TECNOLGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ORIENTE DEL ESTADO

DE MXICO

ORGANIZACIN CONTABLE

PROFESOR: FERNANDO ARENAS MORENO

LOS REYES LA PAZ ESTADO DE MXICO

NOVIEMBRE 2008

INTRODUCCIN
Las herramientas didcticas se facilitan ms, si se desarrollan apuntes que
faciliten la compresin de los temas, es importante desarrollarlos con ese fin.
Este trabajo tiene como objeto, plasmar informacin sobre la materia de
organizacin contable; orientando al alumno sobre los temas que puede
consultar para incrementar el aprovechamiento de la materia.
Organizacin contable es una materia del viejo plan de estudios, sin embargo
los temas aqu desarrollados, pueden ser de utilidad para el alumno de
contabilidad, en otras materias como teora contable o administracin.
Los temas tratados pueden ser ampliados, de acuerdo al inters del lector, pero
en este caso se tratan de una manera breve y sencilla.
Por todo lo anterior este cuadernillo esta sujeto a futuras modificaciones, a fin
de que pueda adecuarse a alguna materia del nuevo plan de estudios.
Las herramientas didcticas se facilitan ms, si se desarrollan apuntes que
faciliten la compresin de los temas, es importante desarrollarlos con ese fin.
Nota: En el presente trabajo se plasman preguntas de repaso, las cuales sirven
para reafirmar lo ms importante de cada lectura; sera muy redundante dar las
respuestas ya que se encuentran explicitas en la misma.

INDICE
PG.
INTRODUCCIN
UNIDAD I EMPRESA
1.1 Clasificacin de las actividades empresariales

UNIDADII ORGANIZACIN
2.1 Conceptos
2.2 Objetivos
2.3 Diagramas y organigramas
2.4 manuales e instructivos
2.4.1 Catlogo de cuentas
2.4.2 Gua contabilizadora

6
6
6
10
13
18

UNIDAD III INFORMACIN FINANCIERA

3.1 Concepto
3.2 Clasificacin
3.3 Importancia

22
23
23

UNIDADIV CONTROL INTERNO

4.1 Concepto
4.2 Tipos de control interno
4.3 Objetivos

25
25
26

UNIDAD V CASO PRCTICO

5.1 Formulacin y descripcin de la documentacin

29

Bibliografa

3
UNIDAD I
UBICACIN DE ACUERDO A LA ACTIVIDAD
Objetivo: El alumno conocer la clasificacin de las actividades empresariales.
1.1 Clasificacin de actividades empresariales.
Conocer la clasificacin de las distintas actividades empresariales.
DESARROLLO ECONMICO
Proceso mediante el cual los pases pasan de un estado atrasado de su
economa a un estado avanzado de la misma, se refleja en el mejoramiento
deL nivel de vida de toda la poblacin.
Se da cuando existe:
Un aumento en los salarios nominales y reales
Disminucin del analfabetismo
Mejor alimentacin.
Aumento de la esperanza de vida
El Porfiriato
Economa agro exportadora
Modelo de crecimiento hacia fuera
Entre 1900 y 1910 el PIB creci un 3.3%
De 1910 a 1934
Entre 1910 y 1925 el PIB creci a una tasa promedio anual del 2.5%
La tasa de crecimiento de la poblacin fue de 0.1% anual
La agricultura disminuyo en 0.1% anual
1929 a 1932 el PIB baj en un 5.6%
El cardenismo 1934 1940
El crecimiento del PIB a precios constantes fue de 4.48%
La agricultura creci en un 3.6%
La ganadera en 2.7%
Minerales metlicos 5.8% y petrleo 1.7%
El producto por habitante paso de 221 a $396 en 1940.
1940 a 1970, crecimiento sin desarrollo
El crecimiento de la economa fue de 6.3%
El producto por habitante paso de $396 en 1940 a 8546 en 1970.
De 1970 a la fecha
Crecimiento de la economa en un 6%, mientras que la poblacin creci
a un ritmo del 3%.
Devaluacin del peso y dependencia, con Echeverra
Lpez Portillo, de 1978 a 1981, el ritmo de crecimiento anual de la
economa fue del 7%.
Pero en 1982, cae el PIB en 0.5%.
Termina en su sexenio con un crecimiento del 6%

Miguel de la Madrid, En 1983 hubo una dramtica cada del PIB del
4.2%
1984 y 1985 la economa creci entre un 3.5% y 2.5%
En 1986 cae a un 3.8%
El crecimiento en este sexenio fue del .13%
Carlos Salinas, la economa crece en un 3%
Ernesto Zedillo, se encuentra con una cada del PIB del 6.5%
Crecimiento de la economa en 1.9%
Crecimiento del sector agropecuario fue del 1.2%
El industrial 4% y el de servicios un 1%

La industria es el conjunto de actividades econmicas que tienen como

finalidad la transformacin y la adaptacin de recursos naturales y materias
primas semielaboradas en productos acabados de consumo final o intermedio,
que son bienes materiales o mercancas.
Bienes de consumo son aquellos que ya han sufrido una transformacin y que
satisfacen necesidades finales de los consumidores. Y pueden ser bienes de
consumo duradero o no duradero.
Los bienes intermedios: son aquellos que ya han sufrido alguna transformacin
por medio del trabajo humano y que son consumidos en el proceso productivo
(no satisfacen necesidades finales).
Los bienes de capital son aquellos que sirven para producir otros bienes,
tambin son llamados bienes de produccin e incluyen maquinaria,
herramientas, equipo etc.
Dentro de las empresas industriales mexicanas tenemos : Las privadas,
pblicas, extranjeras y mixtas. De acuerdo al capital que manejan.
La industrializacin implica: el incremento sostenido de la inversin en el sector
industrial mediante la compra de maquinaria, equipo, herramienta e
innovaciones tecnolgicas, a si como la contratacin de mano de obra
asalariada.
Sexenio

Ao

Crecimiento %

Ernesto Zedillo
(19994 2000)

1995
1996
1997
1998
1999

- 7.8
10.1
9.3
6.6

Participacin
%
29.7
31.1
26.0

PIB

En general el crecimiento anual de la produccin industrial es bueno,

excepto en los aos 1953, 1982, 1983, 1986, y 1995, en que la
produccin disminuye, a s como en 1971, 1988, 1993 en que su
crecimiento es muy bajo.

