Empresas y Sociedades

Guillermo Beltrn D

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

BUCARAMANGA

Empresas y Sociedades

Direccion empresarial 1

Guillermo Beltran

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

BUCARAMANGA

CONTENIDO

1. Introduccin
2. Empresa
2.1. Concepto empresa
2.2. Elementos de la empresa

2.3. Los objetivos empresariales

3. Las funciones de la empresa
4. Clasificaciones de la empresa
4.1.
Tipologa de empresas
4.1.1. Segn su tamao
4.1.2. Segn propiedad del capital
4.1.3. Segn el coste de la produccin respecto al valor del artculo
4.1.4. Segn el mbito geogrfico de su actividad
4.1.5. El sector econmico
4.1.6. El nmero de productos o servicios que constituyen su objeto
4.1.7. Segn la delegacin existente en la toma de decisiones
4.2.
Clasificacin de las empresas segn su forma jurdica
4.2.1. Empresa individual
4.2.2. Empresa social
4.2.3. Comunidad de bienes
4.2.4. Sociedad de responsabilidad limitada
4.2.5. Sociedad limitada laboral
4.2.6. Sociedad limitada nueva empresa
4.2.7. Sociedad annima
4.2.8. Sociedad annima laboral
4.2.9. Sociedad colectiva
4.2.10. Sociedad comanditaria
4.2.11. Sociedad cooperativa
4.3. Las transnacionales
4.3.1. Por qu surgen las transnacionales?
4.3.2. Su desarrollo
4.3.3. Su estructura
4.3.4. Algunas de sus caractersticas
5. Constitucin y creacin de empresas.
5.1. Nociones preliminares
5.2. Transmites y pasos
6. Plan de negocios
6.1.
Pasos para crear una empresa
6.2.
Elaboracin de la minuta
6.3.
Formulario de matrcula mercantil
6.4.
Registro de libros de comercio
6.5.
Ir a la Dian
7. Trmites y requisitos para la creacin de empresa
7.1.
Definiciones
8. Pasos
8.1.
Contrato de constitucin
8.2.
Matricular la empresa al registro mercantil
8.2.1. Registro mercantil
8.2.2. Matricula mercantil
8.2.3. Quien debe matricularse
8.2.4. Como deben matricularse
8.2.5. Renovacin de la matricula mercantil

8.3.
8.4.
8.5.

Obtener la escritura pblica autenticada en la notaria

Registro de libros de contabilidad en la cmara de comercio
Certificado de existencia

INTRODUCCION.
La empresa es un sistema social en el que se integra un conjunto de personas y
medios con los que conseguir unos objetivos.
Al igual que el concepto de empresa ha ido evolucionando a medida que la realidad
empresarial se iba modificando, los sistemas de organizacin empresarial han
sufrido notables cambios, provocados por la evolucin tcnica que se ha producido
en los ltimos aos.
La empresa es, a su vez, un lugar en el que se desarrolla una parte importante de la
vida de las personas que aportan su trabajo a la misma. La integracin de un
trabajador en una empresa no se termina al conseguir el puesto de trabajo. Es
precisamente a partir de este momento cuando se le exige al trabajador un esfuerzo
en este sentido,
Esta integracin se ve favorecida si el trabajador conoce cuanto antes la
organizacin de la que se ha dotado la empresa y asume su puesto con el conjunto
de posibilidades y deberes que se le asignan; asume su responsabilidad en cuanto a
sus subordinados, as como las relaciones con sus superiores, descubre la cultura de
la empresa y se adapta a ella. Es precisamente este ltimo elemento, la cultura

empresarial, el que determina en gran medida el reparto del poder, el sistema de

toma de decisiones y los sistemas de informacin presentes en la empresa, que sern
la clave de su funcionamiento.
La empresa se ha servido durante muchos aos de personas que han asumido las
funciones propias del secretariado. Los trabajadores que han asumido durante aos
estas tareas han visto como su trabajo ha ido evolucionando a lo largo de los aos.

2. EMPRESA

Concepto.
Son numerosos los estudios que se han realizado sobre la empresa, as como las
definiciones que se han dado al respecto, cada una de ellas resalta algunos de los
aspectos sobre los que se puede incidir, aspectos jurdicos o comerciales, entre
otros, a continuacin, veremos algunas de estas definiciones.
PARA Rodrigo Uria, la empresa seria el ejercicio profesional de una actividad
econmica planificada, con la finalidad de intermediar en el mercado de bienes o
servicios.
PARA Eduardo Bueno Campos, la empresa se define como un conjunto de
elementos o factores humanos, tcnicos y financieros, localizados en una o varias
unidades fsico, espaciales o centros de gestin y combinados y ordenados segn
determinados tipos de estructura organizativa.
Se deduce que la empresa tiene un componente jurdico, econmico y otro que se
desenvuelve dentro del campo de las organizaciones.

o El Componente jurdico centra el marco de derecho sobre el que la empresa

ha de crearse y funcionar en la sociedad
o La empresa uno de los elementos ms importantes para las economas de los
pases, tanto en lo macroeconmico como en lo microeconmico.

