SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

DIRECCIN GENERAL DE
EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA

EL DOCUMENTO COMO ELEMENTO DE

ANLISIS DE LA ARCHIVONOMA

TESINA
QUE PARA OBTENER EL TTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMA

P R E S E N T A :

CARLOS OREJEL DELGADILLO

ASESORES: Lic. Beatriz Santoyo Bastida

Lic. Francisco Obed Acevedo Gutirrez

MXICO, D. F.

2007

TABLA DE CONTENIDO
Pg.
PREFACIO.......5
INTRODUCCIN...6
CAPTULO 1
ANTECEDENTES DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES.....9
1.1 Soportes Documentales......................9
1.1.1 Caractersticas................11
1.1.2 Importancia........12
1.2 Diversos Soportes Documentales...........................13
1.2.1 Arena..13
1.2.2 Corteza de rbol................14
1.2.3 Piedra.....14
1.2.4 Metales...17
1.2.5 Tejidos...17
1.2.6 Cueros y Huesos........18
1.2.7 Madera...18
1.2.8 Tablillas Enceradas....19
1.2.9 Barro, Arcilla o Tierra Cocida...................20
1.2.10 Pieles........22
1.2.11 Papiro...........22
1.2.12 Pergamino................24
1.2.13 Papel....................27
1.2.14 Microfilm.....................29
1.2.15 Soportes Magnticos............................29
1.2.16 Discos pticos.................31
1.2.17 Documento Electrnico...............................31
1.3 La Utilizacin del Soporte Papel Frente a las Nuevas
Tecnologas.....................................33
CAPTULO 2
EL DOCUMENTO
DESDE LA PERSPECTIVA DE LA
ARCHIVONOMA ...35
2.1 Definicin de Documento..................................35
2.2 Definicin de Archivonoma..................................38
2.3 El Documento y su Relacin con la Archivonoma.......39
2

2.4 El Documento de Archivo..........39

2.4.1 Caractersticas............40
2.5 Caracteres del Documento de Archivo......42
2.5.1 Internos......................43
2.5.2 Externos.........43
2.6 Ciclo Vital del Documento de Archivo.............44
2.6.1 Fase Activa................45
2.6.2 Fase Semiactiva.............45
2.6.3 Fase Inactiva .........45
2.7 Principios de Procedencia y Orden Original..............46
2.8 Valores del Documento de Archivo...............................47
2.8.1 Valores Primarios..............................47
2.8.1.1 Valor Administrativo..........................................48
2.8.1.2 Valor Legal-Jurdico...............................48
2.8.1.3 Valor Fiscal-Contable.....................................48
2.8.2 Valores Secundarios..........................49
2.8.2.1 Valor Evidencial.................................49
2.8.2.2 Valor Informativo...............................50
CAPTULO 3
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
APLICADOS
AL
DOCUMENTO.......51
3.1 Organizacin Documental.........................51
3.1.1 Identificacin Documental.........................................52
3.1.2 Clasificacin Documental..........................................53
3.1.3 Ordenacin Documental............................................58
3.1.4 Instalacin Documental..........................................60
3.2 Descripcin Documental...........................61
3.2.1 La Descripcin Multinivel.................................63
3.2.2 Instrumentos de Descripcin Documental.....................................64
3.2.2.1 La Gua....................................................64
3.2.2.2 El Inventario............................................66
3.2.2.3 El Catlogo..........69
3.2.2.4 El ndice..............70
3.3 Valoracin Documental.......................................70
3.4 Seleccin Documental.....................73
3.4.1 Depuracin Documental....................74
3.4.2 Baja Documental............................74
3.4.3 Transferencia Primaria...................................75
3.4.4 Transferencia Secundaria.......................................76
3

3.5 Eliminacin Documental (Destruccin)..............................................76

3.6 Conservacin Permanente del Documento en el Archivo Histrico...77
CONCLUSIONES...........79
BIBLIOGRAFA.....................81

PREFACIO
Es indudable la importancia que ha representado a lo largo de los aos y hasta la
actualidad, la utilizacin de una gran variedad de materiales, como soportes
documentales, pero tal vez ms importante son los signos inteligibles o escritura
denominada informacin, que ha sido plasmada en ellos por el hombre, dando
as la formacin del documento al unir un soporte material no importando su
naturaleza y los datos asentados en el, siendo el papel el soporte documental ms
utilizado desde siglos atrs hasta nuestros das.
La gran variedad de materiales que se han empleado y se emplean para soportar
la informacin, han mostrado tanto ventajas como desventajas en su utilizacin,
siendo sustituidos al paso del tiempo por otros que cubran las necesidades de la
poca. La tecnologa ha jugado un papel muy importante en el proceso evolutivo
de dichos soportes documentales.
Es imposible determinar con precisin la poca en que surgi el documento
como medio probatorio, pero algunos antecedentes los encontramos con el
Cdigo del rey Hammurabi, quien impona en forma escrita algunos actos a los
que otorgaba valor jurdico y financiero al pueblo Babilnico.
Desde tiempos remotos hasta nuestros das el documento ha tenido

gran

importancia como herramienta de comunicacin. Es una fuente de informacin

primaria que ha ayudado desde siglos atrs al proceso de planeacin,
organizacin, administracin, control, y direccin de las instituciones tanto
pblicas, privadas y eclesisticas.
El documento, por la importancia que representa para la humanidad, requiere de
ser tratado con los mtodos y tcnicas necesarias para su conservacin y
organizacin integral, siendo la archivonoma la ciencia encargada de ello.
5

INTRODUCCIN
En el transcurso del tiempo el hombre ha utilizado diversos materiales a su
alcance, como soportes de informacin, para dejar en ellos el mensaje de sus
vivencias. Las pinturas rupestres plasmadas en las rocas de las cuevas, hace
miles de aos, son tal vez el primer material utilizado como soporte por las
primeras culturas del mundo.
Pero es evidente que estos acontecimientos surgieron principalmente por la
necesidad de comunicarse con sus semejantes, y fijar de manera permanente los
acontecimientos de su vida diaria, de sus creaciones, administracin, cultos
religiosos, declaraciones de guerra, tcticas de caza, arte, ciencia, etctera.
Gracias a los testimonios encontrados y estudiados por antroplogos,
arquelogos, etnlogos, historiadores, archivistas e investigadores en general,
nos hemos podido dar cuenta de la evolucin de la humanidad as como de sus
mltiples actividades cotidianas. Al hablar de testimonios me refiero a cualquier
elemento capaz de dar evidencia de algn aspecto de la vida de una cultura. Uno
de esos elementos son indudablemente los soportes documentales e instrumentos
empleados por el hombre para plasmar en ellos su memoria.
Cuando el hombre sinti la necesidad de manifestar, representar y plasmar sus
ideas, invento la escritura, que es el arte de fijar el pensamiento por medio de
signos grficos inteligibles a la vista y procesados por el cerebro. Primeramente
los hombres comenzaron por representar los objetos por medio de la imagen de
ellos mismos o de algn animal, despus fijaron las ideas abstractas, utilizando
los objetos materiales relacionados con ellos de alguna forma, y ms tarde
procuraron que los signos grficos fuesen representados por los sonidos de la
lengua. De la combinacin de estos sistemas, result la escritura jeroglfica, que

fue usada por casi todas las culturas de la antigedad como la Romana y la
Griega.
Analizando lo anterior puedo darme cuenta de la gran importancia y valor que ha
significado y significa el documento, no importando el tipo de soporte empleado,
pero si la informacin que lo integra, as como sus valores, caracteres, ciclo vital,
organizacin, almacenamiento, valoracin, descripcin, conservacin, difusin,
etc.
Para la realizacin de la presente tesina, se utilizaron los siguientes mtodos de
investigacin: Mtodo Deductivo, Mtodo Analtico y Mtodo Sinttico.
Deductivo: Mediante la utilizacin de este mtodo se parti de datos generales
para llegar a conclusiones de tipo particular, a partir de un enlace de juicios.
Analtico: Por medio de este mtodo se fragmentaron las partes del objeto, para
entender y revisar ordenadamente cada una de ellas, con el fin de estudiarlas y
examinarlas en forma individual, para ver, las relaciones entre las mismas.
Sinttico: Despus de analizadas las partes, se volvieron a unir, mediante un
proceso en el cual se relacionan hechos aparentemente aislados y se formula una
teora que unifica los diversos elementos. Dicho de otro modo, es la
reconstruccin de todo lo descompuesto por el anlisis.
Se realizo una investigacin documental, para conocer la informacin ms
importante, en cuanto al objeto que nos ocupa: El Documento y su relacin con
la Archivonoma. Fue indispensable recopilar fuentes de informacin primaria
como libros, tesis, revistas, entre otros, para as respaldar los conceptos y
definiciones manejadas.
7

El presente trabajo esta integrado por tres captulos, los cuales abordan temas
totalmente relacionados con el documento a lo largo de su ciclo de vida, hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
En el primer captulo, se analizan los diversos soportes documentales, a su paso
por la historia del hombre, as como de su importancia, caractersticas y procesos
de preparacin para poder recibir la escritura, tambin se mencionan aspectos
por los cuales los soportes documentales han sido sustituidos por otros con el
paso de los aos y de cmo influye en ese proceso los avances tecnolgicos.
El segundo captulo esta enfocado a la perspectiva que la archivonoma tiene del
documento y para esto es necesario definir primeramente el termino documento,
tanto como el de archivonoma, para as poder mostrar la relacin estrecha que
han mantenido y como esta ciencia estudia al documento en su totalidad
llamndolo documento de archivo, tambin se muestran sus caracteres internos y
externos, as como los valores del mismo.
El tercer captulo muestra de manera clara los procesos archivsticos por los que
atraviesa el documento de archivo a lo largo de su ciclo vital, destacando cada
uno de los factores que conforman la organizacin integral del documento, as
como su descripcin y valoracin, para su eliminacin o de lo contrario, su
conservacin definitiva en un archivo histrico.

CAPTULO 1
ANTECEDENTES DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES
1.1

Soportes Documentales

El uso de diversos soportes documentales, como medios de expresin y

comunicacin, han sido durante varios siglos de gran importancia y enorme
valor, ya que por medio de ellos, se ha podido reconstruir acertadamente el
pasado de la humanidad y al mismo tiempo comprender la evolucin de los
mismos soportes documentales, as como el significado y utilidad que estos han
tenido en las actividades diarias del hombre y en las relaciones con sus
semejantes.
Los soportes documentales son los materiales fsicos sobre los cuales el hombre
ha podido y puede registrar un sinfn de datos, es decir, informacin, para poder
comunicarse con sus semejantes y al mismo tiempo dar prueba de hechos o
acciones de sus actividades habituales y administrativas. Estos soportes han
evolucionado de manera importante, siendo la necesidad la madre de la inventiva
y con el paso del tiempo han sido sustituidos los materiales que conforman los
diversos soportes documentales, por otros que garanticen la perdurabilidad de los
mismos en relacin a su contenido; los materiales utilizados hace miles de aos
eran proporcionados por la misma naturaleza y variaban segn el continente,
poca y mtodos tcnicas empleadas para su preparacin, para ser
considerados aptos para recibir la escritura.
Con el surgimiento de las nuevas tecnologas los soportes documentales, tambin
denominados soportes de la informacin, han continuado favorablemente su
proceso de desarrollo, perfeccionando el propio hombre las tcnicas de su

elaboracin, para la creacin de documentos, reproduccin y conservacin de los

mismos.
En el Diccionario de la Real Academia Espaola se lee lo siguiente: soporte:
(De soporta) m. Apoyo o sostn.
Es decir cada uno de los materiales que sostienen o soportan la escritura. Los
soportes tambin reciben el nombre de materias escriptorias, que corresponden
a diferentes pocas y regiones.
Llamadas entonces materias escriptorias, aquellas que constituyen el soporte
de la escritura, formando el objeto o pieza en que van plasmados sus
correspondientes signos.
Hay materias escriptorias ordinarias, extraordinarias o de ocasin.
Materias escriptorias ordinarias: Son aquellas que por su naturaleza y fin
principal estn destinadas a servir de soporte a los signos escritos, o sea, que
tienen en la escritura su razn de ser como el papiro, pergamino, papel y tablillas
enceradas.
Materias escriptorias extraordinarias o de ocasin: Son aquellas que slo
circunstancial o incidentalmente son aprovechadas para plasmar en ellas dichos
signos. Es decir, que por su naturaleza ni por su fin estaban destinadas a recibir
la escritura, y de hecho se dedicaban a otros usos.
Los objetos o piezas escritas de acuerdo a su naturaleza y caractersticas se
reparten en tres grupos:
1. documentos
2. libros manuscritos e impresos
3. inscripciones y monedas
10

Las primeras de dichas series corresponden a los archivos, la segunda a las

bibliotecas y la tercera a los museos1 principalmente. No obstante en la prctica
puede variar y podramos encontrarlos errneamente todos reunidos en el mismo
espacio, como en el caso de algunos archivos de Mxico.
Por su parte Arvalo Jordn define al soporte documental como la

base

material sobre la que se impregna la informacin. Cualquier instrumento de

difusin capaz de llevar al usuario un mensaje2
Hemos visto transcurrir por el devenir histrico del hombre, soportes muy
distintos en formas y estructuras; desde, por citar algunos, la piedra, las tablas de
arcilla, metales, papiro, pergamino o el perdurable papel, que se ha utilizado casi
por dos milenios, en la mayora de las culturas y el cual ha servido para plasmar
el conocimiento y memoria de la misma humanidad.
1.1.1 Caractersticas
Los soportes documentales han sido muy variados a lo largo de la historia del
hombre, presentando diversas caractersticas fsicas, las cuales los definen y los
hacen diferentes de los dems, para recibir la escritura. Dependiendo del material
empleado, estos soportes pueden dividirse en:
Soportes de origen mineral: Son aquellos soportes cuyos materiales
se obtienen de forma natural de la corteza terrestre y estos son
todos los tipos de piedra, arena, barro, arcilla, tierra, as como la
gran variedad de metales.

