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SEDE QUITO
TEMA
"DISEO DE UNA PLANIFICACIN ESTRATGICA PARA LA EMPRESA
REPRODATA CIA. LTDA. DEDICADA A LA REPARACIN Y MANTENIMIENTO
DEEQUIPOSDECOPIADOEIMPRESIN(IMPRESORASY
MULTIFUNCIONES) MARCA LEXMARK, DE LA CIUDAD DE QUITO"
AUTORA:
CRISTINA ANGLICA LEN BENAVIDES
DIRECTOR:
EC. PATRICIO MOSQUERA V.
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD
(f) __________________________
Srta. Cristina Anglica Len Benavides
C.I.: 171883687-5
DEDICATORIA
Criisttina Len
n
ii
AGRADECIMIENTO
Criisttina Len
n
iii
INDICE GENERAL
CAPTULO I
1. ORIGEN Y EVOLUCION DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
1.1.6.
1.1.7.
1.1.8.
1.1.9.
1.1.9.1.
1.1.9.2
1.1.9.3
Antecedentes ............................................................................................
2
Definiciones Generales .............................................................................
5
Propsitos y Beneficios de la Planificacin Estratgica ........................... 7
Importancia de la Planificacin Estratgica ..............................................
8
Etapas de la Planificacin Estratgica ......................................................
9
Por qu Planificar? ................................................................................ 11
Tipos de Planes .......................................................................................
11
Definicin de Estrategia ..........................................................................
13
Clasificacin de Estrategias ....................................................................
14
Fases del Proceso Estratgico .................................................................
16
Formulacin de Estrategias .....................................................................
16
Ejecucin e implementacin de las Estrategia ....................................... 17
1.1.10.1
1.1.10.2
1.1.10.3
1.2.
1.2.1.
1.1.10.
iv
1.2.1.1
1.2.1.2
1.2.2.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
1.2.3.
1.3.
1.3.1.
1.3.1.1.
1.3.1.2.
1.3.2.
1.3.2.1.
Contexto ..................................................................................................
29
Anlisis situacional del micro-entorno ................................................... 30
Anlisis situacional del macro-entorno ...................................................
31
Anlisis de la Industria ............................................................................
33
Anlisis:"Modelo de las 5 fuerzas de Michael Porter" ........................... 34
CAPTULO II
2.
2.1.
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2.
2.2.1
2.2.2
2.2.2.1.
2.2.3
2.2.4
Infraestructura Fsica................................................................................
56
Situacin Financiera................................................................................. 57
2.3.
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.7.1.
2.7.1.1
2.7.1.2
2.8.
2.8.1.
2.8.1.2
2.9.
2.9.1.
2.9.1.1
2.9.1.2
2.9.1.3
2.9.1.4
2.8.1.1
2.9.1.5
2.9.1.6
2.9.1.7
vi
CAPTULO III
3.
3.1.
3.1.1
3.1.2
Propsito ...............................................................................................
124
Filosofa Corporativa ............................................................................ 124
3.1.3
3.1.4
3.1.6.
Su Misin ..............................................................................................
127
Su Visin ...............................................................................................
128
Polticas Organizacionales .................................................................... 128
3.1.6.1
3.1.6.2
3.1.6.4
3.1.7.
3.1.7.1
3.1.8.4
3.1.9.
3.1.5
3.1.6.3
3.1.7.2
3.1.8.
3.1.8.1
3.1.8.2
3.1.8.3
3.1.9.1.
3.1.11.1.
3.1.11.1.1
3.2.
3.2.1
3.2.2.
3.2.2.1
3.2.4
Cliente ................................................................................................
170
Estrategias de Recursos Humanos .....................................................
171
Integracin del hombre y de la organizacin .....................................
173
Diagrama Dinmico Estratgico ........................................................ 174
3.3.
3.3.1
3.3.2
3.2.3.
3.2.3.1
CAPTULO IV
4.
4.1.
4.1.1
Qu es un proceso? ............................................................................
180
Definicin de Gestin por Procesos ................................................... 181
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.2.
4.2.1
4.1.8
4.1.9
4.4.1
4.4.2
ix
CAPTULO V
5.
5.1.
5.1.1.
5.1.1.1
5.1.1.2
5.1.1.3
5.1.3
5.1.4.2
5.1.4.3
5.1.4.4
5.1.5
5.1.4.
5.1.4.1
5.1.5.1
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.3.
5.3.1
5.3.2
5.3.2.1
5.3.2.2
5.3.3
5.3.3.1
5.3.3.2
CAPTULO VI
6.
6.1
6.2
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones ...........................................................................................
274
Recomendaciones....................................................................................
277
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................... 280
ANEXOS ................................................................................................................. 285
xi
NDICE DE CUADROS
CUADRO No 1
CUADRO No 2
CUADRO No 3
CUADRO No 4
CUADRO No 5
CUADRO No 6
CUADRO No 7
CUADRO No 8
CUADRO No 9
CUADRO No 10
CUADRO No 11
CUADRO No 12
CUADRO No 13
CUADRO No 14
CUADRO No 15
CUADRO No 16
CUADRO No 17
CUADRO No 18
CUADRO No 19
CUADRO No 20
CUADRO No 21
CUADRO No 22
CUADRO No 23
CUADRO No 24
CUADRO No 25
CUADRO No 26
CUADRO No 27
CUADRO No 28
xii
CUADRO No 29
CUADRO No 30
CUADRO No 31
CUADRO No 32
xiii
NDICE DE FIGURAS
FIGURA No1
FIGURA No2
FIGURA No3
FIGURA No4
FIGURA No5
Estrategias ......................................................................................
17
Actividades Bsicas en la Evaluacin de Estrategias .................... 18
FIGURA No6
FIGURA No7
FIGURA No8
FIGURA No9
xiv
FIGURA No26 Cadena de Valor propuesto para Reprodata Ca. Ltda. ................ 178
FIGURA No27 Esquema de un Proceso................................................................ 181
FIGURA No28 Diagrama de la Descripcin de un Proceso ................................. 183
FIGURA No29 Secuencia de Desegregacin de Subprocesos .............................. 185
FIGURA No30 Niveles de Jerarquas de los Procesos .......................................... 186
FIGURA No31 Interaccin con otros Procesos ..................................................... 189
FIGURA No32 Smbolos usados en los Diagramas de Flujo ................................ 190
FIGURA No33 Modelos de Diagramas de Procesos ............................................ 191
FIGURA No34 Procesos Operativos claves propuestos para Reprodata Ca.
Ltda. ............................................................................................
217
FIGURA No35 Modelo del Proceso de Mantenimiento Correctivo propuesto para la
Empresa Reprodata Ca. Ltda. ..................................................... 219
FIGURA No36 Modelo del Proceso de Mantenimiento Preventivo propuesto para
la Empresa Reprodata Ca. Ltda. ................................................ 220
FIGURA No37 Mapa de Proceso General de la Empresa Reprodata Ca. Ltda. . .222
FIGURA No38 Mapa de Procesos Operativos de la Compaa Reprodata Ca.
Ltda. ............................................................................................
225
FIGURA No39 Factores Motivacionales para la Empresa Reprodata Ca. Ltda. .245
FIGURA No40 Modelo de Coercin o Fuerza aplicado la Empresa Reprodata Ca.
Ltda. .............................................................................................
248
FIGURA No41 Perspectivas Bsicas del Cuadro de Mando Integral ................... 255
FIGURA No42 Mapa Estratgico propuesto para Reprodata Ca. Ltda............... 264
xv
NDICE DE ANEXOS
ANEXO 1.
ANEXO 2.
ANEXO 3.
Ltda. ................................................................................................
288
Formularios Diseados para la Empresa Reprodata Ca. Ltda. ....... 289
ANEXO 3.1
ANEXO 3.2
ANEXO 3.3
ANEXO 3.4
ANEXO 3.5
ANEXO 3.6
ANEXO 3.7
ANEXO 3.8
ANEXO 4.
Fotos ................................................................................................
300
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
En la presente tesis se desarrolla "El Diseo de una Planificacin Estratgica para la
Empresa Reprodata Ca. Ltda. dedicada a la reparacin y mantenimiento de equipos
de copiado e impresin (impresoras y multifunciones) marca Lexmark, de la ciudad
de Quito" con el objetivo primordial de establecer un direccionamiento estratgico
que garantice el control y el desarrollo conjunto de la Organizacin. Mediante la
implementacin de estrategias prcticas que acten como fuerza motriz capaz de
generar comportamientos ms efectivos y eficientes, encaminados a cumplir las
metas planteadas, mejorar el rendimiento econmico y elevar la satisfaccin de los
clientes, tomando en consideracin al capital humano quienes representaran los
gestores directos para la aplicacin de la presente propuesta.
xvii
xviii
CAPTULO I
ORIGEN Y EVOLUCIN DE LA
PLANIFICACIN ESTRATGICA
CAPTULO I
1.1. Antecedentes
CUADRO No 1
1960
1970
1.
Proyecciones a largo
plazo
Estrategias explicitas
2.
Presupuestos a 5
aos
3.
Planes Operativos
Divisiones en
Unidades
Estratgicas
Planeacin para el
cambio
4.
Estrategias de
Crecimiento y de
diversificacin
Proyeccin
tecnolgica
6.
7.
5.
8.
1980
1990
Mercados mundiales
Uso de tecnologas
informticas
Simulacin de
alternativas
Inversiones masivas en
nuevas tecnologas
Filosofas, objetivos
empresariales explcitos
Planeacin de fuerza
laboral
Proyeccin Social
Entrenamiento interno de
mercadeo y servicio
Altas velocidades en la
renovacin del
conocimiento
Ventajas competitivas
Matriz de Producto
mercado.
Evaluacin de impacto
ambiental
Programas de mejoramiento a
la calidad
Benchmarking
Anlisis de Riesgo
Inteligencia emocional
Mejoras Continuas
9.
Cuadro de Indicadores
10.
Formulacin de polticas
Estrategia Inicial
Hoy las Empresas deben cumplir los objetivos que le dieron origen y que justificaron
su creacin y existencia. Para cumplir con los objetivos planteados los integrantes
de
cada organizacin deben pensar cules son los caminos ms convenientes y al
alcance de sus posibilidades. La Planificacin Estratgica representa el mapa de
ruta
que habilita el cumplimiento de estos caminos, este pensamiento tiene varias
definiciones entre las ms destacadas:
___________________
1
PAREDES TREJO, Yaneth Bertila y otros, Diseo de un Sistema de Planeacin Estratgica, 1997, p 12.
El
porvenir de las decisiones actuales.- la Planificacin Estratgica observa las
posibles alternativas de los cursos de accin en el futuro, seleccionando la mejor
y convirtindose en la base para la toma de decisiones.
Proceso.
Se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define
estrategias y polticas para lograr estas metas y desarrollar planes detallados
asegurando la implantacin exitosa de las estrategias.
___________________
2
STEINER., George A., Planeacin Estratgica: lo que todo director debe saber, una gua paso a paso, Editorial Continental,
Mxico,1996,p 21
3AYALA Luis, ARIAS Ramiro, Gerencia de Mercadeo, 03/05/2010, [http://www.3w3search.com/Edu/Merc/Es/GMerc.htm]
4SERNA GMEZ, Humberto, Gerencia estratgica: Planeacin y Gestin, 2 da Edicin, Editorial Legis, Bogot-Colombia,
1994,p 17-18
Filosofa.
El pensamiento Estratgico es una actitud, una forma de vida
requiere dedicacin para actuar con base en la observacin del futuro y una
determinacin para planear constante y sistemticamente como parte integral
de
la direccin.
Estructura.
Une tres tipos de planes; estratgicos, programas a mediano plazo,
presupuestos a corto plazo y planes operativos.
Los siguientes son los propsitos y por consecuencia los beneficios que se
genera:
Esclarecer los objetivos y metas por lograr; determinado la direccin y sus
prioridades.
Proveer un marco de accin para el desarrollo de polticas y la toma de
decisiones.
Ayudar en la efectiva asignacin y uso de recursos, identificando temas
crticos de riesgo.
Mejora, mide y evala el desempeo institucional.
Propicia una transformacin en la cultura organizacional.
Genera sinergia y compromiso grupal.
Mejora de los procesos internos
Prioriza los aspectos que requieren inmediata y mayor atencin
Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente.
Obliga a los ejecutivos a ver la Planificacin desde la macro perspectiva,
sealando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a
lograrlos.
Fomenta la planeacin y la comunicacin interdisciplinarias.
Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa,
pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un
entendimiento ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las
actividades administrativas.
FIGURA No 1
10
1.1.6.
Tipos de Planes
11
Los Planes son el resultado del proceso de planeacin y pueden definirse como
diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos, estos planes se clasifican
en:
Estratgicos
Tcticos
o funcionales
Operativos
12
FIGURA N 2
ESTRATGICOS
TCTICOS
Nivel
Operativo
OPERATIVOS
Fuente: La Autora
1.1.7.
Definicin de Estrategia
"El concepto de estrategia proviene de la palabra griega strategos, jefes del ejrcito.
Tradicionalmente utilizada en el terreno de las operaciones guerreras, solo en una
poca bastante reciente este trmino se ha aplicado a otras actividades humanas y
en
particular a las actividades de negocios"5
13
1.1.8.
Clasificacin de Estrategias
ESTRATEGIA
DEFINICIN
EJEMPLO(Algunos hipotticos)
COMPETITIVAS:
grandes volmenes, acceso favorable a las
materias primas y una reduccin de costos
Liderazgo en Costos en las reas funcionales.
Diferenciacin
Enfoque o
Concentracin
___________________
7
8
14
2. ENFOQUE DE CRECIMIENTO
Integrativas
Las estrategias de integracin buscan controlar o adquirir el dominio de los
distribuidores, de los proveedores o de la competencia
Intensivas
Estas estrategias requieren de un esfuerzo intenso para mejorar la posicin
competitiva de la empresa con los productos existentes.
Diversificadas
"La estrategia de diversificacin se da cuando la organizacin diversifica la cartera
de productos y/o servicios que es capaz de ofrecer. En trminos generales estas
estrategias estn perdiendo su popularidad porque las organizaciones tienen cada
vez
ms problemas para administrar las actividades de negocios
diversos"9
Clasificacin de Estrategias de Crecimiento
CUADRO No3
ESTRATEGIA
INTEGRATIVAS:
Integracin hacia
adelante
Integracin hacia atrs
Integracin horizontal
INTENSIVAS:
Penetracin en el
mercado
Desarrollo de mercado
Desarrollo de producto
___________________
9
DEFINICIN
EJEMPLO(Algunos hipotticos)
15
DIVERSIFICADAS:
Aadir nuevos productos pero relacionados
El banco Waschovia
compaa de seguros.
Diversificacin de
conglomerados
Diversificacin horizontal
Diversificacin
concntrica
OTRAS:
Inns.Comienza
compra
una
vender
Una empresa que trabaja con otra en un Empresas que trabajan juntas en el
proyecto especial.proyecto del oleoducto de Alaska.
Asociaciones
Desposeimiento
Liquidacin
Combinacin
Una organizacin que sigue dos o ms K-Mart compra Pay less drug Stores en
estrategias simultneamente.1985 y Waldenbooks en 1984.
Reduccin
Fuente:
[ www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo5/Pages/5.3/53Tipos_estrategias.htm]
1.1.9.
FIGURA N 3
1. INVESTIGACIN
3. TOMA DE
DICISIONES
2. ANLISIS
Fuente: La Autora
FIGURA N 4
1. FIJACIN DE
METAS
2. POLTICAS
3. ASIGNACIN
DE RECURSOS
Fuente: La Autora
Llevar a la accin concreta una estrategia es una de las tareas y retos principales
que
enfrenta un gerente. El solo poder concebir nuevas y claras estrategias no es
17
realizar
eficazmente una Estrategia"10
1. ANLISIS DE
FACTORES
INTERNOS Y
EXTERNOS
2. EVALUACIN
DE
ESTRATEGIAS
3. TOMA DE
MEDIDAS
CORRECTIVAS
Fuente: La Autora
___________________
10
18
FIGURA N 6
FASES
PROCESO
ESTRATEGICO
Fuente: La autora
___________________
11
19
Es comn que las empresas de ramo dominante, ramos afines y ramos diferentes
desarrollen planes y estrategias en tres niveles: corporativo, empresarial y
funcional.
FIGURA N 7
NIVEL CORPORATIVO
NIVEL FUNCIONAL
Fuente: La autora
20
Cmo se deben asignar los recursos para que se puedan alcanzar las
metas?
En este nivel se realiza la llamada Planeacin Estratgica, por que los
lineamientos son diseados y asumidos por los dirigentes o altos mandos de
la organizacin, para toda la organizacin. Por ello, cumplen con la tarea
de enfrentar la incertidumbre que se genera en el ambiente, determinando
las amenazas y oportunidades y diseando estrategias para enfrentar estos
dos anteriores.13
21
___________________
15
22
Tipos de Planeacin
CUADRO No 4
ALCANCE
Largo plazo
Mediano plazo
Corto plazo
NIVELES
TIPO DE PLANEACION
OBJETO
CORPORATIVO
Estratgica
UNIDAD DE
NEGOCIOS
Tctica
FUNCIONAL
Operacional
FIGURA N 8
23
1.2.1.
"Los valores Organizacionales son similares a las actitudes pero son ms estables y
estn ms arraigados que las actitudes. De cualquier forma, los valores y creencias
que se derivan de ellas pueden, y a menudo determinan las selecciones directivas
en
un sistema de planeacin"18
Los valores y principios se establecen para una persona como una norma, sobre la
cual se basan las decisiones que se toman. Representan creencias e ideas
fundamentales que un individuo tiene: y funcionan como un criterio para escoger
entre las alternativas. Tienen un alto nivel de importancia para el buen
funcionamiento de la Organizacin, ya que ayudan a identificar la cultura que se
implementar para el desarrollo de cada funcin, la misma que deber estar
asociada
a los comportamientos y acciones, de esta forma los empleados tendrn claro que
acciones son necesarias tomar, para que encajen con xito en su
desempeo.
Todos los niveles de los empleados tienen la responsabilidad de entender estos
valores y principios para demostrarlos en sus acciones del da a da y las
interacciones.
1.2.1.1
Valores Organizacionales
___________________
18
STEINER., George A., Planeacin Estratgica: lo que todo director debe saber, una gua paso a paso, Editorial Continental,
Mxico, 1996, p 120.
24
1.2.1.2
Principios Organizacionales
"Los principios son guas para el comportamiento. Se gua de cmo viven los
empleados de sus valores y la influencia de los resultados que logran. En todo lo
que
hacen, los principios se aplican con el equilibrio"20
___________________
19
25
Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan
la vida de la organizacin. Ellos definen aspectos que son importantes para la
empresa y que deben ser compartidos por todos. Por tanto constituyen la norma de
vida Corporativa y el soporte de la cultura organizacional. Y estos pueden ser:
Disciplina
tica
Honestidad
Lealtad
Trabajo en equipo, compromiso social y ambiental.
1.2.2.
26
1.2.3.
La visin se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y ponindola por
escrito, a fin de crear el sueo (compartido por todos los que tomen parte en la
iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visin de la empresa, todas las acciones se fijan en
este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo miembro
que conozca bien la visin de la empresa, puede tomar decisiones acorde con
sta.
1.2.4.
