Manejo de proyectos y

control de riesgos

Centro de Desarrollo
Empresarial

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Agenda
1. Trminos clave en el manejo de proyectos
2. Principales factores de riesgo en el manejo de proyectos y sus posibles
causas
3. Algunas ideas de solucin y prevencin de riesgos
4. Sesin de preguntas

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TRMINOS CLAVE EN EL
MANEJO DE PROYECTOS

Trminos clave en manejo de proyectos

Programa:

Un conjunto de proyectos interrelacionados cuyo objetivo final

es el desarrollar una nueva
habilidad de negocio.

Que es la Administracin de Programas?

Coordinacin inter-proyectos

Un ambiente controlado y procesos para un

desarrollo eficiente

Requiere tcnicas y metodologas diferentes

para controlar su gestin

Dirige y verifica la calidad de cada uno de los

proyectos (un proyecto se mueve dentro de un
presupuesto, la Administracin de Proyectos
maneja los presupuestos).

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Administra la dinmica de cambio

Proyecto:

La asignacin de unos recursos

con el fin de alcanzar un
resultado especfico con un
presupuesto y plan de trabajo
claramente establecido.

Que es la Administracin de Proyectos?

Enfocada a proveer productos especficos

(como diseos de procesos, diseos de
cargos, aplicaciones de software, etc.)

Administra el alcance, la calidad, los

riesgos asociados y los esfuerzos con el
objetivo de proveer un producto
especfico

Menor duracin

La Gestin de proyectos incluye

Aplicacin de

Un conjunto de principios, mtodos,

herramientas y tcnicas para cumplir con
los requerimientos del proyecto.

Gerenciar un
proyecto incluye

El plan de gestin
del proyecto

Disciplina para

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es iterativo y puede alcanzarse a travs de

una elaboracin progresiva, lo cual incluye
un mejoramiento continuo y la obtencin de
un plan detallado de ejecucin

Identificar los requerimientos.

Establecer objetivos claros y alcanzables.
Balancear la relacin entre las restricciones
del proyecto

Realizar un trabajo eficiente y focalizado y

con un comportamiento orientado a la meta
Manejo transparente de riesgos
Planear con anticipacin y evitar incendios

Elementos clave de la Gerencia de Proyectos

restricciones identificadas.
1

Tiempo
4

Alcance

Recursos
7

Satisfaccin
del cliente
Page 6

Calidad

Costo

Riesgos

Elementos clave de la Gerencia de Proyectos

Areas de conocimiento.

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos

Areas de conocimiento.
GERENCIA DE PROYECTOS

4. Gerencia de integracin del proyecto

4.1 Desarrollar la carta de apertura del proyecto

4.2 Desarrollar la declaracin preliminar del alcance del
proyecto
4.3 Desarrollar el plan de gerencia del proyecto
4.4 Orientar y gerencia la ejecucin del proyecto
4.5 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
4.6 Control de cambios
4.7 Cerrar el proyecto

7. Gerencia de costos del proyecto

7.1 Estimativa de costos

7.2 Presupuesto
7.3 Control de costos

10. Gerencia de comunicaciones del proyecto

10.1 Planeacin de las comunicaciones

10.2 Distribucin de las informaciones
10.3 Informe de desempeo
10.4 Gerenciar de las partes interesadas

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5. Gerencia del alcance del proyecto

5.1 Planeacin del alcance

5.2 Definicin del alcance
5.3 Crear EAP
5.4 Verificacin del alcance
5.5 Control del alcance

8. Gerencia de calidad del proyecto

8.1 Planeacin de la calidad

8.2 Realizar aseguramiento de calidad
8.3 Realizar el control de calidad

11. Gerencia de riesgos del proyecto

11.1 Planeacin de la gerencia de riesgos

11.2 Identificacin de los riesgos
11.3 Anlisis cualitativo de riesgos
11.4 Anlisis cuantativo de riesgos
11.5 Planeacin de respuestas a riesgos
11.6 Seguimiento y control de riesgos

