MANUAL DE GESTIN INTEGRADA

Sin lugar a dudas, la cspide del sistema documental, ocupando su primer nivel es
el manual de gestin integrada. Describe el propio sistema, define la poltica
integrada y establece las funciones y responsabilidades. Es un documento
esencial en el proceso de implementacin del sistema integrado, ya que constituye
el guion a seguir.
Debe ser lo ms simple y claro posible, y como mnimo, deber considerar lo
siguiente:

I.

ndice del manual.

Enumera todos los captulos o apartados de manual ordenadamente, indicando
la pgina en que se encuentre cada uno de ellos. Coincide con las partes del
manual que acabamos de enumerar.

II.

Control de modificaciones del manual.

Consistir en una tabla o cuadro en el que se sealan las ediciones del manual
y sus fechas, as como las modificaciones o revisiones, con mencin a los
apartados modificados y descripcin de las modificaciones habidas.
CONTROL DE MODIFICACIONES
REVISIN
EDICIN
FECHA
0

APARTADO
MODIFICACIN

14.04.15

20.06.15

2.1 Prrafo 5
5.2.2 Prrafo 3
6.3
8.3

Anexo 1. Mapa de
procesos
2
12.01.16
Anexo 4
1.1 Datos de
3
03.04.16
Empresa
N de
4
15.05.16
procedimientos
Ejemplo de cuadro de control de modificaciones.

III.

DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN
Primera edicin.
Inclusin del alcance de consultora.
Inclusin de consultora en el sistema integrado.
Inclusin de consultora en la poltica integrada.
Cambiada vigilancia por auditoria. Se incluye diseo
de cursos de formacin PEF02.
Se incluye la consultora en el mapa de proceso.
Se modifican y suprimen algunos indicadores.
Se modifican las direcciones de los centros de
Santiago y Concepcin.
Se modifican los PEF que han cambiado de nmero.

Introduccin.
Consiste en una presentacin de la empresa u organizacin, con mencin al
ao de acreditacin, a las actividades que desarrolla, los servicios y productos
que ofrece, una referencia a los recursos humanos y materiales con que
cuenta para cumplir con sus fines, y los datos de los distintos control de trabajo
o delegaciones de la misma.
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Documento preparado por Profesor Ral Lazo E., para la asignatura de Sistemas Gestin Integrado.

Pasamos a verlo con un ejemplo:

CONSULTORA ALFA es una sociedad creada en 1999, dedicada a la actividad de
consultora integral de empresas y formacin, especializada en el diseo e
implementacin de sistemas de gestin y en el diseo e imparticin de cursos
destinados a la especialmente a empresas, a travs del sistema de formacin
continua, y en modalidad on-line. Es una empresa bien posicionada en el mercado
de la consultora, con amplias posibilidades para convertirse en una organizacin
lder y uno de los principales referentes del sector.
Es una consultora de tamao media, con una dotacin de 54 trabajadores, que
desarrolla sus actividades en todo el territorio nacional. Para llevar a cabo esta
actividad y cumplir sus fines cuenta con equipos ofimticos y telemticos,
principalmente.
La dotacin de personal est compuesta por profesionales altamente
especializados, con una formacin multidisciplinaria, con nivel acadmico
universitario en su mayor parte.
Los centro de trabajo de la empresa son los siguientes:
OFICINA PRINCIPAL
Av. Las condes 10400
Fono, 222224195
Email, alfa@consultores.cl
Santiago
OFICINA SUR
Castelln 410
Fono, 412224195
Email, alfa@consultores.cl
Concepcin

Estructura de la empresa:

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Documento preparado por Profesor Ral Lazo E., para la asignatura de Sistemas Gestin Integrado.

IV.

Objeto y campo de aplicacin.

El contenido de esta apartado del manual de gestin integrada est implcito en
su enunciado. Por una parte enunciar o enumerar el o los objetivos del
manual, y otra, describir las actividades a que alcanza el campo de aplicacin
del manual, pero la mejor forma de comprender esto es con un ejemplo:
Generalidades
El presente manual de gestin integrada tiene por objeto especificar los requisitos
del sistema de gestin integrada (de calidad, medio ambiente y seguridad y salud
ocupacional) aplicable en la CONSULTORA ALFA, para:
a) Demostrar su capacidad para suministrar productos y servicios conforme con los
requisitos especificados por el cliente y la normativa legal vigente.
b) Demostrar su capacidad para mejorar el rendimiento medio ambiental de la
empresa, a travs de la prevencin de la contaminacin y la reduccin de
gastos.
c) Demostrar su capacidad para identificar y controlar los riesgos laborales
existentes en el trabajo y mejora de condiciones de seguridad y salud
ocupacional. De sus trabajadores.
Los requisitos del sistema de gestin integrado se centran en conseguir la
satisfaccin del cliente, de los trabajadores y la sociedad en general, cumpliendo con
sus requisitos a a travs de la aplicacin del sistema, su mejora continua y la
prevencin de no conformidades.
El campo de aplicacin del manual de gestin integrada de CONSULTORA ALFA,
alcanza a las actividades de:
CONSULTORIA DE EMPRESAS Y FORMACIN.
Exclusiones del alcance:
Actualmente, las exclusiones del sistema de gestin integrada de la CONSULTORA
ALFA, se aplican a los siguientes requisitos de la norma:
ISO 9001:2008
7.6
Control de los equipos de medicin y seguimiento, ya que la empresa no
posee ningn equipo de medicin y ensayo.
7.5.2 Validacin de los procesos de produccin y de la prestacin del servicio, ya
que la empresa no posee ningn proceso especial que requiera validacin.