Elementos de la empresa
La creacin de una empresa supone tener que pensar acerca de los instrumentos
necesarios para que la actividad planeada pueda desarrollarse. Las teoras clsicas
sobre la empresa nos hablan de la existencia de tres factores esenciales:
o Tierra, hablando de recursos.
o Trabajo, tratndolo como el esfuerzo
o Capital, tratndolo como el dinero necesario

Los objetivos empresariales

El desarrollo de cualquier actividad implica una clara tarea de diseo y planificacin
de la misma. Entendemos por planificacin la elaboracin de un proyecto
temporalizado que nos lleve a conseguir un fin. La tarea de planificacin
empresarial incluye la fijacin de objetivos. El anlisis de los objetivos de la
empresa nos llevara directamente al estudio de las siguientes cuestiones.
Que son los objetivos?
Hablamos de objetivos para referirnos a una meta que deseamos alcanzar,
Existen numerosos estudios que intentan sistematizar cuales son los objetivos que se
han de marcar las empresas. Estos estudios han dado lugar a variadas teoras sobre
los mismos.
Se distingue entre el objetivo econmico, que se asocia a la maximizacin del
beneficio, y el objetivo social, que asocia a la idea de que la empresa tambin
intenta subir necesidades sociales.
Dentro de los objetivos se distinguen dos:
o Objetivos generales: Este abarcara toda la organizacin
o Objetivos especficos: Es la gua para el trabajo en cada uno de los
departamentos o secciones que forman la empresa.
Estos objetivos se deben cumplir para no llegar al fracaso.
Eduardo Bueno Campos en su obra Economa de la empresa, Anlisis de las
decisiones empresariales, realizo una clasificacin de los objetivos generales de las
empresas, hablando de:
o Objetivo de rentabilidad: La cual centra a la empresa en la consecucin del
mximo beneficio.

o Objetivo de crecimiento: El cual trata de conseguir expansin de la empresa

cuando esta se encuentra consolidada
o Objetivo social: Centra su atencin en el equilibrio de la empresa con el
conjunto de personas que forman parte de la misma y con las personas,
entres e instituciones con los que se relaciona.
La medicin de objetivos?
Para una buena marcha de la empresa se debe tener en cuenta la medicin de los
objetivos, esto sern evaluados para controlar si estn en el camino correcto para
poder conseguir las metas establecidas. Si hay problemas estos se pueden deber a
problemas propios del trabajo o elementos externos a la empresa que obligaran a
reformular todos.
3. LAS FUNCIONES DE LA EMPRESA
Cuando hablamos de las funciones nos estamos refiriendo a las actividades que pone en
funcionamiento la empresa. Para que la organizacin empresarial pueda conseguir sus
objetivos, ninguna de las funciones que se resean a continuacin puede funcionar por si
sola, Funciones:

Directiva: Cuando hablamos de esta nos estamos refiriendo al proceso por el cual
una o varias personas tratan de lograr los objetivos que la organizacin se ha
marcado.
Productiva: Esta trata de las actividades en las cuales la empresa crea los productos
o presta los servicios que son el objetivo de su actividad.
Financiera: Esta se ocupa de que la empresa tenga los recursos para su desarrollo.
Esta funcin incluir, la planificacin de los recursos, el asesoramiento respecto a la
viabilidad de las posibles operaciones que se pretendan realizar y la toma de
decisiones respecto al uso de los recursos.
RR.HH.: Este llamado gestin de los recursos humanos se encarga de un conjunto
de actividades, entre ellas: La seleccin, contratacin, la formacin del personal,
ascensos y el trabajo de motivacin.
Comercial: esta se divide en dos, que son: Las actividades de venta del producto y
de compra de los materiales necesarios para la produccin del bien o servicio en
cuestin.
Administrativa: Se encarga de controlar toda la documentacin de la empresa.

4. LA CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS.

La clasificacin de las empresas no es una cuestin fcil por varios motivos: existen un
numero inmenso de organizaciones de este tipo; las actividades a las que se dedican son

variadsimas; tambin son muy variadas sus estructuras organizativas y productivas; pueden
tomar tamaos y formas jurdicas muy distintas; existen fines y objetivos innumerables; y
como vemos, los criterios de clasificacin tampoco facilitan la tarea.
Se dividirn por criterios, los cuales son:
Tipologa de empresas:

El tamao: Muchas empresas se diferencian en este caso y son en:

o Microempresas: entre uno y cinco trabajadores se constituye.
o Pequeas empresas: Tiene seis a 50 trabajadores.
o Empresas medianas: Entre 51 y 500 trabajadores
o Grandes empresas: Cuentan con ms de 500 trabajadores.
La propiedad del capital: Se habla de:
o Empresa privada: Cuando el capital que se aporta est en manos privadas.
o Empresas pblicas: Cuando el capital es del estado.
o Empresas mixtas: Son aquellas en el cual el capital es privado y pblico.
El coste de la produccin: Aurelio Abancens Lopez, en su obra Organizacin
empresarial, distingue entre empresas de:
o Capital intensivo
o Material intensivo
o Mano de obra intensiva
El mbito geogrfico de desarrollo de la actividad:
o Empresas locales: Desarrollan sus actividades en un mbito geogrfico
inferior al nacional.
o Empresas nacionales: Ejercen su actividad en todo el territorio de una nacin
o estado.
o Empresas internacionales: El mbito geogrfico de su actividad supera las
fronteras nacionales.
El sector econmico:
o Empresas del sector primario: Son empresas cura actividad principal se
relaciona con la extraccin de materia prima.
o Empresas del sector secundario: Su actividad principal es la transformacin
de las materias primas
o Empresas del sector terciario: La actividad de estas empresas se centra en la
prestacin de servicios.
o Empresas del sector cuaternario: Por la importancia de las constructoras,
algunos autores las incluyen aqu.
El nmero de productos o servicios que constituyen su objeto:
o Empresas mono productoras: Se dedican a producir un nico bien o servicio.
o Empresas multiproductoras: Producen ms de un bien servicio.
El nivel de delegacin en la toma de decisiones:

o Empresas centralizadas: Son aquellas que concentran la toma de sus

decisiones en algn o algunos rganos.
o Empresas descentralizadas: Son aquellas que reparten la capacidad para la
toma de decisiones entre diversos rganos de diferentes niveles jerrquicos.

Clasificacin de las empresas segn su forma jurdica

Se diferencias en dos grandes grupos: por un lado se agrupan las empresas individuales y
por otro, las empresas con forma societaria

Empresa individual:
Es la persona fsica que ejercita en nombre propio, por si o por medio de
representantes, una actividad constitutiva de empresa. El empresario individual es la
persona fsica que es propietaria de una empresa desde una perspectiva econmica,
el empresario individual ser aquella persona fsica que combina los elementos
materiales y humanos para producir bienes o prestar servicios. La ley no exige un
capital mnimo para ser empresario individual, aunque toda empresa necesita una
inversin inicial por pequea que esta sea el empresario individual responde con
todos sus bienes presentes y futuros de la marcha de la actividad empresarial.

Empresa social:
La sociedad ha de dotarse de un nombre o razn social propia, su constitucin se
hace en escritura pblica notarial, que ha de inscribirse en el correspondiente
registro mercantil. La sociedad responde con su patrimonio de sus deudas la gestin
de la sociedad es desarrollada por personas fsicas a quienes se las otorga poder
suficiente.

Comunidad de bienes:
Es una comunidad formada por dos o ms personas fsicas que ponen en comn sus
bienes o su trabajo para realizar una actividad empresarial. La comunidad de bienes
no goza de personalidad jurdica propia, y sus miembros responden de forma
ilimitada de la marcha de la actividad con todos sus bienes presentes y futuros.

Sociedad de responsabilidad limitada:

La sociedad limitada combina la gestin personal del negocio con la

responsabilidad limitada de los socios para su constitucin se exige un capital
mnimo de 3.000 euros, que ha de estar completamente desembolsado en una
entidad bancaria en el momento de la firma de la escritura notarial. El capital social
se divide en participaciones sociales que son suscritas por los socios de la misma.
Se permite la sociedad de responsabilidad limitada unipersonal, es decir, con un
solo socio. Su responsabilidad est limitada a sus aportaciones sociales.

Sociedad limitada laboral:

Es una sociedad limitada con tres socios trabajadores como mnimo. Estos deben
tener la mayora del capital social. Puede haber otros socios no trabajadores y
trabajadores asalariados. Los socios trabajadores han de poseer al menos el 51% del
capital social.

Sociedad limitada nueva empresa:

Este tipo de empresa se cre con la ley 7/2003, de 1 de abril, de la sociedad limitada
nueva empresa, siendo una especialidad de la sociedad de responsabilidad limitada
para su constitucin se exige que los socios sean personas fsicas y que no superen
el nmero de cinco socios al tiempo de la constitucin. Aqu si cabe la constitucin
de la empresa por un nico socio el capital no podr ser inferior a 3.000 euros ni
superior a 120.000 euros. El capital mnimo y el rgimen de responsabilidad son
igual al de las sociedades limitadas.

Sociedad annima:
Es una forma societaria pensada para grandes empresas. Permite la participacin del
ahorro privado en las empresas y proyectos de gran envergadura. Sus caractersticas
ms importantes son las siguientes:
o

Se exige un capital social de 60.000 euros, de los cuales tiene que

estar desembolsado al menos el 25%.

o El capital est compuesto por acciones, que son las partes alcuotas en las
que se divide el capital social. Las acciones se documentan en ttulos
negociables.
o En el momento de la fundacin, que puede realizarse de forma simultanea o
sucesiva, se requieren tres socios como mnimo.
o La responsabilidad de los socios est limitada al capital que han aportado.

Sociedad annima laboral:

Es una sociedad annima que tiene las siguientes caractersticas:
o El nmero de socios mnimo ha de ser de tres (dos de los cuales han de ser
trabajadores), a quienes se les exige que sean trabajadores en la sociedad por
tiempo indefinido. Junto a estos puede existir un nmero ilimitado de socios
no trabajadores.
o La mayora del capital social (51%) estar en manos de los socios
trabajadores.
o El capital mnimo ha de ser de 60.000 euros de los cuales el 25% ha de estar
completamente desembolsado.