1
2

MEDINA MEDINA, Alejandra. ENBA. Segundo semestre. Materia, Soportes de la informacin.

ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Diccionario de Trminos Archivsticos. 2000. p.140

11

 Soportes de origen animal: Como su nombre lo indica se obtienen

de la fauna y por medio de diferentes procesos, son tratados o
preparados para poder recibir la escritura, por mencionar algunos
tenemos a las pieles, huesos, marfil, la concha, el pergamino, la
vitela, entre otros.
Soportes de origen vegetal: Se obtienen de la flora, como la corteza
de rbol, diversos tipos de plantas y maderas, papiro y papel,
principalmente.
Soportes de origen sinttico o qumico (materiales tecnolgicos):
Son elaborados por diferentes procesos fsico-qumicos y es
necesaria la intervencin humana cientfica y tecnolgica para su
creacin y preparacin para recibir la informacin, algunos
ejemplos son las microfichas, soportes magnticos y pticos.
Los soportes documentales, segn su estructura fsica requieren de diferente
tratamiento para su elaboracin, almacenamiento y conservacin para as poder
preservar la informacin contenida en ellos.
1.1.2 Importancia
Los soportes documentales son de gran importancia y valor para la
comunicacin de la informacin as como de la recuperacin de la misma, lo
cual nos permite comprender y analizar el pasado, generar nuevo conocimiento y
dar fe y legalidad de sucesos cotidianos, administrativos, jurdicos y contables.
La informacin contenida en los soportes documentales ha adquirido un valor
econmico y

se intercambia de forma masiva en casi todo el mundo,

necesitando cada da soportes mas sofisticados y adecuados, los cuales

12

garanticen la conservacin de la informacin, valindose forzosamente de los

avances cientficos y tecnolgicos para lograr dicho fin.
Los soporte documentales ha sido de gran importancia a lo largo de la historia
del hombre, ya que en estos se han plasmado todos los acontecimientos de tipo
poltico, administrativo, econmico, social, cultural, intelectual, cientfico,
religioso, dando fe y legalidad de los mismos.
1.2 Diversos Soportes Documentales
El hombre, al verse en la enorme necesidad de manifestar su pensamiento, busco
la manera de hacerlo de una forma que perdurara con el paso del tiempo,
experimento con diferentes materiales y texturas, los cuales ofrecieran
resistencia y duracin, para as poder plasmar en ellos toda la informacin
deseada. Los soportes documentales han mostrado tanto ventajas como
desventajas en su utilizacin, evolucionando y perfeccionndose, para lograr
cubrir las necesidades de la informacin.
1.2.1 Arena
Fue el elemento en el cual quizs creo el hombre su primer dibujo o expresin
cualquiera. No contamos con pruebas cientficas las cuales puedan demostrarlo
ya que resultara imposible conservar en dicho elemento algn signo, dibujo,
figura o expresin del hombre, a su paso por la historia, debido a la
inconsistencia que presenta la arena en su estructura. Seguramente los primeros
habitantes de la tierra que vivan pasaron cerca una playa o un desierto, habrn
manifestado su pensamiento sobre la arena utilizndola como soporte de
informacin y valindose de una vara o de sus propias manos u otro instrumento
para plasmar la informacin, sin imaginar la consecuencia y proceso evolutivo
que sufriran todos y cada uno de los soportes de la informacin, as como de su
importancia y utilidad en el desarrollo de la vida del hombre.
13

1.2.2 Corteza de rbol

Este tipo de material probablemente fue utilizado como soporte documental
antes que ninguno, debido a su abundancia en casi todas las regiones del mundo.
Se utilizaron diferentes variedades de rboles, por citar alguno tenemos al
abedul, este tipo de rbol crece en los pases fros y templados como en el sur
del Himalaya y norte de la India, puede alcanzar hasta 30 metros de altura en su
edad madura, es de madera blanca y su corteza est compuesta por varias capaz
fibrosas. Para su preparacin se cortaba la corteza a la medida conveniente y en
lminas muy delgadas las cuales se pulan con alguna piedra o concha para
reducir su aspereza y se encolaba mediante un adhesivo natural, despus se
aplicaba aceite sobre ella y se limpiaba. Para recibir la escritura se usaba la parte
inferior de la corteza, se poda dibujar sobre ella grabar mediante algn objeto
puntiagudo o con filo, para conservar la informacin se mantena entre dos
cubiertas de la misma corteza o en su caso un trozo de cuero, para su proteccin
y conservacin. Los primeros hombres que utilizaron el abedul como soporte de
informacin, nunca se imaginaron que siglos despus, este tipo de rbol seria,
por sus cualidades, comnmente utilizado para la fabricacin del soporte papel.
1.2.3 Piedra
Es un material muy consistente, no necesita preparacin y es casi indestructible,
salvo por la accin de la naturaleza, principalmente la erosin o del propio
hombre, como la contaminacin, exposicin a experimentos nucleares o
utilizacin de armas biolgicas. La piedra fue el soporte por excelencia de la
epigrafa griega y especialmente de la romana. En piedra se grababan sucesos
relevantes como inscripciones triunfales, votos, sepulcros (mausoleos), leyes,
decretos, etc.

14

Dentro de sus diferentes variedades, la ms preciada y noble era la piedra

llamada mrmol, que tena mltiples colores y texturas. Adems del mrmol, se
utiliz el granito, el basalto, la cantera, piedra de ro y cualquier tipo de piedra en
general. La escritura se fija en este material utilizando diferentes tipos de
cinceles, punzones y martillos.
Este material fue muy usado en la antigedad en los cuales solan grabarse
petroglifos (piedras sobre las que se trazaban diseos simblicos), en general de
significacin conmemorativa o ritual., en las paredes de los templos, las tumbas
y los monumentos3
En un bloque de piedra esta grabado el celebre cdigo de Hammurabi, este es
uno de los documentos mas antiguos e importantes de la historia de la
humanidad.

Los trabajos realizados sobre piedra reciben diferentes nombres, radicando en

factores como material empleado, forma, tcnica, ao de creacin, motivo, tipo
de inscripcin etctera, como en el caso de las estelas, que son monumentos
principalmente de tipo conmemorativo o de uso funerario, constituidas
normalmente por una piedra cilndrica o cuadrangular en la que se cincelaban
inscripciones y bajorrelieves de gran importancia.
Podemos considerar a la piedra como un material casi universal, pues se utiliz
no solo en los lugares en que por su naturaleza exista.

BRIBIESCA SUMANO, Mara Elena. Notas introductorias al estudio de la paleografa. 1980. p.21

15

Se han encontrado estelas en Roma, Grecia, Egipto, Mesopotamia y Mxico

entre otros. En este tipo de material no solo se grababa, tambin se han
encontrado dibujos, pinturas, adornos y signos a lo que se les ha llamado grafos
arte rupestre.
El arte rupestre es esencialmente naturista y a base de representaciones de
animales. Los temas favoritos de los artistas cazadores fueron animales como: el
caballo, la cabra monts, el gran oso de las cavernas, el mamut, el rinoceronte
lanudo, el bisonte, el reno.
Tambin existen algunas representaciones humanas, escenas de la vida cotidiana,
y signos de significado aun desconocido.
Gracias al contenido de cal de las aguas de las cavernas, las pinturas se han
conservado.
Estas manifestaciones artsticas se cree que pueden deberse a motivaciones de
tipo religioso, relacionadas en muchos casos con la magia, es decir, como parte
de los ritos y ceremonias vinculados al nacimiento, la muerte, la fecundidad, etc.
Otra explicacin podra ser la creencia de que la caza de la presa sera mucho
ms fcil una vez que se tena aprendida su imagen4

MEDINA MEDINA, Alejandra. op. cit.

16

1.2.4 Metales
Entre los metales, el bronce es, sin duda, uno de los ms importantes. Resultaba
muy costoso y difcil de grabar, pero era muy preciado para registrar textos
jurdicos, como leyes, decretos, diplomas militares, documentos administrativos
oficiales, tratados internacionales, etc. En bronce se escribieron textos legales, a
los que se les denominaba generalmente acta. Tambin se utilizo el oro y plomo.
Los romanos hicieron grabar en bronce hacia el 450 a.C., la clebre Ley de las
12 tablas5 Este documento es sin duda uno de los ms importantes en materia
de derecho universal.
Para preparar al metal para recibir la escritura, era golpeado y calentado a altas
temperaturas para fundirlo y luego hacerlo en laminillas del mismo grosor y
posteriormente se araaba mediante un punzn con ua metlica.
La escritura superficialmente grabada en metales constituye un material muy
valioso para el estudio del grafismo, principalmente la romana, siendo esta
civilizacin la ms importante en materia de legislacin. Uno de los
inconvenientes de este tipo material era la corrosin y oxidacin, la cual
debilitaba los detalles del grabado y por ende la informacin se debilitaba o
perda.
1.2.5 Tejidos
La utilizacin de la seda y el lino como materiales escriptreos es muy antigua.
La seda fue el material mas usado por los chinos desde tiempos remotos, las
inscripciones se bordaban o se pintaban sobre la tela.

TAGLE DE CUENCA, Matilde. Notas sobre historia del libro. 1997. p.24

17

Oriente conoci el bordado desde pocas antiguas y lo trasmiti a Europa y sta

aos mas tarde al continente Americano. Tambin se comenz a utilizar la fibra
de algodn en la fabricacin de tela y esta a su vez empleada como soporte de
informacin, el cual hasta nuestros das es empleado para la impresin bordado
de datos o signos con carcter informativo, publicitario u otro.
1.2.6 Cueros y Huesos
La costumbre de escribir sobre cuero procede de Oriente; entre los cueros se
estimaba ms la piel de ternera, oveja o cabra, y no tanto la de vaca de cerdo
porque se desintegraba fcilmente por su inconsistencia y grosor.
Las predicaciones de Mahoma eran anotadas por sus oyentes en huesos de
carnero alisados.
Los huesos de ballena, tortuga, elefante, aves y otros animales, tambin aparecen
en

diferentes

civilizaciones,

como

soportes

de

escritura.

Aunque

mayoritariamente se pintaba sobre ellos. En la Edad Media se usaron los huesos

para textos mgicos e, incluso, versos del Corn, (libro sagrado de los
musulmanes).
1.2.7 Madera
La madera fue otro de los materiales usados con frecuencia desde tiempos
remotos, auque en un principio solo se utilizaba la corteza. Este material tuvo
una utilizacin considerable en Egipto, junto al papiro, pues tena la ventaja de
ser ms abundante, barata y fcil de preparar, en caso de que lo requiriera. Poda
usarse para pintar o grabar mensajes sin estar protegida o preparada para recibir
la escritura. Normalmente se trataba recubrindola con cal o se blanqueaba con
un tipo de barniz. La Cortaban en tamaos y formas regulares para cuando fuese
requerida su utilizacin como soporte de informacin.

18

Su empleo se prolong ms all de los tiempos, conviviendo con otras materias

escriptorias.
Cuando una sola tabla no era suficiente para contener la extensin de un escrito
se implemento el procedimiento de unir varias tablas por medio de hilos de
hierro o de bisagras articuladas de modo que formaban lo que actualmente se
conoce como cuadernillo. Las denominaciones dptico, trptico, polptico, aluden
al numero de tablillas unidas.
La madera tambin se us en China para fabricar sellos, junto con la cermica o
el bronce, sobre la que se grabaron signos de diferente naturaleza.

1.2.8 Tablillas Enceradas

En Grecia y Roma, las tablillas enceradas fueron el principal soporte de
escritura, tanto para uso pblico, privado y eclesistico. Se conservan algunas
que contienen textos literarios, poemas, asuntos de guerra o de diverso tipo. Son
mltiples las referencias que podemos encontrar, tanto en autores griegos como
romanos. Algunas tablillas se preparaban especialmente blanquendolas con
barniz o cal e impregnndolas de cera, de all el origen de su nombre. Este tipo
de soporte se utilizaba para documentos importantes como actas. En las tablillas
enceradas se colocaba el texto con facilidad, con un objeto metlico llamado
estilo y otro punzante, y se borraban de manera tambin sencilla raspando y
aplanando la cera y as se poda utilizar nuevamente, provistas de asas, se
colgaban por medio de alambres tensados y se guardaban en sus archivos y
bibliotecas.

