CAPTULO 4

PROMOCIN Y
COMERCIALIZACIN
DEL EVENTO

CAPTULO 4. PROMOCIN Y COMERCIALIZACIN DEL EVENTO

La estrategia de mercadotecnia se ha elegido tomando en cuenta las famosas
Cuatro P de Jerome McCarthy. Las que corresponden a nuestro evento se
muestran a continuacin:
Carren Martnez Josefa. Apuntes de Seminario de Titulacin Planeacin y Organizacin Integral de Congresos
y Convenciones 2015.

Factor:

Correspondiente a:

Producto

Congreso

Plaza
Precio
Promocin

Mxico,

D.F.

Club

Campestre Monte Sur

$4,631.00
Medios: Pgina web, Redes
sociales, Flyers

La mezcla promocional elegida, pgina web, redes sociales, flyers, obedece a

que nuestro mercado meta est ubicado en el D.F., lo cual nos permite
concentrar esfuerzos en dicha zona geogrfica.

4.1.1. MEZCLA PROMOCIONAL DEL EVENTO

Como se puede observar en el siguiente cuadro, la promocin se orientar de

acuerdo con el aforo, de manera directa en las escuelas, dnde distribuiremos
carteles y volantes; se buscar de manera importante, tener presencia en
internet para atraer a los conocidos de los estudiantes y al pblico en general.

SEGMENTO DE
MERCADO (LOCAL)
Escuelas universitarias de
cine
Especialistas en cine

AFORO
(PERSONAS)
224

MATERIAL A UTILIZAR

16

Pblico en general

230

Invitacin directa va email

Flyers e internet

Asociaciones

30

Flyers

TOTAL DE AFORO

500

Flyers e internet

Dentro de la mezcla promocional se decidi no utilizar publicidad generalista,

ya que son principalmente medios masivos y tambin de alto costo.
Adecuado al segmento de mercado meta, el comit decidi que la estrategia
ms adecuada es la publicidad por internet, correo electrnico y medios
impresos.

Otros sitios web

Se colocarn banners publicitarios y el cartel digital en pginas especializadas
en cinematografa, tales como:

Este sitio especializado le dedica un espacio al Congreso:

Cine

y permite publicar el banner del congreso en su pestaa de eventos:

Tambin se aprovecha la disposicin por parte de la Cineteca Nacional y el

gobierno del DF para apoyar a las empresas que fomentan el turismo, por lo
que se nos otorg mencin especial y permitirn la colocacin de posters y
carteles, de forma digital y fsica en su sitio web y en sus instalaciones:

Estar en contacto con nuestros participantes es indispensable para crear una

lealtad al evento, por lo que nos preocupamos por siempre brindarles la
informacin pertinente y adecuada a travs de:
Cuenta de Facebook
Por medio de Facebook tendremos acceso directo a las cuentas de las escuelas
universitarias, al visitar las escuelas, fsica y virtualmente, y entregar los flyers
obtendremos visitas a nuestro perfil para que los estudiantes le den likes a
nuestra galera de fotos y a toda la informacin que vern.
Otra intencin de Facebook es publicar informacin interesante y til para el
pblico en general que por el momento son solamente fans y se interesan por
conocer ms acerca del medio del cine de terror.

Cuenta de Twitter
En la cuenta de Twitter se tiene la intencin de estar a la vanguardia, seguir a
los representantes del cine de terror, seguir sus comentarios, sus tendencias,
crear foros con noticias sobre el evento que se promociona. Conseguir
seguidores y mayor difusin.

Diseo del email con invitacin personalizada para invitados

especiales y asociaciones:

Asunto: Invitacin especial. Tenemos reservado un lugar.

