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RAI

Rfrence :

RAPPORT DAUDIT INTERNE DE


LACDP
Processus

Tous les processus

Priode

Du 20 au 26 juillet 2010

DGTCP-ACDP-RAI-01
Version : 1
Date ddition : 12/08/2010

Objet :
Le prsent document constituant le rapport daudit, prsente les constats relevs lors de laudit des
processus du Systme de Management de la Qualit de lACDP.

Objectifs
Les objectifs de cet audit sont les suivants :
- Evaluer le niveau de conformit du Systme de Management de la Qualit (SMQ) de lACDP
aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008,
Evaluer lefficacit du Systme Qualit soumis laudit,
Evaluer la conformit du SMQ de la Qualit aux exigences internes et aux exigences lgales
et rglementaires.
Rdaction du document

Validation du document

Approbation du document

KOFFI SINCLAIR

MME KIPRE MARIE-LAURENCE

ASSAHORE KONAN JACQUES

Responsable daudit

Chef de service Qualit

Agent Comptable de la Dette Publique

Visa :

Visa :

Visa :

KOFFI CHARLES
Auditeur
Visa :

Gestionnaire du document

Pilote du processus

Destinataires pour action

Destinataires pour information

Validit

ACDP
Pilotes de processus

- DQN

compter du : 12/08/2010

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP
Point fort :
1/ Il existe un fort engagement de lACDP qui se traduit par:
- le courrier N 264/MEF/DGTCP/ACDP/YMA du 02 avril 2009 de demande de candidature
adress au Directeur de la Qualit et de la Normalisation,
- linstauration dun point qualit aux runions hebdomadaires du lundi.
2/ ll existe une liste de fournisseurs agrs.
3/Le tableau de bord du processus Mobiliser les Ressources Financires Publiques est bien
tenu, comment et analys. Il en est de mme du plan dactions qui est bien suivi.

Constats dcarts PM1 : Grer lEcoute Client


Nature du constat
Constat
NCF maj NCF min
PS
PP
La Fiche didentit du processus indique
que les besoins et attentes des clients
sont dfinis alors quil nexiste aucune
preuve de cette dfinition de besoins
Il a t institu un comit de trsorerie
comme dispositif dcoute client. Mais le
pilote du processus ne participe pas au
comit de trsorerie, de plus il nest pas
destinataire du compte rendu de ce
comit. Par consquent, les dcisions
issues de ces comits ne sont pas
prises en compte dans le dispositif
damlioration continue de ce processus
La fiche rcapitulative du traitement des
rclamations mentionne dans la
procdure
de
traitement
des
rclamations nexiste pas
La Fiche dIdentit du Processus Grer
lEcoute clients mentionne le centre
dcoute usager comme dispositif
dcoute clients alors quil nen existe
pas. Par ailleurs il y est fait mention de
rapport du centre dcoute.
Deux enqutes de satisfactions sont
prvues pour tre ralises dans
lanne selon la matrice de dclinaison
de la Politique Qualit sur le processus,
alors que le tableau de bord du
processus prvoit deux enqutes tous
les mois. Par ailleurs, le tableau de bord
du processus du mois de juin 2010 nest
pas renseign la date laudit (20 juillet
2010).

