Cartillas de

Calidad
rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional

Ciudad Universitaria Melndez

Calle 13 No 100-00

Rectora
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento

Edificio 301, Espacio 3016.

Telfono: +57 2 3212100 ext. 2829 - 2835 - 2506
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Elaboracin de
Caracterizacin, Diagrama
de Flujo y Normograma de
Subprocesos

Caracterizacin de
Subproceso

La Caracterizacin de Subproceso es un documento que

describe los proveedores de informacin, entradas, acciones, salidas, actores que reciben los productos y/o servicios, indicadores, recursos y requisitos de los procesos de la
Institucin.
Se
diligencia
el
Formato
Caracterizacin de Subprocesos.

Las casillas PHVA se llenan marcando una X donde P es Planear, H es hacer, V es verificar y A es Actuar categorizando la Accin que se especific en la casilla anterior.
El resto de casillas se pueden llenar con ayuda de los manuales de procedimientos pertenecientes a ese subproceso.
Se debe identificar en los procedimientos cuales son las
entradas y salidas, quien es el proveedor, el responsable, y
los soportes que tiene.

F-07-MP-12-01-02

La codificacin de la Caracterizacin de subproceso inicia

con la notacin CS-. El siguiente caracter corresponde al
nmero del Proceso, el cual se debe asignar de acuerdo a la
tabla presentada en la ltima pgina de esta cartilla y el
tercer caracter corresponde al subproceso al cual pertenece.
Ejemplo: Caracterizacin del Subproceso Gestin de Ingreso del Personal Administrativo y Vinculacin Docente

Cdigo:

CS - 10 - 02
Subproceso: Ingreso de
Personal Administrativo y
Vinculacin Docente
Proceso: Gestin
del Talento Humano

Diagrama de Flujo del

Subproceso

El diagrama de flujo del subproceso es un mtodo para describir grficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras
simples, demostrando las actividades y su secuencia en el
proceso.
Se diligencia el Formato F-15-MP-12-01-02 Diagrama de
flujo de Subprocesos.
La codificacin de la Caracterizacin de subproceso inicia
con la notacin DF-. El siguiente caracter corresponde al
nmero del Proceso, el cual se debe asignar de acuerdo a la
tabla presentada en la ltima pgina de esta cartilla y el
tercer carcter corresponde al subproceso al cual pertenece.
La informacin detallada sobre cmo construir un Diagrama
de flujo puede encontrarla en la Cartilla 1.

Normograma del
Subproceso

Un Normograma de Subproceso es un documento en el

cual se registran los requisitos legales aplicables que
debe cumplir un proceso.
Se
diligencia
Normograma.

el

Formato

F-15-MP-12-01-02

La codificacin del Normograma de subproceso inicia

con la notacin NS-. El siguiente carcter corresponde
al nmero del Proceso, el cual se debe asignar de acuerdo a la tabla presentada en la ltima pgina de esta
cartilla y el tercer carcter corresponde al subproceso
al cual pertenece.
Ejemplo: Normograma del Subproceso Gestin de Ingreso del Personal Administrativo y Vinculacin Docente

Cdigo:

NS - 10 - 02
Subproceso: Ingreso de
Personal Administrativo y
Vinculacin Docente
Proceso: Gestin
del Talento Humano

Para Tener en Cuenta

Tabla de Procesos

Tanto la caracterizacin del subproceso, como el Diagrama de Flujo y el Normograma deben tener las tres
firmas respectivas en la parte de abajo.
Todos los subprocesos deben tener Caracterizacin,
Diagrama y Normograma.

PROCESO

SUBSISTEMA ESTRATGICO
01. Planeacin Institucional
02. Comunicacin Institucional

El profesional del rea de Calidad se encarga de actualizar los tres documentos en la pgina web del GICUV.
La normas del Normograma se deben organizar en el siguiente orden:

03. Gestin del Control

12. Gestin de la Calidad
SUBSISTEMA MISIONAL
04. Formacin
05. Extensin y Proyeccin Social
06. Investigacin y Generacin de Conocimiento
07. Desarrollo Humano y Bienestar
SUBSISTEMA DE APOYO
08. Gestin de Bienes y Servicios
09. Gestin Financiera
10. Gestin del Talento Humano
11. Gestin de Recursos Tecnolgicos
SUBSISTEMA DE EVALUACIN Y MEJORAMIENTO
13. Gestin del Mejoramiento