO
Consiste en asignar una clave que defina el lugar en donde se ubica la caja, el expediente
y el documento.
MUESTREO
Seleccin de determinados expedientes, volmenes o cualquier otro formato de una clase
o serie documental, como ejemplo representativo de la misma.
MUTILAR DOCUMENTOS
Cortar o quitar una parte, una hoja o una porcin a un documento. Accin indebida que no
se debe realizar.

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75

NUMISMTICA
Disciplina que estudia las monedas y
medallas, principalmente antiguas,
bajo el aspecto histrico y artstico.

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NOMBRE

Palabra con la que se designa a un ser animado o inanimado o a un conjunto de los

mismos.
NOMBRE CIVIL
Nombre asignado oficialmente a una persona que puede ser simple o compuesto y se
utiliza para integrar el nombre propio.
NOMBRE COMPUESTO
Nombre que consta de dos palabras o letras conectadas por un guin. Un apellido con un
guin se considera como una sola unidad para clasificacin, mientras que las palabras del
nombre de una compaa unidas por un guin se considera como unidades separadas.
NOMBRE PROPIO
Nombre completo de una persona, integrado con el nombre civil y el o los apellidos del
padre, la madre o del esposo, y es legal para efectuar trmites oficiales de todo tipo.
NOMBRE DE PILA
Nombre bautismal o primer nombre de un individuo.
NUMISMTICA
Disciplina que estudia las monedas y medallas, principalmente antiguas, bajo el aspecto
histrico y artstico.

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79

ORDENACIN TOPOGRFICA
Asignar una clave que defina claramente
el lugar en donde se ubican las cajas de
archivo, los expedientes y los documentos.

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OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS

Aquellas que seala el reglamento del usuario, como el correcto manejo de los documentos para evitar su maltrato.
El Archivo Histrico del IPN ha establecido a los usuarios las siguientes obligaciones:

1. Lavarse las manos antes de consultar los documentos.

2. En la sala de consulta, como en las reas de depsito y acervo, no se permite fumar,
beber o comer.
3. Evitar exponer los documentos a la luz solar.
4. No se pueden reproducir documentos frgiles en la fotocopiadora.
5. Prohibido apoyar los codos u otro objeto sobre los documentos.
6. No realizar anotaciones en la documentacin de ningn tipo, o escribir en hojas
sobre ella.
7. No utilizar marcadores de pgina, clips, cintas adhesivas, broches metlicos o cualquier otro objeto para sealar textos o pginas.
8. Evitar hojear rpida o descuidadamente el material, mojando los dedos con algn
lquido o haciendo pliegues en las hojas.
9. No cortar, doblar, marcar o mutilar los documentos.
10. Queda prohibido extraer cualquier documento o parte de ste o bien, cambiar su
ordenacin.
11. No se permite utilizar plumas fuente o estengrafos que puedan manchar los documentos, por lo que se pide usar slo lpiz para sus anotaciones.
12. A las damas se les pide tengan cuidado de no ensuciar la documentacin con lpiz
labial o cualquier otro tipo de cosmtico, que al hojear el material puedan dejar
manchas.
13. Reportar cualquier situacin anmala que encuentren en los documentos para ayudarnos en su conservacin.
14. Se sugiere, por higiene, lavarse las manos despus de haber trabajado en el archivo.
15. Presentar credencial vigente (elector, licencia o escolar).
16. La consulta de las colecciones reservadas y fototeca requiere presentar solicitud
oficial por escrito.
17. De no respetarse las reglas de consulta, se suspender el servicio.
ORDENACIN DE DOCUMENTOS
Arreglo de documentos dentro de los expedientes o en los muebles archivadores.

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ORDEN ORIGINAL
Ordenacin de documentos de acuerdo a su creacin, colocando primero los que dieron
origen a otros y stos a los siguientes, colocando al final los ltimos, con lo cual se facilita
su localizacin.
ORDENACIN TOPOGRFICA
Asignar una clave que defina claramente el lugar en donde se ubican las cajas de archivo,
los expedientes y los documentos.
ORGANISMO
Grupo de personas que se identifica con su nombre propio y asociadas con libre voluntad
o encargo pblico para el ejercicio de una funcin de inters general, y que acta o puede
actuar como una persona jurdica.

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PIE DE FOTO
Breve nota o comentario que se
pone bajo un grabado, una fotografa o una grfica, en donde se
dice el asunto y el origen que tiene.

