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Fourniture, installation et maintenance dun systme d'information au sein du GIP LABOCEA :

Logiciel de gestion des Stocks

Fourniture, installation et maintenance


Dun systme d'information
Au sein du GIP LABOCEA :
Logiciel de gestion des Stocks

Sige social : Zoople Le Sabot - 7 rue du Sabot - CS 30054 - 22440 PLOUFRAGAN - Tl. : 02-96-01-37-22
Document ne pouvant tre reproduit sans l'accord du GIP LABOCEA

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Logiciel de gestion des Stocks

1.

CONTEXTE ....................................................................................................................................................................... 3

2.

OBJET ................................................................................................................................................................................ 3

3.

PRINCIPES GENERAUX .................................................................................................................................................. 3

4.

ASPECT FONCTIONNEL ................................................................................................................................................. 3


4.1.

Organisation des achats .............................................................................................................................................. 3

4.2.

Les principales fonctionnalits : ................................................................................................................................. 4

4.3.

Autres fonctionnalits : ............................................................................................................................................... 5

5.

INSTALLATION - FORMATION..................................................................................................................................... 5
5.1.

Installation de l'application ........................................................................................................................................ 5

5.2.

Formation des utilisateurs .......................................................................................................................................... 6

6.

GARANTIE, MAINTENANCE ET ASSISTANCE .......................................................................................................... 6

7.

AUDITION DES CANDIDATS......................................................................................................................................... 6

8.

CONTENU DE LOFFRE .................................................................................................................................................. 7

9.

ECHEANCIER ................................................................................................................................................................... 7

10.

CRITERES DEVALUATION ........................................................................................................................................... 7

11.

ANNEXE 1 : Exemple dlments de la fiche Article ........................................................................................................ 8

12.

ANNEXE 2 : Flux de validation des commandes ............................................................................................................... 9

13.

ANNEXE 3 : Proposition de tarifs .................................................................................................................................... 10

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1. CONTEXTE
Les dpartements des Ctes d'Armor, du Finistre et dIle et Vilaine ainsi que Brest Mtropole ont rassembl
leurs laboratoires au sein d'un Groupement d'Intrt Public.
Le GIP LABOCEA a, entre autres objectifs, de mutualiser rapidement les fonctions achats. Pour ce faire, il a
t dcid d'utiliser un outil commun de Gestion de Stocks.
Le site de Ploufragan utilise actuellement une application dveloppe en interne sur une base AS400.
Les sites de Quimper et Brest utilisent le logiciel SAGE.
Les sites de Fougres et de Combourg utilisent le logiciel SAPANET.

2. OBJET
Ce cahier des charges est rdig afin de s'assurer quun logiciel peut rpondre aux besoins en terme de
fonctionnalits pour un logiciel unique de Gestion des Stocks quipant les 5 sites distincts
(PLOUFRAGAN, QUIMPER, BREST, FOUGERES et COMBOURG) et d'en vrifier les conditions
d'installation ainsi que les charges financires prendre en compte.
3. PRINCIPES GENERAUX
Les principes gnraux guidant le choix sont :
Disposer de possibilits de paramtrage suffisamment importantes de faon grer des exigences
multiples en particulier en lien avec les marchs.
Pouvoir grer au moins 3 niveaux daccs en fonction des utilisateurs.
Disposer d'une traabilit de lensemble des oprations.
Pouvoir identifier chacun des 5 sites pour faciliter la fois les liens avec les fournisseurs (commande,
livraison, facturation) et permettre de suivre les consommations et donc grer une comptabilit
analytique par site et par service.
Pouvoir crer des requtes.
4. ASPECT FONCTIONNEL
En pralable la prsentation des fonctionnalits souhaites, une prsentation de lorganisation des achats pour
les fonctions de gestion des achats et des Stocks figure ci-aprs.
4.1. Organisation des achats
Rattachement de la gestion des stocks au Directeur Gnral Adjoint Dveloppement et Ressources et
des marchs achat public au DGA Agro-alimentaire Environnement, Informatique, Optimisation
Process et Achat public.
Un rfrent " commande publique" charg de la gestion des marchs y compris les investissements est
prsent sur le site de Ploufragan.
La responsabilit de la gestion du logiciel de gestion des stocks, du fichier article et de la validation
des commandes est confie au gestionnaire de chaque site.
Un gestionnaire des Approvisionnements est prsent sur chaque site : Agent du service charg des
commandes, des rceptions, entres et sorties de stocks,...
Les diffrents services du GIP ont accs en consultation aux donnes articles, peuvent faire en ligne
des demandes dapprovisionnement,...
La coordination du projet est confie Solne TRECHEREL, responsable des achats sur le site de
Ploufragan.

