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Fundamentos De Administracin

Importancia De La Administracin
La administracin es una actividad de mxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa, ya que
se refiere al establecimiento, bsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias
vidas, y la prctica de la administracin se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana,
negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.
El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier tamao de empresa, y
descubriremos que los obstculos administrativos que se nos presentan para lograr nuestro xito, son muy
similares en todo tipo de actividad empresarial.
Definicin de Administracin
La administracin es un proceso consistente en la distribucin y asignacin correcta de recursos de la empresa
para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio de las actividades de Plantacin,
Organizacin, Direccin, Control.
Es el conjunto de actividades por medio de las cuales se logra y se asegura la mxima prosperidad tanto para el
patrn como para cada uno de los empleados de manera estable.
Funcin del Administrador
Tarea Principal
La tarea principal de un buen administrador consiste en fijar objetivos y al mismo tiempo administrar los
recursos humanos, materiales, monetarios y de mercado, para lograr los resultados deseados dentro de las
limitantes de tiempo, esfuerzo y costos predeterminados.
Actitudes y Caractersticas de la funcin Administrativa
Para poder cumplir a cabalidad con la funcin principal del administrador y/o empresario, es necesario conocer
las actitudes y caracteristicas que lo guiaran al cumplimiento de su objetivo.
Estas caracteristicas son: Dedicacin a la empresa; Persistente; Carcter enrgico; Independiente; Competitivo;
Tiene objetivos realistas; tica; Innovador y creativo; Analtico.
Requisitos Tcnicos, Humanos, Organizativos Del Administrador
Los administradores de cualquier tamao de negocio que triunfan, son aquellos que estn especializados en las
tareas tcnicas, humanas y organizativas de la empresa.
a. Los conocimientos y habilidades tcnicas incluyen entender y ser expertos en una actividad especifica.
La habilidad tcnica, capacita a una persona a desempear la mecnica necesaria para un trabajo
particular, esto puede ser, saber como operar y reparar una maquina impresora, etc.
b. El conocimiento y habilidad humana, incluye la habilidad para trabajar con otros y generar la operacin
de las personas o grupo de trabajo, Esto quiere decir, por ejemplo, saber que hacer y poder comunicar
ideas y convicciones a otros y entender los pensamientos que los dems tratan de trasmitir.
c.

Los conocimientos y habilidades organizativas incluyen tener la habilidad para visualizar la empresa en
conjunto y al mismo tiempo todas las funciones comprendidas en una situacin o circunstancias
particulares. La aplicacin de este requisito puede implicar tomar por ejemplo, la decisin de ofrecer
otro producto o servicio adicional a los ya establecidos.

CLAVES PARA ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE UNA EMPRESA

Definir claramente los objetivos de la empresa;

Dedicar tiempo a los asuntos de verdadera importancia;

Planear y seguir los programas;

Aprender a hablar y a escuchar con efectividad;

Ser un lder involucrndose en la accin;

Asegurarse que cada miembro del equipo este asignado al trabajo mejor adaptado para sus
conocimientos y experiencias;

Fomentar que los miembros del equipo de trabajo, asuman responsabilidades;

Evaluar lo que se ha logrado y si es necesario, emprender una accin correctiva;

Llegar a ser efectivo en la toma de decisiones;

Aumentar los conocimientos personales.

El listado antes mencionado nicamente pretende dar una visin ms amplia de los aspectos generales que se
deben reforzar para administrar de manera ms eficiente la empresa.

reas funcionales de la Empresa

Aplicacin de la Planeacin en las Distintas reas Funcionales de la Empresa

Organizacin

Direccin

El Control Aplicado a las reas Funcionales de la Empresa

Aspectos de la Administracin de la Produccin

reas Funcionales de la Empresa


Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales bsicas de trabajo.

rea de Direccin General de la empresa

rea de Administracin

rea de Mercadeo y Ventas

rea de Produccin

rea Contable y Financiera.

rea de Direccin General de la Empresa:


Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios,
sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Muchas veces
es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Adems debe mantener unidad en el
equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la
misma.
Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una comunicacin
constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces,
las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un
trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los
clientes.
rea de Administracin y Operaciones:
Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operacin del negocio
en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la compra de insumos, el pago del
personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a
los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de
esta rea. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que usted, como
propietario est presente todo el tiempo.
rea Contable y Financiera
Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el
tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente, ante la Superintendencia de Administracin
Tributaria SAT - los impuestos segn los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de
facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son
tomados en cuenta en esta rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante
individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a
esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesora contable ofrecen estos servicios, aunque
en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequea empresa.
rea de Mercadeo y Ventas:
En esta rea se detallarn las funciones, capacidades y cualidades de quien ser el responsable y el personal
involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseo del empaque y la marca
del producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto de venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se
podr incluir a la persona que atender en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el
producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio.
Ms informacin de mercadeo
Plan de mercadeo Estudio de mercado Mercado Meta Segmentacin de mercado Anlisis del ciclo de vida del
producto ,Tcnicas de ventas ,Diseo de Productos
rea de Produccin .
En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las
velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar y las personas que atendern las
mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas en el rea de operacin, es mas apropiado el
rea de produccin pues en este caso se est produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta
de artculos de consumo, por no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea de
administracin y operaciones.
Aspectos de la Administracin de la Produccin