PAPEL
Hoja delgada hecha con pasta de fibra vegetal, las ms usadas son las fibras de madera
de toda clase de rboles, las fibras de paja de arroz, de caa de azcar, de camo, de
papiro, de algodn y otras.
Las caractersticas del papel obtenido de las diversas pastas de fibra son diferentes, por lo
que para obtener papeles con especificaciones definidas se emplean mezclas.
PELCULA
Cinta que contiene una emulsin para impresionar imgenes fotogrficas o cinematogrficas y tiene perforaciones en las orillas que permiten su arrastre en la cmara y en el
proyector.
PELCULA HISTRICA
Pelcula que trata sobre momentos o eventos que registra acontecimientos importantes
para el Instituto.
PERIODO DE RETENCIN
Cantidad de tiempo que se guardan los documentos en un archivo antes de transferirse a
otro archivo o causar su baja definitiva.
PESTAA
Parte saliente del cuerpo de una gua o carpeta y sobre la cual se rotula el encabezamiento.
PIE DE FOTO
Breve nota o comentario que se pone bajo un grabado, una fotografa o una grfica, en
donde se dice el asunto y el origen que tiene.
PLAZOS DE CONSERVACIN
Tiempo que permanecen los documentos en determinada unidad de archivo.
POSICIN
Postura de la documentacin en los estantes, usualmente se coloca en orden de izquierda
a derecha y de arriba hacia abajo, se procura sea visible la pestaa.

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PRESCRIPCIN DE DOCUMENTOS
Terminacin de la utilidad de un documento en un archivo definido y queda disponible, de
acuerdo a la normatividad, de pasar a otro archivo, a descarte o a su destruccin.
Ver: Descarte.
PRESERVACIN
Actividades que aseguran el resguardo y mantenimiento adecuados de la documentacin
en el archivo.
Ver: Conservacin de documentos.
PRESTACIN DE SERVICIO
Operacin por la cual los archivos proporcionan la documentacin a las personas autorizadas e interesadas en su consulta.
Ver: Consulta.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Determinar el orden en que se generan los documentos, indicando cul da pie a la creacin de otro, con lo cual se facilita la seleccin del mtodo de ordenacin.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Identificar cul es el departamento generador de la informacin, facilitando la seleccin
del sistema y la clasificacin.
PROCEDENCIA
El organismo o persona que enva el documento que se recibe y fue creado, reunido,
conservado y utilizado en el desempeo de su actividad del remitente.
PROHIBICIN A USUARIOS
Cuando se niega un servicio a los usuarios por razones precisas de conservacin y adecuacin de la documentacin. Como la fotocopia de documentos muy endebles, o el
maltrato a documentos histricos originales.

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RECOPILACIN DE DOCUMENTOS
Accin de reunir materiales documentales, con la finalidad de conservarlos.
Ver: Conservacin de documentos.
RED DE ARCHIVO
La intercomunicacin entre un conjunto de archivos, que puede ser desde una simple
organizacin con directorio hasta por medios electrnicos conectados ya sea por medio
de escritos como directorios o sistemas de cmputo.
RED DE ARCHIVO HISTRICO
Red electrnica que conecta las computadoras de los archivos histricos de las escuelas,
centros y unidades de enseanza y de investigacin con la del archivo histrico del IPN
que resguarda la Presidencia del Decanato. Cuando sea oportuno se puede conectar con
archivos histricos externos a la Institucin de universidades e institutos, de la SEP y del
Archivo General de la Nacin, entre otros, para dar a conocer los catlogos de la documentacin que se tiene en ellos.
REFERENCIA
Indicacin en un escrito del lugar del mismo en un ndice, un archivo o de otro al que se
remita al lector.
REFERENCIA CRUZADA
Referencia que seala que el documento buscado est almacenado en otra parte, o se
archiv el duplicado del documento original en otro sitio donde pueda ser buscado. Cuando un documento se puede archivar en dos o ms expedientes, es necesario tambin
elaborar una referencia cruzada.
REGISTRO
Lista o libro donde se asienta la entrada de correspondencia.
Ver: Entrada de correspondencia.
REGLAMENTO
Conjunto ordenado de reglas o preceptos que por autoridad competente se da para la
ejecucin de una ley o para el rgimen de una corporacin, una dependencia, un servicio
o un archivo histrico.

