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SUBPROCESO PLANIFICACION
SISTEMA COMUN DE INFORMACION
Octubre 2007
PARTICIPANTES
Dra. Marcia Brito
Coordinadora de Planificacin
Hospital Gualaceo
Hospital Guayaquil
Lcda.
Narcisa Gmez
Sr..Salomn Campos
Lcda.Lidia de Alvaro
CAPITULO I
CONSERVACION DE LA HISTORIA CLNICA
CONCEPTOS BSICOS
TABLA DE CONSERVACION
Contiene el tiempo de conservacin del archivo por etapa y tipologa de la unidad de salud.
ARCHIVO ACTIVO
Es un archivo permanente donde se conservan las historias clnicas en forma ordenada y accesible
que se mantiene en un lapso de tiempo de conservacin que permita el uso y consulta frecuente.
ARCHIVO PASIVO
Es un archivo permanente ordenado donde se conservan las historias clnicas de pacientes que no
han acudido al establecimiento de salud durante un periodo determinado.
METODOS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA NICA
Existen cuatro mtodos de conservacin: integral, selectiva o parcial, por resumen, por medios
electrnicos (microfilmacin, automatizacin, scanner).
CONSERVACION INTEGRAL (en su forma original) conservar
Mtodo por el cual las historias clnicas permanecen en el archivo central de los establecimientos
de salud en forma integral independientemente de que este activa o inactiva.
10
15
Hospital de Especialidad
10
15
Hospital General
10
15
10
15
Hospital Bsico
10
Centro de Salud
10
Subcentro de Salud
10
Por ningn motivo, las historias clnicas saldrn de los servicios de atencin ni de la unidad
operativa
5. A todo paciente que requiere atencin de salud, el personal de Estadstica proceder a la
apertura la historia Clnica nica, en su primera visita a la unidad operativa, asignndole un
nmero el mismo que se mantendr permanentemente. La informacin se registrara en
una carpeta individual, claramente numerada y rotulada con los apellidos y nombres del
paciente. En las unidades de salud de menor complejidad que no cuenten con personal de
estadstica la apertura y manejo de las historias lo realizar el personal disponible.
6. Se mantendr el ndice de pacientes para la identificacin numrica de la historia clnica y
datos de filiacin del paciente de los archivos activo y pasivo, se mantendr el ndice de
pacientes.
7. Todos los formularios y documentos adicionales de las atenciones realizadas por el
personal de salud a un paciente se registrarn en conjunto y ordenarn cronolgicamente,
en forma permanente.
8. Toda informacin sobre las atenciones realizadas al paciente mediante la consulta de
fomento y morbilidad, deben ser registradas por el profesional en la historia Clnica de
manera clara, sin abreviaturas y con su respectiva firma.
9. Todos los resultados de los servicios de apoyo de diagnstico y teraputico se archivarn
en la historia Clnica de cada paciente, utilizando los formularios correspondientes.
10. La informacin consignada en la historia clnica es propiedad del establecimiento de salud
y la administracin de la informacin es responsabilidad del departamento de Estadstica y
Registros Mdicos, la cual deber estar protegida de la observacin de personas no
autorizadas.
11. Todo el personal de salud y administrativo que tenga acceso a la informacin de la historia
clnica, est obligado a guardar la confidencialidad de la informacin.
12. Para la atencin de salud o consulta solicitada por el paciente mediante turno, el
estadstico, o el personal responsable, sacar del archivo la historia clnica, clasificar de
acuerdo al servicio y elaborar el registro de control correspondiente.
13. El personal de Estadstica proporcionar las historias clnicas con todos los formularios,
bsicos, solicitadas por los diferentes servicios del establecimiento para la atencin tanto
en consulta externa como en hospitalizacin y emergencia, dependiendo del nivel de
complejidad de la unidad.
14. El personal de Estadstica proceder a ordenar, verificar la integridad de la historia clnica
como identificacin de los formularios, firma de responsabilidad del profesional que brind
la atencin antes de ser archivados.
15. Todos los formularios de la historia clnica que se incluyen posteriormente a su apertura
debern estar correctamente identificados y llenados por el personal profesional de
acuerdo al servicio prestado tanto en consulta externa como en hospitalizacin.
16. Para estudios de investigacin y docencia las historias clnicas sern revisadas dentro del
rea de Estadstica.