19

La ventaja de poder borrar lo escrito en ellas explica su empleo frecuente.

Entre los romanos eran muy conocidas y servanse de ellas para el aprendizaje a
los nios de la escritura, para las primeras anotaciones, en los contratos, para
cuentas, borradores, cartas y actas entre otros.
Segn el nmero en que fuesen agrupadas, reciban distintos nombres: de a dos,
constituan un dptico; de a tres, un trptico; y de a ms, un codex multiplex o
polptico. Su forma inspir al cdice.
La primera noticia de estas tablillas enceradas de la antigua Grecia aparece en
Las nubes, comedia de Aristfanes escrita en el siglo V a. C. Se descubrieron
muchas tablillas en Pompeya y Herculano, lo que prueba que tambin fueron
usadas por los romanos6
Una de las desventajas de las tablillas enceradas era, lo altamente flamables que
resultaban por la combinacin de madera y cera en su estructura, por lo cual no
deban mantenerse cerca del fuego y calor, ya que poda derretirse la cera o en
todo caso incendiarse.
1.2.9 Barro, Arcilla o Tierra Cocida
La aparicin de la alfarera facilit el uso de la arcilla como soporte. Las placas
de arcilla solan hacerse muy finas, generalmente de tamaos y formas similares
con las esquinas algo redondeadas y, cuando an estaban hmedas y blandas, es
decir crudas, se colocaba la escritura por medio de una cua preferentemente de

TAGLE DE CUENCA, Matilde. op. cit., p.25

20

metal, marfil o madera, para despus ser cocidas en un horno o a la intemperie.

Por lo regular se almacenaban en nichos, huecos de la pared, o cestos especiales,
que constituan as la organizacin de sus primeros archivos y bibliotecas. Sin
embargo uno de los inconvenientes de este material es que era pesado, de difcil
transporte y muy frgil, lo que no facilitaba el desarrollo de la escritura. Junto a
la arcilla, se utilizaba tambin la cermica o vidrio, que se grababa antes de su
coccin definitiva, ya fuese en horno o al pleno rayo de sol. Esta tcnica se
utilizo en Mesopotamia, el Ninive, Babilonia y otros lugares ms, en
excavaciones se han descubierto bibliotecas de tablillas de arcilla en las cuales se
conservan grabados importantes.
La escritura cuneiforme, llamada as por tener aspecto de cuas, se encontr en
ladrillos de arcilla cocidos al sol. Las primeras tabletas fueron encontradas en la
vieja Mesopotmia. La forma del libro ms antigua que se conoce son las
tablillas, pequeas placas de arcilla, madera, marfil, oro u otra materia que
servan de soporte en la escritura de la antigedad7
Tambin en Barro o tierra cocida, se han encontrado en forma de teja, ladrillos,
nforas, vasos y utensilios, con gravados y dibujos.
En las tablillas de arcilla se escriba en ambas caras; el reverso tena forma
abombada, el anverso era convexo. Eran de diversos tamaos unas median hasta
30 cm. de ancho y 40 de largo.

MARTNEZ DE SOUSA, Jos. Pequea Historia del Libro. 1992. p.40

21

En el reverso de la tablilla se escriba el ttulo de la obra, y con frecuencia

tambin el nombre del propietario y del escriba, junto con una amonestacin de
usar con cuidado la misma.

1.2.10 Pieles
Este material de origen animal se ha empleado en infinidad de lugares. Las pieles
se maceraban con cal, a las que se les arrancaba el pelo, raspaba y pula para
recibir la escritura.
Las pieles de ternera, cabra u ovejas jvenes se llamaban vitela, por su fineza
eran elegidas para los libros ms importantes, como los eclesisticos, cdulas
reales, privilegios, etctera. No todas las pieles se podan utilizar, ya que las de
algunos animales como la de cerdo o vaca resultaban difciles de trabajar por su
grosor y textura, las cuales se cuarteaban y desintegraban con facilidad.
1.2.11 Papiro
Es otro de los principales soportes documentales del mundo antiguo.
Caracterstico del antiguo Egipto, ms tarde se extendi a Siria y Palestina. La
materia prima es el tallo de una planta oriunda de las zonas de Asia, y cuyo
hbitat natural se reduce en la actualidad a pocas zonas del alto Nilo.
Para la fabricacin del soporte, el papiro se cortaba desde el tallo en finas tiras,
se pelaba en

secciones triangulares, se le practicaba diversos cortes

longitudinales con el fin de obtener tiras, las que se unan por los bordes, a otra
serie de tiras, que pegaban de forma natural gracias al lquido que expulsaban, se
obtena una materia compacta, la unin de las capas era sumamente resistente,
estas conformaban las hojas de aproximadamente 30 x 30 cm., Luego, se
proceda a encolarlas con el agua del Nilo.

22

Estas hojas se unan para dar lugar a grandes pliegos que podan enrollarse. La
luz del sol blanqueaba la superficie, sobre la que se colocaba la escritura.
Principalmente se utilizaban dos tintas, la negra y roja, ambas de origen mineral.
El papiro fue el material escriptrio primitivo ms empleado en el espacio y en
el tiempo, pues se uso en toda la zona mediterrnea. Este material fue el soporte
esencial del libro en Egipto, y su uso se extendi por el mundo griego y despus
por el imperio romano8
En un principio solo se escriba por una cara llamada recto, cuando la materia se
escaseaba se utilizaba la otra cara a lo que se llamaba verso.
El ataque de los insectos era muy frecuente y se trataba de combatirlo con la
inmersin de la hoja de papiro en aceite de cedro, pero el peor enemigo era, sin
embargo, la humedad.
Se enrollaba el papiro en torno a una varilla de madera, hueso o marfil, llamada
umbilicus, cuyos extremos se adornaban. Tambin se colocaba a veces una
etiqueta con el ttulo de la obra y el nombre del autor.
El texto comenzaba en el extremo derecho y a partir de all seguan las pginas
de derecha a izquierda.
Para conservar los papiros, se usaban jarras de barro o receptculos de madera o
de piedra (en griego: biblioteke, coleccin de libros, y en latn: capsa o
scrinium), los que tenan una sustancia olorosa para ahuyentar los insectos.
Los papiros se conservaban mejor en climas secos o en tumbas, ya que es un
material que se deteriora con la humedad9

8
9

MARTNEZ DE SOUSA, Jos. op. cit., p.34

TAGLE DE CUENCA, Matilde. op. cit., p.32

23

El libro egipcio tuvo siempre la forma de rollo. Para leerlo era preciso
desenrollarlo, de modo que fuera descubrindose sucesivamente la escritura.
El papiro favoreci la proliferacin y difusin de la escritura y la literatura. Se
export a Grecia y Roma y fue el soporte ms preciado de la escritura. No
obstante, era un material de alto costo, cuya produccin fue disminuyendo con el
tiempo.
En poca romana, era tan cotizado y lujoso que slo algunas personas tenan
acceso a l. Por otra parte, la conservacin del papiro requera un cuidado
especial, los rollos deban guardarse en recipientes de madera o de arcilla para
preservarlos de los insectos e impregnarse de aceite. Sin embargo, la humedad y
el calor eran sus enemigos fatales, de ah su escasa conservacin. Otra de las
causas de la progresiva desaparicin de textos escritos en papiro fue que, debido
al deterioro, e incluso a la evolucin de la escritura que converta los antiguos
textos en poco legibles, stos se copiaron en pergamino con lo que fueron
desapareciendo los primitivos escritos originales en papiro.
Con la aparicin del pergamino, ms consistente y abundante, aunque de
laboriosa preparacin tambin, el uso del papiro fue disminuyendo.

1.2.12 Pergamino
El pergamino no es sino una nueva y refinada forma de usar un soporte ya
conocido, el cuero. Consista en un mtodo de preparar las pieles de los
mamferos sin curtirla, se obtena un soporte fino, de tono claro, que poda usarse
para la escritura por ambas caras y que significar el paso definitivo hacia lo que
conocemos por libro cdice. Su uso habitual se extiende desde los inicios de
nuestra era hasta la invencin de la imprenta.

24

El pergamino es la piel de un animal, generalmente ternera (llamada vitela),

cabra, oveja, antlope o carnero, tratada de forma especial para prepara este
soporte documental. El pergamino se obtiene a partir de la dermis de la piel del
animal, sta se dejaba remojando en agua durante un largo perodo de tiempo,
despus se le agregaba agua de cal para eliminar la epidermis y evitar que se
pudriera, al mismo tiempo ayudaba a la eliminacin del vello, finalmente se
raspaba el tejido. Una vez reducida la piel a una capa fina y limpia de la dermis,
se estiraba y tensaba sobre un bastidor, donde se raspaba con cuchillos, pasando
a continuacin un trapo hmedo con agua; esta operacin se repeta varias veces,
de modo que, a base de secar y mojar la piel se tensaba. Una vez quitada la piel
del bastidor, se apoyaba sobre un caballete y se volva a raspar, ahora en seco,
con cuchillas de cierta curvatura, para hacerla an ms fina y flexible, luego se
pula con piedra regularmente del tipo pmez.

La antigedad del pergamino es difcil de precisar. El pergamino era una materia

ms slida que el papiro, lo que permita rasparla con ms facilidad y borrar lo
escrito.
Las ventajas del pergamino superan al papiro, ms abundante y fcil de adquirir,
se podra encontrar en casi cualquier parte del mundo, mientras que el papiro
solo en Egipto y Sicilia. El pergamino era ms resistente y era ms accesible a la
forma del libro cuyo uso resultaba ms cmodo que el del rollo.
Los documentos escritos en pergamino se presentaban en hojas sueltas o unidas
llamadas cdices. En Pergamo se utilizaba con ms frecuencia, de all que fuera
considerada como lugar de su origen.

25

Cuando por cualquier circunstancia el pergamino escaseaba o se encareca se

recurra al medio de lavar o frotar la cara superior de las formas de los cdices,
hasta hacer desaparecer la escritura y poderla utilizar nuevamente, los
pergaminos as tratados se les conoces con el nombre de palimpsestos.
La produccin de pergamino no se encontraba, como la de papiro, limitada aun
solo pas, dado que el cuero era de uso frecuente en el Oriente.
Gracias a la qumica se ha hecho desaparecer el segundo escrito y se han logrado
rescatar obras de autores de la antigedad como Cicern, Tito y otros10
Por la resistencia y solidez que ofreca el pergamino y a la ventaja de poder
utilizarse por ambas caras se confeccionaron libros de forma anloga a los
nuestros formados de hojas y folios diversos, cuyas dimensiones de anchura y
largura constituan su forma o formato.
Dichas hojas se reunan y sujetaban por medio de una costura en su orilla
izquierda y se cubran con tapas o cubiertas de madera o piel, semejantes a las
pastas actuales. Los romanos le dieron los nombres de cdices, en singular codex
o de libros cuadrados, dada la forma rectangular que afectaban11
El pergamino sirvi durante muchos aos como soporte de informacin en
diferentes continentes, as como civilizaciones, por contar con caractersticas que
otros materiales naturales no tenan, como la resistencia, flexibilidad, durabilidad
etc. Pero tuvo que enfrentarse sin xito a un nuevo material, el papel el cual lo
desplazo sin remedio alguno.