V.

Normas para consulta.

Se trata de una relacin de las normas, cuya consulta puede ser clarificadora, y
que son clarificadora, y que son complementarias de las tres normas que
estanos integrando (ISO 9008:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007).
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Como en el apartado anterior, procedemos a poner un ejemplo de cmo

quedara este captulo del manual de gestin integrada:
CAPITULO V. NORMAS PARA CONSULTA
Como complemento al presente manual de gestin integrada, en la medida de lo
posible, se recomienda consultar las siguientes normas complementarias de las
normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
De la norma ISO 9001:2008:
ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad: Fundamentos y vocabulario.
ISO 9004:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad: Recomendaciones para
llevar a cabo la mejora.
De la norma ISO 14001:2004:
ISO 14004:2004 Sistema de Gestin Ambiental: Directrices generales sobre
principios, sistemas y tcnicas de apoyo.
ISO 14050:2002 Sistema de Gestin Ambiental: Vocabulario.
De la norma OHSAS 18001:2007:
OHSAS 18002:2008 Sistema de Gestin de Seguridad y Salud: Reglas
generales para implantacin de OHSAS 18001.

VI.

Definiciones.
En este apartado se recogen los trminos y definiciones aplicables al manual y
propios de las tres reas a integrar. Se puede proceder a enemerar todos los
trminos con sus correspondientes definiciones, de los tres sistemas
integrados o, en aras de la simplicidad y claridad, proceder como se propone
en el siguiente ejemplo:
CAPITULO VI. DEFINICIONES
Para el propsito del presente manual de gestin integrada, son aplicables, adems
de las definiciones incluidas en cada una de las normas que rigen el sistema de
gestin integrado (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007) los
trminos y definiciones dados en las normas:

ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad: Fundamentos y vocabulario.

ISO 14050:2002 Sistema de Gestin Ambiental: Vocabulario.
OHSAS 18002:2008 Sistema de Gestin de Seguridad y Salud: Reglas
generales para implantacin de OHSAS 18001.

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VII.

Poltica integrada.
La poltica de gestin integrada, expresa el compromiso de la direccin en
materia de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, y
proporciona el marco adecuado para el establecimiento de los objetivos y
metas de la organizacin.
La poltica de gestin integrada es una declaracin documentada a disposicin
del pblico que recoge los objetivos generales de la organizacin en materia de
calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, que debe a la vez,
transmitir el liderazgo y compromiso de la direccin con el sistema de gestin
integrado, as como las directrices de actuacin para su consecucin.
La poltica de gestin integrada est dirigida a:
La prevencin de la contaminacin y ahorro de recursos naturales.
La prevencin de los riesgos y mejora de las condiciones laborales de
los trabajadores.
Asegurar la satisfaccin de los clientes.
La poltica del sistema de gestin integrada debe ser adecuada a las
actividades, productos y servicios de cada organizacin, garantizando el
cumplimiento de los requisitos legales e incluyendo un compromiso de mejora
continua. La direccin de la organizacin tiene la responsabilidad de definir,
documentar y aprobar la poltica de gestin integrada y debe asegurar que
dicha poltica es entendida, implantada y mantenida al da en todos los niveles
de la organizacin.
Como ejemplo de la poltica de gestin integrada se muestra la siguiente
propuesta:

CAPITULO VII. POLITICA DE GESTIN INTEGRADA

CONSULTORA ALFA empresa, dedicada a la consultora integral de empresas y
formacin ha asumido el compromiso de implantar un modelo de Gestin Integrada
de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, basado,
respectivamente, en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007, como instrumento de gestin y con la finalidad de, a travs de la mejora
continua, conseguir la satisfaccin de sus clientes, la preservacin del entorno y del
medio ambiente, y la seguridad y salud ocupacional de sus trabajadores, y
convertirse en una entidad de referencia en el sector en el que opera por su calidad
de servicio, respecto del medio ambiente y las condiciones laborales de sus
trabajadores.

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Para alcanzar estos objetivos, la direccin ha establecido los siguientes principios:

Los clientes son el centro y la razn de ser la muestra empresa y el objetivo
fundamental es lograr su plena satisfaccin, slo de esta manera se potencian
relaciones estables y duraderas con los clientes actuales y se consiguen nuevos
clientes.
La calidad de los servicios que ofrecemos va ligada a la proteccin del medio
ambiente y a la seguridad y salud de los trabajadores.
Para conseguir preservar el entorno natural y proteger el medio ambiente nos
comprometemos a reducir y optimizar el consumo de energa y agua, y trabajar
para la prevencin, reduccin y eliminacin de cualquier tipo de contaminacin.
La empresa pondr todos sus medios para que la seguridad y salud de sus
trabajadores sea eficaz y eficiente, integrando la prevencin en el conjunto de
actividades y decisiones de la empresa y en todos los niveles jerrquicos, y
tendr como objetivo final la excelencia preventiva o la prevencin total.
La comunicacin, continua y eficaz, interna y externa, con los clientes, con los
trabajadores, y con la sociedad en general, es imprescindible para adaptar sus
necesidades y expectativas, conociendo de esta manera su nivel de satisfaccin.
Potenciar el factor humano como principio imprescindible de la calidad, el medio
ambiente y la seguridad y salud ocupacional. Slo con la formacin adecuada,
comunicacin, participacin activa y trabajo en equipo de todas las personas que
forman CONSULTORA ALFA se conseguir la excelencia empresarial.
Integrar a nuestros proveedores y subcontratistas en el compromiso de la
calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud ocupacional.
Mantener un registro actualizado de normativa legal, que permita asegurar el
cumplimiento de los requisitos legales.
Slo si se cumplen los anteriores principios y son asumidos por todos y cada uno los
trabajadores de CONSULTORA ALFA se lograr ofrecer un servicio de consultora y
formacin de calidad, respetando el medio ambiente y asegurando la seguridad y
salud de nuestros trabajadores.
La direccin de CONSULTORA ALFA quiere hacer llegar esta poltica de gestin
integrada a todos los niveles y funciones de la empresa, asegurando que la misma
es entendida, implantada y revisada.
Santiago, 13 de Septiembre de 2015.
Fdo. Ricardo Enrquez escudero
GERENTE GENERAL