Planeacin
Definicin de Planeacin
En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se pretende que este sea eficaz, las
personas deben saber que es lo que se espera que logren. Esta es la planeacin.
Importancia de la Planeacin
La planeacin se considera como el fundamento de la administracin, es decir por adelantado QUE HACER,
COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE HACERLO. La planeacin incluye la seleccin de los objetivos
empresariales, as como la determinacin de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la empresa prevista
y preparada para un tiempo determinado.
Aplicacin de la Planeacin en las Distintas reas Funcionales de la Empresa
Vivimos en una era tecnolgica, econmica, social y poltica en la cual la planeacin, al igual que las dems
funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa
Hoy en da casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeos empresarios es sumamente til
implementar la planificacin en las distintas reas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir
las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.
REA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS
-El presupuesto y el flujo de efectivoResume las necesidades de efectivo que tendr la empresa en el periodo planificado.
REA DE MERCADO
-Plan MercadoIncluye un anlisis minucioso de las ventas por productos vendidos y rea territorial que se proyecta cubrir en el
periodo planificado.
REA DE PRODUCCION
-Programa de ProduccinConsiste en determinar todas las actividades requeridas para la produccin y los recursos necesarios para
poder cumplir con el programa de ventas.
REA DE PERSONAL
-Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo
actividades de la empresa.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeacin
Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situacin actual,
la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que
el medio le ofrece.
Los aspectos fundamentales de un proceso de planeacin son:
1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;
2. Determinar cuales son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
3. Identificar cuales son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas;
4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades especficas para cada actividad a
desarrollar.
Organizacin
Definicin de Organizacin:
Organizar es establecer relaciones efectivas entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con
eficiencia y al mismo tiempo obtener satisfaccin personal al realizar las tareas que se les han asignado, con el
propsito de trabajar como equipo y llegar a alcanzar las metas y objetivos de la empresa.
Importancia de la Organizacin
De una u otra manera la mayora de las personas han sido miembros de una "organizacin" equipos, clases,
grupos sociales, culturales, etc. La organizacin promueve la colaboracin y negociacin entre los individuos en
un grupo y mejora as la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa
Al mismo tiempo, la funcin organizadora crea reas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa,
mejorando as el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
Autoridad Administrativa
La autoridad en una empresa, puede definirse como: "El derecho legal de ordenar a otros una accin y de exigir
su cumplimiento". Sin embargo, la obediencia se gana de varias maneras: por persuasin, motivacin,
sanciones, solicitudes, restriccin o fuerza.
Una persona con autoridad, influye en la actividad o comportamiento de otro individuo o de un grupo, pero se
debe emplear sin excesos y atropellos contra los subordinados. La funcin organizadora de la administracin,
rene los recursos fsicos y humanos en una forma coordinada, combinndolos adecuadamente para alcanzar
los objetivos planeados.
Hay dos clases de Organizacin, la Formal e Informal.
Organizacin Formal
Se llama Formal a una organizacin, cuando las actividades de dos o ms personas, estn concientemente
coordinadas hacia un objetivo determinado. Lo mas importante de una Organizacin Formal es el propsito
comn y conciente de las personas que se comunican entre si, adems estn dispuestas a actuar y compartir
un objetivo.
Organizacin Informal
La Organizacin Informal es aquella que surge de una forma libre y espontnea sin un propsito consciente de
trabajar en equipo. Puede ser cualquier actividad personal conjunta que surja de la camaradera, amistad o
intereses comunes.
Para que los subordinados acaten las comunicaciones autoritarias, es necesario satisfacer cuatro condiciones:
1. La comunicacin se entiende por completo;
2. Al momento de la orden, el empleado entiende que se debe acatar para cumplir con los objetivos de la
empresa;
3. Al momento de la orden, el empleado cree que es compatible con sus intereses y objetivos personales;

