COMO A GESTO DE

PROJETOS PODE MELHORAR

A SUA COMUNICAO

SUMRIO
1. Introduo

2. O que torna uma comunicao realmente eficaz?

3. Desafios da gesto: Comunicao

4. O que um gerente de projetos precisa saber sobre escuta ativa

5. Cinco dicas para melhorar a comunicao na equipe

6. A comunicao de uma gesto de projetos de alta performance

7. Concluso

Sobre a Project Builder e a Samba Tech

1. INTRODUO
O clima organizacional um fator de extrema relevncia em uma corporao. Os colaboradores so

parceiros e, quanto mais bem informados e organizados eles estiverem, mais envolvidos eles estaro
com a empresa, sua misso e seu negcio, e estaro mais dispostos a trabalhar para buscar resultados
para ela.

Portanto, manter um bom fluxo de informaes e uma boa comunicao essencial em qualquer
organizao e pode garantir o sucesso de seu empreendimento.

Nesse contexto, investir no uso de vdeos e em uma sbia gesto de projetos para otimizar o

compartilhamento de informaes em uma empresa pode ampliar o conhecimento do colaborador,

dando-lhe uma viso completa dos processos, e at mesmo otimizar a forma como equipes e figuras
estratgicas se comunicam.

O Boticrio, cliente da Samba Tech, por exemplo, investiu nessas estratgias e conseguiu

revolucionar toda a gesto da comunicao em seu negcio. A empresa a maior rede de franquias
de perfumaria e cosmticos do mundo e possui mais de 2.800 lojas no Brasil, alm de grande atuao
internacional. Com isso, partindo da necessidade de realizar treinamentos e troca de informaes
sobre novos produtos de forma eficiente, e tambm visando a reduo de custos, a organizao optou
pela distribuio de seus vdeos corporativos atravs da web.

Isso facilitou os processos internos da empresa, alm de possibilitar um giro maior das informaes.

Com uma significativa reduo de custos, a tecnologia utilizada gerou um retorno positivo e
rapidamente todas as franquias passaram a ter uma comunicao corporativa dinmica, com maior

integrao entre elas. E isso s foi possvel porque eles utilizaram as tecnologias e processos certos.
Fundada em 2002, a PortoSeg uma empresa financeira que atua nos segmentos de crdito

consignado, capital de giro, financiamento e refinanciamento de veculos, investimento se na

emisso de cartes de crdito. A PortoSeg faz parte do grupo Porto Seguro, que emprega mais de
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20 mil pessoas por meio de suas 23 empresas no Brasil. Uma das principais preocupaes do grupo

a realizao de uma administrao simples, flexvel e integrada, o que possibilitou PortoSeg a

adoo de uma ferramenta com essas caractersticas para gerenciar seus projetos, o software da
Project Builder.

O grande ganho da adoo da ferramenta foi facilitar o acesso s informaes essenciais do projeto

(tanto na parte estratgica, quanto na ttica e operacional), aumentando a integrao entre todos
os funcionrios e equipes envolvidos em cada iniciativa da PortoSeg. Se antes cada funcionrio

mantinha controles manuais, agora a empresa conta com um controle nico e centralizado, facilmente
acessvel por qualquer membro da equipe.

Neste e-book ns vamos te ensinar como contornar todos os desafios de comunicao que possam
surgir em sua empresa e tambm como gerir seus processos com alta eficincia e performance.
Boa leitura!
Samba Tech e Project Builder.

2. O QUE TORNA UMA COMUNICAO REALMENTE EFICAZ?

Essa pergunta feita para muitos CEOs e especialistas da rea que demonstram em suas organizaes
uma estratgia de comunicao corporativa de alto nvel - tanto interna quanto externa.

O Gustavo Caetano, CEO da Samba Tech, maior empresa de tecnologia para comunicao em

vdeos da Amrica Latina, tem muitas conversas com diretores e colaboradores de diversas empresas
e esse tema sempre vem tona.

Pensando nisso, ele preparou 6 bases que levam uma empresa a atingir esse objetivo. Depois, vamos
te ensina como podemos trabalhar esses pilares. Vamos nessa?