Estimado Sr@. _____________________

Por medio de la presente me permito distraer un momento su amable atencin

para comunicarle que tenemos un lugar reservado para usted, en el prximo
gran evento dedicado a uno de los gneros ms importantes de nuestro cine y
denominado: Congreso Cine de terror en el Siglo XXI.
Nos hemos permitido traer a grandes personalidades en este campo y slo por
mencionar algunas: James Wan (Malasia), George Romero (E.U.A.), Stephen
King (E.U.A.) Eduardo Sanchez (Cuba) Daniel Myrick (E.U.A.), Takashi Shimizu
(Japn). Con el fin de poder departir con ellos y de que tengan una interaccin
cercana con los interesados en el gnero, la cual difcilmente se puede dar ya
que no hay eventos como este en nuestro pas.
El evento se llevar a cabo los das 28 y 29 de octubre de 2016. En las
instalaciones del Club Campestre Monte Sur, en el D.F.
Tenemos un lugar especialmente reservado para usted. Por favor visite nuestra
pgina www.cinedeterrorsigloxxi.inselom.biz y confirme su lugar. Encontrar
toda la informacin necesaria y algunas sorpresas diseadas especialmente
para usted.
Anexo al presente el folleto electrnico con todos los detalles y programacin
del evento.

Sin ms por el momento me despido agradeciendo el favor de su atencin.

Afrodita Andrs Dionicio

Responsable de inscripciones.
Agencia organizadora: Carmen Rojas Sandoval
Tel. 56762905 / 04455 29890636

4.1.2. Imagen del evento Pagina Web Faqs

Imagen
Uno de los elementos ms importantes para disear la imagen del evento,
como son el logo y el material promocional, es la eleccin de los colores que
forman parte de nuestra mezcla publicitaria. Por lo que elegimos los tonos:

Negro
Azul
Sepia
Gris
Guinda

Tomando en cuenta los criterios que mencionaremos a continuacin:

Carlos F. J. Dvila, Teora del color (Noviembre, 2015). Disponible en:
http://es.slideshare.net/carlosfjdavila/teora-del-color-c

NEGRO

El color negro significa misterio y muerte. Tiene un significado contradictorio

que bien puede significar la muerte y lo oscuro, pero tambin nobleza y
dignidad. Tambin representa elegancia , se utiliza como fondo y se destaca
con todos los colores. Lo utilizan empresas tanto tradicionales como modernas.
Trasmite drama y temor.

AZUL

El azul es ms calmante. Abre la mente, brindando paz y tranquilidad. El azul

es el ms sobrio de los colores fros, transmite seriedad, confianza y
tranquilidad. Se el atribuye el poder para desintegrar las energas negativas. Es
uno de los colores preferidos, pero resulta difcil de utilizar en la decoracin de
los ambientes.

SEPIA

La mayora de los colores caf, son colores trreos. Estos ya se usaban en la

pintura rupestre. El caf tambin es el color de los artistas. Antiguamente la
tinta de sepia, que variaba del marrn al gris, era muy apreciada. Con este
color se hacan apuntes de viajes. El mismo Goethe hizo numerosos dibujos con
sepia en sus viajes por Italia.

GRIS

Iguala todas las cosas y no influye en los otros colores. Puede expresar
elegancia, respeto, desconsuelo, aburrimiento, vejez. Es un color neutro y en
cierta forma sombro. Ayuda a enfatizar los valores espirituales e intelectuales.
Si se utiliza en exceso en un ambiente, lo har parecer montono y aburrido. Es
muy interesante utilizarlo en una decoracin complementndolo con colores
contrastantes y luminosos.

GUINDA

Es una tonalidad oscura de rojo. Resulta de la mezcla de los colores marrn y

prpura. Su significado segn la psicologa del color: es el color de las
tempestades del alma, de la guerra. Es el color de las fraguas en que se forjan
en el hombre nuevo.
Carlos F. J. Dvila, Teora del color (Noviembre, 2015). Disponible en:
http://es.slideshare.net/carlosfjdavila/teora-del-color-c

Para promocionar el evento se aprovecharn al mximo los medios digitales

como son: pgina web, facebook, twitter y anuncios en sitios gratuitos, los
cuales permiten dar a conocer detalles y novedades acerca del evento; y las
visitas directas a las escuelas para entregar informacin impresa.