Por sexenio, el mayor crecimiento promedio anual de la produccin

industrial se dio con Ordaz (8.9%) Y el ms bajo con el de la Madrid
(0.5%).
El petrleo como principal fuente de divisas.

En el perodo de 57 aos, de 1941 a 1997, la rama industrial ms dinmica es

la electricidad, que crece a un 8.4% anual, seguida del petrleo y el gas (6.9%),
la construccin (6.3%) La transformacin (6.0%) y la extractiva slo un 2.4%.
SECTOR
INDUSTRIAL

INDUSTRIA
EXTRACTIV
A

INDUSTRIA
DE
TRANSFOR

INDUSTRIA
PETROLERA

MINERA

ALIMENTOS
INDUSTRIAL
IZADOS

PRODUCTOS
QUIMICOS
MINERALES
METLICOS

MINERALES
NO
METALICOS

SUS
DERIVADOS

TEXTIL

VIDRIO

APARATOS
DE
USO

APARATOS
ELECTRONI
COS

PAPEL

6
UNIDAD II
ORGANIZACIN Y REORGANIZACIN
Objetivo: Ser capaz de definir y diferenciar una organizacin de una
reorganizacin y establecer diagramas manuales e instructivos.
La competencia existente, para la produccin de ms y mejores bienes y
servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez
ms, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos
y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado
es la base de la eficiencia en sus actividades, independientemente de la
naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras,
gubernamentales, etc.), han puesto especial inters a la organizacin como
parte fundamental del proceso administrativo.
Importancia de la organizacin.
La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad
humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra
amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad
a travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han
estudiado la organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La
organizacin ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea
administrativa.
Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo
resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el
marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un
esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una
parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de
personalidades distintas.
Estructuras organizacionales formales.
Una organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr
objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de
puestos; existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal:
a) El trabajo, el cual es divisionado.
b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado.
c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) Las relaciones entre las personas las unidades las unidades trabajopersonas.
Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el
trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse
para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que
ste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin
dejar de mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente
de insatisfaccin en el trabajo.

7
Las estructuras Organizacionales tambin tienen un periodo de vida til, el cual
es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, en
otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para
conseguir los objetivos para los cuales fue creada.
Los sntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciacin
de una reorganizacin son los siguientes:
Internos:
Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, en los de
las reas en particular.
Inadecuada divisin del trabajo.
Problemas en la organizacin Organizacional.
Tramos de control muy amplios.
Deficiencia o falta de controles.
Baja productividad.
Crecimientos no programados.

Problemtica relacin de trabajo.

Externos:
Avance cientfico y tecnolgico.
Situacin del mercado.
Sistema poltico, econmico, social y cultural.
Estos sntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisin de
implementar un proceso de reorganizacin, tarea que sugerimos, debe ser
realizada por consultores ajenos al organismo pues su anlisis y opinin
contendr mayor objetividad, experiencia y especializacin.
La informacin que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser
cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganizacin en
su caso el cambio total de la estructura Organizacional.
En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganizacin, la
representacin grfica de este, sera la siguiente figura.

Determinar y
analizar las bases
para la
reestructuracin

Investigacin y
anlisis de la
informacin
obtenida

CONTROL

Elaboracin de un
plan para modificar
la estructura
orgnica actual

Implantacin del
plan de
reorganizacin

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Dicho proceso estar supeditado a la eliminacin de los problemas
organizacionales, o sntomas como los llamamos en este captulo, as pues el
proceso ser cclico, cada que la organizacin presente problemtica en sus
actividades funciones.
2.1 Conceptos
Los organigramas son esquemas en la que cada puesto de un jefe se
representa por un cuadro que representa el nombre del puesto, representando
los canales de autoridad y responsabilidad por la unin de los cuadros
mediante lneas.
2.2 Objetivos
Simplificar la organizacin de una entidad.
2.3 diagramas y organigramas
Las empresas crean de acuerdo a sus necesidades los organigramas cada
uno de ellos representa la estructura funcional de la empresa. Un
organigrama general representa los rganos principales y sus interrelaciones
bsicas.
Funciones:
Representan orgnicamente la estructura de la administracin
Indican la divisin de funciones
Niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Canales formales de comunicacin
La naturaleza lineal o staff
Conocer la relacin entre los distintos departamentos
Establece la no duplicacin de funciones
Requisitos para elaborar un organigrama:
1. deben ser muy claros, no deben tener un nmero excesivo de
puestos
2. no se recomienda indicar la asamblea de accionistas, ya que
en el solo se representan funciones administrativas.
3. No deben comprender a los empleados.
4. deben contener nombre de las funciones, no de las personas.
PREGUNTAS DE REPASO
1.- Define organigrama
2. - Cul es la diferencia entre una funcin lineal y staff?
3. Menciona 3 funciones de los organigramas.
4. - Por qu se recomienda no colocar a la asamblea de accionistas en el
organigrama?
5. - Ejemplifica un organigrama horizontal?
6. - En que consisten los organigramas verticales?
7. - En que consiste un organigrama escalar?
8. - Por qu no es recomendable hacer rectngulos de distintas dimensiones?
9. - Ejemplifica un tramo de control?
10. -Cundo se dan las relaciones cruzadas?
11. - Por qu no puede existir una total centralizacin o descentralizacin?
12. - Qu caracteriza al grado de centralizacin y descentralizacin?
13. - En que consisten las lneas de autoridad y responsabilidad?

Grficas de diagramas de flujo.