AGILIDADE
Quanto tempo necessrio para levar aquela diretriz estratgica quentssima at os colaboradores?
30 longos dias at o material ficar pronto? Bom, esquea o sucesso disso. preciso ser gil ao tirar

a mensagem do planejamento e lev-la at o quadro de funcionrios. Ao usar vdeos, por exemplo,

no basta apenas acreditar nesta estratgia e ponto final. preciso fazer com que esse vdeo chegue
rpido e com qualidade a cada destino traado, a cada pessoa que precisa ser atingida.

INTERATIVIDADE
Seu funcionrio est conectado, usa Dropbox, Twitter, Linkedin, Spotify e Netflix. Ele quer interagir.

No trate suas redes internas (ou mesmo externas) como uma via de mo nica e sem qualquer
charme de design. Repito: ele utiliza as principais redes sociais e apps do mercado e quer uma
experincia positiva tambm na empresa.

MOBILIDADE
E sabe o que essa conectividade em tempo integral significa? Que as pessoas esto utilizando
dispositivos mveis boa parte do tempo. Uma pesquisa recente mostra que 4 em cada 5 usurios de

internet possuem um smartphone e que 47% dos entrevistados tm um tablet. No d para deixar o
mobile de lado na hora de fazer uma comunicao eficaz na sua empresa, certo?

CAPILARIDADE
Aqui a coisa comea a ficar ainda mais sria. Adianta voc atingir apenas os funcionrios de uma

unidade ou de uma cidade? preciso utilizar a tecnologia para fazer com que sua comunicao
alcance o maior nmero de lugares possveis e o maior nmero de pessoas tambm. Pode at haver

restries de acesso nesse caminho, segmentaes e direcionamentos, mas sua empresa precisa ser
capaz de entregar a mensagem onde quer que seja.

ENGAJAMENTO
Talvez essa seja a palavra mais falada do momento. Sua empresa vai ficar alheia a isso? Espero que
no. Um caso de uso inteligente dar ao colaborador a chance de ter papel ativo nesse processo
comunicacional.

Dessa forma, uma pessoa do comercial pode contar para o restante do time quais tcnicas de venda
so mais eficazes ou qual discurso tem melhor apelo. Isso fundamental para trabalhar uma gesto do

conhecimento compartilhada e tirar da empresa o papel nico de gerador de informao qualificada.

MONITORAMENTO DE RESULTADOS
Voc pode fazer todos os passos anteriores e no ter a menor ideia do que est acontecendo. A,

sinceramente, no adianta nada. fundamental compreender quem est acessando, de qual

dispositivo entra, qual rea da empresa, faixa etria, alm de cruzamento de dados com avaliaes
de desempenho e produtividade.

3. DESAFIOS DA GESTO: COMUNICAO

Parte fundamental do convvio em sociedade, a comunicao ainda um dos grandes problemas
no mundo corporativo. Afinal, somos reflexo do que vivenciamos ao longo de nossas vidas, e cada

pessoa tem suas prprias experincias e modo de ver o mundo. Quando uma comunicao feita,

cada envolvido a compreende de acordo com essa bagagem, o que pode acarretar em rudos entre
a inteno do emissor e o que o receptor de fato entendeu, gerando at mesmo dificuldades no
relacionamento interpessoal.

Na execuo de um projeto essa dificuldade se intensifica. Temos equipes multidisciplinares, com

cultura e valores diversos, o que faz com que o papel do gerenciamento da comunicao em projetos
seja uma das maiores preocupaes do gerente. A sintonia entre a equipe deve estar afinada, a fim

de que todos compreendam seus papis para o resultado final e possam trabalhar em sinergia, com o
mnimo de conflitos e discusses. Todos precisam estar na mesma pgina como se diz.

O QUE A COMUNICAO EM PROJETOS FAZ

A comunicao em projetos trata principalmente daquela que feita entre e para a equipe, visando
facilitar o trabalho de todos e manter o grupo unido em torno de seus afazeres. Para superar os
desafios das barreiras comunicacionais, o gerente deve acompanhar de perto essas interaes e

manter-se constantemente em contato com a equipe, para apaziguar qualquer conflito.

