ELABORACION DE DOCUMENTOS

1.

Cdigo
Fecha Edicin
Versin
Vigente hasta

PGC-01
17 Junio 2010
02
Dic-2017

Pgina

1 de 10

OBJETIVO

1.1. Establecer las directrices a seguir para la elaboracin de los diferentes

documentos que hacen parte del Sistema Documental de BERHLAN DE COLOMBIA
2.
ALCANCE: Aplica para los documentos controlados o no controlados y definidos
en este procedimiento y en las reas o proceso descritos.
3.

RESPONSABLES

3.1. Persona que ELABORA el documento: Es quien, debido a su conocimiento

sobre un proceso o actividad especfica, redacta un documento acorde con lo que se va
a realizar.
3.2. Persona que REVISA un documento: Es quien, debido a su conocimiento
sobre un proceso o actividad especfica, realiza la revisin sobre lo escrito, y hace las
correcciones respectivas, en caso de requerirse.
3.3. Persona que APRUEBA un documento: Es quien, debido a su conocimiento
sobre un proceso o actividad especfica, realiza la aprobacin final al documento para
su implementacin.
3.4. Persona que EJECUTA: Son todas las persona que realizan las diferentes
actividades con base a lo descrito en los diferentes documentos y quienes deben ser
conocedores del mismo.
3.5. Personal responsable del Sistema documental: Aquella persona a quien la
Organizacin le delega funciones para implementar, hacer seguimiento y mantener el
sistema documental.
4.

DEFINICIONES

4.1. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados (Salidas).
4.2.

Procedimiento: Forma especfica escrita para realizar una actividad o proceso.

Elabor
Revis
Aprob

Nombre y apellidos
Jaime Len Suaza v
Diana Carolina Herrera
Maribel Valencia

Cargo
D. Tcnica Cosmticos
Control de Calidad
D. Tcnica P. Aseo

Firma

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4.3. Manual:
Documento que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica informacin sobre
objetivos, polticas, atribuciones, organizacin, procedimientos, instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin de una actividad al personal,
teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin
4.4. Programa:
Es un documento que tiene un cronograma de actividades proyectadas en el tiempo
con los responsables de las mismas. Los programas pueden disearse en medio fsico
o electrnico
4.5. Instructivo: Documento que especifica la manera de realizar una actividad, una
tarea, una prueba de laboratorio o una combinacin de ellos.
4.6. Formato: Documento o Plantilla para registrar datos. Este se convierte en
REGISTRO cuando se ejecuta la operacin sobre el formato
4.7. Documento Controlado: Es el documento interno que no puede ser reproducido
sin autorizacin del responsable del Sistema Documental.
4.8. Copia No Controlada: Es la copia de un documento que solo posee carcter
informativo y no est sujeta a actualizaciones. Solamente se distribuye con autorizacin
de Aseguramiento de Calidad
4.9. Revisin documental: Accin donde evala si el contenido de un documento
corresponde con la realidad y cumple con los requisitos establecidos.
4.10. Aprobacin: Accin mediante la cual se evala que el contenido de un
documento contemple lo que debe realizarse para alcanzar los objetivos propuestos y
este acorde con las polticas de la empresa o cumplimiento de especificaciones.
4.11. Listado maestro de documentos: es un formato que relaciona todos los
documentos establecidos que apoyan el control y la operacin de los procesos
garantizando su actualizacin, disponibilidad y su uso.
4.12. Distribucin: Accin mediante la cual se entrega un documento vigente a los
usuarios
4.13. Cdigo del documento: es una combinacin alfanumrica que identifica a un
documento y este define el rea al cual pertenece el documento.

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5.

PROCEDIMIENTO

5.1.

Edicin (Aspectos de Forma)

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Redaccin
Realizar la redaccin de los documentos de manera clara y coherente, usando un
mismo trmino o nombre para referirse a un proceso o actividad, no usar jergas o
extranjerismos; redactar los documentos en espaol con los verbos en infinitivo.
5.2.