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4.2. Les principales fonctionnalits :


Gestion des articles
Il doit tre possible de :
Crer, modifier des articles (pour certains niveaux d'autorisation).
Rechercher des articles avec leurs caractristiques cf. Annexe (exemple : rfrence article, date de
premption, mouvement de stock...).
Les articles sont grs pour l'ensemble des sites (une seule base).
Un seul article (correspondant au principal fournisseur) doit tre "actif".
Un article doit pouvoir tre affect totalement ou partiellement un service consommateur (par site).
Dfinir si un article est ou non gr en stock central ou uniquement par le service utilisateur.
Une liste des articles en alerte avant premption.
Lidentification des consommables critiques avec slection par site.

Gestion des commandes


Soit interne partir d'une demande des services.
Soit externe vers les fournisseurs sur la base d'une demande des services ou par gnration automatique
de la liste des articles ayant atteint un seuil minimum.
Le gestionnaire valide les lignes de commande qui sont regroupes par fournisseur et peut dcider de
laisser des lignes en attente.
Les commandes doivent pouvoir tre gres au niveau d'un site.
Les commandes doivent pouvoir tre passes en ligne (cration compte fournisseur en ligne).
Elles doivent pouvoir tre expdies sous format lectronique (gnration d'un PDF joint une adresse
mail du fournisseur).
La signature lectronique doit tre assure (process Workflow).
Les commandes peuvent prendre la forme d'un abonnement pour une livraison priodique (dans
certains cas avec des frquences et des volumes variables pendant la priode d'abonnement).
Une requte (ou un filtre) doit permettre de lister les commandes en attente de livraison.
Connatre le disponible de la ligne budgtaire avant passation de la commande.

Gestion des Livraisons / Rceptions


Les livraisons et reliquats doivent tre facilement accessibles et consultables.
La dmatrialisation des bons de livraison doit tre assure (lien vers la comptabilit et ventilation
analytique).
Les notions de numro de lot, date de premption doivent pouvoir tre gres.
Les entres stocks (et sortie de stocks) doivent pouvoir tre gres par un lecteur code barre.
Les 5 sites de livraison ou de dstockage doivent pouvoir tre diffrencis.
Pour les articles qui ne sont pas grs en stock central, la rception doit gnrer automatiquement la
livraison interne.
La traabilit des contrles rception doit tre assure.

La Consommation Interne
Les commandes internes doivent pouvoir tre gres par les services utilisateurs.
Le dstockage se fait automatiquement via un lecteur code barre et permet d'identifier le service
consommateur et ceci pour chaque site.
Des inventaires ponctuels doivent tre ralisables l'aide du lecteur code barre sur la base de
l'inventaire thorique (ne doit ncessiter que la correction ponctuelle des quantits en stocks).
L'inventaire doit permettre de connatre in fine le montant des stocks en cours pour le bilan annuel.

