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Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

NIO PADILHA

NIO PADILHA
ADMINISTRAO
DE ESCRITRIOS
DE ARQUITETURA E ENGENHARIA
Os bastidores dos negcios bem sucedidos:
do processo de escolha dos scios determinao
dos preos (passando pelo treinamento
dos empregados, sistematizao de processos,
controle financeiro e Marketing)

1a edio janeiro de 2013

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

"Inexiste no mundo coisa mais bem


distribuda que o bom senso, visto que
cada indivduo acredita ser to bem
provido dele que mesmo os mais difceis
de satisfazer em qualquer outro aspecto
no costumam desejar possu-lo
mais do que j possuem".

REN DESCARTES

Filsofo, fsico e matemtico,


no primeiro pargrafo do livro
O DISCURSO DO MTODO

NIO PADILHA


ttulo: ADMINISTRAO DE ESCRITRIOS
DE ARQUITETURA E ENGENHARIA

Os bastidores dos negcios bem sucedidos:
do processo de escolha dos scios determinao
dos preos (passando pelo treinamento dos
empregados, sistematizao de processos,
controle financeiro e Marketing)
1 edio, 2013

texto: nio Padilha

ilustraes: nio Padilha

apresentao: Ricardo Meira

prefcio: Rodrigo Bandeira de Melo

capa: Mrcio Shalinski
nio Padilha

foto na 4 capa: Helena Loch

produo executiva: urea Loch

projeto grfico: Mrcio Shalinski
nio Padilha

reviso gramatical

e ortogrfica: Vera Margarida Hime

editorao eletrnica: Mrcio Shalinski

reviso editorial: Clara Padilha

fotolitos impresso

e acabamentos: Grfica e Editora Pallotti

Copyright e direitos

autorais reservados

na forma da lei para: 893 Produes e Eventos Ltda
Catalogao na fonte
Padilha, nio, 1958
Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia / nio Padilha,
Balnerio Cambori-SC,:,
2013. 195p.:il.
Inclui Bibliografia
1. Engenharia. 2. Arquitetura. 3. Administrao 4. Estratgia
I. Ttulo
CDU: 658-8
Direitos Reservados - Impresso no Brasil - Printed in Brazil

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

Este livro dedicado a


Ana Clara Loch Padilha
fonte interminvel de alegria
e orgulho para toda a sua famlia

NIO PADILHA

SUMRIO
Prefcio (A dimenso empresarial do arquiteto/engenheiro) ............ 10
1 O DIA EM QUE EU ABRI O MEU
ESCRITRIO DE ENGENHARIA . ........................................... 13
Meu primeiro Escritrio . ................................................................ 13
O Empreendedor, o Tcnico e o Gerente
(a metfora, de Michael Gerber) . ..................................................... 15
n

2 EMPREENDEDORISMO ................................................... 19
Caractersticas de um empreendedor ............................................... 19
Pode uma pessoa sem as caractersticas de um empreendedor tornar-se
um bom empresrio? ....................................................................... 23
n

3 AS TEORIAS DA ADMINISTRAO ...............................


Tudo comeou com Taylor ..............................................................
Teoria da Administrao Cientfica . ................................................
Teoria Clssica da Administrao ....................................................
Teoria das Relaes Humanas . ........................................................
Teoria da Burocracia Estruturalista ..................................................
Teoria Neoclssica ...........................................................................
Teoria Comportamental ..................................................................
Teoria dos Sistemas na Administrao .............................................
Teoria da Contingncia ...................................................................
Alm das Teorias .............................................................................
Concluses deste captulo . ..............................................................
n

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4 A CRIAO DO ESCRITRIO
DE ENGENHARIA/ARQUITETURA ........................................ 39
Modelo de Negcio ......................................................................... 39
O Administrador Profissional .......................................................... 41
Crenas, Valores e Princpios ........................................................... 42
O passo-a-passo para abrir um escritrio .......................................... 45
O Plano de Negcio ........................................................................ 46
A Contabilidade da empresa . .......................................................... 47
O papel dos contadores na sobrevivncia das micro e pequenas
n

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

empresas (Cludio Raza) ................................................................. 49


O Contrato Social ........................................................................... 53
5 AS REAS DA ADMINISTRAO .................................... 60
Uma introduo ao estudo das grandes reas da Administrao ....... 60
n

