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Tal situacin deriv en la contratacin, por parte suya, de los servicios externos del contador
pblico independiente Ral Gutirrez para que investigara lo conducente con miras a la
solucin de la problemtica que nos ocupa.
El contador Gutirrez llev a cabo su trabajo con cuyo resultado ratific los problemas
detectados por usted, y present las dos siguientes recomendaciones estratgicas principales:
1. Reforzar el rea de contabilidad de la empresa, contratando para tales efectos a un
contador capacitado y con experiencia que d solucin a los problemas de control y
registro contable que requiere Materiales para la Construccin Atlixco, S.A. de C.V.;
recomendacin que deriv en la contratacin del suscrito.
Causas probables:
Riesgos:
Registro incorrecto de
pagos de clientes
(acreditamiento incorrecto al
cliente B en vez de al
cliente A, por ejemplo).
Reclamos improcedentes
de clientes.
Disposicin indebida de los
pagos de clientes por parte
de algn empleado que
interviene en el proceso.
o Desvo de recursos.
o Prdida de recursos.
Falta de comunicacin y
seguimiento a las
operaciones concertadas
con los bancos.
o Desvo de recursos.
o Prdida de recursos.
3. No se tiene claramente
o
o
o
o
Sustraccin de
recursos.
Estados financieros
errneos.
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
Efecto de la falta de
oportunidad en la
elaboracin de las
o
o
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
conciliaciones bancarias, y
de seguimiento y aclaracin
de partidas en conciliacin.
o
o
o
6. No se conocen en su totalidad
las comisiones cobradas por los
bancos, ni se han solicitado a
los bancos los comprobantes
correspondientes; no se han
investigado ni contabilizado
estas comisiones.
7. No se registran contablemente
o Prdida de recursos.
o
o
Omisiones o errores de
registro.
Prdida de beneficios
financieros.
Falta de recuperacin
inmediata de los
importes involucrados.
Extemporaneidad en el
ejercicio de acciones
legales en contra del
girador.
o
o
o
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
Desconocimiento de los
saldos reales en las
cuentas de cheques.
Riesgos:
Acciones de control:
1. El rea de contabilidad de
Comercial Papelera, S. A.,
registra en base a un
catlogo de cuentas
obsoleto, parchado y
desarticulado.
Evaluar conveniencia de
sustituir al contador de la
empresa.
Desarrollar e instaurar, de
inmediato, un catlogo de
cuentas acorde con las
necesidades de la empresa.
Apego irrestricto a lo que se
estipule en el catlogo de
cuentas a instaurar.
3. No se elaboran
conciliaciones bancarias de
manera rutinaria y
consistente.
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
Desconocimiento de los
saldos reales en las cuentas
de cheques.
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
o Conciliacin permanente
Desarrollar e instaurar, de
inmediato, un instructivo
para el manejo de cuentas
que informe los conceptos
de cargo y abono de cada
cuenta; as como una gua
de contabilizacin que
estandarice el manejo
contable de cada tipo de
transaccin.
o Elaborar Estado de
variaciones en el capital
contable, y Estado de flujos
de efectivo y Estado de
cambios en la situacin
financiera, de conformidad
con lo establecido en las
Normas de informacin
financiera (NIF).
o Elaborar los anexos
complementarios a los
estados financieros que
requiera la administracin
de la empresa.
La elaboracin oportuna de
conciliaciones bancarias (a
ms tardar dentro de los
diez primeros das de cada
mes) representa una de las
acciones de control ms
relevantes en el proceso
contable que por ningn
motivo debe ser soslayada.
Las partidas en conciliacin
deben ser investigadas y
atendidas de inmediato por
personal independiente al
manejo y custodia de
fondos y chequeras.
5. No se registran
adecuadamente los
deudores diversos y por
consiguiente se pierde el
control sobre la
recuperacin de sus
adeudos, como es el caso
de reclamaciones a
aseguradoras, faltantes de
inventarios, prstamos a
empleados, anticipos a
proveedores, etctera.
8. No se practica inventario
fsico al mobiliario y equipo
y, por ende, no se concilian
los registros contables con
las existencias fsicas.
personal independiente al
manejo y custodia de las
cuentas y documentos por
cobrar.
Elaboracin mensual de
Reportes de antigedad de
saldos.
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
Desconocimiento, parcial o
total, por parte de la
administracin, con la
consecuente falta de
recuperacin, cuando no se
registran contablemente
este tipo de crditos en
favor de la empresa.
Falta de acciones oportunas
sobre saldos antiguos
pendientes de cobro.
Desconocimiento del
avance del proceso de las
mercancas en trnsito y de
los costos y gastos a
integrar y acumular en cada
compra.
Registros contables y
auxiliares incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
o El proceso de mercancas
o Designar y responsabilizar a
un empleado de la empresa
por el registro auxiliar,
administracin y control de
estos recursos.
o Conciliacin permanente
entre los saldos contables
de mobiliario y equipo con
9. Se manejan indistintamente
cuentas de proveedores y
cuentas por pagar, lo que
genera incertidumbre sobre
el pasivo real por este
concepto a cargo de la
empresa; por supuesto que
los saldos de estas cuentas
no coinciden con los
correspondientes del libro
mayor.
Estados financieros
errneos.
Concentrar nica y
exclusivamente en la cuenta
contable Anticipos de
clientes los anticipos
recibidos de clientes.
No reconocimiento en el
ejercicio o periodo contable
gastos que corresponden al
ejercicio o periodo en que
se generaron.
Alteracin de resultados de
operacin del ejercicio o
periodo que corresponda, lo
que provoca presentar
resultados de operacin
ficticios ms favorables.
Estados financieros
errneos y/o alterados.