6. Gerencia del tiempo del proyecto

6.1 Definicin de las actividades

6.2 Secuencia de las actividades
6.3 Estimacin de recursos de las actividades
6.4 Estimacin de la duracin de las actividades
6.5 Desarrollo del cronograma
6.6 Control del cronograma

9. Gerencia de recursos humano del proyecto

9.1 Planeacin de recursos humanos

9.2 Contratar equipo de trabajo
9.3 Desarrollar equipo de trabajo
9.4 Gerenciar el equipo de trabajo

12. Gerencia de adquisiciones del proyecto

12.1 Planear compras y adquisiciones

12.2 Planear contrataciones
12.3 Solicitar respuestas de proveedores
12.4 Seleccionar proveedores
12.5 Administracin de contrato
12.6 Finalizacin de contrato

Elementos clave de la Gerencia de Proyectos

Procesos de gerenciamiento.

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos

Procesos de gerenciamiento.

Page 10

PRINCIPALES FACTORES DE
RIESGO EN EL MANEJO DE
PROYECTOS Y SUS POSIBLES
CAUSAS

Principales factores de riesgo en el

gerenciamiento de un proyecto

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Estos factores de riesgo, si no son gestionados de

manera adecuada y oportuna conllevan a

Mala planificacin, las estimaciones son poco realistas.

Mala gestin, se involucran al proyecto recursos sin

experiencia

Objetivos poco claros, contradictorios o cambios en los

objetivos durante la ejecucin del proyecto

Falta de apoyo y compromiso de los principales

stakeholders (usuarios, clientes, las partes intervinientes)

Mala comunicacin (interna o externa)

Falta de preparacin de la organizacin para recibir el

cambio

Soluciones implantadas de forma inadecuada en relacin

con la arquitectura de informacin (procesos de negocio o
tcnico)

Page 13

Analicemos las posibles causas de estas fallas

Proceso de iniciacin del proyecto

No existe un project charter del Proyecto

No se realiz el caso de negocio del proyecto

No se define y/o empodera oportunamente al

Gerente de Proyecto

No hay una clara descripcin del proyecto y/o los

objetivos del proyecto no estn claros

No se hace una buena venta del proyecto dentro

de la organizacin.

No se identificaron a todos los interesados

Page 14

Analicemos las posibles causas de estas fallas

Proceso de Planeacin del

proyecto

Page 15

No se realiza una planeacin oportuna o

suficiente

Las especificaciones son poco claras

No existe apoyo de la Alta Direccin

Equipo de Proyecto sin experiencia en planeacin

o en proyectos

No se consider la gestin de los riesgos

No se realiza un adecuado anlisis de

restricciones

Analicemos las posibles causas de estas fallas

Proceso de Ejecucin del proyecto

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Manejo inadecuado de la gestin integrada de cambios

El recurso humano asignado no cuenta con el perfil y/o

las habilidades necesarias

Desincronizacin de recursos o de actividades

Cambios no controlados en el alcance

Cambios no controlados en el cronograma

Falta de apoyo de la alta direccin

Cambios en las restricciones del proyecto no

manejadas apropiadamente

Falta de uso de tcnicas y herramientas de control de

proyectos

Analicemos las posibles causas de estas fallas

Proceso de Seguimiento y control

Page 17

No se establecieron puntos de chequeo

Inadecuado gestin de riesgos del proyecto

Seguimiento inoportuno y/o inadecuado a los

Proyectos

No se controlan los cambios de manera integrada

No hay sistemas de control operando

Analicemos las posibles causas de estas fallas

Proceso de cierre del proyecto

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Los productos entregados nos estn alineados

con las expectativas

El Producto est incompleto.

