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Manual do usurio Neo Protocolo Free

O Neo Protocolo Free, um sistema para criar e gerenciar protocolos de entrega e


recebimento de documentos, desenvolvido e distribudo gratuitamente pela Neo Solutions.
O software pode funcionar de forma integrada com o Neo Protocolo Palm, sistema para captura
de assinaturas eletrnicas em dispositivos Android, juntos, eles eliminam completamente o
papel no universo dos protocolos. Para saber mais sobre o Neo Protocolo Palm, acesse:
www.neosolutions.com.br/neoprotocolopalm
Com o Neo Protocolo Free voc pode gerar protocolos com uma relao de documentos a ser
entregues, dar baixa nos protocolos que j foram recebidos, com a possibilidade de escanear
protocolos assinados e anex-los no sistema para dar baixa no protocolo em questo.
Assim voc poder consultar futuramente o protocolo assinado, tornando mais fcil a localizao
e comprovao da entrega de um determinado documento.
O sistema tambm possui um recurso de auditoria, ou seja, voc poder conferir qual foi o
usurio que gerou um protocolo, lanou um item, arquivou um protocolo dentre outras
funcionalidades.
O Neo Protocolo Free tambm conta com a possibilidade de importao do cadastro de clientes
de diversos sistemas tais como (Contmatic, Domnio Sistemas, Prosoft, Asplan, Glandata,
SuperSoft, Folhamatic, Controller-Plus)

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Manual do usurio Neo Protocolo Free

ndice
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Configurando o software para importar dados de clientes .................................................................... 3


Importando o cadastro de clientes ........................................................................................................ 4
Cadastro de Clientes ............................................................................................................................ 5
Dados da Empresa ............................................................................................................................... 5
Cadastro de Obrigaes ....................................................................................................................... 6
Gerando os Protocolos ......................................................................................................................... 8
Primeira forma de gerar protocolos. ........................................................................................................ 8
Segunda forma de gerar protocolos. ...................................................................................................... 14
7. Pesquisar Protocolos.......................................................................................................................... 17
8. Baixar um protocolo .......................................................................................................................... 20
9. Cancelar um protocolo....................................................................................................................... 21
10. Baixar Documento ......................................................................................................................... 22

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1.

Configurando o software para importar dados de clientes

A opo de importar os dados do cadastro de clientes um recurso disponvel para as empresas


que utilizam os softwares listados no seguinte endereo:
http://www.neosolutions.com.br/importacao.php
Caso no seja este o seu caso, pule para o item 3.
Para fazer a configurao de qual software sero importados os dados dos clientes, entre no
menu "Ferramentas" e "Opes" e clique na aba Importao Cadastro
Para cada software existe uma particularidade para configurar clicando no boto
"Configuraes.." posicionado imediatamente ao lado direito do software escolhido conforme
imagem abaixo:

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2. Importando o cadastro de clientes


Para importar o cadastro de clientes, entre no menu "Ferramentas", "Importar Dados" e clique
no item "Cadastro clientes..."
Clique no boto "Importar"...

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3. Cadastro de Clientes
Caso voc no importe os dados de clientes voc poder cadastrar os clientes de forma manual,
basta ir no menu Cadastro, Clientes... clique no boto Novo preencha os dados e depois
clique em Gravar

4. Dados da Empresa
Cadastre os dados da sua empresa, assim sempre que voc gerar um protocolo, estas
informaes apareceram como remetente.
Para tanto v ao menu Cadastros, Dados da Empresa

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Aps preencher todos os dados clique no boto Ok.

5. Cadastro de Obrigaes
As obrigaes so os itens padronizados que faro parte do seu protocolo
V ao menu Cadastros, Obrigaes

Existem dois tipos de obrigaes que podem ser cadastradas, a primeira do tipo Guia, a
segunda Documento, basta colocar o ttulo, e se voc quiser voc poder colocar uma
observao padro.

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Dica! Dentro de cada Obrigao existe uma observao e voc poder deixar uma informao
pr-preenchida para facilitar, por exemplo, se a obrigao for entrega de carteira de trabalho,
podemos deixar preenchido: Nome: e CTPS: essa configurao feita apenas uma vez, e
toda vez que voc tiver que fazer um protocolo com essa obrigao voc s precisar digitar o
nome da pessoa e o nmero da CTPS. Este apenas um exemplo, mas est automao pode
ajudar em muitos outros casos.

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6. Gerando os Protocolos
Existem duas formas de gerar o protocolo, comearemos pela forma mais comum.
Primeira forma de gerar protocolos.

Basta ir ao cone Lanar protocolos.

Clique no boto novo, a data de emisso e o prazo limite de entrega, o prprio programa se
encarrega de preencher, selecione o cliente atravs da seta verde, ou ento escolha a opo
No cliente, voc pode definir se um protocolo de Sada (Entrega) ou Entrada (Retirada),
por padro o protocolo de Sada (Entrega).
O prximo campo que voc poder preencher o de Observao, no campo de observao
voc poder colocar alguma informao que ir no corpo do protocolo, no necessrio o
preenchimento desse campo.
Na sequencia voc pode observar o campo Destinatrio, nesse campo voc poder digitar,
caso achar necessrio, por exemplo, A/C de Fulano de Tal.
Para lanar os itens do protocolo voc dever fazer o seguinte, clique em Lanar itens
[Obrigaes] Ctrl+F12.