VIII.

Compromiso de la direccin.
El objetivo de este punto es que la direccin documente su compromiso y
obligaciones para asegurar el cumplimiento de los fines y objetivos definidos en
el manual de gestin integrada. Esta declaracin incluye aspectos como la
disponibilidad y/o puesta a disposicin de los recursos necesarios, la

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importancia del cumplimiento del manual por todo el personal, o el

nombramiento de un representante de la direccin.
Una vez ms lo veremos con un ejemplo:
CAPITULO VIII. COMPROMISO DE LA DIRECCIN
La direccin de CONSULTORA ALFA consciente de la importancia de la gestin
integrada de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, y como
evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del sistema de
gestin integrada, as como la mejora continua de su eficacia:
a) Comunica a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
cliente como los legales y reglamentarios, de preservar y proteger el medio
ambiente, y de asegurar la seguridad y salud de los trabajadores.
b) Establecer la poltica de gestin integrada de CONSULTORA ALFA.
c) Asegura que se establecen unos objetivos de calidad, medio ambiente y
seguridad y salud ocupacional.
d) Llevar a cabo la revisin por la direccin.
e) Asegurar la disponibilidad de recursos.
f) Designa a un representante de la direccin que, con independencia de otras
responsabilidades, tenga la autoridad y la responsabilidad para asegurar que se
ponen en prctica los requisitos del sistema de gestin integrada adoptados por
la empresa.

En el caso de la designacin del representante de la direccin, es

imprescindible que este nombramiento sea conocido por todos los trabajadores
de la empresa, que le conozcan y sepan cules son sus funciones,
responsabilidades y autoridad para llevar a buen puerto el xito del sistema
integrado de gestin.

IX.

Planificacin.
Se deber indicar cmo se cumplirn los requisitos del sistema de gestin
integrada, para lo cual se debe fijar la sistemtica para establecer y mantener
al da la definicin de objetivos y las consiguientes metas dentro de la
estructura organizacional. Estos objetivos y metas debern ser coherentes con
la poltica de gestin integrada, posibilitar el desarrollo de la misma y
cuantificar, en la medida de lo posible, el compromiso de mejora continua del
sistema.

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Como ejemplo plantearemos la siguiente propuesta

CAPITULO IX. PLANIFICACIN
A. OBJETIVOS
La direccin de CONSULTORES ALFA define los objetivos de calidad, medio
ambiente y seguridad y salud ocupacional, mediante el documento Plan Anual
Integrado de Objetivos FPAIO. Se establece para las funciones y niveles
pertinentes dentro de la organizacin.
Los objetivos son medibles y coherentes con la poltica de gestin integrada de
CONSULTORA ALFA.
Los objetivos son revisados y definidos en las revisiones pro la direccin, como
se recoge en el captulo XII del presente manual. Adems se determinan
objetivos, responsables de alcanzar los mismos, recursos necesarios estimados
para alcanzar esos objetivos, plazos, etc., lo que se plasma en el documento
Seguimiento de Objetivos FSO.
B. PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADA
La direccin de CONSULTORA ALFA asegura que:
a) La planificacin del sistema de gestin integrada se realiza con el fin de
cumplir los requisitos y los objetivos de la calidad, el medio ambiente y la
seguridad y salud ocupacional.
b) Se mantiene la integridad del sistema de gestin cuando se planifican e
implementan cambios de ste.
As mismo, el responsable del sistema de gestin integrado hace un seguimiento de
la planificacin de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud ocupacional
para informar a la direccin de su cumplimiento.

PLAN ANUAL INTEGRAL DE OBJETIVOS:

Ao:

Anexo:

OBJETIVO

OBSERVACIONES:

PERSONAS
RESPONSABLE DE SU
CONSECUCIN

FECHA ESTIMADA DE
CONSECUCIN

FRECUENCIA DE
SEGUIMIENTO

Aprobacin:
GENERAL
Fecha:

DIRECCIN

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SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS:
OBJETIVO:
Responsable de ejecucin
Fecha de consecucin

Indicador (cuando proceda)

PLANIFICACIN DEL OBJETIVO

SEGUIMIENTO
Etapas

Fecha

1
2
CONCLUSIONES DEL SEGUIMIENTO

Se ha conseguido el objetivo? S
No

En caso negativo Por qu? Y medidas a adoptar.

Observaciones:

X.

Funciones, responsabilidades y autoridad.