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REMITENTE
Persona fsica u organismo que enva documentos a un archivo.
Ver: Procedencia.
REPROGRAFA
Mtodo que permite duplicar un documento original por diferentes medios.
RESCATE
Se refiere a las acciones para recuperar los materiales documentales que estn en riesgo
de deterioro o prdida total, por encontrarse en lugares inadecuados o por ser susceptibles de eliminacin, y se logra su transferencia al archivo histrico.
RESTAURACIN
Accin de restituir las cualidades originales de un objeto deteriorado, mediante tcnicas
derivadas del conocimiento del proceso de su creacin sin agregar nada nuevo al objeto.
REVISTA
Publicacin peridica que contiene artculos con el objeto de publicar resultados concretos de investigaciones basadas en documentos o en entrevistas.
Ver: Boletn.
REVISTA HISTRICA
Revista con informacin histrica. La Presidencia del Decanato edita El Cronista Politcnico con objeto de divulgar aspectos histricos del IPN.
RTULO
Pestaa de una gua o carpeta sobre la cual aparece el encabezamiento.
Ver: Encabezamiento y Pestaa.

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SIGLAS
Palabra que se construye
con las iniciales o partes
de otras palabras.

SALVAGUARDAR DOCUMENTOS
Proteger un documento que por la valoracin de sus caractersticas es nico.
SECCIN
Grupo documental que se conforma respetando el principio de procedencia del documento de un rea del IPN, con base en la estructura orgnica del mismo.
Ver: Acervo.
SEGUIMIENTO
Procedimiento de control por medio del cual se contina verificando el buen estado y la
ubicacin de los documentos prestados y que deben ser devueltos al archivo.
SELLO FECHADOR
Sello especial que indica la fecha y a menudo la hora del recibo de la correspondencia,
para lo cual hace estas anotaciones sobre la misma correspondencia o en otra forma de
registro.
Ver: Correspondencia.
SERIE
Parte de la seccin de un fondo, integradas por grupos de documentos con afinidades
concretas y similitudes temticas que los distinguen de otros bloques documentales, con
base en actividades y funciones del IPN.
SERIE DOCUMENTAL
Ver: Grupo documental.
SIGILACIN
Imposicin del sello del archivo o biblioteca a un documento o serie de documentos para
asegurar su conservacin y facilitar o exigir su restitucin en caso de prdida.
SIGILOGRAFA
Estudio de los sellos con que se autorizaban los documentos antiguos.

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95

SIGLAS
Palabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras.
Las siglas ms usuales en el IPN son:
BNCyT
CECyT
CENAC
CENLEX
CET
CIIDIR
COFAA
CP
ECU
IPN
POI

Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnologa.

Centro de Estudios Cientficos y Tecnolgicos.
Centro Nacional de Clculo.
Centro de Lenguas Extranjeras.
Centro de Estudios Tecnolgicos.
Centro Interdisciplinario de Investigacin para el Desarrollo Integral.
Comisin de Operacin y Fomento de Actividades Acadmicas.
Contador Pblico.
Escuelas, centros y unidades de enseanza y de investigacin
Instituto Politcnico Nacional.
Patronato de Obras e Instalaciones.

CECyT del IPN:

1. GVV
2. MB
3. ERR
4. LC
5. BJ
6. MOM
7. C
8. NB
9. JDB
10. CVM
11. WM
12. JMMP
13. RFM
14. LEE
15. DAE
16. CET 1 WCB

96

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Gonzalo Vzquez Vela.

Miguel Bernard.
Estanislao Ramrez Ruiz .
Lzaro Crdenas.
Benito Jurez.
Miguel Othn de Mendizbal.
Cuauhtmoc.
Narciso Bassols.
Juan de Dios Btiz.
Carlos Vallejo Mrquez.
Wilfrido Massieu.
Jos Mara Morelos y Pavn.
Ricardo Flores Magn.
Luis Enrique Erro.
Didoro Antnez Echegaray.
Walter Cross Buchanan.

Escuelas de nivel superior:

CICS
ENCB
ENMH
ESCA
ESCOM
ESE
ESEO
ESFM
ESIA
ESIME
ESIQIE
ESIT
ESM
EST
UPIBI
UPIICSA
UPIITA

Centro Interdisciplinario de Ciencias de la Salud.