Art
5.2

5.2
8.4
8.5

7.2.3
8.4
8.5.1

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

5.2
8.2.1

5.2
8.2.1

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PM1 : Grer lEcoute Client

Constat
NCF maj
La fiche de traitement des rclamations,
ne permet pas denregistrer le
traitement effectif de la rclamation
(linformation du client, lopportunit
dactions correctives,)
Le plan dactions du processus prvoit
lexploitation des rsultats denqutes
au plus tard le 31 mai 2010. Cette
exploitation na pas eu lieu au 20 juillet
2010. De plus, le plan dactions na pas
t revu pour tre mis jour.
Les dispositions de linstruction de
travail DGTCP-ACDP-PM2-PRO-01-IT1
relatives au comit processus prvoient
que les dcisions issues des comits
processus doivent tre intgres au
plan dactions du processus. Mais les
dcisions du comit processus du
17/05/2010 ne figurent pas dans le plan
dactions du processus.
Les
rsultats
de
lenqute
de
satisfaction ralise du 03 au 24 mai
2010 montrent que lACCT a donn une
note de 7/10 alors que le tableau de
synthse indique 50% de satisfaction. Il
en est de mme du SCS qui a donn
une note de 6/10 avec un taux de 80%
de satisfaction inscrit au tableau de
synthse.
Par ailleurs, le questionnaire denqute
ne prend pas en compte les prestations
spcifiques offertes par lACDP aux
banques, la BCEAO, aux bailleurs de
fonds, aux DAAF, aux chefs de projets.
Il nexiste pas au niveau de lACDP, de
cartographie des clients qui permettra
pour chaque client de connaitre son
adresse, la nature des prestations
reues, ses exigences,

Nature du constat
NCF min PS

Art ISO
9001
7.2.3
8.3
8.4
8.5

PP

8.4
8.5

8.5

8.2.1

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5.2

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PM2 : Manager la Qualit


Constat
Les dispositions de la procdure de matrise
des
documents
et
des
enregistrements "DGTCP-ACDP-PM2-PRO02 prvoient que seuls les documents
portant la mention Diffusion matrise de
couleur bleue sont disponibles chez les
utilisateurs, mais il existe une autre mention
diffusion matrise de couleur noire qui est
appose sur les documents.
La Fiche dIdentit du processus Assurer la
communication na pas t diffuse auprs
de la DFDC comme prvue alors que cette
direction est destinataire pour information de
ce document.
Il nexiste pas de programme daudit interne
au niveau de lACDP.
Les dispositions de la procdure de matrise
des
documents
et
des
enregistrements "DGTCP-ACDP-PM2-PRO02 stipulent que les documents sont diffuss
partir de la liste de diffusion et de retrait
rfrence
DGTCP-ACDP-PM2-PRO-02ERG1 alors que la diffusion des documents
est faite partir dun registre de
transmission.

La liste/tat des documents dorigine


interne en vigueur rfrence DGTCPACDP-PM2-PRO-02-ERG2
qui fait
linventaire des documents dorigine
interne applicables nest pas disponible
lACDP. Il en est de mme de la liste/tat
des documents dorigine externe en
vigueur rfrence ERG3-ACDP-PM2PRO-02-ERG3 qui fait linventaire des
documents dorigine externe applicables.
Les plans dactions du processus de
mme que les tableaux de bord du
processus ne sont pas rfrencs
comme stipul dans la Fiche dIdentit du
Processus la page 6/7.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
4.2.3

4.2.3

X
8.2.2

4.2.3

X
4.2.3

4.2.3

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PM2 : Manager la Qualit


Nature du constat
NCF min PS

Art ISO
9001

Constat

NCF maj

La rubrique Description de lincidence de


la non-conformit" sur les Fiches de Non
Conformits (FNC) nest pas renseigne.
Cela ne permet pas dapprcier lampleur
du dysfonctionnement constat. De plus,
toutes les FNC font mention dactions
correctives mettre en uvre, mais il
nexiste
aucune
Fiche
dActions
Correctives ouvertes au 20 juillet 2010.
Le plan de classement et le rfrentiel de
classement et darchivage nexistent pas
alors que ces documents sont prvus dans
la procdure de matrise des documents et
des enregistrements.
Les plans dactions du processus Manager
la Qualit diffrent de celui du processus
Assurer la Communication. En effet, celui
du processus Manager la Qualit contient
les
rubriques
suivantes:
politiques
dactions, objectifs mesurables, actions
concrtes mener, date butoir, indicateurs
de mesure, preuves de ralisation+barme
de notation. Alors que celui du processus
Assurer la communication comprend les
rubriques N, actions mener, chance,
responsable, statut,.