6 ADMINISTRAO DA PRODUO ............................... 62


O conceito de Administrao da Produo ...................................... 62
Tarefas do Administrador da Produo ............................................ 62
Produtos de um Escritrio de Arquitetura/Engenharia .................... 63
Projeto ............................................................................................ 63
Consultoria e Assessoria .................................................................. 64
Insumos necessrios para a produo em Escritrios de Arquitetura/
Engenharia ...................................................................................... 65
O processo de transformao de insumos em produtos . .................. 67
Sistematizao de Processos (o desenvolvimento dos Algoritmos) .... 68
Algoritmo de Tarefa . ....................................................................... 70
Algoritmo de Servio . ..................................................................... 71
Ferramenta de Gesto (Ordem do Dia) ........................................... 74
Arranjos de Espao Fsico ................................................................ 78
Manual Interno de Procedimentos Operacionais ............................. 79
Definio do escopo dos produtos do escritrio (o que deve estar
includo no servio oferecido ao mercado) . ..................................... 91
Determinao do tempo necessrio para a realizao de cada servio
oferecido ao mercado ...................................................................... 86
n

7 ADMINISTRAO DE PESSOAS . ....................................


Os conceitos de Administrao de Recursos Humanos ....................
As Tarefas do Administrador de RH ................................................
Quem precisa de empregados ..........................................................
Tarefas e rotinas operacionais de um escritrio ................................
Por que arquitetos e engenheiros relutam tanto
em contratar uma secretria . ...........................................................
Qual o jeito certo de contratar uma secretria ...............................
O que o empregado quer (ou espera) do seu escritrio ....................
O que o seu escritrio deve querer (ou esperar) dos seus empregados ....
n

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NIO PADILHA

O treinamento dos empregados e o sucesso do escritrio ................. 98


Por onde comear . .......................................................................... 99
A poltica Geral de RH . ................................................................ 101
8 ADMINISTRAO FINANCEIRA 1 . .............................. 102
Os Conceitos Gerais de Administrao Financeira . ....................... 102
As Tarefas do Administrador Financeiro ........................................ 103
n

9 ADMINISTRAO FINANCEIRA 2 . .............................. 105


Quanto custa ter um Escritrio de Arquitetura/Engenharia . ......... 105
Custos de Instalao de um Escritrio de Arquitetura / Engenharia .... 105
Custo Fixo Operacional (quanto custa manter aberto um escritrio de
Engenharia / Arquitetura, mesmo que no haja servio contratado ..... 109
Custo Direto de Produo (quanto custa produzir um projeto ou uma assessoria ou consultoria) .................................................. 118
Carga Tributria, Informalidade e Mortalidade Empresarial .......... 121
Concluso deste Captulo . ............................................................ 123
n

10 ADMINISTRAO FINANCEIRA 3 . ............................


Remunerao do Profissional em um Escritrio de Arquitetura/
Engenharia ....................................................................................
Pro labore . ....................................................................................
Remunerao sobre servios realizados ..........................................
Distribuio de Lucros ..................................................................
n

125
125
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130

11 ADMINISTRAO FINANCEIRA 4 . ............................ 131


Uma reflexo sobre o valor comercial do seu tempo
(ou de quanto podemos cobrar pelo uso do nosso tempo) ............. 132
Apresentao sumaria do novo modelo de
precificao de servios de Arquitetura e de Engenharia . ............... 134
Uma palavrinha sobre precificao de servios de
acordo com o senso comum .......................................................... 135
Uma discusso (necessria) sobre os modelos de precificao existentes
(por que os modelos de precificao atualmente adotados esto
equivocados - e porque eles continuam sendo utilizados) . ............. 136
Por que sou contra a existncia de Tabelas de Honorrios para
Entidades de Classe ....................................................................... 141
n

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

Em cada Escritrio uma tabela prpria de honorrios . .................. 145


Um novo Modelo de Precificao para Servios de Engenharia e de
Arquitetura .................................................................................... 147
12 ADMINISTRAO DO MERCADO .............................. 150
Tarefas do Administrador de Mercado
(Gerente ou Diretor de Marketing) ............................................... 150
Breve histria do marketing no mundo ......................................... 151
A definio de Marketing .............................................................. 154
As caractersticas da prestao do servio e o marketing ................. 156
Diferencial Competitivo e Vantagem Competitiva ........................ 157
Breve apresentao da SCP e da RBV ............................................ 158
Heterogeneidade de Recursos e Diferencial Competitivo . .............. 159
Os Recursos de um Escritrio como fonte de Diferencial Competitivo ..... 161
Estrutura da empresa . .................................................................... 162
Imagem da empresa e dos seus proprietrios .................................. 163
Capacidade de Produo ............................................................... 163
Preparo Tcnico e empresarial ....................................................... 164
Redes de Relacionamento . ............................................................ 166
Concluses do Captulo ................................................................ 166
n