Registrar, invariablemente,
al cierre del ejercicio o
periodo contable, los gastos
acumulados, no obstante
que sean pagados en el
siguiente ejercicio o
periodo.
Estimar las provisiones
contables que sean
necesarias sobre
obligaciones de la empresa,
no obstante que se
desconozca el monto
exacto de stas.
Abrir las subcuentas
contables de Ventas y de
Costo de ventas que se
requieran para identificar las
ventas y costos de cada
producto o lnea de
Concentrar el proceso de
reconocimiento de adeudos
a proveedores a travs de
un Sistema de cuentas por
pagar que es el que
proporciona mayores
elementos de control y para
su administracin.
o Conciliacin permanente de
los registros de cuentas por
pagar con la existencia
fsica de stas y el libro
mayor.
productos, y la
productividad de cada
vendedor o grupo de
vendedores.
o
Instaurar el proceso
contable denominado
Contabilidad por reas de
responsabilidad que informe
los gastos de administracin
y los de ventas,
comparados con los
presupuestos autorizados.
Este proceso a instaurar
deber incluir las
subcuentas que se
requieran para conocer los
gastos presupuestados e
incurridos por cada rea
especfica de administracin
o de ventas.
Reitero mi agradecimiento por su confianza para realizar este trabajo que tuvo usted a bien
encomendarme. De igual manera, dejo constancia de gratitud hacia el personal de Comercial
Papelera, S.A., que me apoy con sus valiosos comentarios, suministro de informacin e
interaccin con el suscrito para llevar a buen trmino la tarea encomendada.
Atentamente
Segregacin de funciones:
actividades: preparacin y
manejo de documentos
base para facturar,
manejo de registros
iniciales de ventas,
autorizacin de notas de
crdito y manejo de la
documentacin soporte, y
aprobacin y manejo de
las rebajas y devoluciones
sobre ventas y su
documentacin soporte.
Disponer de inventarios
fsicos y ocultar tal
disposicin alterando los
registros correspondientes.
La persona responsable
del control fsico de los
inventarios, por ningn
motivo deber participar
en las siguientes
actividades: preparacin y
manejo de documentos
base para el registro de
inventarios, aprobacin y
manejo de los registros de
compras, y participar en el
proceso de autorizacin y
registro de los libros
contables.
Quedo a sus apreciables rdenes para cualquier duda o aclaracin, o para comentar el asunto
motivo del presente.
Atentamente
Acciones de control:
Pueden efectuarse
embarques a clientes no
autorizados, lo que podra
Prdida de imagen y
seriedad de la empresa
cuando los clientes perciben
conflictos de autoridad entre
los seores Anselmo y
Pedro Gmez.
Se diluye la imagen y
autoridad del seor Pedro
Gmez.
de clientes a precios no
autorizados y condiciones
inaceptables para la
administracin.
o Pueden efectuarse entregas
de mercanca L.A.B. destino
sin haberse considerado los
costos de entrega en los
precios de venta.
Revisar peridicamente
esos archivos para probar
su confiabilidad.
o Se pueden procesar y
aplicar descuentos y
rebajas y aceptar
devoluciones de mercanca
que no sean aceptables por
la administracin.
o Pueden darse casos de
descuentos y rebajas y
aceptacin de devoluciones
indebidas a los clientes.
Acciones de control:
Documentar procedimientos
para iniciar, revisar y
aprobar pedidos de clientes.
Designar a un empleado
con suficiente autoridad y
jerarqua para autorizar
pedidos en ausencia del
seor Pedro Gmez.
Relevar a la secretaria
Griselda Daz de esta
responsabilidad.
o Se pueden autorizar
o Prdida de control y
2. No se lleva un registro
detallado de pedidos
pendientes de surtir a
clientes por falta de
mercanca; ni se les informa
a stos con razonable
confiabilidad la fecha en
que les ser surtida.
3. No se elaboran reportes de
pedidos pendientes de
surtir.
Prdida de imagen y
seriedad de la empresa al
no contar con elementos
confiables para informar a
sus clientes sobre el estado
que guardan sus pedidos
pendientes de surtir.
Prdida de clientes al
recurrir stos a otros
proveedores que los traten
con mayor seriedad y
formalidad.
5. No existen polticas y
procedimientos que definan
qu documentos se
requieren para despachar
embarques.
7. No se turnan con
oportunidad los pedidos
surtidos para su
correspondiente facturacin.
Una actividad es la
aprobacin de pedidos y
otra la orden de embarque.
Segregar ambas
actividades y establecer
controles independientes a
cada una.
Adjuntar a la orden de
embarque una copia del
pedido aprobado.
Establecer polticas y
procedimientos por escrito
que definan qu
documentos se requieren
para despachar embarques.
o Se pueden embarcar
Supervisar de manera
cerrada al personal que
ejecuta los servicios de
embarque.
Doble conteo de los
embarques.
Verificacin independiente,
por el transportista, de la
mercanca embarcada.
Contubernio entre el
responsable de los
embarques y el transportista
para embarcar mercanca
no documentada, y que por
consecuencia no se pueda
cobrar.
o
o
Retraso en la facturacin.
Falta de recuperacin
inmediata de los importes
involucrados.
Prdida de beneficios
financieros.
Inventarios fsicos
peridicos de mercanca,
adicionales al inventario
fsico anual.
mercancas o prestar
servicios a quien no
corresponde, o bien surtirse
volmenes errneos.
o Pueden embarcarse
mercancas o prestar
servicios a clientes que se
han excedido en sus lmites
de crdito.
Retraso en la deteccin
oportuna de faltantes de
inventarios.
Tentaciones de los
almacenistas por incurrir en
prcticas indebidas cuando
perciben que no se detecta
con oportunidad cualquier
eventual sustraccin de
mercanca.
