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PowerPoint 2003 Departamento de Tecnologías

POWER POINT
PowerPoint es un programa de Microsoft que nos permite crear presentaciones de forma
sencilla, de manera que resulten más interesantes.
Una presentación tiene como objetivo transmitir una idea, una información, unos
resultados, etc.

1. CONCEPTOS BÁSICOS

Abrir el programa PowerPoint, bien seleccionando el icono del escritorio, o bien


seleccionando: menú Inicio – Todos los programas – Microsoft Office – Microsoft
Office PowerPoint.
Los elementos que encontramos en la ventana de PowerPoint son los siguientes:
• Barra de herramientas: Permiten realizar de forma rápida las operaciones más
habituales.
• Panel de tareas: Ventana que aparece a la derecha de la pantalla, desde la que
se realizan fácilmente distintas operaciones relacionadas con determinadas
tareas: abrir presentaciones, búsquedas,…
• Barra de estado: Informa de las distintas situaciones en las que nos
encontramos cuando trabajamos con el programa: número de diapositivas de la
presentación, en cual de ellas nos encontramos, tipo de diseño,…
• Botones de vistas: Permiten intercambiar entre las diferentes formas de
visualizar una presentación.
• Diapositiva: El elemento fundamental de PowerPoint. Cualquier documento se
compone de una o varias diapositivas.

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2. PATRONES Y PLANTILLAS
2.1 Patrón de diapositiva
Los patrones definen la apariencia de una presentación, incluyendo el fondo, las
fuentes, el color,… que aparecen en las diferentes diapositivas. La finalidad de los
patrones en una presentación es permitir y facilitar los cambios globales en la
misma.

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Para ver el patrón de diapositivas seleccionamos: Ver – Patrón – Patrón de


diapositivas

Podemos cambiar el tipo de letra, color, fuentes,… del patrón de diapositiva. Si


queremos eliminar algún elemento, nos situamos en el borde del elemento que
queremos eliminar, hasta que este se convierta en una flecha cuádruple, hacemos
clic sobre él y pulsamos Supr.
En la parte izquierda de la ventana podemos ver si hay más de un patrón de
diapositivas definido.
2.2 Plantillas de diseño
Se trata de un modelo de diapositiva que elegimos para las diapositivas de la
presentación y las nuevas que se creen posteriormente, se ajustarán al formato
definido por la plantilla y no se modificará el contenido de las diapositivas
existentes.
Para ver las distintas plantillas abrir el menú Formato y seleccionar Estilo de
diapositiva, aparecerán en el panel de tareas una serie de plantillas, de ellas

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seleccionaremos la que más nos interese. Si hacemos clic en el botón se


desplegará un pequeño menú que nos permitirá aplicar la plantilla a las diapositivas
seleccionadas, a todas o al patrón.

Si elegimos la opción Examinar… de la parte inferior del panel, podremos utilizar


otras plantillas que no están en el panel de tareas.

EJERCICIO 1
a/ ¿Qué es un patrón? ¿Cómo se puede modificar?
b/ ¿Qué es una plantilla? ¿Cómo se modifica?

3. CREAR PRESENTACIÓN CON PLANTILLA

3.1. Crear una diapositiva


Al abrir PowerPoint aparecerá la imagen anterior, si queremos modificar esta
presentación tenemos varias opciones que aparecen en el panel de tareas:
• Diseño de la diapositiva – En esta opción aparecen distintas distribuciones de los
elementos que pueden aparecer en la diapositiva, así como los elementos que
aparecerá, (texto, imágenes, tablas, título,…)

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• Estilo de la diapositiva – Nos permite aplicar una plantilla que se ajuste a


nuestra presentación. Esta plantilla podrá aplicarse a todas las diapositivas o
sólo a las que seleccionemos.
EJERCICIO 2
Crea una diapositiva con las siguientes opciones:
- Diseño de diapositiva: Diapositiva de título
- Estilo de diapositiva: Arce
Después añade el Título: LA MADERA, y como subtítulo: LA MADERA Y SUS
DERIVADOS.
Guarda la presentación en una carpeta a la que llamarás: POWERPOINT, y a la
presentación dale el nombre de: la madera.
La diapositiva creada tendrá un aspecto similar a éste:

3.2. Modificar el aspecto de una diapositiva


Para modificar una diapositiva podemos aplicar varios cambios:
• Color - Se pueden hacer los siguientes cambios:
- Combinación de colores: en estilo de diapositiva, hacer clic sobre combinación
de colores, podemos elegir una de las combinaciones ya existentes, o crear la
nuestra propia haciendo clic en Editar combinaciones de colores…
- Fondo: situándonos en el fondo de la diapositiva, hacemos clic en el botón
derecho del ratón y seleccionamos la opción Fondo del menú desplegado. Sobre
la diapositiva nos saldrá un menú como éste:

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Una vez realizados los cambios de


color o efectos de relleno, podemos
aplicar los cambios a toda la
presentación o sólo a la diapositiva en
la que en la que estamos trabajando.