Sociedad colectiva:
Se ha de constituir por dos o ms socios, que participan en la gestacin de la
sociedad en un plano de igualdad.
o No se exige un capital mnimo para su constitucin
o Los socios responden con todos sus bienes, de forma ilimitada y solidaria, de
la marcha de la sociedad.
o Asimismo, los socios tienen derecho a participar en la gestin de la sociedad
y en las ganancias que tenga aquella.

Sociedad comanditaria:
Su caracterstica principal se base en la existencia de dos tipos de socios diferentes:
los socios colectivos y los socios comanditarios. En la escritura de constitucin de la
sociedad ser necesario que conste quienes son los socios colectivos y quienes los
comanditarios, puesto que tendrn diferentes derechos y obligaciones los socios
colectivos responden con todos sus bienes del resultado negativo que tenga la
sociedad, mientras que los socios comanditarios solo responden de la marcha de la
sociedad con el capital que hayan aportado.

Sociedad cooperativa:
Las cooperativas son sociedades que agrupan a personas que tienen intereses
comunes. Para la consecucin de estos intereses desarrollan actividades
empresariales las caractersticas esenciales de la sociedad cooperativa son las
siguientes:
o Los cooperativistas desarrollan su actividad en rgimen de libre asociacin y
separacin. Pueden existir los socios de trabajo y los meros asociados a la
cooperativa.
o La cooperativa se crea con un capital mnimo que vendr fijado en los
estatutos y que ser aportado por los cooperativistas.
o La responsabilidad por la gestin social est limitada al capital aportado,
salvo que en los estatutos sociales se disponga lo contrario.

o Todos los socios tienen igualdad de derechos, y a su vez todos han de

participar en la actividad que la empresa desarrolle.

Las transnacionales
Desde finales del siglo XIX se desarrollan en el mundo un conjunto de empresas
que actan en numerosos pases. Son las denominadas empresas transnacionales.
Por qu surgen las transnacionales?
Las causas ms importantes que han dado origen a su aparicin son las siguientes:
o La revolucin industrial significo un importante crecimiento en la
produccin. Esto potencio la necesidad de usar los recursos naturales de los
pases colonizados. As, una empresa compraba la materia prima de un pas
(colonia) y produca en otro (metrpoli). Con el tiempo, las mismas
empresas productoras crearon sus propias filiales extractivas en sus colonias.
o En el siglo XX se desarrolla un importante proceso de internacionalizacin
de la inversin. El capital mercantil se expande por grandes reas
geogrficas, impulsado por los medios de transporte y de las
comunicaciones, buscando maximizar sus beneficios.
o Vivimos un proceso de globalizacin econmica. Las diversas partes del
mundo cada da estn ms conectadas y los avatares econmicos de unas
zonas influyen en otras. Se habla de aldea global para referirse a la idea de
un mundo en el que rigen para todas las mismas normas econmicas y de
comercio, aunque este trmino es muy discutido.
o La empresa transnacional busca lograr el mximo beneficio localizando sus
reas productivas all donde los costes de produccin sean mnimos; bien
porque las industrias se encuentren cerca de las materias primas, bien porque
la mano de obra sea barata y con bajo conflictividad laboral; bien porque las
condiciones de implantacin sean muy favorables (bajos impuestos,
flexibilidad laboral, infraestructuras de comunicacin y transporte muy
favorables).

Su desarrollo
Aunque sus orgenes remotos se sitan en el comienzo de la revolucin industrial,
ha sido durante el siglo XX cuando se ha producido su espectacular desarrollo.
Durante finales del siglo XIX y primeros aos del siglo XX se fueron creando los
grandes oligopolios en sectores como la automocin, la alimentacin o la industria
petrolera.
Desde el final de la segunda guerra mundial, estados unidos jugo un papel decisivo
en el desarrollo de este tipo de empresas. A partir de entonces se empiezan a

presentar en el mundo como organizadores capaces de controlar la economa, la

tecnologa y los capitales.
Las ltimas cuatro dcadas han sido la confirmacin del poder de las
transnacionales. Han surgido un importante nmero de ellas en Europa y Japn,
debido sobre todo al desarrollo espectacular de un sistema financiero mundial
poderossimo, controlado por las transnacionales.

Su estructura
Las transnacionales cuentan en lneas generales con la siguiente estructura:
o La empresa matriz centraliza la propiedad y el control de las decisiones de
todo el grupo de sociedades. Se suelen instalar en pases industrializados de
Europa, en Japn o en Estados Unidos.
o Las filiales estn situadas en pases donde obtienen ventajas para la
produccin o para su instalacin. Unas veces se asientan en pases
desarrollados y otras en pases en vas de desarrollo.
o Las sociedades financieras gestionan el capital de las transnacionales y estn
ubicadas en parasos fiscales.