PALAVRAS FINAIS ................................................................ 167

10

NIO PADILHA

PREFCIO
A dimenso empresarial do arquiteto/engenheiro
Conheci o engenheiro nio Padilha na situao de orientador de sua dissertao
de Mestrado em Administrao ainda quando estava na Universidade do Vale
do Itaja, em Santa Catarina. nio se apresentou como escritor e pensador
sobre a atuao gerencial e empresarial do profissional de Engenharia e
Arquitetura. De pronto identifiquei-me com suas propostas. Durante minha
formao de engenheiro civil, mestre e doutor em Engenharia de Produo,
o lado gestor desses profissionais sempre me interessou. Ainda na faculdade,
iniciei uma empresa de garagem com um amigo estudante de Engenharia
para o desenvolvimento de softwares comerciais, entrando no ento mundo
dos computadores pessoais que no era acessvel para vrias empresas. Em
seguida, empreendi dois prdios residenciais, projetos executados pela
empresa de engenharia da minha famlia. Durante minha formao na psgraduao, especializei-me na gesto estratgica de empresas de construo
e Engenharia. Passados 10 anos aps o trmino do meu doutorado, em
atividades continuas como professor e pesquisador em Administrao no
Brasil e no exterior, constato como as ideias que o nio Padilha colocara j
em 1998 permanecem atuais. Este livro uma prova disto. Como tambm
da sua qualidade como escritor e pensador.
As dcadas de 1980 e 1990 e o incio da primeira dcada de 2000 no foram
boas para a atividade da Arquitetura e Engenharia. O ciclo das grandes
obras de infraestrutura da dcada de 1960 e 1970 terminara. O mercado
imobilirio no decolava por falta de financiamento. Iniciativas engenhosas
para viabilizar o autofinanciamento mostraram-se ineficazes. Como
consequncia, vrios profissionais da rea migraram para outras reas, como
o setor financeiro. Hoje o cenrio outro. Crdito mais acessvel e a srie de
projetos de infraestrutura requerem profissionais capacitados e cada vez mais
especialistas. O paradoxo desse movimento que enquanto a formao do
engenheiro e do arquiteto se especializa crescentemente para lidar com essas
demandas, a necessidade de desenvolver nesses profissionais competncias
em gesto tambm aumenta exponencialmente.
Tratar o engenheiro e o arquiteto como um profissional liberal simplesmente

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

11

retira-o do contexto organizacional. Esses profissionais no operam em um


vcuo: eles devem gerenciar projetos, equipes, unidades organizacionais,
interagir com clientes, dentro de uma cultura organizacional e seguindo
uma estratgia competitiva. Nos captulos desta obra, nio Padilha
apresenta de maneira detalhada e didtica os principais aspectos da
dimenso organizacional dos escritrios de arquitetura e engenharia. nio
sistematiza operaes e rotinas necessrias para a gesto dos escritrios ao
mesmo tempo em que motiva e urge a reflexo do leitor sobre os pontos
tcitos dessa atividade que devero ser apreendidos pela experincia.
Um escritrio de Arquitetura ou Engenharia, por menor que seja, uma
organizao. Por mais que o arquiteto ou engenheiro seja a pea central
dessa organizao, ele necessrio, mas no suficiente. Haver necessidade
de contratar pessoas, gerenciar a equipe e terceirizados para que a
organizao oferte seus servios aos clientes. Talvez o grande desafio para
esses profissionais seja aceitar e compreender a existncia dessa dimenso
organizacional que os transcende. Diferentemente de normas tcnicas,
ferramentas gerenciais no tem valor em si prprio. Elas so interpretadas,
legitimadas e aceitas pelas pessoas da organizao. A utilizao de
determinada ferramenta gerencial, como uma pesquisa de mercado, ou at
mesmo uma planilha, pode ter vrios significados para pessoas diferentes.
Enquanto para o arquiteto ou engenheiro a nica forma de se resolver um
problema, para outros profissionais de seu escritrio pode significar uma
perda de tempo, ou algo que impede novos insights e engessa a empresa.
O leitor ter, portanto, neste livro um ponto de alavanca para enfrentar
esses desafios da gesto dos escritrios de Engenharia e Arquitetura. Isso
sem perder de vista a fina linha que separa a tecnologia da arte da gesto.
Boa Leitura!
Paris, novembro de 2012.
Rodrigo Bandeira de Melo1

Engenheiro civil, mestre e doutor em Estratgia, Professor Ajunto


na Escola de Administrao de Empresas do Estado de So Paulo
da Fundao Getulio Vargas (FGV-EAESP) e professor convidado
na Universit Paris Dauphine e Universit Lyon III
1

