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Les AutoTextes

Version 1.0 du 14.03.2007

Ralis avec : OOo 2.1.0

Plate-forme / Os : Toutes

Distribu par le projet fr.OpenOffice.org

fr.OpenOffice.org

Sommaire

1 Prsentation.....................................................................................................3
1.1 Quest-ce quun AutoTexte ?...............................................................................3
1.2 Que peut contenir un AutoTexte ?.......................................................................3

2 Gestion des AutoTextes....................................................................................4


2.1 Dialogue de gestion des AutoTextes...................................................................4
2.2 AutoTextes prdfinis..........................................................................................6
2.3 Emplacement de stockage des AutoTextes........................................................6
2.4 Cration dAutoTextes.........................................................................................7
2.5 Modification dAutoTextes....................................................................................7
2.6 Suppression dAutoTextes...................................................................................8
2.7 Listage des AutoTextes.......................................................................................8
2.8 Des images dans les AutoTextes........................................................................9
2.9 Des champs dans les AutoTextes.....................................................................10

3 Utilisation des AutoTextes...............................................................................12


3.1 Insertion dun AutoTexte....................................................................................12
3.2 Des styles dans les AutoTextes.........................................................................12

4 AutoTexte ou AutoCorrection ?.......................................................................13


5 Informations complmentaires........................................................................14
5.1 Espace documentaire........................................................................................14
5.2 Listes de diffusion..............................................................................................14

6 Crdits ...........................................................................................................15
7 Licence...........................................................................................................15

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fr.OpenOffice.org
Ce how-to dcrit une fonctionnalit mconnue du traitement de texte OpenOffice.org Writer : la
gestion et lemploi des AutoTextes. Cette fonction offre des possibilits tendues et puissantes
dinsertion automatique de texte prdfini au sein des documents.
Aprs avoir dcrit le principe de fonctionnement des AutoTextes, nous en prsenterons la gestion
puis lutilisation. Enfin, un court chapitre compare cette fonction la fonctionnalit dauto-correction
qui est galement offerte par la suite OpenOffice.org (OOo).

1 Prsentation
1.1 Quest-ce quun AutoTexte ?
Un AutoTexte est une portion de texte qui est mmorise afin dtre rutilise ultrieurement.
Lintrt de cette mmorisation rside dans sa rutilisation volont. Un chimiste travaillant sur
laspirine ou le citron pourra ainsi insrer aisment des termes aussi simples que acide 2(actyloxy)benzoque 1 ou acide 2-hydroxypropane-1,2,3-tricarboxylique 2 par linsertion dun
simple raccourci. Un juriste pourra, de son ct, insrer des paragraphes entiers de procdure par le
mme moyen.
Les AutoTextes enregistrs sont disponibles pour tous les documents. Selon le dossier
denregistrement choisi, ils peuvent tre rservs lutilisateur qui les a crs ou tous les
utilisateurs du poste de travail.

1.2 Que peut contenir un AutoTexte ?


LAutoTexte est une portion de texte qui peut ntre compose que dun seul mot, dune phrase, voire
de plusieurs paragraphes. De plus lAutoTexte peut ventuellement comporter une mise en forme
mais aussi contenir des images, des tableaux ou des champs (y compris de base de donnes, ce
qui permet dobtenir des documents actualiss). Cet outil fournit donc une palette dusages trs
tendue.
Le chapitre suivant montre comment crer les entres dAutoTexte que nous pourrons ensuite
exploiter.

1 Acide actylsalicylique.
2 Acide citrique.

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2 Gestion des AutoTextes


Linterface dOpenOffice.org offre tous les moyens utiles la gestion des AutoTextes, de leur
cration leur suppression en passant par le choix du dossier de stockage et la cration de
catgories. Nanmoins, pour ce qui est de leur listage, nous devrons avoir recours un outil tiers,
prsent sous la forme dune macro.

2.1 Dialogue de gestion des AutoTextes


La gestion des AutoTextes fait le plus souvent appel loption de menudition / AutoTexte ( Ctrl
+ F3 ). La fentre correspondante est prsente la figure1.

Figure 1 : Le dialogue de gestion des AutoTextes

Le tableau 1 ci-aprs explicite lemploi de la majeure partie des boutons. Le bouton AutoTexte est
dcrit plus en dtails au tableau2.
Option

Description

Lors de la saisie, afficher le nom Affiche une suggestion de mot dans une infobulle si les
complet sous forme dinfobulle
trois premires lettres que nous saisissons correspondent

au dbut du nom dune entre dAutoTexte.


