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LA FICHE DE POSTE

LES OUTILS DE GESTION DU PERSONNEL

Service Conseil et dveloppement 20/07/2015


Village des Collectivits Territoriales - 1 avenue de Tiz - CS 13600 - 35236 THORIGN-FOUILLARD CEDEX

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Table des matires


PRESENTATION DE LA FICHE DE POSTE ............................................................. 3
POURQUOI UNE FICHE DE POSTE ? ..................................................................... 3
FICHE DE POSTE : MODE DEMPLOI .................................................................... 3
UN MODELE DE FICHE DE POSTE ...................................................................... 5
UNE DEMARCHE DACTUALISATION DE LA FICHE DE POSTE ..................................... 7
Cas 1 : vous navez pas mis en place de fiches de postes.......................................... 7
Cas 2 : vous disposez de fiches de poste ............................................................. 8
ANNEXE : UNE FICHE DAUTO-DESCRIPTION DE POSTE........................................... 9
Pourquoi cet outil ? ...................................................................................... 9

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PRESENTATION DE LA FICHE DE POSTE


POURQUOI UNE FICHE DE POSTE ?
La fiche de poste outil : un outil de base de gestion du personnel
La fiche de poste est loutil de base de lorganisation dune collectivit. Alors que lorganigramme permet une
vision globale, la fiche de poste fournit une vision du terrain . Elle est un outil volutif qui doit suivre les
changements du service. Elle formalise les activits attendues dun agent par son responsable pour une anne.

Elle est un outil de coordination du travail


Elle peut galement tre considre comme un outil de coordination du travail en prcisant au sein dun mme
service, les activits prcises de chacun.
Il sera donc ncessaire que chacun connaisse sa fiche de poste et o ce poste se positionne dans
lorganigramme.
Cette fiche aura donc pour but de recenser les nouvelles activits du poste, celles supprimer, les nouvelles
responsabilits investir. Elle prcisera ses nouvelles liaisons fonctionnelles, le nouveau type de matriel
mettre disposition, lenvironnement professionnel adapter, comme par exemple lamnagement de
lespace du travail pour limiter les risques professionnels des activits du poste.

Elle fixe lactivit du poste tout en autorisant un espace de libert


Chacun attend la dfinition de son pr carr , de son domaine dactivit, de son espace de libert pour agir.
A cette fin, lorganisation du poste doit tre clairement identifie sans toutefois tomber dans un carcan
interdisant toute volution. Les volutions et adaptations seront dautant plus faciles mettre en uvre que
la pratique des bilans dactivits se gnralisera.
Pour le nouvel agent recrut, la fiche de poste favorise son intgration dans un temps plus court par le cadre
dintervention quelle fixe, par les liens fonctionnels quelle prcise.

Elle slabore dans le cadre de relations hirarchiques de confiance


La fiche de poste est un outil qui slabore dans le cadre de relations hirarchiques, entre un responsable de
service et son collaborateur. Lentretien dapprciation annuel est le temps central de discussion des volutions
du poste souhait par lagent. Les changements programms par le responsable pour atteindre les objectifs du
service sont galement prsents lagent. Cette dmarche suppose ltablissement pralable de relations de
confiance et une relative franchise dans les changes. La fiche de poste est le rsultat dun accord pour lanne
venir partir des capacits, comptences, motivation de lagent et volution du service.

Dans certains cas, sa mise jour peut tre pluriannuelle


Elle devra tre ractualise plus frquemment dans les phases de rorganisation. Cette mise jour
pluriannuelle pourra galement tre ncessaire sous la pression dun dveloppement important de certaines
prestations dun service, par la dynamisation imprvue des environnements externes (changements de
rglementation, de normes, de types dquipements). La ractualisation sera utile aussi lors du recrutement
de nouveaux agents et notamment pour accompagner les tapes du suivi de stage avant titularisation.

FICHE DE POSTE : MODE DEMPLOI


La fiche de poste comporte plusieurs rubriques. Cest lensemble des renseignements regroups dans cet outil
qui permettront de raliser une vritable carte didentit du poste occup par un agent .

Lidentification du poste
-

Sa dnomination ;
Son service de rattachement ;
La liste des grades dans lesquels il peut sexercer.

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La description du poste : son contenu


Le contenu du poste peut tre prcis :
-

Les modalits dexercice du poste : son niveau dinterdpendance avec un autre poste.
La dure et lamnagement du temps de travail : sil sexerce temps non complet, sil bnficie dune
annualisation, sil est horaires coups, temps partag sur deux postes.
Les avantages et astreintes du poste : il sagira de prciser ventuellement le rgime indemnitaire qui
lui est associ, les avantages en nature (logement, vhicules). Enfin les astreintes devront tre
prcises comme par exemple des permanences, des procdures particulires assurer.
Le niveau de qualification exig pour le poste, cest--dire lensemble des diplmes ou certificats
professionnels ncessaires pour assurer un bon niveau de matrise du poste. Une qualification peut tre
exige, obligatoire car prvue comme condition pralable lembauche dun agent pour ce poste (par
exemple le diplme daide-soignante pour les fonctions dauxiliaire de soins de foyer logement). Elle
peut tre souhaitable car prsentant une garantie de prrequis dun certain niveau de connaissances
(par exemple un DESS en analyse financire pour un responsable de service finances).
Les activits du poste : rgulires, irrgulires, occasionnelles. Des prcisions sur les variations
saisonnires (mois dt, variations lies des vnements particuliers). Les activits du poste
devront tre dfinies en tendues (la largeur du travail) et en paisseur (le niveau de responsabilit
attendu)
Il faudra galement prciser pour chaque activit les risques professionnels encourus par lagent.