8.3
8.5.2

4.2.3
4.2.4

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

PP

4.2.3

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PM3 : Assurer la communication


Constat
Les demandes de communication de
lanne 2010 renseignes par les
services ne sont pas disponibles alors
quil est prvu de les conserver pendant
trois ans chez le pilote du processus
selon les dispositions relatives la
matrise des enregistrements de la Fiche
dIdentit du Processus Assurer la
Communication..
Le plan de communication de lanne
2010 nest pas valid alors que la Fiche
dIdentit du Processus le prvoit.
Le pilote de processus affirme que les
clients ont t informs du lancement de
lenqute de satisfaction par voie de
presse mais il nexiste aucune preuve
(coupon du communiqu de presse par
exemple).
Laction N12 du plan de communication
2010 relative la communication sur
lenqute de satisfaction a t ralise au
mois de mai 2010 mais son efficacit na
pas t value.
Le tableau de bord du processus nest
pas disponible au 20 juillet 2010.
La prsentation officielle de la politique
qualit a t ralise le 29 juin 2010 mais
il nexiste aucune preuve de cette
communication.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
4.2.4

4.2.3

7.2.3

8.2.3

8.2.3

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

5.3
5.5.3

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PR1 : Mobiliser les ressources financires publiques


Constat
Les chques reus ne sont pas certifis
contrairement aux dispositifs de matrise
mentionns dans la Fiche dIdentit du
Processus.
La Fiche dIdentit du Processus ne fait
pas mention de linstruction comptable
relative aux chques lencaissement.
Les quittances T31P ne sont pas
systmatiquement tires lors de la
rception des chques. De plus, elles ne
sont pas remises aux clients (cas des
chques
PETROCI
N520977
du
10/06/2010 et SICOMED N 4297793 du
02/07/2010). Cela contrairement aux
dispositions sur linstruction comptable
N0242 DGTCP/DCE du 17 janvier 2007
portant modalit de traitement des
chques dposs lencaissement des
par les comptables gnraux.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
7.2.2

X
X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

4.2.3
5.2
7.2.1

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PR2 : Grer la trsorerie de lEtat


Constat
La Fiche dIdentit du Processus indique
dans la rubrique matrice des interfaces
que le PR2 offre des chques et ordres
de virement de mme que des
bordereaux de remise de chques au
PR1 alors que ce nest pas le cas dans la
pratique. Il en est de mme pour les
documents retraant les soldes bancaires
de lACDP et des PCR.
Lindicateur taux de couverture des
dpenses sociales des projets ne prend
pas en compte toutes les dpenses fixes
(notamment les salaires du mois
prcdent)
entranant
ainsi
la
constatation dun taux anormalement
lev (2024,13%) qui ne reflte pas la
ralit.
Le taux de couverture globale des
dpenses prend en compte toutes les
dpenses, alors que le GAP de trsorerie
des dpenses de la dette ne peut pas
tre couvert par la trsorerie disponible
au niveau des dpenses sociales de
projets.
La liste des dpenses prioritaires nest
pas valide.
Dans le plan dactions du processus
prsent, le statut des 3 dernires
actions nest pas prcis.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
7.2.1

8.2.3

8.2.3

X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

4.2.3
8.2.3
8.5

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PR3 : Excuter les dpenses publiques


