UNIVERSIDAD

NACIONAL NACIONAL
DE SAN AGUSTIN

DISEO DE UN
MODELO
ORGANIZACIONAL
PARA LA
EMP
RES
A
BER
E
SAC

DISEO DE UN MODELO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA

BERE SAC.

Palabras Claves: Estructura Organizativa, Manual de procedimientos, Manual

de Organizacin, Diseo Organizacional.

NDICE
INTRODUCCION
Actualmente en un mercado tan competitivo tanto las grandes
empresas como las pequeas estn enfocando sus esfuerzos y actividades
en funcin de la mejora continua para los logros de sus metas y objetivos.
Estas tcnicas y herramientas permiten que los procesos que se realizan
dentro de las organizaciones puedan alcanzar el nivel ms alto en cuanto a
productividad, eficiencia y calidad permitiendo as poder ofrecer productos y
servicios acordes a las necesidades de sus clientes, lo que se traduce en
mximas utilidades.

El propsito del estudio organizativo para BERE SAC, es para que la

empresa cuente con un Manual de Organizacin donde se describa la
Estructura Organizativa que est alineada tanto con la Misin de la empresa
como con los Proceso Vitales de esta, y que permita orientar la direccin de
sus esfuerzos al logro de su Objetivo Fundamental (Misin), tambin
descripcin de las unidades y cargos que conforman a la empresa; por ultimo
un Manual de Procedimientos de los procesos productivos de esta, ya que
esto servir como marco de referencia para la toma de decisiones.

CAPITULO I
EL PROBLEMA
En el siguiente captulo se presenta la definicin del problema, los
objetivos tanto generales como especficos a cumplir; as como la
importancia, alcance y limitaciones del trabajo.
1.1. DEFINICION DEL PROBLEMA
BERE SAC. Es una organizacin encargada de la produccin, EMPAQUE
y comercializacin de productos agrcolas de alta calidad.. Se encuentra
ubicado en la carretera panamericana entre los puertos de Paita y Callao.,
contando con una hectrea total de 4500 de terreno agrcola que son
producto del desarrollo de una irrigacin 100% privada.

La empresa posee dos reas elementales las cuales son: el rea de

cultivo donde se extrae la materia prima (paltas, uvas y esprragos)) y se
carga para luego llevarla al rea empaque donde se procesa y se obtiene
el producto terminado en sus diferentes presentaciones. Teniendo en
cuenta que estas reas son las que representan la parte productiva de la
empresa, vale recalcar que los procesos que se dan dentro de dichas
reas son los siguientes: extraccin, traslado, seleccin, limpieza y
empaque.

BERE SAC es una empresa comprometida a seguir aumentando su nivel

de desempeo, en busca de la satisfaccin de sus clientes. Por tal motivo

en pro del aumento del desempeo y la productividad de la empresa

presenta la necesidad de un Estudio Organizativo con el propsito de
analizar la situacin actual, ya que vienen trabajando con la misma
estructura organizativa de sus inicios. De este modo lo que buscan es un
diseo estructural que este acorde con la situacin real de los cargos
presentes en ella y que vaya de la mano con la visin y misin de la
empresa. As como tambin de manuales de procedimientos que indiquen
las maneras adecuadas de realizar los procesos productivos dentro de
esta ya que no cuentan con este tipo de documentos.
Estas situaciones mencionadas anteriormente son producto de la falta
de planificacin estratgica y de un proceso de organizacin que incluya
estudios que sustenten la creacin de estructuras y manuales que permita
el ptimo de las actividades que se realizan en la empresa.
La finalidad de un estudio organizacional para la empresa es
establecer y mantener una estructura organizacional idnea que le
permita definir la lnea de mando de los diferentes niveles para el
personal. Formular y establecer los organigramas de la organizacin,
departamentalizacin, descripcin de cargos, evaluacin de cargos y una
propuesta organizacional acorde a sus actividades as como tambin un
manual de procedimientos, que garantice el desarrollo eficaz y eficiente
de los procesos, brindndoles a los trabajadores la manera ms fcil y
ptima de ejecutar sus actividades.

1.2. OBJETIVOS
Con los objetivos se defini que es lo que se quera realizar. El
objetivo general describe a grandes rasgos lo que se debe hacer y los
objetivos especficos son lo que se llevar a cabo para cumplir esto.
1.2.1. OBJETIVO GENERAL
Disear un modelo organizacional para la empresa BERE SAC.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Realizar un diagnstico de la situacin actual de la empresa.
2. Formular una propuesta para el organigrama de la empresa,
ajustndolo a la situacin actual de esta.
3. Elaborar un manual de organizacin de la empresa.
4. Definir los procesos productivos de la empresa.
5. Elaborar manual de procedimientos de los procesos productivos de
la empresa.
1.4.

