Subsistema CONTROL

Teora de la Organizacin

Montoya Escarchelo, Jos H.

SISTEMA DE CONTROL
El CONTROL es la funcin que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar
la retroalimentacin de las acciones que se toman. Se trata de una fase ntimamente
interrelacionada con la de PLANIFICACIN. En definitiva, proporciona una
informacin valiosa para la planificacin y

Puede servir de estmulo a los distintos componentes de la organizacin si lo

toman no como como algo personal sino como un seguimiento y evaluacin
organizacional.
Mediante el PROCESO DE CONTROL, los directivos:
a) Como sistema, observa y comprueba cmo responde el proceso de
funcionamiento de la empresa a los acuerdos de gestin adoptados;
b) Revela los resultados de la influencia directiva sobre dicho funcionamiento y
las desviaciones respecto de las exigencias de lo planificado y de los
principios vigentes de organizacin y regulacin.
c) Regulan, miden y corrigen, las actividades de la empresa, para asegurar que se
cumplan los objetivos formulados y se desarrollen correctamente los planes
creados para su consecucin.
d) Al explicitar las desviaciones y sus causas, determina las maneras para corregir
la organizacin vigente, con el fin de superar las desviaciones y suprimir los
obstculos que entorpezcan el funcionamiento ptimo de la misma.
Fayol sealaba:
el control en una empresa consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios admitidos.
Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores, a fin de que se puedan
reparar y evitar su repeticin .

El Control se ejerce en:

a) A las cosas,
b) A las personas, y
c) A los actos
En este contexto, el output final del proceso de control, la informacin, tiene
distintos destinatarios. Desde los individuos o unidades controladas, hasta los
directivos de tales unidades o los directivos de niveles superiores.
El control, INSEPARABLE de la planificacin, necesita tambin de una estructura
organizativa para determinar en qu parte de la empresa yace la responsabilidad del

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o los desvos. Establecido en relacin con las funciones administrativas, busca la

mejora constante de la accin directiva incorporando las fases siguientes:
1.- Establecimiento de estndares, sealando criterios y normas de evaluacin. Los
mejores estndares sern aquellos que fijen metas evaluables en trminos
cuantitativos o cualitativos, especificados en trminos reales, como por ejemplo:
a) Unidades de producto, horas-hombre, horas-mquina,
b) Monetarios (volumen de costos, ingresos, salarios, gastos financieros,
impuestos etc.),
c) En trminos absolutos o en porcentajes,
d) Estndares referidos a recursos fsicos, estratgicos y financieros, como cuota
de mercado, innovacin, productividad, rentabilidad, resultados y desarrollo
directivo y actitudes de los empleados, responsabilidad social, etc.
Atendiendo a la procedencia de estos estndares, puede hablarse de:
a) externos o derivados de otras empresas o unidades de la propia empresa,
b) predeterminados en el proceso de planificacin,
c) tcnicos o ingenieriles, referidos al funcionamiento de las mquinas,
d) de la lnea de produccin, establecidos en funcin del anlisis de tiempos y
movimientos,
e) subjetivos, fijados discrecionalmente por persona competente autorizada.
2.- Medida y comparacin de resultados con estndares , es decir, entre lo que es y
lo que debera ser. Debe realizarse con cierta periodicidad, no slo al trmino del
perodo de la planificacin, para detectar y corregir cualquier posible desviacin.
Las comunicaciones facilitadas en el proceso de control a los directivos se sustentan
en el principio de direccin por excepcin, y se facilitan slo cuando los resultados
difieren significativamente del plan o de los estndares.
3.- Correccin de las desviaciones. No necesariamente todas las desviaciones han
de ser negativas; es posible, tambin, obtener supervit sobre los hechos
planificados. De ah que pueda hablarse de acciones contractivas, reductoras de la
actividad, y acciones expansivas, amplificadoras de la actividad, para alcanzar los
objetivos prefijados dentro de los niveles deseados. Dentro del mbito directivo, a
modo de ejemplo:
a)
b)
c)
d)

podran introducirse desde reasignaciones de recursos o tareas,

replanteamiento de planes o modificaciones de metas,
utilizacin de una asesora adicional o
el desarrollo de una mejor direccin o liderazgo.

