CONTENIDOS:

1.
2.

3.
4.
5.

Definicin
Los pasos del ciclo contable
2.1
El libro diario
2.2
El libro mayor
2.3
El Balance de Comprobacin
2.4
Los asientos de ajuste
Glosario de Trminos
Cuestionario
Ejercicios

OBJETIVO GENERAL
Nuevamente, deseo capacitarte para que utilices correctamente los
pasos del ciclo contable, valindote de las herramientas y tcnicas
hasta la formulacin de los estados financieros ms usuales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL APRENDIZAJE
Al terminar de estudiar este captulo sers capaz de:
1.- Mencionar los pasos del ciclo contable
2.- Utilizar los conocimientos en la resolucin de ejercicios
prcticos.
3.- Definir los conceptos de los principales libros de
contabilidad.
4.- Conocer la estructura de varios registros contables.

EL CICLO CONTABLE
1.

DEFINICION

El ciclo contable se lo puede definir como el proceso completo de

contabilidad, o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el
registro de las operaciones y procesamiento de la informacin.
Al inicio de nuestro estudio vimos que las empresas comerciales
registran sus operaciones con la finalidad de preparar informacin
financiera a la terminacin de su perodo contable. Adems, sabemos
que existen cuatro estos financieros importantes en este tipo de
empresas: el balance y el estado de operaciones, el primero que trata
de la situacin financiera del negocio en una fecha determinada; y el
segundo, o sea, el estado de operaciones, que representa la ganancia
o prdida neta del perodo contable.

Las principales cuentas son cinco: activos, pasivos, y capital (balance

general y, gastos y rentas (estado de operaciones).

2.

LOS PASOS DEL CICLO CONTABLE

A continuacin se presenta el listado de los pasos del ciclo

contable:
1.-

Registro en el diario, a medida que las transacciones se van

produciendo, es preciso registrarlas en el libro diario, en
asientos respectivos. A esta etapa se le conoce como
jornalizacin o diarizacin. Se considerar previamente a los
documentos fuente, los que justificarn la transaccin, o sea,
las facturas, notas de ventas, contratos, roles de pagos, etc.
Grfico 4.1 (anexo nro. 1)

2.-

Registro en el libro mayor, una vez que hemos registrado las

transacciones en el libro diario, pasamos al libro mayor los
valores correspondientes al debe y al haber de cada una de las
cuentas. este paso se le conoce como mayorizacin. Grfico 4.2
(Anexo Nro. 2).

3.-

Balance de comprobacin, una vez que los asientos del diario

han sido pasados al mayor, se elabora un balance de
comprobacin, con la finalidad de comprobar si se cumple que
los totales de las sumas (debe y haber) son iguales si los totales
de los saldos (deudor y acreedor) tambin son iguales. Grfico
4.3 (Anexo Nro. 3).

4.-

Registro de ajustes en el libro diario, si es necesario realizar los

ajustes correspondientes, se deber registrar los asientos en el
libro diario.

5.-

Pase de los asientos de ajuste al libro mayor, en forma similar

que para el caso de los asientos regulares, se pasan los dbitos
y crditos de los asientos de ajuste al libro mayor.

Grfico 4.1 (Anexo Nro.1)

NUEVA AURORA S.A

DIARIO GENERAL
MES: ...............................AO: 2009........
FECHA REF

DETALLE

PARCIAL

DEBE

PAG. ...
....
HABER

GRAFICO NRO. 2 (Anexo Nro.2)

NUEVA AURORA S.A

MAYOR GENERAL
MES: ...............................AO: 2009........
FECHA
DETALLE

DEBE

HABER

PAG. .......
SALDO

GRAFICO NRO. 3 (Anexo Nro.3)

NUEVA AURORA S.A

BALANCE DE COMPROBACION
MES: .........................AO: 2009........
NRO
CUENTAS
SUMAS
DEBE
HABER

PAG. .......
SALDOS
DEBE

HABER

6.-

Registros de asientos de cierre. Inmediatamente despus de los

ajustes, se procede a registrar en el libro diario los asientos de
cierre, de acuerdo al siguiente mecanismo:
a)

Se debitarn las cuentas de rentas por cualesquiera que

sean sus saldos y se acredita la cuenta Resumen de
Rentas y Gastos.

b)

Se acreditan las cuentas de gastos por cualesquiera que

sean sus saldos y se debita la cuenta Resumen de rentas
y Gastos

c)

Se cierra la cuenta Resumen de Rentas y Gastos con un

crdito o un dbito, dependiendo si existe una ganancia o
una prdida a la cuenta Supervit-Utilidades Retenidas.

d)

Se acredita la cuenta Dividendos por cualquier saldo que

contenga y se debita Supervit-Utilidades Retenidas.

