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Procedimentos

Abertura/Fecho Ano Primavera V8

B2S SISTEMAS DE INFORMAO, LDA.


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NDICE
ndice ............................................................................................................................................... 2
Procedimentos Abertura / Fecho Ano ............................................................................................ 3
Gesto de Exerccios ................................................................................................................... 3
Logstica & Tesouraria ................................................................................................................. 8
Configurao Ponto de Venda (POS) .................................................................................... 14
Configurar Documentos / Sries de Sugesto ...................................................................... 16
Certificao software (Portaria 363/2010) ........................................................................... 17
Avenas ................................................................................................................................. 19
Documentos de Estorno/Crdito .......................................................................................... 20
Lanamentos de documentos do ano anterior ..................................................................... 22
Recursos Humanos.................................................................................................................... 24
Equipamentos e Activos............................................................................................................ 28
Contabilidade ............................................................................................................................ 32

PROCEDIMENTOS ABERTURA / FECHO ANO


No incio de cada ano, necessrio parametrizar o software Primavera por forma a que o
mesmo permita realizar lanamentos no novo ano.
Independentemente dos mdulos que o cliente possua licenciamento, existem operaes que
tm que ser obrigatoriamente realizadas, so estas as operaes que este documento tem
como objectivo auxiliar a executar.
De salientar que os processos abaixo documentados, no necessitam de ser todos executados
na mesma altura, podem ser executados individualmente.

GESTO DE EXERCCIOS
A operao de Gesto de Exerccios deve ser sempre realizada independentemente dos
mdulos afectos empresa, esta operao permite-nos criar um novo exerccio/ano.
Para executar a mesma, necessrio entrar no Administrador Primavera e aceder ao assistente
disponvel criado para o efeito Gesto de Exerccios
Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Gesto de Exerccios

Pressionar o boto Seguinte para dar incio ao assistente.

Este utilitrio permite-nos executar as seguintes operaes:


 Criar um novo exerccio
 Anulao de um exerccio existente, deixa de ser possvel a partir do momento que j
existem lanamentos no ano em questo
 Copiar elementos entre dois exerccios, usado em circunstncias em que aquando a
abertura do exerccio a operao no foi efectuada para todos os mdulos e mais tarde
se pretende efectuar a abertura para os mdulos em falta

Seleccionar opo Criar um novo exerccio para prosseguir pressionar o boto Seguinte

Indicar o ano do exerccio a criar e com base em que ano/exerccio, para prosseguir pressionar
o boto Seguinte

Neste ecr devem ser seleccionados todos os mdulos, (ateno conforme a licena podem
surgir mais ou menos mdulos), para prosseguir pressionar o boto Seguinte

Para que o exerccio seja devidamente criado pressionar o boto Finalizar

No final, dada mensagem se o exerccio foi criado com sucesso.

O passo seguinte passa por abrir o exerccio para cada um dos mdulos.

LOGSTICA & TESOURARIA


No mdulo de Logstica & Tesouraria, a operao a executar Criao de Sries que se
encontra disponvel no Administrador Primavera.

Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Logstica e Tesouraria


| Criao de Sries

Este assistente tem como objectivo criar a srie para o novo ano, para os documentos
seleccionados para o efeito.

O primeiro passo do assistente solicita que o utilizador indique para que documentos pretende
criar a nova srie, de salientar que o cenrio ideal passa por criar para todos os documentos de
todos os mdulos.

Para dar incio ao assistente de Criao de Sries clicar em Prximo.

O cenrio ideal neste ecr seleccionar todos os mdulos, por sua vez todos os documentos
afectos a cada um dos mdulos.
De salientar que caso existam codificaes de sries distintas conforme o tipo de documento,
este assistente ter que ser executado tantas vezes conforme tipo de mscaras definidas para a
codificao das sries (Exemplo para o mesmo documento ter a srie 2011 e 2011A).
H ainda que esclarecer que caso o utilizador assim o pretenda pode criar as sries
directamente na ficha do documento (Primavera | Tabelas).
Aps seleccionar os documentos, pressionar o boto Proximo para prosseguir.
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Por forma a simplificar o processo seleccionar a opo Criar uma Srie copiando os atributos
de uma Srie j existente, desta forma as parametrizaes existentes para a srie do ano
anterior so replicadas para a srie a criar. Pressionar Prximo para continuar.