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En general, la implantacin de un sistema de control suele ir acompaado de

cierto rechazo por parte de las personas que integran la empresa. Controlar el
desempeo o la obligacin de rendir cuentas ante otras personas motiva algn
tipo de disconformidad o actitud negativa. Por otra parte, el exceso de
informacin, generada muchas veces de manera automtica, puede ser costoso
y negativo, ya sea por no necesitarse, por carecer el destinatario de tiempo
para su anlisis, o ignorar la manera de realizarlo. Sin embargo, cuando los
controles se establecen preventivamente y el progreso de las actividades se
comunica a quienes lo realizan, tal disconformidad se reduce notablemente e,
incluso, llega a eliminarse.

Con todo, la efectividad del control puede reducirse, debido a la existencia de

problemas tales como:
a) Asignacin de una excesiva importancia a factores fcilmente medibles, frente
a una escasa atencin a los que presentan relativa dificultad: volumen de
ventas a clientes versus nivel de satisfaccin o vinculacin a la empresa.
b) La preferencia de factores a corto plazo frente a los de largo plazo: ventas
mensuales versus satisfaccin total del cliente.
c) Falta de ajuste en el sistema de control, al modificarse factores internos o
externos.
Existen muchos tipos de control. Entre las distintas clasificaciones que se barajan
cabe hacer mencin de las siguientes:
a) Segn los medios empleados para llevarlo a cabo se diferencia entre control
automtico y control humano.
b) Segn el objeto del control se distingue entre el control de personas y el
control de funciones.
c) En relacin al contenido del control identificamos el control de actividades y
el control de resultados.
d) Segn el momento de actuacin, los controles se clasifican en:
e) control previo o a priori (control de nivel de pedido de inventar ios),
f) control a posteriori (resumen estadstico de un ejercicio) y
g) control permanente (examen mensual de la productividad de un empleado o
del ratio de liquidez o del volumen de ventas).
El primero persigue una finalidad de previsin, el segundo evala los resultados e
informa cundo aparecen como diferentes a los deseados, y el tercero ajusta las
actividades que se estn desarrollando con los estndares establecidos.
Para finalizar con el control, destacar que todo sistema de control debe cumplir, por
lo menos, los siguientes requisitos para ser efectivo:

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aSer entendible. Las partes involucradas en el proceso de control deben

comprender qu se pretende con l. Para ello, el sistema de control debe disearse
de acuerdo con el personal disponible y los o bjetivos, estrategias y planes de la
organizacin. Un sistema de control que es difcil de comprender puede ocasionar
errores innecesarios, empleados frustrados y, con el tiempo, ser eventualmente
ignorado.
bSeguir el patrn de la organizacin. El diseo del sistema de control debe
considerar la estructura organizativa. En particular, a medida que se descienda en la
jerarqua, menor debe ser el grado de complejidad del sistema.
cEfectividad y rapidez. Las desviaciones debern ser detectadas lo ms
rpidamente posible y la informacin deber llegar al punto que se requiera, en el
momento oportuno, con el fin de posibilitar alcanzar los objetivos.
dSer flexible. El sistema de control no debe constreir la actividad
empresarial. Por ello, se aconseja la incorporacin de mecanismos capaces de
adaptarse a las exigencias de entornos dinmicos.
eSer econmico. El coste del sistema no debe superar a los beneficios que del
mismo se derivan.
fContinuidad. El control debe realizarse de manera continuada.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
Un control efectivo debe cumplir con los siguientes principios:
De oportunidad: El control debe aplicarse oportunamente, es decir, antes de que
ocurra alguna falla en el sistema, para de este modo tomar medidas correctivas con
anticipacin.
De los objetivos: El control debe existir en relacin a los objetivos definidos, por
esto, se acepta que el control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos. As, para
que el control sea vlido, debe estar fundamentado en los objetivos.
De las desviaciones: Todas aquellas desviaciones que se presenten en los planes
establecidos deben ser fcilmente identificadas y analizadas por los controles, de tal
manera que se identifique el motivo de su origen para evitar que aparezcan en un
futuro. Es estril identificar desviaciones si no se realizan anlisis de las mismas.
De la eficiencia: El sistema de control debe justificar por medio de los resultados
que origine y las ventajas que reporte, los costos generados por su implementacin;
es decir, si se utiliza un sistema de control que genera beneficios financieros
menores al costo de su implantacin, no es recomendable su utilizacin.
De excepcin: Los controles deben aplicarse a aquellas actividades que son
prioritarias o ms representativas, esto a fin de reducir costos y tiempo.
De la funcin controladora: Hace mencin a que la persona encargada de realizar
el control no debe estar involucrada en la actividad controlada