UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NCLEO RAFAEL RANGEL

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
TRUJILLO

PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIN DE

INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A.
MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO

AUTORA: Br. AUDRY ALDANA

C. I. N 17.393.178

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD

DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TTULO DE
LICENCIADA EN CONTADURA PBLICA

MAYO; 2010

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
TRUJILLO

PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIN DE

INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A.
MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO

AUTORA: Br. AUDRY ALDANA

C. I. N 17.393.178
TUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA Msc

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD

DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TTULO DE
LICENCIADA EN CONTADURA PBLICA

MAYO; 2010

DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen quienes me guan cada da y me dan fuerza,
salud y entendimiento para lograr esta meta tan anhelada.
A mi Mam y a mi Pap, seres incondicionales que fueron fuente
de inspiracin para lograr esta meta, gracias por guiar mis pasos apoyarme y
confiar en m en todo momento este y todos mis logros sern para ustedes.
Los Amo.
A mi Hermana Angeln, gracias por estar conmigo apoyndome y
dndome tus consejos este triunfo tambin es tuyo. Te Quiero.
A mi Abuelas (os), que con sus bendiciones, oraciones y su cario
me han acompaado a lo largo de mi vida. Los Quiero.
A mis Tas (os), por su apoyo, sus consejos, y sus bendiciones, cada
uno de ustedes tiene un lugar muy importante en mi vida. Los Quiero Mucho.
A mis Primas (os), con quienes he compartido alegras y tristezas,
que este triunfo les sirva de ejemplo para que cumplan sus sueos. A todos
los quiero mucho.
A mis Amigos (as), Marchan, Gregory, Daniela, Daniel, Marianggy,
Maria, Karen, Katty, Luis, Julio, Jorge, Ral, Fernando, Frans, Nerduim,
Hctor, Guzmary, Gabriel, Ildemarys, Argexa, Rosana y Yoel los cuales
siempre me apoyaron, me escucharon y estuvieron conmigo en todo
momento gracias por sus consejos. Los Quiero Mucho.

A todas aquellas personas que de una u otra manera me han apoyado

a lo largo del camino, siempre les estar agradecida. Dios les pague.

iv

AGRADECIMIENTO
A Dios por iluminarme el camino en la meta a seguir y darme la
fortaleza para luchar cada da y seguir adelante.
A la Universidad de Los Andes, por haberme abierto sus
puertas y ser m segunda casa. Casa de estudio donde adquir los mejores
conocimientos.
A mi Tutora Yohana Mendoza, por haberme brindado sus
conocimientos y apoyarme en este paso tan importante para la culminacin
de mi carrera. Dios le pague.
A la Empresa Casa Alfonso, por la ayuda y colaboracin prestada
para el desarrollo de la investigacin.
A la Familia Valero Coronado, por brindarme un entorno familiar
agradable y apoyarme en todo momento para el logro de esta meta. Los
Quiero.
A la Sra. Xiomara Valero, por siempre estar pendiente de mi,
apoyndome en todo momento gracias por tus consejos y el cario tan
grande que me tienes. Dios te bendiga.
Al Movimiento Hooligans, por apoyarme y siempre estar hay
cuando los necesite, gracias por sus consejos, enseanzas y por confiar en
m en todo momento. Los Aprecio.
A todos muchas gracias
Audry Aldana
v

NDICE GENERAL

Pg.
ACTA VEREDICTO

iii

DEDICATORIA

iv

AGRADECIMIENTO

NDICE GENERAL...

vi

NDICE DE TABLAS

ix

INDICE DE CUADRO

NDICE DE GRFICOS

xi

RESUMEN

xii

INTRODUCCIN..

CAPTULO I
EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Formulacin del problema.

Sistematizacin del problema

Objetivos de la investigacin..

Justificacin de la investigacin.

Delimitacin de la investigacin.

10

CAPTULO II
MARCO TERICO...
Antecedentes de la investigacin

11
11

..

vi

Bases tericas

14

Proceso contable

14

Objetivos de los procesos contables

22

La administracin

25

Objetivos de la administracin

25

Principios generales de la administracin

26

Administracin de inventarios

27

El control de inventarios

31

El sistema de registro del inventarios

35

Mtodo de valoracin de los inventarios

39

Beneficios que se generan en los procesos contables de

46

la administracin del inventario..

Bases legales

48

Cdigo de comercio

48

Ley de impuesto sobre la renta

49

Ley de impuesto de valor agregado

49

Definicin de trminos bsicos

50

Mapa de variables

52

...
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO

53

Tipo de investigacin

53

Diseo de la investigacin..

54

Poblacin..

54

Tcnica e instrumento para la recoleccin de datos

55

Validez del instrumento

56

Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos

56

vii

CAPTULO IV
PRESENTACION Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS
Objetivo 1: Funcionamiento del proceso contable en el

57

58

inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el

municipio Valera, estado Trujillo.
Objetivo 2: Sistema de administracin del inventario que

65

lleva la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio

Valera, estado Trujillo.
Objetivo 3: Beneficios que genera el proceso contable en la

73

administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso,

C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

77

Conclusiones

77

Recomendaciones

80

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

81

.
ANEXOS

85

A. Cuestionario

86

B. Constancias de Validacin

87

viii

NDICE DE TABLAS

Tabla 1. Utilizacin de comprobantes diarios

58

Tabla 2. Registro en los comprobantes diarios

59

Tabla 3. Cdigos de cuentas

60

Tabla 4. Formas de registro

60

Tabla 5. Software para el registro de comprobantes diarios

61

Tabla 6. Validacin de la informacin

62

Tabla 7. Emisin de informacin

63

Tabla 8. Actualizacin de los registros

64

Tabla 9. Polticas de inventario

65

Tabla 10. Mtodos de valoracin del inventario

66

Tabla 11. Sistema de registro del inventario

67

Tabla 12. Formatos manejados

67

Tabla 13. Mecanismos de control

68

Tabla 14. Informe sobre recepcin de mercanca

70

Tabla 15. Verificacin sobre almacenamiento de la mercanca

71

Tabla 16. Verificacin sobre salida de la mercanca

72

Tabla 17. Control de registro de los inventarios

72

Tabla 18. Registro de entrada de mercanca

73

Tabla 19. Almacenamiento de la mercanca

75

Tabla 20. Salida de la mercanca

75

ix

NDICE DE CUADRO

Cuadro 1. Mapa de variables

52

NDICE DE GRFICOS

Grfico 1. Utilizacin de los comprobantes diarios

58

Grfico 2. Registro en los comprobantes diarios

59

Grfico 3. Software para el registro de los comprobantes

61

diarios
Grfico 4. Emisin de la informacin

63

Grfico 5. Actualizacin de los registros

64

Grfico 6. Polticas de inventario

65

Grfico 7. Formatos manejados

68

Grfico 8. Mecanismos de control

69

Grfico 9. Informe sobre recepcin de mercanca

70

Grfico 10. Verificacin sobre almacenamiento de la

71

mercanca
Grfico 11. Control del registro de los inventarios

73

Grfico 12. Registro de entrada de mercanca

74

Grfico 13. Salida de la mercanca

76

xi

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS.
CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO.
TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANA
TUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA Msc
AO: 2010
RESUMEN
El objetivo de esta investigacin se: analiz el proceso contable en la
administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., del
municipio Valera, estado Trujillo. La poblacin estuvo representada por la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el Municipio Valera del estado
Trujillo. El tipo de investigacin fue estudio de caso y el diseo de campo no
experimental. Como tcnica de recoleccin de informacin se utiliz la
encuesta, asimismo se diseo un (1) cuestionario de 20 tems con preguntas
cerradas y de alternativas mltiples, el cual fue examinado por tres (03)
expertos para su validacin. Para procesar la informacin, se aplic
estadstica descriptiva, la cual permiti el diseo de tablas con frecuencias
absolutas y relativas, adems de la presentacin de grficos para ilustrar los
resultados. Finalmente, analiz el proceso contable en la administracin de
los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo que el proceso contable es ptimo, al igual que el
sistema de administracin llevado por la empresa, lo cual les permite obtener
beneficios, particularmente en lo que respecta al registro, almacenamiento y
salida de mercanca para la toma de decisiones. Su mayor debilidad se
encuentra en el sistema automatizado actualmente utilizado.

Palabras Claves: Proceso contable, administracin de inventarios, empresas

comerciales.

xii

INTRODUCCIN

La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide,

registra y comunica la informacin econmica de una organizacin o empresa,
con el fin de que los gestores puedan evaluar su situacin, dentro de ella se
encuentran varias ramas: la contabilidad financiera, la contabilidad de costos y
la contabilidad de gestin, las cuales, se fundamentan en gran medida en el
control de las operaciones que una empresa realiza durante un determinado
periodo.
No obstante, el avance de las ciencias contables, an existen multitud de
empresas que no aplican con precisin las tcnicas contables o utilizan las
herramientas de control contable, porque no saben cmo se realizan, y por
tanto, no crecen sino ms bien, se estancan en determinado momento.
Ahora bien, para las empresas de cualquier naturaleza, la adecuacin de
los nuevos tiempos y el empleo de procesos y estrategias financieras, aunado
a la contratacin de personal calificado, contribuyen a que las finanzas sean
ms prosperas, pues sin duda, el aspecto econmico contable es el reflejo de
cada una de los movimientos de la empresa, es la expresin y huella de los
planes, cuyo espejo es la contabilidad.
Por lo tanto, los procesos contables pasan a ser parte fundamental del
desarrollo y sostenimiento de las empresas, sobre todo, porque permiten
evaluar los resultados econmicos de la actividad empresarial, por tanto, facilita
el proceso de decisin a nivel gerencial. De tal forma, el proceso contable
representa la columna vertebral de la organizacin, sobre todo, porque ofrece
una medida de control sobre las transacciones y particularmente permite una
sana administracin, entre otros aspectos, de los inventarios.
Los inventarios, simbolizan para las organizaciones uno de los temas
ms delicados, pues stos se caracterizan por ser voluminosos, lo que en
trminos financieros, implica que la empresa invierte grandes cantidades de
dinero para mantenerlo y a travs de ste, responder a las demandas del
mercado y mantenerse competitivo.

Partiendo de esta premisa, se entiende que el proceso contable es

fundamental en la realimentacin de la informacin que genera el movimiento
de los inventarios, por tanto, el registro de las entradas y salidas de
mercancas, as como tambin, la forma en que ste flucta, no se pudiera
obtener en forma precisa, si el proceso contable, no se realiza de manera
adecuada. De ah, surge la principal inquietud de esta investigacin, la cual
tiene como objetivo principal analizar el proceso contable en la administracin
de los inventarios de la empresa Casa Alfonso C.A, en la ciudad de Valera
estado Trujillo. En tal sentido, este proyecto est estructurado de la siguiente
manera:
Capitulo I: en donde se presenta el planteamiento del problema, los
objetivos, la justificacin y delimitacin.
Capitulo II: comprende los antecedentes de la investigacin, el
basamento terico, las definiciones conceptuales y el cuadro operativo de
variables que sustentan y argumentan la investigacin.
Capitulo III, conformado por los aspectos metodolgicos a seguir en la
investigacin, sealando entre otros aspectos, el tipo y diseo de la
investigacin, la poblacin, las tcnicas de recoleccin de informacin,
detallando los instrumentos a ser utilizados para recolectar los datos; as como
tambin, las tcnicas utilizadas para analizar los resultados.
Capitulo IV, se refiere a la interpretacin y el anlisis de los resultados,
los cuales fueron desarrollados segn el orden de los objetivos especficos y
sus respectivas dimensiones.
Captulo V, en el cual se plasman las conclusiones y recomendaciones
del presente estudio. Finalmente, se adjunta la bibliografa consultada y anexos
correspondientes.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Las organizaciones son subsistemas que coexisten en un entorno en

donde el manejo de informacin es de vital importancia, pues a travs de la
misma, se logran tomar decisiones que ayudan a enfrentar los cambios
econmicos, tecnolgicos y sociales que afectan de una u otra forma sus
diferentes gestiones. En tal sentido, resulta imprescindible que dentro de las
organizaciones empresariales, exista diversidad de procesos, entre estos los
contables, que ayuden a establecer lineamientos enfocados a manejar con
eficiencia y eficacia la informacin financiera dentro de una organizacin.
De manera general, se entienden los procesos contables como
normas, instrucciones o reglas que se utilizan para asentar las actividades u
operaciones que realiza la empresa. Sobre este concepto, se considera
pertinente resaltar el enfoque de Rosenberg (1994) quien explica que el
proceso contable, es el mtodo para transformar datos contables en
informes que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de
elaboracin de decisiones; a menudo se conoce tambin como ciclo
contable.
De tal manera, se entiende que todo proceso contable lleva implcito
una serie de aspectos que son necesarios a la hora de realizar un registro,
como son: la documentacin, los sistemas y mtodos de registros, los
manuales que tienen gran importancia como herramienta para el manejo

planificacin de los recursos organizacionales, sean stos humanos o

materiales.
Ahora bien, la secuencia de los procesos contables utilizados para
registrar, clasificar y resumir la informacin, se inicia con los registros
iniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparacin de
los estados financieros, en funcin de resumir los efectos de las
transacciones efectuadas por la empresa sobre los activos, pasivos y
patrimonio.
Segn la opinin de algunos autores, entre ellos Lpez (2003) sealan
que el proceso contable se divide en fases, una fase inicial que depura la
informacin financiera a ser registrada, una segunda fase, constituida por la
evaluacin y cuantificacin de los recursos y obligaciones; una tercera fase,
que se concentra en la elaboracin de los estados financieros resultantes de
las transacciones; una cuarta fase, en la cual se produce la evaluacin de la
informacin presentada en los mencionados informes y una quinta y ltima
fase, en donde se comunica la informacin financiera obtenida por la
contabilidad.
En esencia, se puede entender que el proceso contable, proporciona
los datos necesarios a los administradores para analizar la situacin de la
empresa en un momento determinado, identificar deficiencias, descubrir
patrones o tendencias que les permitan formular objetivos apropiados y as,
tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos de la organizacin,
tanto humanos, como financieros y materiales.
A este respecto, se conoce que en Venezuela, sobre todo a partir de
los aos 80 se produce una transformacin en las empresas bsicamente
relacionada con la automatizacin de los procesos, lo cual incluye el
procesamiento de la informacin contable, haciendo que la generacin de la
misma, sea ms precisa y oportuna. Esta tendencia, segn se entiende, ha
creado beneficios, sobre todo al momento de generar informacin para la
toma de decisiones.