De salientar que, em virtude de a partir do ano de 2011 ser necessrio ter em considerao a
Certificao do Software, no caso das empresas abrangidas pela Portaria 363/2010, existem 2
Atributos Gerais que devem ser replicados caso a empresa em questo j tinha esta obrigao
em 2011. Caso a empresa apenas esteja abrangida a partir de 2012, devem ser configurados
manualmente, por forma a atribuir a cada documento de venda e respectiva srie a sua
configurao especfica.
Os atributos em questo so:

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Cpia do Doc Original (Vendas)


Permite Introd a partir dos Editores (Vendas)

Aps inserir o cdigo da srie a copiar, indicar se pretende reiniciar a numerao ou dar
continuidade numerao existente, bem como indicar quais os atributos que pretende
replicar da srie anterior para a nova srie, clicar em Prximo para passar dar continuidade
ao assistente.

Aps clicar em Seguinte, pode surgir a mensagem de aviso acima, em virtude de


anteriormente termos seleccionados todos os documentos de todos os mdulos e no ecr de
Atributos a Copiar no termos seleccionado a opo Aplicar a todos os documentos, a
aplicao alerta para o facto de que os documentos que no tiverem a srie 2011 criada, no
ser criada a nova srie, posto isto clicar em OK para continuar. No caso de se pretender criar
tambm esta srie para os documentos que no tm criada a srie base dever ser accionada a
opo Aplicar a todos os documentos.

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Uma vez definido o cdigo da srie a criar, a sua descrio, data inicial e final em que a srie
pode ser usada bem como mscara para a numerao, pressionar Prximo para prosseguir
com o assistente.

Neste ecr espelhado um resumo da configurao que foi sendo efectuada, ao longo dos
vrios ecrs deste assistente.
Ao clicar em Finalizar ser criada a nova Srie com as configuraes atribudas para os
documentos seleccionados.

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No final mostrado um relatrio, que nos informa se decorreu tudo dentro da normalidade ou
se existiram erros. Os erros que por norma ocorrem so documentos que no tinham criada a
Srie base, logo para tal documento no criada a nova Srie.

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CONFIGURAO PONTO DE VENDA (POS)


Aps a abertura das novas sries para os clientes que utilizam o POS da Primavera, existem
algumas parametrizaes ainda a fazer, para tal aceder a
Primavera | Tabelas | Vendas | Pontos de Venda | Postos de Venda

Existe a necessidade de alterar as sries por defeito para os documentos utilizados no POS.
 Gerais \ VD
 Movimentos de Caixa \ Documentos de Tesouraria
 Devolues \ Documentos de devoluo/estorno do documento de venda

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Poder ainda existir a necessidade de ajustar a configurao da conta Caixa no que diz respeito
a Dirio de Caixa
Primavera | Tabelas | Tesouraria | Caixa e Bancos | Contas Bancrias

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CONFIGURAR DOCUMENTOS / SRIES DE SUGESTO


Aps a criao de novas sries, caso existam documentos definidos por sugesto, convm
alterar as sries de sugesto, para tal aceder a
Primavera | Utilizador | Preferncias | Logstica e Tesouraria

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CERTIFICAO SOFTWARE (PORTARIA 363/2010)


Empresas que so abrangidas pela Portaria 363/2010, devem possuir o software Primavera
actualizado com as ltimas releases disponveis e devidamente parametrizado.
Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Logstica &
Tesouraria | Parmetros da Empresa | Vendas | Outros

Primavera | Tabelas | Vendas | Documentos de Venda


Parametrizar os documentos de Venda que devem ter assinatura ao abrigo da Portaria, ver
imagem ilustrativa abaixo.

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Devem ainda garantir que a srie se encontra devidamente parametrizada por forma a cumprir
as obrigaes reguladas pela Portaria 363/2010.

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AVENAS
Aps a abertura das novas sries para os clientes que utilizam as Avenas da Primavera existem
algumas parametrizaes ainda a fazer, para tal aceder a
Primavera | Vendas | Avenas | Definio

Ser necessrio alterar as definies das avenas activas para a nova srie de destino.

NOTA:
Caso se trate de um grande volume de Avenas poder solicitar B2S a alterao da srie de destino em bloco de
forma rpida e eficaz.