Polticas Organizacionales
Es un proceso en el cual se utilizan las vas para hacer operativa las estrategias
trazadas por una empresa. La poltica empresarial suele afectar a ms de un rea
funcional, contribuyendo a cohesionar verticalmente la organizacin para el
cumplimiento de los objetivos estratgicos. Al igual que la estrategia, la poltica
empresarial proporciona la orientacin precisa para que los ejecutivos y mandos
intermedios elaboren planes concretos de accin que permitan alcanzar los
objetivos.
La Poltica Organizacional es un proceso en el cual las personas:
27
1.2.5.
Objetivos Organizacionales
Las empresas persiguen alguna finalidad, de sus miembros depende alcanzar sus
fines. Si no se posee nociones para hacer realidad los propsitos, se corre el riesgo
de
ir a la deriva y se estar obligada a aceptar lo que otros decidan. Los objetivos son
los puntos hacia los cuales las empresas orientan sus energas y recursos. Las
empresas son unidades sociales que persiguen objetivos especficos y su razn de
ser
es servir a esos objetivos. Para una organizacin un objetivo es una situacin
deseada
que debe alcanzarse.
1.2.6.
Metas Organizacionales
___________________
21
28
1.3.1.
Contexto
29
Si analizamos el micro entorno nos encontramos con los factores directos antes
mencionados; que ejercen una influencia directa sobre la empresa, se caracterizan
por tener unas implicaciones especficas e inmediatas sobre la estrategia
empresarial
y estos son:
30
Recursos materiales
Recursos financieros
Recursos humanos
Escasez de proveedores
Outsorcing
Clientes._ Personas que compran o hacen uso de los productos y servicios que ofrece la
empresa no slo a sus clientes actuales, tambin lo hacen a los
potenciales.
Mercados potenciales
Competidores._ son aquellos entes que pueden ofrecer un producto similar del que
una empresa ofrece, puede brindar los mismos beneficios, forman parte del entorno
operativo y son los rivales con los que sta se enfrenta. Una organizacin debe
proporcionar mayor valor y satisfaccin a sus clientes, por lo tanto no es suficiente
adaptarse a las necesidades del pblico objetivo, sino ser mejor que los
dems.
Productos Sustitutos._ los productos sustitutos son aquellos que el cliente puede
consumir, como alternativa, cuando cualquier otra Organizacin baja la calidad de
sus productos por debajo de un lmite por el cual el cliente est dispuesto a pagar o
sube el precio por arriba de este lmite.
Entorno Natural o Fsico._ el entorno fsico viene definido en la empresa por los
recursos naturales empleados, las condiciones climticas y las caractersticas
geogrficas del rea donde la empresa desarrolla habitualmente su
actividad.
32
Entorno Socio-cultural._ este entorno viene determinado por los factores culturales
y sociales que afecten y determinen el comportamiento de las personas que forman
el
mercado. Son el conjunto de normas, creencias y valores fundamentales presentes
en
toda la sociedad.
FIGURA N 9
Fuente: Slideshare,[www.slideshare.net/blackmovth/micro-y-macro-presentation],2008.
1.3.2.
Anlisis de la Industria
33
1.3.2.1.
"El Anlisis de Porter de las cinco fuerzas es un modelo estratgico elaborado por el
economista y profesor Michael Porter de la Harvard Business School Michael Porter
en 1979 "23
Este modelo es una herramienta sencilla pero poderosa para entender dnde est el
poder en una situacin comercial. Esto es til porque ayuda a entender tanto la
fuerza de la posicin competitiva actual, y la fuerza de la posicin que se pretende
alcanzar. Con una comprensin clara de dnde est el poder, se puede tomar
ventaja
justa de una situacin de fuerza , mejorar una situacin de debilidad , y evitar dar
pasos equivocados. Esto hace que sea una parte importante del diseo de una
planificacin estratgica.
____________________
23
34
El clasificar estas fuerzas de esta forma permite lograr un mejor anlisis del entorno
de la organizacin y, de ese modo, en base a dicho anlisis, poder disear
estrategias
que permitan aprovechar las oportunidades y hacer frente a las amenazas
evaluando
sus objetivos y recursos frente a 5 fuerzas que rigen la competencia industrial y
estas
se describen en el siguiente figura:
Modelo Cinco Fuerzas
FIGURA N 10
Fuente : Wikipedia,[es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Modelo_Porter.svg],2009
35
Al intentar entrar una nueva empresa a una industria, sta podra tener barreras de
entradas tales como la falta de experiencia, lealtad del cliente, cuantioso capital
requerido, falta de canales de distribucin, falta de acceso a insumos, saturacin del
mercado, etc. Pero tambin podran fcilmente ingresar si es que cuenta con
productos de calidad superior a los existentes, o precios ms bajos.
36
Cualquier que sea la industria, lo usual es que los compradores siempre tengan un
mayor poder de negociacin frente a los vendedores. El anlisis del poder de
negociacin de los consumidores o compradores, nos permite disear estrategias
destinadas a captar un mayor nmero de clientes u obtener una mayor fidelidad o
lealtad de stos, por ejemplo, estrategias tales como aumentar la publicidad u
ofrecer
mayores servicios o garantas.
37
___________________
28
38
1.4.1.
La puesta en prctica es una tarea orientada a la accin, con el fin de que sucedan
las
cosas, que pone a prueba la capacidad de los directivos para dirigir el cambio
organizacional, desarrollar capacidades organizacionales valiosas, lograr un
39
1.4.1.1.
Formulacin Estratgica
40
CUADRO No 5
2.DETERMINAR A DNDE
QUEREMOS LLEGAR
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
3.DETERMINAR CMO
LLEGAR HASTA ALL
Qu productos y
servicios ofrecer
Incremento de la
productividad
A qu segmento de
clientes atender
Mejorar el servicio
Qu mtodo de ventas
utilizar
Qu rea geogrfica
atacar
Fuente: La Autora
1.4.1.2.
Difusin Estratgica
No basta con elaborar una estrategia, sino que es necesario concebir la difusin
como
un componente bsico de las estrategias de la empresa. La comunicacin debe ser
tratada como parte de este sistema, formando parte de los anlisis desde su inicio
hasta su vigencia. Si desde que se estn llevando a cabo los primeros pasos del
proceso estratgico de la organizacin no se tiene en cuenta la comunicacin, tanto
interna como externa, bien poco se podr lograr cuando los directivos intenten
despus "arreglar las cosas".
41
La difusin de una estrategia debe fluir rpidamente tanto por canales formales
como informales. Proporcionar informacin relacionada con el trabajo que se debe
realizar para su ejecucin y desempeo a todos los miembros de la organizacin es
un factor clave para el cumplimiento de la misma.
CUADRO No 6
CREDIBILIDAD
CONTEXTO
CLARIDAD
CONTINUIDAD Y
CONSISTENCIA
CONTENIDO
CANALES
Fuente: La autora
En fin, un diseo organizacional que tenga como base una Comunicacin Eficiente
de sus estrategias es crucial para lograr el xito.
42
1.4.1.3.
Ejecucin Estratgica
1) La organizacin.
2) La dotacin de personal.
3) La direccin y mando.
4) El control.
Antes de poner en marcha la direccin del plan, la alta direccin debe asegurarse
que: la empresa est apropiadamente organizada, que los programas estn
adecuadamente dotados de personal, que las actividades estn siendo
adecuadamente
dirigidas hacia el logro de los objetivos deseados; y por ltimo, la alta direccin
debe
asegurarse que se est produciendo un progreso continuo hacia los objetivos, de
acuerdo con el plan, es decir que existe una adecuada funcin de control de proaccin, que continuamente est enviando informacin inteligente que permita
reconducir a la estrategia vigente.
___________________
29
30 MANSO
43
CUADRO No 7
ASIGNAR Y PROCURAR LOS
RECURSOS NECESARIOS
ESTABLECER LA
ESTRUCTURA HUMANA
ESTABLECER
RESPONSABILIDADES
MANEJAR EL PROCESO
Fuente: La Autora
1.4.1.4.
Evaluacin Estratgica
44
FIGURA N 11
Medicin del
organizativo
desempeo
Realizacin de acciones
correctivas
Fuente: La Autora
45
CAPTULO II
DESCRIPCIN DE LA SITUACIN
ACTUAL DE REPRODATA
CIA. LTDA.
46
CAPTULO II
2.1.
El presente cuadro contiene datos informativos bsicos de Reprodata Ca. Ltda. que
permiten la identificacin y descripcin detallada de esta organizacin, as como la
definicin del rea en la que se desenvuelve en el mercado:
CUADRO No 8
Nombre de la empresa
Tipo de empresa
Servicio/s
Direccin comercial
Pas
Ecuador
Ciudad
Quito
admin@reprodataec.com
Actividad de la Empresa
47
2.1.1.
El tiempo transcurrido dio la razn, demostrando as que esta empresa debi tomar
un giro en sus actividades, es decir, la gran demanda existente durante el lapso de
vida de esta Organizacin en el ao 2.006, exigi que su actividad fundamental se
concentre en ofrecer un servicio profesional integral, que incluye, facilitar el alquiler
de mquinas hasta la reparacin del dao.
48
2.1.2.
Outsourcing.- Reprodata Ca. Ltda. por ser Centro de Servicios Autorizados (CAS)
de la marca LEXMARK, cuenta con el Outsourcing esto permite, que el cliente se
deslinde de la compra de suministros, piezas
y mantenimiento en s, de las
CUADRO No 9
ASISTENCIA TECNICA TOTAL
49
Se cuenta con un equipo de trabajo tcnico altamente calificado que unido al gran
compromiso y disposicin por parte de toda la empresa, permite brindar servicios y
outsourcing de la ms alta calidad para asegurar sostenibilidad en esta
Compaa.
2.1.3.
Marco Legal
___________________
31
50
REPRODATA
jurdicamente est
constituida como
una
Sociedad
de
Responsabilidad Limitada (Ca. Ltda.), compuestas por 3 socios que responden hasta
el monto de sus aportaciones ya que por las obligaciones sociales que se contraiga,
responder nicamente el Patrimonio de la Sociedad, por tanto la responsabilidad
de los que la integran es limitada.
Asistencia Mdica:
Seguro de vida obligatorio: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Registro Representante Legal Nro. 1712994951-001 (Empleador)
Seguro Medico Privado: Ecuasanitas
Contrato Nro. 058375
51
2.1.4.
2.2.
Recursos Actuales
Los recursos actuales con los que cuenta esta Compaa, representan el conjunto de
factores o activos que ayudan al desarrollo de su funcionamiento, el objetivo de su
identificacin es detallarlos ampliamente para reconocer el papel que desempean
en
esta Organizacin. Dichos recursos pueden ser: materiales, tcnicos, humanos y
financieros. A continuacin se puntualiza cada uno de ellos.
2.2.1.
Mquinas y Equipos
Las mquinas y equipos son recursos materiales, representan los bienes tangibles
con
que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, estos
son:
52
En el rea administrativa:
En el rea tcnica:
53
2.2.2.
3 Accionistas
1 Presidente
1 General General
1 Administrador
1 Asistente Contable
1 Recepcionista
1 Mensajero
Servicios Generales
Apoyo de 1 Asesor Jurdico de forma eventual
54
1 Jefe Tcnico
4 Tcnicos
FIGURA N 12
JUNTA DE ACCIONISTAS
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
ADMINISTRADOR
ASISTENTE CONTABLE
JEFE TECNICO
ATENCION CLIENTE
SERVICIOS GENERALES
TECNICOS
Fuente: Reprodata Ca. Ltda.
Elaborado por: La Autora
55
2.2.3.
Infraestructura Fsica
Reprodata Ca. Ltda. est ubicada en la interseccin de las calle Gaspar de Villarroel
E9-19 y Av. Los Shyris. Funciona en el tercer piso del Edificio Datapro, su taller
cuenta con una superficie total de 150m2, mientras que su oficina administrativa
tiene
un rea de 50m2.
FIGURA N 13
REPRODATA CIA
56
FIGURA N 14
BODEGA EQUIPOS
MULTIFUNCIONES
AREA TECNICA
(Taller Operaciones)
(Tcnicos)
AREA
ADMINISTRATIVA-CONTABLE
(Administrador)
(Asistente)
ARCHIVO
DUCUMENTOS
RECEPCION
AREA
ADMINISTRATIVA
(Presidencia y Gerencia
General)
BODEGA EQUIPOS
IMPRESORAS
2.2.4.
Situacin Financiera
Esta organizacin cuenta con un total de Activos de $ 29,155.00 (veinte y nueve mil
ciento cincuenta y cinco DOLARES con 00/100 CENTAVOS); su cuenta de Activos
Fijos (las mquinas y equipos que se disponen para su alquiler denominada,
cuenta ;
Garanta Inventario para Clientes), representa uno de los activos predominantes
para
esta Compaa con un valor de $ 8,900.00 (ocho mil novecientos DOLARES, con
00/100CENTAVOS), esto muestra el elevado costo de la inversin que ha realizado
la Organizacin a travs de los aos; para adquirir mquinas que logren satisfacer
las
necesidades de todos los clientes corporativos mientras se reparan sus equipo. Esto
puede representar con el transcurso del tiempo un inconveniente, ya que se debe
suministrar continuamente mantenimientos y un control minucioso de inventario; lo
que involucra costos adicionales, adems hay que considerar que la tecnologa
avanza continuamente y su exigencia inmediata para mantenerse a la vanguardia
de
equipos de copiado e impresin es su renovacin, lo que implica reinversin
permanente en activos fijos (Garanta Inventario para clientes).
57
CUADRO No 10
ACTIVO:
ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO FIJO
ACTIVO DIFERIDO
TOTAL ACTIVO:
PASIVOS:
$10200,00
18105,00
850,00
PASIVO NO CORRIENTE
$4190,00
5800,00
PATRIMONIO NETO:
19165,00
PASIVO CORRIENTES
TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIO:
29.155,00
29,155.00
58
Esta situacin se puede apreciar en los siguientes cuadros con la conducta de las
ventas de los ltimos 6 meses del presente ao:
CUADRO No 11
MESES
VENTAS
ENERO
10,100.00
FEBRERO
16,500.00
MARZO
12,500.00
ABRIL
17,900.00
MAYO
15,900.00
JUNIO
17,100.00
FIGURA N 15
59
2.3.
2.3.1.
La actividad operativa del servicio con el que cuenta esta Organizacin se divide en
procesos que a continuacin los puntualizamos:
Proceso de Desmontaje
Proceso de instalacin y recambios de piezas originales y funcionamiento
parcial
Proceso de limpieza general del equipo
60
Reprodata Ca. Ltda. se concentra en una rea de trabajo especifica, que es brindar
un
Soporte Tcnico Garantizado y especializado; con la aportacin directa de un grupo
de jvenes altamente capacitados y profesionales para ofrecer soluciones
inteligentes; con amplia experiencia en el campo de Ingeniera de Sistemas y
Electrnica. Que los ha convertido en un Centro de Servicio Autorizado (CASLEXMARK) a nivel nacional.
2.3.2.
En el siguiente esquema se presenta los servicios que ofrece esta Organizacin, las
facilidades que brinda a sus clientes y los equipos en los que se
especializa:
61
FIGURA N 16
SERVICIO DE REPARACIN
INMEDIATA
SERVICIO DE
MANTENIMIENTO TOTAL
ALQUILER DE
MAQUINAS Y EQUIPOS
CONTRATOS DE
MANTENIMIENTO INTEGRAL
CONTRATOS DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
CONTRATOS DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
CONTRATOS OUTSOURSING
IMPRESORAS LEXMARK DE
INYECCION A TINTA
IMPRESORAS LEXMARK DE
LSER MONOCROMTICAS
IMPRESORAS LEXMARK DE
LSER COLOR
IMPRESORAS
MULTIFUNCIONALES
MARCA LEXMARK
IMPRESORAS DE MATRIZ DE
PUNTO LEXMARKETC
62
FIGURA N 17
2.3.3.
63
privadas; quienes representan el 80% de los usuarios que utilizan este servicio, se
trabaja a travs de contratos preestablecidos, los cuales se han renovado cada
ao.
2.3.4.
Los precios que a continuacin detallamos, representan costos aproximados para los
clientes en general que hacen uso de este servicio.
Estos costos incluyen IVA y se los ha estimados por rangos y por tipo de servicios
ms frecuentes:
CUADRO No 12
Tipo 1.
REPATACION IN-SITU
RANGOS
DESDE
HASTA
$20.00
$250.00
$5.00
$50.00
$25.00
$200.00
$30.00
$150.00
$50.00
$250.00
$30.00
****
$50.00
****
Hora subsecuente
64
CUADRO No 13
TIPO 2.
RANGOS
DESDE
HASTA
$250.00
$350.00
$350.00
$450.00
$640.00
$750.00
$390.00
$500.00
$640.00
$750.00
$280.00
$350.00
$400.00
$500.00
$250.00
$450.00
Hay que recalcar que estos precios varan de acuerdo al contrato que tenga la
persona
o Entidad, con Reprodata Ca. Ltda. (adicional de nmero de equipos a reparar) ya
que se manejan costos preferenciales y paquetes promocionales dependiendo del
tipo
de contrato y de las necesidades inmediatas de los clientes.
2.4.
65
Reprodata Ca. Ltda. ha venido trabajando con una lista de proveedores desde hace
varios aos y con los que ha mantenido una buena relacin en trminos generales,
en
los cuales, se cumple con la fecha de entrega y garantiza la calidad de sus
productos,
equipos y/o materiales directos, con los cuales la compaa trabaja. As tambin los
proveedores ofrecen facilidades de pago y crditos de dicha mercadera
promoviendo
las operaciones de esta Organizacin.
CUADRO No 14
PROVEEDORES
Lexmark Latin America
Logicarkd C.A.
Sharpcenter S.A.
Ledakon
Compuhelp
Comsupplies S.A.
Cartimex S.A.
Unicopia
Ecuasanitas
Datapro S.A.
2.5.
Anlisis de la Competencia
66
2.6.
67
Se cuenta con un Jefe Tcnico y cuatro tcnicos los cuales dan apoyo a nivel
nacional ya que se brinda soporte tcnico a todas las provincias de este pas:
lo que origina que en numeradas ocasiones en la ciudad de Quito se
disponga
nicamente de una sola persona en el taller, la cual no se da abasto con la
demanda de clientes, tomando en cuenta que cada da va en crecimiento.
Ocasionando incomodidad en los clientes y demora en la entrega de equipos.
Como consecuencia el ambiente laboral empieza a volverse inestable por la
cantidad de trabajo acumulado que se encuentra pendiente al retorno de los
tcnicos que viajan.
No se cuenta con un sistema de control y orden tanto con todos los equipos
que se manejan (inventariados-hasta fin de mes) y con las herramientas que
se utilizan. Existen gran cantidad de equipos que no se encuentran
registrados
con sus respectivas series en el Inventario de la Compaa ya que se est
registrando esta informacin a la finalizacin del mes, lo que puede ocasionar
graves inconvenientes ya que cuando se acercan clientes Corporativos con
equipos en mal estado se entrega a cambio uno de estos equipos en buen
estado hasta la reparacin del equipo averiado. Las herramientas que utilizan
los tcnicos no cuentan con un orden particular para cada persona, que
permita que las colaboradores que salen de viaje a brindar servicio tcnico
en
provincias: lleven herramientas adicionales de las que necesiten ya que la
persona que se encuentra en quito queda imposibilitada de trabajar por falta
de herramientas. Estos pequeos inconvenientes han surgido en repetidas
ocasiones.