Pour accepter la suggestion, appuyons sur Entre .
Lorsque plusieurs noms correspondent aux lettres
saisies, appuyons sur Ctrl + Tabulation pour avancer
dans la liste des entres ( Ctrl + Maj + Tabulation
pour lordre inverse).
Nom

Le nom de lAutoTexte.

Raccourci

Le code attach lAutoTexte.


Cest ce raccourci que nous saisirons pour insrer
lAutoTexte dans le document (voir chapitre 3.1.a,
page 12).

(liste)

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La liste des AutoTextes connus, rangs par catgorie.

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Option
Insrer

Description
Insre lAutoTexte slectionn dans le document actif
(voir ch. 3.1).
Lorsque lAutoTexte ne comporte pas de mise en forme,
le texte insr est mis en forme selon le style du
paragraphe dans lequel il prend place.

Fermer

Ferme la bote de dialogue.

AutoTextes

Ce bouton donne accs la gestion des AutoTextes


proprement dite. Il dclenche un menu au contenu
variable en fonction du contexte.
Les diffrentes options sont listes au tableau2 ci-aprs.

Catgories

Permet de grer la liste des catgories et leurs dossiers


de stockage.

Chemin

Permet de choisir lemplacement de stockage des


AutoTextes (voir ch.2.3 page 6).

(zone daperu)

Affiche laperu de lAutoTexte slectionn.

Afficher laperu

Active ou dsactive laffichage de laperu.

Enregistrement relatif des liens

Permet de dfinir la faon dont OpenOffice.org insre des


liens vers le dossier desAutoTextes.

Dans le systme de fichiers

Les liens vers les dossiers des AutoTextes situs sur


votre ordinateur sont relatifs.

Sur Internet

Les liens vers des fichiers stocks sur Internet sont


relatifs.

Tableau 1 : Les options du dialogue de gestion des AutoTextes

Voici les options attaches au boutonAutoTexte, variables en fonction du contexte:


Option

Description

Importer

Permet de rcuprer des AutoTextes (nomms alors


Insertions automatiques) incorpors des documents
Microsoft Word 97/2000/XP.

Nouveau

Cre un nouvel AutoTexte partir de la slection et avec


les paramtres spcifis dans Nom et Raccourci.
LAutoTexte est mmoris avec sa mise en forme.

Nouveau (Texte seulement)

Cre un nouvel AutoTexte partir de la slection et avec


les paramtres spcifis dans Nom et Raccourci.
LAutoTexte est mmoris sans mise en forme.
Lorsque le texte est par la suite insr, il est
automatiquement mis en forme selon le style du
paragraphe dans lequel il prend place.

Copier

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Copie lentre dAutoTexte slectionne dans le pressepapiers.

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Option

Description

Remplacer

Remplace le contenu de lentre dAutoTexte


slectionne par la slection effectue dans le document
actif.

Renommer

Permet de changer le nom ou le raccourci associs une


entre dAutoTexte.

Supprimer

Supprime lentre slectionne.

dition

Permet de procder la modification dun AutoTexte


existant.

Macro

Permet dassigner une macro qui sera excute avant ou


aprs linsertion de lAutoTexte correspondant.

Tableau 2 : Les entres du bouton AutoTexte

2.2 AutoTextes prdfinis


OpenOffice.org est livr avec un bon nombre dAutoTextes. Ces derniers sont lists dans le dialogue
de gestion et concernent plusieurs domaines (catgories Cartes de visite, Standard et Modles).
Note
Nos propres AutoTextes seront, de prfrence, enregistrs sous des catgories
personnalises (bouton Catgories).

2.3 Emplacement de stockage des AutoTextes


OpenOffice.org enregistre les AutoTextes dans deux emplacements diffrents, selon quil sagit
dAutoTextes de lutilisateur ou dAutoTextes partags entre utilisateurs.
Note
Ci-dessous <OOoUser> se rfre au dossier utilisateur dOOo et <OOoInstall> renvoie
au dossier dinstallation.
Les AutoTextes de lutilisateur sont enregistrs dans<OOoUser>/autotext.
Les AutoTextes partags sont dans <OOoInstall>/autotext/fr.
OpenOffice.org offre deux moyens de grer les dossiers de stockage desAutoTextes :
les options gnrales (Outils / Options, OpenOffice.org / Chemins, AutoTextes) ;
le dialogue des AutoTextes, bouton Chemin.
Rseau
Il est possible de placer des AutoTextes sur des dossiers du rseau. Nous pourrons, par
exemple, disposer dAutoTextes collectifs sur un lecteur rseau et dAutoTextes
personnels sur les postes de travail. Nous ferons appel, pour ce faire, au dialogue des
options gnrales dOOo (Outils / Options, OpenOffice.org / Chemins,
AutoTextes).
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Lorsque deux entres AutoTexte de mme nom ont t enregistres dans les deux
dossiers, celle qui est enregistre dans le dossier local est utilise en priorit.