La mezcla promocional que se eligi est constituida por los siguientes

materiales:
Material
Volante

Objetivo de uso
Promocin del evento

carta
Volante

carta
Volante carta
Cartel
doble
carta
Cartel 4 carta

Promocin del evento

Promocin del evento

Apoyo en el evento
Apoyo en el evento
Promocin y apoyo para el
Trptico
evento
Pluma
Apoyo en el evento
Promocin y apoyo para el
Pgina WEB
evento
Envo
de
cartas
e
Invitaciones
invitaciones especiales para
personalizadas personalidades y lderes de
opinin.

Despus de un arduo trabajo a continuacin se pueden observar los criterios de

eleccin para la imagen.

Logotipo
Con fundamento en la investigacin de colores y asesora de los diseadores
grficos el resultado es una combinacin de tonos grises, guinda y negro.

Slogan

El slogan surgi analizando lo que se quiere transmitir acerca del evento, y es

que la intencin es que este congreso genere ideas, propuestas, que se perciba
la iniciativa y proactividad de las nuevas generaciones. En este evento tendrn
la oportunidad de escuchar a grandes personalidades, de convivir con ellas y
tambin de expresar su talento en el concurso previo a la clausura.
Slogan del evento:
Engendrando el miedo

Volantes

Tambin conocidos como flyers son medios giles de difusin pues su

impresin es accesible y su distribucin tambin. Se pretende lograr la difusin
del evento de forma local y directamente en las escuelas en las que
invitaremos a los participantes.
A continuacin se muestran los diseos y medidas que utilizaremos:

Diseo carta

Diseo carta

Diseo carta

Cartel

Este material nos servir para reforzar la informacin sobre el concurso, de

forma previa y el mismo da del evento. Contiene las bases y de forma
resumida el proceso para su ejecucin.
Diseo para impresin de Cartel en doble carta y 4 carta.

Trptico

El trptico lo utilizaremos para concentrar la informacin general del evento,

incluso contiene referencias sobre los paquetes tursticos que ofreceremos a
los participantes. til para promocionar el evento y tambin para entregarlo a
cada participante.

Trptico (cara exterior)

Trptico (cara interior)

Plumas promocionales

En cada evento es valioso entregarle al participante algn obsequio til, que

nos permitir mantenernos presentes en su mente al menos durante algn
tiempo. Adicional la pluma ser de utilidad para las actividades.

Pluma doble impresin

PGINA WEB
Nuestro principal medio de comercializacin ser el internet, ya que en la
pgina se colocara toda la informacin necesaria para que los participantes
estn enterados del desarrollo del evento, de los pasos a seguir para su
registro e incluso pueden pagar desde el sitio.

Enlace: www.tendenciascinedeterror.com

MEN: Inicio

MEN: Programa

MEN: Tickets

MEN: PONENTES

MEN: SEDE DEL EVENTO

MEN: Inscripciones

MEN: Post Tours

MEN: Contctenos

MEN: FAQs

Faqs
1. Cmo puedo inscribirme?
Llena
el
formulario
en
nuestra
pgina
www.tendenciascinedeterror.com directamente el da del evento.

web

2. Dnde puedo pagar mi inscripcin?

En nuestra pgina web www.tendenciascinedeterror.com directamente el
da del evento.
3. Tienen descuentos para grupos?
No, el precio es general.
4. Hay descuentos para estudiantes?
S, tenemos tarifa especial para estudiantes. Slo tienes que presentar
tu credencial vigente.
5. Tengo que ser estudiante de cine para entrar al evento?

