Vous êtes sur la page 1sur 4

COMO EVITAR QUE LAS REUNIONES SEAN UNA PERDIDA DE

TIEMPO.

Sorprende el porcentaje de las personas que responden que ha sido una


prdida de tiempo las reuniones a las que asistensin embargo, coincido en que
muchas veces las reuniones son innecesarias para todos, pues van dirigidas hacia
algunos jefes y no tienen que ver otros departamentos y estamos obligados a
asistir
Si se tomaran en cuenta los pasos indicados por el paper se optimizara mucho
ms el tiempo de produccin en nuestro trabajo, podramos tener ms tiempo a
nuestra disposicin y para desarrollar nuestro trabajo.
Al planificar resulta muy importante saber cul es el objetivo de la reunin y de
convocar a la gente indicada para dicho objetivo, pues para optimizar el tiempo de
trabajo resulta relevante contar con la gente indicada. Tambin sera de mucha
utilidad informar o dar a conocer una pauta del tema que se tratar en la reunin,
ya que eso permite a las personas estar preparadas y tener claridad para qu se
convoca a dicha reunin.
Muchas veces al asistir a reunin sin tener relacin en los temas que se
tratan, donde francamente no hay conexin con el puesto que se desempea, nos
hace sentir que vamos a perder el tiempo, ya que nuestra opinin no tiene
incidencia en las decisiones que se tomen.
Los tiempos asignados a las reuniones, muchas veces son ms extensos de lo
necesario, por tanto, depende del objetivo de la reunin el tiempo que se debe
dar para tratar el tema planificado. Resulta cansador y aburrido el hecho de tener
que estar en una reunin extensa sin llegar a puerto, y ms an cuando no se
toman decisiones que permitan resolver el problema o se tiende a dar vueltas
sobre lo mismo.

Si considerramos que podemos planificar una reunin, y permitiramos que


diferentes personas aportaran a mejorar su desarrollo y efectividad, sera claro
que establecer los roles facilita la fluidez de la reunin y establece los puntos de
apoyo que el organizador de la reunin necesita para hacerla ms efectiva. Tan
importante como establecer roles, resulta establecer el que y como hacer lo
consensuado en la reunin, en forma clara y definida, para que cada asistente a la
reunin cumpla a cabalidad la tarea que le fue asignada, y as no caer en errores
de interpretacin de los acuerdos tomados.
Al asumir compromisos, debemos supervisarlos y establecer la forma en que
sern seguidos por la persona a cargo, y que el trabajador sepa que se espera de
l y como debe ejecutar su labor de buena manera, de acuerdo a los compromisos
adquiridos.
Si bien, todo lo expuesto resulta fcil de decir y de planificar en el papel, la
realidad es otra al llevarlo a la prctica, pues me ha tocado asistir a reuniones, en
las que soy participante, por ejemplo la de los das viernes, en la cual estamos
todos los jefes (comerciales y operativos), el 80 % de estas es netamente
comercial, y el 20% restante es de informacin generalizada( que no van
asociadas al rea comercial), que es la informacin que va dirigida a los
colaboradores, organizacin de actividades, y sugerencias o reclamos de acuerdo
a cada departamento. Por tanto, hay muchas ocasiones en que asisto a reuniones
en las cuales no se requiere de mi presencia, y por ende dejo de realizar labores
que van ligadas al cargo que desempeo, o que simplemente se abordan dos o
tres puntos asociados a mi labor pero debo permanecer en la reunin hasta que
finaliza ( lo cual pueden ser mucho ms de 45 minutos)
Me gustara evitar asistir a reuniones en las que siento que se pierde el
tiempo, pero la verdad es que eso no lo puedo evitar, ya que muchas de las
reuniones a las que asisto en el mes estn calendarizadas, y se cita a todos los
jefes. Otras, las emergentes, en

un inicio tienen un objetivo claro para su

convocatoria, pero una vez que se desarrollan van adquiriendo nuevos temas,
debido a que se presenta una situacin ajena al objetivo inicial y se le intenta dar

solucin en el momento. Y esto, no tiene que ver con todos los asistentes que
fueron convocados.
Resultara ideal poder aportar para mejorar el desarrollo de las reuniones a las
que asisto como participante o en las que debo ser el gestor. Como primer paso,
tendra que conversar con mi superior y plantearle estos puntos que favorecen el
desarrollo de la reunin en forma ms efectiva, para que est en conocimiento de
algunos tips que pueden ayudarnos a mejorar como empresa

y mejorar los

tiempos de trabajo de todos. En segundo lugar, tendra que implementar estos


pasos que favorecen una adecuada optimizacin de tiempos y el desarrollo de la
reunin con mis colaboradores.
Hasta ahora, debo reconocer que la verdad es que no planifico mis reuniones,
ya que despus de cada reunin de las que participo, los reno a todos y les
informo de los puntos de inters general, y aquellos que tengan relevancia para el
desarrollo de nuestra labor y que puedan ser dados a conocer (obviamente), el
trato con mi gente es mas cercano, y siempre estamos conversando de diferentes
temas, tanto de lo laboral como de lo familiar, a partir de lo cual llegamos a
acuerdos y establecemos los roles que cada uno debe cumplir para el mejor
desarrollo del trabajo en nuestro departamento.
Mis reuniones las hago de pie, y hablamos lo justo y necesario, para
establecer las tareas que debemos cumplir como departamento. Esto va de la
mano con la supervisin de la mayora de los compromisos que se adquieren junto
a mis colaboradores, en el quehacer dia a dia, tratamos de mejorarlo siempre,
evitando errores y mejorando la atencin hacia los dems, ya que sabemos que
nuestro trabajo y labor son importantes para un normal desarrollo en los dems
departamentos de la tienda, partiendo porque somos quienes suministramos la
mercadera, ordenamos, proveemos de suministros a todos los pisos, entre otras
cosas.
Resulta curioso darse cuenta que a veces muchas de las cosas que
realizamos por instinto, ya sea porque aprendemos de la experiencia y de lo que

nos molesta en ocasiones, somos capaces de avanzar en la mejora de estrategias


para el logro de objetivos. Sin saberlo, he realizado algunas estrategias asociadas
a los pasos de optimizacin de los tiempos de reunin, y me alegra darme cuenta
que no lo he hecho tan malsin embargo, esto tambin me lleva a cuestionarme
en como lo he estado haciendo y como puedo mejorar de manera efectiva el
desarrollo de mis reuniones, quizs dando mayor formalidad, estableciendo roles y
aprendiendo a planificar de mejor manera las mismas.

Miguel Parada Segura