Ahora bien, el proceso contable que en Venezuela se ha tornado

automatizado para la mayora de las empresas, incluye como parte focal de
su esquema, la generacin de informacin sobre las partidas o cuentas de
mayor vulnerabilidad para las empresas, tal es el caso del efectivo y los
inventarios.
En ese orden de ideas, se conoce que los inventarios constituyen una
partida de inversin cuantiosa, que amerita una administracin financiera
planificada, a fin de que aporte los mximos beneficios, con el mnimo de
gastos. Esto requiere, que el registro de la informacin contable
correspondiente a este rubro o partida, se realice en la forma ms eficiente
posible, dado que a travs de los datos que generen los estados financieros
sobre los inventarios, se puede visualizar parte importante de la situacin
financiera de la empresa.
En tal sentido, la administracin de inventarios, al igual que la
administracin de efectivo, presentan la siguiente particularidad; por una
parte, las empresas requieren minimizar la inversin del inventario, puesto
que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros
rubros. Por la otra, hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando sta se presente y para
que las operaciones de venta, funcionen sin obstculos.
La administracin de los inventarios resulta entonces una herramienta
vital, sobre todo, cuando las empresas corren el riesgo de no poder satisfacer
la demanda, al manejar bajos niveles de inventario o por el contrario, al
manejar grandes cantidades, se disminuyen las probabilidades de no poder
hacer frente a la demanda, pero tambin se aumenta la inversin.
Sobre este aspecto, se considera importante resaltar, que algunas
empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados; sin embargo, es necesario mantener un
nivel mnimo de inventario porque la demanda no se puede pronosticar con

certeza y se requiere de un cierto tiempo para posicionar o comercializar un

producto.
En este sentido, segn cifras revisadas en la pgina web del Instituto
Nacional de Estadstica INE (2009) las importaciones de mercancas (ropa,
calzado y accesorios) se ha mantenido, lo cual indica que las empresas
venezolanas de naturaleza comercial mantienen stock de inventarios
permanentes; sin embargo, por la restriccin de las divisas, sugiere Jerez
(citado por Montiel, 2007) que las empresas venezolanas han establecido
intercambios comerciales (compra y venta de mercanca) con empresas
nacionales, lo cual les ha permitido mantener sus inventarios en volmenes
representativos.
De esta realidad no escapan las empresas comerciales del municipio
Valera, en especial las que se dedican a la compra y venta de mercanca.
Una de las empresas de este tipo con mayor trascendencia y renombre es
Casa Alfonso, C.A. sta es una de las casas comerciales mejor posicionadas
en la mente de los consumidores trujillanos, su principal objetivo es la
compra venta de ropa para damas, caballeros y nios, adems de
accesorios.
Durante aos, Casa Alfonso, C.A., ha mantenido una clientela
constante, particularmente por el trato preferencial que brinda a los
consumidores de sus productos y los descuentos que realizan por la compra
de mercanca; su filosofa se ha fundamentado en las necesidades y
requerimientos de los clientes. Segn informacin obtenida en el rea
administrativa de las mismas, la empresa es un contribuyente ordinario, lo
que indica que sus ventas sobrepasan las 3000 UT. Igualmente, se logr
precisar que este tipo de empresa, genera empleo directo, manteniendo una
nmina de veinte (20) empleados fijos y en pocas como la decembrina en la
cual aumenta la demanda de sus productos, generan empleos indirectos.
Por ser una empresa comercial, lder en el mercado, se consider
conveniente realizar una observacin cercana a los procesos contables y la

administracin de inventarios que la misma lleva; percibindose que los

ciclos de la demanda de la mercanca y accesorios que ofrece la misma
vara, es decir, es estacionario, segn la poca del ao la demanda de los
productos que all se comercializan aumenta o disminuye, lo cual hace que el
proceso contable tambin fluctu en proporcin al volumen de informacin
que se registra, clasifica y emite en determinadas pocas del ao, como
navidad, carnaval o perodo escolar.
Por su parte, esta empresa maneja un inventario voluminoso, pues
segn se logr evidenciar mediante entrevista informal sostenida con el
encargado de la misma, es poltica de la gerencia que los inventarios se
mantengan en sus lmites mximos, en funcin de responder con eficiencia
las demandas de los clientes, aun en pocas que las ventas se consideran
bajas.
Igualmente, la poltica de mantener inventarios altos durante todo el
ao, pareciera generarle a la vez algunos inconvenientes, ya que les es difcil
controlar con precisin las entradas y salidas del inventario. Es decir, ante un
inventario tan voluminoso, la merma de mercanca es prcticamente
imperceptible, por lo que al realizar el levantamiento fsico del mismo al cierre
del ejercicio econmico, por lo general precisan faltas de mercanca, lo que
se convierte en prdida para la empresa.
Ahora bien, entre las posibles causas que originan las situaciones
descritas anteriormente se logra percibir

que existen debilidades en el

proceso contable, las cuales generalmente se producen al momento de

efectuar el registro contable del ingreso de la mercanca.
Tambin, la razn por la cual mantienen inventarios representativos,
es para responder rpidamente a la demanda de los clientes, lo cual hace
que la empresa no slo almacene inventario suficiente para satisfacer la
demanda que se espera, si no una cantidad adicional; no obstante, la
situacin econmica actual del pas, tal como lo confirm el encargado de la
empresa, se ha tornado crtica, lo que ha trado como consecuencia que las

ventas disminuyan, por tanto, el mantener inventarios altos, ya no les resulta

tan ventajoso como aos anteriores, pues produce el estancamiento de la
inversin.
Por su parte, la ausencia de controles que coadyuven en la
administracin del inventario es por lo general, la causa por la cual, se
produce la merma del mismo, trayendo como consecuencia posibles
prdidas o disminucin en las utilidades de la empresa.
Sobre la situacin anteriormente descrita, se percibe que la empresa
Casa Alfonso, C.A, atraviesa por cambios producidos por el entorno, que les
genera la necesidad de reajustar su proceso contable, as como tambin la
gestin de los inventarios, pues de continuar presentndose estas
situaciones, podran enfrentar series dificultades que afectaran su situacin
econmica y financiera.
Al respecto, es importante resaltar que la meta del proceso contable
es proporcionar informacin veraz y oportuna sobre los inventarios y
asegurar que stos sean suficientes para sostener las operaciones de la
empresa al ms bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe
seguirse para determinar el nivel ptimo de inventario es implementar
controles que les permitan manejar eficientemente los costos que intervienen
en la compra y mantenimiento de la mercanca; de all, la importancia de
desarrollar una investigacin que permita analizar el proceso contable en la
administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada
en el municipio Valera, estado Trujillo.

Formulacin del problema

Cmo es el proceso contable en la administracin de los inventarios
de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?

Sistematizacin del problema

Cmo es el funcionamiento del proceso contable en el inventario de
la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
Cul es el sistema de administracin de los inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
Cules son los beneficios que genera el proceso contable en la
administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?

Objetivos de la investigacin
Objetivo General
Analizar el proceso contable en la administracin de los inventarios de
la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
Objetivos Especficos
Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
Describir el sistema de administracin de los inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la
administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.

Justificacin de la investigacin
Esta investigacin abordo dos variables, la primera: el proceso
contable y la segunda: la administracin de los inventarios, lo cual requiere
de una exigente labor de indagacin y consulta a diferentes enfoques, entre
ellos, los sealados por Catacora (1997); Rosenberg (1994); Lpez (2003),
entre otros. Dicha indagacin genero nuevos conocimientos sobre el tema,
permitiendo perfilar un enfoque propio sobre la variable objeto de estudio.
El aporte metodolgico de esta investigacin es el desarrollo de
instrumentos que permitan el anlisis y la interpretacin de resultados
cualitativos y cuantitativos. Para lograrlo, se requiere del diseo de un
instrumento, que por sus caractersticas podr servir de gua para el
desarrollo de otras investigaciones de naturaleza similar.
Mediante esta investigacin, se espera generar recomendaciones para
que la empresa Casa Alfonso, C.A., mejore sus procesos contables y la
administracin de sus inventarios, de tal forma que la toma de decisiones se
torne mucho ms acertada.
Delimitacin de la investigacin
La investigacin analizo el proceso contable en la administracin de
los inventarios, de ah que la misma encaje en la lnea generada por el
Departamento de Ciencias Econmicas, Administrativas y Contables de la
Universidad de los Andes, Ncleo Rafael Rangel, denominada: Normas,
Principios y Sistemas de Informacin Contables y Administrativos. Como
unidad de anlisis, se selecciono la empresa Casa Alfonso, C.A., la cual se
encuentra ubicada en la avenida 9 entre calle 10 y 11 N10-30 del Municipio
Valera parroquia Mercedes Daz del estado Trujillo y como sujetos
informantes se realizo la encuesta al encargado de la tienda y al contador
que los asesora.

10

CAPITULO II
MARCO TEORICO

En

esta parte de la investigacin se puede destacar la ubicacin

objeto de estudio dentro de un conjunto de ideas y teoras existentes

precisando las caractersticas y necesidades de la investigacin. En tal
sentido Hernndez; Fernndez y Baptista (2006) explican que el marco
terico:
comprende el conjunto de artculos, libros y otros documentos
que describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre el
problema de estudio. Contribuye a documentar como la
investigacin agrega valor a la literatura existente. As mismo,
proporciona ideas nuevas y tiles para compartir los
descubrimientos recientes de otras investigaciones.
Siguiendo esta referencia, a continuacin se presentan los antecedentes
de la investigacin:
Antecedentes de la investigacin
De acuerdo a Hernndez; Fernndez y Baptista (2006) los
antecedentes de investigacin tienen como finalidad, determinar los puntos
de diferencias y coincidencias entre las investigaciones, as como evitar
repetir aspectos que se encuentran desarrollados. Por ello, se presentan los
siguientes:
Avendao (2008) realiz una investigacin titulada El Mtodo utilizado
en la Administracin del Inventario de Materia Prima en las Industrias
Panaderas del Municipio Trujillo, para responder a las interrogantes del
estudio se siguieron las pautas de la metodologa descriptiva; el diseo fue

11

de campo. La poblacin estuvo representada por los gerentes de siete (07)

Industria Panaderas, a quienes se les aplic un cuestionario elaborado para
requerir la informacin, validados por el juicio de tres (3) expertos en el rea.
Se concluy que las industrias panaderas del Municipio Trujillo, conocen los
objetivos de la administracin del inventario de materia prima, y se interesan
en cumplirlos para su beneficio, tienen personal capacitado para dirigir y
controlar sus inventarios. Al mismo tiempo trabajan en conjunto para aclarar
los puntos de vista que mas convengan a la empresa con respecto al nivel
adecuado del inventario. Se analiza que los inventarios son controlados
favorablemente. Se recomienda a los gerentes cerciorarse bien si conservan
cierto nmero de unidades de inventario adicional, para evitar problemas y
que obtengan los formatos adecuados para realizar controles de entradas y
salidas del almacn, ya que es una manera ms confiable de mantener la
revisin.
En este antecedente se puede apreciar segn lo descrito en las
conclusiones que los gerentes de las diferentes industrias poseen un
personal capacitado para dirigir y controlar los inventarios tomando en cuenta
las diferentes normativas que se establecen para ellos, adems se hace
necesario de la utilizacin de formatos adecuados para llevar un buen control
de las entradas y salidas de mercanca y de esta manera no quedarse en la
obsolescencia que en cuanto a los nuevos paradigmas contables se refiere.
Esta conclusin genera aportes a esta investigacin, particularmente porque
orienta sobre algunas fortalezas y debilidades en materia de procesos
administrativos y contables.
Montiel (2007) realiz un estudio titulado Sistema de Control Interno
de Inventario de Mercancas en las PYMES del Municipio Trujillo, Estado
Trujillo, los objetivos especficos comprendieron la descripcin de las
caractersticas de las PYMES, procedimientos, condiciones y lineamientos

12

del sistema. Para alcanzar los objetivos, se realizo una investigacin de tipo
descriptivo con diseo de campo. La poblacin estuvo conformada por 16
PYMES comerciales del Municipio Trujillo segn datos aportados por la
cmara de comercio del estado Trujillo. Se le aplic como instrumento de
recoleccin de datos un cuestionario de 19 tems, el cual fue previamente
validado por expertos. Del anlisis de resultados se concluye que: el Sistema
de Control Interno de Inventario de Mercancas que poseen las PYMES del
Municipio Trujillo, estado Trujillo, es primario, pues la mayor parte de los
procesos relacionados con el mismo, se realizan mutuamente.
De acuerdo al antecedente anterior se puede deducir que las PYMES
del Municipio Trujillo llevan un control de inventario de mercanca primario, lo
que nos da una idea de que existen la unificacin de criterios en cuanto los
mtodos y tcnicas de manejo de inventario, originando una concentracin
de informacin en una sola lnea no permitindoles a los empresarios la toma
de decisiones independientes que en cuanto a la administracin de recursos
se refiere; ofreciendo entonces una perspectiva amplia sobre los mtodos,
tcnicas y procedimientos de la administracin de inventarios.
Fernndez (2006) realizo un estudio sobre Sistemas de Informacin
Contable en el Manejo del Inventario de Mercancas de las Empresas
Farmacuticas del Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo. Segn este
objetivo se presento un tipo de investigacin descriptivo con un diseo de
campo, la poblacin estuvo conformada por un total de (5) empresas
farmacuticas que operan en el Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo,
segn datos aportados por la Alcalda de dicho municipio. Como instrumento
se diseo un cuestionario, con un total de 40 tems, los mismo respondieron
a la variable y dimensiones expuestos en el mapa de variables. Para la
validez se acudi al juicio de tres expertos y la confiabilidad se hall
mediante la aplicacin del Coeficiente de Cronbach. Como tcnica de anlisis

13

se utilizo la estadstica descriptiva, obteniendo como resultado final que la

eficiencia de los Sistemas de Informacin Contable en el Manejo del
Inventario de Mercancas de las Empresas Farmacuticas del Municipio
Rafael Rangel del Estado Trujillo, se ve limitada por ser completamente
manual, aislndolos de los beneficios que trae consigo la automatizacin de
la informacin contable.
Segn este autor las empresas farmacuticas el Municipio Rafael
Rangel del Estado Trujillo no se han puesto a tono con las nuevas
tecnologas de los procesos automatizados de los sistemas administrativos
ya que todava llevan sus registros de inventarios en forma manual lo que
trae como consecuencia la poca objetividad y legalidad de los registros
contables, por lo que se hace necesario la utilizacin de estrategias para
instruir sobre los beneficios que traen la automatizacin de dichas empresas;
representando

este

resultado

un

aporte

de

relevancia

para

esta

investigacin.
Bases tericas
En toda investigacin existen parmetros tericos en donde el
investigador se basa para sustentar su propsito y lograr dar compresin al
problema de investigacin en sus mltiples facetas y dimensiones. En tal
sentido Ramrez (1999) explica que: es el conjunto de teoras que se han
elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones con otros
fenmenos de la realidad.
Proceso contable
Segn Whittington y Pany (2000) el proceso contable consiste en
los mtodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos,
pasivos y patrimonios relacionados a las actividades financieras.
En otras palabras, un sistema de contabilidad no es ms que normas,
14

pautas, procedimientos para controlar las operaciones y suministrar

informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin,
clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y
financieras que se suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso
que su estructura y configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red
de procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal
manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
En tal sentido, el proceso contable comprende los mtodos,
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de
las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de
decisiones. Por tal razn, Fernndez (1997), expresa que un sistema de
informacin aplica normas vigentes utilizando una tcnica especfica para el
procesamiento de los datos por medio de cuentas generando informacin
contable para uso de terceros.
De esta manera, los registros y libros que se llevan, llegan a convertirse
en una fuente importante de informacin para tomar la decisin ms
aceptada. Por ello se dice, que los sistemas contables son el eje alrededor
del cual se toman la mayora de decisiones financieras. Al establecer un
sistema contable bien organizado, que se adapte a las caractersticas
particulares de las empresas, se podran conocer en un momento dado,
cmo estn funcionando las partidas, para de esa manera tomar decisiones
lgicas y acertadas.
Ahora bien, el funcionamiento de un proceso contable, segn
Whittington y Pany (2000), sigue un modelo bsico ofreciendo as control,
compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
Dicho en otras palabras, el sistema contable de cualquier empresa

15

independientemente del sistema contable que utilic, funciona mediante tres

pasos bsicos, estos son:
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe
llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en
trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin
se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden
medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de
datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las
personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin
de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar
aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga
dinero.
3. Resumen de la informacin: para quienes toman las decisiones en la
empresa, la informacin contable debe ser resumida, es decir
condensada, por rubros o partidas, para as facilitar los procesos
decisionales.
Los tres pasos descritos: registro, clasificacin y resumen, constituyen
los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo,
en opinin de estos autores, el proceso contable incluye algo ms que la
creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta
informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Tambin, un
sistema contable que funcione de manera eficiente debe proporcionar
informacin a los gerentes y varios usuarios externos que tienen inters en
16

las actividades financieras de la empresa.

