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Director:
JAIME VALENCIA ARIAS
Ingeniero Industrial Magister en Administracin
Nota de aceptacin:
HERNAN OCAMPO
________________________________
Jurado
AGRADECIMIENTOS
El presente proyecto en el cual directa o indirectamente participaron varias
personas leyendo, opinando, corrigindome y dndome nimo para continuar con
el fin de realizar mis mejores esfuerzos y dedicaciones a este, les agradezco su
colaboracin.
Quiero de antemano agradecerle a Dios por darme las fuerzas necesarias en los
momentos en que ms las necesite, estando ah conmigo siempre.
Agradezco a mis padres porque detrs de este logro estn ellos, quienes han sido
mi apoyo, me han dado confianza y cario y por haberme dado la gran
oportunidad de hacer realidad mi sueo como profesional, alentndome da a da
a hacer lo que quiero y ser como soy.
As mismo resalto el gran apoyo que recib de parte del Director de trabajo de
grado Jaime Valencia, por su incondicional apoyo y su humildad al compartirme
sus conocimientos y enseanzas.
A la Universidad Autnoma de Occidente le estar eternamente agradecido, por
haberme brindado todos los medios para que mi proceso de aprendizaje fuera el
mejor, tanto por su planta fsica y su excelente planta docente. A partir de la cual
obtuve mi formacin como profesional.
CONTENIDO
pg.
RESUMEN
18
INTRODUCCIN
19
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20
21
22
2. JUSTIFICACIN
23
3. OBJETIVOS
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25
25
4. ANTECEDENTES
26
5. MARCO DE REFERENCIA.
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40
41
41
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42
42
43
45
46
46
46
46
5.7.2. Calidad
46
47
47
48
48
48
7
48
49
49
6. METODOLOGIA
50
50
50
50
51
51
51
51
7. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
53
53
7.2. DEDICACIN
54
54
55
7.5. VALORES
55
56
56
56
59
59
60
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62
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8.2.2. Observaciones.
66
8.2.3. Recomendaciones.
67
68
68
70
72
72
73
73
74
75
9. MAPA DE PROCESOS.
76
76
77
78
78
79
9.2.1. Vulnerable.
82
9.2.2. Indefenso.
82
9.2.3. Recomendaciones.
83
84
84
86
86
86
87
88
89
90
90
93
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10
100
101
102
107
108
114
120
127
128
136
11. CONCLUSIONES
148
12. RECOMENDACIONES
150
13. BIBLIOGRAFIA.
152
14. ANEXOS
156
11
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Diagnstico enfocado al SGC.
63
66
68
69
70
73
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75
81
85
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95
96
97
99
100
132
136
138
140
142
144
13
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1.Crculo de Deming o crculo de Gabo.
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39
44
54
57
58
58
59
61
72
77
82
103
108
133
134
135
135
14
LISTA DE FORMATOS
Pg.
Formato 1. Caracterizacin de gestin de compras.
110
112
114
117
121
123
125
127
129
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141
143
145
15
16
147
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A. Encuesta de percepcin de los empleados de la
Empresa PLASTICOS JAMI LTDA.
156
158
160
17
RESUMEN
Este proyecto se basa en la aplicacin de propuestas de mejora, en donde, se
inicia con un diagnostico pormenorizado sobre el estado actual de la empresa
basado en Sistemas de Gestin de Calidad, en este, se detecta que la empresa
presenta un estancamiento en cuanto al crecimiento de las ventas se refiere.
Dicho estancamiento se produce principalmente por su desorden administrativo,
su falta de controles y en trminos generales por su falta de metas, originado
igualmente por el hecho de que al ser una empresa de tipo familiar sus socios no
han conseguido unificar criterios, presentndose una sobrecarga laboral en
algunos casos y en otros poca carga.
Para la deteccin de los problemas se emple observacin directa y aplicacin de
encuestas a los empleados para determinar el ambiente laboral, toda vez que,
como lo manda los sistemas de gestin de calidad, el empleado hace parte
fundamental para la aplicacin de los planes de accin. En este aspecto se
encuentra una empresa altamente estable en cuanto a la rotacin de personal se
refiere, con empleados comprometidos con su desarrollo, obtenindose una
cultura organizacional basada en confianza y estabilidad laboral , lo que la hace
sumamente atractiva y abierta a las sugerencias propuestas en este proyecto.
Una vez realizado este trabajo se procedi a establecer los procesos actuales de
la empresa, basados en la observacin directa y en entrevistas a la gerencia y los
dems empleados; los procesos no estaban documentados ni claramente
establecidos por lo que la labor realizada se hizo bastante compleja.
Con este anlisis se hizo una propuesta de un mapa de procesos en donde se
refleja, en forma estructurada las actividades desarrolladas por la empresa. A
continuacin y a modo de ejemplo se caracterizaron los procesos de Compras de
materia prima y Fabricacin de producto, estableciendo sus objetivos, actividades
y responsabilidades.
Una vez realizado esto se estableci la matriz de vulnerabilidades para determinar
la situacin de la empresa frente a las amenazas presentadas. De all se procedi
a establecer las estrategias y objetivos tendientes a contrarrestar las amenazas,
para finalmente dejar planteados los correspondientes planes de accin.
Palabra Claves: Diagnostico, calidad, estrategia y cumplimiento.
18
INTRODUCCIN
La administracin representa no slo el gobierno sino tambin todas aquellas
actividades que se relacionan con la planeacin, direccin, organizacin y control
empresarial, basados en el crculo Deming. Actualmente el tema de la Calidad
est muy en boga, pero ste ha sufrido cambios, sobre todo en su
conceptualizacin. Hoy en da las empresas ms que dedicarse a slo obtener
ganancias econmicas, hace un estudio sobre las necesidades de los clientes,
para satisfacer sus demandas, ya no se trata de vender por vender. As mismo y
en ese orden de ideas la tendencia muestra que es igualmente necesario tener en
cuenta a los proveedores en un negocio de gana gana, pero as mismo es
importante para establecer las polticas de calidad, contar con personal
comprometido con su ejecucin.
Todo esto responde a la necesidad de establecer sistemas de control de calidad
en donde permanentemente se estn planificando, implementando, monitoreando
y replanteando estrategias que permitan el desarrollo de la empresa con el fin de
satisfacer las necesidades del cliente.
La aplicacin de normas internacionales, especficamente las normas ISO
9001:2008, dan a la empresa y por ende a los clientes seguridad en la calidad de
los productos y servicios ofrecidos. Esto es sumamente importante debido a la
apertura de los mercados internacionales y ms especficamente al momento en
que se encuentra la economa colombiana; es por esto imprescindible que las
empresas adopten estrategias para la mejora continua en aras de volverse ms
competitivos, basados en el concepto de calidad y a un menor costo.
PLSTICOS JAMI & CA LTDA., consciente de esa necesidad se ha encaminado
a la consecucin de la calidad de su producto, siendo este trabajo una exposicin
del diagnstico de la situacin actual de la organizacin y de las actividades que
se deben desarrollar para alcanzar la certificacin de su Sistema de Gestin de la
calidad de acuerdo a algunos captulos, donde figuran los requisitos exigidos por
la norma NTC ISO 9001:2008 y como ltima instancia u objetivo final del proceso
que inicia con este proyecto,.
Dentro del marco normativo de la Universidad Autnoma de Occidente se
presenta este proyecto que busca analizar la gestin de una empresa familiar
ubicada en la ciudad de Cali, PLASTICOS JAMI & CA LTDA, dedicada al diseo,
elaboracin y comercializacin de artculos plsticos de calidad.
19
20
La mejor manera de lograr una ventaja competitiva entre las empresas del sector
es ofrecer productos y/o servicios que satisfagan las necesidades y expectativas
de los clientes. La empresa PLASTICOS JAMI & CIA LTDA es una empresa que
tiene aproximadamente 20 aos de fundada y, debido a su estructura actual, las
ventas han sido constantes sin reportar un crecimiento significativo. A puertas de
un TLC se hace necesario que las empresas optimicen sus procesos para ampliar
su mercado, algo que no est ocurriendo en la empresa. Todo esto motiva y obliga
a PLASTICOS JAMI & CIA LTDA a generar un valor agregado a la compaa, que
incline el mercado a su favor.
Para lograr esto, es necesario estar orientado hacia el concepto de calidad, es
decir que tanto los procesos administrativos y operativos mejoren la calidad en
todos los niveles jerrquicos de la empresa.
Este concepto de calidad se rige por la aplicacin de una serie de normas
internacionales que tienen por objetivo asegurar la calidad en la organizacin en
cuanto a los procesos se refiere, tendientes a certificar que los productos o
servicios prestados por la empresa que las aplica sean ptimos, de acuerdo con
las necesidades y requisitos del cliente y as sea ms fcil la incursin en nuevos
mercados.
Este es el sentir de la alta gerencia de la empresa PLASTICOS JAMI, es decir, al
realizar un diagnstico y unas propuestas de mejoramiento que posteriormente
sean aplicadas, permitan implementar un Sistema de Gestin de Calidad, bajo la
norma ISO 9001 versin 2008, para que la empresa sea ms competitiva y ample
su mercado.
1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA.
A partir de lo anterior se hace necesario indagar acerca de cules son los
elementos necesarios para elaborar un diagnstico que permita conocer la
situacin actual de la empresa PLASTICOS JAMI & CA y plantear propuestas de
mejora basadas en ISO 9001 versin 2008, que sirvan como base para la
implementacin de un sistema de gestin de la calidad?
21
22
2. JUSTIFICACION
Los tratados de libre comercio (TLC) que actualmente el pas est suscribiendo
con otros pases posibilitan la llegada de productos que entrarn a competir en
forma directa con los producidos por las empresas Nacionales, esto lleva a
plantear la necesidad de ofrecer productos competitivos que satisfagan las
necesidades del cliente, con precios competitivos que generan valor agregado
para la organizacin.
Para lograr esto es importante que se implemente el concepto de Calidad, el cual
es abordado por diversas normas como la ISO 9001:2008, que determina las
pautas que se deben tener para el desarrollo de un proceso de Gestin de la
Calidad, con el fin de certificar sus productos. Una empresa debidamente
certificada facilita una expansin de su mercado potencial al brindar productos y/o
servicios basados en la calidad.
En este caso la empresa PLASTICOS JAMI & CIA LTDA ha decidido entrar en un
proceso de certificacin para obtener mayores ventajas competitivas en el
mercado nacional e internacional, a travs de una mejor calidad de su producto.
Sin embargo, al ser una empresa familiar no tienen definidos los procesos y por lo
tanto no hay ningn tipo de documentacin.