Verificacin y validacin de
los datos contenidos en las
facturas por personal ajeno
a la actividad de
facturacin.
Segregacin de funciones
para que el seor
Bustamante no revise ni
aclare las reclamaciones de
los clientes por errores en la
facturacin, asignando esta
tarea a otro empleado.
El seor Antonio
Bustamante cuenta con
todas las oportunidades de
corregir eventuales errores,
de omisin o comisin, en
las facturas por l
elaboradas.
o Extravo o malversacin de
El servicio externo de
recoleccin de dinero debe
ser diario.
auditora de estados
financieros.
fondos.
o
o
o
Efectuar, peridicamente y
por sorpresa, arqueos a la
cajeras.
o
o
o
o
o
o
o
o
o Extravo o malversacin de
Elaboracin mensual de
Reportes de antigedad de
saldos.
Estricto seguimiento a las
cuentas que acusan
adeudos vencidos.
o
o
o
Elaborar un calendario de
elaboracin de plizas
contables mensuales.
Contar con un calendario de
obligaciones fiscales.
Estricto seguimiento de la
entrega completa y
oportuna de informacin
base para el proceso
fondos.
Los asientos en las cuentas
del libro mayor pueden ser
incompletos o inexactos, lo
cual ocasionara diferencias
entre stos y los auxiliares
respectivos.
Pueden tomarse acciones
indebidas o errneas con
base en informacin
incompleta o inexacta que
se encuentre en un auxiliar
o registro de un cliente.
Desconocimiento de la
antigedad de las cuentas
por cobrar a clientes.
Prdida de oportunidad en
acciones de cobro a clientes
con rezago en pagos.
Otorgamiento de crdito a
clientes con saldos
vencidos.
Cobros recibidos pueden
ser acreditados a cuentas
por cobrar recientes en
lugar de a las de mayor
antigedad.
Accesos indebidos con
riesgos de alteracin de los
registros computarizados de
cuentas por cobrar a
clientes.
Sabotaje.
Prdida de registros.
Desconocimiento oportuno
de la situacin financiera y
operativa de la empresa.
Estados financieros
extemporneos que poco
ayudan para la toma de
decisiones oportunas y
adecuadas.
o
o
o
Acciones de control:
1. No se verifican ni evalan
en forma peridica los
saldos de cuentas por
cobrar, otras cuentas del
ciclo de ingresos ni las
transacciones relativas.
Establecer manuales de
procedimientos y polticas,
grficas de organizacin y
otra documentacin que
presenten las cuentas
contables, informes de
actividades, y polticas y
procedimientos que se
deben verificar y evaluar.
Definir cundo van a ser
verificados y evaluados los
manuales referidos, y por
quin ser supervisada esta
actividad.
Describir cmo debe
ejecutarse la verificacin y
evaluacin, as como la
forma en que deben
documentarse los
resultados de la revisin y a
quin debe comunicrsele.
o
o
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
2. No se confirman
peridicamente los saldos
de cuentas por cobrar a
clientes
Acciones de control:
1. El efectivo y cheques
recibidos pendientes de
depsito se guardan
Recoleccin diaria y
concentracin del efectivo y
cheques en dispositivos que
o temporalmente, o bien
perderse o destruirse.
2. No se tienen contratadas
fianzas de fidelidad del
personal que maneja
inventarios, dinero en
efectivo y cuentas por
cobrar.
Contratar fianzas de
fidelidad que incluyan,
adems de recursos
monetarios, la cobertura de
prdida de registros,
documentos y archivos.
3. Se permite el cambio de
cheques personales con
dinero de la cobranza.
o
o
o
o
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
Autoprstamos.
Prdida de beneficios
financieros.
4. No se tiene control ni
resguardo de los formatos
que se utilizan en el ciclo de
transacciones de ingresos.
Custodia controlada y
o
prenumerada de los
formatos importantes:
rdenes de embarque,
facturas de venta, formas de o
control para cambios al
archivo maestro, etctera.
Restricciones para el
acceso, por ejemplo
dispositivos operados
magnticamente, gafetes de
identificacin, registro de
firmas, etctera.
Identificacin clara de las
personas autorizadas para
poder accesar a
determinadas instalaciones.
o
o
o
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
Uso indebido de
informacin.
Instaurar un Comit de
administracin de riesgos
que se responsabilice, entre
otras actividades, por el
estudio, anlisis y propuesta
de los seguros a contratar
que requiera la empresa.
La empresa no se
encuentra cubierta contra
riesgos que se puedan
presentar, con el
consecuente impacto en su
estabilidad y supervivencia.
Atentamente
Acciones de control:
Limitar el acceso a la
informacin contenida en
las bases de datos.
2. No se cuenta con un
catlogo actualizado de
proveedores, adems la
base de datos de
proveedores no es muy
confiable.
Pueden ordenarse
mercancas o servicios que
no se necesiten o con
demasiada anticipacin o
muy tarde.
Pueden efectuarse compras
a personas o empresas con
las que existan conflictos de
intereses sobre precios o
condiciones inaceptables
por la administracin.
Compras de emergencia.
4. Se realizan frecuentemente
compras de emergencia.
Puede comprarse
mercancas o servicios a
precios ms altos de los
autorizados.
Eludir la intervencin del
departamento de compras.
Puede comprarse
mercancas que no renan
especificaciones o los
estndares de calidad que
requiere la empresa.
Pueden pagarse
mercancas o servicios a
precios no autorizados.
7. No se comparan
peridicamente los precios
pagados a un proveedor
con los precios de mercado
o con los precios de otros
proveedores de materiales,
insumos o servicios
semejantes.
Elaborar estudios
comparativos de
cotizaciones presentadas
por diferentes proveedores.