Preparacin insuficiente o nula para la

recepcin del Entregable por parte del cliente
o del usuario

ALGUNAS IDEAS DE
SOLUCIN Y PREVENCIN DE
RIESGOS

Factores claves de xito

1
Patrocinio por
parte de
presidencia / junta
directiva

La PMO debe demostrar el valor agregado que resulta de la

inversin agregada
Alto nivel de poder, autoridad y control sobre los proyectos
de inicio a fin
Gestin activa de lar resistencia al cambio y eliminacin de
barreras

2
Comunicacin
efectiva e
involucramiento de
los stakeholder
3
Aprender de
proyectos pasados
4
Planeacin estricta
y detallada
5

Distribucin de
recursos segn las
necesidades y
perfil requeridos

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Acordar las metas, establecer las mtricas de progreso, medidas

y reportes, y comunicar el xito

Crear repositorio de informacin

Utilizar como referencia las experiencias y lecciones aprendidas de
proyectos pasados

Reflejar en los planes de trabajo estimados de costos, esfuerzo, y

tiempo.
Incluir en el plan de trabajo y presupuesto holgura/contingencia

Asegurar que los recursos asignados cuenten con el conocimiento y

experiencia requerida, y estn capacitados en la gerencia de proyectos.
Identificar cuando es necesario contratar externos para que ayuden al
equipo a desarrollar las habilidades requeridas

Es necesario definir un modelo de proyectos.

Principios de un Modelo de Proyectos

... Un Modelo de proyectos evita

Iniciativas en desalineadas

Iniciativas en conflicto

Iniciativas aisladas

Objetivos equivocados

con el fin de que los programas y proyectos habiliten las

estrategias y los objetivos organizacionales

Institucionalizar el Modelo de Gobierno de

programas y proyectos
Compartir y coordinar recursos
transversales
Desarrollar de metodologas y estrategias
de administracin de proyectos, mejores
prcticas y estndares comunes
Administrar y consolidar los riesgos de
todos los proyectos centralizadamente
Coordinar las comunicaciones
Monitorear los cronogramas y presupuestos
a todo nivel en la organizacin
Alinear los estndares de calidad para todos
los proyectos entre los gerentes de
proyectos y cualquier ente interno o
externo

Es necesario administrar eficientemente los proyectos y programas entendiendo y ajustando la

del modelo de proyectos a las necesidades propias de la Empresa.

Page
21
operacin

Se debe definir como la gerencia de proyectos

reporta y gobierna los proyectos
Informar estado de
avance de los hitos.
Seguimiento del
alcance

Ejecutivo

Reportar avance
Seguimiento a

ruta
crtica
Seguimiento de
incidencias

a las incidencias
y dependencia
dependencias
Gestin de lnea base
Integrar esfuerzos de trabajo

Comit
directivo

Monitoreo

Frente de
trabajo
1

Page 22

PMO

Frente de
trabajo
2

Rol principal:
Aprobar recomendaciones de frentes
de trabajo
Resolver problemas entre frentes de
trabajo
Facilitar la integracin de esfuerzos
Rol principal:
Integracin y alineacin de los distintos frentes de
trabajo y
Velar por el cumplimento del plan de trabajo.
Comunicar el avance y estado del proyecto/programa
Velar por la coordinacin de los diferentes frentes del
proyecto, resaltando las dependencias entre las
diferentes iniciativas

Frente de
trabajo
3

Frente de
trabajo
4

Otros

Se deben priorizar los proyectos alineados con las

necesidades estratgicas y operativas

Alineacin de Estrategia

Alineacin de la estrategia a largo plazo

Cumplimiento

Crecimiento
Impacto financiero
(directo)

Impacto no financiero

Excelencia operacional

Incremento de margen Impacto en costos

Incremento de clientes Costos del Inventario

Incremento de la

capacidad para
soportar el crecimiento

Cambio FTE
Mitigacin del riesgo
Evitar costos
Satisfaccin del

empleado

Riesgo de la ejecucin
del proyecto

Page 23

Obtencin

Experiencia del cliente

Necesidades

de
clientes/socios

Alineacin

del cliente
de la estrategia del cliente
Mejorar ingresos de clientes
Control
Alineacin

oportuna de los beneficios

Presencia del cambio (interno y externo)
Capacidades organizacionales y aslistamiento