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

13

O DIA EM QUE EU ABRI O MEU


ESCRITRIO DE ENGENHARIA

Me formei engenheiro eletricista pela Universidade Federal de Santa


Catarina, em 1986. A primeira coisa que eu fiz assim que me formei foi ir
para So Paulo. Era um sonho antigo. Uma paixo arrebatadora. Sempre
quis morar em So Paulo e aquela era a hora! So Paulo me fascinava pela
grandiosidade, pela diversidade de recursos, pelo acesso cultura e ao
conhecimento (na poca no havia internet nem nada parecido). Estava
decidido: eu seria mais um paulistano!
Cheguei em So Paulo no dia 9 de julho de 1986. Dia de festa na cidade:
a comemorao do aniversrio da Revoluo Constitucionalista de 1932.
Logo consegui emprego e comecei a trabalhar (com Engenharia de
Programao pela manh e Treinamento empresarial tarde). Morava ali
no bairro Paraso e era rato da biblioteca do Centro Cultural So Paulo,
na rua Vergueiro. Ganhava meu dinheirinho e colocava as contas em
ordem... mas...
Mas havia uma coisa com a qual eu no contava. Eu nasci numa cidade do
interior de Santa Catarina (Rio do Sul) e morei dez anos em Florianpolis.
Era um cara que gostava de andar na rua. Em Florianpolis fazia todos
os meus caminhos a p. Caminhava de madrugada por qualquer rua, de
qualquer bairro. As ruas de Florianpolis eram o meu quintal.
Em So Paulo eu no estava em casa. E comecei a sentir os efeitos disso logo
no segundo ms, quando minhas coisas foram roubadas do lugar onde eu
morava. Algumas semanas depois, num supermercado, num momento de
distrao (coisa de caipira), algum levou minha pasta, com documentos,
dinheiro, trabalhos em andamento... Foi um episdio muito desagradvel,
pois alm das perdas materiais, comeou a pesar a sensao de impotncia.
Aquela desagradvel sensao de que o controle sobre a situao estava acima
da minha capacidade. Nos meses seguintes, por mais que eu ficasse atento
(paranico) ainda fui roubado outras duas vezes.

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

19

EMPREENDEDORISMO

Este livro no sobre empreendedores ou sobre empreendedorismo. Um


profissional que possui um escritrio de Arquitetura ou de Engenharia
nem sempre um empreendedor. Muitas vezes apenas algum que, num
determinado momento da carreira, teve um ataque de empreendedorismo,
como descrito no livro de Michael Gerber (citado no captulo 1).
Portanto, o objetivo deste captulo permitir que voc, leitor, avalie a sua
maior ou menor tendncia em ser (de fato) um empreendedor. Caso no
seja, no desespere. Saiba que possvel ser um excelente empresrio sem
ser empreendedor, pois uma coisa no depende da outra.
Num estudo que fiz, durante o Mestrado em Administrao, foram
relacionadas diversas caractersticas de empreendedores, mencionadas em
artigos e livros escritos por mais de 40 autores do mundo todo abordando
o tema empreendedorismo .
Ambio
Autoconfiana
Autonomia
Autoridade Formal
Bom Senso
Busca de responsabilidades
Busca pelo Poder
Capacidade para analisar Riscos
Capacidade para utilizar e
controlar recursos
Competitividade
Comprometimento
Comprometimento com Oportunidade
Comprometimento com recursos
Comunicao

Conhecimento
Conhecimento Tcnico
Contatos Pessoais
Controle Interno
Criatividade
Determinao
Dinamismo
Disposio para assumir Riscos
Dissociabilidade
Estratgia
Estrutura Administrativa
Filosofia de Recompensas
Flexibilidade
Fora
Idealizao

Aqui elas aparecem em ordem alfabtica. (Voc pode, se quiser, fazer um x diante das cinco
caractersticas que voc considera ter com mais intensidade)
3

NIO PADILHA

24

AS TEORIAS DA ADMINISTRAO

Eu no tenho iluses. Talvez voc, leitor, no termine de ler este


captulo. Porque Engenheiros e Arquitetos (geralmente) no gostam
de ler nada que no seja diretamente ligado aos conhecimentos
tcnicos das suas profisses. Alm disso, muitos deles consideram
que Administrao uma coisa muito simples e que no necessrio
estudar para se entender do assunto. Acreditam que Administrao se
aprende na escola da vida.
Como diz o meu amigo Roberto Caproni5, A universidade da vida uma
excelente escola. O problema que as mensalidades so muito altas, pagase primeiro para se aprender depois e, na imensa maioria das vezes, leva-se
muito tempo para aprender as coisas importantes. Alm do mais, o grande
problema da escola da vida que ela mata todos os seus alunos no dia da
formatura.
Assim como meu amigo Caproni, eu tambm no recomendo a Escola
da Vida para quem quiser se tornar um Administrador. No se deve
esperar que os conhecimentos de Administrao necessrios para fazer
uma empresa progredir sejam frutos do acaso ou do talento natural do
profissional. Para administrar corretamente necessrio ter conhecimento
e domnio das tcnicas. No coisa para principiante. E o seu escritrio
de Arquitetura ou de Engenharia no deve ser exposto a esse risco.
Portanto, prepare-se. Ajeite-se na cadeira. Voc ser apresentado s
principais Teorias da Administrao bem como aos seus principais autores
e divulgadores. Tentarei ser breve. Prometo.
n

