LA

MEJOR FORMA DE PREDECIR EL FUTURO ES

CREARLO .

ABRAHAM LINCOLN.

TABLAS, FILTRO AVANZADO Y BASE DE DATOS

COMPETENCIA
FILTRA DATOS UTILIZANDO LAS OPCIONES AVANZADAS
APLICA LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS
CONTENIDO
ORDENAMIENTO Y REORDENAMIENTO.
TABLAS EN EXCEL
FORMULARIOS EN EXCEL
FILTROS (AUTOFLITROS)
FILTROS AVANZADOS
BASE DE DATOS EN EXCEL
SUBTOTALES

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6. ORDENAMIENTO Y REORDENAMIENTO .
6.1. ORDENAMIENTO Y REORDENAMIENTO.
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar
y, desde la pestaa Datos, usar las opciones
de ordenar de la seccin
Ordenar y
filtrar, para que la ordenacin sea ascendente
o
descendente
respectivamente.
Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin.
Esto ordenar todo el conjunto de la fila.

Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.

El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de ordenacin. Al

pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo siguiente donde podemos seleccionar los campos
por los que queremos ordenar.

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En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que
les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A,
columna B, ...).
Ordenar segn Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin. Se puede elegir entre
tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.
Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un
criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
6.2. TABLAS EN EXCEL
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems filas contienen los
datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. De hecho, tambin se denominan listas de
base de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos componer como mximo una
lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque, adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
Ordenar los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos
CREAR UNA TABLA
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
Seleccionar la pestaa Insertar y escoger la opcin Tabla.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos
la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.
Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa
Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la
tabla, podemos teclear directamente los nuevos
valores en ella o bien podemos utilizar un
formulario de datos.
Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo
si la tabla es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).

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REGRESA
6.3. FORMULARIOS EN E XCEL
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que est
activa y pulsar en el icono Formulario
Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, vamos a aadirla a la
Barra de acceso rpido. Para ello, nos dirigiremos al Personalizar la Cinta de opciones, y
pulsaremos Agregar el icono Formulario..., de la seccin de Comandos disponibles
Activamos las opciones de Excel.
Archivo > Opciones > Seleccionan Personalizar cinta de opciones.
1.

Seleccionan Todos los comandos

Creamos un nuevo grupo y le cambiamos el

nombre.
Luego agregamos al grupo

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AL CREAR EL FORMULARIO, DISPONEMOS DE LOS SIGUIENTES BOTONES :

Nuevo: Sirve para introducir un
nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro
que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios
efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al
registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al
siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un
filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro y luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulacin).
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo. Excel se posicionar en un registro
vaco en el que slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar ,
respectivamente.
Despus de aceptar, Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco, por si queremos insertar
varios registros. Una vez agregados los registros, haremos clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l, podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en
Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de nombre Ana.
6.4. USO DE CARACTERES COMODINES: * E ?
Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta
o un filtro.) de comparacin para filtros, as como para buscar y reemplazar contenido.

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Localiza un carcter nico en la misma posicin que el signo de interrogacin.

Localiza cualquier nmero de caracteres a partir de la posicin que ocupa el asterisco.

6.5. FILTROS AUTOMTICOS Y PERSONALIZADOS

En Excel puede utilizarse una lista de datos como una base de datos, cuando se desea realizar
tareas de bsqueda, clasificaciones, etc. Los elementos de la lista para organizar datos son las
columnas y filas.
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que, de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.

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Ubicarse en la celda A1.

Hacer clic en la ficha

, botn

Para un filtrado rpido, haga lo siguiente:

Haga clic en la flecha desplegable de filtro del
encabezado de tabla de la columna que desea filtrar. En
la lista de opciones, desactive la casilla (Seleccionar
todo) de la parte superior de la lista y, a continuacin,
active las casillas de los elementos que desea mostrar en
su tabla.

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Filtrar por texto o nmeros especficos

Haga clic en la flecha desplegable de filtro del encabezado de tabla de la columna que desea
filtrar.
Si la columna tiene nmeros, haga clic en Filtros de nmero. Si la columna tiene entradas de
texto, haga clic en Filtros de texto.
Elija la opcin de filtrado que desee y, a continuacin, introduzca sus condiciones de filtrado

Opciones de Filtrado de Texto o de Nmeros.

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Para filtrar por dos condiciones, introduzca

las condiciones de filtrado en ambos
conjuntos de cuadros y elija Y para que
ambos sean verdadero y O para que
cualquiera de las condiciones sea verdadera.

Ingrese los valores segn se muestra en la grfica, para que slo se muestren los vendedores que
han vendido entre 200 y 650 dlares.