El propsito de este punto del manual es que las funciones, responsabilidades
y autoridades en materia de calidad, medio ambiente y seguridad y salud
ocupacional sean definidas y documentadas y se comuniquen a los
interesados, y a todo ello con objeto de facilitar la gestin integrada en la
organizacin.
En cuanto a la distincin que se hace entre funciones, responsabilidades y
autoridades, es pertinente aclarar dichos trminos:

Funciones: Son las tareas que corresponde realizar a una persona

(pueden ser delegadas).

Responsabilidad: Es el cargo u obligacin moral que se le ha atribuido a

esa persona sobre el resultado de la realizacin de determinadas tareas,
las cuales han podido llevarse a cabo por esa persona o por otra. Las
responsabilidades NO se delegan.

Autoridades: Se refiere a las relaciones de jerarqua y de mando que se

establecen entre los distintos miembros de la organizacin, es decir a la

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capacidad para exigir de otros el cumplimiento de determinadas tareas. La

autoridad tampoco se delega.
Por tanto, los primero ser definir claramente las funciones, responsabilidades
y autoridades. Lo ideal es hacer, para cada puesto de trabajo, un listado de
funciones por parte y, por otra, de responsabilidades. Adems, deberemos
establecer las relaciones de autoridad entre todos los miembros de la
organizacin.
En cuanto a la comunicacin de esas funciones y responsabilidades, es
evidente que nada servira definir y documentar las mismas si despus los
interesados no tienen la oportunidad de conocerlas. Por tanto, la organizacin
establecer los mecanismos necesarios para las funciones, responsabilidades
y autoridades sean conocidas por todos los miembros de la organizacin.
Adems de comunicarlas, deber asegurarse que son comprendidas por
todos.
En el ejemplo que se mostrara a continuacin, se propondrn diversos
apartados para dividir este captulo (responsabilidad y autoridad,
representante de la direccin y comunicacin interna), y se recoge el ejemplo
de las responsabilidades y funciones del Gerente General. El resto de puestos
del organigrama deber adaptarse a cada empresa.
CAPITULO X. FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
A. Responsabilidad y autoridad.
Las responsabilidades y autoridades estn definidas adecuadamente para cada
funcin y son comunicadas dentro de la organizacin.
Las funciones y sus interrelaciones, las responsabilidades y autoridad de las
personas, son definidas seguidamente en el presente manual de gestin
integrada, con el objeto de facilitar una gestin integrada efectiva y son
comunicadas a los niveles apropiados de la organizacin, mediante la
distribucin del presente manual de gestin integrada y de los procedimientos
aplicables:
GERENTE GENERAL
Responsabilidades:
Diseo de la organizacin y estructura de la empresa.
Planificacin de actividades.
Administracin de la empresa.
Representacin institucional de la empresa.
Coordinacin entre delegaciones y departamentos.
Direccin de recursos humanos.
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Gestin comercial.
Dirigir la marcha del sistema integrado.

Funciones:
Establecimiento de la poltica de gestin integrada y objetivos de la calidad,
medio ambiente y seguridad y salud ocupacional.
Aprobacin del manual de gestin integrada, los procedimientos generales y
sus revisiones.
Aprobar la planificacin para la revisin peridica del sistema de gestin
integrada.
Coordinacin de las diferentes reas de actividades de la empresa.
Decidir las altas y bajas de trabajadores.
Aprobar el plan anual de auditoria internas.
Aprobar el cuestionario de satisfaccin del cliente.
Aprobar el plan de prevencin.
Aprobar los perfiles de cada puesto de trabajo.
Reparto y asignacin de funciones y responsabilidades a los distintos
departamentos y delegaciones.
Direccin de equipos para disear nuevas estrategias de ventas o preparar
proyectos empresariales, ofertas comerciales, nuevos cursos o acciones
formativas, etc. funciones propias de la administracin diaria de una
empresa, como extender facturas, firmar contratos, documentos en nombre
de la empresa, etc.; decisin final sobre compras de cierta importancia.
acudir a reuniones y actos en nombre de la empresa, ya sea en acciones
formativas nuestras, en reuniones convocadas por la administracin, con
entidades colaboradores etc.
Establecer las directrices de funcionamiento entre las distintas delegaciones,
haciendo el seguimiento de las actividades y resultados de las mismas, as
como de los departamentos de formacin y consultora.
Revisin de contratos.
Tomar la ltima decisin en lo referente al personal de la empresa, en lo
concerniente a la seleccin, contratacin, redistribuciones, carrera
profesional, posibles sanciones, etc.
Contactar y visitar a clientes o posibles clientes que por su importancia o
dimensin se considere necesario una atencin personal y directa.
NOTA: Ejemplo de responsabilidades y funciones del puesto de Gerente General. A
continuacin vendran las del resto de puestos de la organizacin.
B. Representante de la direccin.
La direccin de CONSULTORA ALFA designa y otorga al representante de la
direccin la responsabilidad y autoridad para:
a) Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para el sistema de gestin integrada.
b) Informar a la direccin sobre el desempeo del sistema de gestin integrada
y de cualquier necesidad de mejora.
c) Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del
cliente, la proteccin del medio ambiente y la seguridad y salud del trabajo
en todos los niveles de la organizacin.
d) Gestionar las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados
con el sistema de gestin integrado.
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C. Comunicacin interna.
La direccin asegura que se establecen y mantienen los procesos de
comunicacin apropiados dentro de la organizacin y de que la comunicacin
se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin integrado. Para ello,
utiliza los siguientes medios, segn los casos: comunicaciones verbales o
escritas, por e-mail, durante el desarrollo del trabajo diario; y reuniones, etc.

XI.

Revisin por la direccin.