10
11

TAGLE DE CUENCA, Matilde. op. cit., p.26

IGUINIZ, Juan Bautista. El Libro. 1946. p.21-22

26

1.2.13 Papel
Al parecer los chinos inventaron el papel a partir de cierto tipo de fibras
vegetales como morera bamb. Ellos lo exportaron a Japn, India y a los
pueblos rabes, quienes lo introducen a Europa. El pueblo chino le dio la
utilizacin al papel como soporte grafico y hasta nuestros das su uso contina
siendo imprescindible.
La difusin del papel y su utilizacin masiva ha constituido uno de los avances
mayores en la historia de la cultura, comparable al de la imprenta y
estrechamente relacionado con ella.
Ninguno de los elementos utilizados en la escritura ha tenido hasta nuestros
das mayor xito que el papel12
Los soportes de la informacin mencionados anteriormente necesitaban una
preparacin ms o menos laboriosa para que fuesen aptos al recibir la escritura
en cambio el papel es un producto de fabricacin y como tal ofreca ms
incentivos para su uso que los dems materiales.
Fabricado perfectamente con trapos o sustancias vegetales fibrosas, fue
introducido a Europa por los rabes quienes aprendieron de los chinos la tcnica
de su elaboracin.
El primitivo papel fabricado por los Musulmanes era una pasta homognea
resultado de la trituracin de trapos de lino y cuerdas de camo, materiales que
se reducan a delgadas lminas fibrosas. Se deshacan en unas pilas y se dejaban

12

IGUINIZ, Juan Bautista. op. cit., p.22-23

27

fermentar en agua para conseguir una pasta muy fina a base de golpearla con
martillos o con piedras de molino. Se formaba as un producto de fibrillas de
celulosa.
La imprenta signific un gran invento que cambio considerablemente el rumbo
de la escritura, pues redujo notablemente la actividad de copiar los libros a mano
tales como los manuscritos.
La manufactura del papel de pulpa de madera, que sustituy al de trapos viejos
utilizados hasta entonces, data de 1843; su invencin se debi a un tejedor sajn,
Friedrich Gottlob Keller. El nuevo material fue adoptado en muchas partes hacia
mediados del siglo, y ese cambio contribuy a la creacin de una nueva e
importante industria en Canad, Suecia y, especialmente, en Finlandia.
La introduccin de la fibra de esparto en la manufactura del papel mejor
enormemente los de aquellas clases en cuya fabricacin no se utilizaban trapos.
El papel de pulpa de madera tiene una vida sorprendentemente corta. Esta
situacin ha dado origen a varias medidas tendientes a proteger los intereses de
bibliotecas y archivos que se preocupan por la perdurabilidad de los materiales
confiados a su cuidado13
Sin duda fue el papel uno de los inventos ms importantes de nuestra historia, ha
evolucionado en su composicin y forma de elaboracin, y su divulgacin logr
con sus caractersticas de estabilidad, maniobrabilidad, rendimiento y bajo costo,

13

LITTON, Gastn. El Libro y su Historia. 1971. p.206 - 207

28

desplazar a sus antecesores. Aun con la aparicin de nuevas tecnologas de

soportes documentales el papel sigue utilizndose cotidianamente a gran escala y
con demasiada frecuencia en todo el mundo.
1.2.14 Microfilm
El microfilm es la reduccin de un documento, libro o registro a un mnimo de
tamao por medio de una pelcula fotogrfica, la cual filma el objeto. Este
sistema nos ayuda considerablemente a reduccin de espacios.
El microfilm es un procedimiento fotogrfico que permite la reproduccin de
los documentos con una reduccin considerable. Tambin puede definirse como
la tcnica reductora de toda clase de documentos en pelculas de 16 mm hasta los
105 mm se efecta en aparatos fijos o rotativos, provistos de lentes de alta
precisin con una intensidad de luz regulable. El material es una pelcula
transparente y flexible llamada microfilm14 para poder visualizar lo
microfilmado es necesario contar con un reproductor o lector especia.
La microfilmacin permite a las instituciones apoyarse en la tecnologa, para
reducir costos de almacenamiento, recuperacin y conservacin de documentos.
1.2.15 Soportes Magnticos
Este tipo de soportes documentales han dominado la conservacin de la
informacin textual, audio y video desde el ao de 1960 aproximadamente,
desplazando en gran medida, pero no por completo al clsico papel y al
microfilm o microforma, por mltiples razones entre las que destacan, que tienen

14

VICTORIA RAMREZ, Marlene Elizabeth. La importancia del papel como soporte de la informacin en los
archivos. 2005. p.27

29

ms capacidad de almacenamiento de datos y por ende el ahorro de espacios,

permitiendo diversas utilizaciones, ya que se pueden borrar y grabar
nuevamente. Pero este tipo de soportes necesitan de aparatos especiales para e
procesamiento y visualizacin de la informacin.
Entre los soportes magnticos tenemos a la cinta magntica, el disco magntico y
el clsico disquete entre otros: El primero se constituye con un material no
magntico por ejemplo el mylar, sobre el cual se deposita una capa muy fina de
oxido de hierro que se puede magnetizar.
Para que la informacin sea interpretada por el ordenador, la cinta se divide en
una serie de canales horizontales que recorren la cinta longitudinalmente. Los
datos almacenados en la cinta siguen un cdigo binario que sea utilizado por un
ordenador como lo es el casete o el cartucho magntico. Por su parte el disco
magntico es muy parecido al musical. Se puede gravar o leer por las dos cara,
mediante los cabezales de lectura / grabacin. Recibe el nombre de pista la
superficie del plato o disco recorrido por cabezal durante una revolucin del
disco, todos los discos van protegidos por una cubierta protectora sobre la cual
no se grava para no producir lecturas errneas. El disquette Conocido tambin
como disco flexible o floppy / disk, es un medio de almacenamiento similar al
disco magntico. Y tambin tiene menor capacidad de almacenaje. Se utiliza en
microordenadores y ordenadores personales15 es decir computadoras.

15

AMAT NOGUERA, Nuria. La Documentacin y sus Tecnologas. 1994. p.15-19

30

1.2.16 Discos pticos

Son los ya conocidos CD, en sus diferentes modalidades como el CD-R, CDRW, CD-ROM, DVD, VCD etc., y renen todas las ventajas de los soportes
magnticos y de las micro formas. Constituye la tecnologa ms avanzada para
almacenar, gestionar y distribuir grandes volmenes de informacin de
naturaleza mixta, es decir, combinacin de textos, grficos, y/o sonido.
Son igual de manejables y transportables que el papel. Tienen una rapidez de
acceso a la informacin, globalmente el tiempo de bsqueda desde el
posicionamiento del lser para la lectura hasta la lectura de informacin.
Se reduce el volumen de la informacin, muestran calidad e imgenes,
garantizan la conservacin de las informaciones almacenadas: la duracin de
vida de stas es en general garantizada por 10 aos como mnimo, pero la
duracin real es ms elevada16
Los soportes documentales a los que me he referido necesitan una preparacin
ms o menos laboriosa o tecnolgica

para que sean aptos para recibir la

escritura, pero el papel es un producto de fabricacin y como tal ofrece ms

incentivos para su uso que los dems materiales.
1.2.17 Documento Electrnico
En la dcada de los setenta, trajo consigo una revolucin tecnolgica con la cual
aparecieron los primeros sistemas de informacin que utilizaran en forma
conjunta la informtica y las telecomunicaciones para el desarrollo e intercambio
de informacin.

16

AMAT NOGUERA, Nuria. La Documentacin y sus Tecnologas. 1994. p.15-19

31

El documento impreso pasa a ser en gran medida un documento editado de forma

electrnica, no obstante, este tipo de documentos necesita de una mquina que
funciona de la misma forma, ya sea anloga o digital, para poder ser producido,
reproducido y visualizado.
Los soportes modernos denominados documentos electrnicos pueden ser
anlogos o digitales. Los anlogos pueden necesitar distintos aparatos que
operen como mediadores en la descodificacin de la seal. Se caracterizan
porque presentan una interactividad limitada y porque su circulacin requiere un
desplazamiento fsico del objeto (cinta de casete, video, libro, etc.)17
Por su parte el documento digital representa la realidad mediante cdigos
binarios. Siempre necesita la intervencin de un aparato de lectura,
habitualmente

el

ordenador.

Se

caracteriza

porque

tericamente,

su

interactividad es ilimitada, y en este caso, su circulacin no implica un

desplazamiento fsico de los objetos sino de la energa en forma de bits. Un tipo
de

documento

digital

seria

el

documento

hipertextual,

hipertexto

hiperdocumento18
Para la creacin y consulta de los documentos electrnicos es necesario contar
con equipos informticos, ya que por medio de estos podremos manipular
fcilmente la informacin, este tipo de soporte es accesible para todo tipo de
usuarios y la recuperacin de la informacin es dinmica. Pero

el control y

normalizacin de informacin en este tipo de soporte documental es difcil

porque pueden ser manipulados y alterados en su integridad.

17
18

RODRGUEZ BRAVO. Blanca. El documento: entre la tradicin y la renovacin. 2002. p.168

Ibdem. p.168

32

La existencia de documentos plasmados sobre modernos soportes denominados

electrnicos ha introducido cambios fundamentales en las relaciones
econmicas, sociales, jurdicas, organizacionales, etctera, al interior de las
instituciones. Y por todo ello los profesionales de los archivos debemos
esmerarnos en formular la manera de tratar al documento, no importando su
soporte y enfocando la atencin a la creacin de normas aplicables a la
tecnologa de la informacin.
En la actualidad se presentan nuevas formas para perfeccionar los procesos de
autenticidad e integridad de los datos contenidos en soportes electrnicos, para
establecer la seguridad de dichos actos, como es el caso de la firma electrnica.
La mayora de los materiales antes mencionados sirven o han servido de soporte
de escritura de la humanidad o lo largo de la historia. La tcnica para realizarla
vara considerablemente, pero el fin ha sido el mismo, la comunicacin, manejo
de datos y la preservacin de la informacin.

1.3 La Utilizacin del Soporte Papel Frente a las Nuevas Tecnologas

Es importante resaltar la aparicin de nuevas tecnologas en cuanto a la
construccin de soportes documentales se refiere, pero estos no han logrado
desplazar por completo al papel como soporte documental, este ha sido uno de
los ms antiguos y su evolucin, lo ha colocado durante siglos como el soporte
de informacin por excelencia.
El papel es el soporte material en el cual se encuentra asentada la mayor parte de
la cultura y conocimiento de la humanidad. Sus cualidades y calidad han
contribuido significativamente a su perdurabilidad y utilizacin masiva del
mismo, aun existiendo otras opciones que se valen de los avances tecnolgicos
para la construccin de nuevos soportes documentales. La composicin y
33

estructura del soporte papel le ha dado por siglos un protagonismo muy

importante para recibir la escritura y conservarla de una forma excepcional.
El papel constituye hoy en da el soporte documental mas utilizado por la
administracin pblica y en muchas instituciones de carcter privado.

34

CAPTULO 2
EL

DOCUMENTO

DESDE

LA

PERSPECTIVA

DE

LA

ARCHIVONOMA
En este captulo se investigo el significado del trmino documento, al igual que
el de documento de archivo y su diferencia con el primero, as como la relacin
del documento de archivo con la Archivonoma, mostrando de una manera clara
la infinita necesidad que tienen ambos por trabajar conjuntamente en todo
momento.
2.1 Definicin de Documento
Para poder hablar del documento es necesario conocer primeramente las races
de este termino, etimolgicamente procede del latn documentum, derivado del
verbo docere: ensear, instruir, pero como este es un significado poco preciso,
ha evolucionado hacia el significado de prueba evidencia de acciones.
Segn el Diccionario de terminologa archivstica se entiende por documento la
combinacin de un soporte y la informacin registrada en l, que puede ser
utilizado como prueba o para consulta, es evidente que todo documento necesita
de un soporte en donde plasmarse.
Los elementos que lo caracterizan son:
El soporte que le confiere corporiedad fsica, y puede ser desde una
tablilla de barro hasta un disco ptico.
La informacin, es decir, la noticia que transmite.

35

 El registro, o sea, la fijacin de la informacin en el soporte, ya sea

mediante tinta, impulsos electromagnticos19 o por algn otro mtodo
tcnica.
La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como toda
expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos
los soporte informticos.
Desde el punto de vista administrativo, un documento es toda informacin o
hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algn hecho acontecimiento.
La palabra documento tiene distintos conceptos, segn lo considere la profesin
que lo estudie.
Arvalo Jordn lo define como escrito o imagen que [...] puede servir para
suministrar o conservar una informacin. (Del latn Doceo, ensear) escritura,
instrumento u otro papel autorizado, segn los casos, con que se prueba o
acredita un hecho, derecho, o se hace constar una cosa. //Soporte absolutamente
necesario para que la informacin sea comunicada.//Todo conocimiento fijado
materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta,
estudio o trabajo20
Pallares refiere que el documento es cualquier cosa que tenga algo escrito con
sentido inteligible; agregando que no importa la materia sobre la cual se escriba,

19
20

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. 1999. p.99

ARVALO JORDN, Vtor Hugo. op. cit., p.120

36

esta puede ser sobre papel, madera, ladrillos hechos de arcilla21 o algn otro
material natural o procesado.
Chiovenda asienta que documento, es toda representacin material destinada e
idnea para producir una cierta manifestacin del pensamiento, comprendiendo
as las escrituras y las representaciones cientficas como las grabaciones de
voz22
Por su parte, La Unin Francesa de Organismos de Documentacin lo define,
diciendo que documento es toda base de conocimiento expresado en un soporte
material y susceptible de ser utilizada para consultas, estudios o pruebas.
Desde el punto de vista de la Archivonoma, el concepto tradicional de
documento se identificaba con el de papel manuscrito, pero hoy esta
concepcin se juzga unilateral y estrecha, teniendo a evolucionar hacia un
sentido lato y genrico, al punto de considerarse como objetos de archivo no slo
los clsicos documentos manuscritos, sino materiales como pelculas,
microfichas, discos, fotografas, dibujos, grabados, etc23
No ha sido fcil formular un concepto unificado de documento y cada estudioso
lo define segn su ramo profesional, en las distintas ciencias que se relacionan
con el, como en el caso de la historia, la administracin, la biblioteconoma, el
derecho, la archivonoma, tomando en cuenta diversos factores para conceptuar
al documento en forma distinta, pero siempre coincidiendo que para contar con
el mismo, es necesario un material (soporte) cuales quiera que sea su naturaleza
e informacin (datos) para ser plasmada en dicho material y tal documento sirve

21

PALLARES, Eduardo. Derecho Procesal Civil. 1979. p.380-381.

