Herramientas del control presupuestario

Caractersticas de las herramientas que dan soporte al presupuesto

A continuacin se describen las principales caractersticas de las herramientas que
deberan dar soporte de informacin que contiene el presupuesto, mientras se
confecciona su contenido y despus, cuando se analiza el cumplimiento de las
previsiones:

Deber existir un grado adecuada de detalle de la informacin para cada

rea, centro, departamento o responsable, es imprescindible que se
determina incluso, en cada tipo de ingreso o gasto el nivel de detalle contable
necesario.
Los datos del presupuesto se debern poder modificar en cualquier momento
pero si es posible identificando las presiones de las modificaciones
Los datos en todo el sistema deberan ser multiusuario y poder ser
consultado de diferentes formas segn los niveles de informacin, de forma
individual o consolidada.
Se requiere que el sistema, para cualquier tipo de cambio, facilite de forma
rpida y segura los nuevos resultados.
El modelo, segn las necesidades, debera poder tener un sistema de
seguridad por usuarios mediante un nombre y contrasea, lo cual permite
mayor seguridad para compartir datos.
La introduccin de datos debe resultar fcil para los usuarios, as como el
acceso modificaciones introduccin de nuevos datos.
Las consultas y envo de informacin deben podar ser de diferentes formas y
cubrir tanto la parte de confeccin del presupuesto como el posterior anlisis
de las desviaciones, asimismo deben cubrir todo tipo de informes tanto a
nivel de reportings como estados financieros e indicadores.
El modelo debe contemplar la posibilidad de trabajar con diferentes empresas
y unidades de negocios y tambin con datos consolidados si es necesario
Otro aspecto importante de la integracin de presupuestos contabilidad
general financiera y con la analtica si se dispone de ella. El que los
presupuestos se desarrollen correlacin directa con la contabilidad permitir
que peridicamente y de forma automtica pueden hacerse las necesidades
comparaciones entre los datos presupuestados y los reales, facilitando el
anlisis y la extraccin de las causas de la desviacin. Adems est
integracin facilita la automatizacin del sistema presupuestario por lo que la
elaboracin y el mantenimiento del sistema es muy sencillo y una
introduccin inicial de los presupuestos es suficiente para que el sistema sea
plenamente operativo. Su integracin con la contabilidad le permite las
correspondientes comparaciones de forma automtica y al nivel de detalle
que te necesite.

Los diferentes tipos de soluciones ejemplos de tarea

Todo sistema de elaboracin y control presupuestario requiere unas herramientas
informticas que permitan su desarrollo (introduccin de datos, nuevas versiones de
datos, etc) y posterior anlisis y seguimiento de la desviacin. La ventaja de esas
herramientas son las siguientes

Favorece la autonoma de los responsables/usuarios y la participacin de los

mismos
Permite introducir datos en diferentes versiones del presupuesto y/o hacer las
oportunas simulaciones
Permiten acceder en tiempo real a los datos tantos presupuestados como
reales y hacer asi un anlisis de las desviaciones por diferentes conceptos
contables o analticos (centros de coste o centro de ingreso).
Simplifica en el anlisis de las desviaciones de forma que puedan analizar de
mayor a menor detalle o viceversa.
Termin una integridad y seguridad de los datos al acceder a la informacin
slo los usuarios autorizados
Las diferentes tipos de herramientas existentes para el seguimiento el control
presupuestario son
o Hojas de clculo

Las hojas de clculo son buen sistema para confeccionar el soporte del presupuesto,
sobre todo en las organizaciones donde los realiza una persona sola. Pero tiene
limitaciones en modelos ms participativos y que consolidan una gran cantidad de
datos es ms dificultosa la recuperacin, integracin, recogida de datos y
comprobantes posteriores. Para ello es mucho ms complejo hacer simulaciones e
interpretaciones de los resultados, e incluso el anlisis posterior, cuando slo nos
basamos en hojas de clculo como soporte.
Los modelos con hojas de clculo son poco flexible cuando estamos tratando mucha
informacin viene diferentes orgenes y distintos usuario; es compleja la
consolidacin de datos y su seguimiento, pero se pueden combinar los datos del
presupuesto confeccionados con hojas de clculo con otras herramientas de base
de datos que proporciona un anlisis ms ticas y completo.
El desarrollo de software a medida
Este tipo de sistema puede combinar diferentes herramientas y software de
programacin a medida pero aun siendo ms flexibles y ms habitables, tampoco
tiene una total adaptabilidad a las circunstancia de cada organizacin cuando
surgen las nuevas necesidades; ya que depende de un trabajo de programacin
previa.
Los programas estndar de gestin presupuestaria

Un software de gestin estndar posee las siguientes caractersticas:

Est concebido para ser utilizado por diferentes usuarios a la vez y de

diferentes reas, departamentos, secciones y ubicaciones fsicas as permite
a la consolidacin de todo tipo de datos.
Debe acabar todas las reas funcionales del presupuesto: ventas, compras,
fabricacin, administracin, almacenes, etc.
Informacin que contiene est actualizada online, pero conviene tener en
cuenta siempre que todo debe estar centralizado en una nica base de datos.
La forma de trabajo debe permitir poder hacer previsiones, simulaciones y
guardarla las diferentes versiones de los presupuestos as como poder
consultar los datos de periodos anteriores tanto de presupuestos como de
datos reales.
Debe abarcar todos los conceptos existentes en la organizacin como son
centros de coste, zonas, regiones, sectores, responsables, etc.
La seguridad depende de los permisos a los usuarios y de los accesos de
estos al sistema.
Debe facilitar la entrada de recogida de los datos tanto directos como los de
otras fuente

Ejemplo de modelo de herramienta de confeccin y anlisis del presupuesto

Este ejemplo tiene como objeto describir un modelo de herramienta que da soporte a
la confeccin del presupuesto y a su posterior anlisis. Primero nos debemos
plantear la siguiente pregunta:
Es adecuada la tecnologa que soporta el proceso de elaboracin y el control
posterior del presupuesto?
Primero hemos de determinar que el tipo de herramientas se realiza el seguimiento
y el anlisis del presupuesto.