La direccin de la organizacin realizar revisiones peridicas del sistema de
gestin integrada, en la que se pueden considerar los siguientes aspectos:

Valoracin de los resultados de las auditoras realizadas al sistema.

Anlisis de los resultados de las mediciones del nivel de cumplimiento de
los objetivos.
Revisin del cumplimiento del programa establecido.
Anlisis del grado de cumplimiento de las medidas introducidas por el
sistema y su eficacia con los objetivos planteados.
Evaluacin de las no conformidades presentadas por el sistema.
Frecuencia mnima (al menos una vez al ao).

Como siempre, se coloca un ejemplo de cmo quedara este captulo:

CAPITULO XI. REVISIN POR PARTE DE LA DIRECCIN.
CONSULTORA ALFA ha definido en el procedimiento PGRD (Procedimiento
General de Revisin por la direccin) la sistemtica para revisar peridicamente el
sistema de gestin integrado de la organizacin, para asegurarse de su
conveniencia, adecuacin y eficacia continuas.
La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios en el sistema de gestin integrada, incluyendo la poltica y los
objetivos. Dentro de la revisin del sistema se realiza un anlisis de datos relativos
a la prestacin de servicios; satisfaccin del cliente; ndice de frecuencia, gravedad e
incidencia en relacin a los accidentes laborales; estudios de consumo energtico y
de recursos; no conformidades, etc.

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XII.

Procedimientos del sistema de gestin.

En este apartado se relacionarn los procedimientos del sistema de gestin
integrada, recogiendo, por una parte, los comunes a los tres sistemas, por otra
los comunes a medio ambiente y seguridad y salud ocupacional y, por ltimo,
los especficos de cada sistema.
Todo procedimiento incluir, al menos los siguientes apartados:

Objeto: o qu se pretende conseguir con el procedimiento.

Alcance: que nos indicar qu actividades, procesos, personas y reas de
la empresa van a verse afectadas por el mismo.
Responsabilidades: se recogen en este apartado los cargos o puestos
que van a verse implicados en el cumplimiento del procedimiento.
Desarrollo: cuerpo bsico del procedimiento que describe de forma
detallada y clara cada uno de los pasos que lo conforman.
Referencia: aqu se incluye una relacin de todos los documentos internos
y externos con los que se relaciona el procedimiento, normas ISO 9001;
ISO 14001 y OHSAS 18001, otras normas de gestin, leyes, decretos, etc.

Adems, cada procedimiento tendr sus propios formatos. Estos formatos

tendrn un diseo simple y sencillo, de manera que las anotaciones que
tengan que llevar a cabo, los usuarios sean las menos posibles. Estos
formatos, una vez completados se convierten en los registros del sistema.
La elaboracin, revisin, aprobacin, control, distribucin, archivo y custodia de
los procedimientos se regular en el procedimiento de control de la
documentacin y registro.
Los procedimientos pueden tener diversas denominaciones, pero el objeto de
los mismos tiene que estar claro, ya que las distintas normas que regulan los
tres sistemas que constituyen el sistema de gestin integrada especifican
determinados aspectos de las mismas que deben estar regulados en
procedimientos documentados.
Como decamos anteriormente, los procedimientos podemos agruparlos en
tres categoras: los comunes a los tres sistemas, los comunes a medio
ambiente y seguridad y salud ocupacional y los especficos de cada sistema.
Relacionamos los distintos tipos de procedimientos mencionado en la siguiente
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Documento preparado por Profesor Ral Lazo E., para la asignatura de Sistemas Gestin Integrado.

tabla. Los especficos de cada sistema no se detallan por no ser objeto de esta
gua, y por sobre todo, por ser distintos en cada empresa.

PROCEDIMIENTOS COMUNES A LOS TRES SISTEMAS

Control de la documentacin y registros
Formacin y sensibilizacin
Planificacin
Informacin y planificacin
Compras y evaluacin de proveedores
Control operacional
Seleccin y contratacin de personal
No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Auditoras internas
Revisin de la direccin
Revisin por la direccin
PROCEDIMIENTOS COMUNES A MEDIO AMBIENTE Y SEGURIDAD &
SALUD OCUPACIONAL
Identificacin y acceso a requisitos legales
Gestin de Emergencia
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS - CALIDAD
Procedimiento control de documentos.
Procedimiento control de registros.
Procedimiento control de productos No conforme, y auditoria interna.
Procedimiento acciones correctivas.
Procedimiento acciones preventivas.
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS MEDIO AMBIENTE
Procedimiento aspectos ambientales.
Procedimiento mantenimiento de las instalaciones.
Procedimiento actividad preventiva.
Procedimiento auditoria interna.
Procedimiento comunicacin interna y externa.
Procedimiento control de la documentacin.
Procedimiento gestin de residuos.
Procedimiento recursos humanos y formacin.
Procedimiento requisitos legales.
Procedimiento emergencia.
Procedimiento no conformidades.
Procedimiento compra de papel.
Procedimiento control operacional.
Procedimiento eficiencia de los trabajadores.
Procedimiento seguimiento y medicin
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PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS SEGURIDAD & SALUD

OCUPACIONAL
Procedimiento identificacin de peligro, evaluacin de riesgos y
determinacin de controle.
Procedimiento requisitos legales y otros requisitos.
Procedimiento competencia, formacin y toma de conciencia.
Procedimiento control de los documentacin.
Procedimiento preparacin y respuesta ante emergencia.
Procedimiento evaluacin del cumplimiento legal.
Procedimiento investigacin de incidentes, no conformidades, acciones
correctivas.
Procedimiento control de registros.
Procedimiento auditora interna.