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

Al momento de elaborar un diseo organizacional se busca es tener

una mejor organizacin de los puestos de trabajo, es decir, se logra
visualizar de una manera clara y ordenada las funciones de los cargos y
de las unidades de trabajo. De esta manera se logra optimizar el recurso
humano de forma eficaz y eficiente, para el efectivo desarrollo de los
procesos productivos.

En un Manual de Organizacin se expone con detalle la estructura de la

empresa, aunado a esto se sealan los puestos de trabajo y la relacin
que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Se presenta la
jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad. En este sentido,
contribuye a formular y crear la organizacin, as como el anlisis de ste,
con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.
En un Manual de Procedimientos es el documento que contiene la
descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de
procesos una empresa. El manual incluye adems los puestos o unidades
que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen
contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
Para la empresa BERE SAC. es de gran importancia realizar este
Modelo Organizacional debido a que le proporcionar una Estructura
Organizacional, un Manual de Organizacin idneo, as como tambin un
Manual de procedimientos de los procesos productivos de esta; por tal
motivo se garantizar el cumplimiento efectivo y eficaz de las actividades
que se desarrollan en ella.

1.7.

LIMITACIONES

Para la elaboracin de este trabajo la mayor limitacin que se presenta

es que la empresa no cuenta con estudios organizacionales anteriores, lo
que implica escasa informacin con respecto al tema.

CAPITULO II
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
En el siguiente captulo se presenta las generalidades de la
empresa, el cual contiene la descripcin de la empresa, del rea donde se
llev a cabo la pasanta, los diversos procesos.
2.1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
2.1.1. RESEA HISTRICA
En el ao 1999, Agrcola BERE SAC adquiere, a travs de una
licitacin pblica internacional, tierras eriazas ubicadas entre los valles
de los ros Jequetepeque y Zaa. Despus de consolidar los derechos
hdricos, las pruebas agronmicas y los estudios de factibilidad para la
construccin de un canal de uso privado y exclusivo, Agrcola Cerro
Prieto inicia sus operaciones como tal en el ao 2008

2.1.2. ESPACIO FSICO

La empresa cuenta con un rea suficiente para su
infraestructura actual y para desarrollar aun ms su capacidad en
el futuro
Tabla 1. Distribucin del Espacio Fsico de la Empresa

rea Total

4500 hectreas

rea sujeta a produccin

4000 hectreas

Fuente: Gerente Administrativa

2.1.3. UBICACIN GEOGRFICA

Agrcola BERE SAC. Tiene una estratgica locacin en Sudamrica, que se
extiende en una superficie de 4,500 hectreas de tierras vrgenes. De este
modo, ubicados junto a la Carretera Panamericana y entre los dos puertos
ms importantes del Per -Paita y Callao- podemos abastecer eficientemente
los mercados de todo el mundo.

2.1.4.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA
2.1.4.1.

OBJETIVO GENERAL

Mejorar la productividad para as consolidarse en el

Mercado Nacional como productores agrcolas de calidad

para el

consumo humano.
2.1.5. MISIN
Crear un valor diferenciado de nuestros producto, estableciendo relaciones de largo plazo a
travs del logro de una alta eficiencia y cumplimiento de nuestros compromisos. Esto se logra
al entregar nuestros productos a nivel nacional de manera confiable en cuanto a calidad,
oportunidad e inocuidad alimentaria

2.1.6. VISIN
Ser reconocidos nacionamente como una empresa que se esfuerza por el bienestar de sus
trabajadores, la comunidad que la rodea el cuidado del medio ambiente, la eficiencia en sus
operaciones y calidad en sus produstos

2.1.7. VALORES
Trabajo en equipo, con honestidad y respeto para sus
trabajadores y clientes. Manteniendo un ambiente de trabajo,
relacin Ganar Ganar donde nuestra institucin mantiene un
trato equitativo y justo.

2.1.8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La empresa cuenta con un organigrama por su forma de
distribucin Vertical y por la forma de presentar la estructura
General. Vertical, ya que presentan las unidades ramificadas de
arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan
los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. General,
debido a que muestran la organizacin completa, dando a primera
vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y
Departamentos o entre los cargos, segn su naturaleza

MARCO TERICO
En este captulo se hace referencia a los conceptos y bases tericas
que se usaron para la realizacin del trabajo
3.1. BASES TEORICAS
ORGANIZACIN
La organizacin es una unidad social coordinada, consciente,
compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a
efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta
definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones,
como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares,
tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los
gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las
actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones
alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les
llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).
Elementos del concepto de organizacin

Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco

fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece
la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y actividades
necesarias para lograr los objetivos.

19

 Sistematizacin: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de

la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo
y la eficiencia.

Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades:

Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin
de promover la especializacin.