Alm disso, a comunicao em projetos visa manter os patrocinadores, os usurios e demais
envolvidos informados a respeito do andamento do mesmo, reportando periodicamente os avanos
realizados. Isso torna a comunicao em projetos mais complexa, pois os pblicos so variados e
preciso segmentar essa comunicao para todos os Stakeholders.

OS DESAFIOS DO GERENCIAMENTO DA COMUNICAO EM PROJETOS

Manter as pessoas unidas e dispostas para o trabalho um grande desafio do gerenciamento de

comunicao. Para tanto, o gerente de projetos deve ter competncias de comunicao oral e escrita,
alm de uma boa dose de negociao.

Neste sentido, o feedback contnuo tambm essencial, j que as pessoas precisam saber como est
o seu desempenho para poderem melhorar ou corrigir qualquer falha. papel do gerente de projetos
conversar com cada membro da equipe e manter o ambiente em harmonia.

O repasse de informaes referentes ao projeto de maneira clara, sucinta e compreensvel para todos
os envolvidos tambm se constitui em um grande desafio. A comunicao escrita pode ser mal
interpretada, assim como a oral pode ser conflitante com a no verbal do transmissor. Sendo assim,
valer-se de vrios recursos para comunicar de forma mais eficaz a todos os envolvidos com o projeto
a melhor sada.

A comunicao a essncia do relacionamento interpessoal, por isso deve andar de mos dadas
com o gerenciamento de recursos humanos em projetos, auxiliando na mediao de conflitos e na

promoo de aes de engajamento e comprometimento para a equipe. Sem a comunicao clara,

fluida, o projeto tem grandes chances de no dar certo, portanto, na hora de escolher um lder para
tratar do assunto, certifique-se de indicar a pessoa certa.

4. O QUE UM GERENTE DE PROJETOS PRECISA SABER SOBRE ESCUTA ATIVA

Uma das habilidades mais requisitadas para um gerente de projetos a boa comunicao. Seja falada

ou escrita, a comunicao que garante o alinhamento necessrio entre os membros da equipe do

projeto, cuidando para que todos estejam focados nos mesmos objetivos e metas, desempenhando
seus papis adequadamente para que o produto final seja tal qual o planejado.

Contudo, o processo comunicacional s efetivo se h um comprometimento por parte dos

colaboradores. E por isso que o gerente de projetos precisa assimilar o que escuta ativa e como
ela pode auxiliar no seu papel de liderana, facilitando os relacionamentos e tornando a equipe muito
mais produtiva.

NO QUE CONSISTE ESSA TAL DE ESCUTA ATIVA?

Escutar ativamente focar na pessoa que fala com voc, deixando outras preocupaes de lado para
realmente compreender o que est sendo dito, quais so as intenes, as preocupaes e os anseios
contidos no discurso. Lembre-se de que no apenas a boca que comunica e a linguagem corporal
do outro deve ser levada em conta tambm.

POR QUE USAR ESSA TCNICA NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

O gerente de projetos o porto seguro de toda a equipe quando o foco a tomada de decises, a

promoo de um ambiente de trabalho sinrgico e a manuteno da coeso entre os profissionais

envolvidos. Por isso, se o gerente de projetos no pratica a escuta ativa, est perdendo detalhes
importantes da execuo do projeto, bem como compromete o desempenho da equipe pela falta de
habilidade em detectar problemas de relacionamento ou de entendimento sobre papis e atividades.

Praticando a escuta ativa, o gerente facilita a comunicao com a equipe e fica mais prximo do dia
7

a dia das pessoas, melhorando seu poder de relacionamento e liderana, quesitos essenciais para
conduzir equipes ao sucesso!

O QUE IMPEDE UM GERENTE DE PROJETOS DE PRATIC-LA?

So diversas as barreiras que devem ser quebradas pelo gerente de projetos a fim de garantir uma
maior coeso em sua equipe. Quer saber o que anda fazendo de errado nesse sentido? Fique atento
a esses sinais:

Escutar as pessoas pensando em outras coisas;

Fazer outras atividades enquanto fala com uma pessoa;

Selecionar somente aquilo que o agrada, recusando toda comunicao que seja uma crtica
ou que no satisfaa suas expectativas;

Escutar enquanto anseia por outros compromissos;

Concluir os pensamentos do seu interlocutor antes da hora.