Algunas de sus caractersticas

o las transnacionales controlan una importantsima parte de la tecnologa
mundial y la transfieren a aquellos pases en donde instalan sus plantas de
produccin. Tienen importantes departamentos de investigacin, desarrollo e
innovacin.
o El control de una parte importantsima del capital mundial, las finanzas, la
tecnologa, el comercio, la produccin de productos y servicios les confiere
un gran poder poltico. Se dice que algunas de ellas son mucho ms
poderosas que los gobiernos de algunos pases donde se establecen.
o en la actualidad son criticadas por algunos sectores sociales, puesto que al
controlar tanto poder producen abusos en sus zonas de implantacin respecto
al patrimonio de los pases y con relacin a los trabajadores

5. CONSTITUCIN Y CREACIN DE EMPRESA.

Nociones preliminares
Empresa: Toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin,
circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios.
(Art. 25 del C. de Co.). En toda empresa, grande o pequea, existen tres factores
necesarios para que puedan realizar su actividad: ellos son: personas, capital y

trabajo. El factor personas est representado por los propietarios, los

administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital est
constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar
representado en dinero en efectivo, mercancas, maquinaria, equipo de tecnologa,
muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para
lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administracin, la produccin
de bienes, la compraventa de mercancas o la prestacin de un servicio.

o Establecimiento de comercio: Conjunto de bienes organizados por el

empresario para desarrollar y cumplir con los fines de la empresa.
o Empresario: Toda persona, natural o jurdica que desarrolla la empresa, es
decir, la actividad econmica.
o Microempresa: Segn la Planeacin debe no tener ms de 10 empleados
permanentes cuando ejerce actividades productivas, y no ms de cinco si es
de carcter comercial
o Industria: Conjunto de actividades econmicas orientadas a la produccin o
transformacin de bienes.

Trmites y pasos
Antes de iniciar cualquier negocio es necesario realizar un proceso de planeacin
que conduzca a seleccionar el camino adecuado para el logro de sus metas y
objetivos. Por esto se hace importante crear un PLAN DE NEGOCIO; quien
describe puntos esenciales para un proyecto de xito.

6. PLAN DE NEGOCIOS
Concretizacin de las ideas de un negocio, debido a que en el se marcan las etapas de
desarrollo de un proyecto de empresa.
El primer paso para desarrollar un plan de negocio es organizar estructuralmente toda la
informacin relativa a la idea.
Un plan de negocio debe ser:
Claro: entendible para cualquier persona.

Conciso: que contenga solo la informacin necesaria.

Informativo: Con datos necesarios para tener una imagen clara del proyecto.

Para crear una empresa, es necesario realizar dos estudios muy importantes las cuales son:
el sitio donde ser creado y el estudio de mercado, para saber si hay competencia de
productos; definir los objetivos por lo cual ser creada la empresa, la misin, visin y por
qu ser justificable el desarrollo de este.

En Colombia, los trmites que obliga la Ley para la creacin y constitucin de una empresa
son 17. Los trmites que se deben tener en cuenta para que una empresa est formalmente
constituida y pueda operar de manera legal son:

Abrir cuenta y depositar el capital social

Consulta de nombre previo a la constitucin de escrituras (para personas jurdicas)
Consulta de nombre
Consulta de marca
Consulta de uso de suelo
Suscripcin de la minuta
Protocolizacin de las escrituras pblicas
Inscripcin en registro mercantil
Matrcula mercantil del establecimiento de comercio
Pago de Impuesto de Registro
Obtencin del certificado de constitucin y gerencia
Inscripcin de libros de comercio

Pasos para crear una empresa

Verificar el nombre o razn social:

o En el puesto de informacin de cualquiera de las Sedes de la Cmara de

Comercio, se puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
o Diligenciar el formulario con los nombres que se desean consultar y la
actividad a la que se dedicara la empresa.

Elaboracin de la minuta
o Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cdulas,
nacionalidad, estado civil y domicilio.
o La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
o El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
o El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y
completa las actividades principales.
o El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se
deber expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarn las
cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital.
o Se debe expresar como se administrar la sociedad, las facultades de los
administradores, las asambleas y juntas de los socios, segn lo establecido
legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor informacin vea el
cdigo de comercio).
o Los das y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya
sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidir en un
determinado asunto.
o Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se
distribuirn las utilidades, as como tambin la reserva legal.
o La duracin de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de
liquidarla.
o Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus
facultades y obligaciones.

Formulario de matrcula mercantil

Adquirir en la Cmara de Comercio el formulario de Matrcula Mercantil
Sociedades Comerciales, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la
Cmara de Comercio una gran serie de documentos.

Registros de libro de comercio

Estn compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de
aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la
correspondencia relacionada con sus operaciones.
Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante
legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta
dirigida a la Cmara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo.
Los libros son los siguientes:

o Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronolgico

las cuentas principales, totalizando dbitos, crditos y saldo que pasa al final
de cada perodo al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser
registrado en la Cmara de Comercio.
o Libro caja diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden
cronolgico, en forma individual o por resmenes que no excedan de un
mes.
o Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el
sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de
todas las operaciones para cada cuenta.
o Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general
al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada ao para conocer en
forma clara y completa la situacin del patrimonio.
o Libro de accionistas: en l se escriben las acciones, anotando el ttulo, el
nmero y la fecha de inscripcin, al igual que los cambios de propietario.
o Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de
asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben
llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.