Jerarqua: La organizacin, como estructura, origina la necesidad de

establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la
organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el
trabajo de la mejor manera posible. As, se puede decir que la
organizacin es el establecimiento de una estructura donde habr de
operar un grupo social, mediante la determinacin de jerarquas y la
agrupacin

de

actividades,

con

el

fin

de

obtener

el

mximo

aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del

grupo social.
Existe una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni
requeridas

por

la

Organizacin

formal

pero

que

se

producen

espontneamente a medida que las personas se asocian entre s, se conoce

como: organizacin formal.
Importancia de la organizacin

Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades

eficientemente, con el mnimo de esfuerzos.

Evita lentitud e ineficiencia.

20

 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.
La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la
autoridad y su ambiente.
Principios de la organizacin
Existen nueve principios que dan la pauta para establecer una
organizacin racional.
1. Del Objetivo
Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la
organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la
empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si
sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos
innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.
2. Especializacin
Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse,
hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se
llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente
relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo
de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.
3. Jerarqua
Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de
autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los
planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e
ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este
principio establece que la organizacin es una jerarqua.
21

4. Paridad de autoridad y responsabilidad

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe
corresponder el

grado

de

autoridad

necesario

para

cumplir dicha

responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un

trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y
de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre
determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
5. Unidad de mando
Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y
decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados
no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe
rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin,
ineficiencia y fuga de responsabilidad.
6. Difusin
Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que
cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a
disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con
dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no
debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control
Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con
eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad
directa a ms de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no
est sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de
mayor importancia.

22

8. De la Coordinacin
Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una
organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas
las funciones
9. Continuidad
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
Problemas para determinar los niveles de la organizacin: Costo,
comunicacin, planeacin y control.
Etapas de la organizacin

Divisin del trabajo: Es la separacin y delimitacin de las actividades

con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y
mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento
del trabajo.

Jerarquizacin: Se refiere a la disposicin de funciones por orden de

rango, grado o importancia.

Departamentalizacin: Es la divisin o agrupamiento de las funciones y

actividades en unidades especificas con base en su similitud.

Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades: Es la

recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades
necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

Coordinacin
Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de
comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacin y
la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.
EL DISEO ORGANIZACIONAL
El diseo organizacional es conjunto de medios que maneja la
organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la
coordinacin efectiva de las mismas.
De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a
la obtencin de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos ms o menos
estables de la organizacin.
En la estructura, las partes estn integradas, es decir que se
relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes
afecta y genera cambios en los dems elementos, en las relaciones entre los
mismos y en la conducta de la organizacin toda.

A travs del diseo de la estructura de la organizacin se busca el

logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organizacin.
ESTUDIOS DE ORGANIZACIN
Un estudio de Organizacin es la aplicacin de mtodos y tcnicas
para disear estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso
efectivo y econmico de los recursos humanos necesarios para el
cumplimiento de las funciones de planificacin, ejecucin y control, propias
de cualquier ncleo organizativo. En los estudios de estructuras organizativas
estn involucrados importantes condiciones de tipo humano, debido a esto
en los problemas de estructuras es importante tratarlos con una metodologa
adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de anlisis
y sntesis.
El establecimiento de una estructura organizativa, ya sea en una
empresa por crear o en una unidad estructural en funcionamiento, es un
problema que induce a realizar un estudio de organizacin.
Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus objetivos o
se perciben dificultades en el desempeo diario de las actividades es
necesario revisar su forma de funcionamiento y en especial la estructura
organizativa que posee.

25

Para dar respuesta a los diversos problemas que se presentan en la

organizacin pueden realizarse estudios para:

Adecuarse al proceso productivo.

Adecuarse a los procesos especializados

Garantizar una carga o distribucin normal del trabajo.

Garantizar una mejor funcin administrativa de direccin, coordinacin,

planificacin y control de gestin.
Reducir costos y lograr mejor empleo, productividad y efectividad en el
uso de los recursos.
Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura tcnica o
administrativa en beneficio de otras reas, evitando as la duplicidad.

Adecuarse a las polticas o estrategias de la empresa.

Mejorar los mtodos.

Obedecer a planes organizacionales.

Un Estudio de Organizacin es la aplicacin de mtodos y tcnicas

para disear estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso

efectivo y econmico de los recursos humanos necesarios para el
cumplimiento de las funciones de planificacin, ejecucin y control, propias
de cualquier ncleo organizativo.
En los estudios de estructuras organizativas estn involucrados
importantes condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de
estructuras es importantes tratarlos con una metodologa adecuada en los
cuales se sigan unos procedimientos adecuados de anlisis y sntesis.