No, no necesariamente. El evento ha sido diseado para todo pblico y

amantes del cine de terror que deseen aprender sobre el mismo.
6. Existe un pase que me cubra todo el evento?
S. La inscripcin te da derecho a todas las actividades registradas en el
programa. Efectuars un solo pago.
7. A partir de qu fecha puedo comprar mis boletos?
Tres meses antes en nuestra pgina web.
8. Hay algn lmite de edad para participar en el evento?
No. El contenido de las actividades ha sido cuidadosamente
seleccionado por lo que es apto para todas las edades.
9. Me entregarn
participacin?

algn

documento,

diploma

constancia

de

As es. Te entregaremos una constancia de participacin que tiene valor

curricular.
10.Cmo llego al lugar del evento?
Como sabes se llevar a cabo en el Club Campestre Montesur.
Direccin: Xompol s/n, Col. Pedregal de San Francisco, Del. Xochimilco,
C.P. 16800, Mxico, D.F.
En nuestra pgina hemos habilitado una pestaa llamada Sede del
evento, en ella encontrars indicaciones para que llegues sin
problemas.
11.Me puedo hospedar en el lugar dnde va a ser el evento?
No. Lamentablemente es un parque recreativo que no tiene instalaciones
de hospedaje y su horario es: de Martes a Domingo de 07:00 a 20:00
hrs.
12.Cul es la tarifa de hospedaje?
Lamentablemente Club Campestre Montesur es un parque recreativo
que no tiene instalaciones de hospedaje y su horario es: de Martes a
Domingo de 07:00 a 20:00 hrs.

13.Cules son los requisitos para inscribirme?

Dependiendo de la cuota de inscripcin a la que quieras acceder, te
pediremos presentar tu credencial vigente.

4.3 PLAN DE MEDIOS

www.cinedeterrorsigloxxi.inselom.biz
El plan de medios se define como el proyecto de distribucin de mensajes
publicitarios en los medios de comunicacin para un tiempo determinado.
Apuntes de seminario Maestra Josefa Carren

Para generar el plan de medios es muy importante tener en cuenta varios

factores, que de acuerdo con la experiencia y estudios sobre el tema, se
enlistan a continuacin:

Etapas que conforman el Plan de Medios

ETAPAS DEL PLAN DEMEDIOS
A) Anlisis Preliminar.
B) Definicin de Estrategias.
C) Implementacin de Tcticas.
D) Control de Presupuesto.

A) Anlisis Preliminar.

Actualmente en Mxico existen algunos eventos dedicados al cine de terror,

que no se consideran competencia pues se enfocan principalmente a la
exhibicin de pelculas.
El ms destacable es el Festival Macabro que exhibe cintas de terror pero se
enfoca exclusivamente a corto y largo metrajes. Adicional a este se encuentran
otras muestras de cine que se realizan en diferentes recintos, sin llegar a tener
un contacto ms cercano con participantes.

El congreso Tendencias del cine de terror en el siglo XXI, tiene el objetivo de

dar a conocer y difundir informacin cinematogrfica del gnero de terror por
medio de debates, talleres y muestras audiovisuales, permitiendo a los
participantes obtener un conocimiento ms amplio acerca del tema.

B) Definicin de Estrategias.
Con base en los objetivos que pretendemos lograr como empresa y como
evento nuestra postura ante los medios es la de brindar confianza al
participante, por lo tanto la informacin publicada tiene que ser slida y
ofrecerse en medios de confianza. En este caso hemos elegido medios con una

gran trayectoria: Cineteca Nacional, Gobiernos del D.F., Cine Garage, Facebook
y Twitter con el respaldo de los especialistas que nos harn favor de difundir y
validar los contenidos, obteniendo a cambio publicidad para ellos en nuestro
propio sitio web.

Postura de medios.
La postura de medios diseada para el evento es la siguiente, obedeciendo a
criterios de peso publicitario, rea geogrfica y estacionalidad.
Se est cuidando que los recursos destinados a la promocin del evento
lleguen

al

pblico

que

nos

interesa.

