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Manual de Calidad

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MANUAL DE CALIDAD

CERTIFICACION DE PRODUCTOS

INSTITUTE FOR MARKETECOLOGY (CHILE) S.A.

Preparado por: Alejandra Vergara

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TABLA DE CONTENIDOS

1.

Alcance del Sistema y Campo de Aplicacin

2.

Presentacin de Institute for Marketecology Chile

3.

Identificacin de Institute for Marketecology Chile

4.

Poltica y Objetivos de Calidad de IMO Chile

5.

Descripcin de la Organizacin, Responsabilidades y Autoridades

6.

Estructura del Sistema de Calidad de IMO Chile

7.

Anexos

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1.

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ALCANCE DEL SISTEMA Y CAMPO DE APLICACION

Este Manual describe la estructura y organizacin del Institute for Marketecology Chile
S.A. (en adelante IMO Chile), como asimismo las responsabilidades, funciones y
procedimientos de su Sistema de Calidad Interno. El Manual es un documento pblico.
La estructura de este sistema permite certificar la calidad de los productos, y/o las
condiciones de calidad o ambientales del proceso en los cuales tales productos se
generan, con el objeto de entregar al mercado informacin relevante sobre el grado de
cumplimiento de normas y/o cdigos aplicables a tales productos y al negocio.
La metodologa de la certificacin de productos est definida y estructurada segn los
requerimientos de la norma NCH 2411 Of 2003 Criterios Generales Concernientes a
los Organismos de Certificacin que efectan Certificacin de Productos,
el
documento INN 100 611 Tipos de Certificacin ISO y la norma ISO Guide 28 de
1982 Reglas Generales de un Modelo de Certificacin de Productos por Tercera
Parte.
Este sistema de certificacin de IMO Chile, tiene el propsito de ofrecer a los clientes
de sus reas de inters, de un servicio de certificacin que incremente el valor de los
productos que ellos comercializan.

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2.

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PRESENTACIN DE IMO CHILE

Misin
Nuestra misin es asegurar el acceso al mercado mundial de productos orgnicos,
amigables con el medio ambiente y socialmente responsables mediante un proceso de
certificacin y control de calidad fiable, consecuente cumpliendo los requisitos y
condiciones de acuerdo a los estndares de las autoridades competentes.
Para lograr esta meta, desarrollamos procedimientos especficos de control para
nuestros clientes, mantenemos informados peridicamente a nuestros clientes y socios
de una manera transparente. Apoyamos a nuestros clientes en sus requerimientos y
proyectos y, continuamente capacitamos a nuestros inspectores y personal de
certificacin.
Visin
Ser reconocidos internacionalmente como la principal organizacin de certificacin y
control de calidad de productos ecolgicos, amigables con el medio ambiente y
socialmente responsables en los sectores de alimentos, productos no alimenticios,
forestales y textiles.
Ser lderes de opinin a nivel mundial gracias a un elevado nivel de exigencia de
nosotros mismos, as como hacia nuestros clientes y socios.
Ser en todos los mercados el socio preferido para nuestros clientes y optamos por un
comportamiento sostenible y tico en todas nuestras actividades.
Trabajar de manera proactiva para desarrollar soluciones integrales para facilitar a
nuestros clientes el acceso a los mercados internacionales, construyendo puentes
entre los proveedores locales y los consumidores responsables.
Ofrecer soluciones integrales a nuestros clientes vinculando el cuidado del medio
ambiente y la responsabilidad social.

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3.

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IDENTIFICACIN DE IMO CHILE

Nombre del organismo

Institute for Marketecology (Chile) S.A.

Rut

96.950.170-8

Direccin
Telfono
Fax

:
:
:

Av. Santa Mara 0112 Of. J- Providencia

792 6151
792 6055

Representante legal

Henrich Neisskenwirth

Personalidad Jurdica

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Escritura Pblica ante Notario Eduardo Avello

Concha de fecha 28 de Noviembre de 2006.

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4.