Se debe realizar una gestin adecuada de

riesgos
1

Planear la gestin
de riesgos

Identificar los
riesgos

Anlisis cualitativo
de los riesgos

Definir cmo realizar las

aactividades de gestin de riesgos
en los proyectos

Determinar que riesgos pueden

afectar el proyecto y documentar
sus caractersticas

Priorizar los riesgos para realizar

otros anlisis o acciones
posterioress, evaluando y
combinando su ocurrencia y
probabilidad de impacto

Anlisis cualitativo
de los riesgos

Planificar la
respuesta a los
riesgos

Realizar el
seguimiento y control
de riesgos

Anlizar numricamente el efecto

de los riesgos identificados en los
objetivos generales del proyecto

Desarrollar acciones y opciones

para mejorar las oportunidades y
reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto

Realizar el seguimiento a los riesgos

identificados, supervisar los riesgos
residuales, identificar nuevos riesgos,
ejecutar planes de respuesta a los
riesgos y evaluar su efectividad a lo
largo del ciclo de vida del proyecto

Page 24

Se debe llevar a cabo un programa de control

efectivo del proyecto / programa
(10) Comunicacin: Durante la
fase de monitoreo y control, el
rea de comunicaciones enfatiza
en el desarrollo de informes segn
el perfil de los interesados.

(8) Calidad: Medir los indicadores

claves de xito, para evaluar la
calidad de los resultados de los
proyectos.

(4) Integracin: rea de

conocimiento que contempla todo
el ciclo de vida del proyecto,
iniciando con el desarrollo del
project charter hasta el cierre del
proyecto. Incluye las actividades
relacionadas con gestin del
(5)Alcance, (6)Tiempo, (7) Costos y
(9) Recursos
(12) Proveedores:
Complementando la gestin de
recursos, existe un seguimiento
detallado a los proveedores, para
que se alineen a la estrategia de la
Empresa.

Page 25

(10) Comunicacin: Durante la

fase de monitoreo y control, el
rea de comunicaciones enfatiza
en el desarrollo de informes
segn el perfil de los
interesados.

(10) Comunicacin: El marco

general de E&Y contiene un
captulo separado, para la
gestin del cambio de cada uno
de sus proyectos.

Administracin
Del Cambio

Presentacin
de Informes

Gestin de
Beneficios

Alineacin
Estratgica y
casos de
negocios

Aceptacin del
Negocio

Medicin y
Seguimiento

Procesos de
Gestin de
proyectos

Compromiso y
Comunicacin a los
Interesados

Programa
de Control
efectivo

Ejecucin

Visin y
direccin
Patrocinio

Planificacin
Gobernabilidad

Recursos
(Gente, Factores
Culturales,
Tecnologa)

Gestin de Riesgos

(7) Costos: alinear la estrategia de la

Empresa con el alcance del proyecto, con
el fin de alcanzar las metas a corto y largo
plazo. Por ejemplo Reducir Costos,
Identificar nuevos mercados, etc.

(10) Comunicacin: En la fase de iniciacin,

la importancia de comunicar la necesidad
de la compaa y el soporte a los
proyectos, es de vital importancia para
lograr el correcto patrocinio.
(9) Recursos: Dependiendo de la
estructura organizacional y los roles que se
identifican durante los proyectos. Es
necesaria la administracin de un pool de
recursos de para maximizar su
disponibilidad.
(11) Riesgos: Como parte fundamental de
nuestro marco general, dedicamos especial
atencin a los riesgos en las fases de
planeacin y monitoreo y control.

PREGUNTAS.?

Manejo de proyectos y
control de riesgos