ESPACIO ARCHIVO
PASIVO
8m de fondo por 10 de
ancho= 80 m
8m de fondo por 10 de
ancho= 80 m
8m de fondo por 10 de
ancho= 80 m
8m de fondo por 10 de
ancho= 80 m
Hospital Bsico
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
Centro de Salud
Rural
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
Subcentro de Salud
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
4m de fondo por 10 de
ancho= 40 m
TIPO DE HOSPITAL
Hospital de
Especialidades
Hospital de Especialidad
Hospital General
Hospital General Docente
CAPITULO II
FORMULARIO
001
002
003
004
005
Hospital de
Especialidades
Hospital de
Especialidad
Hospital
General
Hospital
General
Docente
Hospital
Bsico
Centro
de
Salud
Urbano
Centro
de
Salud
Rural
Subcentro
de Salud
005
Notas
de
Evolucin
prescripciones
mdicas
(Hospitalizacin)
006
Epicrisis y/o
transferencias
007
Solicitud e
Informe de
Interconsulta
008
Servicio de
Emergencia
009
Solicitud de
Laboratorio
010A
Hematolgico
010B
Bacteriolgico
010C
Qumica
Sangunea
010D
010E
010F
011
Materias Fecales
Orina
Otros Exmenes
012
Solicitud e informe
radiolgico
013
Solicitud e informe
Antomo
Patolgico
014
Recin
nacido
patolgico
015
10
016
Atencin
recin
del
nacido
normal
017
Protocolo
de
operacin
018
Registro de
anestesia
019
Formato de
recuperacin
020
Signos vitales y
otros
021
Notas de
enfermera
022
Administracin de
medicamentos
024
Autorizaciones y
exoneraciones
025
Evolucin
nutricional
027
Control escolar
028
Atencin infantil
preescolar
028-
Atencin infantil
preescolar y
escolar
028-
Atencin infantil
Preescolar y
escolar
028-
Atencin infantil y
preescolar
028-
Atencin escolar
(Curvas mujer)
028-
Atencin escolar
(Curvas hombre)
11
028-1
Atencin escolar y
adolescente
028-2
Atencin escolar y
adolescente mujer
028-3
Atencin escolar y
adolescente
hombre
029
Fisiatra
030
Fisiatra
031
Atencin
del
Se unifican en
la 51
Se unifican en
la 52
embarazo
032
Ginecologa
regulacin
de
fecundidad
032-
Transferencia
ginecolgica
033
Odontologa
037
038
Oftalmologa
Servicio Social
039
Lactancia
040
Neumologa
041
Citologa
042
Registro
crecimiento
uterino*
042-
Semanas
amenorrea
051
Atencin Perinatal
052
de
Atencin de Salud
Reproductiva
01
Atencin
del
AIEPI
nio/nia
de
semana
meses
12
02
Atencin
AIEPI
nio/nia
del
de
meses a 4 aos
SIGLAS:
= PERMANENTE
= ELIMINAR
= NO SE REGISTRA
= FORMULARIOS QUE YA SE HAN ELIMINADO
2. La Hoja 011 para pegar exmenes, se eliminan a excepcin de las que contengan
exmenes de Tuberculosis, Tumores Malignos, Histopatolgicos y VIH-SIDA.
3. El proceso de depuracin se realizar en todas las historias clnicas del archivo activo, a
partir de la vigencia de esta norma las historias clnicas del archivo pasivo que se activen
debern depurarse automticamente.
4. Cualquier otro formato que no corresponda a la historia clnica, se considerar adicional y
no puede reemplazar a los formularios de la historia clnica por tanto deben eliminarse.
13
CAPITULO III
ELIMINACION DE LA HISTORIA CLNICA
CONCEPTOS BSICOS
ELIMINACION
Es la separacin fsica de la historia clnica nica en forma definitiva del archivo pasivo, luego de
haber cumplido su tiempo legal de vida til.
14
CAPITULO III
Apellido materno
Nombres:
15
Nombre de la madre:
Fecha de Nacimiento:
Registrar
Sexo:
No.
De
Cdula
CIUDADANIA:
Procedencia:
Registrar
paciente
el
lugar
de
procedencia
del
Estado:
Datos Primarios.-
Datos Secundarios.-
Nacimiento.
Nombres desconocidos ND
Nombres:
En recin nacido RN
En otros casos N
16
17