Ao perceber em si algum desses sinais, o gerente de projetos deve tomar providncias para eliminar

essas barreiras. A vale pedir que o colega volte em um outro momento, para conversarem com mais
tranquilidade, ou, ainda, retirar-se para um local mais isolado para que possam conversar.

COMO COLOCAR O CONCEITO EM PRTICA?

Em um dilogo qualquer, preciso se manter focado no interlocutor para que ele se sinta seguro
e voc compreenda o assunto em toda a sua amplitude, sem levantar as barreiras mencionadas

anteriormente. Durante a conversa, observe a linguagem corporal do colega e analise se est coerente
com seu discurso.

Mantenha sempre uma retroalimentao em todos os dilogos, ou seja, d feedback a todo momento,

mostrando que voc est atento conversa. Repetir algumas falas, mas com outras palavras, permite
que voc verifique se est mesmo compreendendo a proposta. Perguntar sobre pontos pouco claros
sempre vlido, assim como no interromper enquanto a outra pessoa fala, deixando-a concluir o
pensamento antes que voc possa fazer qualquer tipo de julgamento.

5. CINCO DICAS PARA MELHORAR A COMUNICAO NA EQUIPE

Um problema mais do que comum nas empresas a dificuldade de comunicao entre gerentes de

projeto e funcionrios. Acredita-se at que uma grande parte dos documentos que so enviados pelos
gerentes aos interessados sequer so lidos. A seguir separamos dicas para melhorar a comunicao
do seu time!

5.1. USE PAINIS INFORMATIVOS

Esse tipo de ferramenta bastante til, porque concentra em apenas um lugar todas as informaes de

determinado projeto e, ainda por cima, facilmente encontrada em ferramentas para gerenciamento
de projeto. Os interessados podem visualizar o painel de informaes com os dados apresentados
sob medida para o seu entendimento.

5.2. CRIE UMA AGENDA DE COMUNICAO

Funcionrios e demais interessados podem ficar confusos se receberem informaes com muita

frequncia. Para resolver este problema, estabelea datas em que novas informaes sero
divulgadas, uma rotina. Deixe de lado a confuso de uma maneira simples, assim os prprios
interessados procuraro as informaes nas datas corretas.

Alm disso, importante que sejam estipuladas as datas e eventos importantes do projeto para que,
conforme a proximidade destas, o time possa se organizar para que a comunicao se d de maneira
mais eficiente e prtica.

5.3. SEJA VISUAL

Muitas vezes, apenas palavras no so suficientes. Se sua empresa pretende construir um novo

escritrio ou outro espao fsico, use vdeos que mostrem o progresso da construo para a equipe.

Isso pode servir para qualquer outro projeto que esteja em andamento e requer ateno de todos.
Assim, os membros da equipe ficaro bem mais curiosos sobre o assunto e tero mais disposio
para conversar sobre o projeto.

Infogrficos, mapas mentais, vdeos, grficos, imagens, diagramas, dashboards e tantas outras

ferramentas de comunicao podem facilitar o repasse das informaes e manter a equipe informada
e pronta para maximizar os resultados do projeto.

5.4. REUNIES
Para conversar com os membros de sua equipe, nada melhor do que marcar reunies semanais ou

mensais para discutir os principais pontos de um projeto. Assim, todos tero um momento especfico

para se atualizar e, alm de tudo, construir tticas para melhorar a comunicao entre a equipe. Mas
ateno, reunies devem ser sempre o mais objetivas e informativas possvel. Ningum gosta de

sair de uma com o meme Sobrevivi a mais uma reunio que devia ter sido um e-mail na cabea.
Separamos aqui outras dicas para ter reunies mais produtivas.

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5.5. EXPLIQUE TUDO

Muitas vezes a equipe perde o interesse em um projeto simplesmente por no saber do que se trata.

Tente deixar tudo muito claro para os membros de sua equipe na hora de colocar em prtica seu
projeto. Lembre-se que as informaes devem ser apresentadas de tal forma que mesmo pessoas no
envolvidas entendam o projeto e suas especificidades.