68
Estos problemas se han acentuado con mayor fuerza durante los ltimos seis meses
de funcionamiento de la Compaa los cuales justifican una mejora urgente y sobre
todo la implementacin inmediata de una Planificacin Estratgica.
CUADRO No 15
NUMERO
INDICADORES
CAUSAS
EFECTOS
Demora en entrega de
ya listos y molestia
clientes ya que no se
las fechasque se
despachar los equipos.
Carenciadepolticas
organizacionalesyla
inexistencia de un manual de
procedimientos que ejecute
control en los procesos.
equipos
en los
respeta
acord
2.7.
69
2.7.1.
Ambiente Interno
Es necesario analizar el clima organizacional por medio de sus clientes internos, que
representan sus directivos y empleados, de esta forma se conoce la evolucin de las
distintas unidades estructurales y/o procesos de la empresa, as tambin se
examina
los modos formales e informales de comunicacin, la satisfaccin del personal, el
mantenimiento de la Entidad y su innovacin.
Con la finalidad de descubrir los valores y principios bsicos de una compaa, el
grado en que estos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia
que guardan en el comportamiento y desempeo organizacional.
2.7.1.1.
70
Modelo de la Encuesta:
71
____________________________________________________________
ENCUESTA PARA MEDIR EL CLIMA ORGANIZACIONAL 2010
REPRODUCCION Y DATOS REPRODATA CIA. LTDA.
NOMBRE DEL EJECUTIVO Y/O EMPLEADO:
AOS DE TRAYECTORIA EN LA EMPRESA:
DEPARTAMENTO/REA:
INTRODUCCION
El propsito de esta encuesta es garantizar que REPRODATA CIA. LTDA. se beneficie con sus opiniones, aportes y sugerencias. Los
resultados obtenidos sern utilizados para desarrollar planes de accin, con el fin de ofrecer mejoras a las polticas, prcticas y
procedimientos de la organizacin.
INDICACIN
Srvase contestar las siguientes preguntas, por lo que se espera un alto grado de sinceridad, ya que su acertada respuesta contribuir con el
desarrollo de la organizacin y de esta manera se podr mejorar los procesos y el ambiente laboral.
Esta informacin tiene carcter estrictamente acadmico
__________________________________________________________________________
2.- Existe una Estructura Organizacional en Reprodata Ca. Ltda.? Si la conoce la puede detallar
SI
NO
____________________________________________________________________
3.- Existe por escrito y actualizado las actividades, funciones y responsabilidades de su cargo?
SI
NO
4.- Con que frecuencia se le pide que realice otras funciones ajenas a su rea?
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
DE VEZ EN CUANDO
NUNCA
72
TRANSPARENCIA
COMPROMISO
HONESTIDAD
RESPONSABILIDAD
TRABAJO EN EQUIPO
7.- Se siente motivado (a) con los valores que persigue la empresa?
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
NUNCA
9.- En general, Cul es su grado de satisfaccin con Reprodata como lugar de trabajo en comparacin con otros sitios
POCO SATISFECHO
NADA SATISFECHO
CAPACITACION
RECONOCIMIENTO PERSONAL
(FELICITACION)
NINGUNO
13.- Est de acuerdo con que existe un clima que permite realizar sugerencias y discrepar con las decisiones de los
SI
NO
EN OCASIONES
73
BUENA
MALA
REGULAR
15.- Cmo es el nivel de relacin-trabajo y afectivo con sus compaeros de todas las reas?
ALTO
MEDIO
BAJO
16.- Qu tipo de incentivos deseara recibir usted, por realizar bien su trabajo?
MATERIALES
ASENSOS
ECONOMICOS
CAPACITACION
RECONOCIMIENTO PERSONAL
NINGUNO
(FELICITACION)
SOBRE EL ENTORNO
17.- Los medios disponibles para desarrollar su trabajo son los adecuados (ordenador adecuado, material de oficina,
Compaa?
FORTALEZAS
DEBILIDADES
PERSONAL CALIFICADO
FALTA DE ORGANIZACION
PRECIOS
CARENCIA DE RRHH
FALTA DE COMUNICACION
COMPETENCIA EQUILIBRADA
CALIDAD EN EL SERVICIO
INFRAESTRUCTURA PEQUEA
19.- Considera usted que debe mejorar el clima organizacional? Emita su comentario y proponga posibles sugerencias.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
FIN DE LA ENCUESTA
FEC HA :
HORA:
74
2.7.1.2.
UNIVERSO: 15 Personas
MUESTRA = U = Universo
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
SI
46.67%
NO
53.33%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
75
CALIFICACION
No
PORCENTAJE
PERSONAS
SI
13.33%
NO
13
86.67%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
3.-
Existe
por
escrito
actualizado
las
actividades, funciones
responsabilidades de su cargo?
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
SI
6.67%
NO
14
93.33%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
El 93,33% de los empleados de Reprodata Ca. Ltda. manifiesta con seguridad que
no existe detallado por escrito con claridad sus funciones y responsabilidades de su
76
cargo de trabajo; mientras que el 6,67% que representa 1 persona indica conocer
claramente sus actividades laborales ms no se encuentran puntualizadas por
escrito.
Esta situacin demuestra que el personal puede ser vulnerable a no realizar bien su
trabajo por inexistencia de un manual de funciones.
4.- Con que frecuencia se le pide que realice otras funciones ajenas a su rea?
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
20.00%
10
66.67%
DE VEZ EN CUANDO
13.33%
NUNCA
15
100.00%
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
TOTAL:
Interpretacin
sobre todo
77
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
26.67%
ACTAS DE INSTRUCTIVOS
6.67%
TOTAL:
33.34%
MANUAL DE TRABAJO
HOJAS DE CONTROL DE
PROCESOS
Interpretacin
En las siguientes preguntas se escogi 1 opcin, la que los encuestados consideraron la ms importante
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
COMPAERISMO
6.67%
COMPROMISO
33.33%
RESPONSABILIDAD
26.67%
TRANSPARENCIA
6.67%
HONESTIDAD
13.33%
TRABAJO EN EQUIPO
13.33%
15
100.00%
TOTAL:
78
Interpretacin
7.- Se siente motivado (a) con los valores que persigue la empresa?
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
SIEMPRE
46.67%
CASI SIEMPRE
53.33%
NUNCA
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
El 53,33% del personal se encuentra casi siempre motivado en cuanto a los valores
que persigue esta Entidad. Mientras un 46.67 % de empleados se encuentran
siempre
motivados. En consecuencia se puede determinar que tanto principios y valores que
se imparten en Reprodata Ca. Ltda. son aceptados de manera positiva, con el fin de
promover un trabajo diario enmarcado en la tica y eficiencia.
79
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
VALORES
60%
POLITICAS
20%
OBJETIVOS
20%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
La imagen de Reprodata Ca. Ltda. segn el 60% de sus empleados sostienen que
se
ve reflejada en sus valores organizacionales , mientras que 40% divergen que se
refleja tanto en sus polticas como en sus objetivos. Lo que impulsa a todos a
trabajar
manteniendo buena conducta alineados en polticas eficaces para el cumplimiento
de
sus objetivos laborales.
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
MUY SATISFECHO
20.00%
BASTANTE SATISFECHO
26.67%
POCO SATISFECHO
53.33%
NADA SATISFECHO
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
80
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
ALTO
20%
BAJO
20%
MEDIO
60%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
SI
33.33%
NO
10
66.67%
15
100.00%
TOTAL:
81
Interpretacin
No
CALIFICACION
PERSONAS
MATERIALES Y ECONOMICOS
RECONOCIMIENTO PERSONAL
(FELICITACION)
PORCENTAJE
13.33%
-
NINGUNO
13
86.67%
TOTAL:
15
100.00%
CAPACITACION
Interpretacin
82
13.- Est de acuerdo con que existe un clima que permite realizar sugerencias y
discrepar con las decisiones de los directivos y el modo de hacer las cosas sin
temor a represalias?
No
CALIFICACION
PORCENTAJE
PERSONAS
SI
40%
NO
40%
EN OCASIONES
20%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
12
80%
MALA
REGULAR
20%
15
100.00%
BUENA
TOTAL:
Interpretacin
El 80% de los empleados consideran que existe una buena relacin con su jefe
inmediato, cerca del 20% de los empleados determinaron que existe una relacin
regular con su jefe inmediato.
83
No
CALIFICACION
PERSONAS
ALTO
PORCENTAJE
14.00
93.33%
6.67
6.67%
15
100.00%
MEDIO
BAJO
TOTAL:
Interpretacin
El 93,33% de los empleados consideran que existe una buena relacin y afectivo
con
sus compaeros de todas las reas, esto se debe a que es un grupo pequeo donde
que
comparte consideracin y respeto, mientras que tan solo un 6,67% es decir 1
persona
manifiesta que existe un nivel medio de relacin de trabajo y afectivo en la
Empresa.
16.- Qu tipo de incentivos deseara recibir usted, por realizar bien su trabajo?
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
MATERIALES
33.33%
ECONOMICOS
33.33%
RECONOCIMIENTO
PERSONAL
6.67%
ASENSOS
6.67%
CAPACITACION
20.00%
NINGUNO
15
100.00%
TOTAL:
84
Interpretacin
El 33,33% de los empleados consideran que los incentivos que brinde la Compaa
deben ser econmicos, compartiendo el mismo porcentaje los alicientes materiales.
En tanto un 6,67% del total de empleados consideran que se promover los asensos
por el buen desempeo laboral. Mientras un 20% manifiesta que desearan recibir
capacitaciones permanentes como distincin a su buena labor. Y finalmente un
6,67% deseara ser reconocido personalmente por medio de felicitaciones
pblicas.
SOBRE EL ENTORNO
17.- Los medios disponibles para desarrollar su trabajo son los adecuados
(ordenador adecuado, material de oficina, telfono o correo electrnico, etc.)?
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
SI
46.67%
NO
EN OCASIONES
53.33%
15
100.00%
TOTAL:
Interpretacin
El 46,67% de los empleados responden que si existen los medios disponibles para el
desarrollo de su trabajo en forma adecuada, tomemos en cuenta que un porcentaje
superior que equivale al 53,33% de empleados manifiestan que no disponen de los
medios adecuados (herramientas del taller tcnico) para la realizacin de su trabajo
en forma gil y oportuna.
Fortalezas
No DE
CALIFICACION
IMPORTANCIA
RESPUESTAS
PORCENTAJE
FORTALEZAS
PERSONAL CALIFICADO
PRECIOS
CALIDAD EN EL SERVICIO
13
1o
86.67%
4o
53.33%
12
2o
80.00%
10
3o
66.66%
12
2o
80.00%
Interpretacin
Segn la encuesta realizada por los empleados catalogan en el siguiente orden a las
fortalezas de REPRODATA Ca. Ltda.:
86
4.-Los precios del servicio, son el cuarto lugar, son otras fortalezas que influyen en
la
organizacin, se tendra que poner un poco de nfasis y aumentar su incidencia
favorable dentro de la Organizacin.
Debilidades
CALIFICACION
No DE
RESPUESTAS
IMPORTANCIA
PORCENTAJE
DEBILIDADES
FALTA DE ORGANIZACIN
15
1o
100.00%
CARENCIA DE RRHH
14
2o
93.33%
FALTA DE COMUNICACIN
3o
33.33%
5o
20.00%
4o
26.67%
INFRAESTRUCTURA PEQUENA
Interpretacin
Segn la encuesta realizada por los empleados catalogan en el siguiente orden a las
debilidades de REPRODATA Ca. Ltda. :
87
1.- Falta de una correcta Organizacin se toma el primer lugar, se puede notar que
carece de un direccionamiento estratgico.
Interpretacin
88
2.8.
2.8.1.
Ambiente Externo
Ariel Brailovsky
89
2.8.1.1.
Modelo de la Encuesta:
90
FECHA:
NOMBRE DEL CLIENTE:
TIPO DE USUARIO:
PERSONA NATURAL
CLIENTE CORPORATIVO
INTRODUCCION
El propsito de esta encuesta es conocer el grado de satisfaccin de los clientes, determinando la aceptacin y calidad del servicio que se
presta.
INDICACIN
Srvase contestar las siguientes preguntas, por lo que se espera un alto grado de sinceridad, ya que su acertada respuesta
ser de gran ayuda para mejorar el servicio tcnico que le proporcionamos.
EN LAS SIGUIENTES PREGUNTAS ESCOJA UNA OPCIN
1.-
RAPIDEZ
CALIDAD
OTROS
6.- Usted considera que el precio que paga por el servicio que requiere es
ALTO
MEDIO
BAJO
7.- El personal tcnico que lo atiende, da la imagen de estar totalmente calificado para las tareas que tiene que realizar
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
NUNCA
8.- Despus de recibir el soporte tcnico en Reprodata Ca. Ltda. ; utilizara el servicio nuevamente
SI
NO
9.- Hay alguna sugerencia o reclamo que le gustara decirle a Reprodata Ca. Ltda. para mejorar el servicio que proporciona
_________________________________________________________________________________________________________
91
2.8.1.2.
De donde:
n=
Z=
pq=
E=
n=
Z=
pq=
E=
nmero de la muestra
nivel de conf ianza
variabilidad de f enmeno de estudio
nivel de precisin y/o ef ectividad con que se genera el f enmeno
?
95% segn escala= 1.96
(0.5)(0.5)= 0.25
5%= (0.05)
Z2 (pq)N
n=
N-1(E)2 + Z2(pq)
(1.96)2 (0.5)(0.5)41
n=
(3.8416) (0.25)41
=
41-1(0.05)2 + (1.96)2(0.5)(0.5)
39.3764
=
40(0.025) + (3.8416)(0.25)
0.1 + 0.9604
39.3764
n=
= 37
1.0604
n= 37
92
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
28
75.68%
SATISFECHO
13.51%
NO ESTA SATISFECHO
10.81%
37
100.00%
COMPLETAMENTE SATISFECHO
TOTAL:
Interpretacin
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
21.62%
CALIDAD
19
51.35%
RAPIDEZ
18.92%
2.70%
ATENCION PERMANENTE
5.41%
PRECIO
TOTAL:
37
100.00%
Interpretacin
93
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
SIEMPRE
20
54.05%
CASI SIEMPRE
10
27.03%
18.92%
37
100.00%
NUNCA
TOTAL:
Interpretacin
El 54,05% de los clientes manifestaron que la entrega del servicio se hace siempre a
tiempo, mientras que el 27,03% seala que casi siempre y un 18,92% determina
que
nunca se lo realiza a tiempo. Resultados que la Organizacin debe tomar a
consideracin para mejorar lo tiempos de entrega hacia todos sus usuarios
externos.
4.- Se le otorga facilidades de pago por el servicio adquirido?
No
CALIFICACION
SI
NO
TOTAL:
PERSONAS
PORCENTAJE
30
81.08%
18.92%
37
100.00%
94
Interpretacin
No
CALIFICACION
PORCENTAJE
PERSONAS
SI
27
72.97%
NO
10
27.03%
TOTAL:
37
100.00%
Interpretacin
El 72,97% de los clientes manifestaron que cuando han tenido algn tipo de
problema o inquietud si se le has solucionado, mientras que un 27,03% seala que
no
ha sido solucionado su inconveniente oportunamente. Situacin que debe ser
considerada por toda la Empresa con la finalidad de solucionar los problemas del
cliente de forma gil y efectiva.
6.- Usted considera que el precio que paga por el servicio que requiere es
No
CALIFICACION
PERSONAS
PORCENTAJE
21.62%
MEDIO
29
78.38%
B AJO
37
100.00%
ALTO
TOTAL:
Interpretacin
95
El 21,62% de los encuestados considera que el precio que paga por recibir el
Servicio Tcnico en Reprodata Ca. Ltda. es alto, mientras que un 78,38% de los
clientes manifiesta que el precio es medio. Ninguna persona determina que el precio
es bajo.
7.-
No
CALIFICACION
PERSONAS
36
SIEMPRE
PORCENTAJE
97.30%
CASI SIEMPRE
NUNCA
37
100.00%
TOTAL:
2.70%
Interpretacin
Un 97,30% de los clientes de esta Compaa seala que el personal tcnico que lo
atiende siempre da la imagen de estar totalmente calificado para sus tareas,
mientras
que un 2,70% que representa 1 persona responde que casi siempre brinda esta
imagen.
nuevamente
No
CALIFICACION
SI
NO
TOTAL:
PERSONAS
35
PORCENTAJE
94.59%
5.41%
37
100.00%
96
Interpretacin
9.- Hay alguna sugerencia o reclamo que le gustara decirle a Reprodata Ca.
Ltda. para mejorar el servicio que proporciona
CALIFICACION
No
PERSONAS
PORCENTAJE
AGILITAR EL SERVICIO
24.32%
EXTENDER SERVICIO-EQUIPOS
18.92%
FACILIDAD DE PAGO
13.51%
OFRECER PROMOCIONES
10.81%
ABRIR SUCURSALES
10.81%
FACILIDADES DE SERVICIO
8.11%
5.41%
PRECIOS MODICOS
5.41%
ATENCION AMABLE
2.70%
37
100.00%
AUMENTAR EL PERSONAL
TECNICO
TOTAL:
Interpretacin
97
descuentos en el servicio, mientras que el 8,11% sugiere que deben ampliar las
formas de acceso y comodidad del servicio, dos personas que equivale al 5,41%
sugieren que se debe existir precios ms cmodos, otro 5,41% determina que es
adecuado aumentar el personal Tcnico en Quito y finalmente el 2,70% manifiesta
que la atencin debe ser mar amable y cordial.
2.9.
Esta Organizacin debe tomar en cuenta los resultados obtenidos en las encuestas
realizadas tanto para su ambiente interno como externo, ya que las interrogantes
planteadas responden a todas las necesidades de los empleados y los
requerimientos
de los clientes. De esta forma nos podemos dar cuenta si la Compaa debe
continuar
trabajando de la forma que lo ha venido haciendo en los ltimos aos o debe
corregir y mejorar en diferentes aspectos y/o reas.
98
2.9.1.
2.9.1.1.
99
100
Foda Estratgico
FIGURA N 18
FORTALEZAS
ANLISIS
INTERNO
DEBILIDADES
ANLISIS DE LA SITUACIN
ACTUAL Y DEL ESTUDIO DE
INVESTIGACION (ENCUESTAS)
DE REPRODATA Ca. Ltda.