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Nessa nova tela voc ser capaz de lanar os itens que existiro no protocolo, para tanto
selecione a obrigao na seta verde, localize a obrigao, a selecione, e depois clique no boto
Ok.
Se for uma obrigao do tipo guia voc perceber que so habilitados os campos Perodo de
Apurao, Vencimento e Valor.
O campo Retornar Documento opcional tanto para a obrigao que do tipo guia, quanto
para a que do tipo Documento, se voc chec-la, voc ser obrigado a colocar uma data de
previso de retorno do documento para o escritrio. Voc poder utilizar essa opo, quando,
por exemplo, voc quiser controlar se o documento j retornou para o escritrio, ou no, por
exemplo, s vezes voc entrega o contrato social para o seu cliente, mas voc quer que esse
documento retorne para o escritrio, na hora de fazer o protocolo voc poder definir que este
documento retornar. Isso te proporcionar futuramente a opo de controlar se este documento
j retornou ou no ao escritrio.

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O campo observao serve para cadastrar caso necessrio alguma observao na obrigao
selecionada, caso a obrigao selecionada j tenha uma observao padro, na hora em que a
selecionarmos ser possvel complementar com as demais informaes.
A cada obrigao que adicionarmos ao protocolo teremos que clicar no boto Adicionar,
Depois que adicionar todos os itens no protocolo voc clicar no boto Sair e na tela que
surgir voc clicar no boto Gravar

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Dica! Na hora de selecionar a obrigao, caso no exista ainda o item cadastrado voc ter a
opo de clicar no boto cadastrar, e j abrir a tela onde feito o cadastro das obrigaes, ou
seja, voc no precisa sair desta tela para adicionar uma obrigao nova, veja as imagens
abaixo:

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Para imprimir o protocolo basta clicar no cone da impressora, igual a imagem abaixo, se voc
quiser ser possvel configurar uma marca dgua e tambm a margem da impresso do
protocolo clicando em Configurao Protocolo. Caso contrrio voc poder imprimir no
video ou ento na impressora, conforme a ilustrao abaixo:

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Veja a ilustrao de como o protocolo:

Segunda forma de gerar protocolos.

A segunda forma de gerar protocolos bem simples, ela serve para, por exemplo, todos os
departamentos da empresa lanarem as obrigaes e uma nica pessoa, no caso a
encarregada da expedio ou logstica, de entrega de protocolos, gerar apenas um nmero de
protocolo com todos os itens lanados pelos colaboradores, isso evitar que voc chegue no
cliente com vrios protocolos para ele assinar sendo um de cada departamento, com essa
segunda forma voc poder juntar todos os itens em um nico protocolo.
Clique em Lanar Obrigaes e preencha os campos necessrios para aquela determinada
obrigao, os campos so iguais ao da tela de Lanar Itens Obrigaes, ou seja, seguem os
mesmos requisitos.

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Feito isso voc poder clicar em Gerar Protocolo, vai conferir os itens lanados e clicar em
gerar.
Logo em seguida basta clicar em Imprimir protocolos, escolha a sada video ou impressora e
clique em imprimir.

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7. Pesquisar Protocolos
Para pesquisar os protocolos gerados voc clicar em Pesquisar, por padro essa tela vir
com os protocolos que j foram gerados e que esto com o Status Aberto, voc poder
selecionar diversos status, Todos, Arquivado, Aberto, Cancelado sempre aps
selecionar o status voc dever clicar no boto Pesquisar (F3).

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Voc tambm ter a opo de fazer uma busca avanada por diversas caractersticas que
so apresentadas para voc, veja na ilustrao abaixo como fazer essa pesquisa avanada.

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8. Baixar um protocolo
Para baixar um protocolo voc dever entrar na tela de pesquisar, localizar o protocolo igual, as
orientaes j passadas, e clicar com o boto direito do mouse em cima do protocolo que deseja
baixar e clicar em Arquivar Protocolo..., voc digitar o nome da pessoa que recebeu o
protocolo, e tambm de forma alternativa voc pode escanear a imagem e anexar, o prximo
passo ser clicar no boto Arquivar.

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9. Cancelar um protocolo
Para cancelar um protocolo voc dever entrar na tela de pesquisar, localizar o protocolo, igual
as orientaes passadas, e clicar com o boto direito do mouse em cima do protocolo que
deseja cancelar e clicar em cancelar, neste caso o seu usurio ter que ter a permisso para
realizar esse procedimento, ser pedido um motivo pelo qual voc est cancelando esse
protocolo, escrito o motivo, voc poder clicar no boto cancelar.

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10. Baixar Documento


Quando voc adiciona uma obrigao a um determinado protocolo voc pode escolher se
existir uma data de retorno ou no para o documento, caso voc defina que existir a data de
retorno voc ir controlar se o documento retornou ou no atravs da aba documento na tela de
pesquisar, conforme a imagem abaixo:

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Para dar baixa no documento clique com o boto direito do mouse em cima do documento e
clique em Baixar Documentos ...

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