4. El empleado cree que esta fsica y mentalmente capacitado para cumplir la comunicacin.
Responsabilidad Administrativa
Los propietarios poseen autoridad en sus empresas y por lo tanto son responsables de sus empleados, del
dinero y de los recursos. La responsabilidad para el administrador y/o propietario, es la obligacin de cumplir
con las tareas asignadas con lo mejor de su habilidad y motivar a sus empleados para alcanzar los objetivos de
la empresa. Asimismo, los empleados tienen responsabilidad y esta es la obligacin de alcanzar los resultados
mutuamente determinados por medio de la participacin del superior y la propia.
Delegacin de Autoridad y Responsabilidad
En una pequea empresa, la organizacin es simple, generalmente es el propietario quien asume la mayora de
las responsabilidades organizativas. Sin embargo, es necesario reflexionar sobre lo siguiente: que "cuando un
hombre se da cuenta que puede llamar a otros para que lo ayuden a hacer un trabajo mejor que el que podra
hacer solo, ha dado un gran paso en su vida".
El empresario debe conceder autoridad y responsabilidad a sus subalternos para desempear trabajos que, por
diferentes circunstancias no pueda desarrollar, pero al mismo tiempo el empresario sigue siendo responsable de
la actividad global de la empresa.
El principio de delegacin es importante porque permite una mejor distribucin del trabajo, genera un mejor
desarrollo del personal que labora en la empresa y permite que los subalternos participen ms activamente en
la organizacin.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Organizacin
Entre los aspectos fundamentales de la organizacin tenemos:

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores;

Establecer claramente los deberes de cada empleado;

Establecer las reas de autoridad y responsabilidad;

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su trabajo.

Direccin
Definicin de Direccin
La direccin se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la empresa para que
desempeen efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo y contribuir as al logro de los objetivos de la
empresa.
Importancia de la Direccin
La direccin es un ingrediente necesario para la administracin de xito y esta estrechamente relacionada con
el liderazgo. Estos dos elementos son el aspecto interpersonal de la administracin. El pequeo empresario es
un lder en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enrgica y debe reunir todas las energas y
recursos para superar cualquier barrera que le impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la
habilidad para que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las rdenes que se
emitan.
El lder de la empresa debe emplear la direccin para identificar las aptitudes y motivaciones del personal y as
brindar incenti vos adecuados.
Elementos Importantes para la Direccin
Motivacin
La motivacin es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la realizacin de sus
labores, conciente de que esta obteniendo beneficios personales y al mismo tiempo esta contribuyendo al
bienestar de su familia, la comunidad, as como al logro de los objetivos de la empresa.
Comunicacin
Una buena comunicacin, es el intercambio de pensamientos, informacin, hechos, ideas, opiniones o
emociones entre dos o mas personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones
humanas.
En la empresa, la informacin que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y
comprensible para que las actividades se realicen efectivamente.
Liderazgo
Liderazgo es la relacin en la cual una persona (el lder), influye en otros (los empleados), para trabajar
voluntariamente y con buena disposicin en las tREAs de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos
deseados por el lder y/o el grupo. Por lo tanto, el lder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad,
admiracin y deseo de trabajar.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Direccin
Como lineamientos de la direccin estn:

1.

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y


eficientemente;

2.

Definir claramente las tareas de los empleados;

3.

Desarrollar un eficiente proceso de seleccin de personal;

4.

Mantener una comunicacin eficaz con los empleados;

5.

Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal;

6.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo;

7.

Renumerar equitativamente al personal.

Control
Definicin
Para entender a que se refiere el control, es til formular la siguiente pregunta:
Estn guiados los esfuerzos administrativos a la realizacin deseada de los objetivos? Para responder a esta
pregunta se necesita la evaluacin de los resultados. Si los resultados no estn dentro de los que
razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluacin y correccin, si es necesaria,
constituye el trabajo del control administrativo.
La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los planes. El control
debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere a una regulacin de lo que esta
sucediendo en el momento.
Importancia del Control
Aunque la funcin de control por lo general se halla en el ltimo lugar de la lista de las funciones
administrativas, es una de las responsabilidades bsicas de un empresario que administra su negocio. En
muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administracin. Es la funcin que da significado
y profundidad a las dems funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la labor del
empresario consiste en lograr los resultados en cada rea funcional de la empresa. Aunque es el personal el
que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y
utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitir saber en todo
momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado.
El Control Aplicado a las reas Funcionales de la Empresa
El control, al igual que la planificacin, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control
hasta en un sentido amplio como en uno especifico, segn se relacione con actividades de produccin,
administracin de personal, mercadeo y finanzas.
rea de Mercadeo
Es el control que examina la planificacin de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas
en un periodo de tiempo determinado.
rea Financiera
Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado.
Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relacin a la
produccin de ventas.
rea de Produccin
Es el control que examina si se han producido los artculos en la cantidad y calidad planificada, respetando los
costos establecidos.
rea de Personal
Este control evala las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la
aplicacin de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.
Formas de Control

