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MODULO V
ACTUACIONES PREPARATORIAS
Prof. L. Alberto Ccoriaupa H
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INTRODUCCIN
En este mdulo expondremos sobre el requerimiento, preparacin del
expediente de contratacin, sobre la homologacin y su procedimiento, valor
estimado, valor referencial, sistema de contratacin, modalidades de llave en
mano, contratacin por paquete, frmulas de reajuste, relacin de tem, lotes o
tramos, prohibicin de fraccionamiento, contenido del expediente, rganos a
cargo del procedimiento de seleccin, documentos a presentar, factores de
evaluacin, ofertas.
No nos llame la atencin si volvemos a tocar algunos conceptos que podran
ser repetitivos pero no lo es, siempre se tocarn en los diferentes niveles que al
final ayudarn a comprender el panorama.
Estudiar la ley de Contratacin con el Estado y su reglamento no solamente es
complejo sino que es necesario un mximo de concentracin para poder
entender las instituciones jurdicas que en ella contienen sino ser diestros en la
aplicacin en los hechos concretos.
A partir de ste mdulo, las exposiciones se pueden entender solamente
cuando sta es prctica por ello pedimos que nos sigan con mucho cuidado.
V hablaremos sobre el proceso de contratacin, empezando por el plan anual
de contrataciones del estado, herramienta fundamental para cualquier
institucin pblica, procuraremos que sea una herramienta suficiente para que
todos los usuarios puedan concretar un buen plan.
Recomendamos al participante leer y estudiar este mdulo que creemos
ayudar en su integridad.
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DATOS GENERALES
1.1
1.2
DEPENDENCIA USUARIA
1.3
DENOMINACIN DE LA
CONTRATACIN
1.4
N DE REFERENCIA DEL
PAC
1.5
PROYECTO DE
INVERSIN PBLICA
2.
2.1
2.2
MODIFICACIONES
EFECTUADAS AL
REQUERIMIENTO POR
PARTE DEL REA
USUARIA
Documento de
requerimiento
Fecha de recepcin
Fecha de la
segunda
versin
Fecha de la
tercera versin
Fecha de la
cuarta versin
Fecha de la
quinta versin
2.3
SEALAR SI LA
CONTRATACIN
INCLUIR PAQUETE(S)
2.4
SEALAR SI LA CONTRATACIN SE
EFECTUAR POR ITEMS
2.5
Con motivo de
observaciones
De oficio
Con motivo de
observaciones
Con motivo de
observaciones
Con motivo de
observaciones
De oficio
De oficio
De oficio
SI
De ser afirmativa la respuesta,
detallar el sustento tcnico de la
dependencia usuaria o el rgano
encargado de las contrataciones,
segn el caso.
NO
SI
NO
SI
Documento
que aprueba la
estandarizaci
n
NO
2.6
ESPECFICACIONES TCNICAS DE LA
CONTRATACIN
2.7
Fecha de
aprobacin
Comunicacin
con la cual se
remiti a la
dependencia
usuaria las
observaciones
al
requerimiento
Cantidad total de
observaciones
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Cantidad de
observacione
s formuladas
por los
proveedores
Comunicacin con
la cual se remiti a
la dependencia
usuaria las
observaciones al
requerimiento
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Cantidad de
respuestas a las
observaciones
formuladas por
los proveedores
Comunicacin de
respuesta de la
dependencia usuaria
Fecha de
remisin de la
comunicacin
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N
Item
Cantidad de
observaciones
formuladas por
el OEC
N
Item
Cantidad de
respuestas a las
observaciones
formuladas por el
OEC
Comunicacin de
respuesta de la
dependencia
usuaria
AJUSTES O MODIFICACIONES QUE SE REALIZARON A LAS ESPECIFICACIONES TCNICAS POR LAS OBSERVACIONES
N
Item
3.
3.1
4.
Ajustes o modificaciones
NO
4.1
4.2
4.3
NO
NO
NO
5.
NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE DEL RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES
6
1.1
1.2
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Campo
1.3
1.4
Registrar el nmero de referencia del Plan Anual de Contrataciones y el Objetivo/Meta del POI vinculado.
1.5
En caso de que los servicios requeridos provengan de un proyecto de inversin pblica, registrar el cdigo SNIP y el documento
que declar la viabilidad del Proyecto de Inversin Pblica.
Registrar el documento del requerimiento y su respectiva fecha de recepcin por parte del rgano encargado de las
contrataciones.