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POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DE IMO Chile

IMO Chile se compromete a proveer un servicio de certificacin, conforme a los
valores de la Visin y de la Misin de la Institucin que aporte un valor agregado
a sus clientes, con el propsito de mejorar la calidad y/o manejo ambiental de los
productos.

Mantener la acreditacin ante el Instituto Nacional de Normalizacin

(INN), y otras autoridades competentes para la certificacin de todos los
productos de las reas de inters del negocio de IMO Chile.

Capacitar y motivar a nuestro personal para que se comprometan a

cumplir los fundamentos de la poltica y del sistema que la soporta.

Disponer de personal calificado, infraestructura adecuada y equipamiento

validado por la organizacin para la prestacin de servicios de
certificacin.

Buscar la mejora continua mediante la evaluacin sistemtica de nuestro

desempeo y la opinin de los clientes.

Henrich Neisskenwirth
Director Ejecutivo
IMO Chile S.A.

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5.
5.1

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DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Organigrama de IMO Chile

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5.2

Responsabilidad y Autoridad

5.2.1

Director Ejecutivo

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Responsable de liderar la gestin, segn los objetivos y metas definidos

por IMO Chile, siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.1
Responsabilidades especficas:

Evaluar y mejorar el Sistema de Calidad, de acuerdo con su poltica,
en base a las Revisiones Gerenciales.

Obtener y disponer los recursos necesarios para cumplir los
requerimientos del proceso de certificacin de productos.

Hacer cumplir la poltica y la documentacin del Sistema de Calidad de
IMO Chile.

Asegurar la confidencialidad e independencia de IMO Chile, junto con
sus ejecutivos y personal, de cualquier inters o presin comercial,
financiera o de otro tipo que pueda influir en el proceso de
certificacin.

Representar a IMO Chile en todas aquellas acciones para las cuales
ha sido autorizado por el Directorio de IMO Chile.

Presentar al Directorio las necesidades de infraestructura
indispensable para cumplir los objetivos y metas de IMO Chile.

5.2.2

Comisin de Certificacin
Est formado por el Director Ejecutivo, quien preside esta Comisin, y el
Responsable del sistema de calidad, y evaluadores calificados
designados por el Director Ejecutivo.
Segn las necesidades de certificacin, la Comisin se reunir en caso de
ser necesario, para revisar y evaluar el (los) informe(s) emitido(s) por los
Evaluadores, en casos de diferencias de interpretacin. Los informes
sern analizados por cada integrante del Grupo y posteriormente, en
forma individual, emitirn su votacin de aprobacin o rechazo de la
certificacin, con su correspondiente fundamento, o bien respecto de las

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consultas, reclamos o diferentes criterios de interpretacin de la norma o

cdigo de referencia para la certificacin de productos.
La Comisin tambin debe analizar y responder a las Apelaciones
presentadas por clientes respecto de rechazos y suspensiones de
certificaciones.
Finalizada la reunin de la Comisin, se emitir un acta con todas las
observaciones y acuerdos generados, la que ser posteriormente
distribuida a cada uno de los participantes.
Responsabilidades especficas de la Comisin de certificacin de IMO:

Analizar los informes de los Evaluadores, respecto a consultas,
reclamos o diferentes criterios de interpretacin de la norma o cdigo
de referencia para la certificacin de productos y resolver en
consecuencia, informando de tal resolucin, como de sus implicancias
para la certificacin, a los clientes afectados conforme se define en los
prrafos precedentes.

Evaluar los informes de anlisis de las no conformidades emitidos por
los Evaluadores, con el objeto de decidir (aprobar o rechazar) la
entrega de la certificacin a los clientes, conforme se define en los
prrafos precedentes.
En caso de que alguno de los integrantes de la Comisin de certificacin
haya participado o realizado la inspeccin para la cual se realiza la
certificacin no podr participar en el anlisis y evaluacin de los
informes emitidos.
5.2.3

Evaluadores
Son responsables de Analizar y evaluar los informes de los inspectores
para asegurar la uniformidad de los criterios de auditora, y emitir la
decisin de certificacin respectiva, siguiendo la metodologa establecida
en el procedimiento IMO CL I 3.1.5
Responsabilidades especficas:

Emitir, un informe de anlisis de las no conformidades encontradas.
Este informe incluye una recomendacin sobre si procede o no la
certificacin, o si se considera la necesidad de antecedentes
adicionales.