Por otra parte, Catacora (1997), explica el funcionamiento del proceso
contable mediante un esquema cuyo orden debe ser estrictamente el
presentado en la siguiente figura:
Figura 1. Esquema de funcionamiento de un proceso contable
Listado de Validacin

Comprobantes
de Diario

Comprobantes de
Diario

Ingreso de Datos

Validacin

Mayor General

Diario General

Actualizacin de
Registros

Fuente: Catacora (1997: 111)

Ganancias y Prdidas

Balance General

Emisin de Reportes

En lo que respecta al ingreso de los datos en un sistema contable, se

relaciona con el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los
datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser
manuales o automticas; en el caso de que sean manuales, stas se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas
son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o
mdulos, esto ltimo se denomina inter fases automticas.
Por otra parte, las unidades tpicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de
diskette, los cdigos de barras, los escneres, la voz, los monitores sensibles
al tacto, el teclado y el mouse, entre otras, y en cuanto al ingreso como tal,
se toman en consideracin generalmente los siguientes datos:

Informacin general del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente.

Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago.

17

Facturas.

Pagos, depuraciones, entre otros.

En ese mismo orden, el ingreso de datos se realiza a travs de un

comprobante de diario, pues tal como lo expone Catacora (1997) cada

comprobante de diario contiene dos o ms registros (dbitos o crditos), los
cuales se denominan asientos de diario y pueden ser de dos tipos: Manuales
y mecanizados, tal como se plasma en el siguiente cuadro:
Cuadro 1. Tipos de asientos de diario

Manuales

Implica que los

registros en l
realizados, sean
conformados
o
validados
a
travs
del
ingreso de datos
en un terminal de
captura de datos.

Fecha de
Operacin

Nmero

Implica que se
debe usar un
medio
de
almacenamiento
magntico para
Software
Mecanizados
poder transferir
Contable
los registros en
los
comprobantes de
diario.
Fuente: Adaptado de Catacora (1997: 111)

Fecha en que
realmente
se
ejecutaron
o
realizaron
las
transacciones o
registros.
ste deber ser
consecutivo por
cada tipo de
operacin
contable

Programa para la
transferencia de
informacin.

La validacin, verifica que los datos ingresados cumplan con ciertos

parmetros previamente establecidos para el control desde el punto de vista
de la consistencia de la informacin. Un aspecto importante, reseado por
Catacora (1997), es el de asegurar que no fallan los controles sobre la

18

integridad de los datos; ya que uno de los mayores problemas que se

presentan en los sistemas de informacin contable se relaciona con la
captura de todas las transacciones, esto debido a errores en la transferencia
de datos no corregidos antes de la prelacin de los estados financieros.
No obstante, el control debe ser efectuado en todas las etapas
relacionadas con el funcionamiento del sistema de informacin contable.
Para ello, generalmente se trabaja a travs de cdigos contables que
permiten detectar los errores en la fase de validacin de los datos; en la
mayora de los casos, estos cdigos son expresados a travs del plan de
cuentas, lo que permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo
a la naturaleza de la operacin contable. Otro punto importante destacado
por Catacora (Ob.cit., 115), se relaciona con la calidad de los
procedimientos manuales, destacando que la verificacin de la secuencia
numrica establece la correlatividad del comprobante, de all la conveniencia
de establecer programas de validacin que permitan determinar el status del
comprobante. Aunado a esto, existen listados de excepciones, que

son

reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se
tiene algn tipo de discrepancia u observacin, entre los ms comunes estn:
Error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no vlido,
cuenta no existente, movimiento sin referencia, entre otros.
Por su parte, el proceso de actualizacin de registros en un sistema
contable consiste a juicio de este mismo autor, en el traspaso de los
movimientos de diario general, a cada una de las cuentas de mayor; dicha
actualizacin, puede efectuarse de dos maneras: Interactivamente y por
lotes. Ambos tipos de actualizaciones tienen en comn algunas operaciones
tales como: Operaciones de entrada, de procesamiento, de almacenamiento
de datos, de salida y de mantenimiento de datos.
Particularmente, el procesamiento en lotes se caracteriza segn lo
expone Catacora (1997), porque las transacciones son agrupadas en lotes
19

y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento.

De igual forma, el procesamiento interactivo, es una forma de procesar
la informacin en un sistema de cmputo que consiste en actualizar la
informacin de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja,
reside en la rpida capacidad de respuesta ante el ingreso de un dato
especfico, dado que la actualizacin es inmediata.
Estos sistemas, son llamados on line o sistemas en lnea y los mismos
se han incrementado por su facilidad para interactuar con la informacin
almacenada en el computador y otros usuarios.
Por ltimo, la emisin de reportes es una de las funciones principales
de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la informacin
contable que ha sido grabada, validada y actualizada y que luego es
expuesta a travs de resmenes. Entre los ms comunes estn los que se
muestran en la figura 2:
Figura 2. Estructura bsica de reportes de un sistema contable
Contabilidad General

Cuentas

Comprobantes

Balances

Mayor General

Estados Financieros

MODULOS

Listado Cdigo
Contable Resumido

Listado de
Comprobantes
Resumido

Balance de
Comprobacin
Resumido

Anlisis de
Movimientos Resumido

Balance General

REPORTES

Listado Cdigo
Contable Detallado

Balance de
Comprobacin por
Niveles

Listado de
Comprobantes
Detallado

Anlisis de
Movimientos Detallados

Estado de Ganancias y
Prdidas

Estado de Movimiento
del Efectivo

Listado de
Comprobantes por
rango

Fuente: Catacora (1997: 118)

Por su parte, y en concordancia con lo expuesto por Catacora (1997) el
autor Gmez (2002) esquematiza el ciclo o proceso contable de la siguiente
forma:

20

1. Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes
del dueo o socios registrados en el inventario general inicial. Con el
inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el
comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura
que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
2. Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa
deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el
comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de
contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus
necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o
mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de
prueba.
3. Cierre
En esta etapa se elabora lo siguiente:
a. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los
libros principales y auxiliares.
b. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base
para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de
Resultados.
c. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las

21

cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y

auxiliares.
El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados
en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance
general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.
Segn lo plantea Gmez (2002),

el no tener la informacin en el

momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo

plazo incidirn con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo
con la toma de decisiones financieras y gerenciales
Objetivos de los procesos contables
Catacora (1997) afirma que los sistemas de informacin contable deben
servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente

econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros
entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y

direccin de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.

Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.

Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y

tarifas.

Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.

Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la

actividad econmica representa para el entorno.
22

Uno de los objetivos principales de los sistemas de informacin

contable, es el verificar que la informacin procesada por el sistema se est
efectuando de acuerdo con los estndares establecidos por la empresa.
Cuando se nombra los estndares establecidos, este autor hace referencia a
toda una filosofa que la empresa refleja en manuales, instructivos,
comunicaciones, grficos y en general cualquier va de informacin en donde
se plasmen principalmente las polticas que de alguna forma, pudieran
afectar el desempeo de los empleados en relacin con el procesamiento de
la informacin contable
As pues, se entiende que el objetivo final del sistema de informacin
contable, segn Fernndez (1997), es la emisin de los estados
financieros. Un creciente inters en el anlisis de los sistemas contables se
origina debido a un factor que es una constante en el actual mundo de los
negocios: el cambio constante. Un ambiente cambiante obliga a que se deba
estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el
esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas condiciones
reinantes.
Desde esta perspectiva, el anlisis de un sistema contable debe estar
enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos principales:

Asegurar la integridad de los datos.

Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

Presentar la informacin financiera en forma confiable.

Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin.

Asegurar la integridad de los datos

El primer objetivo del anlisis de un sistema contable est relacionado
directamente con el aseguramiento de la integridad de los datos, el cual
establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estn.
23

Una de las causas ms frecuentes de errores de inconsistencia en la

informacin financiera es la falta de integridad de los datos contables. Una
empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las
transacciones se estn registrando e incluyendo en los registros financieros.
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
El segundo objetivo que debe cumplir el anlisis de un sistema contable
se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones, esto
significa que se efecten de acuerdo con normas y procedimientos
aprobados por la gerencia. Cualquier empresa, debe fijar polticas o
parmetros para el registro de los desembolsos, es decir, a partir de qu
monto y bajo qu condiciones puede considerarse un pago como
capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no
poseen guas o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente
sencillas, y esto origina errores de inconsistencia

en la informacin

financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en

forma diferente.
Presentar la informacin financiera en forma confiable
El tercer objetivo de anlisis se refiere a la confiabilidad de la
informacin financiera, y establece que los estados financieros deben tener
un mnimo grado de confianza acerca de las cifras, y que stas se
encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de
contabilidad. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de
las empresas han sucedido debido a una asignacin de confianza a estados
financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una
empresa.
Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin
El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentacin de la
24

informacin, no menos importante que los anteriores, establece que la

informacin debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla razn: la informacin es una herramienta para tomar decisiones.
Para que una decisin sea efectiva y eficaz, sta tiene que ser soportada
necesariamente por informacin que llegue en forma oportuna.
La administracin
De acuerdo a Chiavenato (1994), la administracin significa la
accin de prestar servicios o ayudar. La administracin representa no solo el
gobierno y la conduccin de una empresa, sino tambin todas las actividades
relacionadas con la planeacin, organizacin, direccin y control de la
actividad empresarial. De acuerdo a esto administrar es una condicin
indispensable, es la solucin a la mayor parte de los problemas que afligen a
la empresa. Y esta surge como una respuesta a: el crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, que comenzaron a exigir un una
administracin cientfica capaz de sustituir el empirismo y la improvisacin y
por la necesidad de una mayor eficiencia y productividad de las empresas,
para hacer frente a la intensa rivalidad y competencia en el mercado.
Objetivos de la administracin
La administracin tiene dos objetivos principales: proporcionar
eficiencia y eficacia a las empresas. La eficiencia se refiere a los medios;
los mtodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en
que deben hacerse las cosas en la empresa, con el fin de que los recursos
sean adecuadamente utilizados, por su parte la eficacia se refiere a los
fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene
sus propios objetivos. La tarea de la administracin consiste en interpretar los
objetivos propuestos por la empresa y establecer las maneras de alcanzarlos
por medio de la accin administrativa, esta accin se divide en planeacin,

25

organizacin,

direccin

control,

que

constituyen

las

funciones

administrativas.
Principios generales de la administracin
Como lo seala Chiavenato (1994): la administracin no es una
ciencia. No se basa en leyes rgidas. Al contrario, necesita fundamentarse en
principios generales flexibles capaces de ser aplicados

a situaciones

diferentes. De tal forma que estos principios son condiciones o normas

dentro de las cuales el proceso administrativo debe ser puesto en accin o
desarrollado. Se destacan los siguientes:
a) Principio de divisin del trabajo y especializacin, el cual explica
que todo trabajo debe ser dividido con el fin de permitir la
especializacin de las personas en alguna actividad.
b) Principio de Autoridad y Responsabilidad; en lo que respecta a al
autoridad es el derecho de dar ordenes y exigir obediencia,
cuestiones indispensables en la actividad administrativa, la
autoridad emana del superior hacia el subordinado, mientras que la
responsabilidad emana del subordinado hacia el superior, por lo
tanto la autoridad debe corresponder a la responsabilidad.
c) Principio de Jerarqua o cadena escalar, la jerarqua representa el
volumen de autoridad y responsabilidad de cada persona u
organismo en la empresa. A medida que se asciende en la escala
jerrquica aumenta el volumen de autoridad y de responsabilidad.
d) Principio de Unidad de Mando; cada persona debe subordinarse
solamente solamente a su superior. Es el principio de autoridad
nica, que buscar evitar confusiones u ordenes dobles. Cada
subordinado debe tener un solo jefe.

26

e) Principio de amplitud administrativa: es lo inverso del principio

anterior. Cada superior debe tener una cantidad adecuada de
subordinados, o sea, un nmero conveniente de personas que
mandar.
Administracin de inventarios
Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los
sistemas de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, pues son
estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un
periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que
le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro
del activo organizacional. Para Buffa (1995), la administracin de inventarios
es
la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la
rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se
clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, pues a
travs de todo esto se determinan los resultados (utilidades o
prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la
situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias
para mejorar o mantener dicha situacin.
Es decir, la administracin del inventario se refiere a la determinacin
de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se
debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber
ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las
ventas son necesarias para las utilidades.
La administracin de inventario implica segn Dell'agnolo (citado por
Buffa, E.; 1995), la determinacin de la cantidad de inventario que deber
mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades
de unidades a ordenar. En opinin del autor, existen dos factores importantes

27

que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de

inventario:
a- Minimizacin de la inversin en inventarios: el inventario mnimo es
cero, la empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no
resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe
satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de produccin. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al
tener un milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener
ese capital a su costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y
las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de
financiamiento del inventario ser de 100.000 al ao y la empresa tendr que
soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
b- Afrontando la demanda: si la finalidad de la administracin de
inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la
demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del
producto y as no incluira en los costos asociados con una alta satisfaccin
ni la perdida de un cliente. Sin embargo, resulta extremadamente costoso
tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en
trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en
faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
Del mismo modo, agrega Chauvel (citado por Buffa, E.; 1995), la
administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos
bsicos:

28

cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un

momento dado; en qu momento deberan ordenarse o
producirse el inventario; qu artculos del inventario merecen
una atencin especial; y, puede uno protegerse contra los
cambios en los costos de los artculos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo pues ni la produccin ni la entrega
pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. Ello posibilita
hacer frente a la competencia; si la empresa no satisface la demanda del
cliente s ira con la competencia, lo cual incide en que no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda esperada, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
Igualmente, el inventario permite reducir los costos a que da lugar a la
falta de continuidad en le proceso de produccin. Adems de ser una
proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia
prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las
materias primas bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad
suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como
consecuencia una continuacin normal de las operaciones y una buena
destreza de inventario.
Ahora bien, la administracin de inventario es primordial pues existen
diversos procedimientos que garantizan como empresa, lograr la satisfaccin
para llegar a obtener un nivel ptimo de ventas. Dicha poltica consiste en el
conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de las
ventas de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de productos e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento.