Metodologa para realizar un estudio de organizacin

Para realizar un estudio de organizacin deben cumplirse con los
siguientes pasos:
a) Definir la necesidad de realizacin del estudio de organizacin o
reorganizacin, recopilacin de datos y realizacin de entrevistas
preliminares.
b) Describir la situacin actual de la empresa, enumerando sus
problemas y situaciones conflictivas o potenciales de conflicto.
c) Realizar un estudio diagnstico que incluye el anlisis de esta situacin
en el cual debemos considerar detalladamente todos los factores o
aspectos que influyen en el desenvolvimiento de la organizacin. Estudiar
y analizar los factores externos e internos, realizar un anlisis FODA de la
situacin y establecer estrategia.
d) Analizar toda la informacin, hacer un examen crtico de todos los
aspectos investigados para as identificar problemas o causas, posibles
contradicciones y plantear posibles soluciones. Realizar el anlisis de la
estructura actual, cambios sucesos y situaciones de mayor relevancia que
influyan en el logro de los objetivos.
e) Definir el mbito funcional que debe tener la unidad estudiada.
f) Determinacin de macro-funciones de la unidad, que consiste en
agregacin de actividades y funciones afines, considerando el criterio de
departamentalizacin funcional.
g) Establecer los lineamientos a aplicar para la reorganizacin.
h) Definir la estructura macro propuesta. Presentar las propuestas de
organizacin posible y comparar las alternativas de accin con sus
respectivas ventajas y desventajas, as como los resultados que se
esperan obtener.
i) Describir las unidades que conforman la estructura de propuesta.
j) Determinar y describir los cargos requeridos en cada unidad para
garantizar el logro de los objetivos.

k) Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones requeridas para

cada carga.
l) Evaluar los cargos propuestos, se le asignar el valor del cargo en
relacin a los dems cargos existentes en la organizacin de acuerdo con
el mtodo que adopte la empresa para tal fin.
m) Elaborar el manual de organizacin, cosiste en la compilacin de cada
una de las tcnicas aplicadas con el fin de describir la organizacin

propuesta, contempla la informacin relativa al proceso de organizacin

de detalle en cada rea y deber contener:

Diagramas funcionales.

Organigramas funcionales.

Lineamientos de organizacin.

Organigramas de misin.

Organigramas de posicin dimensionado.

Descripcin de unidades.

Descripcin de cargos.

Resumen de evaluacin de cargos.

n) Establecer conclusiones y recomendaciones en todos los aspectos

estudiados.
o) Validar la estructura propuesta y el manual realizado con los niveles de
autoridad superior correspondientes en la empresa.
p) Implementar la organizacin propuesta. Establecer una estrategia de
implementacin y efectuar los cambios propuestos.
q) Evaluar la organizacin y el logro de los objetivos peridicamente.
r) Realizar ajustes de acuerdo a las desviaciones presentadas.

MANUALES
Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y
sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa y pueden
ser: de polticas, departamentales, de bienvenida, de organizacin, de
procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas, de puestos.

Importancia de los manuales

Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados.

Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la

empresa.

Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de

responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reduce costos al incrementar la eficiencia.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y
sistemtica informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin,
polticas y/o procedimientos de una organizacin que se considera necesario
para lograr una mejor organizacin del trabajo.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una
funcin para mantener informado al personal clave de los deseos y cambios
en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura
organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y
permanente. Un manual correctamente estructurado puede ser un valioso
instrumento administrativo para la ejecucin y control de las funciones da
cada unidad o cargo.

Los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura de la

empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro
de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y
responsabilidad.
En este sentido, contribuye a formular y crear la organizacin, as
como el anlisis de ste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o
totales. Tal como ocurre con la revisin de responsabilidades, evaluacin de
cargos, reubicacin de unidades, estudios de relaciones nter-estructurales e
nter- unidades
Aspectos positivos del uso del manual de organizacin

Contribuye a formular y crear la organizacin, as como al anlisis de

esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

La descripcin de los puestos y unidades de la organizacin contribuye a

facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o
institucin.

Los manuales de organizacin suministran informacin sobre las

relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

Aspectos negativos del uso de manual de organizacin

La elaboracin de un manual de organizacin es costosa y requiere

tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento.

En virtud de que la organizacin es dinmica y cambiante la mayor

dificultad la constituye su actualizacin; ya que el manual debe mantener
ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible porque es
muy arduo el proceso burocrtico requerido para cambiar un puesto,
ponerlo

al

da,

oficializarlo

hacer

efectivos

esos

cambios.

Estocontribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a

suscitar dificultades en el seno de la organizacin.

Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto

negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus
funciones y adems se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa;
contrariamente, pueden resultar muy esquemticos y en consecuencia,
no explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera
es posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza
resulte imposible describirlas.