TUDO COMEOU COM TAYLOR

Nos ltimos cento e vinte anos a Administrao tem sido desenvolvida a


Roberto Caproni. Dentista mineiro, que escreve excelentes livros sobre marketing
para a rea da sade. http://www.caproni.com.br
5

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

39

A CRIAO DO ESCRITRIO
DE ENGENHARIA/ARQUITETURA24

luz. E, por conta disso, a maioria dos escritrios de Engenharia e de


Arquitetura passa por momentos muito duros nos primeiros anos de vida.
Muitos desses momentos difceis podem ser evitados com algum
conhecimento tcnico e planejamento racional.
A primeira coisa a fazer quando se pensa em abrir um escritrio de
Engenharia decidir qual a forma legal da constituio da empresa.
n

O MODELO DE NEGCIO

Um profissional de Engenharia ou Arquitetura pode se estabelecer no


mercado com um Escritrio Profissional sob a forma de Profissional
Liberal Autnomo, ou em sociedade com outras pessoas.
A Firma Individual constituda apenas por uma pessoa, sendo que a
Razo social dessa o Nome do proprietrio. Essa forma de constituio
usada quando a pessoa abre uma loja, por exemplo, e no tem scio.
Porm, em algumas atividades de profisso regulamentada ( o caso da
Engenharia e da Arquitetura) no aceito esse tipo de empresa.
No caso de se estabelecer como autnomo, o profissional deve se registrar
na Prefeitura e no Crea.
No existe limite quanto ao rendimento mensal ou anual e nem quanto
ao nmero de empregados, ou seja: no existem impedimentos para que o
profissional contrate trabalhadores como empregados, desde que respeite
as determinaes legais.

Para a construo da primeira parte deste captulo, sobre estruturao da empresa, o autor
contou com a valiosssima contribuio de Edenir Niehues, contadora, no Escritrio Skala
Contabilidade Ltda, em Balnerio Cambori-SC - http://www.skalcontabilidade.com.br
24

60

NIO PADILHA

REAS DA ADMINISTRAO

Como foi visto no captulo 3, sobre as Teorias da Administrao, a Teoria


da Administrao Cientfica, de Taylor, dedica-se s questes relativas
s Tarefas. Ao fazer, no cho de fbrica, o trabalho seguinte, a Teoria
Clssica, de Fayol, tem como preocupao bsica a nfase na estrutura. A
Teoria da Burocracia Estruturalista e, mais tarde, a Teoria Estruturalista
seguem essa mesma preocupao prioritria com a estrutura. Mais tarde,
a Teoria Neoclssica que combina conceitos da Administrao Cientfica,
da Teoria Clssica e da Burocracia Estruturalista, segue com a nfase,
tanto nas tarefas, quanto na Estrutura
A Teoria das Relaes Humanas coloca em cena a preocupao com as
pessoas. A Teoria Comportamental, que, como vimos, uma reviso
ampliada e melhorada da Teoria das Relaes Humanas, segue dando
nfase s Pessoas.
O ambiente aparece como preocupao e objeto de anlise com o advento
da Teoria da Contingncia. Posteriormente desenvolveu-se, no mbito
dessa mesma Teoria, a nfase na tecnologia, particularmente para as
Tecnologias da Informao.
Como se v, cada uma dessas cinco variveis - tarefas, estrutura, pessoas,
ambiente e tecnologia - foi em algum momento, objeto importante de
alguma teoria administrativa, marcando o desenvolvimento da Teoria Geral
da Administrao (TGA). E cada uma dessas teorias da Administrao
procurou privilegiar ou enfatizar uma dessas cinco variveis, omitindo ou
relegando a um plano secundrio todas as demais.
Assim, a prpria administrao acabou por se dividir em reas,as grandes
reas da Administrao, que so as seguintes:
Administrao da Produo (ocupa-se da sistematizao de tarefas e
operaes. A definio de como, onde e quando as coisas so feitas para
que a empresa se torne produtiva);