• Letra: seleccionando el texto que queremos modificar, podemos variar el tipo de


letra, el tamaño y el color.
• Diseño: podemos cambiar la organización de la diapositiva según nuestras
necesidades, seleccionando del menú Panel tareas la opción Diseño de la
diapositiva.

EJERCICIO 3
Realiza cambios de color, letra y diseño, para que la diapositiva quede como te
guste más.

4. TIPOS DE VISTAS
4.1 Vista normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos
ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos.
• En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual
podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte
derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte
inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para
el orador sobre la diapositiva.

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4.2 Vista clasificador


Para ver las diapositivas en vista clasificador hay que desplegar el menú Ver de la
barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También
puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte
izquierda.
• Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden
de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.
• Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos
permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover,
copiar o eliminar las diapositivas, para organizarlas.
4.3 Vista presentación
La vista presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la
diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos
animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la
presentación.
• Para ver la diapositiva en esta vista, despliega el menú Ver y selecciona la
opción Presentación con diapositivas.
• También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o
pulsar la tecla F5.
• Para salir de la vista presentación pulsa la tecla Esc.
• Mientras se está viendo la presentación podemos avanzar o retroceder. Una
opción es pulsar el botón derecho del ratón y leer las opciones disponibles.

5. DIAPOSITIVAS
5.1 Insertar diapositiva
Para insertar una nueva diapositiva, si te encuentras en la vista normal, selecciona la

pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más


fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.
Existen otras maneras de añadir una diapositiva:

• Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.


• Puedes hacerlo también a través de la barra de menús, seleccionando el menú
Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva.

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• O bien, puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M.


Una vez insertada la nueva diapositiva tendrás que elegir su diseño y estilo.

EJERCICIO 3
Añade una diapositiva cuyo aspecto final sea similar al de la siguiente diapositiva, y
el que habrás seleccionado:
• Fondo – Efectos de relleno –Textura – Roble
• Diseño de diapositiva – Diseños de texto – Título y texto a dos columnas
• Cambios en el tamaño y color de letra

5.2 Copiar, duplicar, mover y eliminar diapositivas


En la vista normal, seleccionamos la pestaña de diapositiva del área de esquema ya
que es más fácil situarnos en el lugar en el que queremos copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en la misma presentación, seguimos los siguientes
pasos:

• Seleccionar la diapositiva que queremos copiar y pulsar el botón copiar de


la barra estándar.
• Seleccionar la diapositiva detrás de la que vamos a insertar la diapositiva a

copiar y pulsar el botón pegar .


Duplicar es otra forma de copiar diapositivas, para ello debes seleccionar las
diapositivas que quieres duplicar, después en el menú Edición haz clic en Duplicar
o en el menú Insertar y selecciona Duplicar diapositiva.

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Si lo que queremos es mover una diapositiva, seleccionamos la diapositiva que


vamos a cambiar con el ratón y la arrastramos hasta el lugar que queremos que
ocupe, esto lo podemos hacer tanto en la vista clasificador como en la vista normal
en la zona de esquema.
Por último para eliminar una diapositiva selecciona en el menú Edición la opción
Eliminar diapositiva.
EJERCICIO 4
Crea una nueva diapositiva cuyo aspecto final sea similar al de la siguiente
diapositiva, para ello debes seleccionar:
• Fondo – Efectos de relleno – Degradado – Dos colores y Estilos de sombreado:
desde la esquina.
• Diseño de diapositiva – Diseños de texto – Título y texto
• Cambios en el tamaño y color de letra

Mueve esta diapositiva y sitúala entre las dos creadas anteriormente.


