Gua para estudiar manuales

1. Define manual
Un manual es un documento elaborado sistemticamente que
indicar las actividades a ser cumplidas por los miembros de un
organismo y la forma en que las mismas debers ser realizadas, ya
sea conjunta o separadamente.
2. Menciona brevemente los objetivos de los manuales
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al
personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo
ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones
operacionales.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de
reformas administrativas.
3. Menciona las ventajas de los manuales
Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a
ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los objetivos, las
polticas, los procedimientos, las funciones, normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y
normas a travs del tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin de personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva.
4. Menciona las limitaciones de los manuales
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se les actualiza peridicamente pierden efectividad.
Incluye slo los aspectos formales de la organizacin, dejando de lado
los informales, cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.
Muy sintticas carecen de utilidad, muy detallados los convierten en
complicados.
5. Cul es la importancia de los manuales?
Los manuales son importantes para las pequeas como para las
medianas empresas, ya que lo utilizan como medio para satisfacer
distintas necesidades. Son un instrumento de control interno sobre la
actuacin de cada uno de los empleados.
6. Por su contenido cmo se clasifican los manuales?

Por su contenido: Se refieren al contenido del manual para cubrir

una variedad de materias. Dentro de este tipo tenemos los
siguientes manuales:
Manual de Organizacin
Manual de Historia
Manual de Polticas
Manual de Contenido Mltiple
Manual Tcnico
Manual de Procedimientos
Manual de Adiestramiento o instructivo

7. Por su funcin especfica cmo se clasifican los manuales?

Por su funcin especfica: Esta clasificacin se refiere a una funcin
operacional especfica a tratar.
Manual de Produccin
Manual de Ventas
Manual de Contabilidad
Manual de Personal
Manual de Compras
Manual de Finanzas
Manual de Crdito y Cobranza
8. Por su mbito de aplicacin cmo se clasifican los manuales?
Por su mbito de aplicacin:
GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto.
Manual General de Organizacin
Manual General de Procedimientos
Manual General de Polticas
ESPECFICO: Se refiere al contenido de informacin de una unidad
orgnica
Manual Especfico de Reclutamiento y Seleccin
Manual Especfico de Auditora Interna
Manual Especfico de Polticas para el Personal
Manual Especfico de Procedimientos de Tesorera
9. Define manual de historia de la empresa
Manual que da la informacin con respecto a la historia de la
compaa, sus comienzos, sus logros, administracin y posicin
actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la
tradicin y pensamiento que apoya a la empresa con la que est
asociado.
10.Cul es la importancia del manual de historia de la empresa?
Contribuye a una mejor comprensin, aumenta la moral y ayuda al
empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compaa
11.Define manual de organizacin
Exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los
puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus
objetivos. Explican jerarqua, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la

empresa. Generalmente contienen grficas de organizacin,

descripciones de trabajo, etc.
12.Define manual de polticas
Tambin llamados de normas. Pone por escrito las polticas de una
empresa.
13.Qu es una poltica?
Es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales
dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
14.Cul es la importancia del manual de polticas?
Ahorran muchas consultas.
15.Define manual de procedimientos.
Tambin llamados manuales de operacin, de prcticas, estndar, de
instruccin sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trmites y
mtodos de trabajo.
Presenta sistemas y tcnicas especficas a seguir para lograr el
trabajo de todo el personal.
16.Menciona los contenidos que debe llevar un manual de organizacin
1.
Identificacin
2.
ndice
3.
Introduccin
a)
Justificacin
b)
Objetivo del manual
c)
mbito de aplicacin
d)
Autoridad
e)
Cmo usar el manual
4.
Directorio
5.
Antecedentes histricos
6.
Marco legal
7.
Organigrama
8.
Funciones
9.
Descripcin de puestos
10.
Glosario
17.Menciona los datos que debe llevar la identificacin del manual de
organizacin
Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente.
Ttulo y extensin del manual (general o especfico)
Lugar y fecha de publicacin.
Nmero de revisin, en su caso.
Unidad orgnica responsable de su expedicin.
18.Explica en qu consiste la introduccin del manual de organizacin y
los apartados que debe incluir.
Contiene una explicacin al usuario acerca de lo que es el
documento, de la ocasin en que se elabora o se efecta la ltima
revisin y de los bsicos que se pretenden cumplir a travs de l.
Lo importante es que la introduccin sea breve. Si la introduccin es
larga, rebuscada y pomposa, los usuarios supondrn que todo el