CHIOVENDA, Jos. Derecho Procesal Civil, Tomo II. 1980. p.369.
23
BUONOCORE, Domingo. Diccionario de Bibliotecologa. 1976. p.173-714
22

37

para probar acciones, hechos y manifestar el pensamiento del ser humano, ya

que el documento es producto de una actividad humana y es fuente de
conocimiento.
2.2 Definicin de Archivonoma
La archivonoma como ciencia moderna de los archivos no debiera dividirse
como la han hecho algunos autores, en su afn de definirla, ya que esta trata al
documento de manera integral y su labor es muy completa como por mencionar
algunos procesos

la archivonoma se en carga de: la conservacin,

administracin y organizacin integral de los documentos, esta organizacin

involucra factores como la identificacin, clasificacin, ordenacin, valoracin,
descripcin, etc.
Segn el glosario de terminologa archivstica y de ciertas expresiones de
administracin la Archivonoma General es la Ciencia que estudia y proyecta
normas y tcnicas para organizar y administrar un archivo24
Por su parte Nicols Montero define a la archivonoma como la ciencia que nos
ensea

como

conservar,

organizar

administrar

correctamente

los

documentos25 Como se menciono anteriormente no es necesaria la divisin de

la archivonoma, sino por el contrario, replantear una definicin integral la cual
contenga la verdadera labor de la archivonoma como ciencia moderna de los
archivos y no solo como una disciplina que administra documentos. La
archivonoma cuenta con un alto grado de competencia cientfica y profesional,
la cual crea mtodos, principios y procesos archivsticos bien fundamentados y
aplicables.

24
25

ENBA-Glosario de terminologa archivstica y de ciertas expresiones de administracin. 1980. p.20

MONTERO MORADO, Nicols. Archivonoma didctica. 1970. p.7

38

2.3 El Documento y su Relacin con la Archivonoma

La esencia principal y materia prima de los archivos y por lgica de la
archivonoma es sin duda el documento en su totalidad, es decir el soporte y la
informacin contenida en el, tanto sus caracteres externos como internos, su
finalidad, y todo el proceso en su ciclo de vida hasta llegar al archivo. Un
documento sin una ciencia que se encargue de el, pierde parte de su objetivo por
el cual fue creado.
La Archivonoma es la ciencia base para la organizacin y conservacin de los
documentos que conforman los diversos archivos y su relacin debe ser lo mas
cercana posible, para garantizar el almacenamiento, recuperacin de la
informacin y acceso a los mismos.
2.4 El Documento de Archivo
El documento de archivo es un registro de informacin producida o recibida por
una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones, el cual
cuenta con ciertas caractersticas que lo hacen especial y diferente a cualquier
otro tipo de documentos, ya que los documentos de archivo son nicos e
irrepetibles.
Aurelio Tanodi considera al documento de archivo como el soporte que
contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una
entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Aade que la
actividad administrativa se toma en su sentido extenso, de las gestiones internas
y trmites internos y externos considerados de ndole administrativa, contable
(econmico-financiero) y jurdica (que dan pruebas sobre derechos y deberes)26

26

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General; teora y prctica. 1989. p. 89

39

Segn Romero (1994: 106) El documento de archivo es el documento que

contiene informacin o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por
cualquier medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de
funciones legales o transacciones de negocios por una institucin o persona que
lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de la gestin27
Por lo dicho anteriormente se culmina que el documento de archivo es un
documento que sin importar su material o medio para plasmar los datos, ha sido
creado, recibido, manejado usado por un individuo u organizacin en
cumplimiento de sus obligaciones legales o el ejercicio de sus actividades o
funciones con el fin de brindar confiabilidad y autenticidad de los hechos.
2.4.1 Caractersticas
Las caractersticas de un documento de archivo hacen que este sea diferente a
cualquier otro tipo de documento, como los memorandum, diarios oficiales,
libros, revistas, peridicos, entre otros, los cuales son tratados de diferentes
maneras y conservados por tanto en diferentes espacios, como hemerotecas,
bibliotecas o museos.
Los documentos de archivo tienen un carcter seriado, ya que cada
documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series
(documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.).
Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una
actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor,
es decir, no son ajenos a l. As, los documentos del rea de recursos
humanos que se generan o reciben no tiene que ver con los generados o
recibidos por recursos financieros.
27

RODRGUEZ BRAVO, Blanca. op. cit., p.142

40

 La informacin que contiene el documento de archivo es nica, es decir,

no existen documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con
trmites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o fsica
de quien se trate el asunto o por tema y poca del mismo.
Un documento de archivo es esttico. Esto quiere decir que es definitivo y
no puede ser cambiado o corregido. En el caso de los borradores y notas,
stos se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro
del expediente como parte del desarrollo de una accin o trmite.
El documento de archivo tiene autoridad. Proporciona la evidencia
oficial de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su
confiabilidad estar vinculada a su creacin, al generador y a la autoridad
que tiene para producirlo. Tambin las firmas, encabezamientos y sellos
son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.
Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente
las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o
generadores, lo anterior con el propsito de garantizar:
La correcta toma de decisiones.
La rendicin de cuentas.
La transparencia de acciones.
El acceso a la informacin.
Con base en lo anterior es que los documentos de archivo deben ser autnticos,
es decir, deben probar:
Que cumplen con el propsito para el cual fueron elaborados.

41

 Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y
envi.
Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado.
As, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma
clara y completa las acciones y hechos por las que fueron elaborados conforme a
las funciones asignadas; es ntegro por estar completo y sin alteraciones.
Tambin ste debe estar a disposicin del usuario, es decir, puede ser fcilmente
localizado, recuperado, presentado o interpretado.
El documento de archivo constituye el nico testimonio y garanta documental
del acto administrativo, por tanto, se trata de documentacin nica. Est
estructurado en conjuntos de documentos organizados que s interrelacionan.
Son o pueden ser patrimonio documental.
Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan
al archivo de concentracin para su conservacin precaucional, posteriormente,
previa valoracin documental pasa al archivo histrico para su conservacin
permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial28
2.5 Caracteres del Documento de Archivo
Los documentos de archivo tienen caracteres externos (estructura fsica) e
internos (contenidos) que son muy diversos debido a la multiplicidad de sus
soportes y al mensaje fijado en ello. Estos caracteres nos proporcionan los
criterios para establecer las distintas sistematizaciones que con ellos pueden
realizarse29

28
29

SECRETARIA DE SALUD. Gua para la organizacin y control del expediente de archivo. 2002. p.11-15
RODRGUEZ BRAVO, Blanca. op. cit., p.146

42

2.5.1 Internos
Los caracteres internos del documento consisten en:
Entidad productora: institucin que gener el documento, sea una
persona fsica, moral, pblica o privada, en pocas palabras el creador
del documento.
Orgenes funcionales: es la causa que dio origen al documento, esto es
la funcin, actividad y trmite del documento.

Fecha y lugar de produccin: haciendo referencia a cundo y dnde se

origin el documento.
Contenido: es el asunto o tema de que trata el documento.
2.5.2 Externos
Los caracteres externos del documento se refieren a la materialidad y son los
siguientes:
Clase: es de acuerdo al medio como se trasmite la informacin, como,
en forma grfica, textual, visual (papel, acetato, papel fotogrfico,
cintas magnticas, cintas de audio y video, discos magnticos u
pticos, etctera).
Tipo: se identifica de acuerdo a la estructura: carta telegrama, cheques,
oficios, memorias, informes, recibos, etctera.
Formato: corresponde a las caractersticas fsicas del documento,
independientemente del soporte en que ste se encuentre y la forma de
reunir a los documentos (tamao carta, oficio, esquela; disquete, CD).
43

 Cantidad: equivale al numero de unidades bajo las que el documento se

encuentra (carpeta, legajo, volumen, foja, hoja).
Forma: se refiere a la autenticidad del documento, segn la tradicin
documental, si est en original, copia o reproduccin (microfilmacin,
digitalizacin).
2.6 Ciclo Vital del Documento de Archivo
El ciclo vital del documento es parte de un proceso desde el cual es posible la
planeacin, seleccin, y eliminacin documental desde el mismo momento de su
creacin.
El ciclo vital de los documentos se inicia en el archivo de trmite de las unidades
administrativas que los originaron, en donde comienza su fase activa, despus
contina previa valoracin en los archivos de concentracin en donde los
documentos estn en resguardo en tanto se determina su valor secundario y esta
es la llamada fase semiactiva, mas adelante previa valoracin se determina su
baja, destruccin o traslado al archivo histrico, que es en donde se cierra el
ciclo vital del documento, pues aqu los documentos estn en su fase inactiva
desde el punto de vista administrativo, nicamente conservan sus valores
secundarios y se conservan permanentemente.
En pocas palabras el ciclo vital del documento son las fases o edades bsicas
sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin
en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un
archivo histrico para su conservacin definitiva.

44

Las tres fases del ciclo vital del documento a su vez permiten diferenciar tres
tipos de archivos en que se encuentren los documentos a lo largo de su vida,
estos son el archivo de trmite, el archivo de concentracin y finalmente el
archivo histrico.
2.6.1 Fase Activa
La fase activa de los documentos es la primera de las tres y es cuando se crean u
originan los documentos, encontrndose en un proceso de tramitacin y manejo
persistente por parte de las unidades administrativas, su uso es continuo, siendo
indispensable mantenerlos cerca de las oficinas productoras, esta fase
corresponde al archivo denominado de trmite o gestin.
2.6.2 Fase Semiactiva
En esta fase el documento cuyo uso administrativo, legal y contable, es
ocasional, ha perdido en gran medida la utilidad para la cual fue creado. No es
necesario mantenerlo cerca de las oficinas administrativas, sin embargo es
necesario conservarlo ya que todava mantiene ciertos valores, constituyendo as
el archivo de concentracin.
2.6.3 Fase Inactiva
En esta ltima fase el documento ha perdido la utilidad por parte de la oficina
productora y es inactivo desde el punto de vista administrativo, sin embargo es
necesario conservarlo de manera permanente, por sus valores secundarios que
aun conserva, correspondiendo al archivo histrico dicho resguardo de por vida.

45

2.7 Principios de Procedencia y Orden Original

Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales para su
plena organizacin y estos son: el principio de procedencia y el principio de
orden original, los cuales se encuentran estrechamente ligados el uno al otro.
Lodolini afirma que el Principio de Procedencia fue aplicado por primera vez en
Dinamarca en 1791.
El principio de procedencia radica en respetar el origen, estructura y
clasificacin de los documentos de los fondos, recibidos o generados por
instituciones tanto pblicas como privadas, sin mezclarlos con otros fondos
documentales.
Este principio es definido como: aquel en el cual cada documento debe estar
situado en el fondo documental del que procede [] sin mezclarlos con otros
documentos.
Los documentos se producen naturalmente a partir de una institucin o persona y
a lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. El Principio de
Procedencia va a determinar, la condicin esencial del Archivo: su organicidad,
resultado de dos actividades complejas como son, la Clasificacin y la
Ordenacin30
El principio de orden original indica el necesario respeto al orden en que
originalmente han sido producidos los documentos ya que todos los documentos
se producen en un orden secuencial, lgico y natural.

30

HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., 1995. p.33-34

46

El Principio de orden original se refiere al orden en el cual los documentos

fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen. Su
organizacin obedecer a un proceso natural conforme se inicia un asunto o
trmite continuando durante su desarrollo y hasta su conclusin31
2.8 Valores del Documento de Archivo
Los valores del documento de archivo se dividen en valores primarios y valores
secundarios. Los documentos con valor primario son aquellos que durante su
estancia en los archivos de trmite y de concentracin contienen informacin
administrativa, legal-jurdica o fiscal-contable.
El valor secundario lo adquieren los documentos que estn depositados
permanentemente en el archivo histrico, porque son considerados documentos
con valor informativo y evidencial, para ser utilizados con fines de investigacin
principalmente.
Los valores del documento dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que
se denomina valor primario, y, adems, de la utilidad que se pueda deducir con
posterioridad, conocido como valor secundario32
2.8.1 Valores Primarios
Los valores primarios del documento son los que tienen los documentos a partir
de su creacin o recepcin y mientras sirven a la oficina institucin
generadora, destinatario, beneficiario o administracin de origen, es decir, a los

31

SECRETARIA DE SALUD. op. cit., p.11-15

CRUZ MUNDET, Jos Ramn; MIKELARENA, Fernando. Informacin y documentacin administrativa.
1998. p.175

32

47

involucrados en el asunto de que trate. Estos valores estn relacionados con

aspectos administrativos, legales y fiscales.

2.8.1.1 Valor Administrativo

Es el valor que posee un documento para el rea productora, relacionado con un
trmite, asunto, tema, as como sus procedimientos y actividades. Se encuentra
este valor en todos los documentos producidos y recibidos por una institucin u
organismo publico o privado, estos responden a procesos y actividades
administrativas para llevar a cabo planes, proyectos y sirven como testimonio.
2.8.1.2 Valor Legal-Jurdico
Este valor es atribuible a los documentos que contienen pruebas fundamentales
para garantizar los derechos y deberes de la administracin y de los ciudadanos,
tales como: leyes, actas del registro civil, contratos, escrituras, actas constitutivas
notariadas, decretos, acuerdos, documentos relacionados con la propiedad etc. Es
el valor que adquieren todos los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Sirve para documentar las obligaciones legales y proteger los derechos de las
personas fsicas y morales.