EJERCICIO 5
a/ Copia la diapositiva que acabas de crear y sitúa la copia detrás de ella. ¿Qué
diferencias hay entre la original y la copia? Cámbiala para dejarla igual que la original,
escribe los cambios que has tenido que hacer.
b/ Duplica la diapositiva creada en el ejercicio 4 ¿Qué diferencias hay entre esta copia y
la original?
c/ Elimina las dos diapositivas copiadas.
5.3 Reglas, cuadrículas y guías

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Antes de incorporar nuevos objetos en las diapositivas podemos apoyarnos en estos


elementos para alinear los objetos y situarlos más fácilmente. Estos elementos sólo se
ven en la vista normal.
• Para hacer visibles las reglas pulsamos Ver – Reglas.
• La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en pequeños.
Para ver la cuadrícula despliega el menú Ver y selecciona la opción Cuadrícula
y guías, aparecerá la siguiente ventana en la que elegiremos la opción Mostrar
cuadrícula en pantalla:

• Las guías son unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro
secciones iguales. Para mostrar las guías desplegamos el menú Ver y
seleccionamos la opción Cuadrícula y guías, nos aparecerá una ventana como
la anterior, en la que seleccionaremos Mostrar guías de dibujo en la pantalla.
EJERCICIO 6
Practica como ver las reglas, cuadrícula y gruías. Escribe cómo has conseguido verlas
en la diapositiva, para qué sirven y si se ven cuándo vemos la presentación.
5.4 Manipular objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar a una diapositiva, gráficos,
textos, imágenes,…
• Para seleccionar un elemento de la diapositiva, sólo tienes que hacer clic sobre

él, si aparece el objeto enmarcado con este aspecto: haz


clic sobre el marco y el objeto pasará a estar seleccionado. Para quitar la
selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.

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• Los objetos los podemos copiar mediante el método Copiar y Pegar.


• Los elementos se pueden mover dentro de la diapositiva arrastrándolos, es decir,
manteniendo el objeto seleccionado y el botón izquierdo del ratón pulsado hasta
encontrar el destino donde queremos colocarlo.
• Para modificar el tamaño de un objeto tienes que visualizar el marco del objeto
haciendo clic sobre el elemento, en el marco del objeto podemos ver ocho
círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te
sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en

una flecha de dos direcciones , que nos permitirá modificar altura y


anchura del objeto, para ello haz clic en el círculo cuando aparece la flecha y
arrástrala hasta darle el tamaño que quieras.
• Los diferentes objetos se pueden agrupar o desagrupar para que, al moverlos o
copiarlos, se comporten como un objeto único. Para ello despliega el menú
Dibujo de la barra de dibujo. Esta opción nos da además la posibilidad de girar,
enviarlo al fondo o al frente, alinear objetos,….
EJERCICIO 7
Crea una diapositiva la que aparece en la siguiente hoja (clasificación de la madera
natural). Luego, duplica esta diapositiva. En esta segunda diapositiva cambia los
distintos objetos de sitio, el tamaño de los elementos,…. Finalmente coloca estas
diapositivas en tercer y cuarto lugar.

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5.5 Añadir texto


Antes de insertar un texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón
adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes
seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea.
Es posible que con los textos que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea
suficiente por lo que habrá que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más
contenido a la diapositiva.
• Para añadir un nuevo cuadro de texto puedes elegir entre:

- Hacer clic en el botón Cuadro de texto de la barra de dibujo,


- O desde la barra de menús, desplegando el menú Insertar y seleccionando la
opción Cuadro de texto.
• PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos
fácilmente. Para ello tenemos el menú Formato de la barra de menús o la barra
formato (al igual que en Word y Excel).

5.6 Añadir una imagen


Podemos necesitar añadir una imagen a nuestra presentación, para ello abrimos el menú
Insertar y después seleccionamos Imagen y el lugar desde el que la vamos a insertar.

EJERCICIO 8
Añade una nueva diapositiva a tu presentación con un diseño de diapositiva en blanco,
elimina las imágenes del fondo del patrón y quítale el color a la diapositiva. Inserta una
imagen relacionada con el tema (que ocupe toda la diapositiva),y el siguiente texto:

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Ventajas de las maderas prefabricadas respecto a las naturales.


- Más fáciles de trabajar,
- Amplia gama de medidas y acabados,
- No son atacadas por parásitos,
- Contribuyen a la protección del medio ambiente,
- Más baratas
5.7 Añadir gráfico

Para insertar un gráfico en una diapositiva pulsa el botón de la barra estándar.


PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos que
contiene las cantidades que se representan en el gráfico

En la hoja de datos la primera columna que aparece representa la leyenda, la primera


fila representa el eje X (horizontal) y las cantidades se representarán en el eje Y.

Para modificar los datos de la hoja de datos, sitúate sobre la celda que quieras modificar
e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.

- Si desaparece la hoja de datos podemos volver a verla con el botón .


• Para modificar el gráfico, pulsa el botón derecho del ratón sobre el gráfico y se
desplegará un menú en el que tenemos varias opciones para cambiar el gráfico
(tipo de gráfico, opciones de gráfico o formato del área de gráfico).