OPORTUNIDADES
PLANES DE
ACCION
MEDIDAS
CORRECTIVAS
PLANES DE
MEJORA
ANLISIS
EXTERNO
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A
S
AMENAZAS
Fuente: La autora
101
DEBILIDADES
FORTALEZAS
*
*
*
*
*
*
*
*
*
ANLISIS
INTERNO
*
*
*
*
*
*
*
*
OPORTUNIDADES
ANLISIS
EXTERNO
AMENAZAS
* Hace 4 aos se mantiene como taller autorizado de LEXMARK (CAS)* Competencia cercana muy agresiva (Xerox, Hp, Canon), es decir entrada de
* Implementacin de nuevas tecnologas para la ejecucin del servicio y para compaas mejor organizadas o con un mejor servicio
la adquisicin de nuevas maquinas y equipos* Inestabilidad en poltica y econmica del pas
* Venta de lnea de Productos de la Marca LEXMARK* Baja liquidez y/o solvencia de los clientes
* Debilitamiento de competidores pequeos ya que el mercado de la marca* Riesgo en la inversin de adquisicin de inventario fijo (tecnologa a la
Lexmark se concentra en esta Organizacinvanguardia)
* Formulacin de un posicionamiento estratgico* Ofertantes con precios ms bajos para ganar una demanda mayor de clientes
* Expansin geogrfica ampliando la cobertura a nivel nacional* Preferencias y nuevos hbitos de los usuarios de clase media alta
* Crecimiento del mercado e influencia en la marca comercial LEXMARK en la* Los clientes prefieren facilidades de pago(crdito)
decisin de compra.* Ingreso de empresas con formas ptimas de distribucin y segmentacin en el
* El apoyo de clientes corporativos y personas naturales que recomiendanmercado mediante alianzas estratgicas.
nuestro servicio
* El fiel cumplimiento de garantas expuestos en los contratos de servicio
* Prestacin de servicio tcnico a otro tipo de equipos, LCDs cmaras fax
entre otros.
* Precios competitivos al alcance de todo pblico y al nivel de la competencia.
102
103
2.9.1.2.
Ponderacin/Peso:
Calificacin:
Una
Una
Una
Una
debilidad importante:(1)
debilidad menor:(2)
fortaleza menor:(3)
Fortaleza importante :(4)
Nomenclatura:
F: Fortaleza
D: Debilidad
CUADRO No 18
PESO
FORTALEZAS
TOTAL
CALIF. PONDERADO
(0,0 -1,00)
(1 4)
(0.0-1,00)*(1-4)
0,07
0,28
0,04
0,16
0,03
0,12
0,02
0,08
0,05
0,20
0,07
0,28
104
0,04
0,16
0,01
0,04
0,02
0,08
0,07
0,28
0,002
0,008
0,002
0,006
0,003
0,012
Se trabaja en equipo
0,002
0,008
0,07
0,28
0,003
0,012
0,04
0,05
0,08
0,07
0,06
DEBILIDADES
Carencia de capacidad administrativa para proponer cambios de
mejora
0,04
0,05
0,04
0,07
0,03
No existen procesos
0,03
0,03
0,03
0,03
0,02
0,04
0,002
0,004
0,03
0,03
0,05
0,05
0,003
0,003
105
0,05
0,05
0,02
0,02
0,003
0,003
0,028
0,028
0,002
0,002
TOTAL
2,60
Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz MEFI,
el total ponderado pude ir de un mnimo de 1.0 a un mximo de 4.0, siendo
la calificacin promedio de 2.5. Los totales ponderados muy por debajo de
2.5 caracterizan que las organizaciones son dbiles en lo interno, mientras
que las calificaciones muy por arriba de 2.5 indican una posicin interna
fuerte. La matriz MEFI debe incluir entre diez y veinte factores clave. La
cantidad de factores no incluye en la escala de los totales ponderados
porque los pesos siempre suman 1.0.32
___________________
32
106
2.9.1.3.
Ponderacin/Peso:
Calificacin:
Nomenclatura:
O: Oportunidad
A: Amenaza
CUADRO No 19
PESO
OPORTUNIDADES
TOTAL
CALIF. PONDERADO
(0,0 -1,00) (1 4)
(0.0-1,00)*(1-4)
0,07
0,28
0,04
0,08
0,05
0,15
0,02
0,06
0,09
0,36
0,07
0,21
107
0,04
0,08
0,04
0,12
0,05
0,15
0,06
0,06
0,07
0,21
0,07
0,28
0,06
0,18
0,08
0,32
a la vanguardia)
0,05
0,10
0,03
0,06
0,04
0,08
0,03
0,06
0,03
0,06
AMENAZAS
TOTAL
2,90
Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz MEFE,
el total ponderado pude ir de un mnimo de 1.0 a un mximo de 4.0, siendo
la calificacin promedio de 2.5. Un promedio ponderado de 4.0 indica que
la organizacin est respondiendo de manera excelente a las oportunidades
y amenazas existentes en su industria. En otras palabras, las estrategias de
la empresa estn aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y
minimizando los posibles efectos negativos de las amenazas externas
108
2.9.1.4.
Matriz Saaty
___________________
33
109
Ventajas
Desventajas
110
anlisis referente.
1: Igual de importante
3: Ligeramente ms importante (1/3 ligeramente menos
importante)
5: Ms importante (por tanto 1/5 menos importante)
7: Bastante ms importante (1/7 bastante menos
importante)
9: Mucho ms importante (1/9 Mucho menos importante)
111
MEDIAS
%
IMPORTANCIA
ORDEN
o
0,03
0,15
0,23
0,69
0,32
0,41
0,28
0,19
0,29
29
1/3
1/7
0,20
0,05
0,03
0,01
0,05
0,17
0,04
0,32
0,11
11
1/3
1/7
0,09
0,15
0,08
0,03
0,14
0,06
0,20
0,01
0,10
10
1/5
1/3
0,14
0,01
0,03
0,10
0,05
0,06
0,12
0,06
0,07
1/3
1/5
1/3
1/3
0,20
0,25
0,38
0,03
0,05
0,01
0,01
0,02
0,12
12
1/5
1/3
1/5
1/3
0,01
0,15
0,03
0,02
0,23
0,06
0,28
0,02
0,10
10
1/5
0,20
0,25
0,23
0,02
0,05
0,06
0,04
0,32
0,15
15
1/5
1/7
0,14
0,01
0,01
0,10
0,14
0,17
0,04
0,06
0,08
35,20
20,4
13,14
10,2
22
17,2
25,33
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
TOTALES
15,81
112
100,00
o
o
o
o
o
o
reparacin y
Como prioridad 3o los Objetivos E con el 12%.- Identificar por medio de encuestas
las necesidades del personal (estado de nimo y sus perspectivas en la Ca.) y si el
ambiente laboral incide en el buen desenvolvimiento de la Organizacin. Ofreciendo
programas de motivacin al personal.
(F) Medir la satisfaccin de los usuarios del servicio a travs de una encuesta en la
ciudad de Quito. Dirigido a los clientes: personas naturales y Clientes Corporativos.
113
Para detectar falencias en la calidad del servicio que se est ofreciendo y proponer
soluciones prcticas.
2.9.1.5.
Matriz Despliegue
Una vez utilizada la Matriz Saaty para la priorizacin de los objetivos estratgicos,
se
proceder a utilizar la Matriz Despliegue para priorizar las estrategias que permitan
hacer realidad la ejecucin de las metas propuestas.
Se hace uso de la Matriz Saaty, una vez priorizado los objetivos estratgicos, se
procede a priorizar las 10 principales estrategias y/o planes de accin; tomando en
cuenta el anlisis FODA de Reprodata Ca. Ltda., de esta forma vamos estructurar la
Matriz Despliegue.
114
Despliegue
FIGURA N 19
secuencial):
4.-
7.- Implementacin de quejas- sugerencias por parte de los clientes para conocer
los
requerimientos continuos de los usuarios externos.
116
Grado de relacion
9 Relacion Fuerte
3 Relacion Media
1 Relacion Debil
FIGURA N 20
II
III
IV
VI
VII
VIII
IX
PRIORIZACION
29
11
10
12
10
15
Peso
Absoluto84172477595318189
Peso
Relativo2.455.0213.9417.389.295.52
Orden
Prioridad1092178
Fuente: Plan MITRA,[sorad.ual.es/mitra/home_mitra/doc3.pdf],2001
Elaborado por: La autora
117
387
337
468
396
11,31
9.85
13.67
11.57
3423.00
118
8. La Estrategia 6.-
puntuacin 5.52
10. La Estrategia 1.- Realizar convenios con Lexmark para participar en nuevas
licitaciones que permitan extender el servicio a nivel nacional; para otra
gama
de equipos, (LCDs, cmaras digitales, fax entre otras) para incursionar en
otras marcas, sin afectar la exclusividad con Lexmark. Obtiene la puntuacin
2.45
2.9.1.6.
119
Ventajas
Desventajas
2.9.1.7.
Perspectiva Financiera
Perspectiva del Cliente
Perspectiva de los Procesos Internos
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
___________________
37
38
NORTON David, KAPLAN Robert S.,Estrategia Corporativa, Editorial Harvard Business School Press, 2004 , p. 303
PALOMBO Nicols, Definiendo Mapas de Estrategias, 04/11/2008,
[https:://www.ideasoft.biz/wiki/display/o3man/Definiendo+Mapas+de+Estrategia]
121
Ventajas
Desventajas
122
CAPTULO III
DISEO DE UNA PLANIFICACIN
ESTRATGICA PROPUESTO PARA
REPRODATA CIA. LTDA.
123
CAPTULO III
3.1.
3.1.1.
Propsito
3.1.2.
Filosofa Corporativa
124
3.1.3.
CUADRO No 21
Vocacin de Servicio:
Disposicin para servir y ayudar a los clientes en forma permanente. El servicio es una
responsabilidad de todas las reas. Por tanto, compromete a todos por igual porque se
debe considerar la satisfaccin del cliente interno y externo como una prioridad, otorgando
la importancia y el respeto que stos le merecen.
Trabajo en Equipo:
Lealtad:
Respeto:
Honestidad:
Equidad:
Ofrecer y recibir de manera justa e indiscriminada buen trato, servicio y atencin a los
accionistas, empleados y clientes. Estimulando el ejercicio de la imparcialidad.
Tolerancia:
Ejercer un buen juicio y autodominio en las acciones, comprender y valorar las diferencias
para crear un objetivo comn.
Fuente: La autora
126
CUADRO No 22
Altos ndices de productividad basados en la divisin especfica de funciones, compartiendo en su totalidad la
responsabilidad de los resultados.
Considerar al capital humano, confiar en ellos y apoyarlos para que puedan alcanzar sus objetivo. Ayudando a
las personas que desarrollen sus carreras mediante la planificacin del trabajo, orientacin y capacitacin
permanente.
Sinergizar todos los departamentos para mejorar la capacidad resolutiva, para ser ms eficaces en cada accin
y por ende obtener un alto rendimiento.
Pleno ejercicio de la tolerancia y autodominio ante los cambios. La flexibilidad y adaptabilidad al medio puede ser
una gran oportunidad.
Preservar un espritu innovador en el desarrollo de las diferentes actividades que se proporcionan a La
Compaa.
Comunicacin abierta y transversal por parte de Directivos hacia su personal. Mente abierta de todos los
colaboradores, para proyectarse como una Organizacin en crecimiento.
Una estructura que asegura la rapidez operacional y la responsabilidad personal, con especial atencin en los
resultados, reduciendo tiempos al mximo posible.
Compromiso con la empresa y con la calidad del Servicio.
Fuente: La autora
3.1.4.
Su Misin
127
3.1.5.
Su Visin
Ser una Compaa lder en el mercado para ser reconocida a nivel nacional, por su
calidad y la capacidad innovadora en ofrecer un soporte tcnico integral,
manteniendo altos grados de satisfaccin y fidelidad en nuestros clientes del
mercado
corporativo, as como usuarios en general. Nuestro compromiso profesional es ser
confiables, eficientes y competentes.
3.1.6.
Polticas Organizacionales
Cumplir todo tipo de labor, bajo los valores y principios organizacionales que
tiene la empresa REPRODATA.
129
130
destinado a
3.1.7.
Objetivos Organizacionales
Los objetivos
continuacin
que presentamos a
3.1.7.1.
Ltda., identificando
manual
de
procedimientos que
organice
las
3.1.7.2.
3.1.8.
Metas Organizacionales
todos los
integrantes
la imagen
Lograr
Identificar
Lograr
Lograr
Incrementar
Una
133
Lograr
Abrir
Cumplir
Capacitar
Implementar
Elaboracin
Socializar
134
Ejecutar
Incrementar
3.1.9.
de fortalecer la estructura
135
FIGURA No 21
JUNTA DE ACCIONISTAS
PRESIDENTE
Dr. Humberto Herrera
GERENTE GENERAL
Ing. Mnica Negrete
ASESORA JURDICA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR/A
JEFE TCNICO
TECNOLOGIA Y
OPERACIONES
MENSAJERIA
INVENTARIO
TCNICOS
SOPORTE
TCNICO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
CONTABLE
SERVICIOS
GENERALES
SERVICIO AL
CLIENTE
Fuente: La autora
136
3.1.9.1.
CUADRO No 23
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
El Departamento Administrativo de Reprodata Ca. Ltda. es una instancia que debe apoyar a todas las reas que conforman
estn Organizacin, se le ha encomendado, la administracin de los recursos financieros , materiales, tecnolgicos y personal
administrativo. Adems debe planificar, ejecutar, evaluar y controlar la adquisicin de bienes y servicios as como el uso y
mantenimiento de las instalaciones fsicas y equipos tecnolgicos del Centro (CAS). Asegurando el manejo eficiente de los
recursos materiales y humanos con los que cuenta la empresa.
El Departamento Tcnico y Operativo de Reprodata Ca. Ltda. es la plataforma que da vida a esta Organizacin, ya que su
funcin primordial debe ser prestar un soporte tcnico integral para todos sus clientes, proporcionando asistencia tcnica a
travs de la reparacin y mantenimiento de equipos de impresin, garantizando un servicio de calidad, con excelente atencin,
satisfaciendo as las necesidades de los clientes. Con la participacin activa de un equipo humano altamente motivado y
capacitado en un ambiente de rentabilidad contribuyendo al desarrollo econmico de la Compaa.
Fuente: La autora
137
CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
GERENCIA
II. ORGANIGRAMA
admin@reprodataec.com
138
MANUAL DE FUNCIONES
CODIGO: MF001
VERSION: 1
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin
Motivar a sus colaboradores a crear valor agregado en base a los servicios que se ofrece, maximizando el valor de la empresa
para los accionistas.
Obtener la autorizacin, aprobacin para los actos y contratos que sobrepasen la cuanta fijada por la Junta de
Accionistas (Prstamos, cartas de crdito, asignacin de crditos clientes).
Asegurar, negociar y evaluar ttulos valores.
Cuidar por los Activos y buen crdito de esta.
Coordinar las actividades que desarrollen las reas que componen la Empresa.
Elaborar el Presupuesto y presentarlo a la Junta de Accionistas y cuidar su manejo de acuerdo a las polticas de la
Organizacin.
Cuidar que las reuniones con la Junta de Accionistas sea oportuna.
Elaborar un informe anual sobre la forma como hubiese llevado a cabo su gestin, informe que conjuntamente en el
Balance General del ejercicio y dems documentos exigidos por la Ley sern presentados ante la Junta de Accionistas.
Dictar, cumplir y hacer cumplir polticas y normas elaboradas para el funcionamiento de la Empresa.
Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por su Jefe.
Definir necesidades del personal consistentes con los objetivos y planes de la Empresa.
Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.
Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinadas.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y departamentos organizacionales.
Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares de ejecucin.
Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologas o insumos y mltiples opciones para la
entrega del servicio.
Esta autorizado a firmar los cheques de la Compaa
Poner atencin a las operaciones diarias, haciendo recomendaciones y creando cursos de accin para hacer mejoras si
es necesario.
Explicar las polticas y procedimientos de la Organizacin a todos los empleados y hacer seguimiento para asegurar que
estos temas han sido comprendidos y puestos en prctica.
Supervisar los estados financieros mensuales para asegurar su cumplimiento, precisin y puntualidad en la entrega a los
Accionistas.
Enfocarse en cualquier reclamo de los clientes que los jefes de departamento no han podido rectificar y tomar las
acciones necesarias para resolver estos reclamos.
26.
27.
28.
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139
CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
PAG: 140 A 149
ADMINISTRATIVA
CARGO: ADMINISTRADOR/A
II. ORGANIGRAMA
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140
MANUAL DE FUNCIONES
CODIGO: MF001
VERSION: 1
PAG: 141 A 149
6. Negociacin con los clientes, en temas relacionados con crdito y formas de pago
7. Manejo y supervisin de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el SRI. Asegurando la existencia de informacin
financiera contable razonable y oportuna para el uso de la Gerencia General
8. Encargado de todos los temas relacionados con recursos humanos, nomina, prstamos, descuentos,
Vacaciones, Alimentacin, seguros de asistencia mdica, descuento del IESS
9. Manejo del archivo administrativo y contable:
Recoleccin de todos los documentos elaborados.
Archivar en orden numrico ascendente con sus respectivos respaldos
10. Acceso a la relacin directa con Bancos para la elaboracin de reportes financieros.
11. Llevar el control de la expedicin de los cheques.
12. Participar en la elaboracin del Presupuesto anual
13. Manejar la Polticas de reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin del personal.
14. Autorizar las rdenes de compra, pedidos y elaboracin de contratos de Reparacin de Servicios(nuevos clientes).
15. Realizar el proceso para otorgar garantas de los equipos a clientes:
Ingresar al Sistema
Imprimir todos los casos reportados
Verificar disponibilidad de equipos.
Hablar con clientes para confirmar datos
Asesorar al cliente en caso de cambio
Procesar caso al Sistema.
16. Realizar el proceso para elaborar reporte de facturacin mensual:
Verificar y supervisar actas de entrega.
Barrido de informacin, basado en reportes enviados por los Tcnicos.
Elaborar informe de facturacin, colocando precios de servicio.
Realizar escaneo de documentos que intervinieron en el proceso para enviar todo cuadrado.
17. Supervisar, verificar y controlar movimiento de Inventario (Activos-Fijos).
18. Realizar reuniones con el departamento Administrativo-Contable y Tcnico:
Las reuniones con el departamento de Contabilidad se realizan para solucionar problemas relacionados con impuestos.
Las reuniones con el rea de Tecnologa es para coordinar todos los procesos inmersos en la prestacin de los servicios.
19. Supervisar las actividades que realizan el personal a su cargo.
20. Manejo de documentacin Legal (Contratos, renovacin, permisos de funcionamiento en el Municipio, Cuerpo de Bomberos, SRI)
21. El Administrador realizara cualquier otra actividad solicitada por la Gerencia General.
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CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
TCNICO Y OPERATIVO
CARGO:
JEFE TCNICO
II. ORGANIGRAMA
Christian Sosa
Guillermo Daz
Soporte Tcnico Alexis Cruz
SUPLENCIA EN CASO DE AUSENCIA TEMPORAL: Reemplazado por el
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MANUAL DE FUNCIONES
CODIGO: MF001
VERSION: 1
PAG: 143 A 149
6. Mantener en condiciones operativas la recuperacin el Inventario Garantas(los equipos daados para que sean utilizados
en nuevas garantas y optimizar costos) en forma peridica:
Registrar equipos daados y que aplicaron garanta
Revisar, diagnosticar y recuperar equipos a tinta, matriciales y laser de bajo volumen.
Todo esto se realiza en el taller.
7. Brindar soporte tcnico en garantas On-site, cumpliendo con proceso de garanta que brinda la marca:
Contactar al cliente y hacer una cita.
Visitar al cliente.
Realizar un diagnostico.
Recuperar el equipo.
Estos equipos generalmente son laser de gran volumen o matriciales.
8. Controlar el proceso de recuperacin de los tcnicos, observando la calidad del trabajo y los procesos realizados para as
cumplir con los objetivos propuestos:
Revisar como recuperan los equipos los tcnicos.
Brindar soporte en caso de problemas complejos de hardware.
Brindar soporte en instalaciones de (Redes y Software).
Correccin de problemas encontrados en el trabajo.
Fijar normas y reglas para el trabajo a los tcnicos.