29

Tambin

es

posible

establecer

relaciones

exactas

entre

las

necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos,

definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la
categora adecuada, mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel
posible y

un nivel adecuado de inventario. De esa manera, se podr

satisfacer rpidamente la demanda.

Otro procedimiento es recurrir a la informtica. Algunas empresas
consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener
algn tipo de inventario porque:
La demanda no se puede pronosticar con certeza. Se requiere de un
cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los
inventarios insuficientes, por que los clientes podran dirigirse a los
competidores si los productos no estn disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. Aunado a ello, la administracin de
inventario requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas,
compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar
al fracaso financiero.
En definitiva,

la meta de la administracin de inventario es

proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones al ms

bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe seguirse para
determinar su nivel ptimo es, los costos que intervienen en su compra y su
mantenimiento, y que posteriormente, en qu punto se podran minimizar
estos costos.
El control de los inventarios
30

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo

primordial de toda empresa: obtener utilidades; a la vez, la obtencin de
utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que ste es el motor
de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con
efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente
se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que
en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse
registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a
esta fcil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios,
dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a
mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las
utilidades.
En este orden de ideas, Everett y Ronald (1991), seala que el control
interno de inventario es la tcnica que permite mantener la existencia de los
productos a niveles deseados.
Por otra parte, es una de las actividades mas complejas, su
planificacin y ejecucin implica la participacin de varios segmentos de la
organizacin

tales

como:

ventas,

finanzas,

produccin,

compras

contabilidad, cuyo resultado final se incluye en la posicin financiera y

competitiva de la organizacin, ya que afecta directamente a la clientela, a
los costos de fabricacin, utilidades y a la liquidez del capital de trabajo.
Tambin, los sistemas de control interno del inventario pueden estar
conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que
estn relacionadas con los distintos ciclos operacionales que ocurren dentro
de una organizacin. Al respecto Arens y Loebbecke (1996), sealan cinco
funciones que forman el ciclo de inventarios y controles internos:
*

Procesamiento de rdenes de compra: se inicia la compra cuando el

31

personal del almacn emite una requisicin de mercanca ya sea por

haber llegado a su existencia fsica o para satisfacer la demanda de
algn cliente. Dicha requisicin es enviada al departamento de
compras que se encargara de elaborar la orden de compra con el
propsito de adquirir el producto. Dichas rdenes debern tener las
respectivas autorizaciones.
*

Recepcin de mercanca nueva: Consiste en recibir la mercanca, la

cual deber ser inspeccionada en cuanto a su cantidad y calidad. En
algunas empresas se elaboran reportes de recepcin de mercanca.

Procesamiento de artculos: La parte de procesamiento del ciclo de

inventario y de almacenamiento vara mucho de empresa a
empresa. La determinacin de las partidas y la cantidad a producirse
se basa, por lo general, en rdenes especificas de clientes,
pronsticos de ventas o niveles predeterminados de inventarios de
artculos terminados. Con frecuencia, un departamento separado del
control de la produccin es el responsable de la determinacin del
tipo y cantidades de produccin. Igualmente el departamento de
produccin debe generar reportes de produccin y desperdicios para
que el departamento de contabilidad de costos pueda reflejar el
movimiento de los materiales en los libros y determinar costos
precisos de produccin.

Almacenamiento de productos terminados: en la medida que los

productos son terminados, estos son pasados al almacn de
productos terminados con el propsito que sean despachados a los
clientes que los han solicitado. En compaas con buenos controles
internos, los artculos terminados se guardan con control fsico en un
rea separada de acceso limitado.

Archivo maestro de inventario perpetuo: incluye informacin acerca

de las unidades de inventario adquiridas y vendidas, o tambin
32

incluye informacin acerca de los costos unitarios. Este archivo se

actualiza cada vez que existe una transaccin ya sea de compra de
materia prima, transferencia o venta del producto terminado.
Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controles
bsicos que se deben considerar para un adecuado manejo de los
inventarios, refirindose a:
*

Uso de reas de almacenamiento separadas fsicamente, con

acceso limitado para las materias primas, productos en proceso y
productos terminados.

La asignacin a personas especificas de las responsabilidades de la

custodia del inventario de materiales.

Documentos foliados aprobados para la autorizacin del movimiento

de inventario.

Los

archivos

maestros

de

inventario

perpetuos

deben

ser

mantenidos por personas que no tienen custodia o acceso a los

activos.
Adicionalmente los mismos autores precisan que es necesaria la
realizacin de conteos fsicos de las partidas que conforman el inventario.
Estos pueden hacerse a fecha de cierre de balance o en el transcurso del
ao. Adems, resaltan la planificacin de la toma fsica del inventario, la cual
incluye instrucciones para el conteo fsico, supervisin por parte del personal
responsable, verificacin interna independiente de los totales de cada
partida, conciliaciones independientes del conteo fsico con los archivos
maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las hojas o
etiquetas de conteo.
Estos autores aunque no hacen referencia expresa al inventario, si
sealan elementos esenciales que deben estar presentes en un adecuado
sistema de control interno de inventario, como lo es: la segregacin de
33

funciones y asignacin de responsabilidades, custodia fsica, adecuada

aprobacin y supervisin de las actividades.
Por su parte Cook y Winkle (1987), en su libro de auditoria, sealan que
es indicacin de un buen control contable sobre los inventarios, si las
funciones de los empleados estn separadas de tal modo que las personas
que controlan los inventarios no estn tambin a cargo de la elaboracin de
las facturas o del registro de las compras.
Adems, no se deben despachar mercancas hasta tanto la venta no
este aprobada y las facturas de compras no deben ser registradas y
aprobadas para realizar el pago, sino hasta que se determine que los
informes de recepcin concuerdan con los artculos relacionados en las
facturas de compras.
Igualmente hacen referencia al control fsico; es decir al conteo de las
existencias para determinar algn faltante, y a la presencia de medidas de
proteccin contra robo o deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de
alarmas contra robos, vigilancia, cercas, cerraduras, orden y limpieza en las
reas donde se encuentra almacenada la mercanca

El sistema de registro del inventario

Continuo: es un sistema de registro permanente de entradas y salidas
de mercanca y materiales.
Gmez (2002), lo define de la siguiente forma:
es una forma de registrar los movimientos de las mercancas de
manera que permita obtenerse las siguientes informaciones; la
existencia de mercanca, es decir, el inventario final, en todo

34

momento; el costo de las ventas, en cada instante tambin; la

utilidad (o perdida bruta), luego de cada venta de mercanca.
En este sistema el inventario es una cuenta de activo circulante, que se
llevara al precio de costo, que registrara el movimiento u operaciones de
mercanca que se causen. Esta cuenta se cargara por aquellas operaciones
que signifiquen un aumento tanto en unidades como en precio, tales como,
las compras al iniciarse el negocio, con el monto de cada compra con los
fletes y dems gastos de compra y las devoluciones en venta. Y se
acreditara por todas las operaciones que impliquen una disminucin tanto en
unidades como en precio, tales como las ventas, por las devoluciones y
rebajas en compras.
Adems de la cuenta de inventario, el sistema continuo utiliza las
cuentas de ventas y costo de ventas.
Ventas: es una cuenta de mercanca de saldo acreedor, se abona por
las ventas efectuadas a precio de venta y se carga por todas las rebajas y
devoluciones en ventas. Su saldo indicar el monto de las ventas efectuadas
en cualquier momento del periodo o al final del ejercicio econmico.
Costo de venta: es una cuenta nominal de egreso que se llevara a
precio de costo. Se cargara cada vez que se haga una venta y se abonara
cuando ocurra una devolucin en venta. Su saldo ser deudor y reflejara el
costo de todas las mercancas vendidas, en cualquier momento del periodo o
al final del ejercicio econmico.
Peridico: segn Gmez (2002), consiste en el conteo fsico de las
mercancas y la asignacin de sus respectivos valores al final de cada
ejercicio econmico.
El sistema de inventario peridico puede llevarse aun cuando la

35

empresa lleve un sistema de inventario continuo, con el objeto de verificar las

existencias fsicas con las contables, en un momento determinado.
Por este mtodo, la mercanca que entra se registra en la cuenta de
compras. No se lleva ningn registro activo del importe del inventario en
existencia; es decir, no sufre cambios por compras, fletes de compras,
descuentos, bonificaciones, rebajas y devoluciones en compras, gastos de
importacin, entre otros., ya que cada una de estas operaciones se registran
en sus respectivas cuentas.
El costo de ventas se determina realizando un asiento de ajuste para
acumularlo en una cuenta por separado. Este ajuste se determina sumndole
a las compras netas el inventario inicial y restndole el inventario final.
La cuenta inventario solo se moviliza en el momento de cierre, cuando
se elimina el valor del inventario inicial y se abre con el saldo correspondiente
al valor resultante del conteo fsico.
Este mtodo es utilizado comnmente por empresas que venden
productos a bajos costos y de gran variedad.
Segn Gmez (2002) la importancia que ejercen los inventarios en las
organizaciones afecta a distintos de departamentos los cuales deben
considerarse entre si para el logro de un control interno eficiente. Estas
funciones generales son:
Compras: se deben enviar requisiciones de materiales al departamento
o gerencia a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de
compras actan como agentes o intermediarios y no inician la compra. Para
esto, el personal de almacn elabora la requisicin cuando la existencia ha
llegado a un nivel determinado o hay la necesidad de satisfacer la necesidad
de algn cliente.
36

En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compra

o el encargado de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la
compra, confirmar la llegada de la mercanca, aprobar su pago y autorizar su
despacho. Tal mezcla de funciones hace fcil entrar en acuerdos extraos, a
la compaa, con los proveedores o apoderarse y ocultar irregularidades no
registrando debidamente la recepcin y el despacho de las mercancas.
Recepcin: todos los bienes recibidos por la empresa, sin excepcin
alguna, debe pasar por el departamento de recepcin, independientemente
de los departamentos de compras, almacenaje y embarque.
Este departamento es responsable de:

Determinar que la cantidad y la calidad de los bienes recibidos

respeten el pedido.

Separar mercanca daada o defectuosa.

Preparar un informe de recepcin.

Transferir oportunamente los bienes recibidos a las bodegas.

Almacenaje: la determinacin de responsabilidades, principio bsico

del control interno, es extremadamente importante en la funcin del
almacenaje. Las materias primas, productos semi terminados, productos
terminados

refacciones

deben,

todos

ellos,

ser

controlados

por

almacenistas que tengan clara conciencia de sus responsabilidades.

Cuando

estn

en

uso

numerosas

bodegas,

un

almacenista

independiente debe ser designado responsable de cada una de ellas,

debiendo emplearse cuentas control, por separado, para cada almacn. A
medida que los bienes son entregados a las bodegas, se cuentan,
inspeccionan y reciben.
Los responsables de las bodegas deben informar directamente al
37

departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado.

Al llevar a cabo estas funciones el almacenista hace una importante
contribucin al control general de inventario: al firmar por los bienes
recibidos, fija su responsabilidad, y al notificar al departamento de
contabilidad el importe de los bienes almacenados, proporciona elementos
para verificar el trabajo del departamento de recepcin.
Segn Gmez (2002) en cuanto a la seguridad del almacn, un
adecuado sistema de control interno debe considerar lo siguiente:

Proteccin Fsica: Las reas de los almacenes deben estar bien

cerradas y protegidas de tal manera de minimizar la entrada de
personas o intrusos. Hay que tratar que las reas de depsito estn
bien iluminadas.

Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del

almacn, es decir, no permitir la entrada de personas o empleados
que no tengan que ver con la actividad del almacn. Esto se debe
hacer con el propsito de identificar las responsabilidades del
personal involucrado en el manejo fsico del inventario.

Presencia de equipos de proteccin contra incendios.

Salidas: es necesario que las salidas de mercancas se efecten con

base en una requisicin autorizada. El almacenista, como responsable de
todos los bienes que estn bajo su control, debe insistir en que por todas las
partidas que salgan, se le proporcione una requisicin autorizada
acompaada de un recibo firmado por quien recibi los bienes.
La requisicin es, usualmente, preparada por triplicado. Una copia es
retenida por el departamento que la emite; otra sirve de recibo para el
almacenista, y una tercera, de notificacin al departamento de contabilidad o

38

de costos, para la distribucin del costo.

Registro de los inventarios: una estructura de control interno debe
considerar:

Procedimientos adecuados para el registro y acumulacin de los

elementos del costo para asegurarse de la correcta valuacin de
los inventarios y la determinacin del costo de venta del ejercicio.

Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en

almacenes de la empresa como de terceros, proporciona un control
permanente y la verificacin mediante recuentos fsicos que
permiten conocer faltantes, mermas, entre otros.

Mtodo de valoracin de los inventarios

Como consecuencia de las fluctuaciones del precio del mercado en
relacin al costo de artculos y la importancia que tiene el inventario sobre los
resultados de la gestin de una empresa, los especialistas en esta materia se
han visto en la necesidad de establecer formas o mtodos de valuacin de
inventarios, que le permiten determinar el costo de las mercancas en
existencias y de las vendidas.
En la eleccin del mtodo de valuacin del inventario hay que tomar en
cuenta las caractersticas particulares de la empresa y los factores externos
que inciden en la variacin de estos artculos; la economicidad y simplicidad
de su funcionamiento, esto implica que la aplicacin del mtodo mas fcil sea
funcional para la empresa, as como tambin la repercusin que tenga la
utilizacin de este mtodo en los costos, es decir, la sub o sobre estimacin
del valor del inventario, ya que si el inventario final es valorado a un precio
inferior del que realmente tiene, la utilidad neta obtenida en el ejercicio
disminuir al aumentar el costo de las mercancas vendidas y viceversa.

39

Es importante sealar que para la valorizacin de los inventarios hay

que tener presente el principio contable de consistencia, el cual se interpreta
as: una vez escogido un mtodo o base de valuacin del inventario (tal como
lo establece la NIC 2) ste, debe seguir siendo aplicado en los periodos
subsiguientes ya que un cambio en el mismo, originaria una fluctuacin en
los resultados de la empresa impropios de su actividad. Hay que hacer la
salvedad de que si se toma la decisin de cambiar en el siguiente ejercicio
econmico el mtodo utilizado para valorar el inventario en una empresa,
este debe hacerse constar mediante una nota al pie en los estados
financieros de ese ejercicio.
Por lo general, la seleccin de un mtodo particular de valuacin del
inventario dependa principalmente de las caractersticas especficas de la
empresa, en cuanto a las clases de productos que componen el inventario, el
volumen del mismo, los recursos financieros y humanos con que contara la
empresa, no obstante, a partir del 1ero de enero del ao 2005 con la puesta
en prctica de la NIC 2, se observan cambios fundamentales en cuanto a los
mtodos de valuacin de inventarios.
De tal manera que, anteriormente a la NIC 2 los mtodos de valuacin
de inventarios eran:
Figura 2. Mtodos de valuacin de inventarios
MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS

P.E.P.S

U.E.P.S

PROMEDIO
MVIL

PROMEDIO
SIMPLE

40

PROMEDIO
PONDERADO

IDENTIFICACIN
ESPECFICA

AL COSTO O
MERCADO AL
MS BAJO

AL PRECIO DE
VENTA O
MERCADO

Fuente: Rodrguez (2004)

Segn Redondo (2002):
P.E.P.S: Este mtodo de valuacin supone que los primeros artculos
que entran al inventario son los primeros en salir; de all que el inventario en
existencia este valorado a las ultimas entradas. Ofrece la ventaja de que al
valuarse los inventarios a los costos ms recientes, permite seguir la
tendencia de los costos en el mercado.
Promedio Mvil: este mtodo de valuacin supone el clculo de
nuevos costos unitarios, cada vez que se realiza una entrada de mercanca.
Es utilizado generalmente en empresas que utilizan un sistema de
inventario continuo.
Para calcular el costo unitario del promedio mvil, basta con determinar
el saldo en unidades y bolvares, despus de cada compra y dividir el importe
en bolvares entre el nmero de unidades en existencia.
El promedio mvil es fcil aplicacin por la rapidez y simplicidad con
que se determinan los costos; pero tambin tiene sus fallas en el sentido de
que al hacerse una venta debe suponerse que la misma tiene una parte de

41

mercanca correspondiente a cada compra anterior.