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DOCUMENTOS DE ESTORNO/CRDITO
Aps a abertura das novas sries para os clientes que utilizam a opo de Estorno da
Primavera, necessrio a alterao da srie que est parametrizada nos documentos, para tal
aceder a
Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Logstica &
Tesouraria | Outros Utilitrios | Estorno/Crdito

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Confirmar a alterao em
Primavera | Tabelas | Vendas | Documentos de Venda

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LANAMENTOS DE DOCUMENTOS DO ANO ANTERIOR


Aps a abertura das novas sries, por vezes ainda necessrio o utilizador lanar documentos
respeitantes ao ano anterior, no entanto j se encontra definida um nova srie de defeito para
os documentos que so gerados automaticamente pela aplicao, temos por exemplo os
seguintes documentos:

MOV Movimento em conta


Documento de Tesouraria - Primavera | Tabelas | Tesouraria | Caixa e Bancos |
Documentos de Tesouraria
Gerado automaticamente quando lanada uma liquidao por exemplo recibo ou nota
de pagamento

RET Reteno
Documento de Tesouraria - Primavera | Tabelas | Tesouraria | Pagamentos e
Recebimentos | Documentos de Conta Corrente
Gerado automaticamente quando liquidado um documento com reteno

ENC Encargos
Documento de Inventrio - Primavera | Tabelas | Inventrio | Documentos de Stock
Gerado automaticamente quando lanado documento de compra com afectao de
encargos

AIP Acerto de Inventrio Positivo


Documento de Inventrio - Primavera | Tabelas | Inventrio | Documentos de Stock
Gerado automaticamente quando fechado o inventrio

AIN Acerto de Inventrio Negativo


Documento de Inventrio - Primavera | Tabelas | Inventrio | Documentos de Stock
Gerado automaticamente quando fechado o inventrio

VPT Variao de Preo na Transformao


Documento de Inventrio - Primavera | Tabelas | Inventrio | Documentos de Stock
Gerado automaticamente quando por exemplo nas compras o documento factura
gerado com base na guia de remessa ambos afectam a valorizao do artigo e o valor
que consta nos 2 documentos diferente

Ao lanar documentos com data do ano anterior que gerem documentos automticos,
possvel que surja mensagem de erro a indicar que a data do documento no se encaixa no
perodo definido para a srie. Nessas circunstncias ser necessrio ajustar a configurao das
sries destes documentos para que a srie do ano anterior passe a ser a srie por defeito e
permita a alterao da data, bem como deixar de sugerir a data de sistema. Abaixo fica o
exemplo para o documento MOV

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Primavera | Tabelas | Tesouraria | Caixa e Bancos | Documentos de Tesouraria

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RECURSOS HUMANOS
No mdulo de Recursos Humanos a operao a executar Abertura de Ano que se encontra
disponvel no Administrador Primavera.
Esta operao pode ser realizada vrias vezes para o mesmo ano/exerccio, sendo actualizados
os dados das frias caso exista alguma alterao.

Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Recursos Humanos |


Abertura de Ano

O assistente de Abertura de Ano, permite criar o ano seguinte ao actual inicializando os


dados relevantes para o novo ano, bem como actualizao relativa a informao sobre frias e
histrico. Deve ser indicado o ano a criar e a informao de frias que se pretende transitar do
ano actual para o novo ano, para prosseguir clicar em Confirmar.

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NOTA:
Mediante as opes seleccionadas o comportamento de marcao de frias respeitantes ao ano anterior diferente,
como tal avaliar qual o funcionamento pretendido antes de picar as opes para criao de novo exerccio nos
Recursos Humanos.

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DEFINIO DO CALENDRIO
Para cada ano necessrio definir o calendrio no que diz respeito a feriados, para tal
necessrio aceder ao Administrador Primavera para efectuar a configurao genrica e nas
tabelas do Primavera para efectuar a configurao por estabelecimento devido aos feriados
distritais.
Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Recursos Humanos |
Calendrio da Empresa

Podemos definir os feriados manualmente para o ano em questo ou em alternativa clicar no


boto Feriados do Ano Anterior para usar esta informao como base e depois proceder a
alteraes caso necessrio.

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Relativamente aos feriados distritais caso a empresa tenha mais do que um estabelecimento e
estes sejam em distritos diferentes, os feriados distritais no devem ser configurados no
calendrio da empresa mas sim nos feriados afectos aos estabelecimentos.
Primavera | Tabelas | Gerais | Calendrio | Feriados

Ao seleccionar o estabelecimento podemos carregar o calendrio genrico que foi definido no


Administrador Primavera e posteriormente acrescentar os feriados distritais, ou em alternativa
puxar as definies do ano anterior. Ambas as opes referidas esto disponveis no menu
Contexto.

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EQUIPAMENTOS E ACTIVOS
Relativamente ao mdulo de Equipamentos e Activos o assistente a executar no Administrador
Primavera Operaes de Fecho do Exerccio, no entanto antes desta operao ser realizada,
existem algumas tarefas que devem estar concludas, nomeadamente:
 Processamento de Depreciaes para o ano actual estar completo (ter em considerao
que o ms 13 deve estar processado)
Primavera | Equipamentos e Activos | Processamentos e Documentos | Depreciaes

 Processamento dos Mapas Fiscais


Primavera | Equipamentos e Activos | Processamentos e Documentos | Depreciaes

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Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Equipamentos e


Activos | Operaes de Fecho do Exerccio

O assistente Operaes de Fecho do Exerccio, permite fechar o exerccio actual actualizando


o novo exerccio/ano.