Ir a la DIAN
Ir a la Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que
obtenga el nmero de identificacin tributaria (NIT), el cual es necesario para
identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este nmero de
identificacin, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trmite
correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se est
domiciliado. Pasos a seguir:
o Con el certificado de existencia y representacin que solicite en la Cmara
de Comercio, dirjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro

nico tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes
trmites, entre otros:
Asignacin de NIT
Inscripcin en el registro de vendedores si es responsable de IVA.
El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de
realizar la solicitud del NIT. Los responsables del rgimen simplificado no tienen
obligacin de declarar el IVA, los responsables del rgimen comn deben hacerlo
bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede
adquirir directamente en la DIAN.
Simultneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el
formulario para que la DIAN le autorice la numeracin para las facturas que usar
en su negocio.
7. TRMITES Y REQUISITOS PARA LA CREACIN DE UNA EMPRESA.

Definiciones
o Persona natural: Es una persona humana que ejerce derechos y cumple
obligaciones a ttulo personal. Al constituir una empresa como Persona
Natural, la persona asume a ttulo personal todos los derechos y obligaciones
de la empresa.
Lo que implica que la persona asume la responsabilidad y garantiza con todo
el patrimonio que posea (los bienes que estn a su nombre), las deudas u
obligaciones que pueda contraer la empresa. Si, por ejemplo, la empresa
quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, la persona deber hacerse
responsable por ella a ttulo personal y, en caso de no pagarla, sus bienes
personales podran ser embargados.
o Persona jurdica: Se entiende por persona jurdica (o persona moral) a un
sujeto llamado de derechos y obligaciones que existe fsicamente pero no
como individuo humano sino como institucin y que es creada por una o
ms personas fsicas para cumplir un papel. En otras palabras, persona
jurdica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y contraer
obligaciones y que no sea una Persona fsica.
o Establecimiento de comercio: Es el espacio fsico, un local o tienda donde se
ofrecen servicios o mercancas para la venta. Tambin se conoce como punto
de venta o comercio. En un establecimiento comercial se transmiten bienes y
servicios con un fin lucrativo. Esto implica que: en un establecimiento
comercial no se fabrica o produce ningn tipo de artculos, un
establecimiento comercial es un intermediario, en general minorista, entre

el fabricante y el consumidor, un establecimiento comercial est orientado a

obtener beneficios.
o Sociedad de hecho: La sociedad de hecho no tiene una instrumentacin, ni
se constituye bajo un tipo, sino que se trata de una mera unin de dos o ms
personas determinadas con el objetivo de explotar de manera comn una
actividad comercial.
o Sociedad civil: La sociedad civil es un contrato por el cual dos o ms
personas se obligan a poner en comn dinero, bienes industria, con nimo
de repartir entre s las ganancias.
o Sociedad de comercio: Es aquella sociedad que tiene por objeto la
realizacin de uno o ms actos de comercio o, en general, una actividad
sujeta al derecho mercantil. Se diferencia de un contrato de sociedad civil.
Como toda sociedad, son entes a los que la ley reconoce personalidad
jurdica propia y distinta de sus miembros, y que contando tambin con
patrimonio propio, canalizan sus esfuerzos a la realizacin de una finalidad
lucrativa que es comn, con vocacin tal que los beneficios que resulten de
las actividades realizadas, solamente sern percibidos por los socios.
o Empresa unipersonal: Concepto de empresa unipersonal. Mediante la
empresa unipersonal una persona natural o jurdica que rena las calidades
requeridas para ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para
la realizacin de una o varias actividades de carcter mercantil.

8. PASOS

Contrato de constitucin
En este contrato es en donde las personas participantes independientes de
nacionalidad, constatan y ponen en certificacin el aporte de una inversin, teniendo
como fin de lograr utilidades y que estas a su vez sean repartidas. Conforme al tipo
de sociedad que se elija se crea una persona jurdica independiente:
El contrato, es aquel documento por el cual una o ms personas nacionales o
extranjeras se obligan a hacer un aporte en dinero, bienes y/o conocimiento con el
fin de repartirse las utilidades que genere el desarrollo de la empresa. Con este
contrato se crea una persona jurdica independiente que responde, segn el tipo de
sociedad que se elija, conforme a la ley.