Promedio Ponderado: por medio de este mtodo de valuacin de
inventario, el costo unitario se obtiene multiplicando el nmero de unidades
por su respectivo costo, sumndose luego los resultados y dividiendo este
saldo entre el nmero de unidades en existencia.
Promedio Simple: Segn lvarez (citado por Redondo A., 2002), el
promedio simple se define de la siguiente manera:
Este mtodo consiste en determinar la media aritmtica de los costos
unitarios de las partidas que existen y calcular a ese costo medio todas las
salidas, hasta tanto no haya una nueva entrada de material.
El promedio simple se calcula sumando los costos unitarios de cada
compra realizada, ms los costos unitarios del inventario inicial y dividir este
resultado entre el numero total de compras ms uno (inventario inicial). Este
costo promedio obtenido se multiplicara por el nmero de unidades en
existencia, para as determinar el valor del inventario final.
Este mtodo no es recomendable usarlo porque a los precios unitarios
aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeas se les da la
misma ponderacin en el calculo, lo que puede conducir a una sobre
estimacin o sub estimacin en la valuacin del inventario.
U.E.P.S: Este mtodo supone que las ltimas mercancas que entran al
inventario son las primeras en salir lo cual indica que el inventario en
existencia estar valuado a los costos ms antiguos, correspondientes a los
primeros artculos adquiridos. Dicho mtodo debe ser utilizado en empresas
que manejan inventarios relativamente grandes.

42

Por medio de este, las empresas asignan a las ventas costos actuales,
lo que es recomendable en aquellos casos donde los precios sufren
constantes variaciones, de all que el costo de las mercancas vendidas estn
acorde con los precios existentes en el mercado y se tenga como resultado
una sub estimacin de las utilidades del ejercicio econmico de una
empresa, lo cual le es favorable en materia de impuesto. No obstante, con la
aplicacin de la NIC 2, ste mtodo queda eliminado, pues segn el alcance
de esta norma, el costo de los inventarios de productos que no son
habitualmente intercambiables entre s, as como de los bienes y servicios
producidos y segregados para proyectos especficos, se determinar a travs
de la identificacin especfica de sus costos individuales.
NIC 2, hace referencia a la identificacin especfica del costo y explica
que cada tipo de costo concreto se distribuye entre ciertas partidas
identificadas dentro de los inventarios. Resalta tambin entre los prrafos 21
al 26 que este es el tratamiento adecuado para los productos que se
segregan para un proyecto especfico, con independencia de que hayan sido
comprados o producidos.
Sin embargo, la identificacin especfica de costos resultar inadecuada
cuando, en los inventarios, haya un gran nmero de productos que sean
habitualmente intercambiables. En estas circunstancias, el mtodo para
seleccionar qu productos individuales van a permanecer en la existencia
final, podra ser usado para obtener efectos predeterminados en el resultado
del periodo.
Particularmente, el prrafo 25 de la NIC 2 destaca que el costo de los
inventarios, distintos de los tratados en el prrafo 23, se asignar utilizando
los mtodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio
ponderado. La entidad utilizar la misma frmula de costo para todos los

43

inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios
con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilizacin de
frmulas de costo tambin diferentes.
La frmula FIFO o PEPS, tal como se explic en lneas anteriores
asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes,
sern vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que
queden en la existencia final sern los producidos o comprados ms
recientemente. Si se utiliza el mtodo o frmula del costo promedio
ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinar a partir del
promedio ponderado del costo de los artculos similares, posedos al principio
del periodo, y del costo de los mismos artculos comprados o producidos
durante el periodo. El promedio puede calcularse peridicamente o despus
de recibir cada envo adicional, dependiendo de las circunstancias de la
entidad.
Identificacin especfica:
Segn Finney y Millar (1991), la Identificacin especifica exige que
se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artculos
con toda precisin y determinarse sus costos con exactitud.
El costo real de facturacin se utiliza en aquellas empresas comerciales
cuyo inventario no se compone de mercancas idnticas y que sean partidas
fciles de identificar y controlar.
Se caracteriza por la asignacin de una tarjeta individual que identifique
el costo de adquisicin del artculo que muestra la factura y todos aquellos
gastos y acarreos en que se incurran para su compra. Dentro de este mtodo
se pueden encontrar:
Al costo o mercado al ms bajo: El costo o mercado al ms bajo
44

aplicado en muchas empresas para la valuacin de sus inventarios, consiste

en valorar las existencias de mercancas al precio inferior del costo real de
adquisicin y el costo de mercado. De esta forma la empresa cumple con los
principios contables del conservativismo, es decir, de no anticipar beneficios
y prevenir perdidas.
Solamente valora el inventario al costo si el valor de mercado de dicho
inventario es igual o mayor que el costo en una fecha determinada, por el
contrario, si el valor de mercado es menor que el costo, se usa este valor de
mercado.
Al precio de venta o mercado: Como su nombre lo indica, este
mtodo valora las existencias, las compras y las ventas de los artculos al
precio de venta, relegando a un segundo lugar las unidades de lo artculos.
Comnmente es utilizado en aquellas empresas que manejan enormes
volmenes de artculos diversos, tales como tiendas por departamentos,
abastos y ferreteras.
Para la aplicacin de este mtodo es necesario que la empresa,
despus de comprar mercancas y registrar su costo en los libros le asigne a
cada artculo un precio de venta, por lo cual fijara un porcentaje de ganancia
bruta bien determinado, que deber ser mantenido por la empresa. A los
precios de costo se le sumaran estos porcentajes para as obtener el valor
del inventario a precio de venta.
Tiene como ventaja la estimacin de inventarios con la frecuencia
deseada y elimina el problema de la valuacin de inventario conformado por
los mismos artculos adquiridos a diferentes precios.
Beneficios que se generan en los procesos contables de la
administracin del inventario.
45

En toda empresa los inventarios es el principal factor que origina el

efectivo dentro de la organizacin. De acuerdo a Higuerey (2007)
explica que ya que el inventario es una inversin al igual
que en la administracin de cuentas por cobrar, dentro de
los objetivos de la administracin de inventario se deben
tener en cuenta dos aspectos que son: minimizar la
inversin en inventarios puestos que los recursos que no
se destinan a este fin pueden ser invertidos en otros
proyectos aceptables que de otro modo no podran
financiarse y asegurarse de que la empresa cuente con
un inventario suficiente para hacer frente a la demanda
cuando se presente y para que las operaciones de
produccin y venta funcionen sin obstculos.
Esto nos indica que la inversin en el inventario va a depender del nivel
de las ventas proyectadas, de la longitud y naturaleza tcnica del proceso de
produccin, de la durabilidad y las condiciones perecederas de los productos
finales, de la facilidad de recargar los inventarios y de las consecuencias de
carecer de algn producto.
Partiendo de lo anteriormente expuesto podemos considerar que entre
los beneficios que se originan al aplicar los procesos contables en la
administracin de inventario estn:
1. Mantener el control oportuno de las compras y ventas de bienes y
servicios.
2. Conocer en forma confiable la situacin econmica de la empresa.
3. Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios de la
empresa.
4. Permitir satisfacer las necesidades reales de la empresa.
5. Satisfacer la demanda de los clientes asegurndose de poseer un
inventario estable y suficiente.
6. Protegerse contra aument de precios y escases de materia prima.
Por otra parte; Prez (2009) explica que:

46

Los beneficios esperados al aplicar procesos contables

son: Rapidez, sencillez y estandarizacin de la
informacin contable, Automatizacin de las tareas
manuales.
Disponibilidad
de
la
informacin.
Confiabilidad, Auditoria permanente a los procesos del
negocio, Liberacin de talento en el personal del rea
contable, Agregar valor a la organizacin, Cumplir en
tiempo y forma con las obligaciones fiscales, Cambio en
el rol del contador tradicional hacia el rol de estratega,
Cambio en el rol del contador tradicional hacia un agente
de mejora continua.
Tomando en consideracin lo expuesto por el autor, el hecho de aplicar
los procesos contables podemos obtener una serie de beneficios que se
convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que
conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el
constituir una empresa determinada, es decir, el proceso contable va mas
all del proceso de creacin de registros e informes. Si los gerentes,
inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso
eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento
acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte
importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad
Bases legales
El Cdigo de Comercio (1955) regula las operaciones mercantiles y
actitos de comercio que realizan los comerciantes. En algunos de sus
artculos presenta disposiciones que, de alguna forma, pueden interpretarse
como controles bsicos o primarios que deben contemplar cualquier empresa
en Venezuela.
El artculo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante a llevar
libros de contabilidad (diario, mayor e inventario), as como los auxiliares que
47

estime necesarios para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas

las operaciones financieras que realice.
El artculo 34 del mismo cdigo, seala que todo comerciante al finalizar
de su ejercicio econmico debe elaborar su balance donde presente todos
sus bienes y obligaciones; as como el estado de ganancias y prdidas
donde se muestren los beneficios obtenidos de sus actividades. De igual
manera el artculo 36 dicta ciertas normas de orden y presentacin en cuanto
al uso adecuado de los libros de contabilidad.
As pues, existe una normativa y regulacin por parte del estado
Venezolano para que las empresas tengan un control bsico de sus
actividades y de esta forma pueden rendir cuentas de sus resultados ya sea
a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el estado
Venezolano.
Estos controles bsicos, tipificados en el cdigo de comercio tales
como: poseer un sistema contable para registrar todas las operaciones de la
empresa y elaborar estados financieros por lo menos una vez por ao, donde
se muestran los bienes, obligaciones y resultados de las operaciones de la
empresa durante su ejercicio econmico, permiten establecer las bases
fundamentales de un adecuado sistema de control interno dentro de
cualquier organizacin. Por otro lado, si se considera el supuesto de que una
empresa no tome en cuenta estos dos elementos (sistema contable y
elaboracin de estados financieros), simplemente adolecera de los
instrumentos primarios para medir su desempeo y grado de cumplimiento
de sus metas y objetivos; el resultado lgico seria su inevitable desaparicin.
La Ley de Impuesto Sobre la Renta (2001) en su artculo 82 seala la
obligacin que tienen los contribuyentes de llevar en forma ordenada y
ajustada a los principios de contabilidad generalmente aceptados, los libros y
48

registros que constituyan medios de control y comprobacin de todos sus

activos, pasivos y resultados de sus operaciones. Igualmente, seala la
obligacin de mantener los documentos que den fe o apoyen todas las
operaciones comerciales que realice la organizacin. Por lo tanto la ley
obliga, a travs de este articulo, a las empresas a incorporar elementos
bsicos de un sistema de control interno, que contribuirn tanto a
salvaguardar sus activos como lograr la exactitud y confiabilidad de sus
registros contables.
Por otra parte, la ley del Impuesto al Valor Agregado (2005) seala en
el artculo 56, la obligatoriedad que tienen los contribuyentes ordinarios de
este impuesto de llevar los libros y registros necesarios para un adecuado
control del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la referida ley,
as como en su reglamento. Siendo necesario, que el contribuyente abra en
su contabilidad cuentas especiales para el registro y control de los impuestos
correspondientes a los dbitos y crditos fiscales.
Adems, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artculos 91 hasta el 113),
establece los ajustes inicial y regular por inflacin que deben hacer los
contribuyentes sobre sus activos y pasivos no monetarios y sobre el
patrimonio, al final de su ejercicio econmico lo que obliga a las empresas a
tomar medidas de control que le permitan mantener sus inventarios de
productos en los niveles ptimos y de esa forma atenuar los efectos fiscales,
(aumento de la renta gravable) como consecuencia de la aplicacin de dicha
normativa. Por otro lado la ley.
Definicin de trminos bsicos
Toda investigacin contiene en su informe trminos, palabras y
expresiones cuyo significado probablemente requiere aclaracin para
establecerlo de manera unvoca y para beneficio de los lectores del informe.

49

Por ello es necesario elaborar una relacin alfabtica de los trminos,

palabras y/o expresiones que, a juicio del investigador, requieran aclarar su
significado, entre estos encontramos:
Proceso contable: mtodo para transformar datos contables en informes
contables que pueden ser interpretado y utilizado en los procesos de
elaboracin de decisiones. (Rosenberg. 1994).
Administracin: vocablo que se utiliza para referirse a las personas que
determinan los objetivos y las polticas de una organizacin. (Rosenberg.
1994).
Costos: valor que tienen los artculos importados, producidos, o servicios
prestados en cada actividad de comercio, industria o servicio. (Lozza. 1979).
Valuacin o valoracin: accin o efecto a travs del cual se establece el
grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o
proporcionar bienestar o deleite, generalmente mensurable en dinero. (Banco
Provincial. 1992).
Inventario: anlisis demostrativo de las existencias que componen el capital
de trabajo de un comerciante, empresa o sociedad. Para su validez se lo
registra en le Libro de Inventarios y Balances. (Lozza. 1979).
Activo: todo lo que el comerciante o sociedad poseen y deben. Forma parte
de su patrimonio, hacienda o bienes patrimoniales. (Lozza. 1979).
Beneficio: remuneracin a favor del empresario por los riesgos asumidos
por el o su establecimiento en las operaciones y direcciones de una empresa.
(Rosenberg. 1994).

50

Cuadro 1. Mapa de Variables

Objetivo General: Analizar el proceso contable en la administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Sistematizacin

Objetivos Especficos

Cmo es funcionamiento del

proceso contable en el
inventario de la empresa Casa
Alfonso, C.A., ubicada en el
municipio Valera, estado
Trujillo?

Identificar el funcionamiento
del proceso contable en el
inventario de la empresa
Casa Alfonso, C.A., ubicada
en el municipio Valera,
estado Trujillo.

Cul es el sistema de
administracin
de
los
inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo?

Describir el sistema de
administracin del inventario
que lleva la empresa Casa
Alfonso, C.A., ubicada en el
municipio Valera, estado
Trujillo.

Cules son los beneficios

que genera el proceso
contable en la administracin
de los inventarios de la
empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo?

