Unidad 11.

Los formularios (I)

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.

Introduccin.
Para crear un formulario tenemos varas opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario
o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar
el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo
modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de
grficos dinmicos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para
formularios que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del
cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
campo y clic sobre el botn

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista de

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece
la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando
un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la
siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado
del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la

vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por
ejemplo:

Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la
opcin

en el men contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario
(la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a
lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los
registros
aspecto de la pantalla.

que ya conocemos, lo nico que cambia es el

La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que
veremos ms adelante.

Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y

hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin
contextual.

en el men

Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios
registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a
un slo registro.

La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o
Pie del formulario de la pestaa Organizar:

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del rea de diseo.

Para
ver
u
ocultar
las
reglas
o
la
cuadrcula
tenemos
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

las

La pestaa Diseo de formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que
aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando

con formularios, permite pasar de una vista a otra

trabajamos

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que

describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos
del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista
diseo.

estamos

Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite

trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de
Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos
muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos
una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de
datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si
previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace
aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del
origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms
adelante.
En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los
tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos
ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina
de cdigo haciendo clic sobre el botn
Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el
cuadro Propiedades del control seleccionado.
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn
la ayuda de Access.

para acceder a

La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo
que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza
acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto
para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un
rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de
controles que se pueden aadir al formulario.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de
ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre
el botn

El botn
activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como
en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos.
El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles:
Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del
control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un
campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del
cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de

textotambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un
clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto
independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el
nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula
de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso
hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado
. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una
lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar
que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente
espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado,
ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al
control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando
aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir
el control.
Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de
valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro
de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados.
Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a
definir el control.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un
grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en
el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones
deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un
grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de
verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un
grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botn de opcin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones
ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn
tendr este aspecto
, sino, este otro .
Casilla de verificacin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S,
la casilla tendr este aspecto

, sino este otro

Botn de alternar
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones
ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo
contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de comando
. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple
clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic
en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se
presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones
para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas.
Control pestaa
, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen
muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias
pestaas.

Control imagen
cambiar de registro.

para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al

Marco de objeto independiente

para insertar controles como un archivo de sonido, un
documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente

registro a otro.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un

Salto de pgina
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en
la vista Preliminar y a la hora de imprimir.
Lnea

para aadir una lnea en el formulario.

Rectngulo

para aadir un rectngulo al formulario.

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn

Trabajar con controles

Seleccionar controles.

Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado
aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms
grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien

son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se
encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin
de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes
mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.

Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y
seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar,
mantener pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el
botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que
aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos
los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control
se encuentre completamente dentro del cuadrado).

 Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del
origen, debers abrir la Lista de campos haciendo
clic en el botn Agregar campos existentes en la
pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos
los campos del origen del formulario. A continuacin
hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el
botn del ratn arrastrar el campo en el rea del
formulario hasta el lugar donde queremos que
aparezca el campo. Access crear automticamente
una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro
de texto asociado al campo.
Tambin podremos aadir campos de otras tablas
distintas a la de origen.

Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo
tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la
pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en
el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl +
V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener
que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario
en el cuadro de controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre
diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la
opcin Propiedades en el men contextual.

Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn

sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento
pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin
definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene
asociada y se movern tanto el control como su etiqueta.
Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de
la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta.
Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe
aparecer encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos.

Cambiar el tamao de los controles.

Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de
tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando
el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo
arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno
de ellos, se cambiarn todos.

Con el botn Autoformato que se encuentra en la

pestaa Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro
formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos,
son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.
Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario
la pestaa Diseo (junto al resto de los controles).

de

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina

formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una
combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con
una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de
la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el
subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del
formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso
activo).

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula
pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms
cmoda.
Seleccionamos
los
controles
de
la
seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo.

Podemos utilizar el botn

automticamente.

para que los controles se alineen

Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que
queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su
contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.

Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao
y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas
uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.

Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles,

adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de
la seccin Posicin.

Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo

que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el
espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la
opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre
controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como
muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).