Aprovechando

tambin

que

la

estacionalidad coincide con la campaa nacional El buen fin y que es

temporada de terror y suspenso por las festividades.

MATERIAL A
UTILIZAR
Flyers y
posters fsicos
y digitales,
visita directa

PESO
PUBLICITAR
IO
70%

GRUPO DE
AUDIENCIA
Escuelas
universitarias de
cine

AFORO
(PERSONA
S)
224

REA
GEOGRFI
CA
D.F

Invitacin
directa y va email

20%

Especialistas en cine

16

D.F.

Flyers y
posters fsicos
y digitales e
internet

70%

Pblico en general

230

D.F.

Flyers

10%

Asociaciones

30

D.F.

POCA
DEL AO
Hallowee
ny
muertos
y el Buen
Fin
Hallowee
ny
muertos
y el Buen
Fin
Hallowee
ny
muertos
y el Buen
Fin
Hallowee
ny
muertos
y el Buen
Fin

TOTAL DE AFORO

500

D.F.

El plan de medios obedece fundamentalmente a una necesidad financiera.

Debido a que se aprob un presupuesto con las siguientes caractersticas:
PRESUPUESTO DE MEZCLA PROMOCIONAL
CONCEPTO

PRECIO
UNITARIO

CANTIDA
D

Volante carta

$0.25

1000

$250.00

Volante carta

$0.13

1000

$130.00

Volante carta

$0.50

1000

$500.00

Cartel doble carta

$1.00

1000

$1,000.00

Cartel 4 carta

$1.90

1000

$1,900.00

Trptico

$0.95

1000

$950.00

Pluma

$4.50

1000

$4,500.00

Pgina WEB

$2,100.00

$2,100.00

TOTAL

SUBTOTA
L

$11,330.00

Por lo que el rea de promocin y difusin del evento tiene que respetar el
margen de gastos autorizados y maximizar su funcin para lograr el resultado
esperado, que es la concurrencia de los 500 participantes.
Presupuesto orientado a objetivos y tareas
De este modo, al presupuesto de los $11,330.00 se le restan los $4,500 que
corresponden a las plumas que se regalarn con los kits de bienvenida y los
$2,100 del costo de la pgina web, el restante son:
$11,330 (4500+2100) = 4730
Los $4,730 restantes se han divido para la realizacin de material impreso con
el que se promocionar el evento.

Definitivamente el equipo de promocin tiene que estar muy pendiente de los

medios digitales ya que ser la mayor fortaleza para lograr el aforo propuesto
para el evento.
En cuanto al target group es valioso tomar en cuenta que casi el 50% de
nuestro pblico meta son estudiantes, por tanto no tienen el ingreso necesario
para adquirir sus entradas, en la campaa de medios digitales se estar al
pendiente del buen fin por ejemplo y de que los banners parezcan relacionados
con el lema del Buen Fin.
Los jvenes participantes se constituirn en los principales promotores del
evento y sern quienes solicitarn el dinero a sus padres.
Se considera que no tenemos un rival o competencia cercana pues el congreso
contar con ponentes internacionales y un concurso prctico, ambos son
aspectos que no han formado parte de eventos que antecedan al presente.
El tipo de tctica publicitaria a implementar es Campaa Flat.
*Carren Martnez Josefa. Apuntes Seminario De Titulacin Planeacin Y Organizacin Integral De
Congresos Y Convenciones 2015.

La cual se lleva a cabo de forma continua pues el monitoreo a los sitios web
ser permanente y plano, porque se basar en los diseos prestablecidos.
El plan de medios se llevar a cabo de acuerdo con un cronograma especfico
con metas en tiempo.

CRONOGRAMA PARA PROMOCIONAR Y COMERCIALIZAR EL EVENTO

Tiempos
10
meses
antes
del
evento

Fecha
15 enero 2016

8 meses antes
del evento

15 marzo 2016

Acciones
- Publicar banners y posters digitales en
sitios especializados en cinematografa
en la Internet.
-

Enviar la invitacin del evento por

correo nicamente a asociaciones y
especialistas en cine, de acuerdo con
el directorio propuesto.