Adems del aspecto precio,
cuidar que los diferentes
proveedores sean
clasificados dentro de
rangos homogneos de tipo
y calidad de sus productos,
plazos de entrega, seriedad
y formalidad, imagen en el
mercado, etctera.
Desconocimiento de las
condiciones de mercado
para adquirir buenos
productos, a proveedores
confiables, y a precios
justos y razonables.
8. No se manejan las
mercancas en trnsito a
travs de una cuenta
especfica.
o
o
o
Desvo de autoridad.
Desvo de recursos.
Prdida de beneficios
financieros.
Probable contubernio entre
el empleado que prepara y
Designar a un responsable
encargado de supervisar,
en los pagos a proveedores,
la amortizacin de anticipos
entregados y el
aprovechamiento de
eventuales descuentos a
que tiene derecho la
empresa.
o
o
o
o
o
o
Prdida de beneficios
financieros.
Pagos errneos.
Probable contubernio entre
el empleado que prepara y
realiza los pagos y los
proveedores.
Prdida de imagen y
seriedad de la empresa.
Situaciones de conflicto con
los proveedores.
Desaprovechar eventuales
descuentos y rebajas en
beneficio la empresa.
Pueden hacerse
desembolsos por
cantidades equivocadas o
en forma fraudulenta.
Pueden hacerse pagos
duplicados.
Pueden alterarse en forma
fraudulenta los cheques o
los pagos va transferencia
electrnica.
Pueden efectuarse pagos
por bienes, mercancas o
servicios no recibidos, o
bien antes de recibirse.
Pueden efectuarse
desembolsos sin el
conocimiento de la
administracin.
Acciones de control:
Procedimientos
documentados para iniciar,
revisar y aprobar rdenes
de compra.
Uso y control de formas
prenumeradas.
Pueden ordenarse
mercancas o servicios que
no se necesiten o con
demasiada anticipacin o
muy tarde.
o Pueden pagarse
Salvo en el caso de
entregas del proveedor bajo
el procedimiento Just in
time a las reas de
produccin, invariablemente
todas las recepciones de
mercanca debern ser en
el almacn de la empresa.
Slo deben aceptarse
mercancas y servicios que
se hayan solicitado.
mercancas o servicios a
precios no autorizados.
o Pueden comprarse
mercancas que no renan
especificaciones o los
estndares de calidad que
requiere la empresa.
o Pueden efectuarse compras
a personas o empresas con
las que existan conflictos de
intereses o condiciones
inaceptables por la
administracin.
o
o
o
Prdida de control de la
mercanca que se recibe.
Hurtos o disposicin
indebida de mercanca.
Desaprovechamiento de los
almacenes.
Desvo de polticas en
materia de control en
almacenes.
3. No se comparan
detalladamente los
materiales e insumos
recibidos con las rdenes
de compra.
Comparacin detallada de
las mercancas recibidas
con una copia de la orden
de compra.
4. No se informa, por
procedimiento, los datos de
recepcin a las reas de
cuentas por pagar y control
de inventarios.
Uso de documentos de
recepcin prenumerados y
controlados que contengan
copias para las reas de
cuentas por pagar y control
de inventarios.
Terminales en lnea de
computadora que comparen
simultneamente las
mercancas recibidas con
las ordenadas y actualicen
los archivos de cuentas por
pagar e inventarios.
Pueden recibirse
mercancas o servicios y no
informarse, informarse
inexactamente o a
destiempo.
Errores en los registros de
cuentas por pagar y de
inventarios.
Pueden no procesarse o
procesarse incorrectamente
las compras.
o
o
5. Algunas compras se
registran en el momento de
su pago, sin pasar por el
proceso de cuentas por
pagar.
7. No se investiga peridica y
rutinariamente los cheques
antiguos que aparecen en
la conciliaciones bancarias
como no cobrados.
Practicar conciliaciones
bancarias a ms tardar
dentro de los primeros diez
das de cada mes.
Las partidas en conciliacin,
que normalmente incluyen
cheques pendientes de
cobro, deben ser
investigadas y atendidas de
inmediato por personal
independiente al manejo y
custodia de chequeras y al
que interviene en el proceso
de cuentas por pagar.
Establecer polticas para
cancelar en un tiempo
determinado los cheques
expedidos que no han sido
cobrados.
o
o
o
o
o
o
o
Desconocimiento de los
saldos reales en chequeras.
o Eventuales situaciones de
conflicto o malas
interpretaciones con los
proveedores.
o Extravo o malversacin de
fondos.
8. No existen criterios
adecuados y uniformes
para concentrar y clasificar
las transacciones de
compras para efectos de su
registro contable.
o
o
Pueden no procesarse
intencionalmente, o como
resultado de errores,
comprobantes pendientes
de pago o pagos realizados.
Pueden cometerse errores
en los asientos contables.
Puede duplicarse la
contabilizacin de
comprobantes.
1. No se realizan visitas
peridicas y por sorpresa a
los proveedores para
revisar la calidad y
especificaciones de la
produccin en proceso que
se est fabricando para
Arneses y Ensambles, S. A.
El proveedor no permita a
Arneses y Ensambles, S.A.,
el revisar y evaluar la
produccin en proceso para
ella por no estar estipulada
esa condicin en el contrato
u orden compra.
3. No se verifican ni evalan
en forma peridica los
saldos de cuentas por pagar
con las transacciones de
compras que les son
relativas.
Desvo de recursos.
4. No se confirman
peridicamente los saldos
de cuentas por pagar.
o
o
Acciones de control:
2. No se tienen contratadas
fianzas de fidelidad del
personal que maneja
compras, inventarios y
cuentas por pagar.
3. No se tiene control ni
resguardo de las rdenes
de compra en blanco.