Independentemente do nvel de experincia dentro ou fora da empresa, as pessoas tem diferentes

bagagens culturais e conhecimentos e o gerente de projetos tem de saber lidar com isso. De jarges

tendncias do mercados, tenha a certeza depois de uma interao com voc o membro do time saiu
com mais conhecimento que antes. Mas cuidado para no soar paternalista e nem pedante. E lembrese, a comunicao uma via de mo dupla, ou seja, esteja aberto a aprender com seus funcionrios
tambm.

6. A COMUNICAO DE UMA GESTO DE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

Embora muitas empresas tentem organizar a sua comunicao com e-mails e planilhas, sabido o
quanto essas medidas so paliativas e como representam um gasto de energia e tempo.

Alm disso, mais do que falhas em termos apenas de comunicao, esses meios colocam em risco

toda a sua gesto do conhecimento e podem ser um tiro no p caso um funcionrio com informaes
estratgicas precise se ausentar temporria ou definitivamente.

De acordo com o Guia PMBOK, um bom gerenciamento da comunicao em um projeto deve

garantir que as informaes possam ser geradas, coletadas, distribudas, armazenadas, organizadas e
recuperadas de forma fcil e sem exigir grandes esforos por parte da equipe.

Em termos prticos, isso reflete em benefcios como alinhamento da equipe, ganho de tempo e

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produtividade, e gerao de informaes de qualidade, j que tudo ser colocado de forma clara,
simples, gerando entendimento entre as equipes, maior fluidez do trabalho e, consequentemente,
menos erros e perda de informaes importantes.

Quando se trata de impulsionar a comunicao de um projeto, algumas dicas so valiosas e podem

tornar seus processos mais eficientes. Confira algumas delas:

SEJA CLARO E OBJETIVO

Para que as peas da engrenagem em um projeto funcionem bem no podemos ter rudos na
comunicao e nem margem para m interpretaes. Essas situaes causam retrabalhos e podem
at mesmo resultar em conflitos na equipe. Seja claro ao designar uma tarefa e certifique-se que
o funcionrio entendeu o que se espera dele. Evite palavras difceis e construes de frases que
mesmo corretas gerem dvidas no momento da leitura.

Lembre-se tempo dinheiro e reunies desnecessrias, e-mails longos e relatrios interminveis s

servem para entediar e desmotivar a equipe. Uma perda de tempo dupla. Seja objetivo, mas tenha a

certeza que os demais obtiveram todas as informaes necessrias para executar suas tarefas para a
concluso do projeto.

SEJA AMIGVEL
Um tom ameno, respeitoso e profissional leva ao longe. Mesmo que voc tenha certa liberdade com

algum colega de trabalho, lembre-se que as pessoas passam por problemas e nem todo dia dia
santo

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SIGA OS PRECEITOS DA BOA ESCRITA NA INTERNET

Os erros mais comuns que vemos so:
Textos escritos em letras maisculas Esse tipo de mensagem significa que o interlocutor

est gritando, ento evite tanto em e-mails direcionados para apenas um funcionrio, mas
principalmente naqueles que com vrias pessoas na cpia.

Uso de destaques coloridos Em excesso acabam distraindo e o que era para reforar
pontos importantes acaba sendo banalizado.

ADOTE UM SOFTWARE DE GESTO DE PROJETOS

Com um software de gesto de projetos voc pode, entre outras funcionalidades automatizar a

comunicao com disparos de e-mail e alertas, alm de centralizar arquivos, documentos e artefatos.
Com uma comunicao melhor gerida, as reunies ficam menos frequentes e mais produtivas. Os

processos so sistematizados, o que evita que a equipe fique perdida em suas tarefas e solicite mais
tempo do gerente de projetos para coordenar as pessoas e atividades.

Investir em uma ferramenta de gesto de projetos possibilita transformar seus processos, tornando
a sua organizao mais eficiente e produtiva. Separamos aqui uma ferramenta que calcula o ROI
dessa implantao.