2.4 Cration dAutoTextes


La cration dun nouvelAutoTexte est un processus trs simple:
1. entrons le texte dsir dans lditeur. Au cas o nous dsirons donner et mmoriser une mise
en forme spcifique ce texte, appliquons les paramtres voulus;
2. slectionnons le texte qui doit tre mmoris;
3. appelons le dialogue de gestion desAutoTextes ( Ctrl + F3 ) ;
4. donnons un nom notreAutoTexte et associons-lui un code (Raccourci).
5. choisissons la catgorie dans laquelle nous dsirons placer le nouvel AutoTexte (en gnral
Modules personnaliss, mais nous pouvons en crer de nouvelles par le bouton
Catgories) ;
6. Ajoutons maintenant lAutoTexte par le bouton AutoTexte.
Le choix Nouveau ajoute lAutoTexte avec sa mise en forme.
Le choix Nouveau (texte seulement) ajoute lAutoTexte sans mise en forme. La mise en
forme du texte lors dune insertion sera alors celle du paragraphe dans lequel lAutoTexte
sera plac.
Le nouvel AutoTexte apparat alors dans la liste, sous la rubrique slectionne (figure2).

Figure 2 : Le nouvel AutoTexte est list

2.5 Modification dAutoTextes


Aprs cration, il est possible de modifier un AutoTexte existant. Cette opration seffectue partir
du dialogue de gestion ( Ctrl + F3 ).
Nous slectionnons lAutoTexte mettre jour puis, par AutoTexte / dition, nous accdons
une nouvelle fentre dans laquelle nous pouvons procder aux corrections voulues. Il suffit ensuite
de mmoriser par Ctrl + S (Fichier / Enregistrer) pour valider les modifications. En cas
dabandon, nous refermons la fentre sans enregistrer.

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Astuce
Il est possible de modifier le statut sous lequel un AutoTexte a t enregistr (avec ou
sans mise en forme associe).
Dans la fentre ddition, procder aux modifications voulues puis, par Ctrl + F3 ,
appeler une nouvelle fentre de gestion des AutoTextes dans laquelle il devient possible
de crer un nouvel AutoTexte avec le statut dsir. Quitter ensuite le mode dition et
supprimer lancien AutoTexte.

2.6 Suppression dAutoTextes


La suppression dun AutoTexte (y compris les AutoTextes prdfinis) est rapide : dans la fentre de
gestion ( Ctrl + F3 ), slection de lAutoTexte supprimer puis AutoTexte / Supprimer.

2.7 Listage des AutoTextes


OpenOffice.org ne comporte aucune option visible de listage des AutoTextes. Pour pallier cet
inconvnient, une macro est prsente par dfaut qui propose cette fonctionnalit.

Figure 3 : Le lancement de la macro de listage des AutoTextes

Pour y accder, appelons le menu Outils / Macros / Grer les macros / OpenOffice.org
Basic. Dans la liste Macro de, double-cliquons sur Macros OpenOffice.org Gimmicks.
Slectionnons AutoText, macro Main (figure 3).
Cliquons maintenant sur Excuter. Une liste de toutes les entres AutoTexte existantes est gnre
dans un document texte distinct (figure 4). La colonne AutoTextName contient les noms, la colonne
AutoTextShortcut contient les raccourcis (les codes).

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Figure 4: Le listage des AutoTextes

2.8 Des images dans les AutoTextes


Il est possible, sous certaines conditions, de placer des
images dans le texte mmoris comme AutoTexte voire
seules. Ces images sont alors disponibles lors de
linsertion du texte dans les documents.