Si la empresa no aborda el concepto de calidad, ni define e implementa sus
procesos para lograr una verdadera organizacin de tipo administrativo, con el
tiempo puede llegar a perder las ventajas competitivas que actualmente presenta,
vindose avocada a perder cada vez ms clientes e incluso llegar a desaparecer,
ante ofertas de productos certificados que pueden llegar del exterior.
As mismo al desarrollar el presente proyecto la empresa tendr una base para la
implementacin de su sistema de gestin de calidad el cual posibilite alcanzar las
metas propuestas en su nivel de vida organizacional.
A nivel institucional, el desarrollo de trabajos como el planteado permite destacar
la labor de estudiantes que se suman a un tema de gran importancia como lo es la
implementacin de procesos de calidad como factor para incrementar la
competitividad de las empresas nacionales. La asesora en el desarrollo de la
presente investigacin resultar beneficiosa si se obtienen resultados notorios en
el desempeo de los procesos de una empresa vallecaucana como la propuesta,
23
24
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL.
Elaborar un diagnstico que permita conocer la situacin actual de la empresa
PLASTICOS JAMI & CA y plantear propuestas de mejora basadas en ISO 9001
versin 2008, que sirvan como base para la implementacin de un sistema de
gestin de la calidad.
3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.
25
4. ANTECEDENTES
A partir de la revisin bibliogrfica fue posible encontrar algunas publicaciones
donde se plantean hiptesis enfocadas a determinar caractersticas puntuales
para iniciar la implementacin de diagnsticos en empresas del sector industrial
diferentes al plstico. A continuacin se listan los estudios ms relevantes.
El DIAGNSTICO PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD ISO 9001:2000 AL INTERIOR DE LA EMPRESA MADERAS DE
YUMBO LTDA. (2008)1, Tesis de grado del programa de Administracin de
Empresas de la Pontificia Universidad Javeriana de Bogot. Esta investigacin
muestra como la empresa MADERAS DE YUMBO LTDA reconoce la importancia
de generar un valor agregado a su producto, que incline el mercado a su favor.
Se plantea que el aspecto clave es ofrecer productos y/o servicios suficientemente
eficaces en la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes,
ofreciendo tambin precios competitivos, con el fin de que los clientes consuman
indiferentemente cualquiera de los productos de la empresa. Se plantea que para
lograr esto es necesaria la adopcin de herramientas basadas en la Calidad.
En el proyecto se implementa un Sistema de Gestin de Calidad bajo la norma
ISO 9001 versin 2000, vindose de esta manera motivada y obligada a realizar
estudios de mercado y posteriormente a utilizar un proceso constante de mejora
continua de la calidad, buscando dar una plena satisfaccin a sus clientes,
aplicndolo en todos los procesos operativos, administrativos y gerenciales, con el
fin de volverse mucho ms competitiva a nivel latinoamericano en aras de la
llegada del TLC.
Por otra parte, el DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BASADO
EN LA NORMA ISO 9001 VERSIN 2000 PARA LA EMPRESA CALZECOL S.A.
(2007)2, tesis de grado del programa de Ingeniera Industrial de la Pontificia
1
26
VALENCIA PARRA, Yesid. Documentacin para la gestin de la norma ISO 9001 versin 2008, de
la empresa CLIMATIZAR INGTERMEC LTDA. [En Lnea]. Tesis de grado Ingeniera Industrial.
Pereira: Universidad Tecnolgica de Pereira. Facultad de Ingeniera Industrial. 2010. [Consultado
el 08/02/2012]. Disponible en:
http://recursosbiblioteca.utp.edu.co/tesisdigitales/texto/658562V152d.pdf. 57 p.
4
CASTAO CUARTAS, Carlos Andrs. Documentacin y actualizacin del sistema de gestin de
calidad norma ISO 9001:2000 Y GP 1000:2004 en el CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR
DE RISARALDA S.A. [En Lnea]. Tesis de grado Ingeniera Industrial. Pereira: Universidad
Tecnolgica de Pereira. Facultad de Ingeniera Industrial. 2008. [Consultado el 08/02/2012].
Disponible en:
http://recursosbiblioteca.utp.edu.co/tesisdigitales/texto/658562C268.pdf . 20 p.
27
28
RODRIGUEZ Roncancio Eliana. Diseo e implementacin del plan de mejoramiento en las reas:
administrativa, produccin, mercadeo, contable y financiera para las microempresas: clnica de
ropa Leonor, confecciones las maras y comidas rpidas la 26. [En lnea]. Trabajo de grado del
Diplomado Pasanta convenio Fundacin Carvajal. Santiago de Cali: Universidad Autnoma de
Occidente. Facultad de Ciencias econmicas y administrativas. Programa de Administracin de
empresas.
2009.
[Consultado
el
08/09/2012].
Disponible
en:
http://bdigital.uao.edu.co/bitstream/10614/483/1/T0003167.pdf
29
5. MARCO DE REFERENCIA
Las empresas bien dirigidas tienden a sobrevivir y crecer, donde crecimiento
significa un aumento de tamao y de complejidad; as mismo necesitan ser
administradas para tener xito en su gestin. Sin embargo, a medida que crecen,
su administracin se hace ms complicada; por esta razn se han desarrollado
teoras que conceptualizan acerca de los sistemas de gestin de la calidad y que,
enlazadas a las normas ISO, permiten a las organizaciones estandarizar sus
procesos, para agregarles valor y volverlas ms competitivas.
A continuacin se presentan las teoras que soportan esta investigacin.
5.1. EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
Hablar de un sistema de calidad implica tener en cuenta el desarrollo
organizacional de la empresa. La mayora de los autores coinciden con las
mismas definiciones sobre el Desarrollo Organizacional (D.O.); por ejemplo
Pariente8 cita a modo de ejemplo a Bennis, quin lo define como una respuesta al
cambio, mediante una estrategia cuyo fin es modificar las creencias, actitudes,
valores y estructura de las organizaciones para que se adapten de la mejor
manera posible a las nuevas tendencias, mercados, retos y en fin al cambio
mismo.
El mismo autor9 resalta la opinin de Huse, segn el cual el desarrollo
organizacional es una disciplina orientada al uso del conocimiento de las ciencias
de las conductas, con nimo de ajustarse rpidamente al cambio.
Es as como el desarrollo organizacional viene determinado por aquellas prcticas
que se realizan con el fin de estar preparados al cambio, siendo esto uno de los
objetivos de la empresa en donde se va a realizar el estudio segn la alta
gerencia.
PARIENTE Jos Luis. Desarrollo Organizacional. [en Lnea]. En Teora de las Organizaciones.
Unidad 5. Organizacin editora tcnica. 1998. [Consultado el 18 de diciembre de 2011]. Disponible
en: Internet:http://academia.uat.edu.mx/pariente/Articulos/Administracion/Pariente_DO.pdf
9
Ibd. PARIENTE.
30
10
Ibd.Disponible en Internet:
http://academia.uat.edu.mx/pariente/Articulos/Administracion/Pariente_DO.pdf
31
32
14
33
Hacer que tenga una mayor innovacin y/o mejoramiento de los procesos,
proponiendo una mayor satisfaccin a sus compradores (cliente externo) y
estableciendo una mejor relacin con el proveedor, con lo que se pude llegar a
garantizar una mayor adaptabilidad al medio y su cambio.
CROSBY Philip B. La calidad como filosofa de gestin. Febrero de 2009. Consultado el mayo 31
de 2013. Disponible en http://www.pablogiugni.com.ar/httpwwwpablogiugnicomarp106.
16
DIAZ CHACON, Karol Adriana. Implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad en la
unidad regional de postgrado, UNEXPO, vicerrectorado Puerto Ordaz. [En Lnea]. Trabajo de grado
Ingeniera Industrial. Ciudad Guayana: Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos
de Sucre. Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniera Industrial. 2010. [Consultado
el marzo 15 de 2012]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/implementacionsistema-gestion-calidad-postgrado-unexpo/implementacion-sistema-gestion-calidad-postgradounexpo.pdf
34
17
Fsico, ingeniero y estadstico estadounidense, a veces conocido como el padre del Control
Estadstico de la Calidad.
18
19
20
Desde la dcada de 1950 en adelante Taguchi desarroll una metodologa para la aplicacin
de estadsticas para mejorar la calidad de los productos manufacturados.
35
Aos 80: Phil Crosby22 propuso los 14 puntos de la gestin de la calidad, y las
cuatro calidades absolutas (definicin de calidad, sistema de calidad, cero
defectos, y medicin de la calidad).
Aos 90: Se contina con los avances en el campo de la calidad, como por
ejemplo, el modelo Europeo de la calidad (EFQM).
36
24
26
37
27
ZARATIEGUI, Jos Ramn La gestin por procesos: su gestin e importancia para la empresa.
[En lnea]. Economa industrial, ISSN 0422-2784, N 330, 1999. [Consultado el 15 de marzo de
2012] Pp 81 88. Disponible en
http://www.minetur.gob.es/Publicaciones/Publicacionesperiodicas/EconomiaIndustrial/RevistaEcon
omiaIndustrial/330/12jrza.pdf
38
29
39
31
40
32
SERNA Gmez, Humberto. Gerencia Estratgica. 3R editores. Novena edicin. 2003. Bogot..
Pp 29
33
YAEZ, Carlo M. Sistema de gestin de calidad en base a la norma ISO 9001. [en Lnea]
Internacional eventos. rea de Gestin. Dic de 2008. Consultado el 28 de enero de 2012.
Disponible en: http://www.internacionaleventos.com/Articulos/ArticuloISO.pdf
41
34
Ibid YAEZ.
35
Ibid YAEZ.
42
Seccin 4. Requisitos del sistema. Identifica los requisitos tiles del Sistema de
Gestin de Calidad.
36
43
Fuente Yez37.
37
Op Cit. YAEZ. Sistema de gestin de calidad en base a la norma ISO 9001. Disponible en:
http://www.internacionaleventos.com/Articulos/ArticuloISO.pdf
44
5.6.5. Implantacin de un SGC con los requisitos ISO 9001. De acuerdo con
Yez38 bsicamente se deben seguir seis pasos:
1. Informacin. Inicialmente se debe tener conocimiento sobre la norma ISO 9000
e ISO 9001 para su implementacin en la empresa.
2. Planificacin. En este paso se debe hacer una comparacin del sistema de
gestin actualmente implementado, con los requerimientos de la norma ISO
9001, haciendo un perfil y diseando un programa del plan de implementacin.
3. Desarrollo. Se deben desarrollar los procedimientos requeridos por el sistema,
documentando apropiadamente el SGC, desarrollando el Manual de Calidad
correspondiente.
4. Capacitacin. Se debe capacitar a todos los empleados para trabajar y cumplir
con la norma ISO 9001 de acuerdo con los requerimientos del sistema
implantado.