2.8.1.3 Valor Fiscal-Contable

Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o
comprueban todas las transacciones financieras efectuadas por un organismo o
dependencia, en el cumplimiento de obligaciones tributarias tales como ingresos
o pagos de impuestos, contabilidad, estados financieros, ventas, etctera.

48

2.8.2 Valores Secundarios

Son los valores que interesan a los investigadores en general. Surgen una vez
agotado el valor primario; los documentos que tienen este valor se conservan
definitivamente en el archivo histrico.
Los valores secundarios los adquieren los documentos una vez que pierden sus
valores primarios y tienen utilidad histrica, social, cientfica y cultural, porque
la informacin que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del
origen, desarrollo y evolucin de un acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones, as como medio para promover y generar conocimiento.
Derivados de su importancia para la investigacin los valores secundarios son de
dos tipos: evidnciales e informativos.
2.8.2.1 Valor Evidencial
Es el que tiene un documento que revela el origen, organizacin y desarrollo de
las instituciones pblicas o privadas.
Los documentos evidnciales permiten conocer aspectos tan importantes como:
[] los cambios orgnicos que ha sufrido una institucin, sus normas de trabajo
y el funcionamiento de sus oficinas: los procedimientos, operaciones y la toma
de decisiones; en pocas palabras, el desarrollo histrico33

33

ACEVEDO GUTIRREZ, Francisco Obed. Manual de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos,

enfocado a la administracin pblica: exposicin y anlisis. 2004. p.92

49

2.8.2.2 Valor Informativo

El valor informativo es aquel que da cuenta de los fenmenos sociales o
institucionales. Sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de
cualquier actividad de la administracin y tambin puede ser testimonio de la
memoria colectiva. Se trata de la informacin que contienen los documentos
sobre personas, lugares, fenmenos, sucesos, temas y cosas diferentes a las
acciones y actividades de una organizacin.

50

CAPTULO 3
PROCESOS ARCHIVISTICOS APLICADOS AL DOCUMENTO
En este ultimo captulo se muestran los diferentes, pero necesarios, procesos por
los que atraviesa el documento de archivo a lo largo de su ciclo de vida, para as
poderle asignar una organizacin integral y bien fundamentada.
3.1 Organizacin Documental
La organizacin documental es como su nombre lo indica, dotar de una
estructura (al fondo o fondos) que reproduzca el proceso mediante el cual los
documentos han sido creados.
Atendiendo a la funcin primordial , nos referimos a la informativa, debe
facilitar la localizacin de los documentos, proporcionando con su estructura
organizativa la informacin suficiente para orientar las bsquedas con acierto,
con exclusividad, sin ambigedades de ningn gnero; es decir, todas y cada una
de las unidades archivsticas, todas y cada una de las series que lo integran, tiene
asignada una ubicacin conceptual posible y no otra, de manera que la
interrogacin al esquema organizativo de un fondo documental siempre
encontrar respuesta cabal, siguiendo un camino lgico dentro del mismo y slo
uno, sin dar lugar a la ambigedad ni a la disyuntiva34
La organizacin de archivos, se compone principalmente de tres elementos y
estos son la clasificacin documental, la ordenacin documental y la instalacin
documental, de los cuales hablaremos mas adelante.

34

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit., p. 229

51

Pedro Lpez ha definido a la organizacin documental, como la operacin

intelectual y mecnica por la que las diferentes agrupaciones documentales se
relacionan de forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar
su contenido e informacin35
La operacin de organizacin documental consiste en traducir a un fondo
documental el estado primigenio de su produccin, evolucin y crecimiento.
Afecta tanto a los documentos en si mismo (clasificacin) como a la informacin
que contiene (ordenacin). La primera establece la relacin entre los documentos
y la segunda favorece su localizacin.
En definitiva, la Organizacin en un archivo es reflejo de un sistema planificado
de informacin. Los documentos y con ellos la informacin siguen los flujos
derivados del procedimiento administrativo y su traduccin nos ha de ofrecer la
Organizacin plasmada a travs de un esquema de Clasificacin y mediante los
diferentes tipos de Ordenacin en las distintas series documentales36
3.1.1 Identificacin Documental
La identificacin documental define de una forma exacta en categoras o
agrupamientos, cada una de las secciones con sus respectivas divisiones, que
conforman los fondos documentales de un archivo. Identificando ciertos aspectos
del documento como soporte, oficina productora, formato, tipologa documental,
fechas, clasificacin, ordenacin, entre otras. La identificacin documental es un
proceso de investigacin y sistematizacin de categoras administrativas que
sustentan en sus respectivas divisiones la estructura de un fondo documental.

35
36

HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.253

Ibdem. p.260-261

52

El diccionario de terminologa archivstica define la identificacin como la fase

del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de
las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de
un fondo37
La aparicin del trmino en la literatura profesional acarre confusiones en un
primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicacin dentro de las
tareas archivsticas. Algunos profesionales entendieron que vena a reemplazar al
trmino tradicional de organizacin, o que era una fase del tratamiento
archivstico anterior a la misma, mientras que otros lo situaron dentro de esta
fase, previo a la clasificacin del fondo; otros profesionales no lo contemplan
como fase de la metodologa.
La identificacin es por tanto la primera fase de la metodologa archivstica., fase
de tipo intelectual que consiste en la investigacin del sujeto productor y del tipo
documental.
3.1.2 Clasificacin Documental
Etimolgicamente Clasificar procede del Latn Classis Facere, hacer clases
[] pero estas clases se conforman categricamente y por orden jerrquico38
La clasificacin documental consiste, como ya se menciono anteriormente, en
agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los ms especficos a los ms amplios, de acuerdo con el respeto a
los Principios de Procedencia y Orden Original.

37

LATORRE MERINO, Jos Luis; MARTN, Mercedes; PALOMINO, Benito. Escuela iberoamericana de
archivos experiencias y materiales. 2000. p.14
38
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Archivo Municipales de Euskadi; Manual de Organizacin. 1996. p.105

53

Se dice que la clasificacin documental responde a una necesidad doble la cual

es proporcionar una estructura lgica a los documentos y al mismo tiempo
facilitar su localizacin en el archivo, esto es, al tiempo que se agrupan
jerrquicamente por niveles, facilitando el acceso a los documentos y por ende a
la informacin.
Los niveles jerrquicos en que se pueden clasificar los documentos son los
siguientes:
Primer nivel:

expedientes.

Segundo nivel:

series.

Tercer nivel:

secciones.

Cuarto nivel:

fondo.

Segn Antonia Heredia Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos

estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden
integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es
nico y distinto de los dems, con sus caractersticas propias que lo diferencian
de los otros, pero formando parte de una estructura jerrquica; cada grupo a su
vez es susceptible de subdivisiones39
Uno de los principales objetivos de la clasificacin documental es el de
establecer un control de la documentacin por medio de un sistema de
clasificacin diseado a las necesidades de la Institucin, para as tener una
pronta localizacin de la informacin requerida, el sistema de clasificacin
planteado se acompaara de un cuadro de clasificacin, el cual es un esquema o
marco, que refleja la sistematizacin y clasificacin de un archivo, otorgada a

39

HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.264

54

uno o varios de sus fondos, este cuadro contiene las claves clasificatorias
asignadas a los documentos en funcin de su organizacin.
La clasificacin es la base de la ordenacin de la empresa.

Sin una

clasificacin, todos los datos, informes y noticias sobre la actividad de la

empresa no serian ms que elementos fragmentarios, difcilmente interpretables.
Sin clasificacin no habra archivos ni [] se sabra qu es lo que la empresa
posee, qu necesita, qu vende.

La clasificacin constituye por tanto, una

necesidad para cualquier organizacin.

Si tal importancia tiene la clasificacin, no menos importante es la ordenacin,
que representa su necesario complemento. Ambas tcnicas marchan unidas40
Siguiendo a Schellenberg tenemos lo siguiente:
1.

La clasificacin es anterior a la ordenacin.

2.

Una clasificacin debe ser consistente: es muy importante que los niveles
sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de
incluir slo funciones o actividades o materias.
Es decir, si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden
mezclar con funciones o actividades o con rganos que corresponderan
a las secciones y subsecciones.

3.

En un cuadro de clasificacin debe huirse de encabezados como:

miscelneos o varios.

4.

Los cuadros que reflejen una clasificacin no deben ser excesivamente

desarrollados con innecesarias subdivisiones.

5.

40

Los documentos se pueden clasificar por funciones:

CONTINOLO, Giuseppe. El Archivo en la Organizacin Moderna. 1969. p.33

55

a) En los archivos administrativos tal clasificacin ser establecida a

posteriori y no a priori, es decir, la funcin determinar la clase y no
a la inversa. Las clases se crearn segn la experiencia pruebe su
necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el
desarrollo de las funciones. A medida que la funcin se despliegue
en actividades, la clasificacin se dividir en igual nmero de
subclases (secciones y subsecciones funcionales).
b) En los archivos histricos la clasificacin suele venir dada, pero
puede rehacerse si existen defectos, despus de un estudio
concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificacin
se adoptar en un cuadro aparte, sin alterar la ordenacin numrica
que de antiguo tengan las unidades de instalacin.
6.

Los documentos tambin pueden clasificarse con relacin a los rganos

de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgnicas).

7.

Los documentos deben clasificarse slo en casos excepcionales por

materias o asuntos41

Los mtodos o sistemas de clasificacin documental son los que a continuacin

se muestran:
La clasificacin funcional.
Los expedientes, unidad bsica de la accin administrativa, deben agruparse
segn la funcin de la que son reflejo.

41

HEREDIA HERRERA, Antonia op. cit., p.275-276

56

En el desarrollo de un esquema de clasificacin, las funciones debern tomarse

en cuenta al establecer clases, series, o agrupaciones documentales, de acuerdo a
un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas.
La clasificacin orgnica.
Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas,
la divisin orgnica de la

institucin, sus servicios, secciones y divisiones

administrativas, etc.
La clasificacin por materias.
Sistema empleado en las bibliotecas, segn el cual se establecen los grupos en
virtud de los asuntos o materias a que se refiera su contenido: guerra, abastos,
demografa, cuentas.
Cuando se trata de elegir un sistema de clasificacin de entre los tres
contemplados,

resulta

obvio

que

el

tercero

resulta

automticamente

desautorizado, por cuanto no toma en consideracin ninguno de los principios

bsicos de la archivstica moderna.

Los otros dos estn ntimamente

relacionados, porque la estructura orgnica que se da a una dependencia viene

determinada por los fines o funciones para los que estn destinados. Ello no
quiere decir, sin embargo, que ambos deban ser aceptados por igual ni mucho
menos42
La clasificacin esta regida por el principio de procedencia y orden original, es
decir que cada documento debe estar colocado de acuerdo a la Institucin que lo
genero y segn la estructura de Fondo, seccin y serie.

42

HEREDIA HERRERA, Antonia op. cit., p.273

57

3.1.3 Ordenacin Documental

La ordenacin documental es posterior a la clasificacin documental y esta es la
operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos
con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano.
Ordenar es la segunda operacin, dentro de la Organizacin, que ha de aplicarse
con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una seccin
de Archivo o bien a un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por
su tipologa al tratar de preparar catlogo43
Podemos ordenar dependiendo de las caractersticas que presenten los
documentos, ya que los diversos mtodos de ordenacin son flexibles y
aplicables o todo tipo de documento. Una de las principales funciones de la
ordenacin documental es localizar los documentos rpidamente.
Ordenar documentos es una tarea material consistente en relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano. Bien
sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros La Ordenacin se aplica sobre
diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las
series, etc.
De modo que cuando tomamos un conjunto de cartas y las distribuimos en
funcin de los apellidos y el nombre de las personas a las que van dirigidas, lo
que estamos haciendo es ordenar esas cartas alfabticamente: Clasificarlas sera
otra cosa44
Los mtodos de ordenacin archivsticos son los siguientes:

43
44

HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.285

CRUZ MUNDET, Jos Ramn; MIKELARENA PEA, Fernando. op. cit., p.230-231

58

 Ordenacin Cronolgica: La fecha de los documentos es el criterio

ordenador empleado por este mtodo, siguiendo los tres componentes
de la misma de mayor a menor: el ao, el mes y el da. Comenzando
por el ao ms remoto, los elementos se suceden hasta la fecha ms
reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de estos por das.
Ordenacin Alfabtica: Utiliza las letras del abecedario como criterio
de Ordenacin, y su posicin en la palabra o frase sobre la que se basa
y distinguimos tres variaciones:
Onomstica: Cuando se consideran nombres de personas, se ordenan
poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio.
Es el idneo por ejemplo: para serie de expediente de personas.
Geogrfica: (tambin denominada toponmica): si lo que se considera
son nombres de lugar, se ordenan segn su jerarqua espacial
comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las
menores; as en una serie de obras de comenzar por el Barrio, Distrito,
Calle, Avenida, Plaza, Numero de finca, Planta y se finalizar con la
Vivienda.
Materias: No supone necesariamente una relacin sistemtica de las
mismas, sino que puede ser simplemente la sucesin alfabtica segn la
experiencia vaya probando su utilidad. Por ejemplo se puede aplicar
para la Ordenacin de expedientes de causas judiciales, por la materia
sustanciada, o de contratacin, de acuerdo con los objetos de la misma.
Numrica: Establece la Ordenacin de los documentos siguiendo un
nmero progresivo Ej. 1, 2,3, etc. o agrupaciones de nmeros.