Precisar los beneficios que

genera el proceso contable
en la administracin de los
inventarios de la empresa
Casa Alfonso, C.A., ubicada
en el municipio Valera,
estado Trujillo.

Variable

Dimensin

Funcionamiento

Proceso
contable en la
administracin
de los
inventarios

Indicadores

Ingreso de Datos
Validacin de la informacin
Emisin de informacin
Actualizacin de los registros

Sistema de
administracin de los
inventarios

Polticas de inventario
Mtodos de valoracin del inventario
Sistema de registro del inventario
Mecanismos de control

Beneficios del
proceso contable en
la administracin de
los inventarios

Registro de entrada de mercanca

Almacenamiento de la mercanca
Salida de la mercanca

Fuente: Elaboracin Propia (2010).

52

tems

1,2,3,4,5
6
7
8

9
10
11
12,13,14,15,16,17

18
19
20

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

En el siguiente captulo, se desarrolla la estructura metodolgica que

sustenta la informacin, por lo cual se establecen aspectos como el tipo y
diseo de la investigacin, poblacin, tcnicas e instrumento para la
recoleccin de datos, validez del instrumento, tcnica de procesamiento y
anlisis de la informacin.

Tipo de Investigacin
Para cumplir con los objetivos propuestos en el estudio, es importante
establecer que esta investigacin, corresponde a un estudio de caso, ya que
se circunscribe a la realidad que experimenta la empresa Casa Alfonso, C.A.,
con relacin al proceso contable y la administracin de sus inventarios. A
este respecto, el autor Mndez (2001) explica en forma somera que los
estudios de caso, conllevan una investigacin controlada y crtica, ya que se
exploran las caractersticas peculiares de una sola unidad de estudio, sin
tener otros puntos de referencia que permitan una interpretacin general de
una poblacin estndar, sino ms bien, permite levantar registros precisos
sobre las formas de conducta y comportamientos concretos de una unidad de
estudio en particular.
Al respecto, Arias (1997) opina de manera similar sobre los estudios de
caso, sealando que los mismos, permiten representar hechos y fenmenos
de un determinado mbito. En tal sentido, se logr a travs de esta
investigacin, absorber la situacin real de la empresa objeto de estudio, en
cuanto al proceso contable en la administracin de los inventarios.

53

Diseo de la investigacin
Segn los objetivos y el tipo de investigacin que se plantean, el diseo
que corresponde es el de campo, no experimental; porque en este tipo de
investigacin se observan los hechos tal y como se dan en su contexto
natural, en este caso se observ el entorno de la empresa Casa Alfonso,
C.A., ubicada en el municipio Valera del estado Trujillo, en lo que al proceso
contable en la administracin de los inventarios se refiere. Hurtado (2000:
230) seala que los estudios de campo tienen como propsito describir
un evento obteniendo los datos de fuentes vivas o directas, en su ambiente
natural, es decir, en el contexto habitual al cual ellos pertenecen, sin
introducir modificaciones de ningn tipo a dicho contexto. Por lo cual, es
propicio decir que al analizar el proceso contable en la administracin de los
inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo, los datos fueron tomado a la realidad que enfrenta da
a da este tipo de organizacin, sin intervenir en el mbito investigativo.

Poblacin
Para Selltiz (1996:78) una poblacin es el conjunto de todos los
casos que concuerdan con una serie de especificaciones. En este orden de
ideas Hernndez, et. al. (1998:265) hacen hincapi en la necesidad de
establecer claramente las caractersticas de la poblacin, a fin de delimitar
cules sern los parmetros mustrales.
En este un estudio, la poblacin queda circunscrita a la empresa Casa
Alfonso, C.A., la cual califica como una empresa comercial ubicada en el
municipio Valera del estado Trujillo. Entre los informantes, se estima
encuestar al encargado de la tienda y al contador que los asesora.

54

Tcnica e Instrumento para la recoleccin de datos

La tcnica de recoleccin de datos, segn Sabino (1992:218) es
aquella que permite al investigador seleccionar un instrumento de medicin,
aplicarlo y preparar las mediciones obtenidas para que puedan realizarse
correctamente. En tal sentido, despus de seleccionado el diseo de
investigacin y los sujetos informantes acorde con el problema de estudio, se
procede a recolectar la informacin pertinente y cercana a las categoras de
anlisis involucradas en el mismo, considerando que la seleccin de las
tcnicas e instrumentos para la bsqueda de estas evidencias, deben ser las
que garanticen un mayor grado de credibilidad; en tal sentido, se
seleccionar la encuesta como tcnica que mejor responde al objetivo que se
requiera alcanzar, ya que la misma, tal como la describe Arias (2004:29)
es una estrategia cuyo propsito es obtener informacin, conforme a ello se
entiende como un sondeo de opinin en el que se consulta directamente a
las unidades de anlisis sobre la problemtica en estudio.
Siendo la encuesta, una tcnica a aplicar, el instrumento ideal para
recolectar la informacin en esta investigacin es el cuestionario, del cual
Sabino (1992:220), seala ....se constituye en un instrumento indispensable
para llevar a cabo preguntas formalizadas, puede sin embargo, usarse
independientemente de estas. En consecuencia, la recoleccin de datos se
hizo mediante un cuestionario conformado por 20 tems de preguntas
cerradas y alternativas mltiples, las cuales sern respondidas por los
encuestados.
Por otro lado, se emplearn otros recursos para obtener informacin,
tales como textos, internet y entrevistas con el representante de la empresa
objeto de estudio, con el fin de afianzar los conocimientos tericos sobre el
tema y as lograr un mejor anlisis de la informacin que se recolectar.

55

Validez del Instrumento

Para realizar la validez, el instrumento se someter junto al cuadro de
variables y el planteamiento del problema, al correspondiente y separado
juicio de tres (03) expertos, quienes determinaron la validez de contenido; es
decir, revisaran con detenimiento cada uno de los tems y alternativas del
instrumento para precisar en que grado, stos responden a los indicadores,
dimensiones y objetivos de los cuales se originan. Estos expertos sern: Un
(01) Metodlogo, y dos (02) expertos de contenido; los mismos, determinarn
la validez del instrumento, lo que concuerda con lo expuesto por Hernndez,
et. al. (1998: 268) quienes exponen que la validez se refiere al grado en
que un instrumento de medicin mide realmente la(s) variable(s) que
pretende medir. Con el fin de expresar su criterio sobre la pertinencia,
suficiencia y claridad de los tems diseados para el instrumento, los
mencionados expertos realizaron ajustes a las preguntas e indicadores que
consideraron necesarios, y posteriormente se dio la aprobacin del mismo.

Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos

Chvez (2001: 207) describe las tcnicas de procesamiento y anlisis
de datos como los medios que utiliza el investigador para medir el
comportamiento de las variables. Para la presente investigacin, el anlisis
de datos se estableci mediante la estadstica descriptiva, lo que implica el
ordenamiento de la informacin para ser procesada y cuantificada por tems
y agrupada por variables. Por tanto, a travs de esta tcnica se registraron
los clculos, construyendo tablas con frecuencias y grficos ilustrativos que
generarn la informacin para su respectivo anlisis.

56

CAPITULO IV

PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

En este captulo, se plasma la interpretacin y el anlisis de los datos

recolectados a objeto de analizar el proceso contable en la administracin de
los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo.
Dicha informacin, se presenta en el mismo orden en que fueron
diseados los objetivos especficos, as como tambin, sus respectivas
dimensiones. En tal sentido, inicialmente se aborda los tems relacionados
con el proceso contable, luego los tems concernientes al sistema de
administracin de los inventarios, y por ltimo se aborda la dimensin
correspondiente a los beneficios del proceso contable en la administracin de
los inventarios.
Vale la pena destacar, que se aplic un (1) instrumento de un mismo
contenido, para que stos fueran respondidos por el gerente y el contador de
la empresa Casa Alfonso, C.A.; por tanto, el anlisis y la interpretacin de
cada tems, se muestra en forma comparativa, en funcin de visualizar las
respuesta obtenida de cada sujeto clave. Adems de ello, cada tem se
acompaa de una tabla que muestra en forma de frecuencia absoluta y
relativa las tendencias de las respuestas, as como tambin, en los tems que
se consider pertinente se agregaron grficos, para ilustrar mejor el anlisis
de la informacin.

57

Objetivo 1: Identificar el funcionamiento del proceso contable en el

inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera,
estado Trujillo.

Tabla 1. Utilizacin de Comprobantes Diarios

1.- Utiliza usted comprobantes diarios para registrar la informacin contable?
Gerente

Alternativas de Respuesta

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

a Si
Indique con qu periodicidad lo hace:
a1 Cada vez que se genera un movimiento
a2 Al finalizar la semana
a3 Mensualmente
a4 Nunca
b No

100%

100%

1
0
0
0
0

100%
0%
0%
0%
0%

0
0
1
0
0

0%
0%
100%
0%
0%

Totales

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 1. Utilizacin de Comprobantes Diarios
100%
90%

100%

100%

a1

80%

a2

70%
60%
50%

a3

40%
30%

a4

20%
10%
0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 1
En lo que respecta al uso de comprobantes diarios para el registro de la
informacin contable, ambos (100%) sujetos claves afirmaron utilizarlo; el
gerente, cada vez que se genera un movimiento y el contador en forma
mensual.
Segn el anlisis realizado a esta respuesta, se logra entender que
tanto el gerente como el contador, reconocen el comprobante de diario, como
un formato estndar para el registro de la informacin, lo cual resulta correcto
y acertado, pues tal como lo indica Catacora, F. (1997) los comprobantes de
58

diarios deben ser utilizados para asegurar el ingreso de los datos a un

sistema contable.

Tabla 2. Registro en los Comprobantes Diarios

2.- Al realizar el registro del comprobante diario, toma en consideracin los siguientes datos:
Gerente

Alternativas de Respuesta
a
b
c
d
e

Fecha de la operacin
Cuentas acreedoras y deudoras
Descripcin de la transaccin
Numeracin del comprobante
Otro

Casos Validados

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

1
1
1
1
0

100%
100%
100%
100%
0%

0
0
1
0
0

0%
0%
100%
0%
0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 2. Registro en los Comprobantes Diarios
100%
90%

100%

100% 100%

100%

100%

80%

a
b

70%
60%

50%
40%

30%
20%

10%
0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 2
Sobre el registro de los comprobantes diarios, el gerente respondi que
en un 100% toma en consideracin los siguientes datos: fecha de la
operacin, cuentas acreedoras o deudoras, numeracin del comprobante y
descripcin de la transaccin; alternativa sta que result comn en un
(100%) para la respuesta del contador.
La informacin generada en el Grfico 2, muestra que dentro del
proceso contable y especficamente para realizar el registro inicial de las
transacciones, ambos encuestados toman en consideracin el formato
comprobante de diario. Esto se considera acertado, dado que les permite,
por una parte al gerente obtener informacin detallada sobre la transaccin

59

(venta o compra) efectuada y por otro, al contador, obtener una descripcin

pormenorizada de la transaccin, lo cual permite a nivel contable, realizar en
forma correcta el registro de la informacin contable.

Tabla 3. Cdigos de Cuentas

3.- Realiza el registro de informacin de los inventarios a travs de cdigos de cuentas?
Gerente

Alternativas de Respuesta

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

a Si
b No

1
0

100%
0%

1
0

100%
0%

Totales

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Segn el 100% de los encuestados, el registro de la informacin del
inventario se realiza a travs de cdigos de cuentas.
Esta respuesta, indica que la empresa Casa Alfonso, C.A., utiliza como
parte del proceso contable, un plan de cuentas y a travs del mismo, asigna
cdigos a las partidas o cuentas que maneja el negocio. Esto se considera
acertado, ya que permite una mayor precisin en la clasificacin de los
movimientos y tal como lo seala Catacora, F. (1997), permite identificar las
partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la operacin
contable.

Tabla 4. Formas de Registro

4.- El registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma:
Gerente

Alternativas de Respuesta
a Manual
b Automatizada
Totales

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
1

0%
100%

0
1

0%
100%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Segn el 100% de los encuestados, en la empresa Casa Alfonso, C.A.,
el registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma
automatizada.
La respuesta generada por los encuestados, indica que el ingreso de

60

datos, se realiza a travs de un sistema automatizado, lo cual tiene ventajas,

pues tal como lo seala Catacora, F. (1997) este tipo de sistema, minimiza
los errores de transcripcin y registro de la informacin contable, ejerciendo
un mayor control sobre el asiento de la informacin.

Tabla 5. Software para el Registro de Comprobantes Diarios

5.- Qu programa utiliza para realizar el registro del comprobante diario?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a
b
c
d

Galac
Saint
Profit
Otro: Excel

Totales

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
1
0
0

0%
100%
0%
0%

0
0
0
1

0%
0%
0%
100%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 3. Software para el Registro de Comprobantes Diarios
100%

100%

100%

90%

80%

70%
60%
50%

40%
30%

20%
10%
0%

0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 5
Al preguntar sobre el programa utilizado para realizar el registro del
comprobante de diario, el gerente respondi en un 100% utilizar el sistema
automatizado Saint, mientras que el contador, seal en un 100% utilizar el
programa Excel.
Al analizar dichas respuestas e intercambiar informacin con los
encuestados, se logr precisar que el sistema de registro utilizado por la
empresa Casa Alfonso, C.A., es el Saint y que el mismo permite generar
reportes para el anlisis contable que realiza el contador pblico, no

61

obstante, ste, acompaa la generacin de informacin, por cuadros

diseados en Excel, para complementar la informacin contable; lo que
indica que dicho sistema, aun cuando tiene la ventaja de ser automatizado,
no satisface los requerimientos del sistema contable ideal para esta
empresa, por lo cual, el contador, debe agregar mediante el programa Excel,
informacin relacionada con el inventario, que ste considera importante,
particularmente para la toma de decisiones.

Tabla 6. Validacin de la Informacin

6.- Verifica que los datos ingresados cumplan con los siguientes parmetros para el control desde
el punto de vista de la consistencia de la informacin?
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
a
b
c
d

Totales iguales
Controles para evitar la duplicidad de datos
Fecha acorde a la ejecucin de las operaciones
Otro

Totales

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
0
1
0

0%
0%
100%
0%

0
0
1
0

0%
0%
100%
0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

En cuanto a la validacin de la informacin, el 100% de los encuestados
seal que entre los parmetros que verifican para asegurar la consistencia
de la informacin, se encuentra la fecha acorde a la ejecucin de las
operaciones.
Segn la respuesta obtenida, un parmetro relevante para el gerente y
el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A., para asegurar la consistencia
de la informacin es el registro de la fecha, segn se den las transacciones,
lo cual se considera correcto, ms no suficiente, ya que obvian otros
aspectos, tales como la verificacin de los totales y los controles para evitar
la duplicidad de la informacin; lo cuales, son importantes, pues tal como lo
indica Catacora, F. (1997) stos en conjunto permiten asegurar que no fallan
los controles sobre la integridad de los datos.