7.-

Todas las cuentas de rentas, de gastos y de dividendos se

cierran subrayndolas con doble lnea en la parte inferior.

8.-

Finalmente, se preparan los estados financieros.

La Hoja de Trabajo
Antes de realizar los estados financieros, se acostumbra con muchas
ventajas a utilizar otra etapa, la realizacin de una hoja de trabajo,
donde se registrar los saldos del balance de comprobacin, los
ajustes, la informacin necesaria para los asientos de cierre y paras la
elaboracin de los estados financieros.
Esta hoja de trabajo permite que se pueda realizar toda la informacin
asegurarse de que no ha omitido nada, entonces puede realizar los
asientos de cierre en el diario y preparar los estados financieros. Las
hojas de trabajo son formularios que generalmente contiene la
siguiente informacin: Grfico 4.4 (Anexo 4).
1.-

Parte superior, donde se colocar el nombre de la empresa, la

fecha de cierre del perodo contable.

2.-

Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las

siguientes columnas:
a)
b)

Una columna para el nmero de la cuenta,

Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta

c)

Dos columnas para los saldos del balance de

comprobacin (una para el saldo deudor y otro para el
saldo acreedor.
d)
Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra
para el haber),
GRAFICO NRO. 4 (Anexo Nro4)

NUEVA AURORA S.A

HOJA DE TRABAJO
MES: ...............................AO: 2009........
PAG.....
SALDOS
AJUSTES
BALANCE AJUSTADO
PERDIDAS Y GANANCIAS
SU
NRO
CUENTAS
DEBE HABER DEBE HABER DEBE
HABER GASTOS RENTAS DE

e)

f)
g)
h)

Dos columnas para el balance de comprobacin ajustado,

donde se registrarn las cantidades de dinero respectivas
tomando en cuenta a los ajustes (una para el dbito y
otra para el crdito),
Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para
los gastos y una para las rentas),
Dos columnas para las ganancias o para las prdidas
retenidas (una para el debe y otra para el haber),
Dos columnas para el balance general (una para el activo
y otra para el pasivo).

La hoja de trabajo descrita anteriormente corresponde a una

hoja de trabajo de 12 columnas, pudiendo existir de ms o de
menos columnas, segn las necesidades.
Columna para el nmero de la cuenta
Aqu se colocar el orden ascendente el ordinal respectivo a las
cuentas, a fin de que se pueda comprobar con el total de cuentas que
posee la empresa y que han merecido variaciones durante el perodo
contable en estudio.
Columna para el nombre de la cuenta
Se colocar los nombres completos de las cuentas a fin de evitar
confusiones o errores con los nombres de las mismas, se colocar una
sola vez en el nombre de una misma cuenta.
Columnas para el balance de comprobacin
Cuando se ha registrado las cuentas del perodo contable se procede
a elaborar el balance de comprobacin, en ocasiones se procede a
realizar como parte de la hoja de trabajo, asiendo estas columnas
(cuatro: dos de las sumas y dos de los saldos), las primeras en la hoja
de trabajo. Una vez registradas en las respectivas columnas todas las
cuentas, se procede a totalizar dichas columnas y debern sumar
iguales (una suma y los saldos).
Columnas para los Ajustes

