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LaOficinadeDireccindeProyectos(PMO)ysus10principalesatribuciones|JessRuizNicols

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La Oficina de
Direccin de
Proyectos (PMO) y
sus 10 principales
atribuciones
Al revisar la estructura de una empresa, o
el registro de interesados (stakeholders) de
un proyecto, es sencillo identicar el papel
y las funciones de algunas de las unidades
ms habituales en cualquier organizacin;

Search...

por

ejemplo,

el

Departamento

de

Finanzas, el Servicio de Informtica o el


equipo de comerciales. Otras unidades de

TAGS

antipatrones
Burocracia

Cascada

la organizacin no son tan conocidas y en


ocasiones ni siquiera tienen la visibilidad
que merecen. Tal es el caso de la Ocina

Comunicacin

de Direccin de Proyectos o Project

Conversaciones

Management Oce (en adelante, PMO),

Creatividad

que

resulta

ser

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generalmente

un
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departamento

Cultura del hroe

EOI

El Project Management Institute aporta

Equipo

Equipos
Errores

Esquema

Gartner

Gestin

Glosario

Gobierno

Hbitos

Libertad

Libros
Liderazgo
Lxico

Meritocracia
Metodologa
Modelo de avalancha

Motivacin
Objetivos
Orientacin a objetivos
PMBOK

PMI

PMO

la

direccin de proyectos a su cargo.

Documentacin

PMHut

en

organizacin dedicado a coordinar la

Delegar

Patrn

transversal

una denicin ms formal en su gua


PMBOK:

A project management
office
(PMO)
is
a
management
structure
that standardizes the
project-related governance
processes and facilitates
the sharing of resources,
methodologies, tools, and
techniques.
The
responsibilities of a PMO
can range from providing
project
management
support functions to
actually being responsible
for the direct management
of one or more projects.

PMP

Productividad

Proyectos

En muchas empresas o Administraciones

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Proyectos

Pblicas no existe la Ocina de Direccin

Reseas

Respeto

de Proyectos. En organizaciones pequeas

Software

Soporte

casi siempre es presincidble, y cobra

Tailoring

Tirita

mayor importancia conforme aumenta el

Tony Schwartz

gil

tamao

organizacin

la

complejidad

los

de

la

proyectos.

En

2016 Jess Ruiz

organizaciones grandes sus funciones a

Nicols | Most

veces se reparten entre la alta direccin,

projects most of the


time

los directores de proyecto, los tcnicos y


los mandos intermedios. Lo cierto es que
no existe

una

modelo

correcto

consensuado para disear y constituiruna


PMO, y en la prctica su implementacin
diere

completamente

de

una

organizacin a otra. An as, lo habitual es


que est formada por varias personas
cualicadas en direccin de proyectos y
perfectamente al tanto del rumbo del
negocio.
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En el proceso de implantacin de una

PROMO: Curso de preparacin de la certicacin PMP

PMO es muy recomendable abordar con


decisin

algunas

cuestiones

de

tipo

organizacional de las que depender el


xito de su trabajo. Por ejemplo, es
fundamental que la PMO nazca con una
misin y unas competencias claras, con la
autoridad necesaria y el respaldo de la
alta direccin. La cuestin de la autoridad
-y

esto

es

igualmente

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vlido

para
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directores de proyecto y programa- debe


quedar

completamente

resuelta

explcita, especialmente si se trata de


organizaciones no orientadas a proyectos,
donde adquiren mayor dicultad todas las
tareas transversales, como la reingeniera
de procesos, la gestin de proyectos y la
modicacin de grupos de trabajo.