Escuela Nacional de Ciencias Biolgicas.
Escuela Nacional de Medicina y Homeopata.
Escuela Superior de Comercio y Administracin.
Escuela Superior de Cmputo.
Escuela Superior de Economa.
Escuela Superior de Enfermera y Obstetricia.
Escuela Superior de Fsica y Matemticas.
Escuela Superior de Ingeniera y Arquitectura.
Escuela Superior de Ingeniera Mecnica y Elctrica.
Escuela Superior de Ingeniera Qumica e Industrias Extractivas.
Escuela Superior de Ingeniera Textil.
Escuela Superior de Medicina.
Escuela Superior de Turismo.
Unidad Profesional Interdisciplinaria de Biotecnologa.
Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniera y Ciencias Sociales
y Administrativas.
Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniera y Tecnologas
Avanzadas.

Centros de investigacin:
CEDCyT
CEMCI
CENAC
CEPROBI
CIC
CICATA
CICIMAR
CIDETEC
CIEBG
CIEBT
CIECAS

Centro de Difusin de Ciencia yTecnologa.

Centro Multidisciplinario de Competitividad Internacional.
Centro Nacional de Clculo.
Centro de Desarrollo de Productos Biticos.
Centro de Investigacin en Computacin.
Centro de Investigacin en Ciencias Aplicadas y Tecnologa
Avanzada.
Centro Interdisciplinario de Ciencias Marinas.
Centro de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico en Cmputo.
Centro de Biotecnologa Genmica.
Centro de Incubadoras de Empresas de Base Tecnolgica.
Centro de Investigaciones Econmicas, Administrativas y Sociales.

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CIIEMAD
CIITEC
CINVESTAV
CITEDI
CMP+L

Centro Interdisciplinario de Investigaciones y Estudios Sobre Medio

Ambiente y Desarrollo.
Centro de Investigacin e Innovacin Tecnolgica.
Centro de Investigacin y Estudios Avanzados.
Centro de Investigacin y Desarrollo de Tecnologa Digital.
Centro Mexicano para la Produccin ms Limpia.

SISTEMA
Conjunto ordenado y coherente de reglas, normas o principios sobre una determinada
materia.
SISTEMA DE ARCHIVO
Sistema del equipo y suministros de un archivo que permiten el almacenamiento de documentos de acuerdo con un plan definido.
SISTEMA DE PROCESO ELECTRNICO DE INFORMACIN
Soluciona el manejo de informacin de todas sus reas y niveles. Consiste en el procesamiento de una serie de tratamientos que recibe la informacin desde su origen hasta sus
ltimos reportes. Cada unidad de tratamiento o corrida se resuelve dndole al computador
un conjunto de instrucciones denominado programa y los datos de entrada; a su vez el
computador nos dar resultados parciales o totales que sirven de enlace a otro tratamiento. El almacenamiento de informacin entre los tratamientos determina un archivo que se
define como un conjunto de lgicos, integrados con nmeros, letras o smbolos. Estos son
ledos automticamente por la computadora y se procesan en tarjetas perforadas, banda
de papel, cintas y discos magnticos, o algn otro soporte, segn las necesidades del
sistema implantado.
SOPORTE DOCUMENTAL
Material donde se registra alguna informacin. Se han utilizado desde tablillas de estucos,
placas de piedra, hojas de palma, madera, marfil, pelculas, hueso, metal, cuero, etc., el
papiro, el pergamino y el papel son los ms utilizados, y ltimamente se ha incrementado
el uso de disquetes y videos.
SUBSECCIN
Agrupamiento de funciones o actividades especficas, dentro de cada seccin documental.
Ver: Seccin.

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SUBSERIE
Agrupamiento de funciones o actividades dentro de cada serie documental.
Ver: Serie.
SUCESO
Hecho que sucede, especialmente cuando es de cierta importancia.

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99

TTULO
Palabra o frase que aparece sobre
el documento por la cual es conveniente hacer referencia, utilizada
para identificarlo y que con frecuencia (aunque no necesariamente) le
distingue de otro documento.