A continuacin procedemos a registrar en la hoja de trabajo a los

ajustes, para lo cual, procedemos de la siguiente manera: Primero, en
base a la necesidad de insertar el ajuste respectivo a una cuenta
determinada, analizamos el asiento respectivo de las cuentas que han
intervenido, si del anlisis determinamos que las cuentas ya existen
en la hoja de trabajo, no es necesario crear nuevas cuentas, sino que
nos trasladamos a las columnas respectivas y colocamos los valores
correspondientes con el nmero o letra del asiento en la parte
izquierda de las cantidades correspondientes. Segundo, si vemos que
una cuenta no existe en el listado de las cuentas registradas en la
hoja de trabajo, entonces, creamos una nueva cuenta, el nombre con
el que consta en el asiento de ajuste respectivo y colocaremos los
valores correspondientes en las columnas de los ajustes.
De esta manera procedemos con todos los ajustes que se consideran
necesarios y contabilizamos las columnas de los dbitos y de los
crditos, debiendo sumar iguales.
Columnas para el Balance de Comprobacin Ajustado
Una vez registrados los ajustes procedemos a realizar las operaciones
(suma o resta) correspondientes a fin de tener saldos reales y que
servirn para los siguientes pasos. Entonces, en el caso de las
cuentas que no han sido afectadas por los ajustes, pasarn a las dos
columnas siguientes (balance de comprobacin ajustado) con sus
mismos valores; pero, si estuviesen afectadas por los ajustes, sern
necesarios sumar o restar, segn el caso. Por ejemplo, si tenemos la
cuenta seguro pagado por anticipado en la columna de los saldos
(debe) por el valor de $ 360,oo y en la columna de los ajustes (haber)
aparece el valor de $ 60,oo, entonces, restaremos y registraremos en
la columna del debe del balance de comprobacin ajustado por el
valor de $300,oo. Esto quiere decir que debido al ajuste, se produce
una disminucin de $ 60, oo en la cuenta llamada seguro pagado por
anticipado.
Finalmente, se sumarn las columnas del debe y del haber y
tendremos como resultado cantidades iguales.
Columnas para Rentas y para Gastos
En el debe ir la columna de los gastos y en el haber ir la columna
de las rentas. Ahora desde la primera cuenta hasta la ltima,
buscaremos las cuentas de gastos y registraremos sus valores en la
columna de gastos, hacemos lo mismo para el caso de las rentas.
Posteriormente se suman las columnas, si el lado de las rentas
(haber) es mayor, la diferencia es la ganancia neta obtenida durante

el perodo contable; esta diferencia se agrega a la columna de los

gastos debe), creando una nueva cuenta en la columna de Nombre de
las Cuentas, denominada "Ganancia Neta", entonces, las dos
columnas sumarn iguales.
Columnas para Supervit-Utilidades Retenidas
Estas columnas reflejan las cifras que aparecern en el Estado de
Supervit-Utilidades Retenidas. Primero, se colocar el saldo, inicial
de la cuenta Supervit-Utilidades Retenidas, luego la cuenta
dividendos y finalmente, la ganancia del perodo.
Columnas para el Balance General
En estas columnas se registrarn los valores de las cuentas que no
han sido registradas ni en los gastos, rentas ni en las columnas de
Supervit-Utilidades Retenidas; entonces, estarn conformadas por
los activos, por los pasivos y el saldo final del Supervit-Utilidades
retenidas. Estas dos columnas sumarn iguales.
2.1 EL LIBRO DIARIO
Es conocido como el libro de entrada original. En este registro se
anota las transacciones y de ah se toma la informacin necesaria
para hacer los asientos en el libro mayor.
Antes de estudiar el diario, es preciso que conozcamos los tipos de
asientos ms comunes, es as que de acuerdo al tiempo, los
asientos pueden ser:
*
*
*

De apertura
Normales durante el perodo contable, y,
De cierre

En cambio, de acuerdo al nmero de cuentas que lo

conforman, pueden ser:

Simples, cuando existe una cuenta en el dbito y otra en el crdito.

Ejemplo: Se compra una mquina de escribir y se paga al contado
y en efectivo el valor de $ 200,oo

NUEVA AURORA S.A

DIARIO GENERAL

MES: ...............................AO: 2009........

FECHA REF
DETALLE
-xEquipo de oficina
Caja
V/. compra de una mquina de escribir al
contado.

PARCIAL

PAG. .......
HABER

DEBE
200

200

200

200

Compuestos, cuando dos o ms cuentas se debitan y se

acreditan. Ejemplo: Se compra mercaderas por el valor de
$200, oo con el 10% de impuesto y se paga el 50% en efectivo
y el saldo con letra de cambio.