9. Mantener un estricto control en la organizacin del manejo de las bodegas(Activo Fijo); Inspeccionar el proceso de ingreso
y salida de todo referente a partes y piezas y equipos de bodega( impresoras y multifunciones).
Controlar el ingreso y salida de maquinas, partes y suministros de todas las bodegas.
Se establece Inventario-Garanta peridico las reglas para el manejo de bodegas.
Ordenar la ubicacin y estado de todas las partes de las bodegas.
10. Elaborar informes, reportes y requerimientos de Lexmark, para cumplir con el control de Lexmark:
Realizar informes tcnicos sobre casos complejos o solicitados.
Reporte de movimientos en partes y equipos.
Elaborar informes solicitados por Lexmark.
11. Elaborar informe y detalle mensual:
Realizar la revisin y control de trabajo realizado durante el mes.
Elaborar informe.
Establecer detalle de todos los servicios prestados mensualmente, con el fin de realizar un consolidado trimestralmente.
12. El Jefe Tcnico realizara cualquier otra actividad solicitada por la Gerencia General.
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143
CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
PAG: 144 A 149
ADMINISTRATIVA
II. ORGANIGRAMA
3.
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144
MANUAL DE FUNCIONES
CODIGO: MF001
VERSION: 1
PAG: 145 A 149
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CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
PAG: 146 A 149
TCNICO Y OPERATIVO
TCNICO
CARGO:
II. ORGANIGRAMA
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MANUAL DE FUNCIONES
CODIGO: MF001
VERSION: 1
*************
Gaspar de Villarroel E9-19 y Av. Los Shyris, Esquina (Piso 3)
ELABORADO POR:
Cristina Len
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147
3.1.9.1.6. Recepcionista
La Recepcionista de esta Compaa tiene a su cargo las siguientes
funciones.
CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
ADMINISTRATIVA
II. ORGANIGRAMA
lo asignara el Administrador/a
MARCA DEL SERVICIO AUTORIZADO:
Coordinar y velar por el adecuado manejo y custodia del archivo general de la Organizacin.
Transcribir correspondencia actas e informes tomados en la Empresa y/o particulares en las distintas reuniones.
Recibir, radicar y darle tramite a la correspondencia de la Gerencia.
Atencin y asesora al clientes en forma permanente (va telefnica-va mail-forma directa) indicndoles horas de atencin,
tramites de documentos, citas reuniones etc.
Manejo de caja chica.
5. Redaccin de cartas, memorndums y solicitudes.
6. Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de nmero de llamadas y tiempo empleado.
7. Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.
8. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.
9. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, as como tambin los mensajes recibidos.
10.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
11.Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
12.Realiza cualquier otra tarea a fn que le sea asignada.
13.
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148
3.1.9.1.7. Mensajero
La persona encargada de Servicios Generales tiene bajo su responsabilidad las
siguientes funciones.
CODIGO: MF001
MANUAL DE FUNCIONES
VERSION: 1
PAG: 149 A 149
AREA:
ADMINISTRATIVA
CARGO:
SERVICIOS GENERALES
II. ORGANIGRAMA
lo asignara el Administrador/a
MARCA DEL SERVICIO AUTORIZADO:
admin@reprodataec.com
Nota: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal de los funcionarios y empleados de Reprodata Cia. Ltda. sern
reemplazados por personal ya especificado en cada Manual de Funcin y esta delegacin se lo realizar a travs de memorndum.
149
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
Administracin Empresarial
Sistemas Informativos
Administracin y Gestin de Procesos
Contabilidad General
Gestion de Calidad
Informacin Institucional de Planificacin Estratgica
Metodologia de Formulacin y evaluacin de Proyectos
Desarrollo Organizacional y Relaciones Humanas
Servicio que se brinda
Proveedores , contratistas y/o clientes
Liderazgo Organizacional
Capacidad inmediata en la resolucin de problemas
Manejar programas informticos internos y externos
Accesibilidad y empata general
Personalidad atrayente, muy buena presencia, fluidez verbal
Incitativa permanente
Razonamiento participativo
Involucrar a toda la Organizacin a mejorar continuamente
Motivador
EDUCACIN
EXPERIENCIA
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150
3.1.9.1.8.2 Administrador/a
Para ser Administrador/a de esta Compaa debe cumplir con el perfil de
requerimientos que se detalla en el presente informe.
MANUAL DE REQUERIMIENTOS
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
Administracin y Gestin
Legislacin tributaria vigente.
Conocimientos Contables
Planeacin Estratgica
Sistemas Informticos
Desarrollo y Relaciones Humanas
Gestin de Calidad
Tcnicas de Inventario
Conocer las caractersticas del servicio de la Compaa.
Conocimiento de Proveedores y Clientes.
EDUCACIN
EXPERIENCIA
admin@reprodataec.com
151
MANUAL DE REQUERIMIENTOS
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
Computadores y electrnica:
Conocimiento en tableros, de circuitos, electrnicos, procesadores,
chips, software y hardware para computadores. Incluye
aplicaciones y programaciones.
Ingeniera y Tecnologa:
Conocimientos de equipos y herramientas aparatos mecnicos al
igual que sus usos y dems aplicaciones.
Conocimientos bsicos en tcnicas de administracin, gestin
por procesos en bodegas e inventarios.
Atencin al cliente
EDUCACIN
EXPERIENCIA
Ingeniero en Sistemas,
Tecnlogo electrnico y/o en Sistemas.
admin@reprodataec.com
152
MANUAL DE REQUERIMIENTOS
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
Administracin:
Conocimiento de tcnicas efectivas de administracin en bodegas.
Contabilidad:
Conocimiento de principios esenciales para ejecutar partidas
contables en un periodo dado con el fin de obtener un
Estado General de Cuentas.
Leyes tributarias y fiscales vigentes
Administracin de bodegas e Inventarios.
Sistemas Informticos
Planeacin estratgica
EDUCACIN
EXPERIENCIA
admin@reprodataec.com
153
3.1.9.1.8.5 Tcnicos
MANUAL DE REQUERIMIENTOS
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
EDUCACIN
Ingeniero en Sistemas,
Tecnlogo electrnico y/o en Sistemas.
EXPERIENCIA
admin@reprodataec.com
154
3.1.9.1.8.6 Recepcionista
La persona encargada de servicio al cliente debe cumplir con los requisitos que se
detallan a continuacin.
MANUAL DE REQUERIMIENTOS
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
Manejo de archivo.
Redaccin
Internet ,correo electrnico
Operar equipos de oficina
Sistemas de informacin
Orientacion al cliente
Informacin detallada del servicio que se brinda.
EDUCACIN
EXPERIENCIA
admin@reprodataec.com
155
3.1.9.1.8.7 Mensajero
El mensajero de la Compaa debe cumplir con los siguientes requisitos, para
ejecutar el cargo.
MANUAL DE REQUERIMIENTOS
CODIGO: MR001
VERSION: 1
I.
CONOCIMIENTOS BSICOS
EDUCACIN
EXPERIENCIA
admin@reprodataec.com
156
SECCIN I.-
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 1.- Reprodata Ca. Ltda., empresa con domicilio en la ciudad de Quito y cuyo
objeto social principalmente en brindar servicio tcnico a equipos de impresin y
copiado marca LEXMARK, establece el presente Reglamento el cual contiene las
disposiciones internas, que regulan las relaciones laborales entre la empresa y el
personal, estableciendo sus derechos y obligaciones.
157
Art. 3.- El presente Reglamento Interno de Trabajo podr ser modificado cuando as
lo exija el desarrollo institucional y/o las disposiciones legales vigentes que le sean
aplicables. Todas las actualizaciones o modificaciones sern puestas a conocimiento
de los colaboradores.
SECCIN II.-
Art.6.- Exigir examen mdico, para determinar las condiciones de salud del
postulante.
Art. 7.- Los postulantes debern de llenar y firmar la "Solicitud de Empleo" y dems
documentos que requiera la unidad administrativa.
Art. 8.- La empresa podr suscribir contratos de trabajo, pudiendo ser a tiempo
indeterminado o determinado, segn las necesidades de la
Empresa.
Art. 9.- Admitido el nuevo colaborador a la empresa, este queda sujeto a un perodo
de prueba por tres meses, de conformidad con las normas laborales
vigentes.
158
Art. 10.- Todo nuevo colaborador recibir del Departamento en el cual prestara
servicios, orientacin sobre los objetivos, organizacin y funcionamiento de la
empresa, as como tambin de las labores que le corresponder desarrollar en su
puesto de trabajo.
SECCIN III.-
Art. 11.- Los colaboradores de la Compaa gozan entre otros los siguientes
derechos:
SECCIN IV.-
Art. 13.-
SECCIN V.-
160
Art. 17.- El personal que incurra en tardanza reiterada se har merecedor a las
sanciones que correspondan, segn la gravedad de la falta.
SECCIN VI.-
PERMISOS Y LICENCIAS
Art. 19.- Los permisos por asuntos particulares para salir del centro de trabajo en
horas laborables sern concedidos por el Jefe inmediato; el tiempo del permiso
sern
descontados de su remuneracin en forma proporcional al tiempo no
trabajado.
Art. 20.- Las licencias con goce de haber sern concedidas por las Jefaturas en los
siguientes casos: por enfermedad comprobada, accidente, maternidad, estudios,
fallecimientos (padre conyugue e hijos hasta 5 das consecutivos).
SECCIN VII.-
PREMIOS Y ESTIMULOS
161
SECCIN VIII.-
DE LA HIGIENE Y SEGURIDAD
162
3.1.11.1.
___________________
39
40
163
164
En cuanto a los Activos Fijos que posee Reprodata Ca. Ltda. se propone establecer
el siguiente esquema que se enfoca directamente a los Equipos de Computacin, en
el cual se especifica claramente su usuario, marca, versin del equipo, serie y
estado
de funcionalidad con sus respectivas observaciones. La clasificacin y control de
estos equipos, servir como modelo de referencia hacia los directivos, para la
reorganizacin de los dems Activos de la Organizacin.
165
CUADRO No 24
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
USUARIO
Dr. Humberto Herrera
EQUIPOS
ESTADO
BMR
SERIE
KB-286
Teclado A4 tech
OBSERVACIONES
Perfectas condiciones
0702
Mouse A4 tech
S/N
S/N
CD-Rom
Lexmark X7350
Ing. Monica Negrete
04060392299
740N
Teclado tech
Buen estado
Perfectas condiciones
S/N
Mouse Lucitech
HSA74808439
S/N
S/N
Lexmark P3150
Sra. Monica Cano
11120291395
MY19H9NS322259X
Teclado Genius
ZCA4b1504522
Mouse logitech
810-000207
S/N
DVD-ROM
S/N
Lexmark P4350
Ing. Esteban Montoya
30520309557
SC17H9KL701250Z
Teclado Genius
S/N
Lexmark X3350
23460497954
Muy lenta
Lenta, se cuelga
Lenta
003NDAY7L144
Teclado Compaq
BOBO50C39FG00Y
Mouse
380387
Se traba rodillos
EE11064993
Lexmark SCX-4521F
Lenta, se cuelga
ZCA614500046
Mouse Altek
Buen estado
S/N
Defectuoso
Se Traba - Defectuoso
Lento, se cuelga
8PG1BADLA02057Y
S/N
01061732
Mouse Genius
S/N
KE04113683
Lexmark C920
32205W4
166
Deteriorado
Falla se traba
Lenta, Se cuelga
EQUIPOS
SERIE
ESTADO
BMR
CND952393F
OBSERVACIONES
Buenas Condiciones
S/N
DVD-WRITER
Taller Reprodata
Teclado Genius
LB15H9KY50348IX
ZEE88B100141
Mouse Genius
ZCE88B100141
INC80502
Lexmark E230
3802WL8
Taller Reprodata
Teclado Altek
CNC7011LXP
EE11064993
Mouse Colorsit
S/N
Lexmark T522
Monitor Aoc 14P. Antiguo
Teclado Colorsit
Deteriorado
05936712
Taller Reprodata
Lenta, se cuelga
Lenta se cuelga
990BHC3
K4665D816157
04803434
Mouse logitech
HSA74806441
S/N
Lexmark X642E
Lenta, se Cuelga
792HNM4
de estrategias funcionales en la
Compaa
El desarrollo y comunicacin de estrategias funcionales en Reprodata Ca. Ltda. son
2 pasos trascendentales que permitirn hacer realidad las acciones de mejora y/o
correctivas para alcanzar los objetivos organizacionales anteriormente sealados.
No
es suficiente nicamente la elaboracin o descripcin de lneas estratgicas sin
tomar
en cuenta que deben ser informadas detalladamente a sus principales actores, que
son
sus directivos y empleados, quienes tienen en sus manos el cumplimiento y fiel
compromiso del xito Organizacional.
3.2.1.
Estrategias de Productividad
CUADRO No 25
Ofrecer cada 3 meses capacitacin permanente a todos los colaboradores. Destinando el 15% anual del
Presupuesto de la Organizacin. Con el fin de actualizar conocimientos en su rea y desarrollar una formacin
integral. En este sentido, la gestin del conocimiento es clave para aumentar la productividad en esta Compaa.
Desarrollar un liderazgo participativo en la Compaa. Manteniendo en la empresa un sistema de informacin a
travs de sesiones mensuales documentadas del trabajo de cada rea, a fin de coordinar y evaluar el
cumplimiento de sus funciones, con el objetivo de definir prioridades y plantear soluciones conjuntas
Implementar sistemas de incentivos y recompensas al personal por su buen desempeo.
Reorganizar la estructura organizacional, estableciendo un manual de funciones para cada empleado,
implementando un organigrama funcional y un Reglamento Interno de Trabajo que contribuya a un mejor
desempeo en cuanto a su organizacin y control.
Identificacin de procesos claves en el departamento Tcnico-operativo para mejorar las actividades que inciden
en un mejor servicio.
Aplicar Sistemas de Mejora Continua y Justo a Tiempo para optimizar recursos y disminuir costos futuros.
Ofrecer mayores beneficios a sus clientes a travs de paquetes promocionales, versatilidad en el servicio y
facilidades de pago para todos sus usuarios.
Realizar convenios con Lexmark para extender el servicio a otra gama de equipos(LCDs, cmaras digitales, fax
entre otras)
Contratacin de tcnicos cuando se requiera, para cubrir con la demanda del servicio a nivel nacional.
Asignacin a una rea (Soporte Tcnico) para mantener control permanente del Inventario Garantas de los
clientes.
Hacer uso del Programa Filler (archivo digital), para mantener control y organizacin permanente de la
informacin, en cuanto a Contratos de Mantenimiento e Inventario Garanta para Clientes.
Utilizar la tecnologa en Internet para la creacin de una pgina Web Oficial dando se de a conocer a la
Compaa, con el propsito de brindar cobertura a las diferentes ciudades que requieran un servicio tcnico
especializado y exclusivo.
Fuente: La autora
3.2.2.
Los Servicios son adquiridos y usados por los beneficios que se ofrecen, por las
necesidades que se satisfacen; es as que los clientes de Reprodata exigen
diariamente un trabajo que se conjugue con la solucin efectiva a sus problemas
Tcnicos y con un servicio de alta calidad. Para mejorar la calidad en el servicio que
168
brinda Reprodata Ca. Ltda. se han desarrollado las estrategias que se detallan en el
siguiente cuadro.
CUADRO No 26
Implementacin de un Sistema de informacin permanente a travs del establecimiento de formularios en el rea del
servicio al cliente, que debern llenar los usuarios externos, una vez concluido el servicio. Con el propsito de
conocer si el Soporte Tcnico que se brinda en la actualidad es considerado por los clientes: Excelente, Bueno o
Malo.
La atencin al cliente que se ofrece, debe partir adems de una informacin especializada por eso es imprescindible
el desarrollo de una encuesta basada en aspectos puntualizados como: satisfaccin, precios y calidad. Con el fin de
centrar el accionar de la Empresa en su servicio es decir, donde el cliente pueda expresar con mayor claridad sus
preferencias o quejas de manera directa.
Compartir con Lexmark una extensin directa de su lnea telefnica principal (1-800-010-226) y de su distribuidor
autorizado en Quito que es (Compuhelp), donde el cliente se pueda comunicar directamente para la contratacin del
Servicio Tcnico y el reporte de fallas en sus equipos.
Ofrecer comodidad al cliente, ampliando el servicio: Sustitucin de los equipos en mal estado en el lugar de trabajo,
oficinas y otros. Un mensajero de Reprodata ser el encargado de entregar una mquina de sustitucin a cambio de la
mquina averiada y un especialista tambin ir para desinstalar la averiada e instalar la de sustitucin. Dentro del
mismo da que reciba la solicitud de servicio con entrega mximo hasta el da siguiente. Encargndose de los gastos
de envo. (Valido clientes Corporativos)
Sustitucin de Impresoras : Un mensajero le entregar una mquina de sustitucin para sustituir la mquina
estropeada. Reprodata le enviar la mquina de sustitucin el mismo da que reciba la solicitud de servicio con
entrega mximo hasta el da siguiente. El cliente se encargar de desinstalar la mquina averiada e instalar la
mquina de sustitucin. Guardar el embalaje de la mquina, para devolverla de nuevo cuando la del cliente est
arreglada. Encargndose de los gastos de envo.(Valido clientes Corporativos)
Mantener informados a futuros clientes, en cuanto a la ubicacin de Reprodata, telfono. A travs de tarjetas de
presentacin:
admin@reprodataec.com
No olvidemos que el mejor trato a los clientes externos es la mejor publicidad que se multiplica indefinidamente.
Fuente: La autora
3.2.2.1.
atencin al cliente
* El contacto cara a cara con el cliente.- el contacto cara a cara con el cliente es la
esencia del servicio al cliente e involucra: respeto a las personas, sonrisa al
momento
de conversar con el cliente, tcnicas adecuadas de conversacin (de acuerdo con la
cultura del medio que rodea a la empresa), ofrecer informacin concreta y prestar
ayuda permanentemente, evitar actitudes emotivas en este contacto y nunca dar
rdenes a los clientes o mostrar favoritismos con ellos. Ofreciendo una atencin
personalizada
* Relacin con el cliente difcil.- los clientes difciles no siempre son difciles, solo
necesitan mayor atencin y comprensin por ser usuarios que poseen diferente
perspectiva o predisposicin que los dems, para lo cual cada empleado deber
servir
al cliente de este tipo, de la manera ms natural posible y procurar mayor
esmero.
170
FIGURA No 22
REALIZAR ANALISIS DE
RECOMPENSAS Y MOTIVACION
ENCUESTAR
3.2.3.
El Recurso Humano con el que cuenta Reprodata Ca. Ltda. debe estar
completamente comprometido, las estrategias que se plantean a continuacin
implican atraer, desarrollar y mantener una fuerza laboral talentosa y llena de
energa
171
Enriquecer el trabajo, Se ofrecer capacitacin permanente cada 3 meses a cada colaborador. La cual se
basaran en mantener actualizados los conocimientos de cada rea frente a los cambios cientficos o tecnolgicos:
1. Talleres de duracin de 15 horas, en fechas preestablecidas. Para difundir aspectos tcnicos y
administrativos.