59

 Alfanumrica: Consiste en la combinacin de letras y nmeros para

componer los cdigos de ordenacin.
De entre estos mtodos no es posible establecer, ni tampoco necesario, cual de
ellos es mejor al decir el tipo de ordenacin que se ha de aplicar en cada
momento, se elegir aquel que mejor se adapte al objeto de la ordenacin, que
por otra parte puede ser un mixto resultado de la fusin de dos o ms de ellos45
Aquellos mtodos, o mejor, aquellos pretendidos mtodos, de ordenacin son
mtodos subjetivos, que dependen de la voluntad del ordenador, el cual no
solamente puede escoger uno antes que otro, sino que, una vez adoptado un
mtodo, puede ulteriormente determinar a su propio arbitrio las voces, clases o
categoras de un orden por materias o las circunscripciones territoriales de un
orden geogrfico.
La reconstitucin del Orden Originario, por el contrario, tiene carcter objetivo;
quien quiera que sea el archivero que lo aplica a un determinado archivo o fondo,
el resultado es el mismo. Si se pusiera en desorden por diez o cien veces un
fondo y se le confiase para la ordenacin a diez o cien archiveros diversos, el
resultado final tendra que ser siempre idntico46
3.1.4 Instalacin Documental
La colocacin documental, tambin conocida como instalacin documental, es el
proceso fsico por medio del cual colocamos la documentacin, previa
clasificacin y ordenacin, en sus respectivos envases como: carpetas, latas,
cajas y a su vez en los contenedores como: anaqueles o racks.

45
46

CRUZ MUNDET, Jos Ramn; MIKELARENA PEA, Fernando. op. cit., p.231-232
LODOLINI, Elio. Archivstica Principios y Problemas. 1983. p.152

60

La instalacin de los documentos en el archivo es una tarea ntimamente

relacionada con la organizacin de fondos y consiste, como su propio nombre
indica, en la ubicacin fsica de todo el fondo mediante unidades de instalacin,
ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de
expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, as ubicados en
las estanteras para ofrecer mayor proteccin a los documentos y resistencia a los
agentes nocivos (luz, polvo...).
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede
identificarlo a fin de saber cul es su ubicacin fsica, para ello se le otorga una
signatura (clave) que haga referencia a la unidad de instalacin que lo contiene y
a su orden dentro de sta47
3.2 Descripcin Documental
La descripcin documental o archivstica, es una delicada operacin de sntesis,
que conjunta principios y tcnicas para ser aplicadas a los documentos de
archivo y comprende el anlisis documental como: tipo documental contenido,
lugar y fecha de redaccin, caracteres internos y externos, as como los datos
necesarios para su localizacin, su objetivo principal es facilitar el acceso al
contenido de los documentos, por medio de los diversos instrumentos de
descripcin, como la gua, el catalogo, el inventario o el ndice.
Uno de los fines de la descripcin documental es orientar y facilitar al usuario
interno como externo, en la localizacin de la informacin busque o necesite.
Tambin facilita la administracin y control de la documentacin.

47

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit., p. 249-250

61

En 1961 Schellenberg define la descripcin archivstica como el conjunto de

actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar
instrumentos de investigacin que faciliten el acceso a los fondos documentales,
en cualquiera de sus niveles (desde el fondo hasta el documento)48
El diccionario de terminologa archivstica del ministerio de cultura de Espaa
establece que la descripcin es la fase del tratamiento archivstico destinada a la
elaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos49
Antonia Heredia, siguiendo a Schellenberg , tambin ha definido la descripcin
como la parte de la tarea archivstica que engloba las diversas y variadas
actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que
faciliten el acceso a los fondos, estos instrumentos son las guas, los inventarios,
los catlogos, los ndices50 etc.
Se dice que la descripcin documental es una actividad de anlisis documental,
aunque son dos actividades diferentes pero paralelas y complementarias la una
de la otra. El anlisis documental esta conformado por el conjunto de
operaciones necesarias para extraer la informacin contenida en los documentos
y acondicionarla para facilitar su almacenamiento y su recuperacin posterior51

48

BONAL ZAZO, Jos Luis. La descripcin archivstica normalizada: origen, fundamentos, principios y
tcnicas. 2001. p.156
49
Ibdem. p.156
50
Ibdem. p.157
51
Ibdem. p.161

62

La descripcin documental es el medio por el cual se obtiene toda la informacin

que contienen los documentos, para llevar un mayor control de los mismos y
tambin para brindar un buen servicio al usuario en la consulta de informacin.
3.2.1 La Descripcin Multinivel
La norma internacional general de descripcin archivstica conocida como la
ISAD-G es una herramienta muy valiosa para los archivos la cual plantea
especificaciones precisas para la descripcin documental, esta maneja reglas
generales y busca facilitar la integracin de las descripciones del archivo.
La descripcin segn ISAD-G parte de una tcnica de descripcin denominada
descripcin multinivel. Una tcnica que consiste en describir un fondo y todas
las partes que lo integran (secciones, series, expedientes, documentos y todas las
categoras intermedias) utilizando los elementos apropiados para cada unidad de
descripcin, relacionando las descripciones resultantes de manera jerrquica52
La descripcin multinivel tiene como objetivo la representacin del contexto y
la estructura jerrquica del fondo y las partes que lo integran, y pretende que en
el nivel de fondo se proporcione la informacin de las partes como un todo, y en
los niveles inferiores y siguientes se proporcione slo la informacin de las
partes que se estn describiendo y, como consecuencia, las descripciones
resultantes se presenten en una relacin jerrquica, desde las descripciones a
nivel de lo ms general, el fondo, hasta las descripciones del nivel ms
particular53

52

BONAL ZAZO, Jos Luis. op. cit., p.171

GIMNEZ CHORNET, Vicent. Descripcin multinivel. Disponible en:<
http://www.vicentgimenez.net/curs/multi.htm> [consulta: 26 marzo 2006]

53

63

Los principales niveles grados de descripcin multinivel se aplican a:

Fondo
Seccin
Serie
Unidad documental compuesta / Expediente
Unidad documental simple / Documento
Las ISAD (G) se basa principalmente en una regla de descripcin multinivel:
Descripcin de lo general a lo especfico
Las descripciones resultantes se representan en una relacin jerrquica de la
parte al todo, que va del nivel ms amplio al ms especfico.
3.2.2 Instrumentos de Descripcin Documental
Los instrumentos de descripcin documental son instrumentos prcticos y tiles,
para la bsqueda y recuperacin de la informacin, as como para la consulta y el
control documental. Bsicamente los instrumentos de descripcin documental se
dividen en guas, inventarios, catlogos e ndices, auque tambin se consideran
como tal a los censos y registros los cuales no se vern en este apartado.
3.2.2.1 La Gua
La gua es un instrumento que describe de modo global el contexto, contenido y
estructura de un archivo y cuya finalidad es informar sobre el conjunto
documental y al mismo tiempo brindar una visin panormica al usuario. Este
instrumento de descripcin y consulta nos permite observar y conocer tanto a los
archivistas como al pblico en general, los diversos rubros o ramos de todas las

64

unidades administrativas que conforman los diferentes fondos documentales de

un archivo. Los datos que contiene la gua hacen referencia a los documentos,
organizacin y gnesis documental entre otros. Este tipo de instrumento nos
permite describir un fondo documental a nivel general, mostrando sus secciones
y asuntos, as como procedencia, fechas, funciones, contenido, soporte, formato
y volumen entre otros.
La gua, como su propio nombre indica, tiene la misin especfica de orientar,
haciendo valoraciones globales y destacando lo mas importante. No desciende a
particularizaciones, sino que de una manera general seala caractersticas54
como la historia de la propia institucin que produjo los documentos.
Se puede hacer una gua de un fondo documental completo, englobando todas
sus secciones, as como de todas sus series, pero no se puede hacer una gua de
documentos o piezas documentales.
Schellenberg atribuye a las guas lo siguiente:

1. Proporcionar informacin general de todo el fondo de uno o ms

depsitos.
2. Proporcionar informacin especfica sobre cada uno de los grupos
documentales (secciones, series).
De aqu las dos clases de guas que Schellenberg seala: generales y
especiales55

54
55

HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin. 1982. p.23

Ibdem. p.24

65

En una gua general ser imprescindible centrar la informacin sobre el archivo

o archivos en cuestin, creacin, vicisitudes, edificio, dependencias, personal,
servicios que presta; sobre la historia de la institucin o instituciones cuyos
fondos se albergan en esos depsitos; enumeracin ordenada de los fondos en
general, de sus secciones, con indicacin de volumen de unidades y fechas
limite; modificacin en los fondos por cesiones o compras; relacin bibliogrfica
sobre el archivo y sobre todo, relacin completa de los instrumentos de
descripcin sobre dichos fondos.
En una gua especial los datos sobre el archivo se reducen: se presta ms
atencin a la historia de la institucin productora de los documentos integrantes
de una seccin especfica y de sus series, insistiendo en las funciones y
actividades de aqulla que van a dar origen a las series documentales56

3.2.2.2 El Inventario
Este instrumento de descripcin describe las series o expedientes de los fondos
documentales, tras haber sido organizados preferentemente, en el se incluye la
procedencia, orgenes funcionales, fechas, clase y tipo documental, formato,
volumen y una descripcin a nivel de fondo, seccin, serie o expediente. El
inventario es un instrumento que permite realizar la bsqueda documental en un
archivo.

56

HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin. 1982. p.25-26

66

La finalidad del inventario es doble: de un lado facilita el control de existencias

de la documentacin al [] archivista (funcin localizadora y de control) y de
otro puede considerarse como indispensable elemento de orientacin para el
investigador (funcin orientadora)57
En los archivos trabajamos principalmente con los dos tipos de inventario, para
la descripcin y control documental, el inventario somero y el inventario
analtico.
El primero de estos inventarios comprende elementos mnimos para su
elaboracin y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican. Su utilidad
es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias,
pero el inters para los usuarios es mnimo pues les ofrece una informacin
excesivamente genrica y apenas si les orienta acerca de la documentacin que
pueden encontrar. A pesar de las carencias y junto a su funcin controladora, es
un primer procedimiento validado para la descripcin de grandes volmenes
documentales.
Los elementos de la ficha del inventario somero, complementado con un
resumen de la evolucin histrica del ente que ha dado origen al fondo son:

57

HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.30

67

rea de identificacin:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin
rea de identificacin:
Nombre del productor58
En cambio el inventario analtico se conforma de otros elementos, de los
cuales no cuenta en su totalidad el anterior. El inventario analtico contiene
ciertas caractersticas que lo enriquece ntegramente.
Este tipo de inventario describe los fondos con mayor profundidad al
descender hasta los expedientes. Con los mismos elementos mnimos
obligatorios y algunos ms optativos, ofrece informacin suficiente para
localizar la documentacin en el tiempo y en su ubicacin fsica, conocer su
organizacin, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las
opciones las de su inters.
Los elementos obligatorios de la ficha de inventario analtico son:
rea de mencin de identidad:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas

58

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit., p.284

68

 Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin

rea de contexto:
Nombre del productor
rea de contenido y estructura:
Alcance y contenido
Los elementos optativos de la ficha de inventario analtico son:
Valoracin, seleccin y eliminacin
Organizacin
rea de condiciones de acceso y utilizacin:
Condiciones de acceso
Instrumentos de descripcin
rea de documentacin asociada:
Unidades de descripcin relacionadas59
3.2.2.3 El Catlogo
El catalogo describe las piezas documentales una por una. En este tipo de
instrumento la descripcin se puede hacer expediente por expediente o
documento por documento, con informacin fundamental y exhaustiva, tanto de
sus caracteres internos como externos.

59

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit., p.285

69

Los catlogos ponen su atencin en el contenido del documento a un alto nivel

de detalle, centrndose en la procedencia, autor, destinatario, tipologa, fechas,
lugares, personas,

y asuntos que figuren en l y proporcionan los medios

necesarios para hacer las investigaciones en los archivos.