5. Auditora interna. Es necesario demostrar que el sistema es eficaz, para lo cual
se debe comparar el SGC con los requerimientos de la norma ISO 9001 a
travs de auditorias internas. Para desarrollar esta etapa se debe formar y
capacitar un equipo de auditora interna.
6. Auditora de registro. Esta etapa la debe ejecutar una auditora externa para lo
cual se debe contratar un auditor de registro, con lo cual, una vez realizada, el
registro quedar completo.
Despus de ejecutar estos pasos la empresa puede solicitar la certificacin del
Sistema de Gestin de la Calidad a una empresa certificada39.
38
Ibid. YAEZ.
Op Cit. YAEZ. Disponible en: http://www.internacionaleventos.com/Articulos/ArticuloISO.pdf
39
45
5.6.6. La norma ISO 9000:2000. Para Zuta y Wiese40 sta es una introduccin a
las normas principales y se constituye en elemento clave de las nuevas series
principales de normas sobre sistemas de Gestin de la Calidad, porque facilita el
entendimiento y uso de las otras tres normas, proporcionando una base de los
fundamentos y puntos de referencia para comprender la terminologa.
5.6.7. La norma ISO 9001:2000. Las autoras41 tambin sealan los requisitos
para un sistema de gestin de la calidad que pueden ser utilizados por una
organizacin para aumentar la satisfaccin de sus clientes, al satisfacer los
requisitos establecidos por l y por las disposiciones legales obligatorias que sean
aplicables. As mismo, puede ser utilizada internamente o por un tercero,
incluyendo a organismos de certificacin, para evaluar la capacidad de la
organizacin para satisfacer los requisitos del cliente, los obligatorios y los de la
propia organizacin.
5.7. MARCO CONCEPTUAL
A continuacin se presentan los conceptos claves que servirn de base para el
desarrollo de esta investigacin.
5.7.1. Aseguramiento de calidad. Es el conjunto de acciones planificadas y
sistemticas implantadas dentro del Sistema de la Calidad, para proporcionar la
confianza adecuada de que una entidad cumplir los requisitos para la calidad.
5.7.2. Calidad. En este proyecto se toma como calidad al conjunto de
caractersticas de una entidad que le confiere la aptitud para satisfacer las
necesidades establecidas y las implcitas, basado en los conceptos presentados
en Parra42.
40
ZUTA, Mara Imilse y WIESE Ana Mara. Una MYPE con Calidad. Gua para entender y evaluar
un sistema de gestin de la calidad.[En Lnea]. Per: Proyecto USAID/PERU/MYPE
COMPETITIVA. 2009. [Consultado el 15 de marzo de 2012] Disponible en
http://www.crecemype.pe/portal/images/stories/files/MYPE_CALIDAD.pdf . P 32
41
Ibid ZUTA
PARRA, Carlos Mario; VILLA,Vctor Manuely RESTREPO,Jos William. Gestin de la calidad con
el modelo EFMQ en 10 pymes metalmecnicas de Medelln. [En lnea]. Medelln. Escuela de
Ingeniera de Antioquia, Medelln (Colombia). Revista EIA. ISSN 1794-1237 Nmero 11, p. 9-19.
Julio
2009.
[Consultado
el
15
de
marzo
de
2012].
Disponible
en:
http://revista.eia.edu.co/articulos11/EIA%2011%20(9-19).pdf p10
42
46
IGLESIAS, Daniel Humberto. Cadenas de valor como estrategia. [En lnea]. Documento de
trabajo. Febrero de 2002. [Consultado el Marzo 15 de 2012]. Disponible en: www.coseganet.com.ar
45
47
En relacin con los vnculos con los clientes stos deben ser tan importantes como
las relaciones con los proveedores.
Finalmente, los vnculos entre procesos en la cadena de valor de la compaa
estn basados en el hecho que las actividades de valor de una empresa no son
independientes, sino interdependientes.
5.7.5. Control de Calidad. Segn Parra46 y en este proyecto el control de la
calidad incluye aquellas tcnicas y actividades de carcter operativo utilizadas
para cumplir los requisitos de la Calidad.
5.7.6. European Foundation for Quality Management (EFQM): En Parra47 se
define la Fundacin Europea para la Gestin de Calidad es una organizacin sin
nimo de lucro formada por organizaciones o empresas miembros y creada en
1988 por catorce importantes empresas europeas. Su misin es ser la fuerza que
impulsa la excelencia en las organizaciones europeas de manera sostenida.
5.7.7. Gestin de calidad. Para Parra48 es el conjunto de actividades de la
funcin general de la direccin que determinan la poltica de la calidad, los
objetivos, las responsabilidades, y se implantan por medios tales como la
planificacin de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y
la mejora de la calidad dentro del marco del sistema de calidad.
5.7.8. Modelo de Gestin de Calidad. Segn Anthony49 un modelo de Gestin
de Calidad es un referente permanente, donde se convierte en un instrumento
eficaz en el proceso de mejora de productos y servicios que toda organizacin
ofrece. El modelo favorece la comprensin de las dimensiones ms relevantes de
una organizacin, as como establece criterios de comparacin con otras
organizaciones y el intercambio de experiencias.
46
Op. Cit. PARRA. Gestin de la calidad con el modelo EFMQ en 10 pymes metalmecnicas de
Medelln.
47
Ibid. PARRA.
49
48
50
49
6. METODOLOGIA
La metodologa describe los pasos que se efectuaron para el desarrollo del
proyecto, tambin describe el diseo del mismo y la forma en cmo se
recolectaron los datos.
6.1. TIPO DE INVESTIGACIN.
Este estudio es de tipo descriptivo correlacional de carcter cuantitativo. Es de tipo
descriptivo porque se realiz midiendo y observando los problemas generales que
se presentan en la empresa, sus fortalezas y debilidades, identificando los
diferentes procesos, indicadores de gestin, planes de accin, procedimientos,
cuantificacin de metas, su direccionamiento estratgico, entre otros.
Es de tipo correlacional cuantitativo porque una vez establecidas las variables se
hizo un anlisis de stas y se relacionaron en base a lo que dicta la norma ISO
9001:2008, con esta correlacin se procedi a emitir un diagnstico y a proponer
un plan de correctivos orientados a mejorar la Calidad.
6.2. MTODO DE ESTUDIO
El mtodo de estudio es deductivo, ya que parte de una caracterizacin general de
los requerimientos que se plantean del entorno empresarial, en cuanto a
satisfaccin al cliente se refiere, para la realizacin del diagnstico y propuestas
de mejora, para la Empresa PLASTICOS JAMI Y CIA LTDA.
El estudio se realizo mediante entrevistas y observacin directa de los procesos
de la empresa a su Talento Humano, confrontando cada tem de la Norma NTC
ISO 9001 versin 2008, obteniendo un diagnstico interno mediante la
identificacin de debilidades y fortalezas.
6.3. RECOLECCIN DE LA INFORMACIN.
Es necesario dividir la recoleccin de la informacin en fuentes primarias, las
cuales proporcionan informacin de primera mano y las fuentes secundarias, de
dnde se obtienen algunos conceptos para ser aplicados a la empresa.
50
51
Se realiz observacin directa por parte del investigador para determinar lo que
est ocurriendo en la empresa.
Despus se cuantificaron las metas de cada uno de los objetivos del paso
anterior.
Finalmente se establecieron los planes de accin para cada uno de las metas
a alcanzar.
52
7. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.
Este proyecto se desarroll en la empresa PLASTICOS JAMI LTDA, quienes
sern se servirn del presente estudio para implementar su Sistema de Gestin de
Calidad.
Ahora bien para hacer un diagnstico de la empresa se hace necesario conocer su
cultura organizacional, en este caso se inicia con una descripcin general de lo
que hace la empresa, es decir a qu se dedica. La fuente de la informacin fue el
gerente general y uno de los socios propietarios. Se describe inicialmente con una
breve resea histrica y se termina con los valores que los propietarios desean
que la empresa mantenga.
7.1. RESEA HISTRICA.
La empresa PLASTICOS JAMI LTDA nace debido a la divisin de una sociedad
llamada Plsticos Roca la cual estaba conformada por Miguel Jaramillo y Alberto
Andrade, socios fundadores. Despus de esta divisin se form la empresa en el
ao 1998 llamada PLASTICOS JAMI la cual pas a ser una sociedad familiar
compuesta por Miguel Jaramillo, su esposa Elizabeth de Jaramillo como socia
mayoritaria y cada uno de sus hijos (10 en total) como socios minoritarios, los
cuales respaldaron la sociedad, aportando cada uno la suma de $625.000,
constituyndose entonces como una sociedad limitada, como consta en Cmara
de Comercio.
Al pasar de los aos el gerente dueo de la empresa (Miguel Jaramillo) falleci y
desde entonces esta sociedad se encuentra dirigida por Constanza Jaramillo
quien es la Gerente General de dicha organizacin y cuatro ms de los socios,
quienes tambin trabajan all en otros cargos.
En la actualidad la empresa PLASTICOS JAMI se encuentra ubicada en la calle 13
# 2075 en el barrio Guayaquil de la ciudad de Cali.
53
7.2. DEDICACIN.
Esta organizacin se dedica al diseo y fabricacin de artculos en plstico,
basados en la poltica de satisfacer al cliente, con productos que cumplen con sus
expectativas y requerimientos; estos productos estn orientados al sector
navideo y piatera bsicamente. Como norma de la empresa se tiene que los
productos a satisfacer el mercado sean de alta calidad, cuidndose de adquirir
materias primas adecuadas a esto.
7.3. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS.
Su portafolio est limitado a la produccin de artculos plsticos, los cuales son
elaborados mediante moldes desarrollados para tal fin por la misma empresa.
En el sector Navideo los productos que se ofrecen se hacen nicamente por
temporada y son ovejas, palmas, vacas, cerdos, gallinas, patos, bolas, mariposas,
burros, casas entre otros.
Figura 4. Foto de Productos.
En el caso de la piatera se producen durante todo el ao, con artculos como por
ejemplo pelotas, pistolas, muecos, carritos y dems cacharros de plstico.
Tambin aprovechan las mquinas y moldes para producir productos como
viseras para gorras, trabillas, botones, pinzas para colgar ropa, entre otros,
dependiendo de los requerimientos del cliente.
54
7.5. VALORES.
Los valores que se han planteado desde la gerencia para la empresa son:
Cumplimiento
Compromiso
Respeto
Honestidad
Responsabilidad
Lealtad
Autodominio
55
Una vez recibida la materia prima, sta es colocada en los respectivos recipientes
de almacenamiento, en donde es preparada previamente, en color y temperatura.