2. Cursos de actualizacin en la implementacin de nuevas tcnicas en cada rea.
3. Cursos en temas relacionados con el desarrollo personal y profesional en la organizacional.
4. Seminarios impartidos por un Motivador
Reconocer el buen trabajo de los empleados, Los reconocimientos se har de acuerdo a las posibilidades que
se encuentre la empresa y de lo recaudado por sanciones, estos podrn ser:
1. Bonos del 10% del sueldo base
2. Invitacin a almuerzos para el empleado y toda su familia.
3. Vajillas, electrodomsticos varios, celulares.
4. Agendas, plumas, camisetas, etc.
5. Estadas en Hosteras por un fin de semana.
Corregir irregularidades en las actividades labores mediante multas y sanciones, en ocasiones algunos
empleados trabajan mejor cuando se le fuerza a una situacin en la que rinden en su puesto de trabajo o son
sancionados:
1. Faltas injustificadas, la sancin ser descontada con 3 das de sueldo.
2. Se establece una multa de $ 1,50 USD por atrasos que ser descontado de su sueldo.
3. Salidas inesperadas del lugar del trabajo sin permiso del jefe inmediato, es decir sin ser justificadas $
10,00 USD que ser descontado de su sueldo.
4. Las personas que por descuido comprobado pierdan o por mal uso que exista en cualquier equipo,
material, herramienta de trabajo deber pagar por el arreglo o la nueva adquisicin del mismo
dependiendo del cual sea el caso
5. Falta de respeto o incumplimiento de tarea, se har una comunicacin por escrito dando a conocer el
hecho a los directivos, ya sea con multa econmica, o hasta un despido.
6. El incumplimiento de metas y predisposicin para el trabajo, sancin que ira de acuerdo con lo
estipulado en el Cdigo de trabajo.
Nunca se reprender a un empleado delante de sus compaeros, ni con gritos ni amenazas.
172
3.2.3.1.
3.2.4.
174
FIGURA No 23
OBJETIVO
IMPLEMENTAR LA PLANIFICACIN ESTRATGICA EN
REPRODATA CIA. LTDA.PARA UN DESARROLLO
INTEGRAL QUE OPTIMICE LA PRODUCTIVIDAD Y
MEJORE LA CALIDAD EN EL SERVICIO.
MISIN
BRINDAR UN SERVICIO TCNICO DE EXCELENTE
CALIDAD, EN LA REPARACIN Y MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS DE IMPRESIN EN EL PAS, ENTREGANDO A
LOS CLIENTES EN GENERAL SOLUCIONES RPIDAS E
INTELIGENTES PARA SATISFACER SUS NECESIDADES.
ENMARCADOSENUNTRABAJODE
RESPONSABILIDAD SOCIAL, YA QUE SE CUENTA CON
UNA ESTRUCTURA LABORAL PREOCUPADA DE UN
CONSTANTE DESARROLLO DEL PERSONAL Y
COMPROMETIDA EN ASEGURAR UNA OPERACIN
RENTABLE, QUE SE ENCUENTRA EN CONTINUO
CRECIMIENTO; GENERANDO COMO RESULTADO UN
VALOR AGREGADO PARA SUS ACCIONISTAS, SUS
EMPLEADOS Y CLIENTES.
175
3.3.
3.3.1.
Actividades primarias
SERVICIO
RECEPCIN
DEL
DEGARANTIASINVE
EQUIPO
NTARIO
PARA EL
SERVICIO
DIAGNOSTICO Y
REPARACIN
LOGICA DEL
EQUIPO ( SE
REVISA EL
ESTADO EN EL
QUE LLEGA)
CAMBIO DE
PIEZAS Y
REPUESTOS,
LUBRICACION
OUTSOURCING
(SI ES EL CASO)
AJUSTES VARIOS
DESMONTAJE
DE LA
MAQUINA Y/O
EQUIPO
176
PRUEBA DE
FUNCIONAMIENTO
PRELIMIRNAR
DEL EQUIPO
SOPORTE
DE MANTENIMIENTO
INTEGRAL DEL
EQUIPO
DESPACHO
DE EQUIPOS,
ENTREGA AL
CLIENTE CON
RESPECTIVAS
INDICACIONES.
3.3.2.
Actividades de Apoyo
Son aquellas actividades que agregan valor al servicio pero no estn directamente
relacionadas con la operatividad del mismo, sino que ms bien sirven de apoyo a las
actividades primarias.
FIGURA No 25
ACTIVIDADES DE APOYO
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
PLANIFICACIN
DEPARTAMENT
O
ADMINISTRATIBUSQUEDA DE
VO
PERSONAL
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
EVALUACION
CONTRATACION
INDUCCION O
ENTREMANIENTO
JUNTA
DIRECTIVA
DESARROLLO DEL
PERSONAL
INCENTIVOS,
MOTIVACION Y
CAPACITACION
INVESTIGACION DE
NUEVAS
TECNOLOGIAS
ANALISIS DE LAS
ADQUISICION E
IMPLEMENTACION
TECNOLOGICA
NECESIDASES DE LA
ORGANIZACIN
DESARROLLO
TECONOLOGICO
AUTOMATIZACION DE UN
SOPORTE TECNICO
COMPETITIVO
ABASTECIMIENTO
CALCULO DE
NECESIDADES
COMPRA O
ADQUISICION
DISTRIBUCION Y
ALMACENAMIENTO
CONTROL DE
EXISTENCIAS
UTILIZACION DE
SOBRANTES EN
MATERIALES Y/O
REPUESTOS EN EQUIPOS
177
ACTIVIDADES DE APOYO
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
PLANIFICACIN
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
EVALUACION
NECESI
DAD
DEL
CLIENT
E
DEPARTAMENT
O
ADMINISTRATI BUSQUEDA DE
VO
JUNTA
PERSONAL
DIRECTIVA
CONTRATACION
INDUCCION O
ENTREMANIENTO
DESARROLLO DEL
PERSONAL
INCENTIVOS,
MOTIVACION Y
CAPACITACION
INVESTIGACION DE
NUEVAS TECNOLOGIAS
ANALISIS DE LAS
NECESIDASES DE LA
ORGANIZACIN
ADQUISICION E
IMPLEMENTACION
TECNOLOGICA
DESARROLLO
TECONOLOGICO
AUTOMATIZACION DE UN
SOPORTE TECNICO
COMPETITIVO
ABASTECIMIENTO
CALCULO DE
NECESIDADES
COMPRA O
ADQUISICION
DISTRIBUCION Y
ALMACENAMIENTO
CONTROL DE
EXISTENCIAS
UTILIZACION DE
SOBRANTES EN
MATERIALES Y/O
REPUESTOS EN EQUIPOS
ACTIVIDADES PRIMARIAS
SERVICIO
RECEPCIN
DEGARANTIASINVE DEL
NTARIO
EQUIPO
PARA EL
SERVICIO
DIAGNOSTICO Y
REPARACIN
LOGICA DEL
EQUIPO ( SE
REVISA EL
ESTADO EN EL
QUE LLEGA)
DESMONTAJE
DE LA
MAQUINA Y/O
EQUIPO
CAMBIO DE
PIEZAS Y REPUESTOS,
LUBRICACION
OUTSOURCING
(SI ES EL CASO)
AJUSTES VARIOS
178
PRUEBA DE
FUNCIONAMIENTO
PRELIMIRNAR
DEL EQUIPO
SOPORTE DE
MANTENIMIENTO
INTEGRAL DEL
EQUIPO
DESPACHO
DE EQUIPOS,
ENTREGA AL
CLIENTE CON
RESPECTIVAS
INDICACIONES.
SATISFA
CCION
DEL
CLIENT
E
CAPTULO IV
MEJORAMIENTO DE LOS
PROCESOS DEL SERVICIO TCNICO
179
CAPTULO IV
4.1.
4.1.1.
Qu es un proceso?
180
Esquema de un Proceso
FIGURA No 27
Fuente: La autora
4.1.2.
Una
Eliminar
___________________
42
181
Las
causas de los problemas son atribuibles siempre a los procesos, nunca a las
personas.
El
detalle de los procesos es importante, no se puede mejorar ni estabilizar un
proceso sin datos porque se determina as, el consumo de recursos, el
cumplimiento de especificaciones (al menos para los procesos clave y
estratgicos), en definitiva la calidad y productividad requieren atencin en los
detalles.
Un
sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los
procesos tanto desde el punto de vista interno (indicadores de rendimiento)
como
externo (indicadores de percepcin).
El Enfoque en Procesos puede ser empleado como un excelente marco terico que
utiliza herramientas las cuales permiten identificar de manera clara donde se debe
concentrar el mejoramiento y rediseo del flujo de trabajo para hacerlo ms
eficiente,
optimizando el empleo de sus recursos, generando mayor valor agregado,
adaptando
las necesidades de los clientes al logro de los objetivos fijados.
182
4.1.3.
Descripcin de un proceso
F
Fuente: UPM, [www.upm.es/innovacion/calidad/documentos/Gestion_Procesos.ppt],2006
183
4.1.4.
4.1.5.
Los procesos son las actividades claves que se requieren para dirigir una
Organizacin, es importante conocer las caractersticas y los niveles de Jerarqua de
los Procesos.
184
Segn el Autor Jaime Luis Rojas, sostiene que la Jerarqua de los Procesos muestra
cinco niveles especficos a realizar en un proceso concreto y estos son:
Nivel Macroproceso
MACROPROCESOS
Nivel Proceso
Nivel Subproceso
Nivel actividades
Nivel Tareas
FIGURA No 29
185
FIGURA No 30
186
Efectivo.- cuando genera un producto o servicio que cumple con los requisitos del
cliente, logrando su plena satisfaccin.
4.1.6.
Procesos Estratgicos:
___________________
43
187
Procesos
4.1.7.
188
FIGURA No 31
Fuente: Slideshare,[www.slideshare.net/cheramig/crg-gestion-por-procesos],2007
4.1.8.
189
representacin grfica cada una de las actividades que aportan valor aadido y
contribuyen a los resultados deseados en una Empresa.
FIGURA No 32
PROCESO
Diagramas de Bloque.- "los cuales permiten obtener una descripcin global del
proceso, utilizando simplemente rectngulo o bloques de flechas"46
Diagramas de Flujos de Actividades.- "los cuales son representados con mayor
precisin los procesos"47
Diagramas de Flujos de Funcional.- "los cuales son usado para flujos a travs de
distintas Organizaciones. Suelen ser empleados por grandes
multinacionales"48
________________________
46
190
FIGURA No 33
4.1.9.
Los procesos que logran aadir valor a sus tareas o actividades consiguen un
rendimiento superior al que tenan anteriormente, y ello gracias a una accin
sistemtica sobre el proceso que har posible que los cambios efectuados se
mantengan con estabilidad. Se trata de conocer y analizar el proceso
detenidamente
191
Los procesos actuales que maneja Reprodata Ca. Ltda. en el rea Tcnica son
descritos a continuacin. Los mismos que han sido identificados y analizados
coherentemente en su desarrollo en conjunto, este diagnstico puntual permitir
determinar si algunos de los procesos operativos: son indispensable, agregan valor
a
la Empresa, se los puede realizar de otra manera, se encuentran distribuidos
adecuadamente o al mismo tiempo se podr detectar fallas en la serie de
actividades
que se realizan, las cuales debern ser corregidas oportuna y eficazmente para
lograr
los objetivos Organizacionales planteados.
4.2.1.
1) Va Telefnica
2) Atencin Personal (Cuando los clientes acuden al Taller Autorizado)
192
2) Registro del Cdigo del Tcnico que lo va atender. Quien ser el responsable
de receptar la impresora o multifuncin y determinar el equipo de alquiler si
el cliente aplica Garantas.
193
Los Tcnicos tanto de Quito como de Guayaquil tienen total conocimiento que la
Compaa divide el presente procedimiento en 3 servicios bsicos; a los cuales los
clientes pueden acceder independientemente a su eleccin, segn convenga a sus
necesidades. Los procesos que integran o conforman este procedimiento y que
hacen
posible la ejecucin de la actividad esencial (servicio) o misin de esta Organizacin
son detallados a continuacin:
4.2.2.1.
194
con
la
PC
la
(falta
de
impresora
196
dientes
de
cada
4. Si el caso lo amerita se realiza la limpieza a los cabezales del equipo con una
substancia diseada especialmente para destapar los diminutos capitales o
inyectores. En donde se vita a toda costa que el agua mantenga contacto
con
el circuito impreso, a fin de evitar cortocircuitos. Esta actividad a menudo
dura 24 horas.
Luego de haber realizado la limpieza total del equipo se realiza las siguientes
actividades para verificar el normal funcionamiento de los equipos:
198
4.2.2.3.
199
200
4.2.3.
201
202
A
INICIO
Va Telefnica
Dnde se
ejecutar
servicio?
acceder?
Servicio In situ
Solicitud de
Autorizacin
Solicitud Completa
Servicio en el Taller
Autorizado
Tiene el Equipo
garanta?
Registro de Creacin
al cliente nuevo en el
Sistema
Solicitud de
Autorizacin
Adjuntar Contrato de
Servicio
Asignar al Tcnico
en la ejecucin del
Servicio
Si el Equipo
aplica garanta?
Firmas partes
Designar el Equipo
de alquiler
Seleccin del
Servicio a realizar?
203
Acta de Entrega
B
Reparacin del Equipo
Acta de Entrega
Acta de Entrega
Acta de Entrega
Diagnostico Lgico
Si necesita
solo Recargas?
Limpieza de cabezales
Recarga al
Equipo
Desmontaje
Calibracin Y Prueba de cabezales
Prueba preliminar en el Taller
Pruebas de impresin
Pruebas de Funcionamiento
Destornillar piezas
Alineamiento de cabezales
Verificar ubicacin Piezas
Necesita dotacin de
piezas nuevas?
Tiene Orden
de Limpieza
Chequeo motor
impresin.
de
Sensores de
Movimiento
Instalacin de piezas
Chequeo
datos
cintas
Motor de
Impresin
Cintas
de datos
de
Existe en Inventario
Repuestos la pieza?
Solicitar pieza
proveedor
directo Lexmark
Chequeo fuentes
alimentacin.
de
Necesita
dotacin de
piezas?
Pruebas Finales
Armado del Equipo
Tiene Orden
de Reparacin
204
Registro en el Sistema
Si el Servicio
es ejecutado en
otra provincia?
Emisin de Factura
Cliente
Cartera
Archivo
Verificacin de cancelacin
Cliente tiene
crdito o paga
en efectivo?
FIN
205
Cliente
Contado
Recaudacin
del Pago
4.3.
Una vez descritos los procesos operativos de Reprodata Ca. Ltda., el anlisis de
estas actividades representa una herramienta valiosa para proporcionar el
mejoramiento a aquellos procesos que lo requieran. Para generar un trabajo ms
rpido, ms fiable y con mayor control.
4.3.1.
Modernizar los procesos claves permite flexibilizar las actividades que se involucren
en el servicio que se brinda en la actualidad; reduciendo los tiempos de entrega,
aprovechando recursos disponibles pero sobre todo cubriendo con la demanda
existente, de esta forma se lograr cambios a mediano y largo plazo con el
propsito
de obtener ventajas competitivas diferenciadoras en el mercado. La incorporacin
de
cambios tecnolgicos en estos procesos busca responder eficientemente a las
necesidades de los clientes, con la mejora de subprocesos relacionados
directamente
con la actividad de la Organizacin. De esta forma es indispensable invertir en
tecnologa que agilite los procedimientos claves con el fin
incremento de la rentabilidad y el xito Organizacional.
206
de garantizar el
4.3.1.1.
4.3.1.1.1
(impresoras
recepcin
207
Todos los Tcnicos tienen la obligacin de cumplir con los siguientes pasos
para receptar el equipo averiado con la finalidad de agilitar y controlar la
revisin del servicio de garantas que en ocasiones dificulta el normal proceso
de reparacin o mantenimiento de los equipos:
208
Una vez que llegue el equipo averiado al taller, es fundamental que el Tcnico
pueda
diagnosticar las causas que producen los fallos que se sufre en su uso. Para tal
efecto
de determinar dicha avera, resulta indispensable y de gran ayuda todo dato que
pueda proporcionar el cliente al respecto, sobre el comportamiento del equipo y, en
especial, en los casos de fallos aleatorios. Esto puede dar pistas de cmo afrontar y
solucionar el problema oportunamente. Este debe ser el primer paso fundamental al
momento de reparar el equipo se lo realice con el fin de ahorrar tiempo. No
obstante,
cabe destacar que Reprodata Ca. Ltda. revisa a conciencia la mquina para
considerar todas las posibles causas que pueden producir el fallo sufrido. Este
subproceso se resume en;
209
Con la
adquisicin de una maquina de lavado industrial muy conocida como lavadoras por
ultrasonido que permite acceder a piezas difcil de llegar cuando se realiza una
limpieza manual ya sea a una impresora y/o multifuncin. Se debe mencionar que la
compra de este equipo es una herramienta muy necesaria para poder mantenerse
como exclusivos en el mercado donde la competitividad cada vez es ms reida
debido a la optimizacin de las operaciones.
211
212
Diagramas de Flujo del Proceso Operativo Mejorado para Reprodata Ca. Ltda.
En los siguientes Diagramas de Flujo se propone una serie de mejoras para algunos
procesos operativos de Reprodata Ca. Ltda. Es importante mencionar que esta
propuesta ha sido estructura tomando en cuenta la opinin y sugerencias del
personal
operativo y parte del administrativo. Las acciones de mejora que se plantean se
encuentran sombreadas de color verde en los esquemas que se presentan ms
adelante, dichas mejoras se enfocan a: organizar y controlar cada actividad, reducir
tiempos de entrega, a automatizar algunas actividades dentro de los procesos y al
diseo de un proceso paralelo que conjugue un servicio integral a fin de
proporcionar
un servicio de ptima calidad que fortalezca la exclusividad con la marca Lexmark y
sobre todo satisfaga las necesidades de todos los clientes.
213
A
INICIO
Va Telefnica
Dnde se
ejecutar
servicio?
Servicio In situ
Solicitud de
Autorizacin
Correo
Electrnico
Solicitud Completa
Servicio en el Taller
Autorizado
Tiene el Equipo
garanta?
Registro de Creacin
al cliente nuevo en el
Sistema
Solicitud de
Autorizacin
Adjuntar Contrato de
Servicio
Desembarcar el Equipo
Gua de Remisin
Revisa Acta de Entrega
Asignar al Tcnico
en la ejecucin del
Servicio
Acta de Entrega
Verificar Nmero de serie
del Equipo
Si el Equipo
aplica garanta?
Firmas partes
Designar el Equipo
de alquiler
Seleccin del
Servicio a realizar?
214
Acta de Entrega
B
Reparacin del Equipo
Si necesita
solo Recargas?
Acta de Entrega
Acta de Entrega
Control
Contadores
Diagnstico del
Cliente fallas del
Equipo
Acta de Entrega
Diagnostico Lgico
Limpieza de cabezales
Recarga al
Equipo
Emitir
Presupuesto
Desmontaje
Calibracin Y Prueba de cabezales
Prueba preliminar en el Taller
Pruebas de impresin
Pruebas de Funcionamiento
Destornillar piezas
Necesita dotacin de
piezas nuevas?
Tiene
Orden de
Limpieza
Alineamiento de cabezales
Chequeo sensores de movimiento
Chequeo motor
impresin.
de
Sensores de
Movimiento
Instalacin de piezas
Existe en Inventario
Repuestos la pieza?