Introduccin.
Dentro de las macrodecisiones se encuentran la seleccin del proceso y la
seleccin de la tecnologa. Una vez que se toman estas decisiones, se puede
proceder con las decisiones de nivel micro en el diseo del proceso, que son el
anlisis del flujo del proceso y la distribucin de las instalaciones.
Estas decisiones de nivel micro afectan la toma de decisiones de otras partes
de operaciones, incluyendo decisiones sobre programacin, niveles de
inventario y tipos de puestos que se disearan, as como los mtodos de
control de calidad a usar. Por lo tanto las microdesiciones sobre el diseo de
procesos se deben disear siempre teniendo en mente sus efectos sobre las
dems partes de operacin.
Uno de los instrumentos de trabajo ms importantes es el diagrama de
proceso, que es una representacin grfica relativa a un proceso industrial o
administrativo.
Existen diferentes tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales
tienen aplicaciones especificas.
1. Diagrama de operaciones de proceso:
Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones en
taller o en maquinas. Inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar
en un proceso de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia
prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.
Los diagramas se utilizan para describir y mejorar el proceso de transformacin
en los sistemas productivos.
Smbolos utilizados.
Un
rectngulo,
significa
una
inspeccin
(revisin).
Una rueda significa una operacin (una tarea o actividad de trabajo)
2. Diagrama de flujo de proceso:
Contiene en general muchos mas detalles que el de operaciones. Este
diagrama es especialmente til para poner de manifiesto: distancias recorridas,
retrasos y almacenamiento temporales. Una vez expuestos estos periodos no
productivos, el analista puede proceder a su mejoramiento. Adems de
registrar las operaciones y las inspecciones, el diagrama de flujo de proceso
muestra todos los traslados y retrasos de almacenamiento con los que tropieza
un articulo en su recorrido por la planta. En el se utilizan los smbolos adems
de los de operacin e inspeccin.
Una flecha indica transporte (movimiento de material de un lugar a otro)

10
Un tringulo apoyado sobre su vrtice, indica un almacenamiento (colocar
en inventario o almacenar).
Una D grande, significa retraso.
Cuando es necesario mostrar una actividad combinada, por ejemplo: una
operacin y una inspeccin en una estacin de trabajo, se representa con un
circulo inscrito dentro de un rectngulo.
Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar un problema o
para disminuir o eliminar actividades que no aaden valor al producto como
transporte, inspeccin, retrasos, almacenamiento, o para mejorar el flujo en
terminales.
Ejemplos:
Un analista de produccin calculo los tiempos necesarios para llevar a cabo
las actividades asociadas con un nuevo proceso de moldeado y tiene la
siguiente informacin.
NMERO

CLASIFICACIN

TIEMPO

operacin de moldeo

12 minutos

inspeccin de moldeado

2 minutos.

esperar montacargas

13 minutos

transportar al almacn

4 minutos

almacn. Esperar embarque

3 das

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas tpicas que se deben

hacer son:
1. QUE. Que operaciones son realmente necesarias? Se pueden eliminar
algunas operaciones. Combinar o simplificarse? Se debe redisear el
producto para facilitar la produccin?
2. QUIEN. Quin realiza cada operacin? Puede redisearse la operacin
para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? Pueden combinarse las
operaciones para enriquecer puestos y mejorar as la productividad o las
condiciones de trabajo?
3. DONDE. En donde se realiza cada operacin? Puede mejorarse la
distribucin para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las
operaciones sean ms accesibles?
4. CUANDO. Cundo se realiza cada operacin? Existe un exceso de
retrasos o almacenamiento? Algunas operaciones ocasionan cuellos de
botella?

11
5. COMO. Cmo se hace la operacin? Pueden utilizarse mejores mtodos,
procedimientos o equipos? Debe revisarse la operacin para hacerla ms fcil
o para que consuma menos tiempo?
A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los
procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribucin o informacin para
control administrativos. Bsicamente el objetivo es aadir mayor valor al
producto o al servicio mediante la eliminacin del desperdicio o de actividades
innecesarias en todas las etapas.
El anlisis de flujo del proceso, no solo tiene una naturaleza tecnologa., este
tipo de anlisis tambin afecta al diseo de puestos y los aspectos sociales del
ambiente de trabajo. El anlisis de flujo de proceso se puede considerar como
un problema sociotcnico.
En un intento por desarrollar este problema, el autor desarroll un enfoque
sociotcnico combinado para una oficina. Este enfoque incluyo, que tanto un
anlisis tradicional del flujo del proceso como un diagnostico de los puestos y
de las actitudes organizacionales.
Despus del anlisis se concluyo, que se debe poner mucha atencin en el
elemento humano en el anlisis del flujo del proceso, no solo para el diseo del
nuevo sistema, sino tambin para obtener la aceptacin de los cambios. La
investigacin ha demostrado que la mejor manera de lograrlo es involucrando a
las personas afectadas en todas las etapas del diagnostico del diseo. Esto
tiende a promover la propiedad individual del nuevo sistema y, por lo tanto,
reduce los temores relacionados con el cambio.
PREGUNTAS DE REPASO
1)
2)
3)
4)
5)

Define diagrama de proceso

En que consiste un diagrama de operaciones de proceso
En que consiste un diagrama de flujo de proceso
Ejemplifica un diagrama de flujo, con un procedimiento contable.
Cundo se realiza un diagrama de flujo a que responde la pregunta
QUE?
6) Cundo se realiza un diagrama de flujo a que responde la pregunta
CUANDO?
7) Cundo se realiza un diagrama de flujo a que responde la pregunta
COMO?
8) Por qu se considera el anlisis de flujo de proceso como un problema
sociotcnico?
9) Por qu el elemento humano es importante en el diseo de un
diagrama de flujo?
10) Qu reduce el temor al cambio en los miembros de la organizacin?