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Le lien avec la comptabilit


Une interface doit pouvoir tre cre avec le logiciel de comptabilit gnrale (WinM9) pour :
Crer automatiquement les engagements au fil de l'eau (quand les commandes sont mises),
Grer les validations ncessaires la mise en paiement des factures,
Ventilation analytique.
Traabilit
L'ensemble des interventions (cration, modification des fiches, demandes de commandes, etc.)
doivent tre traces.
Si possible pour les oprateurs, la traabilit s'appuiera sur l'annuaire du GIP.
Statistiques partir de requtes :
Les utilisateurs avancs doivent pouvoir facilement paramtrer des requtes (par exemple
Consommation par service, tat consommation par affaires (marchs par exemple), etc.).
Ces requtes doivent pouvoir tre exportes sous un format permettant une exploitation extrieure
(.xls, .ods, .csv par exemple).

4.3. Autres fonctionnalits :


En lien avec les produits
Gestion des certificats de contrles.
Gestion des aspects relatifs l'hygine et la scurit.
Grer l'tiquetage des produits : dition d'tiquettes (code article + dsignation).
Assurer un lien vers le LIMS (logiciel de gestion des dossiers d'analyses du laboratoire) pour intgrer
terme les numros de lot des produits utiliss.
En lien avec les fournisseurs :
Pouvoir relancer les commandes et/ou les reliquats.
Consulter, mmoriser et archiver les commandes.
Assurer des liens vers des pices jointes (devis, marchs, bons de livraison, factures, informations
fournisseurs, assurance).
Disposer de toutes coordonnes connues (adresses postales et courriel, contacts, tlphones, site
web,...).
Etat des frais de port (franco, frais de dossier, transport, carboglace).
Grer les changes informatiss avec les fournisseurs dont les rclamations.
Grer l'valuation annuelle et valider la liste des fournisseurs approuvs.

5. INSTALLATION - FORMATION
5.1. Installation de l'application
Le GIP est dot d'une infrastructure informatique.
Le prestataire doit nous prciser :
Les caractristiques (le cas chant) du serveur d'application.
Les contraintes prendre en compte pour une gestion multi-sites.
Les contraintes le cas chant lis aux postes de travail des gestionnaires.
Toute information qui lui parat pertinente pour la mise en place du produit.
Assurer limportation des donnes des 3 bases informatiques et exporter les donnes vers le nouveau
systme informatique.
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Le prestataire doit par ailleurs prciser les montants financiers lis au nombre de licences (5 sites) hors utilisateur des
services et lventuel cot li au changement de version. Il prcisera s'il s'agit de licences partages ou non.
Il prcisera par ailleurs les cots lis l'installation et sa prparation (dfinition du paramtrage le cas chant).
5.2. Formation des utilisateurs
Le prestataire proposera des modules de formation adapts l'utilisation du logiciel de gestion des stocks pour
diffrents publics (informaticiens en charge des requtes et d'une partie du paramtrage, gestionnaires en charge de
la cration des articles, etc. , utilisateurs des services pour la consultation, gestion des commandes internes, etc.).

6. GARANTIE, MAINTENANCE ET ASSISTANCE

Les conditions de garantie devront tre prcises.


Le prestataire doit fournir une assistance tlphonique (les jours ouvrs de 8h30 18h00) concernant tous les
composants, modules, natifs ou tiers de la solution : numro de tlphone, mail, etc
La prestation de garantie et maintenance doit comprendre le support et l'assistance tlphonique, l'exploitation et la
maintenance de la solution logicielle, la maintenance corrective et prventive de l'application et la maintenance
volutive.
Le prestataire doit ainsi fournir ses tarifs pour la maintenance volutive et le tarif annuel du service pour :
le support et l'assistance tlphonique,
l'exploitation et la maintenance de la solution logicielle,
la maintenance corrective et prventive de l'application.
Dans le cas de la maintenance corrective (8h-18h du lundi au vendredi), le prestataire apportera un niveau de service
de :
1 jour pour la prise en charge et la rsolution d'une anomalie bloquante,
4 jours pour la prise en charge d'une demande ou anomalie non bloquante.

En cas de non-respect des exigences dintervention en cas de panne, le GIP appliquera des pnalits
financires de 50 HT par heure de retard.
7.