4. Se encuentran en una
misma rea fsica dentro de
la empresa el personal de
compras, cuentas por pagar
y contabilidad.
Contratar fianzas de
fidelidad que incluyan,
adems de recursos
monetarios, la cobertura de
prdida de registros,
documentos y archivos.
Custodia controlada y
prenumeracin de las
rdenes de compra en
blanco.
o Generacin de rdenes de
Segregar en reas
independientes al personal
de compras, de cuentas por
pagar y de contabilidad.
En espera de que este trabajo merezca su conformidad y cumpla con las expectativas que
motivaron su realizacin, quedo a sus apreciables rdenes.
Atentamente
Me ha hecho usted favor de comentar que tiene referencias confiables que una corporacin
extranjera est en vas de instalarse en la Repblica Mexicana para fabricar el mismo tipo de
productos que manufactura Refacciones y Partes Automotrices, S.A., lo que le representara
una seria competencia en caso de concretarse esta expectativa. Adems, durante los aos
de operacin de la empresa, siempre ha atendido la fabricacin de refacciones y partes para
la industria automotriz instalada; pero, con el desarrollo y evolucin de la apertura comercial,
se estn importando nuevas marcas y modelos de automviles, lo que significa potencial de
nuevos mercados por atender, o sea, nuevas oportunidades de negocio.
Por otro lado, se ha percatado usted que en fecha reciente se han comenzado a presentar
problemas en la administracin y control de los procesos de produccin e inventarios, lo que
podran afectar la calidad y oportunidad de surtimiento de los productos a sus clientes.
Ante tal panorama, ha tenido usted a bien contratar los servicios profesionales de consultora
del suscrito para que, en una primera etapa, le practique un diagnstico de la situacin
administrativa y de control de los procesos de produccin e inventarios de Refacciones y
Partes Automotrices, S.A., con el propsito de identificar dnde se encuentran debilidades
para adoptar las medidas correctivas que se requieran con miras a fortalecer y hacer frente a
los nuevos retos que se le estn presentando a la empresa.
Al respecto me permito hacer de su conocimiento que la estrategia que adopt para llevar a
cabo tal diagnstico fue en base a la aplicacin de un examen y evaluacin del control interno
del ciclo de transacciones de produccin e inventarios que se sigue en la empresa. Dicho
trabajo ha sido concluido y nos permiti obtener los resultados que a continuacin le
transmito; resultados que se complementan con las acciones de control que recomiendo se
instauren y los riesgos en que se puede incurrir ante un eventual incumplimiento de dichas
acciones:
En materia de autorizacin
Debilidades:
Acciones de control:
2. En ocasiones, en caso de
pedidos especiales, se da
inicio a rdenes de
produccin sin contar con la
aprobacin firmada del
cliente en el pedido.
En caso de pedidos de
fabricacin especial a un
cliente, no se debe autorizar
ninguna orden de
produccin sin un pedido
aprobado por el cliente.
3. No se da prioridad a los
pedidos en firme conocidos,
se les atiende una vez que
se concluye con la
produccin de artculos para
existencia en almacn de
artculos terminados.
productos no autorizados o
en cantidades que excedan
los niveles apropiados, lo
que podra dar lugar a
inventarios obsoletos,
excesivos o de difcil
realizacin.
o Puede incurrirse en costos
excesivos o no previstos
para mantener el inventario.
o Los niveles de inventarios
pueden exceder la
capacidad de financiamiento
de esas existencias.
Se puede ocasionar
incumplimiento de servicios
adecuados a los clientes, lo
que podra generar
conflictos con ellos.
Y si el cliente no adquiere
los productos?
Costos financieros por
mantener artculos para
existencia en almacn de
artculos terminados.
Prdida financiera al no
atender una venta en firme
con la consecuente pronta
recuperacin de esa venta.
Eventuales retrasos en la
fabricacin de productos
con venta en firme, con la
consecuente situacin de
conflicto con el cliente
7. El sistema de contabilidad
de costos instaurado y
aprobado no ha sido
revisado en los ltimos
cinco aos, ni sus cifras se
concilian mensualmente con
las de contabilidad general.
Se deben establecer
polticas por escrito para
mantener bases de datos
de especificaciones de
ingeniera de los artculos
que se producen; as como
establecer procedimientos
para efectuar cambios en
esas bases de datos.
Efectuar revisiones
peridicas de las
caractersticas de las
propiedades y partidas de
equipo de produccin
registradas en las bases de
datos.
El mtodo de valuacin de
inventarios y el sistema de
costos a utilizar debe ser
autorizado de acuerdo con
polticas establecidas por la
administracin, y de
conformidad con las
necesidades financieras y
de mercado de la empresa.
Conciliar el mtodo de
valuacin elegido con el
cumplimiento de
disposiciones fiscales.
o El mtodo PEPS de
Revisar y actualizar
peridicamente el sistema
de contabilidad de costos.
Establecer criterios, sujetos
a revisin peridica, sobre
los objetivos del sistema de
costos, tanto en valuacin
del inventario como en los
controles de produccin.
Mensualmente se debe
conciliar el saldo de la
cuenta Produccin en
proceso con el saldo que
arroja la contabilidad de
costos.
o
o
valuacin de inventarios
podra provocar
subvaluacin de los costos
de produccin base para la
determinacin de precios de
venta.
Errores en la determinacin
del costo de fabricacin de
los productos; costo que
finalmente quedar alojado
en el costo de ventas que
tambin puede ser errneo.
Costo de productos poco
confiable que se utilizar
como base para la
determinacin de precios de
venta.
Control contable deficiente
de la produccin en
proceso.
