NDICE

Carta personal y comercial ........................................................................................ 2

Oficio .......................................................................................................................... 7

Memorndum ............................................................................................................. 9

Circular .......................................................................................................................13

Aviso ......................................................................................................................... 16

CONCLUSION . 18

BIOGRAFIA ..... 19

CARTA

IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

La carta es la forma que generalmente se emplea a la correspondencia de empresas

mercantiles y en las relaciones personales o privadas.
La carta personal se utilizan para mantener comunicacin con gente conocida con la
que
se
tiene
confianza,
familiares y amigos.
En
ella
se
utiliza
el lenguaje informal y coloquial. En ella se transmiten acontecimientos, sentimientos y
pensamientos
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales
o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial
y/o
confidencial.
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los
siguientes conceptos:
Encabezado: nombre, direccin, fecha del da y lugar al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas.
Exposicin: del asunto, con los temas pertinentes.
Despedida: cortesa con la que se da trmino a la carta.
Firma: clara, o en sustitucin tambin puede llevar el nombre en extenso.
Las cartas comerciales tambin pueden incluir los siguientes datos:
Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta.
Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige la
carta (destinatario).
Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta.
Antefirma: razn social o denominacin de la causa.
Firma: nombre completo del remitente y su rbrica.
1

IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Referencias finales: inciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la

persona que dicta y del mecangrafo.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a
quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de
las referencias finales.

EJEMPLO PARTES DE UNA CARTA

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

FECHA ________________________________________

DESTINATARIO ______________
___________________________
___________________________
___________________________

VOCATIVO _________________

TEXTO
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
__________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
__________________________________
DESPEDIDA ____________________
ANTEFIRMA ______________________________________

FIRMANTE _____________________________
CATEGORIA DEL FIRMANTE
OTROS DATOS ______________
___________________________
REFERENCIAS FINALES

EJEMPLO DE UNA CARTA PERSONAL

3

IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Mxico, Aguascalientes., 04 de Marzo de 2013

Karen Lpez Mndez

Caudillos # 100
Fracc. Morelos 1
Delegacin Morelos
20297 Mxico, Ags.

Querida prima:

Espero que te encuentres bien, mi servici terminar la semana entrante; por lo

tanto en una semana y media, estar con ustedes. Espero que los nios se comporten
como deben, y que no hayas sido muy drstica o estricta con ellos.

Estos seis meses en la plataforma han sido exhaustivos, pero completamos el

trabajo en una forma excepcional, la plataforma se ha convertido en un segundo hogar.
Pero jams se equiparar a la casa propia.

Con mucho cario

Hctor Dvila Mndez

HD/hdm

EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIAL

4

IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Mxico, Aguascalientes, Ags., 02 de Marzo de 2013

Agencia Mercantil Mexicana, S.A.

Sucursal en Monterrey
Apartado postal 208
C.P 64000 Monterrey, NL.

Estimados Seores:
Estamos en la necesidad de rendir un minucioso informe de las cuentas
pendientes de pago de todos nuestros clientes, hemos de agradecerles que nos enven
una lista detallada de los crditos pendientes de pago que existan actualmente en la
cartera de esa sucursal.
Nos interesa conocer, los adeudos a cargo de los seores Juan Monroy, Manuel
Acevedo y la Sra. Esperanza Oviedo, de esa ciudad.
Pendientes de sus noticias, nos despedimos de ustedes.
ATENTAMENTE.
AGENCIA MERTANTIL MEXICANA, S.A. Matriz

Joaqun Centeno
Contador General
JC/jmsl

OFICIO
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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las

oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como: sociedades, sindicatos, clubes y
otras.
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin,
de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se
utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

TIPOS DE OFICIO

Oficio simple o directo. Se utiliza cuando va dirigido a una sola persona; por lo general en el
caso de una invitacin, felicitacin, peticin, agradecimiento, invitacin a eventos actividades
culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar
algn servicio.

Oficio mltiple. Se utiliza cuando la misma informacin va dirigida a varios destinatarios, razn
por la cual las instituciones o dependencias tienen el nmero de oficio y dejan puntos
suspensivos o el espacio para escribir el nombre y el cargo del destinatario, slo para colocar
cuando el caso lo amerite.