Una vez preparada sta, se procede a ingresarla a las mquinas inyectoras, junto
con el molde y se programa la mquina.
La mquina es una inyectora que recibe materia prima lquida, la vierte en los
respectivos moldes y genera el respectivo producto, en la mayora de los casos el
producto debe ser separado entre s puesto que sta genera varias unidades,
dependiendo del producto se ubica en sitios de enfriamiento. A continuacin se
procede a separar las unidades.
Figura 5. Foto del rea de Produccin.
57
58
8.1.2. Descripcin del proceso del rea administrativa. Esta rea no tiene sus
procesos debidamente establecidos, por lo que se hace muy difcil su descripcin,
las labores tpicas de un rea administrativa son ejecutadas por cuatro personas,
inclua la gerente, quienes se encargan de las ventas, comercializacin, despacho,
manejo de proveedores, parte financiera y contable, compras de materia prima y
dems insumos, en algunos casos estas compras tambin son realizadas por el
rea de produccin, as mismo, la gerente general junto con el encargado de la
produccin establecen los planes de produccin, segn los pedidos de los
clientes. Todas las funciones que realizan responden ms a la dinmica de la
empresa y no a una planeacin estratgica.
Figura 8. Foto del rea administrativa.
59
60
61
8.1.5. Problemas del rea administrativa. Respecto a esta rea se puede decir
que hay una gran cantidad de actividades sin que estn plenamente definidas
entre los empleados de la misma, lo que hace que las responsabilidades se
disipen y evadan, toda la responsabilidad recae en la gerente, pero al ser una
empresa familiar todos los socios, que a su vez son empleados, hacen propuestas
pero no se comprometen con su ejecucin.
No hay una delegacin de funciones adecuadas y las reas no estn bien
definidas ni estructuradas, donde llama la atencin que no exista un rea
comercial y las decisiones se toman basadas en experiencias propias, sin
responder a controles o indicadores de gestin.
8.2. DIAGNSTICO ENFOCADO AL SGC.
En la cuadro 1 se presenta el diagnstico estratgico para la implementacin de
un Sistema de Gestin de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008 realizado
en la empresa PLASTICOS JAMI & CIA LTDA, este diagnstico est orientado a
conocer los aspectos de la empresa en relacin a su aspecto administrativo,
manejo de clientes, manejo de proveedores, produccin, medicin, anlisis y
mejoras.
62
Clusulas
Descripcin
Nota
Evaluacin
Apreciacin
Comentarios
Par
Si
No cial
No tiene el
conocimiento
de la
referencia
ISO
9001:2008
No ha ledo
los trminos y
definiciones
de la norma
Trminos y definiciones
3
Clusulas
Apr
Nota ecia
Descripcin
1
1
1
1
1
1
SGC
4,1
Requisitos generales
4,2
Requerimientos de documentacin
4.2.1
Generalidades
4.2.2
Manual de calidad MC
4.2.3
Control de documentos
Comentarios
cin
Si
63
No tiene
definido el
alcance
No
x
x
x
x
x
Par
cial
4.2.4
5
Compromiso de la Direccin
5,2
Enfoque al cliente
5,3
Poltica de calidad
Planificacin, objetivos de calidad y
SGC
5.4.1
5.4.2
5,5
Objetivos de calidad
Planificacin del sistema de gestin
calidad
Responsabilidad, autoridad y
comunicacin
5.5.1
Responsabilidad y autoridad
5.5.2
Representante de la Direccin
5.5.3
Comunicacin interna
5,6
Generalidades
5.6.2
5.6.3
Resultados de la Revisin
Gestin Recursos
6,1
Provisin de Recursos
6,2
Recursos humanos
6.2.1
6.2.2
Generalidades
Competencia, toma conciencia y
capacitacin
6,3
Infraestructura
6,4
Ambiente de trabajo
7
7,1
7,2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7,3
7.3.1
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
5.6.1
5,1
5,4
Control de registros
Diseo y Desarrollo
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
64
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
1
2
2
1
1
2
1
2
1
1
1
2
2
1
2
x
x
x
x
x
x
x
x
7.3.6
7.3.7
7,4
7.4.1
Proceso de compras
7.4.2
7.4.3
7,5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
Identificacin y trazabilidad
7.5.4
7.5.6
7,6
8
8,1
Generalidades
8,2
Seguimiento y medicin
8.2.1
8.2.2
Auditoria interna
8.2.3
8.2.4
8,3
8,4
Anlisis de datos
8,5
Mejoramiento
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Acciones correctivas
8.5.3
Acciones preventivas
1
2
1
1
1
1
1
x
x
x
x
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
65
1,3
SGC
1,0
1,1
Gestin Recursos
1,0
1,2
1,0
PROMEDIO
1,1
66
67
68
Cuadro 3. (Continuacin)
RECURSO HUMANO.
B:
A continuacin se listan las fuerzas internas de la empresa que impiden que sta
crezca de manera adecuada.
Cuadro 4. Fuerzas internas que impiden avanzar. Debilidades.
FINANCIERO
A:
Cuadro 4. (continuacin)
C:
8.3.2. Anlisis externo. A continuacin se listan las fuerzas externas que impiden
avanzar. Es decir se listan las amenazas a las que se ve enfrentada la empresa en
los aspectos econmico, polticos y de competencia.
Cuadro 5. Fuerzas externas que impiden avanzar. Amenazas.
ECONMICO.
A:
B:
Las altas tasas de inters ofrecidas por el sistema financiero impiden que la
empresa incurra en prstamos necesarios para su expansin.
Los altos porcentajes de los impuestos en el pas no permiten que haya una
70
Cuadro 5. (Continuacin)
D:
71
Cuadro 6. (Continuacin)
E:
Administrativos
Planta
Como se puede ver la mayor parte de los empleados pertenecen al rea de planta,
aunque algunas personas del rea de planta ejecutan funciones del rea
administrativa y viceversa.
El cien por cien de los trabajadores tienen contrato indefinido y su tiempo de
vinculacin con la empresa es de ms de 10 aos.
72
Percepcin
Estabilidad laboral
Desorden administrativo
La empresa est estancada en crecimiento
A la empresa le falta modernizacin
Es una empresa familiar que dificulta la toma de decisiones
Hay muchos jefes representados en los miembros de la junta
Cantidad
20
16
6
10
8
14
100
80
30
50
40
70
Todo el personal coincide en que la empresa es una empresa estable porque hay
poca rotacin, esto se evidencia tambin en la cantidad de aos que llevan
laborando all, lo que hace que haya un buen clima organizacional.
Hay una gran percepcin generalizada acerca del desorden administrativo de la
empresa, donde se perciben muchos jefes, representados en los miembros de
junta con funciones que no estn claramente definidas por lo que se incurre en
esfuerzos innecesarios y sobre cargas de trabajo.
Respecto al estancamiento de la empresa en crecimiento, esta percepcin es
manifestada principalmente por el personal administrativo, ms especficamente
por los miembros de junta, quienes son los dueos de la empresa.
La falta de modernizacin fue expresada principalmente por el personal de planta,
quien a su vez manifiesta una inconformidad por el calor generado por las
mquinas como se ve en la siguiente pregunta.
8.4.3. Segunda pregunta. Problemas a los que se ve enfrentado en las labores
diarias. Esta pregunta fue abierta, en donde se extrajeron y tabularon las
respuestas dadas por el personal. Se pretende indagar acerca de los problemas a
los que se ven enfrentados en sus labores cotidianas.
73
Problemas
Cantidad
4
2
14
18
12
14
20
10
70
90
60
70
35
6
16
30
80
74
Propuestas
Reubicacin de la planta
Reubicacin de la bodega
Ampliacin de la bodega
Establecimiento de funciones claramente definidas
Mejoras en el sistema de ventilacin
Materia prima disponible antes de iniciar la produccin
Establecimiento de planes de produccin claramente definidos
Ampliacin del mercado y bsqueda de nuevos clientes
Cantidad
14
14
14
18
12
4
2
6
70
70
70
90
60
20
10
30
75
9. MAPA DE PROCESOS.
En cumplimiento del segundo objetivo del presente proyecto se procede a
establecer el mapa de procesos que subyace a la empresa en cuestin, una vez
realizado esto se determina la Matriz de Vulnerabilidades la cual servir como
base para el diseo de los planes de mejoramiento
Como se plante en el diagnstico la compaa actualmente no ha establecido un
mapa de procesos, las actividades se hacen en forma informal y ms por la
experiencia de los empleados, esto hace que no hayan funciones claramente
establecidas y haya sobrecarga laboral.
9.1. MAPA DE PROCESOS ACTUAL.
Actualmente la empresa PLASTICOS JAMI LTDA no tiene procesos claramente
establecidos, las funciones se realizan en forma intuitiva, no hay documentacin
de dichas funciones, las rdenes se imparten informalmente y en la mayora de los
casos no hay formatos que dejen rastro de las actividades realizadas, el control,
seguimiento y anlisis de mejora no se hace, las rdenes de los clientes se
reciben telefnicamente e inmediatamente se da la orden de produccin, pero no
se indaga por las necesidades de stos.
Esto hizo que se tuviera que plantear el mapa de procesos con las actividades que
ellos actualmente realizan; para lograrlo se hicieron observaciones directas y
charlas y entrevistas a los empleados, tanto del rea administrativa, como del rea
operativa durante el tiempo que dur la pasanta en la empresa.
El resultado de dichas observaciones y entrevistas es el mapa de procesos que se
presenta en la figura 6, formalizando las actividades actuales que determinan los
procesos que se muestran en ste.
76
78
contando con poco apoyo de la junta (capacidad de reaccin 2), lo que la hace
una empresa indefensa.
Respecto a la gestin de recursos se observa una amenaza frente a la posible
llegada de empresas con una mejor infraestructura, personal altamente
capacitado, alta productividad, lo que genera un impacto de 9, esto podra generar
una alta rotacin de personal, productos de menor calidad que los ofrecidos por la
competencia y generar demasiados reprocesos en la bsqueda de ofrecer mejores
productos; ante la firma de tratados de libre comercio se puede tener una
probabilidad de ocurrencia de 0,6, donde la empresa no est preparada para
afrontar este hecho (capacidad de reaccin 1), lo que la hace una empresa
indefensa.
Respecto a la realizacin del producto, se puede llegar a ofrecer productos que no
cumplen con las expectativas de los clientes, generando un alto impacto (9), lo
que generara una prdida de clientes; actualmente los clientes de la empresa son
fieles a la misma aunque ellos pueden llegar a tener una exigencia de productos
certificados, esto podra ocurrir con una probabilidad de 0,5, donde la capacidad
de reaccin de la empresa se considera un 4, dado que de una u otra manera la
empresa ha ofrecido productos acorde a las necesidades de los clientes, esto
hace que la empresa sea vulnerable.