Les liaisons fonctionnelles du poste


Il sagit ici de le positionner et de dfinir son niveau de responsabilit en prcisant qui est/sont :
-

Son suprieur hirarchique direct ;


Ses collgues de travail ;
Eventuellement les subordonns placs sous son autorit ;
Eventuellement son niveau de dlgation ;
Ses liaisons directes avec des agents dautres services, des lus ;
Ses liaisons directes avec des fournisseurs, usagers, associations ou administrations.

Les moyens matriels du poste


Leur description permet de prciser galement le niveau de technicit du poste Il sagira donc de lister les
quipements lis au poste comme :
-

La bureautique ;
Linformatique ;
Loutillage et lquipement individuel ;
Les moyens de dplacement ;
Les quipements lourds et engins.

Lamnagement de lespace de travail du poste


Dimension souvent occulte, lamnagement de lespace de travail est un domaine important pour dfinir un
poste. Il sagira de prciser :
- Le niveau de proximit avec dautres postes ;
- Lergonomie du poste ;
- Lquipement du local o il est implant ;
- Son niveau de sdentarit ;
- Si le poste ncessite ou non plusieurs lieux dexercice (accueil, travail sur dossiers, runions).

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UN MODELE DE FICHE DE POSTE


IDENTIFICATION DU POSTE
Description gnrale du poste :
Description synthtique des fonctions du poste

Rattach : nom du service


NOM et Prnom de lagent :
Grade actuel :
Poste ouvert sur les grades ou cadres
demplois de :
Position administrative : en activit,
dtachement, disponibilit,
Temps de travail : 35H ou annualisation

Date darrive sur le poste : JJ/MM/AAAA


Horaires de travail :
Nature du poste : titulaire, non titulaire,
contrat davenir,
Type de lemploi : permanent, non
permanent,
Conditions dexercices : habilitations,
autorisations dintervention

RELATIONS DE TRAVAIL

Les relations hirarchiques : (exerce ses fonctions sous lautorit de )

Les relations fonctionnelles : (travaille en relation avec , collabore avec)

Les relations extrieures : (lister les diffrents interlocuteurs avec lesquels lagent est susceptible
dtre en relation. Dcrire le cadre de ces relations).

MOYENS MATERIELS DU POSTE


Par exemple :
Pour des mtiers administratifs : bureau individuel, poste informatique fixe, imprimante, tlphone,
logiciels particuliers, etc.
Pour des mtiers techniques : tondeuse gazon, dbroussailleuse, chariot de mnages, vhicules
spcifiques, etc.

AMENAGEMENT DE LESPACE DE TRAVAIL PROTECTIONS


INDIVIDUELLES
Amnagement spcifique des TMS : tapis de souris gel, fauteuil de bureau ergonomique, amnagement
spcifique du bureau, etc.
Protections lies aux risques professionnels : casque de chantier, gants, chaussures de scurit, etc.

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ACTIVITES
Activits rgulires

Activit :
Tches

Activit :
Tches

Activit :
Tches

Activits occasionnelles

Activit :
Tches


Activit :
Tches

RISQUES PROFESSIONNELS
Risques lis lexercice du poste : bruits, port de charges, travaille sur cran, etc

CONTRAINTES DU POSTE
Horaires dcals, astreintes, dplacements, etc.

EVOLUTION DES ACTIVITES ENVISAGEES

Fiche de poste remise le :


Date

Signature de lagent

Signature du responsable
hirarchique

Signature de lautorit
territoriale

La signature nest pas une obligation rglementaire. Elle matrialise la notification de la fiche de poste
lagent.

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UNE DEMARCHE DACTUALISATION DE LA FICHE DE POSTE


Cas 1 : vous navez pas mis en place de fiches de postes

ETAPE 1 : Prparation de lentretien professionnel entre lagent et le responsable hirarchique

Transmettre lagent 10 jours avant lentretien la fiche dauto-description du poste occup.

ETAPE 2 : Droulement de l'entretien entre l'agent et le responsable hirarchique


Echanges autour de la fiche d'auto-description du poste (voir fiche en annexe).
Mise en perspective de l'activit de l'agent et des projets de la collectivit influant sue le travail de
l'agent pour l'anne venir (activits rduire, maintenir, supprimer, dvelopper, crer).

ETAPE 3 : Rdaction par le responsable du projet de fiche de poste

A partir des capacits, de la motivation de l'agent et des projets d'volution du service, le responsable
hirarchique labore la fiche de poste de l'agent.