Constat
La Fiche dIdentit du Processus
mentionne dans le catalogue des
procdures la procdure de dpenses
de projets" et "la procdure de paiement
de la dette publique. Or, ces procdures
ne sont pas prises en compte dans la
rubrique
documents
associs
du
logigramme du processus.
Le manuel des procdures de lACDP
datant de juin 2007 a t prsent lors de
laudit alors que celui en vigueur date du
17/08/2009. De plus, la version de juin
2007 ne porte pas la mention prime
comme cela est stipul dans la procdure
de matrise des documents et des
enregistrements.
Les procdures dpenses de projets" et
"paiement de la dette publique
rfrences dans la FIP ne sont pas
disponibles.
Les objectifs mentionns dans la FIP,
(Rglement total des dpenses, Tenue
des donnes fiables, exhaustifs et dans
les dlais, clrit dans le traitement des
dossiers) sont diffrents de ceux
mentionns
dans
la
matrice
de
dclinaison (Apurer les restes payer,
Assurer le remboursement de la dette
publique dans les dlais).
La rubrique Nature de la dpense dans
lapplicatif GMDB ne prsente pas les
natures par ordre alphabtique, ce qui
ne rend pas facile les recherches.
La matrice de dclinaison prvoit une
tolrance de 10 jours pour lindicateur
Nombre de mandats traits hors dlais
alors que les dispositions rglementaires
prvoient 5 jours francs.
Les mandats reus la veille nont t
achemin qu 10 heures 30 au service
statistique prsentant un risque sur le
respect du dlai lgal de prise en charge
des mandats.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

Art ISO
9001

PP

4.2.3

4.2.3

4.2.3

4.2.3
8.2.3

7.5.1

8.2.3
7.2.1

X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

7.5.1

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PR4 : Comptabiliser et produire les comptes de gestion


Constat
Les non conformits montants saisies
dans V4 errones du 11/06/2010, dbit
par erreur du compte 515.51 au lieu
515.54 du 21/06/2010 nont pas t pris
en compte au niveau de lindicateur
nombre derreur constats dans la
comptabilit du mois de juin 2010.
Les comptes de gestion 2006, 2007 et
2008 ne sont pas transmis ce jour. De
plus le compte de gestion 2009 nest pas
encore confectionn.
Le statut des actions du plan dactions
nest pas connu, ce qui ne permet pas
dtre inform sur ltat dexcution dudit
plan.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
8.2.3

8.3
8.5
7.2.3

X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

8.2.3
8.5

10

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PS1 : Grer les approvisionnements de Matriels, les


infrastructures et la logistique
Constat
La Fiche dIdentit du Processus
mentionne une fiche dexpression de
besoins" alors que le document utilis est
la "fiche de demande de matriel. Il en
est de mme du tableau rcapitulatif des
besoins qui nexiste pas.
Le formulaire dvaluation prliminaire et
de slection des fournisseurs ne respecte
pas les dispositions de la procdure de
matrise
des
documents
et
des
enregistrements. En effet ce formulaire
ne comporte ni logo, ni la rfrence, etc.
Les fournisseurs internes (DRHMG, DI) et
externes nont pas t valus sur la
base des prestations fournies lanne
dernire.
De
plus,
les
mmes
fournisseurs externes ont t reconduits.
La mise jour du fichier de gestion du
patrimoine nest pas ralise (la dernire
mise jour date de 2009).
Les contrats avec les services mutualiss
(DRHMG, DDP, ACCT, DI, DFDC) ne
sont pas encore valids. Par ailleurs, la
Fiche dIdentit du Processus mentionne
dans les dispositifs de matrise un contrat
de service avec la DCP qui nexiste pas.
Il nexiste pas de fiche de stock pour
lanne 2010.
Les contrats dentretien du matriel qui
lient la DGTCP avec certains prestataires
externes ne sont pas disponibles, ce qui
ne permet pas dtablir des programmes
dentretien.
Il nexiste pas de fiche de vie des
quipements (climatiseurs,).

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

Art ISO
9001
4.2.4

PP

4.2.4

7.4.1

X
X

6.3

4.2.3
4.1
6.3

6.3

X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

6.3

6.3

11

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PS2 : Grer les Ressources Humaines