Los medios que comnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeo del
equipo al trabajo, son los siguientes:
Observaciones Personales
El mtodo de observaciones personales significa ir al rea de actividades y tomar nota de lo que se esta
haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operacin en general son los tipos de cosas
que podran observarse.
Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensacin de satisfaccin al ver que se
hace el trabajo y hablar con quienes lo desempean.
El nico inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a
no entender adecuadamente el resto de sus funciones.
Reportes Verbales
Este medio de medir el desempeo se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo. Por
este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que tambin puede hacer sugerencias y
ayudar en otra forma.
Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del mtodo de observacin personal, porque la informacin
se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluacin
general del desempeo pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar cualquier
malentendido o para obtener informacin adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda
registro escrito de lo informado.
Reportes Escritos
Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades
llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una informacin
permanente para su comparacin o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos estn
complementados por los reportes verbales y las observaciones directas.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Control
1. Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar;
2. Realizar el control en el momento oportuno;
3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores;
4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.
Aspectos de la Administracin de la Produccin
OBJETIVO
Proporcionar a los empresarios algunos aspectos sobre
mantenimiento, supervisin y seguridad industrial con el fin de
que los aplique en su empresa.
A continuacin se detalla la importancia de realizar mantenimiento, supervisin y seguridad industrial, siendo
estas unas herramientas importantes para la buena marcha de la empresa.
Mantenimiento
Es una tarea que se debe realizar con el fin de impedir que las instalaciones, mquinas y equipo fallen o se
deterioren.
Existen 2 clases de mantenimiento : mantenimiento preventivo y mantenimiento reparativo. A continuacin se
estudiar cada uno de ellos:
Mantenimiento preventivo
Al revisar una instalacin o una mquina se puede saber que piezas necesitan cambio y cundo se deben
reemplazar antes de que se daen. Esto es lo que se llama mantenimiento preventivo.
Mantenimiento reparativo
Se reparan las instalaciones, mquinas y equipos cuando han dejado de funcionar debido a un dao.
Es importante tener un programa de mantenimiento en la empresa. Esto trae algunas ventajas como son:
Existe un funcionamiento normal en las mquinas y equipos y por lo tanto no hay paros en la
produccin.
Se evita el desgaste de la maquinaria y equipo prolongndose la vida til de estos.
Se mantienen en perfecto estado las instalaciones previendo de esta forma accidentes de trabajo y
pasos en la produccin.
Supervisin
Es la forma y como se dirige un grupo de personas que realizan un trabajo. La persona encargada de la
supervisin tiene algunas funciones, entre otras las siguientes:
Informar a cada uno de los operarios el trabajo que debe realizar.
Observar cules son las fallas en la produccin, tratando de solucionar haciendo algunos cambios en
los mtodos de trabajo, en la distribucin de planta, etc.

Vigilar el desarrollo de las operaciones par solucionar en el momento preciso los problemas que se
presenten.
Determinar las cantidades a producir par poder estimar las necesidades de mano de obra y materia
prima.
Establecer un ambiente de trabajo agradable, escuchando a los operarios y dndoles soluciones a sus
problemas.
Un supervisor debe reunir las siguientes caractersticas:
Facilidad para relacionarse con las personas.
Capacidad para mejorar el proceso productivo.
Conocer el trabajo de cada operario y la mejor forma de realizarlo.
Seguridad Industrial
La seguridad industrial Es la forma como se debe proteger al operario con el fin de evitar que tenga accidentes
de trabajo. Un accidente de trabajo puede ser causado por diferentes razones:

Falta de informacin sobre el uso adecuado de la maquinaria y equipo que ellos manejan.

Mal uso o carencia de los elementos de seguridad que se dan a los operarios.

Estos accidentes de trabajo se pueden evitar de la siguiente manera:

Usar los elementos de seguridad como gafas, guantes, gorros, etc.

Mostrar al operario cmo, dnde y por qu puede ocurrir un accidente.

Cuando se instale una mquina nueva se debe inspeccionar antes de que entre a funcionar.

Advertir a los operarios que no lleven ropas sueltas, camisas de manga larga, etc. en torno a la
mquina en movimiento.

Explicar a los operarios cmo detener una mquina en forma rpida.

Mantener limpios los pisos y las reas de trabajo.

Las escaleras deben tener barandas y estar iluminadas.

Utilizar las herramientas adecuadas para cada tarea.

Administracin de la Produccin