Hacer clic en el botn Aceptar para aplicar

el filtro.

Por ej. Aqu hemos accedido al campo Vendedor

en el cual buscaremos a todos los empleados cuya
primera letra del apellido comienza por P M.

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Filtrar elementos por color

Si ha aplicado diferentes colores de celda o de
fuente o un formato condicional, puede filtrar
por los colores o los iconos que se muestran en
la tabla.
Haga clic en la flecha desplegable de filtro del
encabezado de tabla de la columna que tiene
formato de color o formato condicional
aplicado.
Haga clic en Filtrar por color y, a
continuacin, elija el color de celda, el color
de fuente o el icono por el que desea filtrar.

Los tipos de opciones de color que tendr

dependern de los tipos de formato que haya
aplicado.

REGRESA

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EJERCICIO PRCTICO
Disear la siguiente tabla
Y Rellenar con ms datos
EMPLEADOS
REYNA GAMARRA, JULIA
ARTEAGA URBINA, RAMIRO
GUTIRREZ MORN, CSAR
PALOMINO BUENDA,
ESTHER
VLEZ CONTRERAS, JUAN
TORRES CRUZADO,
MILAGROS
MENESES ASTOS, DORIS
PONCE ZAVALA, CECILIA
MOROCHO BALAREZO,
CHRISTIAN

N de
Hijos
5
2
3

SEXO
F
M
M

FECHA DE
NACIMIENTO
15/10/1976
16/04/1974
27/07/1971

F
M

21/02/1972
21/07/1976

CARABAYLLO
SISTEMAS
COMAS
ADMINISTRACION

4
2

F
M
F

28/12/1976
16/10/1974
13/01/1974

EL AGUSTINO
LIMA
LIMA

MARKETING
SISTEMAS
SISTEMAS

2
3
5

20/07/1977

LA MOLINA

SISTEMAS

DISTRITO
LIMA
ANCON
BARRANCO

AREA
SISTEMAS
ADMINISTRACION
PERSONAL

Los resultados copiarlos en otra hoja.

1. Filtrar todos los que viven en Lima
2. Filtrar los empleados que su apellido inicie con P y viva en Lima
3. Filtrar los empleados laboran en las reas de Sistemas y Marketing.
4. Filtrar los empleados que tienen menos de 3 hijos

REGRESA

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6.6. FILTROS AVANZADOS

Los filtros Avanzados permiten obtener datos especficos de una tabla o lista de datos, a
diferencia de los autofiltros, devuelve el resultado
en donde el usuario especifique y lo
realiza a partir de un criterio.
Para usar los filtros avanzados se debe definir una tabla de criterios externa.
Cuando se usa los autofiltros la lista oculta temporalmente todas las filas que no cumplen con
los criterios especificados.
No se puede realizar filtraciones sucesivas usando el comando Filtro avanzado. Si cambia los
datos en la tabla de criterios y tiene que volver a activar el filtro avanzado.
Para utilizar los filtros avanzados debemos seguir los siguientes pasos:
Debemos establecer un criterio, este llevar el nombre del campo y debajo el criterio veremos
los siguientes ejemplos:
EMPLEADOS

Nombre del Campo

P*

Criterio

Tambin podramos establecer criterio utilizando 2 o ms campos dependiendo de la condicin

SEXO
F

DISTRITO
Lima

Por ejemplo aqu estamos buscando a todos los empleados cuyo sexo es Femenino y que vivan en
el distrito de lima.
N de Hijos
>=3

N de Hijos
<=5

Por ejemplo aqu estamos buscando a todos los empleados cuyo nmero de hijos esta entre 3 y 5
Una vez establecido el o los criterios, debemos posicionar el cursor dentro de nuestra tabla o lista
de datos Luego nos vamos al Pestaa DATOS y activamos la opcin AVANZADAS de la seccin
Ordenar y Filtrar. Aparecer la siguiente ventana.

REGRESA

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1. El Rango de la lista. Es la tabla que contiene toda la informacin.

2. Rango de Criterios. La que contiene los campos de criterio.
3. Copar a. Rango de celdas donde se mostraran los resultados del filtro.
No hacerlo en el mismo lugar de la tabla que contiene la informacin, ya que el
resultado del filtro borrara toda la informacin de la tabla principal.

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EJERCICIO PRCTICO
Disea la siguiente tabla.

Filtrar las asistencias que tuvieran un porcentaje del 70%

Crea el Filtro Avanzado

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Respuesta

Ahora con dos condiciones.

Queremos saber cuntos alumnos tuvieron menos de 70% y ms de 85% de asistencias, en este caso
debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda ms en el rango de criterios

Creacion del rango de Criterios

Respuesta

REGRESA

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