Aps o processamento dada mensagem em que informa se a operao foi ou no executada


com sucesso.

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Caso seja necessrio reabrir o ano anterior, desde que no existam lanamentos no ano
seguinte, possvel acedendo opo Anulao em vez da opo Fecho.

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DEFINIO DO EXERCICIO DE TRABALHO


Por forma a definir qual o exerccio que o mdulo Equipamentos e Activos dever sugerir por
defeito dever realizar esta configurao no Administrador Primavera, identificando qual o
exerccio de trabalho.
Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Equipamentos e
Activos | Parmetros da Empresa | Gerais

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CONTABILIDADE
No mdulo de Contabilidade, aps ser realizado o respectivo fecho de contas incluindo os
apuramentos de resultados, chega a vez de ser processado o assistente de Criao de
Documento de Abertura, que se encontra disponvel no Administrador Primavera.
Esta operao pode ser realizada vrias vezes para o mesmo ano/exerccio, cada vez que
executado este assistente, caso j exista um documento de abertura para o ano em questo, o
mesmo substitudo.
De salientar que a partir do momento em que executada a operao de Gesto de Exerccios
para criao do novo ano/exerccio, passa a ser possvel efectuar lanamentos contabilsticos
no novo ano, mesmo sem ter o documento de abertura criado. Desta forma possvel terminar
lanamentos e efectuar fecho de contas do ano anterior e ao mesmo tempo lanar a
contabilidade do ano actual.

Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Contabilidade |


Criao do Doc. De Abertura

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Indicar para que exerccio se pretende criar o documento de abertura, garantir que no canto
superior direito apresenta a passagem de dados entre os exerccios correctos. Validar tambm
se o dirio e o documento sugeridos esto correctos, caso contrrio inserir os dados correctos,
antes de prosseguir com a abertura do exerccio, validar a informao nos diversos separadores
e activar as opes pretendidas. Aps todas estas configuraes efectuadas, para prosseguir
com a criao do documento de abertura, clicar em Confirmar.

Dependendo da verso que tenha instalada, dever ter em ateno as seguintes opes neste
utilitrio:

Numerao automtica
Quando esta opo est activa, o sistema sugere o prximo nmero livre de dirio e
documento, caso contrrio o sistema liberta os numeradores para que o utilizador os
insira manualmente.

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Passar o saldo na moeda original, para as contas com o prefixo


Esta opo permite que o saldo seja criado, agrupado pela moeda origem. Para esta
opo funcionar, o utilizador tem de indicar os prefixos das contas s quais deseja
aplicar este comportamento. Esta opo til em contas de disponibilidades, quando a
sua valorizao feita numa moeda externa, por exemplo uma conta bancria em USD.

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Criao de contas em falta


Se a opo estiver activa, o sistema cria no exerccio N+1 as contas em falta que
necessita para gravar o documento.

Reflexes de Conta
As opes de conta (Analtica/Centros de custo/Funes), indicam ao sistema para
efectuar as reflexes indicadas nas diversas contas do documento de abertura.

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Aps o processamento, dada mensagem em que informa se a operao foi ou no executada


com sucesso.

Pode ainda dar-se o caso de existirem contas, que no exerccio de destino so contas
integradoras e que no exerccio de destino so contas de movimento, neste caso a aplicao
questiona qual(is) a(s) conta(s) a utilizar.

NOTA:
O documento de abertura pode ser gerado tantas vezes quantas seja pretendido, a aplicao automaticamente
quando cria o novo lanamento contabilstico valida se j existe algum documento de abertura e caso exista, elimina
o mesmo. Caso por algum motivo, aps inmeras tentativas de criao de documento de abertura, os saldos
apresentados no balancete e/ou extracto no se apresentem correctos, aconselhvel executar a operao de
reconstruo de acumulados no Administrador Primavera, rea da Contabilidade.

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DEFINIO DO EXERCICIO DE TRABALHO


Por forma a definir qual o exerccio que o mdulo Contabilidade dever sugerir por defeito
dever realizar esta configurao no Administrador Primavera, identificando qual o ano de
trabalho.
Administrador Primavera | Empresas (Todas) | Seleccionar a Empresa | Contabilidade |
Parmetros da Empresa | Gerais

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