NUEVA AURORA S.A

DIARIO GENERAL
MES: ...............................AO: 2009........
FECHA REF
DETALLE
PARCIAL
-xCompras
IVA Pagado
Caja
Documento por pagar
V/. compra de mercaderas con el 10% del
IVA.

PAG. .......
HABER

DEBE
200
20

110
110

220

220

Mixtos, cuando puede existir una cuenta que se debita y dos o

ms cuentas que se acreditan, o lo contrario, Ejemplo, Si
compramos un vehculo por el valor de $ 20.000,oo, sin el IVA,
suponiendo que no nos aplique (de acuerdo a exenciones de
Ley), pagamos como entrada el 70% y el saldo a 30 das plazo
con letra de cambio:

NUEVA AURORA S.A

DIARIO GENERAL
MES: ...............................AO: 2009........
FECHA REF
DETALLE
PARCIAL
-xVehculo
Caja
Documentos por pagar
V/. compra de un vehculo y se paga el

DEBE

PAG. .......
HABER

20,000
14,000
6,000

70% de entrada al contado y el 30% a crdito con documento a 30 das plazo.

20.000

Es importante que distingas los siguientes aspectos de un asiento

contable.
a)

Cada asiento en el Diario tiene un nmero, una fecha y una

explicacin breve sobre la transaccin; ser corta pero lo
suficientemente clara para tener una idea de la naturaleza y
condiciones en las que se produjo dicha transaccin.

b)

El nombre de la cuenta que se debita se escribe junto al margen

izquierdo, en cambio, el nombre de la cuenta que se acredita se
escribir con una separacin hacia la derecha de la anterior.

El libro diario generalmente est conformado por las siguientes

partes: Grfico 4.1
a)

Parte superior o encabezamiento, que est compuesta por el

nombre de la empresa, el nombre del registro "Libro Diario", el
ao, mes y la pgina o folio del diario.

b)

La parte inferior o cuerpo del diario, est compuesto por las

siguientes columnas:
*
*
*
*
*
*

Una columna para la "fecha", sta corresponde a la de la

transaccin;
Una columna para la "Referencia", donde se anotar el
documento fuente;
Una columna para el "Detalle", donde se anotarn las
cuentas del dbito y del crdito, con el nmero del
asiento correspondiente y la explicacin corta;
Una columna para el "Parcial", donde se registrarn los
valores parciales, en caso de existir;
Una columna para el "Debe", donde se colocarn los
valores de las cuentas que se debitan; y,
Una columna para el "Haber", aqu se anotarn las
cantidades de las cuentas que se acreditan.

No debes olvidar que el libro diario es un registro cronolgico, es

decir, se anotarn las transacciones en los asientos en forma
ordenada, a medida que se vayan produciendo, sin omitir ninguna
transaccin o fecha. Esta omisin provocar serios obstculos en la
informacin financiera final.
2.2 EL LIBRO MAYOR

20.000

Una vez que hemos registrado todas las cuentas en el libro diario, el
siguiente paso del ciclo contable es pasar las cuentas al libro mayor
con sus dbitos y sus crditos. El libro mayor est constituido de la
siguiente manera Grfico .2 (Anexo 2)
a)

Parte superior o encabezamiento, que est compuesto por el

nombre de la empresa, el nombre del registro "Libro Mayor", el
ao, mes y la pgina o folio del mayor.

b)

La parte inferior o cuerpo del mayor, est compuesto por las

siguientes columnas:
*
*
*
*
*

Una columna para la "Fecha", sta corresponde a la de la

transaccin;
Una columna para el "Detalle", donde se anotarn las
cuentas por las cuales se produjo ese dbito o crdito,
con el nmero de asiento correspondiente.
Una columna para el "Debe", donde se registraran los
valores del dbito;
Una columna para el haber, donde se colocarn los
valores de los crditos; y,
Una cuenta para el "Saldo", aqu se anotarn las
cantidades que se vayan obteniendo de sumar o restar
segn el caso.

