Tabla de contenido

CALCULAR HORAS EXTRAS EN EXCEL..........................................................................2

OBSERVACIONES IMPORTANTES...............................................................................2
PREPARACIN DE LOS DATOS...................................................................................2
CALCULAR EL TOTAL DE HORAS TRABAJADAS..........................................................3
CALCULAR LAS HORAS REGULARES.........................................................................4
CALCULAR HORAS EXTRAS EN EXCEL.......................................................................4
OBTENER TOTAL DE HORAS.....................................................................................5
CALCULAR EL PAGO DE HORAS................................................................................6
CALCULAR HORAS EXTRAS EN HORARIO NOCTURNO...............................................6
CALCULAR HORAS EXTRAS POR SEMANA.................................................................7
CALCULAR HORAS TRABAJADAS ENTRE DOS FECHAS EN EXCEL..................................9
OBTENER LOS DAS LABORABLES.............................................................................9
CALCULAR LAS HORAS TRABAJADAS AL INICIO.......................................................10
CALCULAR LAS HORAS TRABAJADAS AL FINAL.......................................................11
TIPS ADICIONALES.................................................................................................. 12
DAS LABORABLES CON EXCEL..................................................................................13
LA FUNCIN DIAS.LAB............................................................................................ 13
LA FUNCIN DE EXCEL DIAS.LAB.INTL....................................................................13
LA FUNCIN SI EN EXCEL........................................................................................... 15
SINTAXIS DE LA FUNCIN SI...................................................................................15
EJEMPLOS DE LA FUNCIN SI..................................................................................16
UTILIZAR UNA FUNCIN COMO PRUEBA LGICA....................................................16
UTILIZAR UNA FUNCIN COMO VALOR DE REGRESO..............................................17
SUMANDO HORAS...................................................................................................... 19
PROBLEMA AL SUMAR HORAS Y MINUTOS EN EXCEL..............................................19
APLICAR UN FORMATO PERSONALIZADO................................................................20
CONVERTIR UN NMERO DECIMAL A MINUTOS EN EXCEL..........................................21
EL PROBLEMA DE TENER MINUTOS COMO DECIMALES...........................................21
CONVERTIR UN NMERO DECIMAL A MINUTOS......................................................21
SUMAR HORAS Y MINUTOS.....................................................................................23

CALCULAR HORAS EXTRAS EN EXCEL

Hace algunos meses escrib un artculo sobre cmo calcular las horas de
trabajo en Excel entre dos fechas, sin embargo, existen algunas mejoras
que podemos implementar a dicho ejemplo, como el clculo de horas
extras y el pago de las mismas.
OBSERVACIONES IMPORTANTES

A lo largo de este artculo desarrollar tres ejemplos. Para el primero de

ellos considerar una hora extra cuando se sobrepasa la cantidad de
horas laborables regulares en un solo da. El segundo ejemplo es una
pequea variacin del primero para considerar aquellos horarios de
trabajo nocturnos que implican un cambio de fecha.
El tercer ejemplo hace el clculo de horas extras pero en base a un
criterio semanal y no diario como los primeros dos ejemplos. As que sin
ms que aclarar, comencemos a desarrollar el primer ejemplo.
PREPARACIN DE LOS DATOS

Para este ejemplo utilizar una tabla de datos que contiene las horas de
entrada y salida para cada uno de los das laborables, as como el
horario en que se ha tomado un descanso.

En las celdas B2 y B3 se encuentra el horario laboral. La celda B5 tiene

la cantidad de tiempo permitido para el descanso diario y junto con los

Convertir un nmero
decimal a minuto en
Excel

valores anteriores podremos obtener la cantidad de horas efectivas de

trabajo diario en la celda B6.

Las celdas E1 y E2 contienen la tarifa que deber pagarse por cada hora,
ya sea en horario regular o como horas extras.
CALCULAR EL TOTAL DE HORAS TRABAJADAS

El primer clculo que realizaremos ser el total de horas trabajas para

cada uno de los das y para eso utilizar la siguiente frmula:
=(E10-D10)+(C10-B10)

Esta frmula hace una resta entre la hora de salida y el fin de descanso
y lo suma con la diferencia de horas entre el inicio del descanso y la
hora de entrada. Observa el resultado al aplicar esta frmula para todos
los das:

Con esto obtenemos las horas de trabajo diario y los siguientes clculos
estarn basados en este valor.
CALCULAR LAS HORAS REGULARES