12
2.4 Manuales e instructivos
(DAVID BADILLA ROBLEDO)
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad
de contar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos
y procedimientos en la ejecucin operativa, que permita descubrir, evaluar y
corregir desviaciones de los planes originales.
Es asimismo, se ve como es importante contar dentro de la empresa con un
rea especializada en el estudio de sistemas de organizacin o, en su caso,
utilizar los servicios de consultora externa.
De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una gua sobre la
actuacin individual o por funciones, como consecuencia lgica de intentar un
control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se
llevan a cabo.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos
inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparacin de un
manual de organizacin que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las
polticas a seguir, la estructura y funciones, las tcnicas, mtodos y sistemas
para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.
Para explicar en qu consiste un manual es conveniente analizar la opinin de
algunos autores, a fin de contar con una idea ms amplia que nos permita
aclarar estos conceptos.
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.
5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y
compensacin del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de
la organizacin.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada
quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios
ms antiguos.
11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los
siguientes:

13
1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y
rigidez.
Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la
administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que
facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra,
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las
unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de
ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de
mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin
de las tareas que se le han encomendado.
Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o
empresa privada, para saber con qu tipo de manuales se debe contar.
Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la
empresa: una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa,
un puesto, etctera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance:
1. Generales o de aplicacin universal.
2. Departamentales o de aplicacin especfica.
3. De puestos o de aplicacin individual.
Por su contenido:
1. De historia de la empresa o institucin.
2. De organizacin.
3. De polticas.
4. De procedimientos.
5. De contenido mltiple (manual de tcnicas).
Por su funcin especfica o rea de actividad:
1. De personal.
2. De ventas.
3. De produccin o ingeniera.
4. De finanzas.
5. Generales, que se ocupen de dos o ms funciones especficas.
6. Otras funciones.
George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe
darle a los empleados informacin con respecto a la historia de la compaa
comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actuales.
Esto lee una vista introspectiva de la tradicin y pensamiento de la empresa
con la que est asociado.
La informacin histrica por lo comn se incluye como la parte de presentacin
aun manual de polticas o de organizacin, o de un manual de personal.

14
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los
puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.
Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y
actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen grficas de organizacin, descripciones de trabajo,
cartas de lmite de autoridad, etctera.
C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organizacin se usan
donde se desea una descripcin detallada de las relaciones de organizacin.
Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organizacin, los
cuales se acompaan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos
en el cuadro.
Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos manuales en
atencin a la funcin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de
relaciones con los dems".
Un manual de polticas pone por escrito las polticas de una empresa. Una
poltica es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales
dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
Conocer las polticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el
cual se basan todas las acciones. Poltica no es otra cosa que una actitud de la
direccin.
Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la
lnea de organizacin si se desea que las operaciones se desarrollen conforme
al plan.
Las polticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin.
Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el
personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la
gerencia general, segn convenga a las condiciones locales.
Kellog hace notar que los manuales de poltica muchas veces incluyen una
declaracin de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una
poltica; por ejemplo:
Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede
haber manuales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de
personal, etc., o uno sobre polticas generales.
El manual de procedimientos presenta sistemas tcnicas especficas seala
el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal
de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea
responsabilidades especficas. Es un procedimiento por escrito.
Los manuales de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden
clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fbrica.
Tambin puede referirse en:
1. tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo operar una mquina di
contabilidad.
2. prcticas departamentales en que se indican los procedimientos de
operacin de todo un departamento.
3. prcticas generales en un rea determinada de actividad, como manuales
procedimiento comerciales, de produccin, financieras, etctera.
Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que seala
las polticas y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con
ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.

15
En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las
formas que Se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas
con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.
De poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al
mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, cuando menos,
medianamente firmes y comprensibles.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que
hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos.
Una inmensa mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados
intencionalmente para varios fines.
Estructura y organizacin de las empresas.
La competencia existente, para la produccin de ms y mejores bienes y
servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez
ms, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos
y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado
es la base de la eficiencia en sus actividades, independientemente de la
naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras,
gubernamentales, etc.), han puesto especial inters a la organizacin como
parte fundamental del proceso administrativo.
2.4.1 Catlogo de cuentas
Sistemas de Contabilidad
Prctica
Usted fue contratado para la compaa MPC, para instalar un sistema que le
permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y
administrativas y le suministre informacin referente a: ventas, inventarios,
cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.
Qu hace?
Cmo lo hace?
De qu forma usted controla el efectivo?
Establezca control de ventas y facturacin (formularios y esquemas).
Clasifique los activos fijos. Establezca controles.
Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.
Prepare Estado de Situacin proforma.
Definiciones de Sistema de Contabilidad.
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y
que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones
financieras.
Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc.
para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una
empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las
informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su
estructura-configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier
actividad importante de la misma.

16
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
Preparar una lista de chequeo.
Elaborar informes.
Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
Disear formularios para todas las operaciones.
Disear reportes
Preparar los libros. Balance inicial
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa
relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial,
cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada
por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por:
El Balance General
Estado de G y P
Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
Estado de Costo Estimado
Estadsticas de ventas, etc.
La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin
financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un
ejercicio.
Cualidades.
Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia,
estratificacin, etc.
Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern
necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener
la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro
debern agregarse al sistema.
Objetivos.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementacin de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras
financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una
empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa
en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a
cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de
resultado, de la manera siguiente:
Balance General
Activo
Pasivo
Capital
Estado de Resultado
Ingreso 7- Otro ingresos
Costos 8- Otros egresos
Gastos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para
obtener un balance.
La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la
clasificacin.

17
Manual de procedimiento: es la gua que explica como podemos utilizar el
catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
informacin en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento
que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como
comprobante para garantizar una operacin.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el
mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registro,
informacin y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que
permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes
datos.
Requisitos de todo formulario:
1.
2.
3.
4.
5.

Numeracin
Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
Redaccin clara, sin errores.
Adems del original, emitir las copias necesarias
Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas
u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en
cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos
a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y
las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una
determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un
pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por
duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es
conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias.
El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a
contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca
que se ha despachado del almacn previo a la orden de despacho que recibi
el departamento de ventas.

18
La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancas
y/o productos que desea comprar una compaa.
La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa
y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se
enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y
triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor
auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su
cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las
Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en
descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un
banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o
autorizacin para girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de
dinero para realizar pagos por distintos conceptos.
La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la
empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable.
Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa
para ser pedida fuera de la institucin.
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a
la persona que instale el sistema de contabilidad.
La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin
de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa,
entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que
representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de
los mismos plazos de liquidacin del activo.
El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos
de operacin as como sus deudas a coro/largo plazo.