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• Si además del gráfico queremos mostrar la hoja de datos en la diapositiva

pulsamos el botón .
EJERCICIO 9
Crea una nueva diapositiva y añádele un gráfico circular con los siguientes datos:

El gráfico tendrá el siguiente aspecto:

5.8 Organigramas
Son diagramas en los que los elementos que los forman están relacionados de
distintas maneras: subordinación, un proceso cíclico,….
Para crear un organigrama hay que seleccionar del menú Insertar la opción
Diagrama, apareciendo una ventana como la siguiente:

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Una vez insertado el organigrama aparece una barra de herramientas como esta:

, con ella
podemos incorporar nuevos elementos, cambiar el estilo,….
EJERCICIO 10
Crea una nueva diapositiva en la que utilizando el organigrama usado para mostrar
relaciones jerárquicas, establezcas una clasificación de la madera.
5.9 Ocultar diapositiva
La función ocultar diapositiva se puede utilizar para reducir una presentación por
problemas de tiempo, pero sin perder la diapositiva creada. Para ocultar las
diapositivas sólo hay que seleccionar la diapositiva y después desplegar el menú
Presentación y elegir ocultar diapositiva.
EJERCICIO 11
Oculta una de las dos diapositivas creadas en el ejercicio 7.

6. ANIMACIONES
Consisten en incorporar movimiento a los objetos de una diapositiva (textos,
imágenes,…). Primero seleccionamos el objeto y luego del menú Presentación –
Personalizar animación…, abriéndose un panel como el siguiente:

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• El botón permite seleccionar el tipo de


efecto y la trayectoria para el movimiento de un objeto.
Aparecerá un cuadro como el siguiente:

- Entrada: El objeto no está y aparece.


- Salida: El objeto está y sale.
- Énfasis: El objeto se destaca.
- Trayectorias de desplazamiento: podemos elegir el
movimiento del objeto dentro de la diapositiva

• El botón se utiliza para quitar animaciones.


• En la sección Modificar del panel de tareas se muestran
las siguientes opciones:
- Inicio: permite seleccionar la manera en que se aplica la
animación (al hacer clic, con la anterior,…)
- Velocidad: para regular la duración de la animación.
- Las demás opciones cambian en función del tipo de
animación.

• En el cuadro central del panel de tareas


podemos ver las animaciones que se han
aplicado a cada objeto de una diapositiva.

• En el cuadro central del panel de tareas

• El botón muestra cómo quedará la diapositiva animada.

• El botón reproduce la presentación desde la diapositiva que se ha


seleccionado.
EJERCICIO 12

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Añade una animación de cada tipo (énfasis, entrada, salida y trayectoria de


desplazamiento) en cuatro diapositivas diferentes. Elige cuando quieres que se produzca
la animación y la velocidad de la misma.
7. TRANSICIONES
Las transiciones en una presentación son los efectos visuales que se producen
durante el paso de una diapositiva a la siguiente. En PowerPoint para aplicar las
transiciones desplegamos el menú Presentación y seleccionamos la opción
Transición de diapositiva…, desplegándose el siguiente panel:
En este panel encontramos los siguientes apartados:
• Aplicar a las diapositivas seleccionadas. Contiene un
listado de los diferentes movimientos de transición entre
diapositivas. Para aplicarlo se hace clic sobre él y,
automáticamente, se puede ver el efecto en la diapositiva.

Debajo del número de diapositiva aparece el símbolo


que indica que se ha aplicado una transición. En el
listado de transiciones del panel de tareas la transición
aplicada aparece destacada en color azul.
• Modificar transición. Aquí podemos seleccionar:
- la velocidad de la transición,
- la inserción de sonidos.
• Diapositiva avanzada. En este apartado podemos indicar
cómo se pasa de una diapositiva a la siguiente, esto
puede hacerse de dos maneras:
- haciendo clic con el ratón,
- automáticamente indicando el tiempo de transición.

EJERCICIO 13
Aplica a toda la presentación una transición de diapositiva, después modifica la
velocidad de la transición y cómo pasar de una diapositiva a la siguiente.
8. INSERCIÓN DE SONIDOS Y PELÍCULAS

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Para insertar un archivo de sonido o un video se despliega el menú Insertar y


seleccionamos Películas y sonidos, desplegándose un menú como el siguiente:

8.1 SONIDOS
• Sonido de la Galería multimedia…,
1. en el panel de tareas aparecen los sonidos de la galería multimedia. Se hace
doble clic sobre uno de ellos y se elige entre “reproducción automática” o “al
hacer clic sobre él”.