El total de las horas que deben laborarse por da lo hemos calculado en

la celda B6 y para saber si cada da se ha cumplido dicha cantidad de
horas de trabajo utilizar la funcin SI haciendo una comparacin con el
total de horas trabajadas con la siguiente frmula:
=SI(F10>$B$6,$B$6,F10)

Si el total de las horas trabajadas en el da es mayor que las horas que

deben laborarse, entonces hemos cumplido con la cantidad de horas
regulares requeridas. De lo contrario, las horas regulares de dicho da
son menores. Esta lgica quedar clara con la siguiente imagen:

Convertir un nmero
decimal a minuto en
Excel

Ya que para la mayora de los das tenemos ms de 8 horas en la

columna Total horas, entonces la columna Horas regulares mostrar el
valor 8:00, sin embargo, para el ltimo da la condicin no se cumple y
por lo tanto las horas regulares sern las mismas que el total de horas.
CALCULAR HORAS EXTRAS EN EXCEL

El siguiente paso es calcular las horas extras y que de nueva cuenta

ser un condicional para saber si la columna Total horas excede el
mnimo requerido. La frmula que utilizar ser la siguiente:
=SI(F10>$B$6,F10-$B$6,0)

Si la columna Total horas no excede el mnimo requerido, entonces no

hay horas extras, que para nuestro ejemplo se cumple en el ltimo da.
Observa el resultado de aplicar esta frmula:

OBTENER TOTAL DE HORAS

Solo faltar realizar la suma de las columnas Horas regulares y Horas

extras para conocer el total y poder calcular el pago. La suma es tan
simple como utilizar la funcin SUMA. Para que Excel muestre el total de
manera correcta debo utilizar el formato personalizado [hh]:mm para
ambas celdas:

Si no ests muy seguro de cmo aplicar este formato te recomiendo

consultar el artculo: Sumando horas en Excel.
CALCULAR EL PAGO DE HORAS

Para poder calcular el monto a pagar por las horas regulares y las horas
extra es necesario convertirlas a un valor decimal que pueda ser
multiplicado por la tarifa correspondiente. Para hacer dicha conversin
es suficiente con multiplicar el total por 24. Si tienes duda de por qu se
debe multiplicar por dicho valor, puedes consultar una explicacin en el
artculo Convertir un nmero decimal a minutos que describe el proceso
inverso.
Una vez que tenemos una equivalencia de las horas en valor decimal
solo nos faltar hacer la multiplicacin por las tarifas adecuadas para
obtener el total a pagar:

Convertir un nmero
decimal a minuto en
Excel

De esta manera hemos realizado el clculo de horas extras en Excel

as como el pago de las mismas. A continuacin mostrar una variante
de este mtodo cuando tenemos un horario de trabajo que se extiende
al da siguiente.
CALCULAR HORAS EXTRAS EN HORARIO NOCTURNO

La modificacin que vamos a hacer del ejemplo anterior ser til para
aquellos horarios de trabajo nocturno y que implican un cambio de fecha
dentro de la misma jornada laboral. Lo que debemos hacer es agregar la
fecha para cada eventualidad de nuestra hoja, es decir, para el inicio y
final del descanso as como para la hora de salida:

Una vez ingresados estos datos la nica frmula que debemos modificar
es para la columna Total horas que deber ser la siguiente:
=((G10+H10)-(E10+F10))+((C10+D10)-(A10+B10))

Si observas con detenimiento, esta frmula combina las fechas con las
horas y posteriormente obtiene las diferencias entre todas dejndonos
como resultado el total de horas trabajadas en una jornada laboral. No
es necesario modificar el resto de frmulas del ejemplo anterior para
obtener el resultado correcto:

CALCULAR HORAS EXTRAS POR SEMANA

Hasta ahora hemos calculado las horas extras por cada da laboral,
es decir, si en un da se trabaja por nueve horas, la ltima hora ya es
considerada una hora extra y es pagada bajo dicha tarifa. Sin embargo,
es probable que en tu negocio o empresa se tenga una regla diferente y
se tenga una cuota semanal (o mensual) de horas regulares a partir de
la cual se debe realizar el clculo de horas extras. Considera el siguiente
ejemplo:

Convertir un nmero
decimal a minuto en
Excel

La tabla de datos es la misma tabla del primer ejemplo con la diferencia

que la suma de horas se obtiene en la columna Total horas. A partir de
dicho valor hacemos el clculo de la horas regulares y horas extras
siguiendo un procedimiento muy similar al de los ejemplos anteriores. En
este caso, solo se pagarn las horas extras que sobrepasen la cuota
semanal establecida en la celda B2.