ORGANIGRAMAS
Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de
organizacin. Los organigramas son representaciones grficas de la
estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ella.
La efectividad de un organigrama, para una organizacin, se fundamenta en
la condicin de reflejar, hasta donde sea posible, la organizacin con sus
verdaderas implicaciones y relaciones; adems, sus estratos jerrquicos.
Utilidad del organigrama
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con
sus respectivos niveles jerrquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se
realizan en la empresa debidamente asignados por rea de
responsabilidad o funcin.
3. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:
32

Los cargos existentes en la compaa.

o Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

o Como la autoridad se le asigna a los mismos.
DESCRIPCIN DE UNIDADES
Al hablar de unidades estructurales se referir a cada una de las
partes de la organizacin en las cuales se agrupan las funciones, las
actividades y las personas; adems representan los niveles de autoridad, de
responsabilidad y de jerarqua. Tambin sealan las distintas relaciones
dentro de la organizacin, segn la disposicin y ubicacin que tengan en la
estructura de la organizacin y la naturaleza de las funciones que realicen.
Adems tienen personas asignadas que llenan las exigencias tcnicas
de cada una de ellas. Las personas que integran esas unidades estructurales
tambin son unidades con las mismas caractersticas de la unidad estructural
a la que pertenecen, por ejemplo, el presidente es una unidad personal de la
unidad estructural presidencia. Esta puede estar representada por una o ms
personas,

en

consecuencia,

todas

las

atribuciones

de

la

unidad

corresponden al presidente o a los presidentes. As, se establece una

identidad entre la presidencia y el presidente, es decir, no solo son unidades
estructurales de la organizacin las que se establecen tcnicamente, sino
tambin las personas que se identifican con ellas; porque son estas quienes
realizan las funciones sealadas a cada unidad estructural de la
organizacin.
Pasos a seguir para la elaboracin de las descripciones de unidad
1. Recoleccin de informacin: debe obtenerse informacin que permita
analizar:

La esencia o razn de ser y existir de la unidad. (para que)

Las funciones primarias de la unidad (lo que hace)

El proceso mediante el cual debe realizar su trabajo (como lo hacen)

Las entidades que forman su contexto con los cuales la unidad debe
efectuar transacciones,
Los clientes o usuarios de los productos o servicios que la unidad
transforma y entrega. Los compromisos o resultados.
2. Redaccin de la Descripcin de la unidad: la redaccin de la
Descripcin de la unidad, debe efectuarse escribiendo en forma
organizada la informacin obtenida en los formatos que tenga aprobados
la empresa.
3. Validacin y aprobacin: en esta etapa debe presentarse la Descripcin
a los niveles de autoridad establecidos por la empresa para que sean
validadas y se les coloque la firma de aprobacin.
Partes de la descripcin de la unidad
Identificacin: nombre de la unidad, nombre de la unidad a quien
reporta y la que supervisa.
Misin: es la razn de ser de la unidad. Debe expresarse en forma
sencilla, precisa y concreta. Evitar el sealamiento de actividades
concretas a desarrollar tales como planificar, coordinar. Es necesario
especificar para qu existe la unidad. La misin de la unidad debe
plantearse de tal forma que avanzando de abajo hacia arriba todas las
misiones que se establezcan sean imprescindiblemente necesarias
para alcanzar la misin de la empresa.
Alcance funcional o finalidad: las funciones deben escribirse en
forma genrica (que contenga actividades) y en orden de importancia.

34

Las funciones constituyen la accin innata de la organizacin en

general. Es a travs de las funciones como la organizacin puede
alcanzar sus fines y los objetivos, y satisfacer sus propsitos.
Relaciones internas y externas: incluir las entidades con la cual la
unidad Estudiada interacta para el logro de sus objetivos. Debe
establecerse con Quien y Para Que.
Validacin: colocar las Firmas y Fechas del proceso de aprobacin
segn los mecanismos establecidos en la empresa.
DESCRIPCIN DE CARGOS
Para comenzar se podra definir el cargo como la agrupacin de todas
aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar
especfico dentro del organigrama de la empresa.
Se podra decir entonces que la descripcin de cargo no es ms que
enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al
mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Esta descripcin debe incluir:

Cules son las competencia del cargo

Cules son las funciones del ocupante

Cuando hace el ocupante estas funciones.

Porque el ocupante hace dichas funciones (objetivo).

Como hace el ocupante sus funciones.