19
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tipo de beneficio o
fracaso durante un perodo determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera
definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan
las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que
impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios
para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados
demostrativos de ganancias y prdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones,
esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como
libros de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se
anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro
oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados
financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una
relacin detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al
costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se
clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante
el mecanismo de control interno sern recibidas.
2.4.2 Gua contabilizadora
Manual de Procedimiento
Activo corriente- de origen deudor
11 Caja y Banco
o
o
o

de origen deudor
se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en
efectivo
se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en
cheque o efectivo

111 Efectivo
o
o
o
o

de origen deudor
auxiliar de caja y banco
se debita si entra dinero en efectivo
se acredita si sale dinero en efectivo

112 Caja chica

o
o

de origen deudor
es auxiliar de caja y banco

20
o
o
o

se debita cada vez que entra dinero en la caja chica

se acredita cada vez que sale dinero de caja chica
se acredita para liquidar el fondo de caja chica

113 Bancos
o
o
o
o

de origen deudor
auxiliar de caja y banco
se debita cada vez que entra dinero al banco
se acredita cada vez que sale dinero al banco

12 Cuentas por cobrar

o
o
o
o

de origen deudor
se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la
empresa
se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la
empresa
se acredita si el cliente abona a la deuda

13 Inventarios
o
o
o

de origen deudor
se debita cuando la empresa compra materiales para vender
se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y
cuando se use mtodo perpetuo para el registro de las
operaciones

Activos fijos
21 Terrenos
o
o
o

de origen deudor
se debita cuando se adquiere un terreno
se acredita cuando se vende el terreno

22 Edificios
o
o
o

de origen deudor
se debita cuando se compra un edificio
se acredita cuando se vende el edificio

22D Depreciacin acumulada edificios

o
o
o

de origen acreedor por se una contrapartida

se debita cuando se vende el edificio
se acredita para ir cargando la depreciacin del edificio

23 Maquinarias y equipos
o
o

de origen deudor
se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos

21
o

se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos

23D Depreciacin acumulada maquinarias y equipos

o
o
o

de origen acreedor por en contraposicin de la cuenta

maquinarias y equipos
se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo
se acredita para cargar la depreciacin de una maquinaria o un
equipo

24 Equipos de transporte
o
o
o

de origen deudor
se debita cuando se adquiere un equipo de transporte
se acredita cuando se vende un equipo de transporte

24D Depreciacin acumulada de equipo de transporte

o
o
o

de origen acreedor por ser en contrapartida

se debita cuando se vende un equipo de transporte
se acredita cuando se carga la depreciacin de un equipo de
transporte

Activos Diferidos
31 Gastos pagados por anticipado
o
o
o

de origen deudor
se debita cuando se paga un gasto por anticipado
se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por
anticipado

311 Seguro pagado por anticipado

o
o
o
o

es un gasto pagado por anticipado

es una cuenta auxiliar
se debita cuando se paga un seguro por anticipado
se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por
anticipado

Pasivos (2)
41 Cuentas por pagar
o
o
o

de origen acreedor
se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con
terceros
se acredita cuando la empresa contrae una deuda

22
42 Documentos por pagar
o
o
o

de origen acreedor
se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una
empresa validada por un documento
se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada
por un documento

43 Retenciones por pagar

o
o
o

de origen acreedor
se debita cuando la empresa paga la retencin que le hizo a los
empleados
se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de
sus empleados

Capital (3)
51 Capital
o
o
o

es de origen acreedor
se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes
se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa

52 Resultado del periodo

o
o
o

es de origen acreedor
se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un
periodo contable
se acredita para cerrar la cuenta de ingresos

Ingresos (4)
61 Ventas
o
o
o

es de origen acreedor
se debita para cerrarla al final del periodo contable
se acredita para registrar la venta de una mercanca

611 Ventas al contado

o
o
o

es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas

se debita para cerrarla al final de un periodo contable
se acredita para registrar la venta de una mercanca al contado

612 Ventas a crdito

o
o
o

es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas

se debita para cerrarla al final del periodo contable
se acredita para registrar la venta de mercancas a crdito

23
Costos (4)
400 Costo de ventas
o
o
o

de origen deudor
se debita si se compra mercancas siempre y cuando se use el
mtodo fsico para el registro de operaciones
se acredita para cerrarla al fina del perodo contable

Gastos (5)
100 Gastos generales y administrativos
o
o
o

de origen deudor
se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
se acredita cuando se cierra al final del perodo

1001 Gastos de sueldos

o
o
o

es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos

se debita cada vez que la compaa para sueldos
se acredita para cerrarla al final del perodo

24
UNIDAD III
INFORMACIN FINANCIERA
Objetivo: El alumno comprender el sistema de informacin financiera.
3.1 Concepto
La NIC 1, considera:
Activos circulantes:
a) Se espera sea realizado en, o se retenga para venta o consumo en, el
curso normal del ciclo de operaciones de la empresa; o
b) Se refiere primordialmente para fines de comercio o por el corto plazo y
se espera ser realizado dentro de doce meses de la fecha del balance; o
c) Sea efectivo o un activo equivalente a efectivo que no este restringido su
uso.
Pasivos circulantes:
a) Se espera se liquide en el curso normal del ciclo de operaciones de la
empresa; o
b) Se venza para ser liquidado dentro de doce meses de la fecha del
balance.
De acuerdo al Boletn C-5, Los pagos anticipados se presentarn en el activo
circulante, cuando el perodo de beneficios futuros es menor a un ao o menor
del ciclo financiero a corto plazo, de lo contrario cuando exceda dicho periodo,
tal porcin se clasificar como activo no circulante.
Capacidad de pago y solvencia inmediata
Los renglones que tienen que considerarse para determinar la capacidad de
pago son aquellas cuentas comerciales que dentro del ciclo normal de las
operaciones de la empresa generan flujo de efectivo. Por lo tanto quedan
excluidos:
Pagos anticipados, ya que no generan flujo de efectivo, slo se espera el recibo
de bienes o servicios.
Anticipos a cuenta de mercancas, ya qu de estos slo se espera que sean
canjeados por mercancas.
Capital de trabajo
La NIC1 Los activos circulantes incluyen inventarios y cuentas comerciales por
cobrar que se venden, consumen o realizan como parte del ciclo normal de
operaciones aun cuando no se espere que se realicen dentro de doce meses
de la fecha del balance y algunos pasivos circulantes sern las cuentas
comerciales por pagar y pasivos para empleados y otros costos de operacin,
que forman parte del capital de trabajo usado en el ciclo normal de operaciones
del negocio.
Activo disponible
Efectivo e inversiones temporales, cuentas por cobrar, inversiones en bienes y
pagos anticipados no devengados.