NIO PADILHA

62

6
n

ADMINISTRAO DA PRODUO

SISTEMATIZAO DE PROCESSOS

Niguel Slack31 afirma que a produo a funo central das organizaes


j que aquela que vai se incumbir de alcanar o objetivo principal da
empresa, ou seja, sua razo de existir
Podemos dizer que a Administrao da Produo consiste em organizar
e controlar o processo produtivo, desde o acesso s matrias primas
at a entrega ao cliente. o conjunto de atividades (processos) que
transformam insumos (recursos) em bens e servios (produtos) que sero
disponibilizados pela empresa para comercializao.
Mas, o que significa ADMINISTRAO DA PRODUO para
um escritrio de Engenharia ou Arquitetura? Quais so os processos?
Quais so os insumos utilizados? Qual o produto de um escritrio
de Engenharia ou Arquitetura? E como o processo produtivo pode ser
definido, sistematizado e controlado?
Vamos por partes. Primeiro vamos apresentar as tarefas e responsabilidades
do Administrador da Produo, num Escritrio de Arquitetura ou de
Engenharia:
Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os procedimentos)
Emitir as Ordens do Dia (distribuir as tarefas de rotina);
Responsabilizar-se pela execuo (sua prpria, de empregados ou
de terceiros) das tarefas que resultem nos produtos que a empresa
disponibiliza ao mercado;
Definir os arranjos de espao fsico e equipamentos para que os servios
sejam adequadamente produzidos;
31

SLACK, Nigel et al. Administrao da Produo. So Paulo. Atlas. 1999

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

91

ADMINISTRAO DE PESSOAS

A Administrao de Pessoas uma atividade essencial da empresa, cujo


objetivo gerir, de forma estratgica, os seus recursos humanos.
O Administrador de Pessoas, num escritrio de Arquitetura ou de
Engenharia, a pessoa responsvel por:
Planejar e implementar a poltica de recursos humanos do escritrio (o
que inclui o plano de cargos, funes e remuneraes);
Planejar e executar os processos seletivos;
Planejar e organizar os treinamentos do pessoal;
Controlar a folha de pagamentos (e encargos sociais correspondentes);
Negociar frias, feriados e folgas com os empregados;
QUEM PRECISA DE EMPREGADOS?34
Muitos escritrios de Arquitetura e de Engenharia, no Brasil, funcionam
sem um nico empregado. Nem uma secretria. apenas o profissional que,
sozinho, cuida de todas as tarefas. Infelizmente isso uma realidade em um
nmero muito maior de escritrios do que a maioria de ns imagina.
n

So o que eu chamo de euscritrios de Engenharia ou de Arquitetura


Uma empresa (qualquer empresa, e isso inclui um escritrio de Arquitetura
ou de Engenharia) deve utilizar os seus recursos para produzir aquilo
que ir disponibilizar ao mercado (os produtos) proporcionando, assim,

Existe muita discusso (na minha opinio, sem necessidade) sobre como devemos
nos referir s pessoas que trabalham nos nossos escritrios: empregados, funcionrios,
servidores, colaboradores, clientes internos, parceiros, etc. Neste livro optamos pela
palavra EMPREGADO pois entendemos que se a pessoa tem um emprego, trabalha em
um emprego... ela , naturalmente, um empregado. No dicionrio o termo empregado
definido como pessoa fsica que presta servios de carter contnuo a um empregador, sob
a subordinao dele e mediante salrio.
34

102

NIO PADILHA

ADMINISTRAO FINANCEIRA

Se voc o responsvel pela administrao financeira do seu escritrio,


existem algumas coisas que voc precisa saber.
A primeira delas ... o que vem a ser, afinal, ADMINISTRAO FINANCEIRA?
Comecemos pelo princpio: FINANAS so os recursos disponveis
circulantes em espcie (ou seja: em dinheiro mesmo), que sero (ou
podero ser) utilizados pela empresa em transaes e negcios com
transferncia e circulao de dinheiro. Simples!
O resultado financeiro , provavelmente, o indicador mais utilizado para
determinar o sucesso ou o fracasso das estratgias de uma empresa. A
Administrao Financeira considerada to importante porque a boa
administrao das finanas de uma empresa pode garantir que as intenes
de uma estratgia transformem-se em realidade.
Em um escritrio de Arquitetura/Engenharia no poderia ser diferente. E
existem vrios conceitos e instrumentos de Administrao Financeira que
o profissional deve conhecer e dominar para enfrentar esse desafio.
Basicamente, a Administrao Financeira (Administrao das Finanas)
ocupa-se de analisar os recursos financeiros tanto no que diz respeito sua
origem quanto ao seu destino. Ou seja: a administrao financeira precisa
saber de onde vem, quando e como o dinheiro entra na sua empresa e
tambm como, quando e pra onde vai o dinheiro.
Administrar as finanas exige organizao e disciplina. Exige conhecimentos
bsicos de Contabilidade e de Economia, alm de mtodos de controle
cuja sofisticao deve ser adequada ao volume de recursos e quantidade de
movimentaes da sua empresa. Para uma empresa muito pequena, por
exemplo, uma caderneta de anotaes pode ser suficiente. Para uma grande
empresa, um servidor de muitos Terabytes e centenas de terminais... E para o
seu escritrio, o que voc achar que suficiente.