Costos estndar
determinados a modo y
o Determinacin incorrecta de
El mtodo de valuacin de
los inmuebles, maquinaria y
equipo, y el mtodo de
actualizacin de sus
valores, deben ser
autorizados de acuerdo con
polticas establecidas por la
administracin.
Establecer polticas de
capitalizacin de gastos en
funcin, por ejemplo, a un
monto determinado o
caractersticas del gasto, y
de acuerdo con las
disposiciones fiscales
aplicables.
costos estimados de
fabricacin especial con el
consecuente efecto en la
determinacin de precios de
venta.
o
Como requisito, que todas
las solicitudes para
desembolsos capitalizables
incluyan la vida til y el
mtodo de depreciacin
sugerido.
Aplicar el mtodo de
o
depreciacin que mejor
convenga para identificar
costos ms reales que
o
sern alojados en los
procesos productivos.
Conciliar la depreciacin
aplicada con la depreciacin
para fines fiscales.
Puede estimarse
inadecuadamente la vida
que se espera de una
propiedad determinada al
fijarse un periodo
irrazonable durante el cual
se depreciar su valor.
Valores en libros de estos
activos alejados de la
realidad.
Afectacin errnea en el
costo de ventas.
Acciones de control:
Establecer polticas y
criterios para cada tipo de
desecho, venta, reposicin
u otras disposiciones de la
maquinaria y equipo.
Revisar los puntos
importantes de cada venta o
disposicin que se propone,
de acuerdo con los criterios
establecidos.
Elaborar informes por
excepcin que sealen
ventas u otras disposiciones
propuestas que no
satisfagan los criterios
establecidos.
Instaurar un sistema
eficiente de administracin
de inventarios con apoyo en
tecnologa de la
informacin.
Establecer polticas que
justifiquen las compras de
emergencia.
Identificar a la persona que
autoriz y efectu compras
de emergencia de materia
prima que qued en
condiciones de
obsolescencia o sin uso.
Actuar en consecuencia.
Tomar acciones para
deshacerse de productos
terminados obsoletos y de
difcil venta.
Investigar si los
desperdicios de produccin
estn dentro de parmetros
normales o si son
consecuencia de errores de
fabricacin.
Ejercer control sobre los
desperdicios de produccin
para evitar un eventual mal
manejo de stos.
o
o
2. No existen polticas ni
procedimientos adecuados
para la administracin de
los inventarios. Se dan
casos frecuentes de
compras de emergencia de
materia prima, y existe una
buena cantidad de sta
obsoleta o sin uso. Existen
productos terminados
obsoletos y de difcil venta.
Desaprovechamiento de
sistemas modernos de
administracin de
inventarios.
Pueden llevarse a la
prctica procedimientos que
eviten las tcnicas de
control instauradas.
Abuso en las compras de
emergencia que nulifican la
intervencin del grupo
formal de compras, con los
riesgos concomitantes de
incremento de precios, entre
otras consecuencias no
deseables.
Prdida de recursos.
Generacin de desperdicios
que rebasan los estndares
normales de fabricacin.
Estn contemplados estos
desperdicios en el costo de
fabricacin?
Establecer formatos
prenumerados y
controlados, que se
actualicen peridicamente,
sobre los que se habr de
rendir cuentas de su uso.
Falta de conocimiento
oportuno y confiable de los
registros de inventarios de
materia prima y productos
terminados.
Retraso en la deteccin
oportuna de faltantes de
inventarios.
Tentaciones a los
almacenistas por incurrir en
prcticas indebidas cuando
perciben que no se detecta
con oportunidad cualquier
eventual sustraccin de
mercanca.
7. No se guardan
antecedentes de que se
haya practicado inventario
fsico al mobiliario y equipo
de produccin.
Falta de conocimiento
oportuno y confiable de los
registros de mobiliario y
equipo.
Retraso en la deteccin
oportuna de faltantes de
mobiliario y equipo.
Tentaciones a los usuarios
del mobiliario y equipo por
incurrir en prcticas
indebidas cuando perciben
que no se detecta con
oportunidad cualquier
eventual sustraccin o mal
manejo del mobiliario y
equipo.
o
o
o
o
Acciones de control:
1. No se verifican ni evalan
peridicamente los saldos
2. No se comparan en forma
peridica las tendencias en
produccin, costos, ventas y
gastos de operacin de la
empresa.
3. No se realizan de manera
metdica anlisis de las
variaciones entre costos
reales y sus
correspondientes costos
estndar o
predeterminados.
o
o
Carencia de informacin
base para la toma oportuna
de acciones correctivas.
Debilitamiento del control en
los procesos productivos.
Acciones de control:
1. No se tiene restringido el
acceso a las reas de
produccin y almacenes a
personal ajeno a estas
funciones.
El acceso al inventario y a
las instalaciones e
inmuebles debe permitirse
nicamente de acuerdo con
polticas establecidas por la
administracin.
Restricciones de acceso,
por ejemplo dispositivos
3. No se tiene control ni
resguardo de los formatos
en blanco utilizados en los
procesos de produccin e
inventarios.
4. No se tienen contratadas
fianzas de fidelidad del
personal que maneja los
inventarios.
Contratar fianzas de
fidelidad que incluyan,
adems de la proteccin
contra prdidas o robos de
inventarios, la cobertura de
prdida de registros,
documentos y archivos.
Instaurar un Comit de
administracin de riesgos
que se responsabilice, entre
otras actividades, por el
estudio, anlisis y propuesta
de los seguros a contratar
que requiera la empresa.
La empresa no se
encuentra cubierta contra
riesgos que se puedan
presentar, con el
consecuente impacto en su
estabilidad y supervivencia.
Atentamente
C.P. ALEJANDRO ARMENTA
En materia de autorizacin
Condiciones actuales:
Acciones de control:
1. No existen polticas
definidas por escrito para el
pago a proveedores ni para
financiarse a travs de
stos.