3.2.2.4 El ndice
El ndice es un instrumento que brinda informacin en forma precisa la cual nos
permite localizar diversos datos de tipo geogrfico, onomstico, o cronolgicos
entre otros. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por
medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitir a una signatura
topogrfica. El ndice puede ser un complemento o instrumento auxiliar del
inventario, el catalogo y la gua.
El ndice informa sobre nombres de personas, lugares o materias ordenados
alfabticamente para su inmediata localizacin en la gua, en el inventario, en el
catalogo. La indizacin es tarea comn con respecto a cualquiera de los
instrumentos mencionados60
3.3 Valoracin Documental
El gran problema de los Archivos es sin duda el volumen documental que se
genera da con da en las instituciones tanto publicas como privadas, el gran reto
de los profesionales de los archivos, es sin duda la valoracin documental, que
ha de partir de una correcta investigacin, identificacin y anlisis minucioso,
para poder determinar los valores primarios y secundarios de los documentos que
nos guen a su seleccin, para establecer plazos de transferencia, acceso,
eliminacin y conservacin permanente de la informacin documental.

60

HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.99

70

La valoracin ha sido uno de los problemas ms importantes y delicados de los

archivos. Este proceso de anlisis e identificacin documental, es por medio del
cual se determina la utilidad de los documentos y al mismo tiempo se detectan
los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo a lo largo de su ciclo de vida, para
dicha permanencia es indispensable contar con criterios de disposicin y
acciones de transferencia o eliminacin, en su caso, para asignarle tiempo y
espacio a la documentacin, la valoracin es por tanto la fase del tratamiento
archivstico en la que despus de analizar los valores de los documentos se
decide si stos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben
eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar tcnicas de
seleccin.
Carol Couture, al hablar sobre la funcin de la valoracin en la archivstica
contempornea la define como el acto de juzgar los valores que presentan los
documentos de archivo (valor primario y secundario) y de decidir los plazos de
aplicacin de estos valores a dichos documentos en un contexto que considere la
relacin esencial existente entre el organismo o persona a quien conciernen y los
documentos administrativos que l o ella genera en el marco de sus actividades.
La valoracin implica un trabajo de cuidadoso anlisis documental y no un
simple y rpido procedimiento como lo hacen algunos, ya que implica entender
factores tales como la historia del generador de los documentos, las funciones,
atribuciones legales, estructura orgnica, los procedimientos de creacin de
documentos, la organizacin, administracin de los documentos y los cambios
ocurridos en el transcurso del tiempo.

71

La valoracin permite que los archivos de trmite y de concentracin no se

saturen con documentos cuyo valor primario concluy.
De acuerdo con el Diccionario de terminologa archivstica la valoracin es, la
fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial.
Cruz Mundet define a esta, como la fase que se destina a descubrir y apreciar los
valores que contienen los documentos, as como la terminacin de los mismos.
La valoracin, en su sentido no tcnico, se define como un proceso netamente
intelectual [].
En la teora archivstica, la valoracin, que tambin es conocida como evaluacin
o apreciacin, es aquel principio que tiene por objeto detectar, mediante un
anlisis que aplica a las series documentales, la utilidad, importancia y
trascendencia que stas tienen durante un ciclo de vida para la dependencia que
las genero, as como para la investigacin histrica, cientfica y cultural, de
cuyas resultas determina [] los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia y conservacin o eliminacin
total o parcial61
La valoracin documental es un proceso archivstico que ha sido planteado por
diversos autores que afirman su importancia y carcter esencial dentro del ciclo
vital del documento.

61

ACEVEDO GUTIRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.79-80

72

En la actualidad en Mxico los criterios que rigen el proceso de valoracin

documental fueron principalmente difundidos por el autor Estadounidense
Schellenberg,

quien

retomo

los

orgenes

de

la

valoracin

Europea,

principalmente de Alemania e Inglaterra.

Valorar documentos significa detectar los valores inmanentes de los documentos
de archivo, con el fin de realizar prcticas de disposicin documental.
Para reducir los mrgenes de error, la valoracin debe ser realizada por
especialistas en los documentos a valorar, como historiadores, archivistas,
contadores y cada institucin debiera formar un comit de valoracin
documental.
3.4 Seleccin Documental
Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la
documentacin y su destino final.
Es un proceso tcnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos
de archivo sirven a fines administrativos y cuales de ellos han de conservarse
para que sirvan a fines de investigacin.
La seleccin documental consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para
la administracin que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la
investigacin del pasado (valor mediato o secundario)62
Es la operacin complementaria de la valoracin, al tiempo que es la antesala
de la eliminacin, de tal suerte que obedece a ambas a la vez. A travs de ella se
determina el destino final de las series documentales cuyos valores primarios han
prescrito, adquiriendo en compensacin valores secundarios, o bien, que han

62

VZQUEZ MURILLO. Manuel. Como seleccionar documentos de archivo. 2002. p.21

73

perdido definitivamente toda utilidad mientras que permanecieron albergadas de

forma precaucional en el archivo de concentracin63
3.4.1 Depuracin Documental
Es la operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos
que no tienen valores primarios ni secundarios como duplicados.
Al hablar sobre valoracin documental es inevitable referirnos al trmino
depuracin y a la prctica que de sta se inici en los aos cincuenta, al aplicarla
como una medida urgente para resolver el problema de la acumulacin de
documentos.
En los aos ochenta la depuracin como fase del ciclo vital de los documentos,
mereca especial atencin porque defina el destino de los mismos al trmino de
la utilidad administrativa.

3.4.2 Baja Documental

Se denomina baja documental al procedimiento por el cual se retiran los
documentos carentes de valores primarios y secundarios del entorno en donde se
encuentren, a fin de someterlos a un proceso, mismo que puede variar de un
organismo a otro en funcin de [] las acciones que al respecto prevea la
legislacin establecida y vigente, que habr de definir su destino final.
La baja documental la define y autoriza en su momento la comisin de
valoracin y seleccin a travs del catalogo de disposicin documental, y puede

63

ACEVEDO GUTIRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.98-99

74

efectuarse ya sea con los documentos que libera el archivo de trmite, siempre y
cuando se haya determinado que no requieran de guarda precaucional o con los
que libera un archivo de concentracin; en ste caso, con aquellos que hayan
sido seleccionados para su eliminacin. En ambos casos, si las series
documentales fueran previamente objeto de muestreo, las piezas que pueden
darse de baja son las que fueron escogidas para destruccin64
La baja documental se realiza por medio de un inventario a nivel de expediente y
de ninguna manera a nivel de serie, seccin o fondo.
Cualquier documento que se pretenda dar de baja, debe estar dentro del archivo
general, para poder tramitar su baja, siendo este, el archivo de concentracin, el
cual es el encargado de preparar el inventario de baja. El archivo de
concentracin debe solicitar al comit tcnico institucional de administracin de
documentos, la valoracin de la documentacin y emitir el dictamen en una
declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios, dando como
resultado los documentos que ya no son tiles para la institucin, ni
administrativa ni histricamente, los cuales causaran baja y por consecuencia su
eliminacin o destruccin.
3.4.3 Transferencia Primaria
La transferencia primaria es el traslado movimiento fsico de los documentos,
de un archivo a otro (de trmite a concentracin), de manera ordenada,
sistemtica y de acuerdo a las disposiciones contempladas segn el catalogo de
disposicin documental vigente.

64

ACEVEDO GUTIRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.23,134-135

75

3.4.4 Transferencia Secundaria

La transferencia secundaria es el traslado movimiento fsico de los
documentos, del archivo de concentracin al archivo histrico, de manera
ordenada y sistemtica, previo anlisis de los valores secundarios y de acuerdo al
catalogo de disposicin documental vigente.
3.5 Eliminacin Documental (Destruccin)
La eliminacin es la destruccin de los documentos determinados, que han
perdido su valor administrativo, jurdico- legal o fiscal -contable y que no tienen
valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia, tecnologa o cultura.
Solo despus del proceso de evaluacin conforme al catalogo documental, se
puede determinar qu documentos deben ser conservados y cules pueden
eliminarse.
La eliminacin que en principio tendra que entenderse como el enemigo nmero
uno de la conservacin, es, sin lugar a dudas, su primer aliado.

La eliminacin es concebida como el principio de tipo fsico gracias al cual se

desvanece y destruye tanto la informacin como el soporte, respectivamente que
conforman a la documentacin cuyos valores primarios han espirado en su
totalidad y que no lograron, por su incapacidad de generar utilidad para fines
distintos a los que fueron creados, desarrollar valores secundarios65

65

ACEVEDO GUTIRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.23,134-135

76

La destruccin de documentos deber efectuarse en presencia de un responsable

del archivo, quedando amparada mediante acta de destruccin documental,
anexando la relacin de la documentacin a destruir, para asegurarse de que no
se estn destruyendo documentos que contengan informacin que pudieran
utilizarse en procesos legales o de investigacin. Se debe garantizar la
destruccin de la documentacin, con el fin de evitar el mal uso de la
informacin contenida.
La destruccin inapropiada de documentos, puede llevar a los responsable a ser
sujetos a un proceso legal.
3.6 Conservacin Permanente del Documento en el Archivo Histrico
Debe conservarse permanentemente los documentos, cuyo valor que cobran, son
de utilidad para la investigacin, tecnologa, ciencia y cultura. Dichos
documentos que se transfiere al archivo histrico, previa valoracin, se deben
conservan de manera definitiva, por lo que es necesario dotar al local (archivo)
con el mobiliario, equipo, instalaciones, personal y dems requerimientos, para
asegurar la permanencia de los documentos custodiados en optimas condiciones.
La conservacin permanente de los documentos en un archivo histrico, es con
la finalidad de preservar la memoria de la humanidad y servir a la ciencia,
cultura y toda expresin de investigacin y generacin de conocimiento.
Esta conservacin permitir a las generaciones futuras, juzgar el pasado y
analizarlo para, como lo marca la historia, aprender del mismo y no cometer los
errores del pasado. Ante esta situacin los archivos contarn con instalaciones
pertinentes, que permitan al pueblo en general tener acceso a los documentos,
caracterstica indispensable en todo documento histrico, a fin de que se
encuentren en condiciones de realizar las investigaciones que se requieran, en

77

este sentido se debe tener cuidado de que la consulta de los documentos no

menoscabe la integridad de la informacin, para ello se deben crear los
reglamentos de consulta pertinentes, as como las normas para la reproduccin
de los documentos.
Es importante no perder de vista el carcter pblico de la documentacin
histrica, para que se pueda consultar por cualquier persona que cumpla con los
reglamentos y las normas de seguridad establecidas para los archivos histricos;
es muy comn por ejemplo que cuando recin se transfiere la documentacin al
archivo histrico, los funcionarios que dieron origen a la misma, la soliciten en
prstamo nuevamente, como si estuvieran en un archivo administrativo a su
disposicin o como si el archivo histrico fuera un brazo ms de sus archivos
administrativos; esto no es posible, ya que todo documento que ingresa a un
archivo histrico deber permanecer en l, ni siquiera por mandato judicial
debern ser retirados del archivo histrico los expedientes en el conservados, en
todo caso se darn las facilidades para que las autoridades puedan tener una gil
consulta de los expedientes dentro del archivo histrico, o expedir las copias
certificadas correspondientes66

66

ESCALONA ROS, Javier. Valoracin documental. Gua de autoaprendizaje. 2003. p.45

78

CONCLUSIONES
En el transcurso de la existencia de la humanidad se han utilizado una gran
cantidad de materiales, los cuales ha servido como soporte de las
manifestaciones y expresiones en las diferentes civilizaciones del mundo, desde
los aos ms antiguos hasta nuestra actualidad siendo estos sustituidos al paso
del tiempo por unos que cumplan y cubran las necesidades en tiempo y espacio.
En mi experiencia al paso por algunos archivos me he podido dar cuenta de la
verdadera y gran importancia que tienen los diversos soportes documentales, al
contener en ellos informacin nica y de gran valor no solo para los archivistas,
sino para todo tipo de usuarios, as como de sus generadores.
El documento ha sufrido grandes cambios, en el tipo soporte empleado, por
mencionar algunos, la piedra, metales, maderas, barro, pieles, papiro, pergamino,
papel, soportes magnticos y pticos entre otros, hasta la actualidad con la
aparicin de las nuevas tecnologas como los documentos electrnicos.
Pero ninguno de los materiales utilizados en la escritura ha tenido hasta nuestros
das mayor xito que el papel. Se atribuye su invencin a los chinos, quienes lo
fabricaban con fibras de bamb y corteza de morera.
En Mxico desde la poca prehispnica el documento ha sido de gran
importancia ya que en estos se ha plasmado todos los acontecimientos de tipo
poltico, administrativo, econmico, social, cultural, religioso, dando fe y
legalidad de los mismos.
La imprenta signific una gran novedad que cambio considerablemente el rumbo
de la escritura pues redujo notablemente la actividad de copiar los libros a mano
tales como los manuscritos. Toda esta generacin de informacin y cultura dio la
79

pauta para la necesidad de formar los primeros archivos que contuvieran y

conservaran organizada toda la informacin que consideraban importante. Para
cubrir las diferentes necesidades que los archivos exigan, fue necesaria la
creacin de la ciencia de los archivos la cual, al igual que los soportes ha ido
evolucionando continuamente en cuanto a procesos, criterios, tcnicas, mtodos
y procesos se refiere.

80

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