2. Después de añadirlo en la diapositiva aparecerá el icono de un altavoz .


• Sonido de archivo…, nos permite insertar un archivo de sonido guardado en el
disco duro. Una vez seleccionado también aparecerá el icono altavoz.
• Reproducir pista de audio de CD…, aparece una ventana en la que se indican las
pistas que se quieren reproducir.
Para modificar el volumen hacemos clic sobre el icono del altavoz.

Si seleccionamos esta opción sobre la diapositiva aparecerá el icono .

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• Grabar sonido, permite grabar una narración o comentarios empleando un


micrófono conectado a la tarjeta de sonido del ordenador.
Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en una
diapositiva se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el altavoz y después en
Modificar objeto de sonido, abriéndose la ventana Opciones de sonido. Si
marcamos la opción Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido no
parará hasta que se cambie la diapositiva.
Para modificar otros parámetros de sonido:
1. Se despliega el menú Presentación y seleccionamos Personalizar animación…

2. Se despliega el cuadro del elemento de sonido haciendo clic en .


3. Seleccionamos Opciones de efectos… para abrir la ventana Reproducir
sonido. En esta ventana se puede hacer que un archivo de sonido sea la música
de fondo para toda la presentación.

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8.2 PELÍCULAS
Al insertar un video tenemos las siguientes posibilidades:
• Películas de la Galería multimedia…, nos permite insertar una película haciendo
doble clic sobre ella en el panel de tareas.
• Películas de archivo…, permite insertar una película guardada en el disco duro.
Para modificar los parámetros de la película se hace doble clic con el botón derecho
del ratón sobre la película y después seleccionamos Modificar Objeto de película.

También se puede desplegar el menú Presentación y elegir Personalizar


animación…. A continuación desplegamos el cuadro de la película haciendo clic en

y, finalmente seleccionamos Opciones de efectos…

EJERCICIO 14
Añade a una diapositiva un sonido.

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9. PRESENTACIÓN TEMPORALIZADA
El objetivo de este tipo de presentación es conseguir que nuestro trabajo se proyecte
sin nuestra intervención, que se desarrolle al mismo tiempo que nosotros explicamos
las distintas diapositivas y que reducir al máximo los tiempos muertos en nuestra
presentación.
Para ello, activamos la primera diapositiva de la presentación y abrimos el menú
Presentación y seleccionamos la opción Ensayar intervalos, pasaremos entonces a
la vista presentación y aparecerá la siguiente ventana:

En la ventana observamos:

• Un reloj blanco , que contará el tiempo que damos a cada


diapositiva individualmente.

• Un reloj azul , que calcula el tiempo total de la presentación.

• Una flecha , al presionarla cambiamos de diapositiva y empieza a contar el


tiempo de la nueva diapositiva.
• El botón de pausa , para parar momentáneamente.

• Una flecha vuelta , que nos permite repetir el intervalo de la diapositiva que
tenemos en pantalla.
Para realizar este tipo de presentación, es importante saber que diapositivas llevan
animaciones y transiciones y cómo se aplican, para poder calcular el tiempo
correctamente, si no lo tenemos claro siempre podemos repetir el intervalo o repetir
toda la presentación si no grabamos los intervalos ensayados.
EJERCICIO 15
Haz una presentación temporalizada con todas las diapositivas que has creado.
10.IMPRIMIR DIAPOSITIVAS
El objetivo final de una presentación no es obtener un documento escrito. Pero,
muchas veces, resulta interesante dar a la audiencia una documentación para ayudar
a nuestra presentación.
Para imprimir las diapositivas lo primero que debemos hacer es configurar la
página, para ello abrimos el menú Archivo y luego seleccionaremos sucesivamente

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Configurar página – Tamaño de diapositiva y Orientación y, finalmente


haremos clic en el botón Aceptar.

Después, volveremos a abrir el menú Archivo seleccionando la opción Imprimir y


luego elegiremos entre las siguientes opciones:
1. Todas, si queremos imprimir todas las diapositivas de la presentación,
2. Diapositiva actual, si se desea imprimir la diapositiva activa,
3. Selección, si lo que queremos es imprimir las diapositivas seleccionadas
previamente,
4. Presentación personalizada, si se desean imprimir únicamente las diapositivas
que forman parte de una presentación personalizada, o
5. Diapositivas, si sólo queremos imprimir algunas diapositivas.
Luego elegimos de la lista desplegable Imprimir, la opción Diapositivas.
Al final, hacemos clic en el botón Aceptar.

EJERCICIO 16
¿Cómo podrías imprimir 3 diapositivas en la misma hoja?

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