manual est redactado de la misma forma y no proseguirn la

lectura.
La introduccin incluye los siguientes apartados:
a)
Justificacin
b)
Objetivo del manual
c)
mbito de aplicacin
d)
Autoridad
e)
Cmo usar el manual
19.Explica en qu consiste el directorio de un manual de organizacin
Consiste en una redaccin de los funcionarios principales
comprendidos en el rea descrita en el manual, as como los
respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual
general, pueden incluirse los miembros que integran el consejo de
administracin o su equivalente.
20.Explica en qu consiste los antecedentes histricos del manual de
organizacin
Descripcin de la gnesis del organismo o de la unidad orgnica
descrita en el manual, en la que se indica la ley o decreto por la que
se cre la misma (en el caso de organismos pblicos), e incluyen una
mencin de la informacin sobresaliente acerca de su desarrollo
histrico.
21.A qu se refiere el marco legal del manual de organizacin?
Se refiere a una relacin de ttulos de los principales ordenamientos
jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de
las unidades administrativas comprendidas en ello, segn se trate de
un manual general o especfico, as como la dems que le son
aplicables en funcin de sus actividades.
22.En qu consiste el organigrama del manual de organizacin?
Consiste en representar grficamente la estructura orgnica y se
debe reflejar de manera esquemtica la posicin de las unidades
administrativas que la componen y sus respectivas relaciones, niveles
jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y
asesora.
23.En qu consiste el apartado de funciones del manual de
organizacin?
Consiste en llevar a cabo una descripcin de las actividades
inherentes a cada uno de los cargos yo unidades administrativas
contenidas en la estructura orgnica, que le permitan cumplir con sus
responsabilidades y deberes.
24.En qu consiste el apartado de descripcin de perfiles de lo puestos
del manual de organizacin?
Consiste en llevar a cabo una descripcin del perfil que se necesita
para que una persona ocupe un puesto, por ejemplo su nivel de
escolaridad, habilidades, caractersticas fsicas, etc.

25.En qu consiste el glosario del manual de organizacin?

Consiste en enlistar las palabras tcnicas de difcil comprensin y
definirlas.
26.Con qu otros nombres se le denomina al manual de
procedimientos?
Manual de operaciones, de rutinas de trabajo, de trmite y mtodos
de trabajo.
27.Menciona brevemente los objetivos del manual de procedimientos
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone
cada uno de los procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea
de trabajo.
Describir grficamente los flujos de las operaciones.
28.Cul es la importancia del manual de procedimientos?
29.Menciona los tipos de manuales de procedimientos
30.Menciona los contenidos del manual de procedimientos
31.Menciona los objetivos del manual de polticas
32.Menciona los contenidos del manual de polticas.
33.Qu es la reingeniera de acuerdo a Michel Hammer?

De acuerdo a Michel Hammer, la reingeniera es empezar

de cero, en una hoja en blanco, porque se considera que
prcticamente todo lo que hacamos antes, como
empresas, parecera estar mal hecho, considerando los
resultados obtenidos.
34.Explica por qu la reingeniera en un primer momento se debe iniciar
de arriba hacia abajo dentro de las organizaciones

Debe ser iniciada por el lder de una organizacin o de un pas

("lder transformacional"). Si no existe voluntad poltica de
llevarla a cabo, si no hay decisin y si no se canalizan recursos
a la misma, esta no prosperar.
35.Explica por qu la reingeniera en un segundo momento se debe
llevar a cabo de abajo hacia arriba

Requiere de un impulso de refuerzo en sentido inverso, es decir

de abajo hacia arriba, ya que si no se involucra en la misma a
todos los miembros de la organizacin, entonces fracasar,
porque en el mejor de los casos la gente de abajo trabajar en
otro sentido o direccin, o en el peor sabotear o boicotear el
cambio.