Respecto a la medicin, anlisis y mejora, la empresa no se da cuenta
oportunamente de los errores cometidos, no hay medicin, ni anlisis, ni mucho
menos mejoras con un alto impacto para la empresa (9); esto puede llevar a la
empresa a sufrir un estancamiento, poco crecimiento en ventas y ampliacin del
mercado, con una alta probabilidad de ocurrencia (0,9); la empresa tiene poca
capacidad de reaccin frente a este hecho, aunque se han implementado alguna
polticas aisladas desde la gerencia (capacidad de reaccin 2), esto hace que la
empresa se considere indefensa.
A continuacin se relaciona el resultado de estos valores para la empresa en
dichos puntales tal como se puede ver en el cuadro 10, generando la matriz de
vulnerabilidades correspondiente.
80
MATRIZ DE VULNERABILIDAD
Puntal
Amenaza
Consecuencia
Impacto
de la
amenaza
Probabilidad
de
ocurrencia
Capacidad
de
reaccin
0 - 10
01
0 10
Grupo de
vulnerabilidad
P1.
Sistemas de
Gestin de
Calidad
Competencia
certificada de
alta calidad
Prdida de
clientes y de
reconocimiento
en el mercado.
0.4
P2.
Responsabili
dad de la
direccin
Desorden
administrativo,
falta de
planeacin y
cumplimiento
de metas
Prdida de
recursos
0.9
P3.
Gestin de
Recursos.
Llegada de
empresas con
mejor
infraestructura,
personal
altamente
capacitado y
una alta
productividad
Alta rotacin de
personal,
productos de
menor calidad
que los de la
competencia, y
reprocesos.
0.6
Indefensa
Prdida de
clientes
0.5
Vulnerable
Estancamiento
de la empresa,
poco
crecimiento en
ventas y
mercados
nuevos
0.9
Indefensa
P4.
Productos que
Realizacin no cumplen con
del Producto las expectativas
de los clientes
P5.
Medicin,
Anlisis y
Mejora
La empresa no
se da cuenta
oportunamente
de los errores
cometidos
No hay
investigacin y
desarrollo de
productos y
mercados
Vulnerable
Indefensa
81
82
83
84
Responsabilidad de la
Direccin
Gestin de Recursos.
Medicin, anlisis y
mejora.
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
O1.
E1.
Implementar un Sistema de Gestin Involucrar a la Junta de Socios,
de Calidad el cual permita un mejor
la alta gerencia y al personal
posicionamiento en el sector del
en el desarrollo de las etapas
plstico.
de implementacin
E2.
Hacer reuniones con la junta
de socios para definir y
establecer la misin, visin,
O2.
objetivos y polticas de calidad
Comprometer a la alta direccin
para la empresa y las divulgue
respecto al direccionamiento
a todo el personal.
estratgico y el cumplimiento de las
polticas de calidad.
E3.
Realizar y establecer la
estructura organizacional de la
empresa.
E4.
Definir perfiles de cargos y
manuales de funcin.
O3.
E5.
Tener el personal capacitado, con
Definir y ejecutar un plan de
una infraestructura adecuada que
capacitacin de personal.
cumplan con la calidad.
E6.
Establecer mejoras en
infraestructura.
E7.
Realizar la planificacin de la
produccin.
O4.
Cumplir con los estndares de
E8.
calidad en el macro proceso de
Caracterizar los procesos de
produccin.
gestin acordes al rea
operativa.
O5.
Implementar mtodos de
seguimiento en las reas de la
empresa para hacer los correctivos
a tiempo, ofreciendo procesos
certificados de calidad.
85
E9.
Establecer un plan de
seguimiento y medicin de la
satisfaccin del cliente.
E10.
Implementar indicadores de
gestin, basados en SGC.
OBJETIVO O1:
Meta
Documentar y
divulgar los
procesos a todo
el personal de la
empresa.
19/02/2013
15/12/2013
Gerente General /
Coordinador de calidad.
86
OBJETIVO O2:
Meta
Horizonte
Fecha de inicio
Fecha final
Responsable
Definir y
establecer la
misin, visin,
objetivos y
polticas de
calidad para la
empresa y que
stas sean
divulgadas a todo
el personal.
2 Mes
21/01/2013
21/03/2013
Establecer
estructura
organizacional
3 Meses
22/03/2013
19/06/2013
87
OBJETIVO O3:
Meta
Establecer
manuales de
funciones y
perfiles de los
cargos por
competencias,
enfocados al
SGC.
Definir, ejecutar y
evaluar un plan
de capacitacin
de personal para
mejorar el
desempeo y
lograr una mayor
competitividad.
Establecer
mejoras en
infraestructura
para optimizar
recursos y
mejorar la
productividad.
Fecha de inicio
Fecha final
Responsable
6 mes
15/01/2013
20/06/2013
4 meses
26/03/2013
10/07/2013
7 Meses
21/01/2013
10/07/2013
88
OBJETIVO O4.
Meta
Horizonte
Fecha de inicio
Fecha final
Responsable
Revisin y
mejoramiento de la
planificacin de
produccin.
1 mes
26/03/2013
28/04/2013
Jefe de produccin /
Coordinador de calidad.
8 Mes
25/02/2013
19/10/2013
Coordinador de calidad.
Caracterizar los
procesos de
gestin acorde con
el mapa de
procesos y con las
necesidades de la
organizacin con el
propsito de
estandarizar las
actividades.
89
OBJETIVO O5:
Meta
Horizonte
Fecha de inicio
Fecha final
Responsable
Establecer un
plan de
seguimiento y
medicin de la
satisfaccin del
cliente.
2 Meses
04/03/2013
15/05/2013
Coordinador de calidad.
Implementar
indicadores de
gestin, basados
en SGC, con el
propsito de
facilitar la gestin
de control de
gerencia.
3 Meses
02/09/2013
22/12/2013
Coordinador de calidad.
PLAN DE ACCIN 1
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
TIEMPO
INICIO
FINAL
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Identificar los
procesos de la
empresa.
19/02/2013 23/04/2013
Coordinador de
calidad.
Coordinador de
calidad.
25/07/2013 30/10/2013
Coordinador de
calidad.
Divulgar en la
compaa el
desarrollo de la
03/11/2013 15/12/2013
implementacin del
SGC.
Gerente
General.
PLAN DE ACCIN 2
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
FINAL
Identificacin de la
Misin o razn de 21/01/2013 28/01/2013
ser de la empresa.
Establecer la
visin, objetivos y
la poltica de
calidad de la
empresa.
Comunicar y
divulgar a todo el
personal sobre la,
misin, visin,
objetivos y la
poltica de calidad
de la empresa.
30/01/2013 12/03/2013
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Junta Directiva
Implementacin de la Misin,
Visin, objetivos y la Poltica
de calidad de la empresa.
Junta Directiva
Conocimiento y apropiacin
de la misin, la visin,
Gerente General
15/03/2013 21/03/2013
objetivos y la poltica de
/ Coordinador de
calidad de la empresa por
calidad
parte de todos los empleados
92
PLAN DE ACCIN 3
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
Definir el mapa de
procesos de la
empresa
Definir el
organigrama de la
empresa segn el
mapa de procesos,
Comunicar y divulgar
a todo el personal
sobre la el mapa de
procesos y el
organigrama de la
empresa.
29/04/2013
28/05/2013
RESULTADO
ESPERADO
RESPONSABLE
28/04/2013
Implementacin de
mapa de procesos de
la empresa. (Ver
numeral 10.4.2).
Coordinador de
calidad.
27/05/2013
Implementacin del
organigrama de la
empresa. (Ver numeral
10.4.3).
Junta directiva /
Coordinador de
calidad.
19/06/2013
FINAL
93
PLAN DE ACCIN 4
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
Elaborar Las
descripciones de los
cargos con base en
15/01/2013
las necesidades de
los procesos de la
organizacin.
Establecer un perfil
de cargos a la
empresa, acorde
con los SGC.
Validar los
manuales y perfiles
de los cargos con
los jefes de cada
rea.
Comunicar y
divulgar a todo el
personal sobre la
nueva metodologa
que se
implementara en la
empresa.
20/04/2013
16/05/2013
05/06/2013
RESULTADO
ESPERADO
FINAL
19/04/2013
15/05/2013
02/06/2013
20/06/2013
94
Implementacin de
manuales de funciones
a todo el personal de la
empresa.
Implementacin de
perfiles de cargos para
la empresa.
Conocimiento de las
labores que tiene que
cumplir y realizar en la
empresa.
RESPONSABLE
Jefe recursos
humanos /
Coordinador de
calidad.
Jefe recursos
humanos /
Coordinador de
calidad.
Jefes de rea /
Coordinador de
calidad
Gerente General /
Jefe de recursos
humanos
PLAN DE ACCIN 5
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
Identificar las
necesidades reales
de capacitacin en
funcin de las
competencias
requeridas por los
cargos relacionados
con el SGC.
Establecer los
planes de
capacitacin.
Realizacin de los
planes de
capacitacin.
Control y evaluacin
de los planes de
capacitacin.
Realizar
seguimiento al
personal.
26/03/2013
12/04/2013
21/04/2013
25/05/2013
26/06/2013
RESULTADO
ESPERADO
FINAL
11/04/2013
20/04/2013
24/05/2013
25/06/2013
10/07/2013
95
Brechas de
competencias
identificadas y
necesidades de
capacitacin
determinadas.
Diseos de planes de
capacitacin.
RESPONSABLE
Jefe de recursos
humanos
Jefe de recursos
humanos /
Coordinador de
calidad.
Jefe de recursos
humanos
Coordinador de
calidad.
PLAN DE ACCIN 6
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
Determinar el
estado actual de la
distribucin de
planta.
FINAL
21/01/2013 28/02/2013
Elaborar propuesta
de mejora de la
distribucin de la
02/02/2013 20/06/2013
planta. (Ver numeral
10.4.11).
Realizar
seguimiento y
21/06/2013 10/07/2013
evaluacin con base
en indicadores.
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Gerente General
/ Jefe de
produccin.
Mejoramiento en la
distribucin de la planta.
Mejoramiento en la
productividad de la planta.
Coordinador de
calidad.
Jefes de rea /
Coordinador de
calidad
PLAN DE ACCIN 7
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
FINAL
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Revisin de la
orden de pedidos
del cliente.
26/03/2013 27/03/2013
Jefe de
Produccin
Determinar la
demanda de
producto en la
empresa.
28/03/2013 30/03/2013
Lista de inventario de
producto terminado.
Jefe de
Produccin
Cantidades de producto a
realizar: rdenes de
produccin
Jefe de
Produccin
Establecer lote de
produccin por
pedido.