Registrar las fechas de las modificaciones efectuadas al requerimiento por parte de la dependencia usuaria. Asimismo, marcar
con un "X", segn corresponda, si dichas modificaciones se han efectuado de oficio o como producto de las observaciones
formuladas al requerimiento.
Marcar con un "X", segn corresponda, si la contratacin incluir paquete(s). De ser as, la dependencia usuaria o el rgano
encargado de las contrataciones, segn el caso, deber sustentar el agrupamiento de los bienes requeridos.
Marcar con un "X", segn corresponda, si la contratacin se efectuar por tems.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Marcar con un "X", segn corresponda, si se ha llevado a cabo un proceso de estandarizacin. De ser as, registrar el
documento que aprueba la estandarizacin y su respectiva fecha de aprobacin.
No modificar este campo.
2.7
Registrar si se presentaron observaciones a las especificaciones tcnicas, sealando, de ser el caso, los tems que presentaron
observaciones, la cantidad total de observaciones por cada tem, la cantidad de observaciones formuladas por el rgano
encargado de las contrataciones por cada tem, la comunicacin con la cual se remiti a la dependencia usuaria las
observaciones formuladas por el rgano encargado de las contrataciones con su respectiva fecha de remisin, la cantidad de
observaciones formuladas por los proveedores por cada tem si se solicit cotizaciones, la comunicacin con la cual se remiti a
la dependencia usuaria las observaciones formuladas por los proveedores con su respectiva fecha de remisin, as como la
sntesis de las observaciones por cada tem. De no tratarse de un proceso por relacin de items, consignar el "Item N 1" y
completar el detalle conforme a las instrucciones.
2.8
Registrar los items en los que se obtuvo respuesta de la dependencia usuaria respecto de las observaciones sealadas en el
acpite 2.7, la cantidad total de respuestas por cada tem, la cantidad de respuestas a las observaciones formuladas por el
rgano encargado de las contrataciones por cada tem, la comunicacin de respuesta de la dependencia usuaria a las
observaciones formuladas por el rgano encargado de las contrataciones con su respectiva fecha de remisin, la cantidad de
respuestas a las observaciones formuladas por los proveedores por cada tem, la comunicacin de respuesta de la dependencia
usuaria a las observaciones formuladas por los proveedores con su respectiva fecha de remisin, as como la sntesis de las
respuestas por cada tem. De no tratarse de un proceso por relacin de items, consignar el "Item N 1" y completar el detalle
conforme a las instrucciones.
2.9
Registrar los ajustes o modificaciones que se realizaron a las especificaciones tcnicas por cada tem con ocasin de lo
sealado por el rea usuaria en el acpite 2.8. De no tratarse de un proceso por relacin de tems, consignar el "Item N 1" y
completar el detalle conforme a las instrucciones.
Marcar con un "X", segn corresponda, si se realizaron indagaciones para actualizar el valor estimado.
3.1
4.1
4.2
5
Marcar con un "X", segn corresponda, si existe pluralidad de proveedores que cumplen con el requerimiento. De ser afirmativa
la
respuesta,
indicar
el
nombre
o
razn
social
de
los
proveedores.
De ser negativa la respuesta, indicar la evaluacin practicada por la Entidad sobre este aspecto.
Marcar con un "X", segn corresponda, si existe posibilidad de distribuir la Buena Pro. De ser afirmativa la respuesta, sustentar.
Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente del rgano encargado de las contrataciones.
FORMATO N 2
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DATOS GENERALES
1.1
FECHA DE EMISIN
DEL FORMATO
1.2
DEPENDENCIA
USUARIA
1.3
OBJETO DEL
PROCEDIMIENTO
1.4
DENOMINACIN DE
LA CONTRATACIN
1.5
1.6
SERVICIOS EN
GENERAL
N DE REFERENCIA
DEL PAC
PROYECTO DE
INVERSIN PBLICA
2.2
CONSULTORA
DE OBRA
2.
2.1
CONSULTORA
EN GENERAL
Documento de
requerimiento
MODIFICACIONES
EFECTUADAS AL
REQUERIMIENTO POR
PARTE DEL REA
USUARIA
Fecha de la segunda
versin
Fecha de la tercera
versin
Fecha de la cuarta
versin
Fecha de la quinta
versin
2.3
SEALAR SI LA
CONTRATACIN
INCLUIR PAQUETE(S)
2.4
SEALAR SI LA CONTRATACIN SE
EFECTUAR POR ITEMS
2.5
Fecha de recepcin
Con motivo de
observaciones
Con motivo de
observaciones
Con motivo de
observaciones
Con motivo de
observaciones
De oficio
De oficio
De oficio
De oficio
SI
De ser afirmativa la respuesta detallar el
sustento tcnico de la dependencia usuaria
o el rgano encargado de las
contrataciones, segn el caso.