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

105

ADMINISTRAO FINANCEIRA 2

QUANTO CUSTA TER UM ESCRITRIO


DE ENGENHARIA/ARQUITETURA?
Essa uma pergunta interessante e que tem uma resposta complexa,
porm muito relevante.
n

Saber quanto custa abrir um escritrio, quanto custa mant-lo aberto/


funcionando e quanto custa produzir servios nele, o primeiro passo
para dimensionar corretamente os resultados obtidos.
Quem no tem conhecimento e controle dos custos no tem como saber
se est ganhando dinheiro ou tendo prejuzo.
Por isso as prximas trs sees vo nos mostrar quais so os custos que
precisam ser considerados em cada uma dessas trs situaes:
OS CUSTOS DE INSTALAO
Quanto custa abrir um escritrio de Arquitetura/Engenharia?
n

Abaixo apresentaremos os custos de abertura de um escritrio de


Arquitetura/Engenharia simples, para um profissional ou para uma
sociedade entre dois, trs ou quatro profissionais. Observe que, na lista
que apresentamos a seguir, no esto alocados os valores, pois eles mudam
em razo do tipo e tamanho do escritrio e tambm em funo da cidade
ou unidade da federao onde a empresa ser instalada.
Voc dever copiar esta lista para uma planilha (Excel, por exemplo) e
acrescentar a coluna de valores, para iniciar o seu planejamento42.

Um modelo de planilha Excel atualizada com os custos de abertura, manuteno e produo


de um escritrio de Arquitetura/Engenharia est disponvel no endereo http://www.
eniopadilha.com.br/administracao (utilize a senha disponvel na ltima pgina deste livro)
42

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

10
n

125

ADMINISTRAO FINANCEIRA 3

REMUNERAO DO PROFISSIONAL

Geralmente, se o escritrio de Engenharia ou de Arquitetura tem um


nico profissional como proprietrio, o que acontece mais ou menos
o seguinte: as contas vo sendo pagas com dinheiro, cheque ou carto,
que tanto podem vir da conta do escritrio como da conta pessoal do
profissional. Depende de qual carto ou talo de cheques est mais mo
ou, de qual saldo ou limite est mais adequado quela despesa.
No comeo, o profissional tem a iluso de que est fazendo o controle de
cabea... depois de alguns meses, ele se d conta de que o mximo que
ele consegue controlar o saldo das contas. No existe controle algum
sobre a origem e o destino dos recursos financeiros. Pior: no h controle
algum sobre o que so despesas pessoais e o que so despesas do escritrio.
Se o escritrio tem scios, o controle geralmente um pouco mais
rigoroso. Ainda assim, comum que os scios paguem as contas do
escritrio com dinheiro prprio, que depois dever ser devidamente
ressarcido, claro. Esse controle de ressarcimentos nem sempre rigoroso,
mas... j bem melhor.
Nos dois casos, no entanto, uma coisa comum: no existe uma clareza
quanto ao valor do rendimento do profissional no escritrio. Pior:
em alguns casos, tem-se a iluso de que os profissionais sabem quanto
ganham, o que quase nunca verdade! (mais adiante saberemos porque).
No captulo anterior, quando falamos dos custos de manuteno do
escritrio, dissemos que estvamos em busca da resposta pergunta qual
o salrio efetivamente recebido pelo profissional proprietrio ou scio
do escritrio?.
Pois bem. Pode-se dizer que a remunerao do profissional scio ou
proprietrio de um Escritrio de Arquitetura ou de Engenharia se d em

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

11
n

131

ADMINISTRAO FINANCEIRA 4

A PRECIFICAO DOS SERVIOS

Duas coisas importantes:


1) se voc, por acaso, pulou os captulos anteriores e veio direto para
este... sinto muito. Voc ter de voltar. Porque a compreenso deste
captulo depende totalmente do perfeito entendimento dos conceitos
apresentados nos captulos anteriores. Todos os captulos.
Portanto, volte l, por favor. Conversaremos mais tarde.
2) Este captulo pretende apresentar um NOVO MODELO DE
PRECIFICAO PARA SERVIOS DE ARQUITETURA E DE
ENGENHARIA. Para que o modelo de precificao seja implementado
necessrio que haja um controle financeiro eficiente e que algumas informaes
sejam conhecidas pelo Administrador. Essas informaes so as seguintes:
a) Valor fixo mensal (pr-labore) que remunera as atividades dos
profissionais responsveis pela Administrao do Escritrio45;
b) Valor pago aos profissionais pela participao na produo dos servios
realizados pelo escritrio46;
c) O lucro que o escritrio pretende obter em cada tipo de servio
oferecido ao mercado;
d) Qual o custo da estrutura existente no escritrio (os custos de
instalao);
e) O custo fixo operacional do escritrio (quanto custa manter o escritrio
aberto, mesmo quando no h trabalhos contratados);
f ) O custo direto de produo de cada tipo de trabalho;
45
46

Veja a Tabela 1: Atividades do Administrador Financeiro, na pgina 103


Veja o item b) REMUNERAO SOBRE SERVIOS FATURADOS, na pgina 127

150

12

NIO PADILHA

ADMINISTRAO DO MERCADO

O sonho de consumo de 9 em cada 10 arquitetos ou engenheiros ter autoridade


no seu local de trabalho, liberdade de escolhas sobre horrios e autonomia sobre a
organizao do ambiente. E, claro, ter trabalho sobre sua mesa para ser realizado,
todos os dias. E que esse servio seja muito bem remunerado.
Isso no chega a ser uma utopia, evidentemente. Muita gente at consegue
isso. Mas, infelizmente, para a maioria dos profissionais, isso no passa de um
sonho. Porque, alm de todas as questes administrativas que precisam ser
enfrentadas (j vistas nos captulos anteriores deste livro) ainda tem a questo
do mercado: os servios precisam ser contratados. Algum precisa lidar com
os clientes antes de eles virarem clientes. Algum precisa colocar o trabalho
sobre a mesa do profissional.
a que entra o Administrador de Mercado (o diretor ou gerente de
marketing). Ele ser responsvel pelas seguintes tarefas:
Determinar os servios que sero disponibilizados pelo Escritrio ao
mercado;
Conceber as estratgias de obteno de Diferenciais Competitivos (que
tero como decorrncia a vantagem competitiva);
Determinar os clientes de interesse do Escritrio
Determinar, em sintonia com o Administrador Financeiro, os preos dos
servios oferecidos ao mercado pelo Escritrio;
Planejar e Executar os ambientes de trabalho no que diz respeito ao impacto
que eles tero na percepo que os clientes podem vir a ter sobre o Escritrio
e seus produtos;
Conceber e executar a identidade visual do Escritrio bem como todos os
instrumentos de comunicao direta.
Planejar e executar os impressos de comunicao institucional do Escritrio
(Carto de Visitas, Folder, Portiflio, etc)
Planejar e executar os contatos de prospeco de novos Clientes

Administrao de Escritrios de Arquitetura e Engenharia

167

PALAVRAS FINAIS
Este livro tem Doze Captulos. E podemos tirar dele uma dzia de Concluses
(no necessariamente uma por captulo).
1) Abrir um escritrio de Arquitetura/Engenharia requer algumas
caractersticas ou habilidades de empreendedor. Mas exige, sobretudo, a
percepo de que um negcio prprio uma responsabilidade que vai alm
das questes meramente tcnicas ou financeiras.
Um Escritrio de Arquitetura/Engenharia deve servir aos clientes (produzindo
servios de qualidade), aos empregados e fornecedores (inspirando confiana
e tranquilidade), aos colegas profissionais (valorizando a profisso) e,
principalmente, ao prprio arquiteto/engenheiro (garantindo as melhores
condies de exerccio profissional digno, produtivo e lucrativo);
2) O primeiro passo para a abertura de um escritrio deve ser a anlise
cuidadosa das alternativas de Modelo de Negcio. Escritrio Individual,
Sociedade Simples, Associao entre profissionais ou sociedade entre
multiplos profissionais so Modelos de Negcios que tm prs e contras que
merecem uma ateno detida dos empreendedores iniciantes.
3) possvel abrir uma empresa sem um Plano de Negcio. Muita gente faz isso.
Mas tambm possvel construir uma casa sem projetos de Arquitetura e
de Engenharia. E os arquitetos e engenheiros sabem muito bem o que isso
significa.
4) A ESTRATGIA aquilo que a empresa faz, sistematica e deliberadamente,
para atingir os seus objetivos e cumprir a sua misso. E a maneira como uma
empresa administrada deve refletir a sua estratgia. Portanto, a estratgia
anterior Administrao e a Administrao deve ser entendida como a arte
de transformar a ESTRATGIA em ROTINA.
5) As teorias da Administrao (desde Taylor e Fayol at os dias de hoje) so