Control Inventario
Repuestos
Chequeo
datos
cintas
Motor de
Impresin
de
Dotacin de
Repuestos
Solicitar pieza
proveedor
directo Lexmark
Chequeo fuentes
alimentacin.
de
Necesita
dotacin de
piezas?
Tiene Orden
de Reparacin
Pruebas Finales
Armado del Equipo
Cintas
de datos
215
Cliente
Registro en el Sistema
Cartera
Archivo
Si el Servicio
es ejecutado en
otra provincia?
Registro en el Sistema
Emisin de Factura
Informe recuperacin del Equipo
3 Copias del Documento: Factura
Cliente
Cartera
Archivo
Reparacin
Limpieza
Mantenimiento
3 Copias del Documento: Guas de Despacho
Desmontaje Equipo
Asignacin Tcnico
Si el equipo
requiere atencin?
Verificacin de cancelacin
Cliente tiene
crdito o paga
en efectivo?
Constancia de Pago
Cliente de Crdito
Recaudacin
del Pago
Cliente
Contado
Verificacin
estado de
Cuenta?
Saldos
Pendientes
en facturas
vencidas
Comunicacin al cliente
Entrega del Equipo al cliente
FIN
216
Cuenta Activa
4.3.1.2
FIGURA No 34
217
valor agregado al juicio del cliente y por ende elevar la calidad en el servicio. Este
nuevo enfoque se describe puntualmente;
1.
2.
3.
Proceso de Desmontaje
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En todas las reparaciones se realizar un mantenimiento previo (todo incluido). Este mantenimiento total consiste
en una serie de intervenciones tcnicas para reparar las fallas detectadas y evitar que sucedan una serie de
incidencias brindando una post- asistencia a cada modelo de impresora y/o multifuncin que lo requiera
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En todos los mantenimientos preventivos se realizara la reparacin de averas encontradas en el equipo (todo
incluido). Este mantenimiento total consiste en una serie de intervenciones tcnicas anticipadas que tienen como
objetivo prevenir que sucedan una serie de incidencias que se dan con frecuencia en cada modelo de impresora/o
multifuncin.
218
4.3.1.3
FIGURA No 35
Recepcin del Equipo
Proceso de pruebas finales.
Procedimiento para facturacin y
entrega del
equipo al cliente
(despacho).
Mantenimiento
previo
al Equipo Reparado
Reparacin
del Equipo
Proceso de Desmontaje.
Proceso de prueba (funcionamiento)
preliminar en el taller.
Proceso de Instalacin y
recambio de piezas originales o
ajuste de parte-repuestos.
Funcionamiento
Equipo.
219
parcial
del
FIGURA No 36
Recepcin del Equipo
Proceso de pruebas finales.
Procedimiento para facturacin y
entrega del equipo al cliente
(despacho).
Mantenimiento
del Equipo
Procesode
actualizacin
deterioradas.
dotaciny
depiezas
4.4.
220
Aristteles
resultados.
4.4.1
221
JUNTA DE ACCIONISTAS
Proceso Gobernante
PROCESO
GOBERNANTE
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
PRO CE SO
DE
SE RVI C IO
T C NI C O
PROCESO
AGREGADOR DE VALOR
PRO CE SO
APOYO
SE RV IC I O
( AL Q UI LE R
DE
CONTABILIDAD
ASESORIA JURIDICA
SERVICIO AL CLIENTE
SERVICIO GENERALES
222
G AR A N T IA S
E Q UIPO S)
ADMINISTRACION
PROCESO
DE
INICIO
Registro en
el Sistema
Comprobante de depsito
Registro asiento contable en
el Sistema
Registro en el Sistema
Envi Factura Cliente
Actualizacin del informe de
pago proveedores
La factura se
encuentra firmada
por el cliente?
Devolucin de
la Factura al
cliente.
Cheque
Archivar Facturas
pendientes de Cobro
Factura Firmada
Comprobante de Retencin
Comprobante de Egreso
Clientes Corporativos
Posee Crdito
el Cliente?
15 das plazo
Revisar Facturas vencidas
Clientes Particulares o
personas naturales
(frecuentes)
Clientes
Particulares
Se enva
cheques de
vuelta para su
revisin.
El Gerente
aprob los
pagos?
Pago
Inmediato
efectivo
Firmar Cheques
Pago proveedores
8 das plazo
El cliente va
cancelar la factura?
Confirmar el pago
Pactar una
fecha y volver
a llamar
Verificar
Transferencia
Firmar Documentos
Comprobante
Retencin
de
Comprobante
Egreso
de
Recibo de Caja
223
FIN
CONTABILIDAD
Anlisisde
Contables
Cuentas
Cobranzas
Programar Pagos
proveedores
VENTAS
Manejo de
Documentacin Legal
Asesora Jurdica
Contratos de
Mantenimiento y
Reparacin de
Equipos LEXMARK.
Facturacin
Convenios de pago en
cada Contrato
Informes de ingresos y
egresos
Renovacin de
Contratos
CONTROL
INVENTARIO
RECURSOS
HUMANOS
ACTUALIZACIN
DOCUMENTACIN
Emisin Garantas
Equipos
Nmina Empleados
Permisos de Funcionamiento
del Municipio
Supervisin y Control
Equipos en Garanta
Control Inventario
Repuestos Garanta
Venta Equipo
Inventario Garantas
Presupuesto Anual
Negociacin Clientes
MARKETING
Relaciones Comerciales
Implementacin de
medios de publicidad
Beneficios Sociales
(de Ley)
Reemplazo o
Compras Inventario
Garantas
Seleccin Personal
Nuevo
Control Inventario
Repuestos Garantas
Contratacin del
Personal
Compra Inventario
Repuestos Garantas
Induccin del
Personal
Control movimientos
de la bodega de
Equipos en Inventario.
Embalaje y Servicios
Generales
Emisin de documentos
Declaracin Impuestos
Descuentos
Empleados
Solicitudes
Empleados
Estados Financieros
Atencin
personalizada cliente
interno y externo
Prestamos
Empleados
Transporte, envo y
despacho de Equipos
en General.
Anlisisaspectos
Financieros; Inversiones.
Reuniones peridicas
224
Capacitacin del
Personal
Motivacin del
Personal
Permisos de Funcionamiento
Cuerpo de Bomberos
Dems Permisos de
Funcionamiento establecidos
por la Ley vigente.
4.4.2
FIGURA No 38
PROCESOS
ESTRATEGICOS
Proceso de
Direccin
PROCESOS CLAVES
Proceso Servicio
de Garantas
A) Proceso de
Evaluacin de
calidad del
servicio
Recepcin del
Equipo
Requisitos
del
Cliente
B) Proceso de
Reparacin del
Equipo
Prestacin
del Servicio
Tcnico
C) Proceso de
Limpieza general
del Equipo
PROCESOS DE SOPORTE
Control del
Servicio Tcnico
E) Facturacin y
entrega del
servicio
Satisfaccin
del
Cliente
Evaluacin de
Satisfaccin del
cliente
D) Proceso de
Mantenimiento
del Equipo
PROCESOS DE MEJORA
A) Solicitud va correo
Registro de Hora
Servicio Garantas
Embalaje del Equipo
Inventario Repuestos
B) Descripcincliente
del
E) Registro de hora
C) Limpieza completa
con Ultrasonidos.
225
finalizado el servicio.
Constancia pago/ Embalaje
Comunicar cliente
Recuperacin Garanta
Promover y ofrecer
alosclientes;
Servicio
Consolidado.
CAPTULO V
DESARROLLO DE PROGRAMAS Y
EVALUACIN DE RESULTADOS
DE REPRODATA CA. LTDA.
226
CAPTULO V
5.1.
5.1.1.
Mejora Continua
227
base
la
5.1.1.1
___________________
49
228
Apoyo en la Gestin.
Feedback (retroalimentacin) y revisin de los pasos en cada proceso.
Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado.
Poder para el trabajador.
5.1.1.2
229
Esta herramienta promueve una cultura organizacional que es "el de ser mejores",
no
realiza cambios profundos, ms bien se enfoca en realizar mejoras pequeas pero
continuadas en todas las actividades o procesos, es una cuestin paso a paso y no
de
saltos arriesgados. Kaizen se aplica como una estrategia corporativa porque
consiste
en un proceso estructurado que emplea la planificacin estratgica y sus
lineamientos
bsicos (misin, visin, diagnostico de la situacin actual de Reprodata Ca. Ltda.)
para estructurar soluciones efectivas a las carencias o inconvenientes
detectados.
5.1.1.3.1
___________________
50
230
231
Promover nuevas estrategias para satisfacer a los clientes como la entrega de equipos a los
clientes en su domicilio y/o oficina.
Cronogramas para las tareas que se detallan para emprender mejor el desempeo.
Las especificaciones Tcnicas para el departamento administrativo y tcnico son sujetas a ser
consultadas y mejoradas con los involucrados o responsables de cada departamento.
232
En los Contratos de mantenimiento al finalizar cada mes se debe emitir un reporte de Garantas y
Contratos de mantenimiento por vencer. Este reporte permite visitar a los clientes para ofrecerles
nuevos contratos de mantenimiento. Generar proformas con los modelos de equipo y las tarifas por
contrato. Una vez que el cliente acepta el contrato se debe guardar en el sistema Distpacher una base
de datos que conste la vigencia, el estado de el/las mquinas, el nmero de proforma y el de Contrato
que permita generar la factura automticamente pero sobre todo estar aporta a actualizar el
portafolio de clientes y la frecuencia del servicio de los mismos.
Con el fin de obtener la generacin automtica (Sistema) de Informes Preventivos mensuales o por
cantidad de copias en el caso de Garantas o contratos de mantenimiento. Por medio del sistema; emitir los
informes preventivos en el momento en el que se le solicite segn los parmetros establecidos como
cantidad de copias por modelo y el estado de la mquina.
233
El Jefe Tcnico es responsable de brindar apoyo al rea administrativa para mejorar el control de
inventarios( Activos Fijos) y solucin de problemas al brindar el servicio:
Ayudar en el manejo de los inventarios controlando su integridad.
Correccin de errores producidos.
Ayudar en la solucin de problemas con clientes. Este procedimiento sirve para realizar un control en el
movimiento interno y externo de esta empresa.
Los Tcnicos sern responsables de recuperar los Equipos en Garanta en el menor tiempo
posible.
Tcnicos y personal encargado de Servicio al Cliente sern los responsables del proceso de un
correcto envo del equipo:
Revisar que las notas de entrega coincidan con el equipo y destino.
Ubicar las cajas que corresponde a la impresora.
Llenar la gua de remisin.
Llenar gua de Trasporte de carga.
Embalar el equipo colocando una hoja con la direccin de envo y adjunto de guas.
Por la demanda en crecimiento se vuelve indispensable mantener por lo menos 2 Tcnicos fijos
en Quito en turnos rotativos.
234
En estos documentos se seala las actividades que se van a mejorar, las cuales
deben
ser consideradas como tareas de rutinas que se ajusten al trabajo diario de aquellos
procesos especficos que requieran ser
5.1.2
Mejorar Continuamente los procesos internos para ser cada vez ms competitivos es
buscar alcanzar la eficiencia Organizacional. El concepto de control es muy general
y
puede ser utilizado en el contexto Organizacional para evaluar el desempeo frente
a
un plan estratgico.
En consecuencia son dos trminos que van ligados estrechamente para direccionar
y
cumplir las metas que se propone una Compaa. Mientras que la eficiencia
concentra los esfuerzos en estrategias de mejora, perfeccionamiento y alinea
apropiadamente a todos las areas o departamentos a trabajar en conjunto para
235
promover acciones que contribuyan al xito empresarial. El control por su parte "es
la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente
regulador"51
analizan el
actual
236
5.1.3
237
5.1.4.
Justo a Tiempo
238
5.1.4.1
5.1.4.2
5.1.4.3
240
El Justo a tiempo que se promueve en esta Compaa tiene una visin dinmica que
implementa acciones simples, eficientes con un mnimo de desperdicios. Con la
intencin de optimizar el rea operativa y administrativa se presenta en los
siguientes
documentos las mejoras puntuales que se proponen, las cuales se encuentran
enfocadas a minimizar tiempos en la entrega del servicio y reducir costos
financieros
en esta Organizacin.
Departamento Administrativo
241
Con la finalidad de reducir el tiempo de entrega se utiliza el nuevo equipo de limpieza por ultrasonidos
para la limpieza de los equipos en la ciudad de Quito.
Los tcnicos sern responsables del mantenimiento oportuno y la recuperacin inmediata de Inventario
Garantas
El tcnico encargado de Inventario ser el responsable de clasificar, organizar y colocar el equipo en las
perchas metlicas respectivas. Antes se debe verificar el estado del mismo el cual debe estar en
ptimas condiciones para su prximo alquiler. Si no se encuentra en perfectas condiciones se debe
emitir un informe en el que se detalle el desperfecto y si es el caso reorganizar el Inventario Desarmado
en Garantas para emitir un nuevo informe.
242
Se concluye que esta herramienta es una actitud que motiva a los miembros de la
Organizacin para que reconsideren lo que estn haciendo, con el fin de ser
capaces
de hacerlo mejor y beneficiar a la Compaa.
5.1.5.
5.1.5.1.
244
FIGURA No 39
Remuneracin cumplida a
tiempo.
MEJORAR LAS
CONDICIONES
LABORALES
Extender Beneficios; Tarjeta
Supermaxi y Vitalcard
ENRIQUECER EL
TRABAJO
245
Participacin en
reuniones mensuales
RECONOCIMIENTO
AL BUEN
DESEMPENO EN EL
TRABAJO
Incentivos Econmicos:
*Bonos del 10% del sueldo
Base.
*Oportunidades de asenso
*Subida de sueldo
EVALUACION DEL
RENDIMIENTO
LABORAL
Incentivos Materiales:
(vajillas, agendas, electrodomsticos, celulares, plumas,
camisetas, estadas hosteras, almuerzos)
Reconocimiento Social:
Felicitaciones pblicas, medallas de honor al merito,
diplomas .
Autoestima personal
Importancia de la comunicacin
Actitud mental positiva
Desarrollo laboral
Equidad Total
Inteligencia Emocional
Liderazgo exitoso
Conflictos interpersonales en el trabajo
En bsqueda de la excelencia en todo campo
3.- ACTIVIDADES:
a) Clases interactivas
b) Dinmicas grupales
c) Conferencias reflexivas
d) Trabajo en equipos pequeos
e) Exposiciones de trabajos
f) Debates y anlisis
CONTACTO:
Dr. Walter Sandoval J. Motivador Profesional
Direccin: Guayaquil 1740 y Caldas Edificio Quito Oficina: 907
San Blaa Quito - Ecuador
Telfono: (593) 2295-0541 / 319- 4764
Celular: 09 802 7295
E-mail: walter@abogadomotivadorecuador.com
247
5.1.5.1.1
FIGURA No 40
MODELO DE COERCION EN REPRODATA CIA. LTDA.
CORRECCION DE
IRREGULARIDADES
MEDIANTE MULTAS
Y SANCIONES
248
Es preciso tener una clara conciencia de lo que la capacitacin significa para una
organizacin, sobre todo si no se hace uso de esta herramienta continuamente
como
en el caso de Reprodata Ca. Ltda. Entendemos que el trmino de capacitacin es
un
proceso metodolgico de actividades encaminadas a la mejora, incremento y
desarrollo de la calidad de los conocimientos del capital humano, con la finalidad de
elevar su desempeo profesional
Las acciones del proceso de capacitacin que se promueve en esta Compaa tiene
el
propsito fundamental de fortalecer el compromiso del personal con la finalidad de
modificar positivamente la actitud del individuo para un desarrollo profesional y
personal. El objetivo central es ejecutar eficazmente las tareas para generar
procesos
de cambio para cumplir las metas organizacionales propuestas.
249
Organizacional.
250
251
TRIBUTACIN FISCAL
Tipo: Curso
Nombre: Tributacin Fiscal
Horario: Lunes a Viernes de 18h00 a 20h00
Intensidad: 20 Horas
Lugar: CEC Norte, Rumipamba E2-192 y Repblica.
Telfonos: 245 67 05 / 245 67 12
Objetivo: Aplicar correctamente las disposiciones tributarias contenidas en la Ley Reformatoria
252
Para el desarrollo del Plan Estratgico Integral propuesto para la Empresa Reprodata
Ca. Ltda. se tomo en consideracin los resultados obtenidos en el censo establecido
a todo el personal que trabaja en esta Compaa y se tomo tambin en cuenta el
estudio de mercado dirigido a sus clientes de la ciudad de Quito. Puesto que es
importante el conocer el ambiente interno y entender al entorno (externo) en el que
se desenvuelve esta Organizacin, saber que variables influirn directa e
indirectamente para la implementacin de estrategias que convengan y se ajusten
a
las necesidades de sus clientes, empleados y particularmente a las metas
propuestas
para la Empresa.
5.2.1
Los Planes de accin que se van implementar en el perodo de 1 ao, han sido
desarrollados acorde a los requerimientos de esta Compaa, los mismos que se
enmarcan en cuatro perspectivas bsicas. Para obtener una secuencia de
implementacin de los planes de accin a travs del tiempo, como primer paso se
aplic la Matriz Saaty para dar un orden de importancia a los objetivos estratgicos,
esta informacin es necesaria ya que se emplea posteriormente para la aplicacin
de
254
los
Para mejor comprensin se detalla las Perspectivas Bsicas del Cuadro de Mando
Integral en la Figura No 41
FIGURA No 41
PERSPECTIVA
FINANCIERA
PERSPECTIVA
FORMACIN Y
CRECIMIENTO
CUADRO DE
MANDO
INTEGRAL
PERSPECTIVA
PROCESOS
INTERNOS
255
PERSPECTIVA
DEL CLIENTE
CUADRO No 28
PRIORIDAD
PLANES DE ACCIN
1o
Analizar el proceso operativo bsico que se realiza para la entrega del servicio. Tanto en la
reparacin y el mantenimiento de impresoras y multifunciones.
2o
3o
4o
5o
6o
7o
8o
Extender facilidades de pago a personas naturales: descuento 10% por pagos en efectivo y
aceptacin de tarjetas de crdito
9o
Determinar las necesidades de los clientes mediante la realizacin de una encuesta en donde se
trate de aspectos como: satisfaccin, calidad y precios.
10o
Ubicar en atencin al cliente formularios diarios compuestos por 1 pregunta bsica; Qu tipo de
atencin recibi? opciones; Excelente-Buena-Mala
11o
Reuniones peridicas (15o de cada mes) y puntuales (9:00am) para aclarar dudas e informar
sobre la situacin del Plan Estratgico con toda la Organizacin.
12o
Comisiones por objetivos, se retribuir el 10% del sueldo, si el trabajo realizado cumple con los
objetivos organizacionales propuestos: rea administrativa y tcnica
13o
14o
Ofrecer cursos cada 3 meses; enfocados al desarrollo de cada rea y a una formacin integral.
15o
16o
17o
18o
Identificar la amplia gama de equipos o maquinas en el mercado nacional con mayor demanda
en asistencia tcnica.