25
Es el activo con que cuenta la empresa para efectuar todas sus operaciones
cotidianas que son a su vez las que generan flujo de efectivo, como por
ejemplo: compra y venta de mercancas, inversiones etc.
Activo realizables : Son las cuentas por cobrar.
3.2 Clasificacin
ADMINISTRACIN DE LAS CORRIENTES DE INFORMACIN.
La ausencia, la demora y la inexactitud de la informacin origina por lo general,
decisiones errneas y prdida de oportunidades. Es costoso obtener y elaborar
la informacin, pero resulta esencial para una buena toma de decisiones.
Las corrientes de informacin permiten comprender las corrientes, las personas
y los materiales. El anlisis de la administracin de las corrientes de
informacin se enfoca en lo siguiente:
*Formulacin y operacin de un sistema de cuentas para guiar una eficiente
asignacin de recursos.
Los criterios para evaluar la eficiencia de un sistema de este tipo debern de
incluir:
Informacin rpida acerca de los efectos de las decisiones y acciones.
Informacin adecuada para los aspectos importantes y decisivos de las
operaciones de la empresa.
Un sistema que proporcione informacin para aplicar las polticas y acciones
proyectadas.
*Anlisis de la cartera.
Incluye informacin acerca de los valores mximos para proyectos particulares
y sus relaciones con otros proyectos. Para obtener informes de los
rendimientos esperados, de sus variaciones y de su oportunidad dentro de las
alternativas de inversin. Tambin permite utilizar el modelo de decisin
Bayesiano para las probabilidades a los resultados de decisiones y acciones
alternativas riesgosas. Las decisiones de cartera incluyen as mismo las
funciones de eficiencia de quienes toman las decisiones.
Por otro lado existe la "Ley de informacin" desarrollada por el profesor
Finagle, la cual consta de tres partes:
1. La informacin que tenemos no es la que deseamos.
2. La informacin que deseamos no es la que necesitamos.
3. La informacin que necesitamos no est disponible.
Las dos primeras partes de la ley anterior son aplicables al problema de la
informacin que se necesita para la planeacin y el anlisis financiero.
3.3 Importancia
ADMINISTRACION DEL PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL.
Las utilidades de una empresa se planean, el proceso de planeacin y control
de utilidades puede definirse como un mtodo sistemtico y formalizado para
desempear las responsabilidades directivas en el proceso administrativo de
una empresa.
Especficamente comprende el desarrollo y aplicacin de lo siguiente:
1. Objetivos generales a largo plazo.
Incluye pronsticos del entorno econmico (reas geogrficas e industriales),
que fenmenos podran afectar los planes previstos?, existen posibilidades de

26
recesin o de auge?, cules sern las condiciones econmicas que
prevalecern?
2. Plan de utilidades a largo plazo desarrollado en trminos generales:
*Lneas de produccin.
*Grados de penetracin a los mercados y consideracin de posibles
variaciones en los precios de los factores productivos.
*ndice de crecimiento de los mercados productivos.
*Estudio de las tendencias de la oferta y la demanda.
*Rendimiento sobre la inversin planeada.
*Metas generales de utilidades.
3. Plan de utilidades a largo plazo (detallado por reas de responsabilidad).
*Desarrollo de planes y objetivos a corto plazo.
*Desarrollo anual del presupuesto de operaciones.
4. Un sistema integral de informacin de resultados, por reas de
responsabilidad asignadas.
5. Evaluacin de los resultados obtenidos, analizando variaciones y tomando
las medidas correctivas que procedan.
La planeacin y control de las utilidades consiste en la preparacin de planes
que programen la magnitud cuantitativa de la actividad de c/u de las reas
operativas de la empresa. Estos planes son relacionados entre si, de tal modo
que toda desviacin con respecto al plan puede expresarse en trminos de su
consecuencia sobre la utilidad de la empresa, debiendo contribuir a la
ejecucin del proceso de direccin mediante la adopcin de una corriente
continua de decisiones bien concebidas, constituyendo esto el factor de xito
en el destino a largo plazo de la empresa.
La funcin de planeacin y control de utilidades a corto plazo implica el
desarrollo de planes detallados en c/u de las reas de actividad y la unificacin
de estos planes en un solo plan maestro global, debindose cumplir con los
siguientes elementos:
a) Formulacin del presupuesto de ventas por lnea de productos.
b) Establecer presupuestos flexibles de cargos indirectos, clasificados por
reas de responsabilidad.
c) Clasificar los costos planeados en fijos, variables y semi variables.
d) Determinar el presupuesto de costos de produccin variables.
e) Determinar el presupuesto de costos de operacin variables.
f) Aplicar los costos fijos de produccin a las lneas de produccin como un
conjunto y no a cada unidad de producto.
g) Formular el flujo de efectivo, los estados financieros presupuestados y el
presupuesto de inversiones empleados por cada lnea de productos.
h) Anlisis del punto de equilibrio.
La ejecucin de los planes implica la necesidad de un control continuo y
dinmico en concordancia con las responsabilidades de direccin asignadas a
cada rea.

27
PREGUNTAS DE REPASO
1. Qu factor es necesario para la buena toma de decisiones?
2. Qu se necesita hacer contablemente para asignar adecuadamente los
recursos?
3. Cules son las tres partes de la ley de informacin del profesor
Finagle?
4. Define planeacin y control de las utilidades
5. Ejemplifica un objetivo financiero a largo plazo
6. Ejemplifica un objetivo financiero a corto plazo.
7. Define presupuesto
8. Por qu se dice que el punto de equilibrio es un medio de control?
9. Qu decisiones se pueden tomar con ayuda del estado de flujo de
efectivo?
10. Qu decisiones se pueden tomar con ayuda del presupuesto?