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Analizar y evaluar las consultas, reclamos o diferentes criterios de

interpretacin de la norma o cdigo de referencia para la certificacin
de productos y presentar un informe de sus conclusiones e
implicancias sobre la materia, a la Comisin de Certificacin para su
anlisis y resolucin cuando corresponda.
5.2.4

Certificadores
Responsables de realizar tareas de certificacin en las reas
determinadas por IMO Chile, de acuerdo al plan definido para esta
actividad, siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento IMO
CL I 3.1.4
Responsabilidades especficas:

Evaluar y confirmar la pertinencia de la decisin de certificacin
propuesta.

Examinar si los documentos finales de evaluacin estn completos
conforme a los procedimientos formales previstos.

Firmar el aviso de certificacin, el certificado y el acta de certificacin.
Con esta firma, el Certificador asume la responsabilidad general sobre
la decisin de certificacin y por consiguiente confirma que la
correspondiente norma de certificacin ha sido cumplida por la entidad
certificada. Sin embargo, la responsabilidad final sobre las decisiones
de certificacin es asumida por el Director Ejecutivo.

Participar en las sesiones del Comit de Certificacin de IMO siempre
y cuando sea necesario

5.2.5

Administracin
Responsable de administrar y custodiar la documentacin del Sistema de
Calidad de IMO Chile como asimismo aquella que resulte del ejercicio de
la comercializacin, difusin, contratacin y certificacin de productos de
los clientes.
Adems de lo anterior, debe mantener al da las programaciones de los
diferentes servicios de Certificacin, confirmacin de actividades con los
clientes y realizar las reservas de pasajes y hoteles para asegurar que el
personal cumpla sus programas sin tropiezos ni fallas de programacin.

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5.2.6

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Encargado del Sistema de Calidad

Responsable de mantener y mejorar el Sistema de Calidad Interno de la
organizacin, siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.2
Responsabilidades especficas:

Supervisar la implementacin y mantencin del Sistema de Calidad, de
acuerdo con la poltica de IMO Chile.

Revisar y actualizar toda la documentacin del Sistema de Calidad de
IMO Chile.

Planificar y ejecutar las auditoras internas del Sistema de Calidad.

Emitir un informe respectivo con los resultados de la auditora
realizada y remitirlo a la direccin de IMO Chile para autorizar las
correcciones respectivas.

Verificar la efectividad de las medidas correctivas derivadas de la
auditora y mencionar en un informe final las medidas efectivamente
implementadas y los resultados obtenidos.

Adems es responsable de informar al Director Ejecutivo cualquier
anormalidad que detecte y que pueda afectar la reputacin de IMO
Chile y del Sistema de Calidad que lo sustenta.

5.2.7

Contabilidad y Recursos Humanos

Departamento a cargo de personal externo contratado por IMO Chile, que
deben firmar un contrato de confidencialidad de acuerdo al contrato IMO
CL I 3.3.3 Declaracin de confidencialidad.

5.2.8

Inspectores
Responsables de realizar y conducir las auditoras del proceso de
certificacin de productos, siguiendo la metodologa establecida en el
procedimiento IMO CL I 3.1.3 Descripcin del puesto de inspector de
IMO Chile y llevando los registros en la forma dispuesta en tal
documento.