Justo despus de la descripcin de cargo viene el anlisis de cargo

bajo el enfoque de competencias, el cual podramos definir como la

especificacin de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo

como tal. Es por esto que se le denominan factores extrnsecos, los cuales
estn formados bsicamente por el perfil con el que deber cumplir el futuro
ocupante.
EVALUACIN DE CARGOS
Se puede definir Evaluacin de cargos como: Conjunto de mtodos y
tcnicas que se aplican de forma sistemtica para conocer correctamente la
funcin de todos los involucrados en una organizacin para determinar hacia
dnde va y cmo se est haciendo.
La evaluacin de cargos es una fuente de informacin bsica para la
planificacin de los recursos de una empresa, es decir, para la seleccin,
adiestramiento, carga de trabajo, los incentivos y la administracin salarial.
Beneficios de un programa de evaluacin de cargos
Proporciona un procedimiento ms sistemtico para determinar el
valor relativo de cada puesto dentro de una organizacin. Este
procedimiento se basa en informacin arrojada por descripciones y
especificaciones del puesto.
Mejora el conocimiento del empleado sobre las polticas y las prcticas
de remuneracin de la compaa.
Facilita el manejo del entrenamiento, la promocin y las transferencias
del empleado, as como otras funciones de personal.
Establece de manera formal las remuneraciones correspondientes a
los diversos cargos que se ejecutan en una organizacin.

L DE PROCEDIMIENTOS

n manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben

en la realizacin de las funciones de una empresa. El manual incluye adems los puestos o
que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo a utilizar y cualquier

o que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se

a registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas

des operativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
a en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

conocer el funcionamiento interno por lo que respecta descripcin de tareas, ubicacin,

entos y a los puestos responsables de su ejecucin
en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en
tallada las actividades de cada puesto.
a el anlisis o revisin de los procedimientos de un
sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender
tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin
de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya
existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria.

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.

Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su

evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer
y cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

MA DE FLUJO DE PROCESO
una representacin grfica de la secuencia de todas las operaciones, los transportes, las

ones, las esperas y los almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye, adems, la

n que se considera deseable para el anlisis, por ejemplo el tiempo necesario y la distancia

. Sirve para las secuencias de un producto, un operario, una pieza, etctera.

una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades,

e un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su

a; incluye, adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como

s recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analticos y como ayuda para
y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso
cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los trminos de operaciones, transportes,

ones, retrasos o demoras y almacenajes.

oporcionar una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos del proceso. Mejorar la

n de los locales y el manejo de los materiales. Tambin sirve para disminuir las esperas, estudiar

ciones y otras actividades en su relacin recproca. Igualmente para comparar mtodos, eliminar el

mproductivo y escoger operaciones para su estudio detallado.

de los diagrama de flujo

Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un

dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen
diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del

proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de
botella, y los puntos de decisin.

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas

se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.

3.2.

GLOSARIO DE TRMINOS

Anlisis de cargos: Es el proceso para determinar y ponderar los

elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evala la
complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algn grado
de certeza las caractersticas que una persona debe cumplir para
desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas
para organizar eficazmente los trabajos de stas, conociendo con
precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para
hacerlo bien. Es importante resaltar que esta funcin tiene como meta el
anlisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo
desempean.

Anlisis del puesto: Es una tcnica pormenorizada de las labores que

se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal
(puesto), as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes que
debe poseer el personal que lo desempea. El anlisis del puesto tiene
como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y
responsabilidades,

evitar

fugas

de

responsabilidad

autoridad,

fundamentar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al

personal y mejorar la seleccin del personal.

Cantera: es una explotacin minera, generalmente a cielo abierto, en la

que se obtienen rocas industriales, ornamentales o ridas.

Departamentalizacin: es agrupar tareas homogneas, de acuerdo a

algn criterio. Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en

crear departamentos dentro de una organizacin; esta creacin por lo

general se basa en las funciones de trabajo desempeadas, el producto
o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geogrfico
cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos. El
mtodo o los mtodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor
contribuira al logro de los objetivos de la organizacin y las metas de
cada departamento. A medida que la organizacin crece, el organigrama

Procedimientos: Los procedimientos establecen el orden cronolgico y

la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un
trabajo repetitivo. El mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar
una actividad previamente establecida. Tanto los procedimientos como
los mtodos estn ntimamente ligados. Los primeros determinan el
orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades; y los
mtodos, indican como efectuar dichas actividades. Los procedimientos
son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir las
actividades;

promueve

la

eficiencia

especializacin;

delimitan

responsabilidades y evitan duplicidades; determinan como deben

ejecutarse las actividades, y tambin cuando y quien debe realizarlas;
son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

LO IV

METODOLGICO

siguiente captulo se presenta el tipo de investigacin que se llevo a cabo, la poblacin y muestra

o, as como tambin la lista de las actividades que se llevaron a cabo y los diferentes instrumentos

ilizaron para recolectar la informacin.