28
UNIDAD IV
APLICACIN DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
Objetivo: El alumno ser capaz de disear, implantar, operar y evaluar
sistemas de control interno de acuerdo a las necesidades de las empresas.
4.1 Concepto
El control interno, coordina los elementos que intervienen dentro de la
empresa.
Se apoya en:
Organizacin por objetivos
Tcnica contable del pert
Ruta crtica
Control interno: es el conjunto de procedimientos adoptados dentro de la
empresa, para salvaguardar su patrimonio en la mejor forma posible.
Organizacin contable: coordinacin de la contabilidad con la organizacin,
con el fin de alcanzar el objetivo de la empresa en la mejor forma posible, a
travs de una buena administracin.
4.2 Tipos de control interno
Clasificacin del Control Interno.
Los controles internos pueden clasificarse:
1.-Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros
contables; preparacin oportuna de la informacin financiera contable;
beneficio y minimizacin de costos innecesarios, evitar expansin al riesgo no
intencional, prevencin o detencin de errores e irregularidades; aseguramiento
de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de
responsabilidades legales.
2.-Por jurisdiccin: control interno contable; control interno administrativo.
Control Interno Contable: Consiste en los mtodos, procedimientos y plan de
organizacin que se refieren sobre todo a la proteccin de los activos y
asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las
medidas que se relacionan directamente con la proteccin de los recursos,
tanto materiales. como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la
exactitud de los registros y la confiabilidad de la informacin contable.
Control Interno Administrativo: Son procedimientos y mtodos que se
relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, polticas e
informes administrativos. Son las medidas diseadas para mejorar la eficiencia
operacional y que no tiene relacin directa con la confiabilidad de los registros
contables2.
3,- Por mtodos: controles preventivos; controles de deteccin.
4.-Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas;
controles de autorizacin e informacin, controles del sistema de contabilidad;

29
controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisin de la
administracin; controles documentales.
Medidas para lograr un buen Control Interno.
El sistema de control interno de cada empresa est diseado para satisfacer
las necesidades especficas de sus objetivos de organizacin, operacin y
direccin, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos
los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

Establecer lneas claras de responsabilidad.

Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de
transaccin.
Subdivisin de funciones.
Realizar auditorias o comprobaciones internas.
Diseo adecuado de documentos y registros.
Las computadoras y el control interno.
El costo del control.

El alcance de la auditoria, las pruebas que se han de realizar y los

procedimientos a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno
existente y de la evaluacin de su confiabilidad.
4.3 objetivos
Contralora es la planeacin, coordinacin y control de las actividades de una
empresa.
Objetivo: Planear, organizar y controlar las operaciones de la empresa, en tal
forma que su operacin se acerque lo ms posible a lo mximo de su
capacidad.
Caractersticas de un contralor:
a) Contador pblico
b) Integridad
c) Objetividad mental
d) Habilidad de tener y generar confianza
e) Criterio
f) Honestidad
g) Orden mental
h) Iniciativa
i) Facilidad de expresin
j) Habilidad tcnica
k) Conocimiento a fondo de la empresa
l) Conocimiento general de empresas
m) Conocimiento general de la legislacin aplicable a las empresas.
Funciones:
Planeacin: realizacin de presupuestos
Revisin: de polticas y procedimientos.
Informacin: Revisin de los estados contables.
Impuestos: Comunicacin con las autoridades

30
Interpretacin: de su medio ambiente
Proteccin: mediante el control interno adecuado, corrigiendo las desviaciones.
Elementos para la estructuracin de una organizacin, pueden ser internos o
externos.
Ejemplo de elementos externos:
a) Cdigo de comercio
b) Ley del IVA
c) Cdigo civil
d) LGTOC
e) Ley general de sociedades mercantiles
f) Ley de ingresos de la federacin, es la que da vigencia ao tras ao a
todas las leyes impositivas.
g) Ley del seguro social.
La ley del ISR grava todas aquellas actividades que en una u otra forma
representan un ingreso para el individuo o para la empresa.
Las leyes de hacienda de cada localidad.
Principios de organizacin
1. Divisin del trabajo,
2. Control interno,
3. Departamentalizacin
4. Administracin por excepcin,
5. La administracin por reas.
6. La administracin por objetivos,
7. Simplificacin de operaciones
8. Acortamiento de lneas de comunicacin
9. Establecimiento o fijacin de estndares
10. Coordinacin de las operaciones
Principios de contabilidad
a) Entidad, las empresas deben ser identificables, ya que manejan
un conjunto de recursos destinados a satisfacer necesidades
sociales con estructura y operaciones propias.
b) De realizacin, toda organizacin realiza transacciones con otras
entidades econmicas, a si como transacciones internas que
modifican la estructura de recursos o fuentes. O cuando han
ocurrido eventos externos que afecten los recursos de la entidad.
c) Perodo contable, perodos convencionales y de igual duracin.
d) Valor histrico original, las cifras debern ser modificadas en el
caso de ocurrir eventos posteriores que les hagan perder su
significado, aplicando mtodos de ajuste en forma sistemtica y
preservar la imparcialidad y objetividad de la informacin
contable.
e) El negocio en marcha, su existencia permanente, por lo que sus
cifras de sus estados financieros representarn valores histricos
o modificaciones a ellos sistemticamente obtenidos.
f) Principio de la dualidad econmica, dados los recursos de los que
dispone la entidad y las fuentes de esos recursos.
g) Importancia relativa, los estados financieros deben de mostrar
datos que se puedan cuantificar monetariamente, y que con ellos
se puedan tomar decisiones.

31
h) Consistencia, los estados financieros de la entidad deben ser
comparables, para observar tendencias.
i) El principio de la revelacin suficiente, Los estados contables
deben contener la informacin indispensable para revelar la
situacin o resultado que tratan de mostrar por su fin establecido.
j) El principio conservador, al existir varias alternativas aplicables al
mismo problema, habr de adoptarse aquella que pueda
salvaguardar el patrimonio de la empresa en la mejor forma
posible.
ELEMENTOS ESPECFICOS DE LA ORGANIZACIN
El organizador puede actuar como elemento:
Interno, en la implementacin del sistema, Actualizacin constante del sistema
y vigilancia de su adecuado seguimiento.
Externo, Implantacin exclusiva del sistema y implantacin y vigilancia de su
adecuada aplicacin.
Alcance del trabajo, toda la empresa o parte de la misma.
PREGUNTAS DE REPASO
1. Cmo se relaciona el control interno y la organizacin contable?
2. En que consiste la ruta crtica?
3. Cules son las funciones de contralora?
4. Explica dos caractersticas del contralor
5. Cules el objetivo de la contralora?
6. Qu regula principalmente la LGTOC?
7. Qu ley regula las actividades que generan ingresos?
8. Ejemplifica el principio de dualidad econmica
9. Ejemplifica el principio de negocio en marcha
10. La LFT en que funciones apoya a la organizacin contable.