Figure 5 : Cette image peut faire partie dun


AutoTexte

2.8.a Images et texte


Les images ne peuvent tre enregistres au sein des AutoTextes
qu la double condition :
dtre ancres au texte associ en mode Comme caractre.
Pour ce faire : Format / Image, onglet Type, zone
Ancrage (figure 6) ;
et dtre encadres par au moins un caractre de texte de
chaque ct (comme sur la figure 5). Limage ne peut donc
tre place en dbut ou en fin de ligne.
Figure 6: Ancrage comme
caractre

2.8.b Images seules


Il est galement possible de crer des AutoTextes ne comportant que des images. Cette opration
seffectue laide de cadres.
En voici la dmarche :
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1. insrons un cadre texte par Insertion / Cadre ;
2. ajustons les dimensions du cadre en fonction de celles de limage (nous pourrons cependant
ajuster ultrieurement) ;
3. il est possible de protger les dimensions et le contenu du cadre;
4. ancrons Comme caractre ;
5. passons la bordure sur Invisible ;
6. positionnons la valeur darrire-plan Image et son type Remplissage ;
7. par Parcourir nous ouvrons limage insrer dans le cadre, validons.
Limage est maintenant place dans le cadre. Slectionnons ce cadre (limage apparat en ngatif) et
crons lAutoTexte associ (par loption Nouveau) de la manire dj dcrite.

Notes
Linsertion dans un document produit un cadre insrComme caractre.
Il est facile, si on le souhaite, de modifier lancrage et lhabillage pour une bonne
adaptation avec le texte environnant.
Le Navigateur (F5) voit un cadre de texte, mais pas dimage.

2.9 Des champs dans les AutoTextes


OpenOffice.org permet dinsrer des champs dans les AutoTextes, quil sagisse de champs
dinformation (date, auteur, variable, etc.) ou de champs de sources de donnes3.

2.9.a Champs dinformation


Pour insrer un champ dinformation (date, numro de page, variable, etc.), nous pratiquons de
manire trs semblable ce qui a dj t indiqu au ch. 2.4, avec quelques prcautions,
nanmoins :
1. le champ insrer doit exister pralablement;
2. nous crons le texte de lAutoTexte et y plaons le champ dsir;
3. nous slectionnons le texte placer dans lAutoT
exte ;
4. nous appelons le dialogue de gestion ( Ctrl + F3 ) et nous configurons les paramtres
comme indiqu plus haut (Nom et Raccourci, Catgorie) ;
5. nous crons la nouvelle entre parAutoTexte / Nouveau.
Utiliser Nouveau (texte seulement) aurait pour effet de remplacer le champ par sa valeur
textuelle.
Dsormais linsertion de cetAutoTexte contient le champ spcifi.
Attention !
En cas dinsertion de champs de type Variable, cette dernire doit exister en amont
dans le document pour pouvoir tre rfrence!
En dautres termes, il nous faudra crer une variable de mme nom dans les documents
3 Pour plus dinformation, voir le guide sur le publipostage. Rfrence au ch. 5.1, p.14.

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au sein desquels nous voudrons insrer une telle entre dAutoT
exte.

2.9.b Champs de base de donnes


En plaant des champs de source de donnes dans nos AutoTextes, nous pouvons obtenir des
documents extrmement modulaires et souples. Si les champs rfrencent des zones au contenu
variable (en fonction de la langue pratique, des variations de rglementation ou de tout autre
paramtre), alors ces lments seront automatiquement prlevs dans la source de donnes.
Pour insrer un champ de source de donnes dans une entre dAutoTexte, il suffit que ce champ
soit prsent dans le texte slectionn lors de la cration de cette entre. Comme pour les champs
dinformation, cette entre sera cre parAutoTexte / Nouveau.
Au moment de linsertion ultrieure dans nos documents, le champ sera remplac par la valeur
effective contenue par le champ dans la source de donnes au moment de linsertion.
Attention !
La source de donnes devra tre ouverte dans le document o lAutoTexte est insr pour
pouvoir rcuprer le contenu du champ.

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3 Utilisation des AutoTextes


Nos AutoTextes tant mmoriss, nous pouvons les exploiter, cest--dire les insrer dans nos
documents.

3.1 Insertion dun AutoTexte


Linsertion du texte associ un AutoTexte peut se raliser de plusieurs faons : de manire
manuelle, via le dialogue que nous avons dj vu ou encore par un bouton de barre doutils.
Dans tous les cas, le texte est insr dans le document dans ltat mme ou il fut mmoris lors de
la cration de lAutoTexte. Naturellement, linsertion a lieu lemplacement courant du point
dinsertion.
Le texte associ lAutoTexte est insr avec la mise en forme correspondant au statut choisi lors
de la cration de lAutoTexte :
Statut sans mise en forme (texte seulement) : le texte est insr et configur selon la mise en
forme du paragraphe courant.
Statut avec mise en forme : la mise en forme du texte insr est conserve.

3.1.a Insertion manuelle


Tapons le raccourci qui est associ lAutoTexte voulu puis F3 . OpenOffice.org insre alors le texte
correspondant.