AUDITION DES CANDIDATS

Les candidats qui en feront la demande auront la possibilit de prsenter leur solution technique devant les
gestionnaires des stocks des 5 sites de LABOCEA le mardi 2 fvrier 2016 Ploufragan.
Le candidat fera une prsentation interactive du systme informatique propos.
Ce temps dchange avec les quipes concernes, en prsence du Directeur Gnral Adjoint en charge de
la commande publique, fera lobjet dune convocation pralable du GIP LABOCEA et dun rapport de
prsentation. Ce dernier document pourra tre enrichi lissue de la rencontre et sera intgr dans loffre
du candidat afin dtre valuer au mme titre que le mmoire technique lors du choix du jury.

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8. CONTENU DE LOFFRE
La proposition devra prciser :
Lorganisation et la mthode prvue,
La frquence, le nombre et la dure prvue des runions,
Des rfrences pour lesquelles le prestataire a dj ralis des missions similaires.

En plus des documentations rdiges en franais, le dossier de candidature et doffre devra contenir :
Une offre tarifaire,
Un mmoire technique,
Un catalogue de prestations supplmentaires (si disponible).

9. ECHEANCIER
La date limite de remise des offres est le lundi 22 fvrier 2016 16h30.
La prestation est prvue sur le mois de mars 2016.

10. CRITERES DEVALUATION


Les dossiers de candidature et doffres seront principalement valus sur :

- Adquation de la proposition lorganisation du laboratoire

40%

- Capacits professionnelles du candidat la mise en uvre du projet

30%

- Cot total de lopration

30%

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11. ANNEXE 1 : Exemple dlments de la fiche Article


Code produit / Article. : Code alphanumrique (ex POTACHL) sur 10 caractres
Libell produit / Article : Prcise la nature du produit
Famille. : Ex Plastiques (classement ou tri)
Sous-famille. : Ex Striles
Nomenclature. : En lien avec le Code des Marchs (ex 52.01)
Compte.: compte comptable d'affectation de la dpense
Unit mesure : Prcise l'unit de dstockage (par ex Flacon)
Gr en stock : Oui/Non (permet de savoir si le produit est livr directement dans le service utilisateur
Pice stock. : permet de faciliter la gestion de l'inventaire et la prparation des commandes internes (nouveau
personnel par exemple)
Stock minimum. : Niveau de stock permettant de gnrer le rapprovisionnement
Rapprovisionnement automatique. . : O/N
Quantit en stock. :
Date inventaire :
Fournisseur :
Actif . . . . . :
O/N
Prix unitaire. :
Article gratuit :
O/N
Qt/Conditionnemt :
Qt Optim Cde. :
Rf four article: *
Rf accord prix : *
Scurit : permet de qualifier l'article sur les aspects scurit (toxique, etc...)
Criticit : permet de qualifier l'article du point de vue de sa criticit
Certificat. Prcise si un certificat doit ou non tre joint

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12. ANNEXE 2 : Flux de validation des commandes

Procdure de
rapprovisionnement
automatique
Gnration de lignes de
commande potentielles

Demande
d'un service

Vrification par
le gestionnaire
(article existant
dans la base)

Vrification par le
gestionnaire (urgence du
rapprovisionnement)

Non

Cration de
l'article aprs
choix du
fournisseur

Oui

Oui
Non

Mise en attente pour une


prochaine commande

Validation des lignes de commande


par le gestionnaire

Regroupement par fournisseur

Emission de la commande
Envoi par mail

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13. ANNEXE 3 : Proposition de tarifs

Nature de la prestation

Cot Unitaire en HT

Cot Total en HT

Achats de Licences pour les 5 sites


Installation sur la nouvelle
Infrastructure
Formation utilisateurs avancs Informaticiens (3)
Formation Gestionnaires (9)
Maintenance corrective
Maintenance volutive
Tarif forfaitaire journe de
prestation

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