62

Tabla 7. Emisin de Informacin

7.- Qu tipo de reportes genera el sistema contable para emitir informacin del inventario?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a
b
c
d
e
f
g

Listado de cuentas
Resumen de comprobantes
Libros contables
Existencias
Mnimos y mximos
Estados Financieros
Otro

Casos Validados

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

1
0
0
1
1
0
0

100%
0%
0%
100%
100%
0%
0%

0
0
0
1
0
0
0

0%
0%
0%
100%
0%
0%
0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 4. Emisin de Informacin
100%
90%

100%

100% 100%

100%

a
b

80%
70%

60%

50%
40%

30%

20%

10%
0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 7
Segn el gerente, entre los reportes generados por el sistema contable
de la empresa Casa Alfonso, C.A., se emiten en un 100% el listado de
cuentas, la existencia y los mnimos y mximos. El contador, genera en un
100% el reporte que indique las existencias.
Tal como fue explicado por cada uno de los encuestados durante la
encuesta, el gerente requiere la generacin de ms reportes, en virtud de
que la empresa objeto de estudio, maneja un inventario elevado de
mercanca, por tanto, la generacin de reportes que le indiquen las cuentas
por cobrar y las cuentas por pagar, adems del movimiento del almacn
(mximos y mnimos) y la existencia, le permiten conocer, tal como lo seala
Gmez, F. (2002), el funcionamiento de la empresa, adems de acertar en la
toma de decisiones financieras y gerenciales. Por su parte, el contador, se
63

concentra en los reportes relacionados con la existencia, esto para efectos

de mantener el registro de los inventarios actualizado y generar informacin
certera a la gerencia.
Tabla 8. Actualizacin de los Registros
8.- Actualiza la informacin o los registros contables?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a
b
c
d

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

1
0
0
0

100%
0%
0%
0%

0
1
0
0

0%
100%
0%
0%

100%

100%

Siempre
Casi siempre
Algunas veces
Nunca

Totales

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 5. Actualizacin de los Registros
100%
90%

100%

100%

80%

70%
60%
50%

40%
30%

20%
10%
0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 8
En lo que respecta a los registros contables, el gerente respondi en un
100% que siempre los mantiene actualizados, mientras que el contador,
respondi en un 100% realizar la actualizacin casi siempre.
Esto se debe a que es en la tienda, justo al momento de realizarse la
compra o la venta, en que se realiza el registro en el comprobante diario, lo
que permite realimentar el sistema contable de forma permanente; siendo
slo una vez al mes, cuando le corresponde al contador, realizar los
chequeos de los registros contables, y de haber ocurrido cualquier falla en
dicho registro, este procede a actualizarlo, lo cual, segn la opinin del
propios contador ocurre con muy poca frecuencia.

64

Objetivo 2: Describir el sistema de administracin del inventario que lleva la

empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Tabla 9. Polticas de Inventario
9.- Cul(es) de las siguientes polticas es utilizada para el manejo del inventario?
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
Los inventarios deben mantenerse elevados para hacer
frente a las exigencias del mercado
b Minimizar los costos de las compras
c Mantener mnimos y mximos en el inventario
d Registrar diariamente las entradas y salidas del inventario
e Otro
f No se aplica ninguna poltica
Totales
a

0%

0%

0
0
1
0
0
1

0%
0%
100%
0%
0%
100%

0
1
0
0
0
1

0%
100%
0%
0%
0%
100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 6. Polticas de Inventario
100%

100%

90%

100%

a
b

80%
70%

60%

50%
40%

30%
20%

10%
0%

0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 9
Para el gerente de Casa Alfonso, C.A., entre las polticas de inventario
resalta en un 100% registrar diariamente las entradas y salidas del
inventario, mientras que para el contador de la empresa, prevalece como
poltica, el mantenimiento de los mximos y mnimos en el inventario.
Al analizar las respuestas obtenidas, se puede inferir que las mismas se
complementan, pues al registrar diariamente las entradas y salidas del
inventario, los reportes generados por el sistema, permitirn visualizar con
exactitud el movimiento de la mercanca y por tanto, controlar los mnimos y
mximos en el almacn. Asi pues, ambos criterios, concuerdan con el de

65

Buffa, E. (1995) el cual seala que la administracin del inventario se refiere

a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener
(entradas y salidas), la cantidad de unidades que se deber ordenar cada
vez (mnimos y mximos), entre otros.

Tabla 10. Mtodos de Valoracin del Inventario

10.- Cul de los siguientes mtodos de valoracin del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso,
C.A.? y explique porqu:
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
a PEPS (Primero en entrar, primero en salir)
b UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir)

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
0

0%
0%

0
0

0%
0%

Promedio Mvil (Clculo de los costos unitarios, cada vez

que se realiza una entrada de mercanca)

100%

100%

Promedio Simple (Hallar la media aritmtica de los costos

unitarios y calcular a ese costo todas las salidas)

0%

0%

Identificacin especfica (Registros para identificar

artculos con toda precisin y determinar sus costos)

0%

0%

Otro

Totales

los

0%

0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Segn el 100% de los encuestados, el mtodo de valoracin del
inventario utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A., es el Promedio Mvil.
Al indagar sobre el por qu dicho mtodo es aplicado en la empresa, la
respuesta unnime fue ste les permite, obtener los costos unitarios, cada
vez que se realiza la compra de mercanca; lo cual indica que la empresa
objeto de estudio, determina con rapidez sus costos; aunque tal como lo
seala Redondo A. (2002) este mtodo, tambin tiene sus fallas, en el
sentido de que al hacerse una venta debe suponerse que la misma tiene una
parte de mercanca correspondiente a cada compra anterior.

66

Tabla 11. Sistema de Registro del Inventario

11.- Cul de los siguientes sistemas de registro del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso,
C.A.?
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

a Peridico (Registro del inventario cada determinado tiempo)

0%

0%

b Continuo (Registro del inventario en forma permanente)

100%

100%

100%

100%

Totales

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Sobre el sistema de registro del inventario, 100% de los encuestados
sealaron que la empresa Casa Alfonso, C.A., mantiene un sistema de
registro del inventario contino.
Esta respuesta, complementa la anterior, pues por lo general, al utilizar
un mtodo de valoracin del inventario, como el promedio mvil, es comn
utilizar un sistema de inventario continuo, ya que el mismo les permite, tal
como lo seala Redondo A. (2002), realizar el registro permanente del
inventario, lo cual se ha vuelto prctica comn en la mayora de las
empresas, ya que les permite, obtener informacin permanente sobre la
existencia de mercanca, el costo de las ventas y la utilidad (o perdida bruta),
luego de cada venta de mercanca.

Tabla 12. Formatos Manejados

12.- Cul(es) de los siguientes formatos maneja Casa Alfonso, C.A.?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a
b
c
d

Requisiciones de materiales
rdenes de compra
rdenes de pago
Todos los anteriores

Casos Validados

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
0
0
1

0%
0%
0%
100%

0
0
0
1

0%
0%
0%
100%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

67

Contador

Frecuencia

Grfico 7. Formatos Manejados

100%

100%

90%
80%

70%
60%
50%

40%
30%

20%
10%
0%

0%

Gerente

0%

Contador
0%

0%

Fuente: Tabla 12
Segn el 100% de los encuestados, los formatos manejados por la
empresa Casa Alfonso, C.A., son los siguientes: requisiciones de mercanca,
rdenes de compra y rdenes de pago.
Por las respuestas obtenidas, se entiende que entre los mecanismos de
control manejados por la empresa objeto de estudio, se encuentra la
utilizacin de formatos, que segn lo explicado, permiten mantener vigilancia
permanente sobre los inventarios, ya que los mismos generan informacin al
sistema contable sobre la existencia de mercanca, al saber que se compra y
que se vende.

Tabla 13. Mecanismos de Control

13.- Al recibir mercanca, aplica los siguientes mecanismos de control:
Gerente

Alternativas de Respuesta

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

Verifica que la cantidad y la calidad de la mercanca recibida

a
sea igual a la del pedido
b Separa la mercanca daada o defectuosa
c Elabora un informe de recepcin para la gerencia

100%

0%

1
1

100%
100%

0
0

0%
0%

d Transfiere oportunamente la mercanca recibida al almacn

100%

0%

e Reporta las fallas de inventario

100%

100%

100%

100%

Casos Validados

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

68

Grfico 8. Mecanismos de Control

100%
90%

100%

100%

100%

100%

100%

80%

70%
60%

50%
40%

30%
20%

10%
0%

Gerente

Contador

0%

Fuente: Tabla 13
Segn el gerente de Casa Alfonso, C.A., entre los mecanismos de
control aplicados se encuentran aplicados en un 100%: verificacin de la
cantidad y calidad de la mercanca recibida, separacin de la mercanca
defectuosa, generacin de informes, transferencia de mercancas y reportes
de fallo. Por su parte, el contador, se concentra en un 100% en reportar las
fallas del inventario.
Tal como se entiende, la empresa Casa Alfonso, C.A., mantiene un
control estricto sobre el movimiento de los inventarios, lo cual se considera
acertado, pues segn la opinin de Everett, A. y Ronald, E. (1991), el control
interno de inventario es la tcnica que permite mantener la existencia de los
productos a niveles deseados. Por su parte, se considera acertado que el
contador, se concentre en realizar el registro de los fallos, pues al generar
informacin sobre los inventarios, sta estar acorde a la realidad y les
permitir una mejor toma de decisiones a la gerencia.

69

Tabla 14. Informe sobre Recepcin de Mercanca

14.- Al recibir la mercanca, informa directamente al departamento de contabilidad sobre el importe
de lo recibido y almacenado para su procesamiento?
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
a
b
c
d

Siempre
Casi siempre
Algunas veces
Nunca

Totales

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
1
0
0

0%
100%
0%
0%

0
1
0
0

0%
100%
0%
0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 9. Informe sobre Recepcin de Mercanca
100%

90%
80%

70%
60%
50%

40%
30%

20%
10%
0%

0%

Gerente

0%

Contador

0%

Fuente: Tabla 14
Al indagar sobre los informes de recepcin de mercanca, el 100% de
los encuestados coincidi en afirmar que casi siempre generan informacin a
contabilidad sobre el importe recibido y el almacenamiento.
De manera general, se entiende que el gerente registra y genera
informacin de forma permanente, no obstante, los reportes sobre los
importes recibidos y el almacenamiento de la mercanca, no siempre se
realiza en forma inmediata, dado que el contador es externo, por tanto,
dichos reportes son realizados al momento en que ste se presenta en la
empresa, o en su defecto, es enviada, en un lapso no mayor de tres (3) das,
con el fin de que este realice el registro en el sistema contable.

70

Tabla 15. Verificacin sobre Almacenamiento de la Mercanca

15.- Como parte de los mecanismosde control aplicadosal momentode almacenarla mercanca,se
verifica lo siguiente:
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
Que las entradasy salidas del almacnestn bien cerradasy
protegidas
b Se establece acceso restringido al rea del almacn
Mantienen instalados en el almacn dispositivos de
c
seguridad
Contratan plizas de seguro para minimizar las
d
consecuencias de un siniestro
e Otro
Casos Validados
a

0%

100%

0%

0%

100%

0%

100%

0%

0
1

0%
100%

0
1

0%
100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Grfico 10. Verificacin sobre Almacenamiento de la Mercanca
100%
90%

100%

100%

100%

80%

70%
60%

50%
40%

30%
20%

10%
0%

Gerente

Contador

Fuente: Tabla 15
Sobre el almacenamiento de la mercanca, el gerente confirm que en
un 100% verifica que los dispositivos de seguridad este instalados y
funcionen, as como tambin, que las plizas de seguro sean contratadas.
Por su parte, el contador, se concentra 100% en sugerir como medida de
control que las entradas y salidas de los almacenes sean seguras.
Todos los mecanismos de control aplicados tanto por el gerente como
por el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A., se consideran acertados,
pues tal como lo sealan Arens, A. y Loebbecke. J. (1996), los sistemas de
control interno del inventario pueden estar conformados por una totalidad de
medidas administrativas y contables que estn relacionadas con los distintos
71

ciclos operacionales que ocurren dentro de una organizacin.

Tabla 16. Verificacin sobre Salida de la Mercanca
16.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a la mercanca, se
verifica lo siguiente:
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
Que la requisicin
a
autorizada
b

de la mercanca

Que se realice el registro contable

existencia fsica

est

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0%

0%

100%

100%

0%

0%

debidamente

de la rebaja de la

Que sea debidamente distribuida la requisicin de salida a

c los diferentes departamentos para realizar la rebaja de la
mercanca del inventario
d Otro
Totales

0%

0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Entre los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a
la mercanca, el 100% de los encuestados, seal que verifican que se
realice el registro contable de la rebaja de la existencia fsica.
Aspecto que se considera acertado, por cuanto Arens, A. y Loebbecke.
J. (1996) hacen referencia al control fsico de los inventarios, es decir, a que
se establezcan los controles necesarios, como el registro de las rebajas de la
existencia fsica, para mantener informacin exacta y actualizada sobre el
inventario, lo que indica una sana administracin del mismo.

Tabla 17. Control del Registro de los Inventarios

17.- De qu manera lleva el control del registro de los inventarios?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a
b
c
d

A travs de kardex
En formatos manuales
Mediante el registro automatizado de las compras y ventas
Otro

Totales

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0
0
1
0

0%
0%
100%
0%

0
0
1
0

0%
0%
100%
0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

72

Contador

Frecuencia

Grfico 11. Control del Registro de los Inventarios

100%

100%

90%
80%

70%
60%
50%

40%
30%
20%

10%
0%

0%

0%
Gerente

0%

Contador

Fuente: Tabla 17
En lo que respecta al control del registro de los inventarios, 100% de los
encuestados indic que ste se lleva a travs del registro automatizado de
las compras y las ventas.
Como se explic en tems anteriores, el llevar un sistema de registro
automatizado minimiza las posibilidades de error, as como tambin permite
la generacin de informacin oportuna y veraz, en tal sentido, llevar

el

registro automatizado de las compras y las ventas, evidentemente ofrece un

mayor control de los inventarios.

Objetivo 3: Precisar los beneficios que genera la aplicacin del proceso

contable en la administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso,
C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Tabla 18. Registro de Entrada de la Informacin
18.- Considera que el proceso contable que realiza para registrar la entrada de mercanca lo beneficia
porque:
Gerente
Contador
Alternativas de Respuesta
a Asegura la integridad de los datos
Permite establecer controles que minimicen los errores al
b
momento de registrar la entrada de la mercanca comprada
c Permite la actualizacin fcil y rpida de la informacin
d Todas las anteriores
Casos Validados

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

0%

0%

0%

0%

0
1

0%
100%

0
1

0%
100%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

73

Grfico 12. Registro de Entrada de Mercanca

100%

90%
80%

70%
60%
50%

40%
30%

20%
10%
0%

0%

0%
Gerente

0%

0%

0%
Contador

Fuente: Tabla 18
Sobre el registro de entrada de mercanca, 100% de los encuestados
seal que el proceso contable que realiza le permite: asegurar la integridad
de los datos, establecer controles que minimicen los errores y generacin de
informacin rpida y actualizada.
Tal como lo muestran los resultados obtenidos, la empresa Casa
Alfonso, C.A., obtiene beneficios del proceso contable en la administracin
de los inventarios, tales como los sealados anteriormente, lo que se
considera positivo, pues tal como lo seala Everett, A. y Ronald, E. (1991) el
control del inventario es uno de los aspectos ms relevantes dentro de la
administracin de inventarios y si stos se aplican con regularidad, los
resultados son ventajosos para las empresas.