3.1.b Insertion par le menu


Rien de magique ici : nous ouvrons le dialogue dj prsent au chapitre prcdent ( dition /
AutoTexte ou Ctrl + F3 ) puis nous slectionnons llment insrer. Il suffit alors de cliquer le
bouton Insrer pour obtenir le texte dsir.

3.1.c Insertion par la barre doutils Insrer


La barre doutils Insrer comporte un outil AutoTextes (entour sur la figure 7).

Figure 7 : La barre doutils Insrer (entour : le bouton dinsertion dAutoTextes)

Un clic sur ce bouton prsente, sous forme de


menus et sous-menus (figure 8), lensemble des
AutoTextes connus du systme. Il suffit de cliquer
celui insrer.

Figure 8 : Les menus du bouton dinsertion


dAutoTextes

3.2 Des styles dans les AutoTextes


Lorsquun AutoTexte comporte une mise en forme suivant un style, linsertion de lAutoTexte a pour
consquence lajout de ce style la liste des styles du document si celui-ci ne le contenait pas
encore.

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4 AutoTexte ou AutoCorrection ?
OpenOffice.org propose une seconde fonctionnalit permettant linsertion automatique de texte :
lAutoCorrection (Outils / AutoCorrection, onglet Remplacement) 4.
Cette fonction permet le remplacement la vole dune suite de caractres par une autre, ds lors
que lune et lautre figurent dans la table de remplacement. Ceci est trs utile pour corriger
automatiquement des fautes de frappe rcurrentes, par exemple. Il est donc possible dexploiter
cette facilit pour remplacer des raccourcis par des squences de texte plus complexes, la
manire des AutoTextes.
Outre que lAutoCorrection est instantane et que linsertion dun AutoTexte requiert la frappe de
F3 , et disposant de deux fonctions similaires, se pose nous la question du meilleur choix.
Dans les grandes lignes, nous choisirons:
AutoCorrection

Exemple

Correction de fautes de frappe rcurrentes

cauchemard cauchemar

Remplacement de caractres ordinaires par des symboles

+ / -

Insertion de caractres difficiles ajouter

- - (tiret demi-cadratin)

Insertion de mots ou de suites de caractres courtes

bx Bordeaux

AutoTexte
Insertion de phrases ou de paragraphes complets
Insertion de membres de texte dots dune mise en forme
Insertion de texte accompagn dimages ou de champs

4 Cette option nest active que si Outils / AutoCorrection, onglet Options, ligne Utiliser la table
de remplacement, la colonne [S] est coche.

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5 Informations complmentaires
Nul doute qu la lecture de ce document, le lecteur sera dsireux de perfectionner ses
connaissances ou de rpondre des questions non dbattues ici. OpenOffice.org propose deux
moyens daccs direct linformation : des documents thmatiques constituant une somme
dinformations de rfrence et des listes de diffusion sur lesquelles intervenir de manire dynamique.

5.1 Espace documentaire


Le site fr.openoffice.org propose de nombreux documents, guides et how-to qui permettent
dapprofondir certains points en rapport avec le thme de cehow-to.
Lensemble des documentations disponibles sont places dans lespace Documentation :
http://fr.openoffice.org/Documentation/Index.html
Sont particulirement en rapport avec cehow-to :
Le guide sur les styles
http://fr.openoffice.org/Documentation/Guides/StylesModeles.odt
Le guide sur le publipostage
http://fr.openoffice.org/Documentation/Guides/GuidePublipostage.odt

5.2 Listes de diffusion


Par ailleurs, les listes de diffusion du site fr.openoffice.org sont ouvertes tous et permettent les
changes entre utilisateurs. La liste [users-fr] (http://fr.openoffice.org/contact-forums.html) est
lendroit privilgi pour obtenir de laide dans lemploi quotidien de la suite OpenOf
fice.org.

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fr.OpenOffice.org

6 Crdits
Auteur : Jean-Franois Nifenecker
Remerciements : Erwan Souben, Jean Perrin,Anthony Benoist et Chris Oloo
Intgr par : Tony Galmiche
Contacts : Projet Documentation OpenOffice.org -fr.OpenOffice.org
Traduction :
Historique des modifications :
Version
1.0

Date

Commentaire

14/03/2007 Version initiale

7 Licence
Appendix
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The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License
Version 1.0 (the "License"); you may only use this Documentation if you comply with the terms of this
License. A copy of the License is available athttp://www.openoffice.org/licenses/PDL.html.
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Documentation is Jean-Franois Nifenecker Copyright 2007. All Rights Reserved. (Initial Writer
contact(s): jean-francois.nifenecker@laposte.net).
Contributor(s): ______________________________________.
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NOTE: The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the
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