Las 10 principales
atribuciones de una
PMO
Las funciones que puede desempear una
PMO son muchas y casi todas de carcter
transversal. Su papel puede llegar a ser
determinante para que los proyectos en
marcha lleguen a buen puerto, lo cual
afecta inevitablemente al apartado del
negocio. Es por ello que, insistiendo en lo
anterior, resulta imprescindible denir y
comunicar con claridad meridiana los
asuntos de los que se encargar esta
unidad, as como la autoridad que se le
otorga para cumplir su misin. La PMO
ser ineciente si su papel no est
claramente especicado y delimitado.
Algunas de las atribuciones habituales de
una PMO:
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1. Direccin de proyectos. Asumir la


direccin en exclusiva de determinados
proyectos o programas para los que no
se contratan nuevos directores. Siempre
que lo he visto se ha tratado de
proyectos de tamao reducido.
2. Alineamiento de proyectos y negocio.
Poner

nfasis

en

la

supervisin,

planicacin, priorizacin, ejecucin y


cancelacin de proyectos en funcin de
los planteamientos estratgicos de la
organizacin. Una de las funciones de la
PMO es velar porque comportamientos
y procedimientos desarrollados dentro
de los distintos proyectos concuerden
siempre con los objetivos del negocio.
3. Evaluacin de propuestas. Colaborar
en

la

evaluacin

de

potenciales

proyectos, analizar su viabilidad y su


conveniencia desde el punto de vista del
negocio y participar as en el proceso de
aprobacin o rechazo.
4. Coordinacin.

La

PMO

asume

frecuentemente el rol de coordinador


de directores de proyecto, programa,
portafolio,

alta

direccin,

patrocinadores y otros interesados.


5. Consultora.

El

project

manager

encuentra en la PMO a un grupo de


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expertos en direccin de proyectos


(normalmente, otros project managers)
a

los

que

problemas

pedir
y

consejo,

trasladar

plantear

sugerencias

relativas a las particularidades que


surgen en su proyecto. Aconsejar en
buenas

prcticas

de

direccin

de

proyectos dentro de los criterios de


tiempo, coste y calidad aceptables es
una de las principales atribuciones de
una PMO, siendo de especial utilidad
sus aportaciones a la gestin del
cambio y la integracin.Por otro lado,
es frecuente ampliar la consultora a
mbitos tcnicos, muy tpico de las PMO
de organizaciones TIC.
6. Conguracin.
metodologas,

Proporcionar
plantillas,

polticas,

herramientas informticas, tecnologas


de desarrollo, etc.
7. Garantizar el acceso a la informacin.
Actuar como punto de contacto y
gestionar el acceso a la documentacin
histrica y las lecciones aprendidas, as
como a la informacin de proyectos an
no cerrados.
8. Formacin.
programas

Disear
de

dirigir

formacin

de

los
la

organizacin, debiendo tener en cuenta


las necesidades de cualquier miembro
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del

equipo

no

centrndose

nicamente en formacin relativa a


direccin

de

proyectos.

En

este

apartado

se

deben

considerar

cuestiones

de

negocio,

tecnologas,

certicaciones, comunicacin, gestin


de equipos, etc.
9. Recursos

humanos.

Seleccin

de

personal para nuevas incorporaciones y


tambin

anlisis de

perles

para

fomentar sinergias entre proyectos y


movimientos de personal, logrando un
mejor aprovechamiento de los recursos
propios y reduciendocostes de tiempo y
curva

de

aprendizaje

de

nuevos

miembros del equipo.


10. Cultura de project management. Si
existe una PMO en la organizacin, la
tarea colosal de crear una cultura de
direccin y orientacin a proyectos ser
su responsabilidad primordial y, por
desgracia, casi exclusiva. Este esfuerzo
por difundir y defender la implantacin
de buenas prcticas de direccin de
proyectos

debe

realizarse

en

dos

sentidos: hacia los equipos de proyecto


(no slo el project manager) y hacia los
niveles directivos de la organizacin.
Photo credit: jairoagua.
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25/05/2014

JessRuizNicols

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TAG

ProjectManagement

Autoridad
Coordinacin
PMO

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1 Comment

La importancia estratgica de la PMO y


algunos errores comunes | Jess Ruiz Nicols
06/09/2014 - 09:02

[] La Ocina de Direccin de Proyectos


(PMO) y sus 10 principales atribuciones
[]
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