No aprovechar de manera
ptima la fuente de
financiamiento representada
en los proveedores.
Elaborar pronsticos de
flujos de fondos que
permitan prever la inversin
productiva de excedentes
de recursos, o el negociar
oportunamente la obtencin
de apoyos financieros.
Elaborar estados de origen
y aplicacin de recursos
que permitan identificar de
dnde provinieron los
recursos y cmo fueron
stos aplicados.
El uso de pronsticos de
flujo de fondos y de estados
de origen y aplicacin de
recursos es bsico e
indispensable para una
4. No se elaboran pronsticos
de flujo de fondos ni
estados de origen y
aplicacin de los recursos
que se han obtenido y
dispuesto.
6. No existen procedimientos
autorizados aplicables a
todo el proceso del ciclo de
tesorera.
Acciones de control:
Informes manuales o
basados en tecnologa de la
informacin sobre el estado
que guardan las inversiones
en cuanto a rendimientos,
plazos, vencimientos,
etctera.
Las compras y ventas de
inversiones, y sus
rendimientos, deben ser
reportados con exactitud y
en forma oportuna.
3. El proceso de
contabilizacin de manera
rutinaria sufre un retraso de
Estricto seguimiento de la
entrega completa y
oportuna de informacin
Desconocimiento oportuno
de la situacin financiera y
operativa de la universidad.
4. No se concilian de manera
oportuna los estados de
cuenta bancarios y de
inversiones con los registros
contables correspondientes.
Estados financieros
extemporneos que poco
ayudan para la toma de
decisiones oportunas y
adecuadas.
La elaboracin oportuna de
conciliaciones bancarias y
de inversiones (a ms
tardar dentro de los
primeros diez das de cada
mes) representa una de las
acciones de control ms
relevantes en el proceso
contable que por ningn
motivo debe ser soslayada.
Las partidas en conciliacin
deben ser investigadas y
atendidas de inmediato por
personal independiente al
manejo y custodia de las
inversiones.
o
o
o
Desvo de recursos.
Prdida de recursos.
Registros contables
incompletos o
extemporneos.
Estados financieros
errneos.
Desconocimiento de los
saldos reales en las cuentas
de bancarias y de
inversiones.
o
o
Acciones de control:
1. No se verifican ni evalan
en forma peridica los
saldos registrados de
efectivo, inversiones y
proveedores ni las
transacciones que les son
relativas.
3. No se determina la
rentabilidad de cada centro
de utilidades: preparatoria y
las diferentes licenciaturas,
maestras y programas de
extensin. Slo se conoce
la rentabilidad global de la
universidad.
Carecer de informacin
base para pronosticar los
flujos de fondos que se
requerirn para el proyecto
de expansin de la
universidad.
Instaurar y aplicar el
proceso denominado
Contabilidad por reas de
responsabilidad que
permite identificar la
rentabilidad de cada centro
de utilidades.
El conocer nicamente la
rentabilidad global de la
universidad provoca
desconocer la rentabilidad
de cada centro de utilidades
o, inclusive, de aquellos que
operan en forma deficitaria.
Se carece de informacin
base para la toma de
decisiones relevantes y
estratgicas de la
universidad.
Acciones de control:
o
o
o
o
Prdida de recursos.
Hurtos y robos.
Malos manejos.
Riesgo de asaltos.
2. No se tiene restringido el
acceso al rea de caja y a
los registros contables.
El acceso al efectivo,
valores y a los registros
contables, debe permitirse
nicamente de acuerdo con
polticas establecidas por la
administracin.
o
o
o
o
o
Prdida de recursos.
Hurtos y robos.
Malos manejos.
Riesgo de asaltos.
Los registros contables
pueden ser destruidos o
alterados.
Actos de sabotaje.
Custodia controlada y
prenumeracin de formatos
en blanco importantes,
incluso rendicin peridica
del uso de tales formatos.
4. No se tienen contratadas
fianzas de fidelidad del
personal que interviene en
el proceso de tesorera.
Contratar fianzas de
fidelidad que incluyan,
adems de la proteccin
contra sustraccin o robo de
recursos, la cobertura de
prdida de registros,
documentos y archivos.
medidas de seguridad
contra incendios, robo y
otros riesgos, y las
correspondientes coberturas
con las aseguradoras.
o
Instaurar un Comit de
administracin de riesgos
que se responsabilice, entre
otras actividades, por el
estudio, anlisis y propuesta
de los seguros a contratar
que requiera la universidad.
La universidad no se
encuentra cubierta contra
riesgos que se pueden
presentar, con el
consecuente impacto en su
estabilidad y supervivencia.
Atentamente
Acciones de control:
1. No obstante el nmero de
empleados y obreros
contratados por la empresa,
no existe un departamento
de personal formalmente
establecido. Al seor Juan
Vidal se le encarga llevar a
cabo esta funcin, adems
del manejo de la nmina de
obreros.
El nmero de obreros y
empleados que trabajan en
la empresa, y en
reforzamiento a su control
interno, se requiere que a la
brevedad se instaure
formalmente un
departamento de personal.
Segregar en otros
empleados las actividades
El personal debe
contratarse de acuerdo con
polticas establecidas por la
administracin.
3. El archivo maestro de
personal no es confiable ni
est actualizado.
5. No existen polticas
definidas para la revisin de
los sueldos del personal
directivo y administrativo de
la empresa.
Procedimientos y requisitos
documentados para la
actualizacin peridica de
sueldos y negociaciones
salariales con el sindicato.
Comparacin peridica de
los sueldos y salarios
promedio pagados en el
mercado con los que se
pagan en la empresa.