O DE INVESTIGACION
tipo de diseo de la investigacin se fundamenta en un estudio no experimental que gener la

n para desarrollar el trabajo; basndose en datos obtenidos por indagacin de las condiciones

que permitieron la realizacin de una evaluacin objetiva bajo una serie de criterios.

no experimental, ya que se baso en observaciones de las situaciones existentes y en su contexto

as como de la informacin suministrada para luego realizar el anlisis de estas.

escriptivo, porque a travs de l se pudo describir, registrar, analizar e interpretar la situacin actual

presa y as poder plasmar lo mejor posible con la informacin ms fiel de lo que es esta.

aluativa, debido a que surgir de la necesidad de diagnosticar el estado actual en el que se

an las condiciones de trabajo, para establecer las medidas correctivas necesarias, de esta forma
mejoramiento continuo para la optimizacin de los recursos, permitiendo resolver posibles fallas

vengan en el funcionamiento de la empresa.

plicado, ya que despus de analizar cada una de las actividades, se disearn las normas y

ientos necesarios para la ejecucin detallada de cada uno de estas, dentro de los parmetros

dos.

4.2.

POBLACION Y MUESTRA
4.2.1. POBLACION

poblacin estar conformada por todas las funciones, procesos, tecnologas y el personal que

a la empresa.

UESTRA

jar con los procesos operativos de la empresa los cuales son: extraccin, traslado, seleccin,

y empaque Y el personal que estn involucrados en ellos.

N ACTUAL

n el siguiente captulo se presenta la situacin actual de la empresa agrcola con respecto al tema

a a desarrollar, es decir, con lo que contaba para desarrollar el trabajo.

S FODA

una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual de la empresa u

cin, permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permita en funcin de ello

cisiones acordes con los objetivos y polticas formulados.

5.1.1.

Anlisis Interno
5.1.1.1.

Fortalezas

Un compromiso de la gerencia con el cumplimiento de los

objetivos y metas planteados.

Buen ambiente de trabajo dentro de las reas de la

empresa.

Asesora y apoyo permanente por parte de los Superiores,

as como tambin buena comunicacin, receptividad y

nto de opiniones de ideas e inquietudes del personal bajo su cargo, esto es un agente motivador y

dor de las relaciones de los departamentos

Delegar autoridad y poder de decisin a los niveles subalternos.

5.1.1.2.

Debilidades

Falta de Manuales de Normas y Procedimientos, donde se

describan como deben llevarse a cabo cada una de las actividades
de la empresa.

Presencia de una Estructura Organizativa que no refleja la

situacin actual de la empresa, en lo que respecta a los cargos
existentes

Ausencia de un Manual de Organizacin, donde se describan las

funciones de cada uno de los cargos y unidades presentes en la
empresa.

5.1.2.

Anlisis Externo
5.1.2.1.

Oportunidades

Alta demanda de sus productos.

Buenas relaciones con los clientes.

Disponibilidad de parte de la empresa a mantener al da todos sus

permisos.

Buenas relaciones con entes pblicos.

5.1.2.2.

Amenazas

La existencia de empresas en la regin que se desarrollan en ese

mismo ramo.

5.3. DIAGNSTICO
BERE SAC., es una organizacin encargada de la produccin Y
ENBALAJE DE PRODUCTOS AGRICOLAS de (siendo sus principales
productos los siguientes: Paltas, esprragos y uvas as como tambin la
comercializacin de estos. Para poder obtener sus productos la empresa
tiene que pasar por una serie de procesos entre los cuales se encuentran:
produccin, traslado seleccin, limpieza y empaque

Lo primero que se debe acotar, es que, aunque cuenta con un

organigrama, este no refleja una estructura organizativa que se
ajuste a la situacin actual de la empresa. Dicho organigrama
cuenta con una departamentalizacin fuera de lugar, es decir, con
departamentos que en la actualidad ya no existen o que no
deberan estar bajo la lnea de mando donde se encuentran. As
como tambin, ausencia de muchos cargos que se encuentran
presentes en la actualidad.

No dispone de un Manual de Organizacin, donde se encuentre de

manera ordenada la informacin sobre la empresa, polticas y
procedimientos, adems de presentar de manera detallada la
delimitacin de las actividades, responsabilidades y funciones de
cada unidad as como tambin de los cargos que integran a las
mismas.

Ausencia de Documentos y Manuales de procedimientos de los

procesos antes mencionados, en los cuales se describan la
manera

correcta

de

cmo

realizar

las

actividades

los

responsables de estas.

58

Con lo expuesto anteriormente describimos de manera detallada las

carencias de la organizacin, pero tambin hay que tomar en cuenta que por
parte de las gerencias hay un compromiso y disponibilidad para el
cumplimiento de objetivos y metas; as como tambin se evidencia un apoyo
por parte de estos para con los empleados.