XIII.

Instrucciones tcnicas de trabajo.

Son documentos de menor rango que los procedimientos que se describen y
detallan cmo se realiza determinadas actividades que:
a) Inciden en la calidad del servicio o producto.
b) Pueden tener consecuencias medio ambientales negativas, o
c) Extraan especiales riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores.
Su estructura es ms simple que la de los procedimientos, y no tienen por qu
tener una estructura concreta, aunque lo normal es que recojan el objeto (a
qu actividad va a afectar) y el desarrollo (cmo se va realizar la actividad, con
qu medios, qu medidas debemos adoptar y cmo registrar los resultados).
No se pueden hablar en este caso de instrucciones integradas, ya que como
hemos dicho, no regulan procesos, sino actividades concretas. Algunas de
estas actividades tendrn implicaciones en los tres sistemas, otras en dos y
otras slo en una.
No es tampoco posible hacer un listado de instrucciones, ya que es cada
empresa la que deber detectar la necesidad de su elaboracin y posterior
aplicacin. Empresas dedicadas a la misma actividad, con sistemas de gestin
integrados, tendrn seguramente distintas instrucciones para las mismas
actividades, y tendrn actividades reguladas por instrucciones en una de ellas
y en la otra no, y viceversa.

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Documento preparado por Profesor Ral Lazo E., para la asignatura de Sistemas Gestin Integrado.

XIV.

Registro del sistema de gestin integrado.

Los registros de los sistemas no son otra cosa que los formatos del sistema
una vez cumplimentados. La gestin de la documentacin del sistema y de los
registros, que como vimos se regula en el procedimiento correspondiente, tiene
una doble funcin:

Por una parte, servir para evidenciar la adecuacin y eficacia del sistema
de gestin integrado.
Por otra, ser la base para tomar las decisiones pertinentes para la mejora
del sistema.

ANEXOS

A. Procedimiento de preparacin y respuesta ante emergencia.

B. Fases del proceso de implementacin.
C. Definicin del mapa de proceso y elaboracin de documento.
D. Plan de formacin para la implementacin del SGI.

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ANEXO A
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIA

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIN Y
RESPUESTAS ANTE EMERGENCIAS
PG MP 04

CONSULTORA
ALFA

REVISIN 00
PAGINA 01/06

Captulo 12 de Manual de Gestin Integrada.

ISO 14001, puntos 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencia.
Norma OHSAS 18001, puntos 4.4.7. Prevencin y respuesta en caso
de emergencias.
Ley 16744 Establece normas sobre accidentes del trabajo y
enfermedades profesionales.
DS. N 594 Aprueba reglamento sobre condiciones sanitarias y
ambientales bsicas en los lugares de trabajo.
Plan de Emergencia.
Informes de Emergencia.

CONTROL DE MODIFICACIONES
REVISIN
00

21.02.16

APARTADO
MODIFICACIONES
--------------

Descripcin de la
modificacin
Primera edicin

1. OBJETO

Disear la sistemtica para identificar y evaluar los riesgos de que se

produzcan una situacin de emergencia que pueda causar dao graves a los
trabajadores, impacto ambiental significativo o adverso y/o daos materiales
importantes, bajo funcionamiento del sistema fuera de control en los centros de
trabajo de la empresa; y para planificar e implementar las medidas necesarias
para evitar la materializacin de dichos riesgos y, en su caso, para minimizar
las consecuencias para los trabajadores y para el medio ambiente derivadas
de la ocurrencia de un siniestro, optimizando los recursos disponibles que
existen al respecto.
2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin a todas las actividades de la empresa

donde puedan darse situaciones de emergencia, y tendr adems el alcance
que, en funcin del tamao de los centros de trabajo, determine la legislacin
sobre seguridad y salud ocupacional.

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3. RESPONSABILIDADES

Gerente General: se encargar de revisar y aprobar el plan de medidas de

emergencia y sus modificaciones.
Responsable del sistema de gestin integrada:
Se encargar de:
La elaboracin, implantacin y mantenimiento de plan de medidas de emergencia.
La custodia del plan original redactado y sus posibles modificaciones.
La distribucin de copias del plan entre los responsables e implicados en su aplicacin y la
divulgacin general de las medidas de emergencia entre los miembros de la organizacin.
Comprobar peridicamente la eficacia del plan de emergencia.
Realizar los informes de emergencia cuando ocurra un accidente y ponerlo en
conocimiento de toda la organizacin.
Designar al jefe de emergencia, a los miembros de los equipos de intervencin a los
miembros de los equipos de evacuacin y primeros auxilio.
Controlar la instalacin y el adecuado mantenimiento de los equipos e instalaciones contra
incendios.
Todo el personal de la organizacin:
Formar parte de los equipos de intervencin y de evacuacin y primeros auxilio, cuando se
los solicite.
Ajustar su actuacin, en caso de emergencia, a lo dispuesto en el plan de emergencia.
Avisar al jefe de emergencia cuando se detecte una situacin de emergencia.
4. PROCESO
1) El responsable del sistema de gestin integrado de gestin elaborar e implantar un plan
de emergencia, para lo cual deber, para cada centro de trabajo de la empresa.
i.
ii.

iii.
iv.
v.

Hacer una descripcin inicial de la empresa y su entorno.