ETAPE 4 : Transmission de la fiche de poste au gestionnaire du personnel de la collectivit


Discussion sur le contenu de la fiche de poste et les ventuelles corrections apporter.
En fonction de la taille de la collectivit, la gestion de ce dispositif sera confie au responsable du
personnel, secrtaire de mairie, secrtaire gnral, directeur gnral, etc.

ETAPE 5 : Signature de la fiche de poste par le responsable hirarchique

Transmissiond'un exemplaire de la fiche de poste au service du personnel, au responsable de service et


l'agent.

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Cas 2 : vous disposez de fiches de poste

ETAPE 1 : Prparation de lentretien professionnel


2 semaines avant cet entretien, distribution du "support de prparation de l'entretien professionnel
l'usage des agents" pour recueillir les informations relatives l'activit de l'anne coule.

ETAPE 2 : Droulement de l'entretien professionnel annuel


Echanges entre l'agent et son responsable hirarchique partir du support d'entretien rdig au
pralable par l'agent.
Discussion autour de l'activit, de la mitvation et des orientations du service pour l'anne venir.

ETAPE 3 : Actualisation de la fiche de poste par le responsable hirarchique


A partir des informations recuillies lors de l'entretien professionnel mise jour de la fiche de poste
pour l'anne venir.

ETAPE 4 : Signature de la fiche de poste par le responsable de service et l'agent aprs accord
Transmission d'un exemplaire de la fiche de poste et de la fiche d'entretien professionnel au service du
personnel, au responsable hirarchique et l'agent.

ETAPE 5 : Exploitation des informations recueillies


Les informations recueillies lors des changes permettront de dfinir les besoins de formation de
l'agent, de faire voluer l'quipement du poste de l'anne suivante, de prciser son action pour l'anne
venir et de transmettre ses intentions d'volution professionnelles.

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ANNEXE : UNE FICHE DAUTO-DESCRIPTION DE POSTE


Pourquoi cet outil ?
Ce questionnaire a t conu pour aider lagent formaliser ses activits courantes, saisonnires ou
occasionnelles.
IL sadresse particulirement aux agents des collectivits qui ne disposent pas de fiches de poste et qui
souhaitent entrer dans cette dmarche.
Ce questionnaire prpare la rencontre entre lagent et son responsable hirarchique. Il doit tre peru comme
un outil de travail conu pour faciliter la description par lagent du poste occup.
Lobjectif recherch au cours de cet change est, dune part, percevoir la manire dont lagent se reprsente
son activit et dautre part, mieux saisir les ralits professionnelles.
Ce document, travers les changes quil facilite, dbouchera dans un deuxime temps, sur la rdaction dune
fiche de poste intgrant lvolution du travail en fonction des objectifs fixs par la collectivit, les motivations
et les capacits professionnelles de lagent.

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UNITE : .....................................................................................
IDENTITE DE LAGENT :
NOM :
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Prnom : .....................................................................................................

INTITULE DU POSTE ACTUELLEMENT OCCUPE : ...........................................


Vous tes sur ce poste depuis quelle date :..............................................................

LE TEMPS DE TRAVAIL
Votre temps de travail :
Temps complet

Temps partiel

Temps non complet

Si temps partiel ou non complet, prcisez votre temps de travail :


Prcisez vos horaires de travail :
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..................................................................................................................
Prcisez votre amnagement du temps de travail (35h hebdomadaires, cycle de travail, etc.) :
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..................................................................................................................

AVANTAGES ET ASTREINTES
Les avantages et astreintes du poste :
..................................................................................................................
..................................................................................................................

DESCRIPTION DE VOS ACTIVITES


Etablissez ci-dessous la liste des diffrentes activits que vous accomplissez en les classant par ordre
dimportance (rgulires, occasionnelles, saisonnires) :

Activits rgulires :
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..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................

Activits irrgulires ou occasionnelles :


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Activits saisonnires :
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VOS RELATIONS DE TRAVAIL


Les relations au sein de votre service :
(Avec vos suprieurs ou des subordonnes)
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Les relations avec dautres services :


(Indiquez le ou les services)
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..................................................................................................................
..................................................................................................................
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Les relations avec lextrieur :


(Par exemple : les associations, les fournisseurs, les autres communes, administrations, usagers, etc.)
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LES MOYENS MATERIELS DU POSTE


Lister le matriel, les amnagements spcifiques et les quipements de protection individuels dont vous
disposez pour effectuer votre travail :

Matriel
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Equipements de protection individuels


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LAMENAGEMENT DE LESPACE DU POSTE DE TRAVAIL


Quel est votre avis sur vos conditions de travail (en matire dhygine, clairage, ambiance thermique,
sonore) ?
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Quelles amliorations essentielles pourriez-vous suggrer (en matire damnagement de vos conditions
dexercice et dorganisation du travail)
-

Pour le service auquel vous appartenez ?

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-

Pour le service auquel vous appartenez ?

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