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Adems son responsables de informar al Director Ejecutivo de cualquier

anormalidad que detecten y que pueda afectar la reputacin de IMO Chile,
y del Sistema de Calidad que lo sustenta.
6.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CALIDAD DE IMO

La estructura del Sistema de Calidad est definida en su documentacin
de soporte, la cual est compuesta por las siguientes categoras:

El Manual de Calidad

El Manual de Garanta de Calidad (MGC) (Procedimientos Generales y
Especficos del sistema, nomenclatura IMO CL X A.B.C1)

Las Instrucciones y comunicaciones formales a los clientes

Los Registros del Sistema

Normas de Referencia
De los documentos del sistema se deben distinguir aquellos que describen la
forma de:

Mantener su control administrativo;

Realizar sus actividades operacionales,

Cumplir los requisitos del proceso de la certificacin de cada producto.
A continuacin se describe la estructura del Sistema de Calidad de IMO
Chile:

6.1

Procedimientos Generales
El Sistema de Calidad de IMO Chile cuenta con un sistema formal para la
elaboracin, verificacin, renovacin y supervisin de todos los documentos del
Manual de Garanta de Calidad, segn lo indica el procedimiento IMO CL I 2.3.1
Sistema de elaboracin y edicin de documentos.

6.1.1 Control de Documentos

X: Parte del Manuel de Garanta/ A.B.C. Captulo y sub-captulos

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Toda la documentacin del sistema se administra en forma centralizada por la

administracin de IMO Chile, segn lo indica el procedimiento IMO CL I
2.2.1.Sistemas de archivos en IMO Chile, en donde se describe la forma de
distribuir, actualizar y mantener los documentos tanto administrativos como
operacionales del sistema, incluyendo los de este Manual de Calidad.
6.1.2 Control de Registros
Mediante el procedimiento IMO CL I 2.2.1 Sistemas de archivos en IMO Chile
se establece la forma de administrar, mantener, preservar y acceder a los
registros del sistema que evidencian como se han realizado las actividades, los
que se mantienen bajo llave en los muebles kardex de la Administracin de IMO
Chile.
La documentacin controlada y vigente del sistema se puede extraer del Listado
Maestro de Documentos, documento que est disponible en la administracin
de IMO.
6.1.3 Auditoras Internas
El sistema de calidad de IMO Chile es auditado peridicamente por auditores
calificados y por el Responsable del Sistema de Calidad, segn una planificacin
aprobada por el Director Ejecutivo.
La metodologa para programar y realizar las auditoras internas, como asimismo
registrar sus resultados y las No Conformidades que se encuentren, est
descrita en el procedimiento IMO CL I 2.4.1 Auditoria Interna de Calidad.
El Director Ejecutivo de IMO Chile es responsable de:

Asignar inspectores competentes y calificados a cada uno de los
proyectos de certificacin de productos de los clientes de IMO Chile, y de
llevar un registro de su desempeo.
El Responsable del Sistema de Calidad es responsable de:

Llevar el control y registro de las No Conformidades pendientes de las
auditoras internas realizadas a IMO Chile, como asimismo de aquellas
que fueron cerradas despus que se realiz la verificacin de la
efectividad de la accin correctiva.
6.1.4 Acciones Correctivas
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Las Acciones Correctivas se pueden generar por tres fuentes de informacin,

todas las cuales son desviaciones que afectan a la calidad del sistema, y ellas
son:

Auditoras internas

Reclamos de Clientes

Revisin de la Gerencia
La metodologa de implementacin de acciones correctivas destinadas a corregir
estas desviaciones, se establece en el procedimiento IMO CL I 2.5.8 Acciones
Correctivas, en donde adems se indica la metodologa para administrar las No
Conformidades que se detecten y la metodologa para determinar la efectividad
de las acciones correctivas, accin que se realiza durante el seguimiento de la
accin correctiva. En caso de que durante el seguimiento se evidencie que la
accin correctiva implementada no es efectiva o adecuada, el auditor emite por
una nica vez un nuevo plazo, no superior a 10 das, para implementar una
nueva accin correctiva.
El procedimiento de acciones correctivas referencia al procedimiento IMO CL I
2.5.7 Reclamos de Clientes, que establece la forma de filtrar y analizar todos
los reclamos y/o observaciones de clientes, para determinar si efectivamente
corresponde a una No Conformidad que requiera de una accin correctiva
mediante Revisin Gerencial.
El proceso de determinar la accin correctiva se inicia con el anlisis de causa
de la No Conformidad, para poder definir una accin correctiva efectiva que
permita su erradicacin.
El Director Ejecutivo debe llevar el control de las acciones correctivas en
proceso y de comprobar que ellas se implementen y verifiquen, en un plazo que
no debe superar las tres (3) semanas como mximo, a menos que existan
razones fundadas para extender este plazo, lo cual debe ser aprobado por l
mismo.
En igual forma el Director Ejecutivo es responsable de preparar un informe
trimestral para la Reunin de Revisin Gerencial, con indicacin de las
desviaciones detectadas, las acciones correctivas en proceso, las acciones
correctivas implementadas con xito, y las que han debido ser revisadas porque
no fueron efectivas o adecuadas para erradicar la causa de la desviacin en la
forma que lo establece el procedimiento IMO CL I 2.5.8 Acciones Correctivas.
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6.1.5 Revisin Gerencial

La Revisin de Gerencia la efecta el Director Ejecutivo por lo menos una vez al
ao o bien cuando se estima necesario, de acuerdo al procedimiento IMO CL I
2.4.5. Revisin por direccin
La Revisin se realiza a travs de reuniones programadas. En estas reuniones
debe participar el Director Ejecutivo y el Responsable del Sistema de Calidad y
se revisa en forma sistemtica, a travs de una Agenda Formal, lo siguiente:

Materias que surgieron en la revisin anterior

Informes sobre las visitas de supervisin y re-evaluacin efectuadas por
organismos de acreditacin

Informes de auditoras internas

Reclamos de clientes

Necesidad de modificacin del sistema de calidad, incluyendo el Manual

Adecuacin de los recursos humanos y de infraestructura

Necesidades de capacitacin y entrenamiento de personal
Una vez finalizada la reunin, el Director Ejecutivo emiten el
correspondiente, la cual debe incluir al menos:

acta

Acciones que se debern tomar, los responsables para llevarlas a cabo, los
recursos asignados si corresponde, y los plazos convenidos

Las no conformidades detectadas, el responsable para corregirlas y los
plazos convenidos
El Director Ejecutivo de IMO Chile deber distribuir copias del acta a los
integrantes del Grupo de Certificacin y a los otros miembros de las secciones
de IMO Chile, quienes debern firmar el registro de recibo conforme
correspondiente, con el fin de mantenerlos informados.
El Grupo de Certificacin y los otros miembros de las secciones de IMO Chile
podr ofrecer opiniones al Director Ejecutivo respecto a las posibles soluciones
para corregir las desviaciones que se detecten y las acciones preventivas
necesarias para adecuar el sistema a los requerimientos de los clientes, las
tecnologas disponibles y el desarrollo de los negocios.
6.1.6 Comunicacin y Apelaciones de Clientes.

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Los procedimientos IMO CL I 2.1.1 Procedimientos estandarizados

certificacin, IMO CL I 2.1.2 Programa Estandarizado Control, IMO CL I
2.1.14 Programa estandarizado de Control para organizaciones de pequeos
productores y IMO CL I 2.5.1 Poltica General de uso del Logotipo de IMO
establecen la metodologa general para informar a los clientes, actuales o
potenciales, sobre:

Informacin acerca del sistema de certificacin ofrecido y su alcance.

Tipos de certificaciones de productos que se ofrecen y sus procedimientos
para otorgar, mantener, ampliar, suspender y cancelar la certificacin.

Informacin sobre el proceso de evaluacin y metodologa de certificacin de
cada tipo de certificacin de productos.

Informacin sobre los aranceles a cobrar por la certificacin.