32
UNIDAD V
DOCUMENTOS EN USO
Objetivo: El alumno conocer las caractersticas de validez administrativa y
fiscal de los diferentes documentos que integran la informacin contable que
los negocios deben utilizar y conservar.
5.1 Formulacin y descripcin de la documentacin.
Los documentos deben de tener las siguientes caractersticas:
a) claridad
b) Sencillez
c) Funcionalidad
d) Multiplicidad
e) Individualidad
f) Uniformidad
TIPOS
1. Documentos captadores: provienen de fuentes externas (pedido,
conocimiento de embarque, recibo de honorarios etc.)
2. Documentos comprobatorios, estos deben de contener, nombre y
domicilio de la persona expidora, cedula de registro RFC, folio, nombre y
domicilio de las personas que imprimen y fecha de caducidad. Nombre,
domicilio y RFC del comprador del bien o servicio, descripcin del
producto vendido o el servicio prestado, importe de la operacin, IVA,
fecha de expedicin.
3. Documentos contabilizadores: Recibo de honorarios de un tcnico
documento comprobatorio pliza de egresos con el recibo.
Caractersticas:
1. Que cite en forma clara y precisa las cuentas a afectar.
2. Que se mencione el importe de las operaciones realizadas.
3. que se destaque el nmero que lo identifica.
4. Fecha correspondiente
5. Que se distinga de otros documentos.
Estados contables:
a) Principales: Estado de resultados, balance general, estado de
aplicacin y origen de recursos etc.
b) Secundarios: arqueos de caja, inventarios de equipo, relacin de
proveedores etc.
Y pueden ser estticos y dinmicos.
Manual de operacin:
1. Todas las operaciones a realizar
2. Agrupar funciones
3. Objetivos
4. Documentos fuente
5. oportuno
6. claro y preciso
7. caractersticas de los documentos fuente
8. destino
9. Acortar las lneas de comunicacin.
10. Control interno.

33
Mayores auxiliares: son registros en donde se realiza el anlisis o detalle de las
cuentas colectivas.
a) El libro u hojas tabulares, que generalmente se utilizan para el anlisis de las
cuentas de gastos de administracin o gastos de venta.
b) Tarjetas auxiliares, son los documentos en los que se asientan
loa registros en forma analtica y generalmente se utilizan en las
cuentas corrientes como: bancos, deudores diversos, clientes,
proveedores, acreedores etc.
1. Tarjetas auxiliares, si una negociacin trabaja con tres bancos distintos,
debe contar con tres tarjetas auxiliares, para identificar las operaciones
que realizamos con cada banco.
tarjeta de cuentas corrientes
No
nombre
CONDICIONES
domicilio
telfono
limite de crdito
movimientos
saldos
fecha referencia concepto folio debe
haber D A

Nombre de la empresa, nombre del cliente, proveedor, banco y No de

cuenta, fecha, referencia, concepto, debe, haber y saldo.
El auxiliar columnar: generalmente se utiliza en las cuentas de gastos de
venta o gastos de administracin.
Fecha, referencia, concepto, total y una columna para cada tipo de cuenta.

Ejemplos: Bancos, deudores diversos, clientes, almacn, documentos por

cobrar, proveedores, documentos por pagar, gastos de administracin, gastos
de venta etc.
El financiamiento externo y sus repercusiones.
Cuando nos referimos al uso del financiamiento por medio de pasivo, es decir
que se est utilizando el apalancamiento financiero, que significa usar la deuda
para elevar las tasas de utilidad, se les denomina tambin como la razn del
pasivo total al activo total representado en por ciento.
Ejemplo:
Consideraremos tres empresas dedicadas al mismo ramo, las empresas A, B y
C, con el mismo activo pero con diferente poltica financiera.
Empresa A

Suma de activo

400

Pasivo
0
Capital contable
400
Suma Pasivo/capital 400

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Empresa B

Suma activo

400

Pasivo
Capital contable
Suma pasivo/capital

200
200
400

Pasivo
Capital contable
Suma pasivo/capital

300
100
400

Empresa C

Suma activo

400

La empresa A no tiene deudas, por lo tanto su apalancamiento financiero es

igual a cero.
La empresa B tiene el 50% de apalancamiento financiero.
La empresa C tiene el 75% de apalancamiento financiero.
La pregunta que surge es Cmo afectan estas estructuras a las utilidades de
los accionistas?
La respuesta depender de los resultados de la empresa, si estos son
excelentes, convendr ms a los accionistas de la empresa C, pero si los
resultados que se esperan son negativos (depresin), sera favorable para la
empresa A. Conociendo el punto de equilibrio sabemos que cuando el
rendimiento del activo supera el costo de la deuda, el apalancamiento
financiero es favorable y cuanto mayor es el factor de apalancamiento, tanto
mayor es la tasa de rendimiento de la aportacin comn.

PREGUNTAS DE REPASO
1. - En los documentos en que consiste la caracterstica de multiplicidad?
2. - En los documentos en que consiste la caracterstica de uniformidad?
3. - En que consiste un documento captador?
4. - Qu requisitos debe contener un documento comprobatorio?
5. - Qu caractersticas tiene un manual de operacin?
6. - En que consiste una tarjeta auxiliar?
7. - Qu requisitos debe contener una tarjeta auxiliar?
8. Define control financiero
9. Define apalancamiento financiero
10. - Cundo es conveniente utilizar apalancamiento financiero?

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BIBLIOGRAFA
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Banca Y Comercio. Mxico 2000.
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