Constat
La fiche dexpression des besoins mentionne
dans la Fiche dIdentit du Processus nexiste
pas.
La procdure daccueil et dintgration
"DGTCP-ACDP-PS2-PRO-01
prvoit
la
production de rapports dintgration avant
quun agent nouvellement affect lACDP ne
soit sdentaris un poste. Mais lagent Kon
ne Ouattara, ASF, M 343 583S a t
affecte au service comptabilit et dnouement
par
note
de
service
N
0619/MEF/DGTCP/ACDP/AML du 23/06/2010
sans production de rapports aussi bien par ellemme que les Chefs de services, les Fonds
de pouvoirs et le Chef de service RH. Il en est
de mme pour lAgent Adopo.
Lvaluation de lefficacit des formations sur la
norme ISO 9001 (ralise en janvier 2010) et le
SYGADE (ralise en juin 2010) na pas t
effectue au 21 juillet 2010. Par ailleurs, cette
valuation na pas fait lobjet de planification.
Lvaluation du personnel nest pas ralise ou
tout au moins na pas fait lobjet de
planification.
Les fiches de postes ne sont pas disponibles.
De plus, il nest pas prvu que la fiche de poste
soit valide par lagent concern par le poste.
Lindicateur taux de ralisation du plan de
formation ne prend pas en compte les dlais
prvus pour excuter les formations.
Les contrats dobjectifs ne sont pas encore
valids.
Dans les dossiers du personnel, il manque les
preuves de la formation initiale, de la formation
complmentaire, de lexprience (CV, copies
dactes de la fonction publique indiquant
lappartenance un emploi, copies de
diplmes,
copies
dattestations
de
formation,). Cas du dossier de M.
TOUPLEGNE Konan Marc, examin lors de
laudit.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
6.2.2
4.2.4

6.2.2

6.2.2

6.2.2

6.2.2

X
X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

8.2.3
6.2.2
6.2.2

12

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PS3 : Grer le Systme dInformation


Constat
Il nexiste pas de fiche de vie des
quipements informatiques (ordinateurs,
imprimantes,).
Lindicateur taux de couverture en
ordinateur
nest
pas
renseign
mensuellement comme prvu dans la
matrice de dclinaison de la politique
qualit sur le processus.
Les documents fiches didentification des
besoins" et "tableau rcapitulatif des
besoins valids mentionns dans la
Fiche dIdentit des Processus nexistent
pas. De plus, la FIP ne prend pas en
compte les applications SYGADE,
CONBANK et DCAD.
Les donnes autres que celles des
progiciels ne sont pas sauvegardes.
Il nexiste pas de programme de
maintenance prventive des quipements
informatiques.
Le compte rendu du comit processus du
14/05/2010 relve des pannes frquentes
dordinateurs et des problmes de rseau
alors que cela nest pas visible dans le
tableau de bord du processus.

NCF maj

Nature du constat
NCF min PS

Art ISO
9001

PP

6.3
8.2.3

X
X

8.2.3

6.3

X
X

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

6.3
8.2.3

13

Rapport daudit interne du Systme de Management de la


Qualit de lACDP

Constats dcarts PS4 : Assurer la scurit


Constat

NCF maj

Le guide scurit ne prcise la catgorie


de lEtablissement Recevant du Public
(ERP) quest lACDP.
Tout le dispositif de scurit est inexistant

Nature du constat
NCF min PS

PP

Art ISO
9001
6.3
6.3

Conclusion gnrale
Laudit du Systme de Management de la Qualit de lACDP a rvl de nombreuses non
conformits et plusieurs points sensibles notamment au niveau de la documentation.
Lamlioration du SMQ au travers des actions correctives, de lexploitation des tableaux de
bord, des comits processus et des plans dactions nest pas visible.
Le dispositif scurit est btir.
Par consquent, lACDP devra corriger les carts suscits dans les meilleurs dlais en vue
de raliser un deuxime audit interne de son SMQ.
LACDP devra par ailleurs apprcier sil est ncessaire de maintenir un processus Grer le
Systme dInformation sur lequel il na aucune maitrise.

ANNEXES
PLAN DAUDIT
LISTE DE PRESENCE REUNION DOUVERTURE
LISTE DE PRESENCE REUNION DE CLOTURE

Avant utilisation dun document papier, vrifier sa validit

14