2.3 EL BALANCE DE COMPROBACION

De acuerdo a las fases del ciclo contable, el balance de comprobacin
representa la prueba de lo registrado anteriormente. As tenemos un
balance correcto, representa que hemos hecho bien las cosas,
contablemente; pero si no nos cuadra, es decir, no tenemos un
balance entonces, existe algn error y debemos verificarlo y
corregirlo antes de continuar. Grfico 3 (Anexo 3)
En forma similar a los registros anteriores, el
comprobacin est compuesto de las siguientes partes:

balance

de

a)

Parte superior o encabezamiento, que est integrada por el

"Nombre de la Empresa", el nombre del registro "Balance de
Comprobacin" y, la fecha que corresponde a la toma de los
datos de las cuentas.

b)

Parte inferior o cuerpo, conformada por las siguientes columnas:

*

Una columna para el "nmero", ordinal que se coloca para

ayudarnos a comprobar el nmero de cuentas existentes;

*
*

Una columna para "cuentas", aqu se ubicarn las cuentas

del mayor, sin repetirlas;
Dos columnas para las sumas, donde se ubicarn, en la
una, el total del debe y en la otra, el total del haber;
Dos columnas para los saldos, donde se registrarn los
totales de los saldos, en la una, del dbito y en la otra, del
crdito.

No te olvides de observar este registro que corresponde al anexo 3

2.4 LOS ASIENTOS DE AJUSTE

Con la finalidad de que obtengamos la informacin financiera real, es
decir, que la ganancia o la prdida neta y la posicin financiera de la
empresa sean ms reales, es preciso introducir en nuestro ciclo
contable antes de los asientos de cierre a los asientos de ajuste.
Para hacer ms fcil tu comprensin, ilustremos con un ejemplo,
supongamos que la empresa "A" ha contratado un seguro por $
480,oo y ha pagado por un ao y si la empresa cierra sus libros
semestralmente, quiere decir que para el primer semestre tendremos
que contabilizar el gasto producido en el seguro pagado por
anticipado. Entonces, tenemos que $ 240,oo se debe registrar como
gasto y a los $ 240,oo restantes, debemos contabilizar como seguro
pagado por anticipado. El asiento contable del ajuste sera el
siguiente:

NUEVA AURORA S.A

DIARIO GENERAL
MES: ...............................AO: 2009........
FECHA REF
DETALLE
PARCIAL
-xGasto seguro
Seguro pagado por anticipado
V/. Registrar el gasto del seguro a travs
del ajuste.

PAG. .......
HABER

DEBE
240

240

240

En sntesis, si al final de un perodo contable se ha incurrido en

cualquier gasto y no ha sido pagado, es preciso su registro en los
libros, antes de cerrar la cuenta de gastos respectiva. Algo parecido
ocurre con las rentas. Por ejemplo, si arrendamos un local de nuestro

240

edificio, en $ 600,oo anuales, pero si en el primer semestre no se ha

cancelado a nuestro favor, debemos contabilizar la renta respectiva a
ese tiempo. Entonces, el asiento de ajuste sera el siguiente antes del
cierre de la cuenta de rentas:

NUEVA AURORA S.A

DIARIO GENERAL
MES: ...............................AO: 2009........
FECHA REF
DETALLE
-xArriendo acumulado por cobrar
Renta arriendo
V/. Registrar el gasto del seguro a travs
del ajuste.

PARCIAL

PAG. .......
HABER

DEBE
300

300

300

3. GLOSARIO DE TERMINOS
1.

2.
3.

4.

5.

El ciclo contable.- El ciclo contable se lo puede definir como el

proceso completo de contabilidad, o sea desde cuando
comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y
procesamiento de la operacin.
El Libro Diario.- Es conocido como el libro de entrada original.
En este registro se anota las transacciones y de ah se toma la
informacin necesaria para hacer los asientos en el libro mayor.
Diarizacin.- Registro en el diario, a medida que las
transacciones se van produciendo, es preciso registrarlas en el
libro diario, en asientos respectivos. A esta etapa se le conoce
como jornalizacin o diarizacin.
Mayorizacin.- Una vez que hemos registrado las
transacciones en el libro diario, pasamos al libro mayor los
valores correspondientes al debe y al haber de cada una de las
cuentas. Este paso se le conoce como mayorizacin.
Los Ajustes.- Se elaboran con la finalidad de obtener
informacin financiera real, es decir, que la ganancia o la
prdida neta y la posicin financiera de la empresa sean ms
reales, es preciso introducir en nuestro ciclo contable antes de
los asientos de cierre de los asientos de ajuste.

300