19o
256
5.2.2
CUADRO No 29
PRIORIDAD
1o
METAS
2o
3o
4o
5o
6o
7o
8o
9o
10o
11o
12o
13o
14o
257
15o
16o
17o
Lograr extender el servicio tcnico, a otra lnea de productos existentes en el mercado sin
afectar la exclusividad con Lexmark
18o
19o
PRIORIDAD
INDICADORES
1o
2o
3o
4o
5o
6o
7o
8o
9o
10o
11o
12o
13o
14o
15o
16o
17o
258
18o
19o
5.2.3
259
PERSPECTIVA
FINANCIERA
Cantidaddeservicios
atendidos al ao/ Total de
servicios solicitados
Cantidad de tipos de
Equipos identificados/Total
tipos de Equipos en Pas
50% de participacin en
licitaciones en el mercado
a nivel nacional.
Cantidad de participaciones
en licitaciones/Total de
licitaciones en el Pas
Aumentar el capital
humanoenel
departamento tcnico
en un principio con la
contratacinde
Tcnicos (egresados);
y de esta forma ir
incorporndolos
paulatinamentepara
cubrir con la demanda
existente.
80% de conocimientos
prcticos adquiridos en 2
meses.
Nmerodepreguntas
acertadas en evaluacin
prctica/ Total de preguntas
establecidas
Cubrir el 100% de la
demanda mensual en la
ciudad de Quito
Nmerodeservicios
realizados/Totalde
servicios asignados
Optimizarla
rentabilidad ofreciendo
nuevospaquetes
promocionales,
versatilidadenel
servicio y facilidades
de pago para todos los
clientes.
Incrementar el 10% de la
cartera de clientes en la
ciudad de Quito.
Jefe Tcnico
Administrador
Incrementar el 10% de la
cartera de clientes que
son personas naturales.
Nmero declientes
naturalesatendidos/Total
de clientes naturales
Jefe Tcnico
Administrador
260
Cantidaddeclientes
atendidos con promocin/
Cantidaddeclientes
atendidos en un mes
anterior sin la promocin.
Gerente General
Jefe Tcnico
Jefe Tcnico
Gerente General
Jefe Tcnico
Jefe Tcnico
Administrador
Gerente General
Jefe Tcnico
Gerente General
Jefe Tcnico
Administrador
PERSPECTIVA
DEL CLIENTE
Implementacinde
quejas - sugerencias
por parte de los
clientes para conocer
losrequerimientos
continuosdelos
usuarios externos.
Identificarprocesos
clavespara
normalizarlosy
proponer mejoras a la
estructuracin de las
actividades
operativas.
PERSPECTIVA
PROCESOS
INTERNOS
Determinar mtodos
deevaluaciny
controldelas
acciones de mejora.
PERSPECTIVA
FORMACION Y
CRECIMIENTO
Redisearla
estructura
organizacional de la
empresaofreciendo
lineamientos bsicos,
que garantice un mejor
funcionamiento
organizacional.
Lograr satisfacer en un
100%todaslas
necesidadesdelos
clientes en general.
Nmerodeclientes
satisfechos/ Total de clientes
que dispone la empresa
Alcanzar un 100% de
Excelencia en el servicio,
en los prximos 6 meses
de implantacin de este
plan.
Nmero de formularios
calificados como servicio
excelentes/Totalde
servicios prestados en el
taller
Entregascon
Entregas totales
100%delos
procedimientos
elaborados y puestos en
marcha.
100%delpersonal
seleccionado capacitado
en estos sistemas
100%defunciones
elaboradas, que sirvan
para disminuir la carga de
actividades en algunos
empleados.
261
retraso/
Procedimientos
elaborados/Totalde
procedimientos cumplidos
Cantidaddepersonal
seleccionado capacitado/Total
de personal seleccionado
para la capacitacin
Cantidad de funciones
elaboradas/Totalde
funciones
Organigrama,visin, misin
y objetivos socializados/
Total de servicios de la
Compaa
Administrador
Jefe Tcnico
Gerente General
Administrador
Administrador
Jefe Tcnico
Administrador
Jefe Tcnico
Gerente General
Administrador
Jefe Tcnico
Administrador
Jefe Tcnico
Gerente General
Administrador
Desarrollarun
liderazgo participativo
en la Compaa.
Establecer y promover
mecanismosde
reconocimientos por el
buen desempeo del
trabajo realizado; a los
empleados.
Nmerodeobjetivos
estratgicoscumplidos/
Totaldeobjetivos
estratgicos planteados.
Capacitacin
permanente
empleados.
los
Fybeca,
262
Gerente General
Administrador
Gerente General
Administrador
Jefe Tcnico
Administrador
Gerente General
Administrador
Jefe Tcnico
5.2.4
Mapa Estratgico
263
Servicio de Calidad
Actitud Positiva
Rapidez
Colaboracin
Cortesa
Identificacin de
Procesos Claves
Precisin
Atencin
Aumento eficiencia
en Proceso Operativo
Iniciativa
Planes y acciones de
mejoras para el
soporte tcnico
Implementacin de
mtodos de
Evaluacin y control
Competencias Estratgicas:
Rediseo Estructural Organizativo
Cultura Corporativa:
Implementacin de liderazgo participativo
264
5.3.
Para la ejecucin de este Sistema se ha visto la necesidad del diseo de una serie
de
Indicadores basados en la evaluacin de: procesos, mejoras y servicio al cliente que
en conjunto actan para medir tanto el desempeo laboral como el cumplimiento de
los objetivos planteados para el logro de la estrategia Organizacional.
William Hewlett
265
5.3.1
Se debe resaltar que los Indicadores son un medio de apoyo para la consecucin de
los objetivos Organizacionales, siendo susceptibles a ser interpretados para la
correcta toma decisiones.En el Cuadro No 32 se propone una serie de indicadores e
ndices relacionados directamente con los objetivos Estratgicos planteados, los
cuales deben ser ejecutados por Reprodata Ca. Ltda. peridicamente para
garantizar
la efectividad de esta gestin que se lleva a cavo; con el fin de evaluar el
desempeo
de la Organizacin frente a los clientes externos, el mercado y a su estructura
interna
que inciden en la productividad de la Compaa. El siguiente cuadro se compone de:
nombre, objetivo, frmula de clculo, unidad de medida, perodo, responsable y
significado del indicador, lo que permite un mejor anlisis y comprensin de
todos.
___________________
52
266
OBJETIVO
FRMULA DE
CLCULO
UNIDAD
DE
MEDIDA
PERODO
DE
MEDICIN
UNIDAD
RESPONSABLE DEL
INDICADOR
SIGNIFICADO
INDICE DE
EQUILIBRIO
FINANCIERO
Comparar el nivel de
ingreso total
ejecutado y el gasto
total ejecutado
Ingresos Totales
ejecutados / Gastos totales
ejecutados
Mensual
Gerencia General
INDICADOR DE
PRODUCTIVIDAD
Mensual
Gerencia General
Un mayor porcentaje
implica superior
productividad
INDICE DE
EFICIENCIA EN
VENTAS
Determinar el
porcentaje de
cumplimiento en
ventas
Mensual
INDICADOR VENTAS
TRABAJADOR
Analizar el promedio
de contribucin de
ingresos por
empleado
Mensual
INDICADOR DE
RECAUDO
Determinar la
recuperacin de
cartera
Mensual
Departamento Administrativo
Porcentaje de
recaudacin de la
cartera mensual
INDICADOR DE
CUMPLIMIENTO EN
SERVICIOS
ATENDIDOS
Calcular el porcentaje
real de las entregas
oportunas y efectivas
a los clientes
Total de servicios no
entregados a tiempo / Total
de Servicios Despachados
Mensual
Nivel de cumplimiento
en cuanto a eficiencia
en el servicio
INDICE DE
INCORPORACION
DE NUEVOS
CLIENTES
Determinar el
crecimiento referente
a la entrada de
nuevos clientes
Mensual
Departamento Administrativo
Un mayor porcentaje
corresponde al
crecimiento de nuevos
clientes
INDICE DE
INNOVACION
Verificar la eficiencia
(cumplimiento) en
cuanto a innovacin
Total de sugerencias
convertidas en servicio /
Total de sugerencias
aceptadas *100
Mensual
Departamento Administrativo
Un mayor porcentaje
refleja el alto nivel de
cumplimiento en
innovacin
267
Departamento Administrativo
Gerencia General
5.3.2
Indicadores de Procesos
Dado que uno de los objetivos del presente estudio es promover una mejora a los
procesos resulta indispensable identificar en trminos cuantitativos las dificultades
que se presentan en su ejecucin, para ello se comparte una serie de indicadores
aplicados a los procesos operativos de Reprodata Ca. Ltda. siendo estos:
cubrimiento de Inventario Garantas y la recuperacin de Inventario
Garantas.
5.3.2.1
Este Indicador est relacionado con el Inventario Garantas (equipos que se alquilan
mientras se repara de la impresora y/o multifuncin del cliente), es decir con los
equipos enviados a nivel nacional para analizar la cantidad de casos cubiertos con
este servicio. Durante el mes de Octubre del 2010 (clculo mensual).
268
100%
Total de Garantas Solicitadas
9,52%
80%
60%
38
90,48%
40%
42
20%
0%
EQUIPOS
ENVIADOS
Interpretacin
5.3.2.2
269
100%
Nmero de Equipos Lexmark recuperadas
Total de Equipos Lexmark enviados
60%
40%
33
38
13,16%
80%
86,84%
20%
0%
EQUIPOS
RECUPERADOS
Interpretacin
5.3.3
5.3.3.1
Reclamos
Este indicador mide en porcentaje los reclamos que han sido atendidos durante un
mes.
25%
80%
Mes de Octubre de 2010
60%
12
40%
75%
20%
Reclamos Resueltos = 0.75*100
0%
RECLAMOS ATENDIDOS
Interpretacin
Significa que 75,00% de los reclamos recibidos por parte de nuestros clientes sea
por
cualquier tipo de servicio recibido fueron atendidas oportunamente durante el mes
de
Octubre del 2010, el restante 25,00% no fueron atendidos. Se debe determinar las
causas (tiempo, disposicin del personal) por las cuales no se pudo satisfacer al
cliente en su reclamo para bridar soluciones a tiempo.
5.3.3.2
Este ndice verifica el nivel de cumplimiento de las sugerencias planteadas por los
clientes.
271
100%
80%
60%
40%
50%
50%
20%
0%
RECLAM ATENDIDOSOS
Interpretacin
Significa que 50,00% de las sugerencias recibidas han sido aplicadas al servicio
tcnico que se ofreci durante el mes de Octubre del 2010, mientras que otro
50,00%
de sugerencias aceptadas no han sido convertidas en servicio. Resulta necesario
determinar las causas (recursos, disposicin del personal, tiempo) por las cuales no
se pudo convertir en realidad las sugerencias aceptadas ya que es muy importante
mantener un alto nivel de cumplimiento en cuanto a las solicitudes del cliente y a la
innovacin permanente del servicio.
272
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
273
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1.
Conclusiones
274
276
6.2
Recomendaciones
empresariales.
Tcnico-operativo, de
esta forma
se
distribuye
5. Dado que el activo ms importante que mantiene esta Organizacin son sus
clientes, se recomienda tener en cuenta los requerimientos de los usuarios
externos mediante encuestas peridicas y utilizar las herramientas indicadas
en el Captulo V haciendo nfasis en la calidad del servicio y en los procesos
que esta conlleva, para lo cual se debe dedicar esfuerzos para desarrollar un
servicio ms rpido y eficiente, reduciendo de esta manera los tiempos de
entrega de los equipos a los clientes para: mantener su permanencia,
conservar la exclusividad de centro de servicio autorizado Lexmark (CAS) y
atraer nuevos usuarios.
7. El costo de la Planificacin Estratgica debe ser vista como una inversin que
puede ser recuperada a corto plazo si se emplea con eficiencia y eficacia, por
tanto el presente trabajo no debe quedar en simples papeles o plan libro,
pues
el monitoreo de ciertos indicadores planteados en esta investigacin
ayudarn
a tener una visin clara del camino que debe seguir Reprodata Ca. Ltda.
279
BIBLIOGRAFA
INTERNET
282
284
285
ANEXO 1.
CLIENTES DE REPRODATA CA. LTDA.
CLIENTES CORPORATIVOS
ABSCOMPUTER S.A.
ADMINELI CIA LTDA.
AGENCIA DE VIAJES REALTURIS S.A.
DISPETROL S.A.
AKROS CIA. LTDA.
ALCOPESA S.A.
ALIMENTOS RAPIDOS ALIRAP S.A.
ALLIANCE TECH DEL ECUADOR CIA. LTDA.
ANDINATEL S.A.
EP PETROECUADOR - GERENCIA DE EXPLOTACION Y PRODUCCION
ECUASANITAS S.A.
ASOCIACION MUTUALISTA PICHINCHA PARA LA VIVIENDA
ASOCIACION URBANIZACION LOS CHILLOS
AUDIOAUTO S.A.
BANCO DE LA PRODUCCION S.A.
BANCO DEL PACIFICO S.A.
BANCO UNIVERSAL S.A. UNIBANCO
BASTIDAS GUERRA CIA. LTDA.
CANALA COMERCIAL ELETRICA S.A.
CANON BAUTISTA CIA. LTDA.
CINTI COMP CIA. LTDA.
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACION
COMERCIAL KYWI S.A.
COMISARIATO DEL COMPUTADOR
COMPAIA DE SEGUROS ECUATORIANA SUIZA S.A.
COMPUHEL
CONSEJO NACIONAL DE LA NINEZ Y LA ADOLESCENCIA
CONSTRUCCIONES PEREZ VALENCIA S.A.
CONSULTORIA INTEGRAL DEL MEDIO AMBIENTE ECCOL CIA. LTDA.
COOPERATIVA DE VIVIENDA RURAL DE LOS EMPLEADOS DEL B.N.F.
DHL EXPRESS (ECUADOR) S.A.
DHL GLOBAL FORWARDING (ECUADOR) S.A.
EQUINOX S.A.
EMBAJADA DE CANADA
EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE QUITO EMDUQ C.E.M.
EMPRESA ELECTRICA RIOBAMBA S. A.
EMPRESA ELETRICA QUITO
SOCIEDAD ECUATORIANA DE CARDIOLOGIA
286
SUPERINTENDENCIA DE COMPANIAS
TAME LINEA AEREA DEL ECUADOR
TECNOCOMPUTER CIA. LTDA. ( WILLIAM M)
TECNOMEGA C.A.
TECNOPLUS CIA. LTDA.
TEXTIL ECUADOR S.A.
SOFTEKCORP S.A.
PETROPRODUCCION
SEGUROS COLONIAL
ECUAMOTORS S.A.
SOLUCIONES DIGITALES GLOBALES R.V.CIA.LTDA.
ECUAFARMACIAS & ASOCIADOS S.A.
ASOCIACION DE PRODUCTORES DE CACAO DE LA ZONA NORTE
IESS
INDUSTRIAL DANEC SA
INDUSTRIAS ALES C. A.
LABORATORIOS INDUSTRIALES FARMACEUTICOS ECUATORIANOS LIFE C.
LANAFIT SA
LEXMARK INTERNACIONAL TRADING CORP
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES COMERCIO E INTEGRACION
NOTARIA DECIMO OCTAVA DEL CANTON QUITO
287
DETALLE
TOTAL
1700,00
12
50,00
600,00
12
350,00
4200,00
450,00
450,00
600,00
600,00
500,00
520,00
2000,00
600,00
600,00
980,00
1700,00
980,00
12
5,00
60,00
80,00
320,00
400
0,50
200,00
12
50,00
620,00
110,00
110,00
30
2,00
60,00
250,00
500,00
900,00
900,00
Equipo Limpieza por ultrasonidos marca (rubro nicamente por este ano)
2500,00
2500,00
200,00
200,00
TOTAL :
288
15.100,00
ANEXO 3.
ACTA DE REUNIONES
ACTA DE REUNIONES
Fecha:
_____________________
Puntos Tratados:
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
Decisiones Tomadas:
Fechas Aplicacin:
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
______________________________
Firmas Presentes:
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
______________________________
289
ANEXO 3.1
HOJA INFORMATIVA (ASPIRANTES A EMPLEADOS)
HOJA INFORMATIVA
Fecha:
_____________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
Trabajos Anteriores:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________
FIRMA DEL ASPIRANTE
290
ANEXO 3.2
CONTROL DE ASISTENCIA AL PERSONAL
HOJA DE ASISTENCIAS
Fecha:
_____________________
NOMBRE DEL
TRABAJADOR
HORA DE
INGRESO(1)
HORA DE
SALIDA(2)
291
FIRMA (3)
ANEXO 3.3
RECIBO DE SUELDO
RECIBO DE SUELDO
RUC/ID: 1791714210001RECIBO DE PAGO No. ________
Direccin: Calle Gaspar de Villarroel E9-19 y Av. Los Shyris, Esquina (Piso 3)
Telfonos: 2 469 486 / 2 469 485
Fecha de Pago: Quito, ____________________Fecha Orden de Pago: _______________
Cdigo Empleado: ____________________RUC/Ced. Identidad: _______________
Nombre: _____________________________Telfono: _________________________
Referencia: Pago ant. Quincenal / Pago Fin de MesDireccin: _________________________
DESCRIPCIN
VALOR
XXXXX
TOTAL DLARES:
XXXXX
_____________________________
FIRMA BENEFICIARIO
C.I.__________________________
Original: Beneficiario, Copia: Empresa (firma duplicada)
292
ANEXO 3.4
COMPROBANTE DE PAGO (COBRANZA)
COMPROBANTE DE COBRANZA
No. ___________________
RUC/ID: 1791714210001
Direccin: Calle Gaspar de Villarroel E9-19 y Av. Los Shyris, Esquina (Piso 3)
Ciudad: Quito - Ecuador
Fecha de Emisin:
_____________________
EFECTIVO
______________________________
___________________________
CLIENTE
EMPLEADO ENCARGADO
Firma y Sello
293
TOTAL ADEUDADO:
xxxx
TOTAL RECIBIDO:
xxxx
ANEXO 3.5
REQUERIMIENTOS DEL PERSONAL
REQUERIMIENTOS
Fecha:
_____________________
Solicitante:
Dirigido a:
_____________________________
_____________________________
Requerimientos:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
__________________________________
Justificacin:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
FIRMAS:
_________________________
_________________________
294
ANEXO 3.6
REQUISICIN INTERNA DE INVENTARIO GARANTIA REPUESTOS
Fecha:
_____________________
Departamento Solicitante:
Dirigido a:
_____________________________
_____________________________
Fechas de Uso:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
FIRMAS:
_________________________
_________________________
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
(FIRMA RESPONSABLE DEL DEP.)
GERENTE GENERAL
REPRODATA CA. LTDA.
295
ANEXO 3.7
Fecha de Solicitud:
_____________________
Fecha de Entrega:
_____________________
Cantidad
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________________
__________________________________
_________________________
_________________________
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
(FIRMA RESPONSABLE DEL DEP.) Y/O
(FIRMA DE LA PERSONA QUE REALIZA EL REQUERIMIENTO)
GERENTE GENERAL
REPRODATA CA. LTDA.
296
ANEXO 3.8
____________________
CODIGO TECNICO
CANTIDAD
EQUIPO
SERIE
MODELO
FIRMAS:
_________________________
_________________________
EMPLEADO ENCARGADO
ADMINISTRADOR/A
REPRODATA CA. LTDA
297
MARCA
ANEXO 4.
MODELOS DE EQUIPOS DE IMPRESIN LEXMARK
298
ANEXO 4.1
MULTIFUNCIONES LEXMARK
299
ANEXO 5.
FOTOS
300
301
REA TCNICA:
302
303
304
305
306
307