02/04/2013 06/04/2013
Establecer el
tiempo total de
elaboracin del
lote.
07/04/2013 12/04/2013
Establecer el
tiempo de
ensamble y fechas
de entrega del
producto.
13/04/2013 28/04/2013
Planes de produccin
teniendo en cuenta los
tiempos de ejecucin de
cada operacin.
Producto listo para entrega
al cliente.
97
Jefe de
Produccin
Jefe de
produccin
Cuadro 24. Plan de accin. Caracterizar los procesos de gestin acorde con
el mapa de procesos y con las necesidades de la organizacin con el
propsito de estandarizar las actividades.
PLAN DE ACCIN 8
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
Estudio de
requisitos para la
elaboracin de las
caracterizaciones
basadas en SGC.
FINAL
25/02/2013 30/02/2013
Elaboracin de las
caracterizaciones 02/03/2013 03/09/2013
basadas en el SGC.
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Lista de requerimientos
Coordinador de
calidad.
Caracterizaciones de los
procesos operativos.
Socializar al
Personal capacitado en los
personal encargado
y asegurar la
04/09/2013 07/09/2013
procesos de gestin
apropiacin de las
actividades.
Seguimiento al
cumplimiento de las
Evaluacin y seguimiento de
actividades
08/09/2013 19/10/2013
procesos.
establecidas de
acuerdo a la
caracterizacin.
Coordinador de
calidad.
Jefes de cada
rea
Coordinador de
calidad.
98
PLAN DE ACCIN 9
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
FINAL
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Respectivo Jefe
de cada rea /
Coordinador de
calidad.
Establecer los
indicadores
necesarios para
conocer la
satisfaccin del
cliente.
04/03/2013 20/03/2013
Indicadores de satisfaccin
del cliente.
Disear e
implementar los
formatos de
recoleccin de
datos
21/03/2013 15/04/2013
Recoleccin de informacin
para cada indicador.
Coordinador de
calidad.
Analizar e
Conocer si la percepcin del
implementar
cliente es buena o mala, y
acciones correctivas
y preventivas con 16/04/2013 02/05/2013
tomar las acciones
base en la
correctivas al caso.
percepcin de los
clientes.
Respectivo Jefe
de cada rea /
Coordinador de
calidad.
Divulgar a las
Que las directivas conozcan
directivas sobre las
lo que piensa el cliente de la
mejoras logradas en 04/05/2013 15/05/2013
empresa.
la percepcin del
cliente.
Gerente General
99
PLAN DE ACCIN 10
OBJETIVO:
TAREAS O
ACCIONES
FINAL
Disear indicadores
02/09/2013 20/09/2013
de gestin
Disear y aplicar los
instrumentos para
recolectar la
informacin de los
indicadores de
gestin.
Realizar mediciones
de acuerdo al
periodo de cada
indicador y hacer el
anlisis respectivo.
Analizar e
implementar
acciones correctivas
y preventivas con
base al
funcionamiento de
la empresa.
Hacer seguimiento
al comportamiento
de los indicadores
de gestin.
RESULTADO ESPERADO
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad
Instrumentos para la
recoleccin de la informacin
24/09/2013 15/10/2013 necesaria para evaluar los
indicadores de gestin
16/10/2013 14/11/2013
Lograr el mejoramiento en
los procesos para una mayor
15/11/2013 15/12/2013
productividad.
Coordinador de
Calidad
Jefe de cada
rea /
Coordinador de
Calidad
Respectivo Jefe
de cada rea /
Coordinador de
calidad.
Junta Directiva
102
104
105
106
107
108
109
Cdigo. PRO-01
Fecha
Actualizacin:
OBJETIVO. Garantizar una compra de materia prima, para tener buenos estndares de calidad.
Lder del Proceso. Jefe de produccin.
PROVEEDORES ENTRADAS
ACTIVIDADES
Jefe de
produccin.
Jefe de ventas.
Jefe de
produccin.
Evaluacin
de
proveedores
.
Lista de
pedidos.
Lista de
productos.
CICLO
SALIDAS
CLIENTES
Seleccin de
proveedor.
Lista de
proveedores
autorizados a
comprar.
Listado de
informacin del
proveedor.
rea de
compras.
Planeacin de
ventas.
Pronstico de
ventas.
Cantidad de
productos a
producir.
Lista de clientes:
frecuencia de
entrega y cantidad.
Gerente
General
Planeacin de
compras.
Cantidad de
productos a
producir.
Cantidad de
materias primas a
comprar.
Presupuesto de
compra.
rea de
compras.
rea de compras
Listado de
compras.
Compra de
materia prima.
Contabilidad.
Kardex
Stock de
materias
primas.
110
Pedido de materia
prima.
Revisin de materia
prima (cantidad y
calidad,
Contabilidad
oportunidad de
.
entrega).
Entrega de factura
a contabilidad.
Cancelacin de
factura.
Ingreso al Kardex y
al sistema de
Contabilidad
informacin.
.
Distribucin de
materia prima.
Formato 1. (Continuacin)
Contabilidad.
Gastos de
produccin.
Seguimiento de
materia prima.
Ingreso de datos al
sistema de
existencia.
Realizar pedidos de
acuerdo al stock.
Gerente
general.
CONTROLES
Indicador
Formula
Cantidad de
pedidos
realizados.
Pedidos realizados
* 100
Pedidos programados
Meta
Responsable
Frecuencia
medicin
Jefe de
produccin
Trimestral
Registro
111
Cdigo. PRO-02
Fecha Actualizacin:
PROCESO: FABRICACIN DEL
PRODUCTO.
MACROPROCESO: GESTIN
OPERATIVA
OBJETIVO. Garantizar la elaboracin de productos segn los planes de produccin
Lder del Proceso. Jefe de Produccin.
PROVEEDORES
ENTRADAS CICLO
Jefe de
produccin
Orden de
produccin
Revisin de la orden de
produccin y
elaboracin del plan de
produccin, incluyendo
horas hombre, horas
mquina, tiempos de
aprestamiento,
cantidad de materia
prima, cantidad de
productos a realizar.
rea de compras.
Materia
prima
Clasificacin de la
materia prima.
Jefe de
operaciones
Materia
Prima
Operarios.
Mquina
preparada
con materia
prima
112
SALIDAS
CLIENTES
Plan de
produccin
listo para
ejecucin.
rea de
produccin
Materia prima
clasificada
rea de
produccin
Mquina
preparada
con materia
prima y lista
para
produccin
Operarios
Producto
terminado
Operarios
Formato 2. (Continuacin)
Verificacin de salida
del producto
Operarios
Operarios
Producto
terminado
Datos de
produccin
Desmolde y
separacin del
producto.
Enfriamiento del
producto en algunos
casos.
Empaque en bolsas
para su ensamble.
Verificar la calidad
del producto
terminado segn
estndares.
Verificar la calidad y
cantidad obtenida
final contra la
cantidad del plan de
produccin.
Elaboracin de
informe de
fabricacin,
indicando cantidad
Informe de
solicitada, cantidad
fabricacin
entregada, tiempo de
del producto
elaboracin total,
cantidad de
operarios utilizados y
cantidad de
desperdicio.
Producto
desmoldad
oy
enfriado.
Reporte de
Operarios
cantidad
de
elaborada
clasificacin
y
entregada
para su
ensamble y
clasificaci
n.
CONTROLES
Indicador
Cumplimiento
de entrega de
los pedidos a
los clientes.
ndice de
producto
defectuoso.
ndice de
mantenimiento
de maquinaria.
Jefe de
produccin
Responsable
Frecuencia
medicin
Jefe de
Produccin
Mensual
Jefe de
Produccin
Semanal
Revisiones realizadas
*100
Revisiones presupuestadas
Jefe de
Produccin
Semestral
Formula
Meta
113
Registro
PROCEDIMIENTO
COMPRAS DE MATERIA
PRIMA
Cdigo:
PRVersin:
001
1. OBJETIVO.
Garantizar que se realice la compra de los insumos para la elaboracin del producto
requerido por el cliente.
2. ALCANCE.
Desde que se identifica los requerimientos del cliente, hasta la entrega del producto
terminado.
3. RESPONSABLE.
General: Gerente General.
Ejecucin: Jefe de produccin, Jefe comercial y jefe financiero.
4. TERMINOS RELACIONADOS.
114
Formato 3. (Continuacin)
PV: Pedido de venta.
5. REFERENCIAS DOCUMENTALES. Al ser la primera vez, no existen
documentos de soporte.
6. CONTROLES DE CALIDAD ESTABLECIDOS PARA EL PROCESO.
Calificacin del proveedor.
Revisin de calidad de la materia prima (Segn polticas establecidas para
el producto).
Evaluacin de la disponibilidad.
Calificacin de entrega a tiempo.
Calificacin del precio.
7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.
Responsable
Actividad
Jefe de
Comercial
Jefe de
Produccin
Jefe Financiero
Documentos
Formato
pedido de
cliente
Formato 3. (Continuacin)
compra.
Nota: Esta labor se debe realizar el mismo da
que le llego el archivo para poderle agilizar el
proceso de produccin.
Jefe de
Produccin
Jefe Financiero
116
Formato 3. (Continuacin)
Elabor:
Nstor Daniel Guevara Lasso.
Aprob:
Revis:
Fecha ltima Actualizacin:
Pgina 1
Cdigo:
PRVersin:
001
1. OBJETIVO.
Garantizar que se realice la produccin de acuerdo con los tiempos establecidos para
La entrega del producto al cliente.
2. ALCANCE.
Desde que se entrega orden de produccin, con los tiempos de entrega del producto
al cliente hasta la elaboracin del plan de produccin.
3. RESPONSABLE.
General: Jefe de produccin.
Ejecucin: Operarios.
117
Formato 4. (Continuacin)
7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Actividad
Responsable
118
Documentos
Formato del
pedido del
cliente
Formato 4. (Continuacin)
Jefe de
Produccin
Orden de
Produccin
9. SUGERENCIAS DE MEJORA:
Elabor:
Nstor Daniel Guevara Lasso
Aprob:
Revis:
Fecha ltima Actualizacin:
119
Pgina 1
120
COORDINADOR DE CALIDAD
DEPARTAMENTO:
CALIDAD
REA:
CALIDAD
2
GERENTE GENERAL
MISIN DEL CARGO
PERIOCIDAD
Ejecucin
Anlisis Planeacin
Diario
Ocasional
Diario
Mensual
Ocasional
TIPO DE FUNCIN
TOMA DE
DECISIONES
121
Mensual
Ocasional
Mensual
Procedimientos
Parmetros
Polticas
Guas
Orientaciones
X
X
X
Formato 5. (Continuacin)
INFORMACION GENERAL
Informacin General y Pblica
Informacin Reservada
Informacin Confidencial
MANEJO DE INFORMACIN
REA
Dpto. Financiero.