74

Tabla 19. Almacenamiento de la Mercanca

19.- Qu beneficios brinda el proceso contable en la fase de almacenamiento de la mercanca?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a Permite que el conteo fsico de la mercanca sea ms exacto
b

Permite el ordenamiento
caractersticas

Permite
establecer
responsabilidades

de la mercanca
controles

para

por

tipo

establecer

d Asegura la creacin de cuentas control

e Otro
Totales

Contador

Frecuencia

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

100%

100%

0%

0%

0%

0%

0
0

0%
0%

0
0

0%
0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

Sobre la fase de almacenamiento de la mercanca, el 100% de los
encuestados indic que entre los beneficios que brinda el proceso contable
all, se encuentra que el conteo fsico de la mercanca sea ms exacto.
Se logra entender, que la custodia fsica de la mercanca, la adecuada
aprobacin y supervisin de las entradas y salidas de la misma, generan
confiabilidad en el registro de la informacin contable y por tanto, produce
beneficios palpables en los datos que para la toma de decisiones de all se
generan.

Tabla 20. Salida de la Mercanca

20.- Qu beneficios brinda el proceso contable en cuanto a la salida de la mercanca?
Gerente

Alternativas de Respuesta
a La generacin de reportes diarios y actualizados
Permite obtener informacin sobre la mercanca recibida y
b
almacenada
c

Proporciona elementos para verificar el tiempo y movimiento

de la mercanca

d Otro
Casos Validados

Porcentaje

Frecuencia

Porcentaje

100%

100%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

100%

100%

Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigacin

75

Contador

Frecuencia

Grfico 13. Salida de la Mercanca

100%
90%

100%

100%

80%

70%
60%
50%

40%
30%

20%
10%
0%

0%
Gerente

0%
Contador

Fuente: Tabla 20

Segn el 100% de los encuestados, los beneficios que brinda el

proceso contable en cuanto a la salida de mercanca, tienen que ver con la
generacin de reportes diarios y actualizados.
stos, segn la opinin de los encuestados permiten generar
informacin sobre el movimiento del inventario para reabastecerlo y as, tal
como lo explica Gmez, F. (2002), la empresa logra satisfacer la demanda de
los clientes asegurndose de poseer un inventario estable y suficiente.

76

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Al analizar el proceso contable en la administracin de los inventarios

de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo, se obtuvieron los siguientes resultados:

Conclusiones:

En lo que respecta al primer objetivo, el proceso contable en la empresa

Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, se
caracteriza por los siguientes aspectos: el ingreso de datos, se realiza a
travs de comprobantes de diarios para registrar la informacin contable y
estos se emiten cada vez que se genera un movimiento en la empresa y se
registran contablemente de manera mensual. Durante dicho registro, se
toman en consideracin la fecha de operacin, las cuentas acreedoras y
deudoras, la descripcin de la transaccin, lo cual es objetivo comn para la
gerencia y el contador, as como tambin, la numeracin de los
comprobantes emitidos.
Otra caracterstica relevante es que el registro de informacin de los
inventarios se realiza a travs de cdigos de cuentas, lo cual les permite
identificar las partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la
operacin contable. Igualmente, el sistema de registro de los comprobantes
es automatizado, lo que les provee ventajas en tiempo y minimizacin de
errores manuales. El software utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A.,
es el Saint, adems de ello, el contador utiliza el Excel, para complementar

77

algunos reportes y generar formatos propios para el registro de la

informacin contable de la empresa, lo que indica que existe una debilidad en
el alcance del mismo.
No obstante a ello, el sistema automatizado, les permite verificar la
consistencia de la informacin mediante el registro de la fecha en que
ocurren las transacciones, lo cual se considera correcto, ms no suficiente,
ya que obvian otros aspectos, tales como la verificacin de los totales y los
controles para evitar la duplicidad de la informacin.
En cuanto a la emisin de informacin, en la empresa objeto de estudio,
se generan listado de cuentas, listado de existencias y reportes de mximos
y mnimos, lo cual, ha contribuido a mejorar, el funcionamiento de la
empresa, pues les permite mantener el registro de los inventarios actualizado
y generar informacin certera a la gerencia.
En lo referente al segundo objetivo, se pudo describir en el sistema de
administracin de los inventarios que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, lo siguiente: All, se
mantienen polticas de inventario, entre ellas, el registro diario de entradas y
salidas del inventario, lo que les permite visualizar con exactitud el
movimiento de la mercanca y por tanto, controlar los mnimos y mximos en
el almacn.
El mtodo de valoracin aplicado es el promedio mvil, ya que ste, les
permite obtener los costos unitarios, cada vez que se realiza la compra de
mercanca; lo cual indica que la empresa objeto de estudio, determina con
rapidez sus costos. En cuanto al sistema de registro del inventario, el mismo
es acorde al mtodo de valoracin, pues ste es contino, lo que indica que
realizan el registro permanente del inventario.
Entre los formatos manejados por la empresa, se encuentran:
requisiciones de mercanca, rdenes de compra y rdenes de pago; los
cuales les permiten mantener vigilancia permanente sobre los inventarios.
Tambin, entre los mecanismos de control, se logran describir: la verificacin

78

de la cantidad y calidad de la mercanca recibida, separacin de la mercanca

defectuosa, generacin de informes, transferencia de mercancas y reportes
de fallo. Por su parte, el informe sobre recepcin de mercanca, permite el
registro y generacin de informacin de forma permanente, no obstante, los
reportes sobre los importes recibidos y el almacenamiento de la mercanca,
no siempre se realiza en forma inmediata, dado que el contador es externo,
por tanto, dichos reportes son realizados al momento en que ste se
presenta en la empresa, o en su defecto, es enviada, en un lapso no mayor
de tres (3) das, con el fin de que este realice el registro en el sistema
contable.
Como parte de los mecanismos de control aplicados para almacenar la
mercanca, se logran describir: los dispositivos de seguridad y las plizas de
seguro. Por su parte, el contador, se concentra en sugerir como medida de
control que las entradas y salidas de los almacenes sean seguras. La
verificacin sobre salida de la mercanca, se realiza a travs del registro
contable de la rebaja de la existencia.
El Control del registro de los Inventarios, es automatizado, lo cual
minimiza las posibilidades de error, as como tambin permite la generacin
de informacin oportuna y veraz, en tal sentido, llevar

el registro

automatizado de las compras y las ventas, evidentemente ofrece un mayor

control de los inventarios.
En el tercer objetivo, se logro precisar los beneficios que genera la
aplicacin del proceso contable en la administracin de los inventarios de la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo,
entre ellos: el registro de entrada de la informacin, durante el proceso
contable permite asegurar la integridad de los datos, establecer controles que
minimicen los errores y generacin de informacin rpida y actualizada.
Sobre la fase de almacenamiento de la mercanca, los beneficios que brinda
el proceso contable, se concentran en que el conteo fsico de la mercanca
sea ms exacto; y los beneficios que brinda el proceso contable en cuanto a

79

la salida de mercanca, tienen que ver con la generacin de reportes diarios y

actualizados.
Como conclusin general se obtuvo, al analizar el proceso contable en
la administracin de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo que el proceso contable es
optimo, al igual que el sistema de administracin llevado por la empresa, lo
cual les permite obtener beneficios, particularmente en lo que respecta al
registro, almacenamiento y salida de informacin para la toma de decisiones.
Su mayor debilidad se encuentra en el sistema automatizado actualmente
utilizado.

Recomendaciones:
Deben realizar un anlisis detallado sobre los requerimientos y
necesidades de la empresa y el alcance del sistema Saint.
Ampliar el nmero de reportes para generar una visin ms extensa
del comportamiento de los inventarios.
Las polticas de inventario deben ser ms mayores.
Incrementar los mecanismos de control de los inventarios.

80

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Dcima segunda Edicin. McGraw-Hill Interamericana Editores. Bogot.
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84

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
TRUJILLO

Trujillo, _____ de ______________ de 2010.

Cordiales saludos

A continuacin se presenta un cuestionario conformado por una serie

de tems, los cuales se les pide, contesten con la mayor sinceridad posible a
fin de obtener datos verdaderos para la realizacin del trabajo de
investigacin titulado: PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIN
DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A., MUNICIPIO
VALERA EDO. TRUJILLO, el cual es un requisito indispensable para optar
al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica de la Universidad de Los
Andes, Ncleo Rafael Rangel.

Agradeciendo su segura colaboracin, me suscribo.

Atentamente,

Br. Audry Aldana

C.I. N 17.393.178

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NCLEO RAFAEL RANGEL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
TRUJILLO
CUESTIONARIO
Dirigido al encargado y contador de la empresa CASA ALFONSO, C.A.

Instrucciones: lea detenidamente cada una de las preguntas y luego marque con
una equis (X) la opcin de acuerdo a su criterio; en caso de que no entienda alguna
pregunta, consulte a la investigadora. La informacin que suministre, es confidencial
y annima.

1.- Utiliza usted comprobantes diarios para registrar la informacin del inventario?
a.- __ Si
b.- __ No
Si su respuesta es afirmativa, indique con qu periodicidad lo hace; si no pase al tem 3.
a.- __ Cada vez que se genera un movimiento
b.- __ Al finalizar la semana
c.- __ Mensualmente
d.- __ Nunca
2.- Al realizar el registro del inventario en el comprobante diario, toma en consideracin los
siguientes datos:
a.- __ Fecha de la operacin
b.- __ Cuentas acreedoras y deudoras
c.- __ Descripcin de la transaccin
d.- __ Numeracin del comprobante
e.- __ Otro. Indique: _________________________________________________
3.- Realiza el registro de informacin de los inventarios a travs de cdigos de cuentas?
a.- __ Si
b.- __ No. Explique por qu: ___________________________________________
4.- El registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma:
a.- __ Manual
b.- __ Automatizada
Si su respuesta corresponde a la opcin a por favor, responda a partir del tem 6.

5.- Qu programa utiliza para realizar el registro de los comprobantes diarios del inventario?:
a.- __ Galac
b.- __ Saint
c.- __ Profit
d.- __ Otro. Indique cul: _________________________________________________
6.- Verifica que los datos ingresados cumplan con los siguientes parmetros para el control
desde el punto de vista de la consistencia de la informacin?
a.- __ Totales iguales
b.- __ Controles para evitar la duplicidad de datos
c.- __ Fecha acorde a la ejecucin de las operaciones
d.- __ Otro. Indique: __________________________________________________________
7.- Qu tipo de reportes genera el sistema contable para emitir informacin del inventario?
a.- __ Listado de cuentas
b.- __ Resumen de comprobantes
c.- __ Libros contables
d.- __ Existencias
e.- __ Mnimos y mximos
f .- __ Estados Financieros
g.- __ Otro. Indique: _________________________________________________
8.- Actualiza la informacin o los registros contables?:
a.- __ Siempre
b.- __ Casi siempre
c.- __ Algunas veces
d.- __ Nunca
9.- Cul (es) de las siguientes polticas es utilizada para el manejo del inventario?
a.- __ Los inventarios deben mantenerse elevados para hacer frente a las exigencias
del mercado.
b.- __ Minimizar los costos de mantenimiento del inventario
c.- __ Mantener mnimos y mximos en el inventario
d.- __ Registrar diariamente las entradas y salidas del inventario
e.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________
f.- __ No se aplica ninguna poltica

10.- Cul de los siguientes mtodos de valoracin del inventario utiliza la empresa Casa
Alfonso, C.A.?
a.- __ PEPS (Primero en entrar, primero en salir)
b.- __ UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir)
c.- __ Promedio Mvil (Clculo de los costos unitarios, cada vez que se realiza una entrada de mercanca)
d.- __ Promedio Simple (Hallar la media aritmtica de los costos unitarios y calcular a ese costo todas las salidas)
e.- __ Identificacin especfica (Registros para identificar los artculos con toda precisin y determinar sus costos)
f.- __ Otro. Indique: ________________________________________________________
11.- Cul de los siguientes sistemas de registro del inventario utiliza la empresa Casa
Alfonso, C.A.?:
a.- __ Peridico (Registro del inventario cada determinado tiempo)
b.- __ Continuo (Registro del inventario en forma permanente)
12.- Cul(es) de los siguientes formatos maneja Casa Alfonso, C.A. :
a.- __ Requisiciones de materiales
b.- __ rdenes de compra
c.- __ rdenes de pago
d.- __ Todos los anteriores
e.- __ Ninguno de los anteriores
f.- __ Otro. Cules? ______________________________________________________
13.- Al recibir mercanca, aplica los siguientes mecanismos de control:
a.- __ Verifica que la cantidad y la calidad de la mercanca recibida sea igual a la del pedido.
b.- __ Separa la mercanca daada o defectuosa.
c.- __ Elabora un informe de recepcin para la gerencia.
d.- __ Transfiere oportunamente la mercanca recibida al almacn
e.- __ Reporta las fallas de inventario
14.- Al recibir la mercanca, informa directamente al departamento de contabilidad sobre el
importe de lo recibido y almacenado para su procesamiento?
a.- __ Siempre
b.- __ Casi siempre
c.- __ Algunas veces
d.- __ Nunca
15.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de almacenar la
mercanca, se verifica lo siguiente:
a.- __ Que las entradas y salidas del almacn estn bien cerradas y protegidas
b.- __ Se establece acceso restringido al rea del almacn
c.- __ Mantienen instalados en el almacn dispositivos de seguridad
d.- __ Contratan plizas de seguro para minimizar los riesgos de un siniestro.
e.- __ Otro. Indique: _______________________________________________________

16.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a la
mercanca, se verifica lo siguiente:
a.- __ Que la requisicin de la mercanca est debidamente autorizada
b.- __ Que se realice el registro contable de la rebaja de la existencia fsica
c.- __ Que sea debidamente distribuida la requisicin de salida a los diferentes
departamentos para realizar la rebaja de la mercanca del inventario
d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________
17.- De qu manera lleva el control del registro de los inventarios?
a.- __ A travs de kardex
b.- __ En formatos manuales
c.- __ Mediante el registro automatizado de las compras y ventas
d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________
18.- Considera que el proceso contable que realiza para registrar la entrada de mercanca lo
beneficia porque:
a.- __ Asegura la integridad de los datos
b.- __ Permite establecer controles que minimicen los errores al momento de registrar la
entrada de la mercanca comprada.
c.- __ Permite la actualizacin fcil y rpida de la informacin
d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________
19.- Qu beneficios brinda el proceso contable en la fase de almacenamiento de la
mercanca?:
a.- __ Permite que el conteo fsico de la mercanca sea ms exacto
b.- __ Permite el ordenamiento de la mercanca por tipo o caractersticas
c.- __ Permite establecer controles para establecer responsabilidades
d.- __ Asegura la creacin de cuentas control
e.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________
20.- Qu beneficios brinda el proceso contable en cuanto a la salida de la mercanca?:
a.- __ La generacin de reportes diarios y actualizados
b.- __ Permite obtener informacin sobre la mercanca recibida y almacenada
c.- __ Proporciona elementos para verificar el tiempo y movimiento de la mercanca
d.- __ Otro. Indique: __________________________________________________________

Fin del cuestionario Muchas gracias.