Presentarlo a la notaria con Nombre, objeto, clase de sociedad, socios que la

integran, nacionalidad, domicilio, aportes de capital de los socios, representante
legal y facultades, distribucin de utilidades, etc.
Presentarlo a la notaria con Nombre, objeto, clase de sociedad, socios que la
integran, nacionalidad, domicilio, aportes de capital de los socios, representante
legal y facultades, distribucin de utilidades, etc

Matricular la empresa al registro mercantil

o El registro mercantil
Es una funcin que la ley ha asignado a las cmaras de comercio, consistente
en llevar una matrcula de los comerciantes y sus establecimientos de
comercio, as como la inscripcin o anotacin de los diferentes actos u
operaciones, libros y documentos que sean de carcter mercantil, o que
afecten a la persona del comerciante, con el fin de darles publicidad y los
efectos jurdicos que la ley seala. Dicha publicidad supone que cualquier
persona podr examinar los libros y archivos en que se lleva el registro,
tomar anotaciones y obtener copias de los mismos. As mismo, cualquier
persona puede obtener prueba de la inscripcin de un acto en el Registro
Mercantil, mediante la solicitud del respectivo certificado a la Cmara de
Comercio.
o La Matrcula Mercantil
Es un medio de identificacin del comerciante y de su establecimiento de
comercio, as como medio de prueba de existencia de uno y de otro.
Por disposicin legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurdicas,
estn obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cmara
de Comercio y matricular all mismo su empresa o negocio. La matrcula se
debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del ao. En caso
de no ejercer actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrcula
Mercantil.

o Quienes deben matricularse

Las personas naturales que ejerzan profesionalmente el comercio,

bien sea
individualmente, en sociedad de hecho o en copropiedad.

Las sociedades civiles y comerciales.

Los establecimientos de comercio.
Las sucursales y agencias de sociedades nacionales.
Las empresas unipersonales.
Las sucursales de sociedades extranjeras.

o Trmite para obtener la matrcula mercantil

Tenga en cuenta los siguientes pasos:
1. VERIFIQUE SI EXISTE HOMONIMIA (NOMBRE IDNTICO). Antes
de solicitar la matrcula, el comerciante debe ingresar en la pgina web
www.rues.com.co y realizar el proceso de verificacin de homonimia, esto
es comprobar que el nombre que piensa utilizar para su Entidad y/o del
establecimiento a registrar no se encuentre inscrito previamente en esta
entidad y/o en otra cmara de comercio del pas. Es necesario que la
verificacin se haga de acuerdo a las instrucciones de consulta que figuran
en la pgina web, vale decir, por los criterios de RAZN SOCIAL
NOMBRE y por el de RAZN SOCIAL PALABRA CLAVE . Favor seguir
las instrucciones dadas en la pgina.
Si la consulta arroja que existe un nombre IDNTICO al que usted quiere
utilizar, es necesario que escoja un nuevo nombre o se le agregue un
distintivo al nombre que se pretende utilizar. Si es la persona natural la que
ya se encuentra registrada en otra cmara del Pas, deber solicitar primero
su cancelacin ante la cmara de comercio respectiva y posteriormente
solicitar su matrcula o cambio de domicilio a esta entidad.
2. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS (LOS PROPIOS DE
NUESTRA ENTIDAD ESTN A SU DISPOSICIN EN NUESTRAS
SEDES Y PGINA WEB). Estos formularios son:

Formulario del Registro nico Empresarial y Social RUES. Debe

diligenciarlo segn el caso, es decir: como persona natural o como
persona jurdica (cualquier tipo societario , empresa unipersonal,
empresa asociativa de trabajo). Adems deber diligenciar por cada
establecimiento de comercio a matricular un formulario del Registro
nico Empresarial y Social Rues Anexo 1.
Formulario Adicional de Registro para Fines Tributarios y de Control
Urbano.
Formulario del Registro nico Tributario (PRERUT). Debe
Anexarse a la documentacin a presentar . Tener en cuenta que solo

es vlido este formato si tiene impresa la leyenda PARA TRMITE

EN CMARA o CERTIFICADO. Este trmite lo puede realizar
directamente en la pgina de la DIAN : www.dian.gov.co
3. ANEXAR DOCUMENTO DE IDENTIDAD. Debe anexar fotocopia del
documento de identidad de la persona natural y/o representante legal si es
persona jurdica.
4. PRESENTACIN Y PAGO DE LA DOCUMENTACIN.
Sugerimos que antes de presentar el documento en caja, se dirija a nuestros
asesores en Sede para que verifiquen si su documentacin est correcta, de
tal forma que si falta alguna documentacin, ste sea el momento de
informarle.
La documentacin anteriormente sealada debe ser presentada
personalmente para pago en nuestras cajas de atencin al pblico por el
comerciante, si se trata de persona natural y/o por el Representante Legal de
tratarse de una persona jurdica.
Recuerde que si es documento de constitucin de sociedad por documento
privado (por ejemplo SAS), las firmas de los constituyentes deben estar
previamente autenticadas.
Deben cancelarse en nuestras Cajas los derechos de matrcula
correspondientes. Tenga en cuenta que este trmite lo puede realizar
directamente en cualquiera de nuestras cajas y/o realizarlo a travs de
cualquier Cmara de Comercio del Pas a travs del RUES.

o Trmite para renovar la matrcula mercantil

La renovacin de su matrcula y la de sus establecimientos de comercio debe
realizarse dentro de los tres (3) primeros meses de cada ao. Para ello
deber: diligenciar los formularios del Registro nico Empresarial y Social
RUES junto con el Anexo 1 (en caso de tener establecimiento de comercio)
y cancelar los derechos de matrcula, que se liquidarn de acuerdo con el
valor de los activos por usted declarados.
Tenga en cuenta que si los activos son inferiores a los del ao anteriormente
renovado, debe adems anexar balance general firmado por contador junto
con fotocopia de su tarjeta profesional.
La renovacin de su matrcula mercantil tambin la puede hacer de la
siguiente manera:
Directamente en cualquiera de las Cajas de la Entidad, ubicadas en
cada una de nuestras Sedes y/o Puntos de Atencin.