NO
SI
NO
SI
Documento que
aprueba la
estandarizacin
NO
2.6
TRMINOS DE REFERENCIA DE LA
CONTRATACIN
2.7
Fecha de
aprobacin
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Cantidad de
observaciones
formuladas por
los proveedores
Comunicacin con la
cual se remiti a la
dependencia usuaria
las observaciones al
requerimiento
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Cantidad de
respuestas a las
observaciones
formuladas por
los proveedores
Comunicacin de
respuesta de la
dependencia usuaria
Fecha de
remisin de la
comunicacin
Comunicacin de
respuesta de la
dependencia
usuaria
2.9
AJUSTES O MODIFICACIONES QUE SE REALIZARON A LOS TRMINOS DE REFERENCIA POR LAS OBSERVACIONES
N
Ajustes o modificaciones
Item
3.
3.1
3.2
3.2.1
8
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SI
NO
DE LA ENTIDAD
N
Item
Adems, adjuntar al presente formato el presupuesto de la consultora de obra, que debe detallar los costos directos, los gastos generales, fijos y variables,
la utlidad, plazos y dems condiciones definidas en los trminos de referencia. El detalle de los honorarios debe ser de cada profesional que integra el
personal propuesto.
3.2.2
4.
VALOR REFERENCIAL
DE LA CONSULTORA
DE OBRA
MONEDA
Nuevos
Soles
Dlares
Otro:
Sealar otra
moneda
MONTO
INFORMACIN RELEVANTE ADICIONAL COMO RESULTADO DE LAS INDAGACIONES DE MERCADO
4.1
4.2
SI
NO
NO
5.
NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE DEL RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES
NOTA: El presente formato se utilizar para la contratacin de servicios en general, consultora en general y consultora de obra.
Campo
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
3.1
3.2.1
3.2.2
4.1
4.2
5
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2. Servicios
a. Indicar si existe pluralidad de proveedores (mnimo 2) que
cumplen a cabalidad con el requerimiento formulado por la
dependencia usuaria. De ser as, indicar el nombre o razn social
de los proveedores. De no existir pluralidad, indicar la evaluacin
practicada por la Entidad sobre este aspecto.
b. Indicar si existe o no la posibilidad de distribuir la Buena Pro. En
caso de ser afirmativa la respuesta, sustentar.
SOBRE EL REQUERIMIENTO
De acuerdo con el artculo 161 de la Ley se desprende que sta no est sujeta
a lo descrito en el Plan Anual para la determinacin de los requerimientos del
rea, sino sobre la base de sus propias necesidades, que deberan estar
acordes al Plan Anual.
El rea usuaria no contar con la ayuda del rgano Encargado de las
Contrataciones unidad de logstica, para la formulacin de las
especificaciones tcnicas, lo cual, nos lleva a preguntar si estas personas, que
se encargan de esta labor, sin ninguna asesora, necesitarn ahora encontrarse
capacitadas y certificadas en esta materia del mundo de las contrataciones,
como es la creacin de especificaciones tcnicas. La respuesta salta a la vista,
si es necesario que estn capacitadas, sean por Diplomas u otras formas a fin
de poder conocer cada vez ms la norma relacionada a contrataciones del
estado.
En el artculo de la ley no se menciona el cumplimiento de normas metrolgicas
y/o sanitarias nacionales, si las hubiere, o la disponibilidad fsica del terreno, en
caso sea una obra; tampoco se habla de la estructuracin del valor referencial
pormenorizado, en el caso de procesos de seleccin segn relacin de tems,
etapas, tramos, paquetes o lotes, aspectos que son tratados en la antigua Ley,
pero que si se sealan en el reglamento de acuerdo con el artculo 8 2.
SOBRE LA HOMOLOGACION
1
Artculo 16.- RequerimientoEl rea usuaria debe requerir los bienes, servicios u obras a contratar, siendo
responsable de formular las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico, respectivamente,
adems de justificar la finalidad pblica de la contratacin. Los bienes, servicios u obras que se requieran deben estar
orientados al cumplimiento de las funciones de la Entidad.
Las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico deben formularse de forma objetiva y
precisa, proporcionando acceso en condiciones de igualdad al proceso de contratacin y no tienen por efecto la
creacin de obstculos que perjudiquen la competencia en el mismo.