Acciones de control:
2. No existen procedimientos
documentados para iniciar,
revisar y aprobar solicitudes
de uso de mano de obra.
Procedimientos
documentados que
consignen la distribucin de
informacin en las cuentas
contables aplicables.
Procedimientos escritos de
corte y cierre de periodo
expresando, por funcin, las
cuentas que deben
utilizarse para preparar los
asientos contables, cortes a
efectuar, acumulaciones
que deben hacerse y quin
es responsable de cada
tarea.
Revisin y seguimiento de
las variaciones con el
presupuesto de gastos de
mano de obra, en especial
en las cuentas contables
(contabilidad de costos) de
gastos indirectos de
fabricacin.
o
o
Omisiones relevantes, o
malas interpretaciones con
los riesgos asociados, en el
cumplimiento de
disposiciones de orden legal
en materia laboral.
5. No se ejerce un vigoroso
control de asistencia de
personal.
Instaurar mecanismos de
control de asistencia del
personal, por ejemplo
tarjetas magnticas,
registros con firmas de
entrada y salida, etctera.
Monitoreo del registro de
entradas y salidas de
empleados o trabajadores
para prevenir que se
procesen tarjetas de tiempo
de personal ausente.
Conciliar las horas de
asistencia con las horas
6. No se supervisa de manera
adecuada la utilizacin de
mano de obra, ya sea por
horas, das o unidades
producidas.
7. No se aprueba previamente
por escrito el incurrir en
tiempo extra, cambios de
turno, cambios de
departamento, etctera.
8. No existen polticas
claramente definidas para el
entrenamiento y
capacitacin del personal.
Aprobacin previa, en
formatos establecidos para
tales efectos, de tiempo
extra, cambios de turno,
cambios de departamento,
etctera.
Desarrollar un programa
formal de entrenamiento y
capacitacin del personal
que incluya, entre otros
aspectos, la unidad
administrativa responsable
de elaborar y dar efecto al
programa.
Incluir las horas de
entrenamiento del personal
en los procedimientos de
control de tiempos.
El no contar con un
vigoroso programa de
entrenamiento y
capacitacin del personal,
es una invitacin al
desconocimiento y
aplicacin de los avances
operativos y tecnolgicos,
no contar con personal
debidamente entrenado y
capacitado, incurrencia en
errores de operacin,
desmotivacin del personal;
entre otros efectos
adversos.
Preparacin y revisin de
informes de eficiencia.
Anlisis de variaciones
presupuestales por
departamento, y de
variaciones de eficiencia de
mano de obra.
Revisin de informes de
reproceso, gastos de
mantenimiento y mano de
obra indirecta.
La utilizacin de la mano de
obra puede oponerse a
planes de corto plazo o a
las polticas establecidas.
Puede disponerse de mano
de obra en forma ineficiente
o con fines no autorizados.
o
o
La administracin puede
tener informacin
inadecuada para evaluar el
trabajo y eficiencia de los
empleados y trabajadores.
Puede pagarse a un
empleado o trabajador el
tiempo trabajado por otra
persona.
Prdida de control en el uso
de mano de obra.
Incremento en el costo de
mano de obra que podra
ser no justificable.
Debilitamiento de autoridad.
Elaboracin de un catlogo
de cuentas que contenga
una descripcin de lo que
representa el saldo de cada
cuenta y los registros
auxiliares que requiere.
Desarrollar e instaurar un
instructivo para el manejo
de las cuentas de ese
catlogo que informe los
conceptos por los que se
pueden cargar y abonar; as
como una gua de
contabilizacin que
estandarice el manejo
contable de cada tipo de
transaccin.
Presupuestar e informar, de
acuerdo con la misma
clasificacin de cuentas, y
analizar variaciones
importantes entre los saldos
reales y los
presupuestados.
de impuestos y otros
gravmenes laborales
retenidos o a favor del
personal.
o
o
Apoyarse en consultores
fiscales para asesorarse en
el correcto clculo y
cumplimiento de las
disposiciones fiscales y
laborales a cargo de la
empresa.
Acciones de control:
Informes de actividades,
tendencias de gastos de
mano de obra, polticas y
procedimientos que se
deben verificar, evaluar y
comparar. Definir cundo
van a ser stos verificados,
evaluados y comparados, y
por quin sern
supervisadas estas
actividades.
Verificacin peridica de los
registros de nminas con la
documentacin de respaldo.
2. No se comparan
peridicamente las
tendencias de gasto de
mano de obra con los
volmenes de produccin y
con los sueldos pagados a
directivos y personal
administrativo.
3. No se realizan de manera
metdica anlisis de las
variaciones entre costos
reales de mano de obra y
sus correspondientes
o
Revisar mensualmente las
variaciones entre costos
reales de mano de obra y
sus correspondientes costos o
estndar o
predeterminados.
Carencia de informacin
base para la toma oportuna
de acciones correctivas.
Debilitamiento del control en
los procesos productivos.
Acciones de control:
1. No se tiene restringido el
acceso a los archivos de
personal y al rea de
nminas a personas ajenas
a estas funciones.
2. No se tiene control ni
resguardo de los formatos
en blanco utilizados en el
proceso de nminas.
Custodia controlada y
prenumeracin de formatos
importantes, incluso
rendicin peridica del uso
de dichos formatos.
3. No se tienen contratadas
fianzas de fidelidad del
personal que interviene en
el proceso de nminas.
Contratar fianzas de
fidelidad que incluyan,
adems de la proteccin
contra malos manejos de
las nminas, la cobertura de
prdida de registros,
documentos y archivos.
Quedo a sus apreciables rdenes para cualquier duda o aclaracin, o para comentar el asunto
motivo del presente.
Atentamente
C.P. OSCAR ORTIZ