CAPITULO III
SITUACION PROPUESTA
En el siguiente captulo se presenta la situacin propuesta de la
investigacin. Por medio del anlisis FODA, que es una herramienta de vital
importancia en un estudio organizacional, permiti darse cuenta de cuales
eran las fallas o en este caso carencias con las que contaba la empresa.
Basndonos en esto se propone lo siguiente:
6.1.
ESTRUCTURA
ORGANIZACIN

ORGANIZATIVA

MANUAL

DE

PROPUESTO
Se propone una Estructura Organizativa, la cual tiene como finalidad
actualizar la existente, ms que actualizarla reestructurarla, para que se
ajuste a los puestos de trabajo existentes en la empresa y refleje la
verdadera distribucin de estos; as como tambin las lneas de mando, los
responsables, entre otros y de esta manera contribuir a que los empleados
que de BERE SAC pueden identificarse con ella.
.
La propuesta principal de este trabajo, es el diseo de un manual de
Organizacin para la empresa, con la finalidad de suministrar una
herramienta que le permita tener una referencia o unos lineamientos

para reclutar, seleccionar y contratar al personal requerido con las

competencias deseadas por esta.
6.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO

Se propone un Manual de Procedimientos, el cual contempla los procesos

productivos de la empresa, entre los cuales se encuentran: proceso de
produccin, proceso de traslado, proceso de selccion, proceso de limpieza,
proceso de empaque teniendo en cuenta que, estos representan la parte ms
importante de la organizacin, ya que, son los principales tareas que se
llevan a cabo dentro de esta.

Consejo de
administracin

Gerente general

AREA DE
PRODUCCION

AREA DE
TRASLADO

AREA DE
SELECCION

AREA DE LIMPIEZA

EMPAQUE

CONCLUSIONES
En el estudio del presente trabajo se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
1. La empresa no cuenta con una estructura organizativa acorde a la
situacin actual de la misma, es decir, que no se encuentra
actualizada con todos los cargos y unidades presentes en esta.
2. Actualmente no dispone de un manual de organizacin que posea
la informacin detallada y delimitada de las funciones de cada
unidad y cargo que integra la empresa.
3. La mayor parte del personal no cuenta con un nivel de educacin
alto, todo su conocimiento con respecto a su trabajo es por
experiencia en trabajos similares.
4. No se dispone con un manual de procedimientos que contenga las
especificaciones de cada proceso y las medidas de seguridad que
conlleva cada uno de ellos.
5. La empresa cuenta con un personal, conocedor de sus funciones,
debido a los aos de experiencia realizando el trabajo, ya que la
rotatividad de puestos de trabajo es nula.

RECOMENDACIONES
En base al trabajo realizado y las conclusiones se recomend lo
siguiente:
1. Elaborar un plan de charlas informativas para concientizar al personal
acerca del uso apropiado de equipos de proteccin personal, as como
implementar una mayor supervisin sobre estos con respecto al uso
de los mismos.
2. Acondicionar los puestos de trabajo con diseos ergonmicos para
que los empleados desarrollen a mayor cabalidad sus actividades y
as de esta manera lograr de estos un mayor rendimiento en sus
labores.
3. Colocar un sistema de alarmas en las diferentes reas de trabajo para
indicarle a los empleados que se va a producir el proceso de voladura,
de esta manera prevenirlos de la actividad que se va a llevar y estos
puedan dirigirse a un rea segura.
4. Implementar y dar a conocer el manual de organizacin propuesto
para todo el personal ya sea de nuevo ingreso o permanente, con la
finalidad de dar a conocer de forma clara y precisa cules son sus
actividades, responsabilidades, nivel jerrquico y rea de desempeo
dentro de la organizacin. Lo cual ayudara a que estos puedan
realizar las labores que le corresponde y evitar la duplicidad de las
actividades.

5. Divulgar el Manual de Procedimientos especficamente a los

responsables de cada uno de ellos, para que cumplan a cabalidad sus
funciones para evitar que se lleven a cabo procedimientos de manera
inadecuada y evitar la existencia de accidentes.
6. Actualizar los manuales de manera peridica con el propsito de
mejorar algn aspecto del mismo.
7. Disear un programa de cursos para la capacitacin del personal, lo
cual garantizara un mejor desempeo del personal y un mano de obra
preparada.

65

LISTA DE REFERNCIA
1. ALBORNOZ, Emerys. Gua de Organizacin de la Ctedra
Organizacin de Empresas. (2001). UNEXPO. Puerto Ordaz,
Venezuela.
2. CHIAVENATO, Idalberto. Iniciacin a la Organizacin y Tcnica
Comercial. Editorial McGraw-Hill. Colombia.

3. GMEZ CEJA, GUILLERMO. Planeacin y Organizacin de

Empresas. (1994). Octava Edicin. Editorial Mc Graw Hill. Mxico.

4. LARDENT GMEZ, ECHARREN.

Tcnicas de organizacin,

sistemas y mtodos. (1984). Editorial Club de Estudio. Buenos AiresArgentina.

PAGI
NAS
CON
SUL
TAD
AS

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