Presentacin

Elaborar e imprimir en papel blanco, tamao carta (21.5 x 27.9 cm), preferiblemente
bond blanco de 75 gramos.(21.6 cm x 33 cm).
Color de la tinta: preferiblemente negro
Tipo de letra: Escribir los documentos en letra legible, Arial
Espacios mnimos: Utilizar preferiblemente espacios sencillos entre ttulos, subttulos
y prrafos, buscando una fcil lectura del documento. Evitar los dobles espacios de
ser posible.
Mrgenes:

Superior: 2.5 cm.

Margen inferior: 2.0 cm.
Margen derecha: 2.5 cm.
Margen izquierda: 2.5 cm.
Encabezado: 1.0 cm.
Pie de pgina: 1.0 cm

NOTA: Los Formatos o planos no

presentacin
5.3.

necesariamente deben

Diseo :Encabezado

Encabezado de los diferentes documentos es el siguiente:

cumplir con esta

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En la parte superior derecha va el logo (a color o blanco y negro), al centro se

escribe en ARIAL 12 el NOMBRE DEL DOCUMENTO.
En el lado izquierdo, con letra ARIAL 10, se escribe:
Cdigo: Letras de acuerdo al proceso definido seguido de un nmero
consecutivo que inicia en 01
Fecha de Edicin (elaboracin o modificacion) con da/ mes / ao
Versin: Numero consecutivo que hace referencia al nmero de actualizaciones
a los que han sido sometidos los procedimientos de origen interno, si se trata de
un procedimiento nuevo se inicia con la VERSION 01.
Vigente hasta: Para todos los documentos es de tres aos (3) a partir de la
fecha de elaboracin, revisin o actualizacin
Pgina: Enumerar cada pgina y el total de ellas en cada hoja, As: Para un
documento de 6 pginas: 1 de 6, 2 de 6, 6 de 6.
NOTA: Para los formatos solo se coloca el Cdigo y la versin

5.4.

Diseo : Pie de Pgina

El pie de Pgina de los diferentes documentos es el siguiente

En la parte inferior, y slo en la primera pgina (en letra ARIAL 10) del documento
se escribe el nombre, cargo y firma de quien ELABORE, REVISE y APRUEBE
cada documento.
Los diferentes documentos son ELABORADOS por cualquier persona que conozca
ampliamente el proceso a realizar. Son REVISADOS por jefe inmediato
(preferiblemente), Gestin de Calidad y APROBADOS por los Directores o la
Gerencia.

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5.5.
Numeracin de los documentos :La numeracin de los documentos se
realiza as:

1
1.1
Vieta 1
Vietas 2
En el caso de notas, stas se redactan sin numeracin y con arial 10
negrilla. Se escribe la palabra NOTA mayscula.
5.6.

Tipos de Documentos
Manual
Programa
Procedimiento
Instructivo
Formato

M
R
P
I

Caracterizacin de Proceso

*EL FORMATO se identifica con el Cdigo del documento al cual pertenece, seguido
de letra F- y el consecutivo correspondiente: F-01, F-02. Todos los formatos estn
ligados a un documento.
5.7.

Contenido Bsico de los documentos

Manual: Los manuales no necesitan ceirse a un modelo estndar pues al contener

informacin estratgica de la organizacin gracias a que su fin principal no es
describir actividades, procesos, procedimientos o metodologas de forma secuencial.
Estos pueden elaborarse de una forma ms amplia, conservando la estructura
general de mrgenes, letra, funciones de elaboracin, revisin y aprobacin, entre
otras.
Programa: Los programas se escriben con la siguiente informacin :
Objetivo
Alcance
Responsables
Cronogramas (si aplica)
Procedimiento: Los procedimientos se escriben con la siguiente informacin

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Objetivo
Alcance
Responsables
Definiciones
Procedimiento
Anexos
Registros Generados
Control de Cambios