Descripcin de los derechos y obligaciones de los proveedores de productos
certificados, incluyendo sus restricciones y/o limitaciones en el uso de marcas
de conformidad, certificados y los medios de difusin de tales atributos.
El procedimiento IMO CL I 2.5.7 Reclamos de Clientes, establece la forma de
manejar las apelaciones y reclamos de clientes, con indicacin del anlisis que
se debe realizar para determinar si ellos representan una No Conformidad que
requiera la implementacin de la accin correctiva correspondiente.
6.2 Procedimientos Especficos
6.2.1 Capacitacin, Entrenamiento y Calificacin de Personal
La capacitacin y calificacin de los inspectores y evaluadores de IMO Chile se
realiza en base a lo descrito en el procedimiento IMO CL I 3.2.2 Estrategia para
la formacin y capacitacin del personal, en donde se establecen:

Los requisitos de capacitacin formal de los candidatos a
inspectores/evaluadores de IMO Chile en tcnicas de auditoras y en las
normas, cdigos y/o especificaciones de referencia para la certificacin de
cada producto o manejo.

Los requisitos de entrenamiento prctico en terreno.

La forma de calificar al inspector/evaluador que ha reunido los
conocimientos, entrenamiento y experiencia para desempearse como tal.
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Mediante esta metodologa todos los inspectores y evaluadores de IMO Chile

deben capacitarse en el cdigo o norma de referencia que determina los
requisitos de certificacin del producto o proceso, y obtener la calificacin para
uno a ms productos o procesos.
La persona responsable de calificar la competencia de inspectores y
evaluadores es el Director Ejecutivo de IMO Chile, o su delegado si
corresponde.
6.2.2 Evaluacin y Monitoreo de la Competencia de Entidades Externas
La contratacin de servicios de entidades externas, que sean requeridos para la
certificacin de un tipo de productos en particular, tal como ensayos de
laboratorio o personas, se realiza por medio de la Gerencia de IMO Chile. Los
trminos de esta contratacin, as como el listado respectivo de entidades, estn
contenidos en el procedimiento IMO CL I 2.5.4 Subcontratacin de Entidades
Externas, as como en el convenio de Contratacin IMO CL I 2.5.6.
Las entidades externas son evaluadas para determinar su competencia y
capacidad para cumplir con los requerimientos del servicio solicitado, la persona
responsable de evaluar y monitorear la competencia de los subcontratistas que
forman parte del proceso as como los parmetros de evaluacin estn tambin
contenidos en el procedimiento IMO CL I 2.5.4.
6.2.3 Relacin Contractual con el Cliente
El procedimiento IMO CL I 2.1.2 Programa Estandarizado Control establece la
metodologa general para otorgar, ampliar, mantener, suspender y cancelar la
certificacin del producto, como asimismo la forma de incorporar cualquier
cambio de los requisitos, ya sea por cambios en el producto o por cambios en
las normas.
El procedimiento IMO CL I 2.5.1 Poltica General de uso del Logotipo de IMO
establece los requisitos generales para el uso de licencias, marcas registradas.
El responsable de mantener la relacin contractual con los clientes es el Director
Ejecutivo de IMO Chile, como asimismo el responsable de otorgar, ampliar,
mantener, suspender y cancelar la certificacin es del Grupo de Certificacin a
proposicin del Director Ejecutivo de IMO Chile.

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6.2.4 Proceso de Certificacin de Productos

El proceso de certificacin de productos o proceso se realiza en base a un
documento normativo de referencia, tal como una norma, cdigo, especificacin,
o documento contractual, que establece los atributos y /o caractersticas tcnicas
y las condiciones o metodologas en que el producto o proceso a certificar se
realiza.
A partir de ello, IMO Chile define y aplica un procedimiento para la evaluacin de
las variables que afectan a los atributos y/o caractersticas tcnicas del producto
o proceso, objeto de comprobar si se cumplen los requisitos establecidos en el
documento normativo de referencia. De esta forma se asegura que lo declarado
por el cliente respecto de su producto o proceso, es efectivo y por tanto se le
puede otorgar la certificacin correspondiente, segn se establece en los
procedimientos IMO CL I 2.1.2 Programa Estandarizado Control, e IMO Cl I
2.1.1 Procedimientos estandarizados certificacin.

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