Dpto. Produccin.
RELACIONES INTERNAS
DEL CARGO
Dpto. Mercadeo.
RELACIONES EXTERNAS
DEL CARGO
Usuarios /
Clientes
Proveedores
OBJETIVO DE LA
RELACIN
Obtener informacin de los
movimientos financieros de la
empresa.
Obtener informacin de todos
los procesos relacionados con
la elaboracin del producto.
Obtener informacin de todas
las actividades relacionadas
con el cliente y de cmo dar a
conocer el producto.
Obtener informacin de todo
lo relacionado con los
empleados y la compaa.
Otros
Adaptacin al cambio.
Creatividad e innovacin.
COMPETENCIAS GENRICAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
DEL CARGO
122
IDENTIFICACIN DE CARGO
JEFE DE COMPRAS
OPERATIVO
PRODUCCIN
NINGUNO
GERENTE GENERAL
MISIN DEL CARGO
PERIOCIDAD
Ocasional
Ocasional
TIPO DE FUNCIN
Ejecucin
Anlisis Planeacin
X
Diario
Diario
Ocasional
Ocasional
Procedimientos
TOMA DE
DECISIONES
123
Parmetros
Polticas
Guas
Orientaciones
Formato 6. (Continuacin)
INFORMACION GENERAL
Informacin General y Pblica
MANEJO DE INFORMACIN
Informacin Reservada
Informacin Confidencial
REA
RELACIONES INTERNAS
DEL CARGO
RELACIONES EXTERNAS
DEL CARGO
OBJETIVO DE LA
RELACIN
Obtener informacin de los
requerimientos de materia
prima.
Dpto. Produccin.
Usuarios / Clientes
Proveedores
Otros
Adaptacin al cambio.
Creatividad e innovacin.
COMPETENCIAS GENERICAS
124
TIPO DE FUNCIN
PERIOCIDAD
Ejecucin
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Diario
Anlisis Planeacin
Procedimientos
AUTONOMA DEL CARGO
Parmetros
TOMA DE
DECISIONES
Polticas
125
Guas
Orientaciones
Formato 7. (Continuacin)
IV. INFORMACION GENERAL
MANEJO DE
INFORMACIN
RELACIONES INTERNAS
DEL CARGO
Informacin General y
Pblica
Informacin Reservada
Informacin Confidencial
REA
RELACIONES EXTERNAS
DEL CARGO
Dpto. Produccin.
Usuarios / Clientes
Proveedores
Otros
COMPETENCIAS GENERICAS
OBJETIVO DE LA
RELACIN
Obtener informacin de
lotes de produccin.
Adaptacin al cambio.
Lealtad y sentido de pertenencia.
Creatividad e innovacin.
Trabajo en equipo.
Manejo de tecnologa
Trabajo bajo presin
Capacidad de anlisis.
Conocimiento de materia prima.
Proactivo.
Las competencias genricas son las deseables y necesarias que deben tener
todos los empleados de la empresa independientemente del cargo. Para las
competencias genricas del cargo se requiere que:
126
Trabajo en equipo: Es necesario que la persona pueda trabajar bajo un
ambiente cooperativo, aportando y recibiendo sugerencias, en donde se persigan
las mimas metas comunes propuestas por la organizacin. Debe ser una persona
solidaria y comprometida en forma positiva con la labor de sus compaeros. De
poder conformar grupos de trabajo aportando sus ideas y aceptando las de sus
pares y jefes.
10.4.9. Propuesta No.9. El objetivo de esta propuesta es definir y establecer
planes de capacitacin, para ello se proponen los siguientes formatos:
10.4.9.1. Formato de plan de capacitacin. Los planes de capacitacin se
consignaran en un formato que contiene la accin de capacitacin, el objetivo, los
participantes, la metodologa, fecha de inicio y de finalizacin y observaciones
generales. El objetivo es que se haga un planeacin adecuada que cubra las
necesidades en tal sentido de la empresa.
A continuacin se muestra el formato de planes de capacitacin diligenciado para
el rea operativa, el cual fue propuesto a la alta gerencia segn las necesidades
de capacitacin manifestadas por los mismos empleados y segn las polticas de
la gerente de Plsticos JAMI Ltda.
Formato 8. Identificacin de necesidades de capacitacin.
ACCIN DE
CAPACITACIN
Uso seguro de
maquinaria y
equipo.
OBJETIVO
PARTICIP.
METODOL.
TIEMPO
INICIO
FINAL
OBSERVAC.
Alinear las
polticas de
calidad con el
Charlas
Se harn
trabajo del
Jairo Lasso. semestrales
auditorias
personal de
(Operario de
sobre el uso
permanentes
produccin con el maquinas).
adecuado de
para verificar
fin de cumplir el
las
21/03/2013 11/04/2013 la aplicacin
aspecto misional
Giner
herramientas
de las
de la empresa,
Melesio.
y el
polticas de
minimizando
(Operario de mantenimiento
calidad en el
reprocesos que
maquinas).
de la
rea.
pueden generar
maquinaria.
prdidas para la
organizacin.
127
Formato 8. (Continuacin)
Seguridad
industrial.
Concientizar al
personal sobre
las prcticas
seguras de
trabajo con el fin
de minimizar
riesgos laborales
y prdidas
monetarias por
accidentes de
trabajo.
Jos
Correa.
(Operario de
maquinas).
Ancizar
melesio.
(Operario de
maquinas).
Charlas sobre
la importancia
del manejo de
12/04/2013 19/04/2013
los
implementos
de seguridad.
Charlas y
monitoreo
permanente.
Ofrecer un
ambiente laboral
seguro.
Manejo y
reconocimiento
de materia
prima.
Preparar al
personal en el
reconocimiento y
uso adecuado de
la materia prima
acorde con los
estndares de
calidad
proporcionados.
Con el fin de
ofrecer productos
segn las
expectativas del
cliente.
Mario
Varela.
(Operario de
maquinas).
Gabriel
Lpez.
(Operario de
moldes).
Charlas y
laboratorios
sobre
Se adquirirn
diferentes
materias
fuentes de
22/04/2013 30/04/2013 primas con
materia prima
diferentes
con
calidades.
estndares de
calidad
diferentes.
128
ACCIONES CORRECTIVAS
PREVENTIVAS
Fecha primera edicin:
Fecha ultima
edicin:
Versin 01
Consecutivo
2013 -
20 FEBRERO 2013
PROCESO AFECTADO: OPERATIVO.
ETAPA 1: DESCRIPCION DEL PROBLEMA O SITUACION POTENCIAL
Descripcin del hallazgo 1: Se encuentra un producto defectuoso del lote evaluado por pines en el molde
o cierre cuando genera rebaba sobrante.
Descripcin del hallazgo 2: Producto manchado por material contaminado por mala limpieza en los
moldes.
Descripcin del hallazgo 3: Perdidas de tiempo que retrasa la entrega al cliente debido a la calidad de la
materia prima.
ETAPA 2: ANALISIS
El proceso no esta cumpliendo los estndares de calidad toda vez que no se estn limpiando los moldes
adecuadamente. Sin embargo se esta cumpliendo la revisin inicial de la calidad de la materia prima por
parte de los operarios que permite evaluarla y desecharla.
ETAPA 3: PLANTEAMIENTO DE SOLUCION
Solucin propuesta (si es requerida):
Es necesario insistir en la parte de aprestamiento sobre la limpieza adecuada de los moldes.
Es recomendable que la calidad de la materia prima sea evaluada desde la compra y no en momento de
produccin para evitar retrasos en esta.
ETAPA 4: ACTIVIDADES
ACCION CORRECTIVA_X_ PREVENTIVA__
RESPONSABLE: Jefe de produccin
ACTIVIDAD: Revisin de las polticas de calidad de la materia prima antes de realizar la compra al
proveedor.
FECHA DE CUMP. 20/02/2013 hasta 28/02/2013
ACCION CORRECTIVA__ PREVENTIVA_X_
Reviso:
COORDINADOR DE CALIDAD
Aprob:
129
FECHE DE
CIERRE
ACCIONES CORRECTIVAS
PREVENTIVAS
Fecha primera edicin:
14 - FEBRERO 2013
Fecha ultima
edicin:
Versin 01
Consecutivo
2013 -
ETAPA 2: ANALISIS
RESPONSABLE:
ACTIVIDAD: Buscar con una compaa especializada en el tema de seguridad industrial para que realice la
capacitacin, sobre la importancia del uso de estos implementos.
FECHA DE CUMP. 14/02/2013 hasta 18/02/2013
130
RESPONSABLE:
ACTIVIDAD: Organizar con la compaa cuales son los fechas y los parmetros que se deben de tener en
cuenta para realizar la capacitacin a los empleados que laboran en la compaa.
FECHA DE CUMP. 19/02/2013 hasta 26/02/2013
ACCION CORRECTIVA__ PREVENTIVA_X_
RESPONSABLE:
RESPONSABLE:
Proveedor.
ACTIVIDAD: Realizar auditorias de seguimiento, para validar que los empleados de la empresa estn
cumpliendo con los requisitos de prevencin de seguridad industrial que se plantearon en la compaa.
FECHA DE CUMP. 08/03/2013 en adelante
ETAPA 5: APROBACIN FINAL
JEFE DE PROCESO AFECTADO
Reviso:
COORDINADOR DE CALIDAD
FECHE DE
CIERRE
Aprob:
131
PROBLEMA
RECOMENDACINES
La bodega de almacenamiento de
producto terminado se encuentra
ubicada en el tercer piso de la
empresa lo que dificulta la entrega de
la mercanca al cliente.
rea de
fabricacin
rea de
fabricacin
rea de
clasificacin y
empaque
Bodega de
producto
terminado
rea de
fabricacin
En cada rea de fabricacin est ubicada cada mquina que tiene la empresa, en
ella existen gabinetes donde se colocan las herramientas necesarias para su
manipulacin. As mismo cada rea tiene un espacio suficiente para colocar la
materia prima, previa a la operacin, esta es entregada por el encargado
correspondiente. All tambin se ubican los moldes que se deben utilizar para la
produccin. Estos moldes residen en el segundo piso en el rea de diseo y
desarrollo. La figura 17 muestra el esquema ms especfico de estas reas donde
se ubican las mquinas. En la parte central se ubica el rea de clasificacin y
empaque en donde va girando una banda transportadora que entrega los
productos a los operarios. Los cuales utilizan la mesa de trabajo central para
133
En el segundo piso se ubica la bodega de materia prima, las oficinas del jefe de
produccin, el rea de desarrollo, que se encarga de la elaboracin y
almacenamiento de los moldes y finalmente la oficina y laboratorios de la persona
encargada de la verificacin del proceso de calidad. Esto se puede ver en la figura
18.