36.Por qu se dice que no hay un modelo de reingeniera?

No hay un "modelo de reingeniera". En otras palabras: el

modelo es que no hay modelo. Cada quien tiene que hacer su
propio proyecto de reingeniera, aunque s hay ciertos principios
de valor universal que pueden ser aplicados en prcticamente
todas las organizaciones, asimismo, hay una cierta metodologa
que se puede rescatar de la experiencia de casos exitosos.
Pues como dice el dicho: es ms fcil copiar que inventar
todo desde cero (benchmarking).
37.Explica el planteamiento de la visin holstica en la reingeniera
La visin es holstica. Este es quiz el planteamiento ms
revolucionario de la reingeniera. En pocas palabras lo que plantea es
que los conceptos de la divisin del trabajo que fueron la clave de la
revolucin industrial (pensamiento lineal), hoy da ya son obsoletos.
Hoy da, lo que procede ya no es trabajar en serie, sino de forma
integrada y dinmica. En otras palabras: tenemos que reintegrar
todos los procesos, verlos en forma global.
38.Menciona los trece conceptos fundamentales de la reingeniera
1. Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco.
2. Consiste en cambios radicales, brutales, espectaculares.
3. 3. Est enfocada a procesos
4. 4. Tiene una visin holstica.
5. 5. La divisin del trabajo ya no funciona.
6. 6. Es enemiga de la especializacin. Es multiespecializacin
(generalista).
7. 7. Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teora del
Caos).
8. 8. Su herramienta principal es la destruccin creativa.
9. 9. No hay un "modelo de reingeniera". No hay un plan
preestablecido.
10.10. Lo ms importante es un cambio de mentalidad o de
enfoque. Metanoia.
11.11. En un primer momento debe realizarse de arriba hacia
abajo.
12.12. En un segundo momento, la reingeniera requiere un
impulso en sentido inverso, de abajo hacia arriba.
13.13. Si uno no est convencido es mejor no hacer
reingeniera.

39.Explica esos trece conceptos fundamentales de la reingeniera

40.Qu es la reingeniera?
41.Cules son las tres fuerzas necesarias para la reingeniera?
42.Explica la fuerza clientes en el proceso de reingeniera

43.Explica la fuerza competencia en el proceso de reingeniera

44.Explica la fuerza cambio en el proceso de reingeniera
45.En el proceso de reingeniera qu se redisea?
46.Para identificar y entender mejor los procesos, qu nombres se les
pueden poner, que indiquen su estado inicial y final?
47.Qu aspectos podemos considerar para seleccionar un proceso a
redisear?
48.Menciona algunas caractersticas comunes de procesos renovados
mediante reingeniera.
49.Menciona los tipos de cambios que ocurren al redisear los procesos.
50.Qu roles se han identificado para llevar a cabo el proceso de
reingeniera?
51.Explica el rol del lder en el proceso de reingeniera
52.Explica el rol del Dueo o responsable del proceso de reingeniera
53.Explica el rol del Equipo de reingeniera.
54.Explica el rol del Comit directivo.
55.Explica el rol del "Zar" de reingeniera.
56.Menciona los errores comunes que llevan a las empresas a fracasar
en reingeniera.
57.A qu rea de la empresa se ataca primero cuando se emprende la
reingeniera?
58.Se puede aplicar la reingeniera ms de una vez?
59.Cmo se traduce la tecnologa a la reingeniera?
60.La reingeniera tiene que ver con la reduccin de personal? Por
qu?