A travs de cualquier Cmara de Comercio del Pas a travs del

RUES, y
En nuestra pgina web, siempre y cuando sus activos sean iguales o
superiores a los del ao anteriormente renovado.

Obtener la escritura pblica autenticada en la notaria

La escritura pblica es un instrumento notarial que contiene una o ms

declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante
notario con el lleno de los requisitos legales propios y especficos de cada acto, para
su incorporacin al protocolo.
Son muchos los contratos y acuerdos entre particulares que deben formalizare
mediante escritura pblica para revestirlo de valor probatorio, pero entre los ms
importantes que deben celebrarse por escritura pblica se tienen todos los actos y
contratos de disposicin o gravamen de bienes inmuebles, la constitucin de
sociedades y los dems negocios jurdicos.
En el caso de las sociedades que quizs es el ms representativo de los hechos que
requieren ser elevados a escritura pblica, el contrato de sociedad expresado en la
minuta de constitucin es un acto voluntario y solemne de los socios. Esta voluntad
de celebrar un contrato, se realiza ante un notario pblico, ya sea directamente o a
travs de un apoderado. Para el efecto deben presentarse las partes intervinientes, ya
sea de forma personal o mediante apoderado.
Las sociedades comerciales deben constituirse por escritura pblica, lo que significa
que el empresario debe acercarse a una notara en la cual debe solicitar que se eleve
a escritura pblica el contrato de sociedad que firm con sus socios.
Una copia de la escritura de constitucin debe ser registrada en la Cmara de
Comercio, con jurisdiccin en el lugar donde la sociedad establece su domicilio, as
como de los lugares en los que fije sucursales.
En caso de que se hagan aportes de inmuebles o derechos reales, la escritura social
debe ser registrada tambin en la oficina de registro de instrumentos pblicos y
privados del domicilio principal.
Los socios deben entregar sus aportes en la forma, plazo y lugar pactados en la
escritura de constitucin.
Slo puede hacerse reparto de utilidades cuando estas consten en balances
fidedignos, siempre y cuando no afecten el capital de la empresa ni las reservas de
tipo legal o convencional que se hayan estipulado, y en proporcin a la parte pagada
por cada uno de los asociados.
En caso de reformas al contrato social, estas deben efectuarse por escritura pblica y
se registrada en la misma forma que la escritura de constitucin de la sociedad.
Registro de libros de contabilidad en la cmara de comercio

Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en
la Cmara de Comercio. La inscripcin de los libros puede Hacerse en cualquier
tiempo, pero los actos y documentos que deben registrarse slo producen efectos
frente a terceros a partir de la fecha de inscripcin.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su
autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe
llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus
operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar,
entre otros, los auxiliares necesarios para:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros de
resumen en forma global;
b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de
cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los
cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las
adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y
otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos
homogneos, y
e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras
bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de
direccin, administracin y control del ente econmico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Certificado de existencia

El certificado de existencia y representacin legal que expide la cmara de

comercio, conocido tambin como certificado de cmara de comercio, cumple
funciones diferentes a los que cumple el RUT , por tanto el uno no reemplaza al
otro.
Valga a notar que tratndose de personas jurdicas, hablamos de certificado de
existencia y representacin legal, y tratndose de personas naturales hablamos de
registro mercantil, por lo que all hay una ligera diferencia.
Bien. Las funciones del certificado de existencia de representacin legal cumple
funciones como es el demostrar algunos aspectos relevantes de una sociedad
comercial, tales como la antigedad y fecha de expiracin de la sociedad, su objeto
social, su domicilio, nmero y nombre de los socios, monto del capital, nombre del
representante legal , facultades que este tiene para comprometer y obligar a la
sociedad etc. Quien quiere tener negocios con una determinada empresa, con
seguridad querr conocer algunas cosas de esa empresa que estn en el registro
mercantil, y que es de acceso pblico.
En cuanto al RUT, este tiene como objetivo el identificar al contribuyente, ya sea
persona natural o jurdica; identificar sus diferentes responsabilidades y
obligaciones tributarias, de manera tal que los terceros tengan certeza plena del tipo
de contribuyente con el que estn tratando, algo muy necesario para diferentes
aspectos tributarios como lo es la retencin en la fuente tanto por renta como por
IVA, entre otros aspectos.
En este orden de ideas, no es dable pretender que un documento reemplace al otro,
puesto que cada uno tiene sus propios objetivos y funciones, y dependiendo de la
naturaleza del negocio, es posible que se necesite uno u otro, o los dos.

Bibliografa

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