6 meses antes
del evento

15 mayo 2016

2 meses antes
del evento

15 agosto 2016

1 mes antes
del evento

15 septiembre
2016

Visitar autoridades de universidades

para publicar banner en su sitio web.
Lleva folletos con toda la informacin
del evento.
Enviar invitaciones personalizadas a
los
especialistas
en
cine
y
asociaciones.
Iniciar campaa intensiva con alumnos
de universidades para que ingresen a
Facebook, twitter y el sitio oficial del
Congreso.
Promover el concurso para que lleven a
la
prctica
los
conocimientos
adquiridos.
Promover la aplicacin gratuita que les
permitir inscribirse desde su celular.
Colocar carteles en las universidades
especializadas en cine
y en las
instalaciones
de
las
diversas
instituciones que nos brindarn apoyo,
tales como la Cineteca Nacional,
UNAM, IPN y otras escuelas donde
podremos captar pblico en general.
Enviar folletos y poster digitales del
evento va correo electrnico para
destacar lo ms importante del evento.
Visitar a las personalidades invitadas
para entregarles la carta/invitacin
personalizada
e
incentivar
su
participacin.

Fechas especficas de entrega de cartas para incentivar la participacin de

invitados especiales.
REGISTRO DE ENVIO DE CARTAS E INVITACIONES ESPECIALES
NOMBRE
EMPRESA O
FECHA DE
FECHA DE OBSERVACIO
DEPENDENCIA
CONFIRMACI ENTREGA
NES
N
DE CARTA
Francisco
Centro de Estudios en
28
01
Aguirre
Septiembre
Octubre
Ciencias de
Salomn
2016
2016
la Comunicacin
Agustn
INDI Centro de
29
02
-

Mendoza
Gutirrez
Isabel
Vzquez
Cedillo
Fernando
Palomar
Estrujillo
Alejandra
vila
Salazar
Gabriel
Ramrez
Estrada
Christian
Nudillo de
la O
Csar
Guzmn
Altamirano
Roco
Gonzlez
Lima
Mario
Hernndez
Fragoso
Arturo
Rivera
Soto
Cecilia
Castro
Ramrez

Estudios Cinematogrfi
cos
Westbridge University

Septiembre
2016
03 Octubre
2016

Instituto Ruso Mexicano

Serguei Eisenstein

06 Octubre
2016

CENTRO

06 Octubre
2016

Asociacin Mexicana de
Cineastas Independient
es
ARTE7

30
Septiembre
2016
05 Octubre
2016

Centro Universitario de
Estudios Cinematogrfi
cos
Centro de
Capacitacin Cinemato
grfica
Cineteca Nacional

01 Octubre
2016

Instituto Mexicano de
Cinematografa

04 Octubre
2016

Voces Contra el
Silencio, Video
Independiente, A.C.

01 Octubre
2016

29
Septiembre
2016
08 Octubre
2016

Octubre
2016
05
Octubre
2016
08
Octubre
2016
08
Octubre
2016
02
Octubre
2016
07
Octubre
2016
03
Octubre
2016
01
Octubre
2016
10
Octubre
2016
06
Octubre
2016
03
Octubre
2016

El anlisis de los participantes permite la concentracin de esfuerzos y al

mismo tiempo cuidar el presupuesto, para no encarecer innecesariamente el
producto.
Los avances tecnolgicos nos permiten aprovechar con un bajo costo todos los
recursos digitales que tenemos a nuestro alcance, slo se requiere el
mantenimiento constante y atender a la retroalimentacin del pblico de
nuestro inters, que ellos realizarn gran parte de la funcin de promocin,
retransmitiendo y compartiendo con sus conocidos.