134
El tercer piso se deja para la parte administrativa, donde se ubica la gerencia y las
reas de mercadeo y ventas, recursos humanos y el rea financiera. En la figura
19 se puede ver la distribucin de planta para el tercer piso.
Figura 19. Distribucin de planta para el tercer piso.
Como se puede ver el tercer piso se deja para la labor administrativa, ubicando en
forma integrada las reas correspondientes. Se deja un rea libre (Oficinas) para
futuras ampliaciones.
135
IMPORTANCIA
CALCULO
Ventas facturadas
*100
Ventas presupuestadas
NIVELES DE SEMFORO
RESPONSABLE
FRECUENCIA
INTERPRETACION
Rojo
Amarillo
Verde
Ms del 90%
136
de
informacin.
Indicadores
de
gestin.
INDICADOR:
CLCULO:
PERIODO
FUENTE
Ventas facturadas
Semestre 1
Mercadeo y
Ventas
Ventas presupuestadas
Semestre 1
Mercadeo y
Ventas
VALOR
ANLISIS
CONTROL Y SEGUIMIENTO:
RESPONSABLE:
FECHA:
137
IMPORTANCIA
CALCULO
NIVELES DE SEMFORO
Rojo
Amarillo
Ms del 5%
Del 3% al 5%
Verde
Menos del 3%
RESPONSABLE
Gerente de Produccin.
FRECUENCIA
Semestral
INTERPRETACION
138
INDICADOR:
CANTIDAD DE DEVOLUCIONES
CLCULO:
# Productos devueltos
# productos despachados
PERIODO
Semestre 1
Mercadeo y
Ventas
Semestre 1
Produccin
*100
FUENTE
VALOR
FECHA:
139
DEFINICIN
IMPORTANCIA
CALCULO
NIVELES DE SEMFORO
Rojo
Amarillo
Verde
Ms del 95%
RESPONSABLE
FRECUENCIA
Semestral
INTERPRETACION
140
de
informacin.
Indicadores
de
gestin.
INDICADOR:
CLCULO:
* 100
PERIODO
FUENTE
Semestre 1
Comit de calidad
Semestre 1
Mercadeo y
Ventas
VALOR
FECHA:
141
IMPORTANCIA
CALCULO
NIVELES DE SEMFORO
Rojo
*100
Amarillo
Verde
Ms del 70%
RESPONSABLE
Coordinador de calidad.
FRECUENCIA
Mensual
INTERPRETACION
142
INDICADOR:
CLCULO:
PERIODO
FUENTE
Mes 1
Comit de calidad
Mes 1
Comit de calidad
* 100
VALOR
ANLISIS
CORRECTIVOS Y PLANES DE ACCIN:
CONTROL Y SEGUIMIENTO:
RESPONSABLE:
FECHA:
143
IMPORTANCIA
CALCULO
NIVELES DE SEMFORO
*100
Rojo
Amarillo
Verde
Ms del 5%
Del 2 al 5%
Menos del 2%
RESPONSABLE
Gerente de Produccin.
FRECUENCIA
Semanal
INTERPRETACION
144
INDICADOR:
PRODUCTO DEFECTUOSO
CLCULO:
# Producto defectuoso
Total producto elaborado
PERIODO
Semana 1
Produccin
Semana 1
Produccin
*100
FUENTE
VALOR
ANLISIS
CORRECTIVOS Y PLANES DE ACCIN:
CONTROL Y SEGUIMIENTO:
RESPONSABLE:
FECHA:
145
CALCULO
NIVELES DE SEMFORO
Rojo
Menos del 80%
*100
Amarillo
Verde
Del 80 al 90%
Ms del 90%
RESPONSABLE
Gerente de Produccin.
FRECUENCIA
Semanal
INTERPRETACION
146
INDICADOR:
CLCULO:
PERIODO
FUENTE
Semestre 1
Gestin calidad
Semestre 1
Gestin calidad
VALOR
ANLISIS
CORRECTIVOS Y PLANES DE ACCIN:
CONTROL Y SEGUIMIENTO:
RESPONSABLE:
FECHA:
147
11. CONCLUSIONES
Al realizar el anlisis de la empresa se encontr que sta presentaba un desorden
organizacional, donde sus procesos no estaban bien definidos, las personas no
tenan nocin de las actividades de su cargo, con sobrecargas de trabajo. Las
directivas no tenan un horizonte marcado y la empresa funciona por la calidad de
los productos ofrecidos y por la fidelizacin de sus clientes antiguos.
La empresa ofrece un clima estable para sus trabajadores, pues cuenta con
colaboradores que llevan ms de 10 aos laborando para ella. Esto hace que se
genere un buen clima organizacional, basado en la confianza y estabilidad, esto
fue fundamental para el desarrollo de este proyecto, toda vez que ellos estuvieron
dispuestos a emitir opiniones objetivas sobre el comportamiento de la empresa.
La principal queja de los empleados sobre la empresa se debi principalmente a lo
referente a sus instalaciones fsicas, especficamente en lo relacionado con la
distribucin de la planta y el calor generado por las mquinas debido a su
ubicacin.
Debido a la falta de jerarquizacin, misin, visin, polticas, objetivos, metas,
implementacin de estrategias, falta de funciones definidas claramente y al ser
una empresa de carcter familiar, donde los socios son hermanos, se dificulta la
toma de decisiones.
Respecto a los clientes se encuentra que la empresa no busca ampliar su
mercado, donde la llegada de nuevos clientes se hace por recomendaciones de
clientes antiguos.
La aplicacin de algunos fundamentos de las normas ISO 9001:2008, permiti a la
gerencia y a los socios visualizar de otra forma la empresa, donde prima el factor
calidad, pero no solo del producto, sino tambin del proceso, mejorando el
ambiente laboral. Esto se evidenci cuando la gerencia implement como una
medida a corto plazo e inmediata la instalacin de ventiladores en el rea de
produccin. Esto hizo que se mejoraran los rendimientos de los operarios. En este
momento la empresa est buscando la forma de darle una solucin definitiva, o
por lo menos ms formal al problema del calor.
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12. RECOMENDACIONES
Se recomienda ejecutar los planes de accin establecidos en el presente proyecto,
dado que provienen de problemas existentes que actualmente se evidencia en la
compaa.
La empresa debe iniciar un proceso de socializacin y sensibilizacin de la Misin,
Visin y Polticas de calidad entre los empleados para que todos estn alineados y
se establezcan metas y formas de trabajo comunes y orientadas a satisfacer las
necesidades de los clientes.
Se deben caracterizar el resto de procesos que se dejaron planteados en el mapa
de procesos, estos tambin deben ser basados en la norma ISO 9001:2008 y as,
a su vez tambin se debe seguir realizando los procedimientos como se dejaron
plasmados en las propuestas de mejora.
Es necesario que la empresa identifique y defina las competencias tanto genricas
como especficas requeridas para cada cargo y de esta manera plantear,
desarrollar e implementar el resto de los manuales de funciones y procedimientos,
contando con el aval de todos los socios. Este manual deber ser socializado con
los diferentes empleados de la empresa e iniciar la bsqueda de personal de
acuerdo con las competencias definidas o proporcionar los entrenamientos y
reubicaciones correspondientes segn los perfiles definidos.
Se debe analizar y determinar si la propuesta numero 1 puede ser aplicable a la
empresa como parte de un manual de calidad, este debe ser basado en la norma
ISO 9001:2008 el cual conlleve al cumplimiento de la calidad en la organizacin,
fijando los trminos adecuados para su realizacin.
.
Es necesario que se determinen, definan y se realice la medicin de los
indicadores del desempeo de la empresa, de los departamentos y de los
trabajadores para determinar la eficiencia y la eficacia de la empresa.
Se recomienda que se mantenga una documentacin permanente de todos los
procesos, a travs de la implementacin de tecnologas de punta.
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151
13. BIBLIOGRAFIA
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154
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14. ANEXOS
Anexo A. Formato de encuesta de percepcin de los empleados de la
empresa PLASTICOS JAMI & CIA LTDA.
Fecha de encuesta: ________________________________________________
Nombre del empleado (opcional): _____________________________________
Cargo: __________________________________________________________
rea de trabajo: ___________________________________________________
Tiempo de vinculacin: _____________________________________________
La presente encuesta se hace con el fin de plasmar su apreciacin general sobre
la empresa. Los resultados aqu obtenidos son de carcter confidencial y sirven
para determinar el estado actual de la misma y as tomar las acciones pertinentes
para un mejoramiento del ambiente laboral.
Preguntas.
1. Cmo percibe usted la empresa desde el rea en que labora?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. Cul considera usted que es el principal problema a que se ve enfrentado en
las labores diarias?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
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DEPARTAMENTO DE GESTIN
HUMANA
FORMATO DE PERFIL DE CARGO
I. IDENTIFICACIN DE CARGO
NOMBRE DEL CARGO:
DEPARTAMENTO:
REA:
# DE PERSONAS BAJO MANDO:
CARGO DEL JEFE INMEDIATO:
Femenino
Masculino
Indiferente
Estado Civil
Soltero
Casado
Indiferente
B. FORMACIN ACADEMICA
ESTUDIOS REQUERIDOS
PROGRAMA
Bachiller
Estudiante Universitario
Tcnico
Tecnlogo
Profesional
Especializacin
Cursos de Educacin Continuada
Cursos de Capacitacin Empresarial
C. FORMACIN DE IDIOMA EXTRANJERO (Fuera del Nativo y que lo domine ms de un 70%)
Ingls
Francs
Alemn
Italiano
Otros Estudios
158
Cul?
Anexo B. (Continuacin)
D. HABILIDAD INFORMATICA
REQUERIDA
Sistema Operativo (WINDONS)
Internet
Correo Electrnico
Otro Cual?
E. EXPERIENCIA
TIEMPO DE EXPERIENCIA
No requiere
Plsticos
6 meses a 1 ao
Comercial / Servicios
1 a 3 aos
Manufactura
3 a 5 aos
Otros
5 aos en adelante
Cul?
F. HABILIDADES Y DESTREZAS
ORGANIZACIONALES
Comunicacin Efectiva
Orientacin a Resultados
Trabajo en Equipo
Sentido de Logro
Creatividad
TCNICAS
Elabor:
Revis:
Aprob:
Fecha de Actualizacin:
Pgina 1
159
No. Factura:
Fecha:
Cliente:
Factura a:
Direccin:
Email:
Telfono:
Tamao
Articulo
Color
160
Cantidad