Salvo las excepciones previstas en el reglamento, en el requerimiento no se hace referencia a una fabricacin o una
procedencia determinada, o a un procedimiento concreto que caracterice a los bienes o servicios ofrecidos por un
proveedor determinado, o a marcas, patentes o tipos, o a un origen o a una produccin determinados con la finalidad
de favorecer o descartar ciertos proveedores o ciertos productos.
Artculo 8.- RequerimientoLas Especificaciones Tcnicas, los Trminos de Referencia o el Expediente Tcnico,
segn corresponda, que integran el requerimiento, contienen la descripcin objetiva y precisa de las caractersticas y/o
requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pblica de la contratacin, y las condiciones en las que debe
ejecutarse la contratacin. El requerimiento puede incluir, adems, los requisitos de calificacin que se consideren
necesarios.
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3 http://www.elperuano.com.pe/NormasElperuano/2015/12/17/1324292-2.html
4 http://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/con_uibd.nsf/C53F781CEFD7B64605257465006E752E/
$FILE/01018.pdf
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Artculo 18.- Valor estimado y valor referencialLa Entidad debe establecer el valor estimado de las
contrataciones de bienes y servicios y el valor referencial en el caso de consultoras y ejecucin de obras, con
el fin de establecer la aplicacin de la presente Ley y el tipo de procedimiento de seleccin, en los casos que
corresponda, as como gestionar la asignacin de recursos presupuestales necesarios, siendo de su exclusiva
responsabilidad dicha determinacin, as como su actualizacin.
No corresponde establecer valor estimado en los procedimientos que tengan por objeto implementar o mantener
Catlogos Electrnicos de Acuerdo Marco.
6 Artculo 12.- Valor estimadoSobre la base de las especificaciones tcnicas de bienes o trminos de referencia de
servicios, distintos a consultora de obra, el rgano encargado de las contrataciones tiene la obligacin de realizar
indagaciones en el mercado para determinar el valor estimado de la contratacin que se requiere para la aprobacin
del Plan Anual de Contrataciones del Estado.
Al realizar la indagacin de mercado, el rgano encargado de las contrataciones puede recurrir a informacin existente,
incluidas las contrataciones que hubiera realizado el sector pblico o privado, respecto de bienes o servicios que
guarden similitud con el requerimiento. En el caso de consultora en general, el rea usuaria debe proporcionar los
componentes o rubros, a travs de una estructura que permita al rgano encargado de las contrataciones estimar el
presupuesto del servicio luego de la interaccin con el mercado.
El valor estimado debe considerar todos los conceptos que sean aplicables, conforme al mercado especfico del bien o
servicio a contratar, debiendo maximizar el valor de los recursos pblicos que se invierten.
En el caso de los procedimientos de seleccin segn relacin de tems, el valor estimado del conjunto sirve para
determinar el tipo de procedimiento de seleccin, el cual se determina en funcin a la sumatoria de los valores
estimados de cada uno de los tems considerados.
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Los recursos necesarios para la implementacin del presente Decreto Supremo, sern cubiertos mediante una
modificacin presupuestaria en el nivel funcional programtico, debiendo ser autorizados por el Titular del Pliego
correspondiente.
Artculo 7.- Refrendo
El presente Decreto Supremo ser refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y el Ministro de Economa y
Finanzas.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los siete das del mes de marzo del ao dos mil dos.