Tener en cuenta la evaluacin de impacto ambiental de la empresa o centros de trabajo,
y sus actualizaciones, as como la evaluacin inicial de los riesgos para seguridad y
salud ocupacional y sus actualizaciones y elaborar, en base a ello, la evaluacin
especifica de riesgos de emergencia.
Realizar la planificacin de medidas para la eliminacin o reduccin de los riesgos
detectados en las evaluaciones anteriores.
La identificacin de los posibles escenarios de emergencia.
Una definicin de la organizacin de emergencia necesaria.

a) Descripcin inicial de la empresa y su entorno.

Incluir: identificacin fsica del centro de trabajo, entorno y accesos, caractersticas
constructivas de la zona o lugar de trabajo (superficie total, dimensiones, nmero de
plantas, estructura del edificio), actividades, procesos, equipos e instalaciones,
personal de la empresa y condiciones para la evacuacin (vas de evacuacin, puertas
de salida disponibles, escaleras utilizables, etc), proximidad de poblaciones, espacios
naturales significativos u otros elementos con especial inters medio ambiental, y
recursos propios y ajenos disponibles para una emergencia (BIE, Extintores, etc.).
Deber incluirse, adems un plano de las instalaciones.
b) Evaluacin especifica de riesgos de emergencia.
El responsable del sistema de gestin integrada (SIG) realizar, en coordinacin con el
responsable del sistema del sistema de gestin ambiental y de seguridad y salud
ocupacional esta evaluacin, para lo cual emplearn la metodologa propuesta al
efecto por organismos o instituciones de reconocido prestigio.

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En general podr seguirse una metodologa similar a la siguiente:

En el primer lugar se proceder a analiza los distintos lugares de trabajo, equipos
instalaciones, materiales y procesos productivos presentas en cada centro de trabajos,
identificando identificados para cada uno de los peligros que extraa de provocar
situaciones de emergencia que pueden tener como consecuencia:
Daos graves para los trabajadores de la empresa.
Efectos especficos en el medio ambiente y en el ecosistema.
Daos graves a las propias instalaciones, equipos, materiales y procesos
productivos del centro de trabajo.
Para ello podr tenerse en cuenta la siguiente matriz, tomada de un modelo propuesto
por el Instituto de Salud Pblica de Chile.
NIVEL DE
RIESGO
Trivial (1)

Tolerable (2)

Moderado (3)

Importante (4)

Intolerable (5)

VALORACIN Y NIVEL DE ACCIN

No requiere accin especfica.
No se necesita mejorar el control del riesgo; sin embargo,
deben considerarse soluciones ms rentables o mejoras que
no supongan una carga econmica importante.
Se requieren comprobaciones peridicas para asegurar que se
mantiene la eficacia de las medidas de control.
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinando
las intervenciones precisas. Las medidas para reducir el riesgo
deben implementarse en un periodo determinado.
Cuando el riesgo moderado se asocia con consecuencias
extremadamente dainas, se precisar una accin posterior
para establecer con mayor la probabilidad de dao como base
para determinar la necesidad de mejora de las medidas de
control.
No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el
riesgo. Puede que se precisen recursos considerables para
controlar el riesgo.
Cuando el riesgo corresponde a un trabajo que se est
realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior
al de los riesgos moderados.
No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se
reduzca el riesgo. Si no se puede reducir el riesgo debe
prohibirse el trabajo.

c) Planificacin de las medidas de eliminacin o reduccin y gestin de los riesgos.

El responsable del SIG incluir las medidas de eliminacin o reduccin de los riesgos
de emergencia que se hayan aprobado en la planificacin general de actividades de la
empresa.

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d) Identificacin de los escenarios de emergencia.

Todas aquellas situaciones de emergencia que, tras la planificacin de las medidas de
eliminacin o control, no vayan a poder eliminarse y continuemos teniendo evaluadas
como de nivel 3 (Riesgo Moderado) o superior, debern identificarse adecuadamente
por el responsable del SIG y el responsable del sistema de medio ambiente y
seguridad y salud ocupacional, consignando para cada una la siguiente informacin:
Escenario.
Localizacin.
Nivel de riesgo.
Consecuencias previsibles.

e) Definicin de la organizacin de emergencia necesaria.

Para actuar en caso de emergencia, se desarrollar una organizacin especifica
compuesta por:
Jefe de Emergencia.
Jefe de intervencin.
Equipos de intervencin.
Equipos de alarma y evacuacin.
Equipos de primeros auxilio.

5. REGISTROS
Los registros correspondientes a estos procedimientos no tienen un formato establecido por la
empresa, por lo cual su formato ser de libre eleccin por los responsables de su realizacin.
Plan de emergencia, con sus correspondientes revisiones, si procede.
Un programa de capacitacin.
Registro de simulacros.
Evaluaciones de situaciones de emergencia producidas.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha de Elaboracin:

Fecha de revisin:

Fecha de aprobacin:

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ANEXO B
FASES DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIN DE UN SGI
Normalmente, el plazo medio para la realizacin de un proyecto de integracin de
sistemas de gestin de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional
ser de aproximadamente 8 9 meses, que podrn distribuirse en un cronograma
similar al que reproducimos a continuacin, en el cual quedan registrados los
tiempos de ejecucin de cada una de las fases. Se tratar, en todo caso, de
plazos orientativos, que podrn ser ampliados y reducidos por la empresa en
funcin de las circunstancias, disponibilidad, capacidad, experiencia, etc. Que
posea en relacin con el sistema a implementar.
MESES
FASES
1

Fase
1:
proyecto.