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TARJETA
Cartulina de dimensiones estndar, generalmente de 8 X 3 cm, aunque pueden tener
otras medidas, usadas para proporcionar informacin variada.
TARJETA DE ARCHIVO
Tarjeta utilizada en archivos para indicar secciones, subsecciones, clasificacin u otra
informacin til a los usuarios.
TARJETA DE REGISTRO DE DATOS
Tarjeta sobre la cual se escribe informacin como parte de las operaciones diarias de una
organizacin.
TARJETA DE SUSTITUCIN
Tarjeta que se utiliza para reemplazar documentos sacados de una carpeta de archivo.
Esta tarjeta indica el nombre de la persona a quien se le prestaron los documentos.
TARJETA NDICE DE REGISTRO
Tarjeta que se utiliza principalmente como referencia para otra informacin. Por ejemplo,
una tarjeta para archivo de direcciones.
TEMPERATURA
Nivel trmico de los cuerpos o del ambiente. Se mide en el sistema mtrico decimal por
grados centgrados.
Se recomienda mantener los documentos en un archivo histrico, entre 18 y 22 grados
centgrados, ya que a menor temperatura afectara la salud de quienes tienen que estar
dentro y a mayor temperatura se favorece la formacin de hongos e insectos y acelera las
reacciones qumicas que deterioran el papel y otros soportes documentales.
TESAURO
Tesoro. Catlogo o diccionario.
TESTIMONIAL
Que hace fe y testimonio verdadero. En un archivo histrico son los documentos que se
utilizan de versin primaria para las investigaciones histricas, como actas de nacimiento,
decretos, nombramientos, etctera.

Glosario
de Trminos

103

TIPOLOGA
El tipo de documento que puede existir en una unidad de descripcin, por ejemplo, cartas,
fotografas, libros, etctera.
TTULO
Palabra o frase que aparece sobre el documento por la cual es conveniente hacer referencia, utilizada para identificarlo y que con frecuencia (aunque no necesariamente) le distingue de otro documento (Norma ISO 5127/3-1981).
TTULO DE UNIDAD DE DESCRIPCIN
Ttulo con el que se define la Unidad de descripcin.
TTULO ATRIBUIDO
Ttulo proporcionado por el archivero a una unidad de descripcin que carece de un ttulo
formal.
TTULO FORMAL
Ttulo que aparece de manera destacada en la documentacin que est siendo descrita.
TRANSFERENCIA
Operacin que se realiza para trasladar documentos a otros archivos, como ejemplo de
uno de concentracin al histrico, a intervalos previamente determinados de acuerdo a la
tabla de vigencias establecida.
TRANSFERENCIA DE UN PERIODO
Transferencia que se realiza con documentos de un periodo que perdi su vigencia, generalmente bajo un plan en el cual los archivos contienen espacio solamente para los documentos de periodos vigentes y necesitan desalojarlos en tiempos establecidos.
TRANSFERENCIA PERIDICA
Transferencia de documentos a intervalos previamente determinados para pasarlos a los
archivos de concentracin, de transferencia o histricos.
TRANSFERENCIA PERPETUA
Transferencia de documentos de los archivos activos a los histricos, con base en la
actualidad de la documentacin y no en periodos de archivos determinados.

104

Glosario
de Trminos

TRANSFERENCIA PRIMARIA
Transferencia sistemtica de la documentacin archivada en la unidad de transferencia
que deja de tener utilidad inmediata para los trmites de la unidad administrativa, lo cual
permite que el manejo de la documentacin til sea eficiente y racional, de acuerdo con
cuatro requisitos bsicos:
1. Garantizar que la documentacin que carezca de utilidad inmediata sea entregada
completa y oportunamente al archivo de concentracin.
2. Garantizar que la transferencia corresponda a la documentacin que as lo amerite.
3. Garantizar que la documentacin transferida sea conservada en condiciones adecuadas al volumen y caractersticas de los materiales semiactivos.
4. Garantizar que la documentacin transferida sea rpida y correctamente organizada
para su localizacin.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Transferencia de documentacin cuyo trmite ha terminado y que, por su importancia
testimonial, evidencial e informativa, pasa definitivamente a un archivo histrico.

Glosario
de Trminos

105

USUARIO
Persona que hace
uso de los servicios
del archivo.

Glosario
de Trminos

UBICAR

Colocar los documentos en el archivo ms adecuado y en el rea y seccin de stos a los

que corresponde.
UNIDAD
Propiedad general en virtud de la cual no puede dividirse sin que su esencia se destruya
o altere.
UNIDAD ARCHIVSTICA
Ver: Unidad de descripcin.
UNIDAD DE DESCRIPCIN
Unidad que describe a los documentos simples de un archivo. Ejemplo: una carta, un
memorando, un informe, una fotografa, etctera.
Ver: Descripcin de documentos.
UNIDAD DE INSTALACIN
Unidad de documentos reunida para su conservacin y colocacin en cajas o legajos,
junto a otras unidades documentales homogneas.
Ver: Documento.
UNIFORME
Dos o ms cosas que tienen la misma forma o la misma presentacin.
UNIR
Juntar dos o ms objetos entre s, haciendo un todo.
USUARIO
Persona que hace uso de los servicios del archivo.