PRODUZA VDEOS
Os vdeos so a nova tendncia da internet e, mais do que isso, podem ser uma maneira fcil e
didtica de salvar informaes e deixar seus colaboradores mais engajados

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J pensou em usar vdeos, por exemplo, para complementar as informaes escritas que voc

coletou sobre o que o cliente espera do projeto? Ou documentar um processo complicado atravs de
um screencast? Ou mesmo tomar depoimentos da equipe ao longo do desenvolvimento do projeto e
criar um case depois para ajudar a orientar em tarefas similares no futuro?

Entretanto, se for investir em vdeos, considere a possibilidade de utilizar uma plataforma profissional,
que garanta total segurana do contedo, assim como reproduo em qualquer dispositivo.

REALIZE REUNIES VIRTUAIS

Voc j notou como difcil marcar um encontro com seus amigos para jogar conversa fora e tomar

alguma coisa? Os horrios no batem, os dias no batem, as pessoas esto fora da cidade, no podem
se deslocar at o lugar marcado, e por ai vai sempre assim.

Agora, imagine marcar uma reunio ou treinamento com toda uma equipe de profissionais, que
precisa realizar suas tarefas, tem suas prioridades e tambm outros compromissos? a mesma
situao da anterior, porm em uma proporo muito maior e com consequncias bem mais srias.

Mas no se desespere! Ainda possvel reunir todos os seus colaboradores em um local nico e
mgico: A internet! Invista em reunies online e no deixe que sua equipe saia do ritmo ou precise
trabalhar com informaes limitadas.

Atravs de uma plataforma profissional totalmente voltada para esse objetivo, voc consegue
conectar-se a uma nica pessoa ou a toda a sua equipe de uma vez s, com qualidade total de vdeo

e udio independentemente de onde elas estiverem e ainda compartilhar documentos e informaes

de vrios tipos em tempo real e gravar a reunio e disponibilizar posteriormente para todos os
envolvidos.

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CONCLUSO
Comunicar de forma eficaz um desafio, mas prioritrio. Por isso, conhecer os preceitos de uma boa
troca de informaes fundamental para o sucesso de qualquer organizao.

Agora que voc conhece ideias, dicas, ferramentas e cases de sucesso que reforam a importncia
de uma boa gesto de comunicao na sua empresa, tanto dentro quanto fora dela, hora de colocar
em prtica o que viu.

Se voc ainda tiver dvidas ou quiser conversar sobre o tema, entre em contato conosco. Ns teremos
o maior prazer de bater um papo e entender como as estratgias podem se adequar a realidade da
sua empresa.

Esperamos que esse guia tenha sido til!

Samba Tech e Project Builder

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SOBRE A PROJECT BUILDER

H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem

como objetivo ajudar empresas de diversos portes a

entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos,

conseguindo assim atingir a alta performance em seus

negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:

Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado

por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou

uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia
e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementao

da Gesto de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria

para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade,
aumentar seu faturamento e reduzir custos.

Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto

de Projetos, estratgia e desenvolvimento de produto.
Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks,

webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia

Project Builder.

Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa

soluo atravs de uma demonstrao por vdeo ou
realize um teste gratuito.

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SOBRE A SAMBA TECH

A Samba Tech pioneira no mercado de distribuio
vdeos online no Brasil e uma das empresas mais ino-

vadoras da Amrica Latina segundo a FastCompany.

Atravs do Samba Vdeos, sua Plataforma de Vdeos

Online, ela oferece tecnologia para gerenciamento, dis-

tribuio, monetizao e mensurao do consumo de

vdeos.

Trabalhando com solues para TV na Internet, Ensino

a Distncia, Treinamento Corporativo e Transmisso ao

Vivo, a Samba Tech contribui para democratizar o acesso

aos vdeos e pulverizar a mensagem na internet.

A empresa suporta um trfego anual de 20 PB, gerencia

2 bilhes de requisies por ms e suporta mais de 500
milhes de visualizaes de vdeo mensalmente. in-

vestida pela DFJ FIR Capital, tem parceria global com

MIT (Massachusetts Institute of Technology) e parte

do Samba Group que conta com uma Joint Venture com

a Adstream para atuao no mercado nacional e Samba

Ads, focada em publicidade de vdeos online.

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