Presentacin

del

Fase 2: Identificacin de las

necesidades y expectativas del
cliente.
Fase 3: Definicin de poltica de
calidad,
medio
ambiente
y
seguridad y salud ocupacional.
Fase 4: Planificacin del proceso
de implementacin.
Fase 5: Definicin del mapa de
proceso
y
elaboracin
de
documentos.
Fase 6: Implementacin.
Fase 7: Evaluacin del sistema.
Fase 8: Certificacin del sistema
integrado.

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ANEXO C
DEFINICIN DEL MAPA DE PROCESO Y ELABORACIN DE
DOCUMENTO
Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados
que transforman elementos de entrada en elementos de salida
aportando valor aadido para el cliente o usuario.
Los recursos pueden incluir: personal, finanzas, instalaciones, equipos
tcnicos, mtodos, etc. El propsito que ha de tener todo proceso es
ofrecer al cliente / usuario un servicio correcto que cubra sus
necesidades, que satisfaga sus expectativas, con el mayor grado de
rendimiento en coste, servicio y calidad.
Un procedimiento es la forma especfica de llevar a trmino un
proceso o una parte del mismo. Los resultados deseados en los
procesos dependen de los recursos, la habilidad y motivacin del
personal involucrado en el mismo, mientras los procedimientos son
slo una serie de instrucciones elaboradas para que las siga una
persona o conjunto de personas.
Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario grfico
de los procesos de una organizacin.
Existen diversas formas de diagramar un mapa de procesos.

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El mapa de procesos proporciona una perspectiva global-local,

obligando a posicionar cada proceso respecto a la cadena de valor.
Al mismo tiempo, relaciona el propsito de la organizacin con los
procesos que lo gestionan, utilizndose tambin como herramienta de
consenso y aprendizaje.
PROCESOS CLAVES
Son aquellos directamente ligados a los servicios que se prestan, y por
tanto, orientados al cliente/usuario y a requisitos. Como consecuencia,
su resultado es percibido directamente por el cliente/usuario (se
centran en aportarle valor).
En estos procesos, generalmente, intervienen varias reas funcionales
en su ejecucin y son los que pueden conllevar los mayores recursos.
En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valor
aadido del servicio desde la comprensin de las necesidades y
expectativas del cliente /usuario hasta la prestacin del servicio,
siendo su objetivo final la satisfaccin del cliente /usuario.
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PROCESOS ESTRATGICOS
Los procesos estratgicos son aquellos establecidos por la Alta
Direccin y definen cmo opera el negocio y cmo se crea valor para
el cliente / usuario y para la organizacin.
Soportan la toma de decisiones sobre planificacin, estrategias y
mejoras en la organizacin. Proporcionan directrices, lmites de
actuacin al resto de los procesos.
Ejemplos: Comunicacin interna, comunicacin con el cliente,
marketing, diseo, revisin del sistema, planificacin estratgica,
diseo de planes de estudios.
ANLISIS DE LOS PROCESOS CLAVES
Esta es la etapa inicial y ms delicada de la gestin de los procesos.
En la misma se pretende desmenuzar los procesos identificados,
confeccionando una ficha para cada uno de ellos en los que se
incluirn, como elementos bsicos, las entradas, salidas e indicadores
de procesos o control y de resultados.
El anlisis parte del mapa de procesos anteriormente elaborado. Para
cada uno de los procesos identificados se parte del momento de
prestacin del servicio al cliente / usuario. Desde este momento y
recogiendo el proceso hacia atrs se irn identificando los pasos,
tareas, entradas y salidas, responsables, etc., que se han ido realizado
hasta el instante en el que se realiz la solicitud del servicio.
Es importante que este trabajo se realice con detalle y dedicando el
tiempo que sea necesario. Este trabajo es complejo y se recomienda
que se realice en varias etapas. En una primera se deben identificar
los subprocesos en los que se puede dividir el proceso clave
analizado, para posteriormente pasar al estudio detallado de cada uno
de stos.
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El anlisis de cada proceso culmina con la elaboracin del Diagrama

de flujo, la ficha del proceso, la identificacin de los indicadores de
control y resultados y, finalmente, con la organizacin de la
documentacin correspondiente.

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ANEXO D
PLAN DE FORMACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SGI
En este cuadro que se propone a continuacin, bien puede servir
como resumen de un plan de formacin y/o capacitacin:
PLAN DE FORMACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SGI
Nivel
Formativo

Bsico

Asistentes

La mitad de la
dotacin

Bsico

La otra mitad de
la dotacin

Avanzado

Responsables de
reas y
supervisores de
departamentos

Avanzado

Responsables de
reas y
supervisores de
departamentos

Avanzado

Responsables de
reas de
formacin o
RR.HH.

Avanzado

Responsables de
reas de
consultora

Duracin

Contenidos

Calendario

4 horas

Proyecto de
implementacin del SIG
y conocimiento bsico
de la normas ISO 9001,
ISO 14001 y OHSAS
18001

12.02.16

4 horas

Proyecto de
implementacin del SIG
y conocimiento bsico
de la normas ISO 9001,
ISO 14001 y OHSAS
18001

17.02.16

6 horas

Interpretacin y
aplicacin de las normas
ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001 (I)

24.02.16

6 horas

Interpretacin y
aplicacin de las normas
ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001 (II)

24.02.16

6 horas

Procedimientos
generales y
procedimientos de
formacin

04.03.13

6 Horas

Procedimientos
generales y
procedimientos de
consultora

04.03.16

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