Glosario
de Trminos

109

VOLUMEN
Libro encuadernado que contiene
una obra completa, tambin puede contener uno o ms tomos de
ella; o estar constituido de escritos diferentes.

Glosario
de Trminos

VLIDO
Documento que tiene valor legal.
VALOR
Cualidad de las cosas para satisfacer las necesidades en virtud de lo cual se les asigna
cierto grado de utilidad o aptitud por poseerlas.
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor por realizar funciones de administracin en disponer y organizar los documentos
producidos o recibidos en una institucin o un archivo.
VALOR DE DISPOSICIN
Valor de los documentos a lo largo de su ciclo vital de captacin, clasificacin y conservacin.
Ver: Disposicin documental.
VALOR EVIDENCIAL
Valor de la utilidad que los documentos tendrn en virtud a su relacin con derechos
imprescriptibles de las personas fsicas y morales, los cuales determinan la evidencia de
un hecho.
VALOR FISCAL
Valor de los documentos durante el plazo en el cual los documentos se conservan en la
Institucin.
VALOR HISTRICO

Valor por la utilidad que tiene un documento para la posteridad, porque registra un testimonio, evidencia o informacin de algn acontecimiento trascendente.
VALOR INFORMATIVO

Valor de los documentos por aportar datos nicos y sustanciales para la investigacin y el
estudio en cualquier campo del saber.
VALOR LEGAL

Valor que adquieren los documentos que se conservan en los archivos con objeto de
certificar su contenido, para los trmites que realicen personas ante la administracin
del IPN o en oficinas pblicas.

Glosario
de Trminos

113

VALORACIN DOCUMENTAL
Anlisis de los grupos o series documentales de un archivo para determinar su valor en
funcin de su utilidad a lo largo del ciclo de vida, as como para asignarles tiempo y espacio
de conservacin o eliminacin, en razn de su utilidad inmediata para el trmite administrativo, o en virtud de alguna disposicin legal o fiscal especfica.
VALORACIN PRIMARIA
Valoracin de los documentos para la investigacin cientfica y social en todos sus campos, as como su utilidad como fuente de informacin de carcter nico o permanente.
VIGENCIA
Periodo de tiempo en que los documentos producidos o recibidos deben conservarse.
VIGENCIA ADMINISTRATIVA
Vigencia de los documentos producidos o recibidos por la unidad administrativa que deben
ser conservados en la propia unidad para su utilizacin inmediata como antecedente en
las acciones de trmite que el rea tiene que realizar de acuerdo con sus funciones.
VIGENCIA FISCAL
Vigencia durante el cual deben conservarse, de acuerdo con alguna disposicin legal especfica, aquellos documentos que constituyan registros de tipo contable o financiero.
VIGENCIA LEGAL
Vigencia durante el cual deben conservarse, de acuerdo con alguna disposicin legal especfica, aquellos documentos que pueden ser requeridos como prueba por los tribunales
correspondientes, para respaldar los derechos de alguna dependencia de la administracin pblica, o de los ciudadanos que realizan trmites ante ella.
VITAL
De suma importancia o trascendencia.
VOLUMEN
Libro encuadernado que contiene una obra completa, tambin puede contener uno o ms
tomos de ella; o estar constituido de escritos diferentes.
Ver: Libro y Ejemplar.
VOLUMINOSO

114

Glosario
de Trminos

Volumen abultado, amplio o grande.

X
Y

XY

XEROGRAFA

Reproduccin de materiales sin contacto en soporte de papel, utilizando conjuntamente la

fotoconductibilidad y la atraccin elctrica, con las cuales se concentra polvo colorante en
las zonas negras o grises de una imagen registrada por la cmara oscura en una placa
especial.
XEROGRFICA
Equipo que se utiliza en la reproduccin de materiales para xerografa.
YUXTAPONER
Poner una cosa junto a otra o inmediata a ella.

Glosario
de Trminos

117

Instituto PPolitcnico
olitcnico Nacional
Glosario de Trminos del Archivo Histrico
Esta obra se termin de imprimir
en enero de 2003
en los Talleres Grficos de
la Direccin de Publicaciones
del Instituto Politcnico Nacional