El texto de este tipo de oficio se basa en la emisin de rdenes, instrucciones,

recomendaciones, sugerencias, informaciones a diferentes oficinas o despachos de
manera simultnea. El trato que se considera en este tipo de oficio es vertical,
descendente y horizontal, por cuanto va dirigido a subordinados o entre jefes de
instituciones del mismo nivel o jerarqua.
Es importante recordar que
En el oficio mltiple, el nmero es el mismo para todos los ejemplares que van a
distribuir.
Se escribe necesariamente la palabra DISTRIBUCIN, que viene a constituir la
ltima parte de este tipo de oficio.

IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Partes
Membrete: es aquel que incluye, impresos, el nombre y el logotipo o algn otro diseo
de una compaa o institucin
Referencias iniciales o cuadro clasificador, que comprende:
Nombre de Ao: Es la denominacin que se le da al ao actual.
Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el
da, el mes y el ao en curso.
Numeracin: En esta parte se escriben los tres datos, la palabra oficio con
maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a
continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada
por una lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario: Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida
de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se
explicar en el cuerpo.
Referencia: Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la
numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto.
Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el
mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente
Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa-Firma y
posfirma.
Firma: Se escribe la rbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su
vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Iniciales: Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con
letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Datos finales: anexo, c.c.p. y referencias.

ESQUEMA DEL OFICIO

DEPENDENCIA _____________________
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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

SECCION

_____________________

MESA

_____________________

NUM. DE OFI. _____________________

EXPEDIENTE _____________________
ASUNTO: __________________________________
___________________________________________
FECHA: ___________________________________
DESTINATARIO _______________
_____________________________

ANTECEDENTES
TEXTO
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________

_______________________________________________________________________
_________________________________________
DESPEDIDA ______________
LEMA________________________
CATEGORIA DEL FIRMANTE

FIRMANTE
OTROS DATOS ________________
_____________________________
REFERENCIAS FINALES

DEPENDENCA: DIRECCIN GENERAL

DE EDUACION SECUNDARIA TECNICA
SECCIN:
Departamento Tcnico
MESA:
Inspeccin
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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

NUMERO DE OFICIO:
1325
EXPEDIENTE:
E-C-7-142
ASUNTO: Exmenes de regularizacin. Se comisiona
al inspector Juan de los Ros.

Mxico, Ags., 23 de noviembre de 2010

C. Manuel Santoyo
Director de la Escuela Comercial Mxico Nuevo
Av. Jurez 25
Col. La Caada
012000 Mxico, Ags.

Su nota del 20 del actual.

Por acuerdo del C. Director general, ha sido comisionado el C. Inspector Juan de
los Ros para verificar los exmenes de regularizacin que sustentarn los alumnos de
ese plantel, durante los das del 07 al 10 del mes en curso.

Atentamente.
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN.
El Jefe del Departamento Tcnico

Prof. Juan Manuel Ruz

c.c.p. C. Inspector Juan de los Ros
Uruguay 115
06110 Mxico, Ags.
JMR/eg
MEMORNDUM
El memorando o memorndum es un escrito breve por el que se intercambia
informacin entre diferentes departamentos de una organizacin para comunicar alguna
indicacin, recomendacin, instruccin o disposicin.
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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Partes del memorndum:

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1.

Lugar y fecha

2.

Cdigo

3.

Destinatario

4.

Asunto

5.

Cuerpo

6.

Despedida o antefirma

7.

Firma y posfirma

8.

"con copia"

9.

Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

Membrete

Nombre del ao

Referencia

Sello

Anexo

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

EJEMPLO DE MEMORNDUM

Mxico, Ags., 04 de Marzo de 2013

MEMORNDUM

Para: Mauricio del Moral, Director General

De: Luz Mara Durn

Asunto: Reunin de Ventas

El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del 2008.

En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas que se ha
alcanzado en el ltimo trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.
Atentamente.

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Luz Mara Durn

Gerente Ventas

CIRCULAR
Es un escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a
varias personas a quienes por igual interesa.
La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitacin de asuntos oficiales,
mercantiles o industriales.
El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,
sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos
destinados a personas de muy diverso nivel.
Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS

La circular Voluntaria, es aquella que tiene la funcin principal de promover

productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
Ofrecer los servicios de algn negocio, Dar a conocer un nuevo producto, Enviar lista
de productos y precios, Remisin de catlogos, Avisos al personal (internos),
Invitaciones, etc.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos
necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relacin comercial con nuestros
clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio, Cambio de domicilio, Establecimiento de una sucursal,
Nombramiento de apoderado, Designacin, ratificacin o remocin de apoderado,
Nombramiento de distribuidores, Traspaso de negocio, Clausura, Liquidacin o quiebra
de empresa, Constitucin de una sociedad, Dar a conocer el nombre de los
administradores, Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria,
Aumento o disminucin de capital.
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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Partes
Numeracin
Al igual que el memorndum u oficio; la primera parte se escribe con maysculas, es
decir, la palabra CIRCULAR, seguida del numero, separada por una lnea oblicua,
luego las siglas con letras maysculas, el cargo de la persona que lo remite, un guin y
las siglas de la institucin o empresa que dirige la circular, separada por una lnea
oblicua y por ltimo el ao en curso.
Fecha
Se escribe el lugar, el da, el mes, y el ao que en curso.
Destinatario
Generalmente o casi siempre estar dirigido al conjunto de personas
interesadas en el documento. Puede dirigirse:
- Al personal de la empresa:
- Estimados colegas:
Asunto
En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo con mayscula, seguida de dos
puntos y junto se escribe el tema en resumen o en sntesis.
Cuerpo o texto
Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; puede
estar integrado por varios prrafos, y para mayor orden enumerar cada prrafo.
Despedida
Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo:
Atentamente.
Firma y cargo
La firma es la rbrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda documentacin;
debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado
de jerarqua que posee.
Inciales
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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

Como siempre, con letras maysculas las inciales del remitente, seguida de una lnea
oblicua, las inciales del mecangrafo o secretaria con minscula.

EJEMPLO DE UNA CIRCULAR

SINDICATO DE TRABAJADORES
DE LA INDUSTRIA DE LA COSTURA
Comit ejecutivo
Secretara de Organizacin y Propaganda
ASUNTO: Se remiten Estatus

CIRCULAR 140

Mxico, ags., 04 de Marzo de 2013

A todos los compaeros miembros de este sindicato:

Enviamos a ustedes anexo, un jemplar de los Estatus aprobados en nuestras
asambleas plenarias de los das 1, 2, y 3 del actual
Les agradecemos acusarnos recibo de ente envo.
Fraternalmente.

POR LA ENMANCIPACION DEL TRABAJADOR

COMIT EJECUTIVO

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

EL SRIO. DE ORGANIZACN

Miguel Salvatierra

EL SRIO. GENERAL

Julin Garca

JG/iec

AVISO
Un aviso, refiere a aquel anuncio o noticia que una persona tiene para darle a otra o
bien, aquel que est destinado a un pblico mucho ms amplio y que puede referir a
cualquier situacin plausible de ser comunicada.
Es un comunicado en el cual se notifica o advierte algn hecho. Por lo regular va
dirigido a varias personas con el nombre de la institucin o persona que lo emite.

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

EJEMPLO DE AVISO

ELECTRNICA TAKAME, S.A. DE C.V.

A V I S O

Se comunica a todo el personal que el prximo lunes 30 de abril del ao en

curso, se presentar en oficinas centrales de esta Empresa, el Presidente del
Consorcio Mundial TAKAWE, por lo que en su honor se ofrecer una comida en el
Centro Libanes de la Cd. de Mxico a partir de las 15:00 horas.
La bienvenida estar a cargo de nuestro Director de la Planta Nogales, Sr.
Oko Na-gazawa, por lo cual, les rogamos su puntual asistencia.
Los boletos sern personales y podrn recogerlos en la Gerencia
Administrativa, as como los viticos correspondientes, a partir de hoy.

Mxico, Ags., 04 de Marzo de 2013

Atentamente

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN

CONCLUSIN

Estos documentos sirven para comunicarse ya sea dentro o no de una empresa u

organizacin. Sin ellos no podra fluir de una manera clara toda la informacin que esta
necesita para si misma. La mayora de estos documentos son oficiales.

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IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

BIOGRAFA
URLS
http://www.ejemplode.com/11-escritos/280-ejemplo_de_circular.html
http://www.ejemplode.com/64-cartas/2017-ejemplo_de_carta_personal.html
http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html
http://www.ejemplode.com/11-escritos/356-ejemplo_de_aviso.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Memorando
http://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)
http://es.thefreedictionary.com/oficio
http://es.scribd.com/doc/48372765/OFICIO
http://es.wikipedia.org/wiki/Carta
http://www.escolar.com/avanzado/lengua027.htm
http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml
http://es.thefreedictionary.com/aviso
Manual de Documentacin
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