Instructivo::Los instructivos se escriben con la siguiente informacin:

Alcance
Instrucciones
Registros- Anexos, si aplica
Formato: Estos no tienen ningn modelo definido, pero todos los campos se llenan
al registrar la informacin.
Caracterizacin de Proceso:
Es un documento que describe las actividades macro de los procesos de BERLHAN de
Colombia S.A.S, cuya secuencia e interaccin ha sido identificada en el mapa de
procesos de la empresa, incluido en el Manual de Calidad.
5.8. Codificacin con base en los Procesos o Gestin :Los diferentes documentos
se codifican de la siguiente forma :
PROCESOS ESTRATEGICOS

CODIGO

GESTION ADMINISTRATIVA (GERENCIA)

GE

GESTION DE CALIDAD(Aseguramiento de Calidad)

GC

PROCESOS MISIONALES
COMPRAS

CO

LOGISTICA

LO

PRODUCCION

PP

PROCESOS DE APOYO
MANTENIMIENTO

MT

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CONTROL DE CALIDAD

CC

GESTION HUMANA

GH

PUBLICIDAD

PU

GESTION DOCUMENTAL
EVALUACION Y SEGUIMIENTO

GD
ES

5.9.

Codificacin de los documentos :Los diferentes documentos se codifican utilizando

las letras del tipo de documento combinadas con las letras del cada procesos y un consecutivo
que inicia en 01, as :
DOCUMENTO

CODIGO

Manual de Gestin de Calidad:

MGC-01

Procedimiento de Compras

PCO-01

Instructivo de Control de Calidad

ICC-01

Programa de Gestin Humana

RGH-01

Caracterizacin de proceso de publicidad

CPU-01

Formato de Mantenimiento

PMT-F 01

Ver listado de Cdigos en PGC-01 F-02.

5.10. Forma de escribir Fechas y horas en los documento
DIA: Escribir el da con uno (1) dos (2) dgitos: 1- 01, 9, 09
MES: Escribir el mes con dos (2) dgitos o abreviado con tres (3) letras:01, ENE,
05(MAY).
AO : El ao se escribe con dos (2) o cuatro (4) dgitos : 15, 2015
Ejemplo:

Da - Mes - Ao

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25 - 07
25 - jul

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2014
15

Expresar la hora en formato 12 horas, para expresar los minutos se separa la horas
por dos puntos (:)o coma (,)
Ejemplo:

Las 8 y media de la maana ser: 8:30 am, u 8,30 am

Las 7 y cuarto de la noche: 7:15 pm o 7,15pm

5.11. Correcciones
En los documentos no se permiten tachones, ni enmendaduras; slo correcciones.
Diligenciar el formato solicitud de cambios o modificacin de documentos PGC 01-F
03 y entregarlo al responsable de la gestin documental.
Para corregir, colocar una lnea horizontal sobre el texto que se modifica.
Actualizar la informacin en el encabezado del documento y gestionar las firmas de
revisin y aprobacin.
Registrar el cambio en el listado maestro de documentos, socializar las
modificaciones con las partes que intervienen en el proceso y registrar la evidencia
de la divulgacin en el formato PGC 01-F 01, Divulgacin de Documentos. En este
momento se inicia la vigencia del documento.

Recursos:
Para elaboracin y distribucin de este procedimiento se requiere de papel e impresora.
Para la divulgacin se requiere copias y espacio para dar la capacitacin respectiva,

6.

Anexos: Este procedimiento no contiene anexos.

7.

Registros Generados :

7.1.

Formato de Divulgacin de Documentos PGC 01-F 01.

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7.2.

Listado de Cdigos PGC-01 F-02.

8.

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de Revisin

Cambio

Cdigo
Fecha Edicin
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Aprobado por

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Diciembre 2014

Se modifica a Versin 2
Se incluye vigencia
Se implementa nueva codificacin de los
documentos
Se Implementa nuevo formato

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D. Tcnica.