ALEJANDRO TOLEDO Presidente Constitucional de la Repblica
ROBERTO DAINO ZAPATA Presidente del Consejo de Ministros
PEDRO PABLO KUCZYNSKI Ministro de Economa y Finanzas
8 Regulan la defensa legal de los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional
DECRETO SUPREMO N 022-2008-DE/SG
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA:
CONSIDERANDO:
Que, con Decreto Supremo N 018-2002-PCM, se autoriza a las entidades, instituciones y organismos del Poder
Ejecutivo para contratar servicios especializados en asesora legal, en caso sus funcionarios o servidores sean
demandados administrativa, civil o penalmente por actos, omisiones o decisiones adoptadas en el ejercicio regular de
sus funciones, incluyendo en sus alcances a funcionarios y servidores que a la fecha de entrada de vigencia de dicho
dispositivo hayan cesado en sus cargos, para lo que deben prestar garantas reales o personales para cubrir los
honorarios profesionales correspondientes;
Que, mediante Decreto Supremo N 061-2006-PCM, se amplan los alcances del D.S. N 018-2002-PCM, a favor del
personal militar o policial, en situacin militar de actividad o retiro, denunciados o procesados penalmente ante el fuero
comn por presuntos delitos contra los derechos humanos, por actos realizados en el ejercicio de sus cargos, en la
lucha antisubversiva en el pas;
Que, el Decreto Supremo N 025-2006-DE-SG dispuso las normas especiales para el trmite de las solicitudes de
defensa legal que presente el personal militar y policial en aplicacin de los citados Decreto Supremo N 018-2002PCM y Decreto Supremo N 061-2006-PCM;
Que, es necesario perfeccionar y ordenar los mecanismos establecidos en los Decretos Supremos antes enunciados
para permitir una adecuada defensa legal de los miembros de las Fuerzas Armadas y Polica Nacional;
Que, de acuerdo a lo establecido en el artculo 3 de la Ley N 29075, el Ministerio de Defensa tiene como funcin el
fortalecimiento de las Fuerzas Armadas, y segn el artculo 2 y 3 del Texto nico Ordenado de la Ley del Ministerio
del Interior, aprobado por Decreto Supremo N 003-2004-IN de 01 de marzo de 2004, dicho portafolio en el organismo
pblico rector, entre otras actividades, del Gobierno Interior, seguridad interna y funcin policial
Que, conforme se dispone en el numeral g) del artculo 4 del Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio
de Defensa aprobado por el Decreto Supremo N 001-2008-DE, constituye un objetivo del Sector Defensa promover el
bienestar del personal militar del Sector, y segn el inciso b del artculo 3 del Decreto Supremo N 004-2005-IN que
aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio del Interior, ste dirige, supervisa, evala y controla
a la Polica Nacional del Per, y; De conformidad con lo establecido en la Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo;
DECRETA:
Artculo 1.- Defensa Legal de los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional
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polinmicas se sujetan a lo dispuesto en el Decreto Supremo N. 01179-VC9 y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.
3. En el caso de contratos de consultora de obras pactados en moneda
nacional, los pagos se sujetan a reajuste por aplicacin de frmulas
monmicas o polinmicas, segn corresponda, las cuales deben estar
previstas en los documentos del procedimiento de seleccin. Para tal
efecto, el consultor calcula y consigna en sus facturas el monto
resultante de la aplicacin de dichas frmulas, cuyas variaciones son
mensuales, hasta la fecha de pago prevista en el contrato respectivo,
utilizando los ndices de Precios al Consumidor publicados por el
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica-INEI a la fecha de
facturacin. Una vez publicados los ndices correspondientes al mes en
que debi efectuarse el pago, se realizan las regularizaciones
necesarias.
4. No son de aplicacin las frmulas de reajuste cuando los documentos
del procedimiento de seleccin establezcan que las ofertas se expresen
en moneda extranjera, salvo el caso de los bienes sujetos a cotizacin
internacional o cuyo precio est influido por esta.
RELACIN DE TEMS, LOTES O TRAMOS
La Entidad puede realizar un procedimiento de seleccin segn relacin de
tems para contratar bienes, servicios en general, consultoras u obras distintas
pero vinculadas entre s con montos individuales superiores a ocho Unidades
Impositivas Tributarias (8 UIT), siempre que el rgano encargado de las
contrataciones determine la viabilidad econmica, tcnica y/o administrativa de
dicha posibilidad. Cada tem constituye un procedimiento independiente dentro
de un procedimiento principal al que se le aplica las reglas correspondientes al
principal, con las excepciones previstas en el presente Reglamento.
La Entidad puede efectuar contrataciones por lotes o tramos.
PROHIBICIN DE FRACCIONAMIENTO
El rea usuaria, el rgano encargado de las contrataciones y/u otras
dependencias de la Entidad cuya funcin est relacionada con la correcta
planificacin de los recursos, son responsables por el incumplimiento de la
prohibicin de fraccionar, debiendo efectuarse en cada caso el deslinde de
responsabilidad, cuando corresponda.
No se incurre en prohibicin de fraccionamiento cuando:
1. Se contraten bienes o servicios idnticos a los contratados
anteriormente durante el mismo ejercicio fiscal, debido a que, en su
oportunidad, no se contaba con los recursos disponibles suficientes para
realizar la contratacin completa, o surge una necesidad imprevisible
adicional a la programada.
2. La contratacin se efecte a travs de los Catlogos Electrnicos de
Acuerdo Marco.
9 Ver anexo.
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ANEXO
OPINION N. 008-2008/DOP
Consultante:
Consorcio Hidrulico
Asunto
Referencia
1.
ANTECEDENTES.
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CONCLUSIONES.
12 Opinin N. 061-2002(GTN)
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