MATERIA: Servicios complementarios

PROFESOR: Jorge A. Ramrez Luna

CARRERA: Administracin Turstica
GRUPO: 801 A

EVENTO SOCIAL:

Mi Bautizo
INTEGRANTES:
Cisneros Flores Yuliana
Garca Gabriel Salustia

La empresa BIO EVENTS by Huatulco se encarga de organizar todo tipo de

evento que est al alcance de sus bolsillos. En esta ocasin solicitaron nuestros
servicios para planear un Bautizo.
El bautizo es un momento muy importante para muchos padres y generalmente
su planificacin suele ser un tanto compleja, ya que no solo se trata de planificar
un evento, sino que se debe de compatibilizar con el nio(a) quien har su
bautizo.

1. Caracterizacin del evento

Este tipo de evento social est enfocado especialmente a padres que estn
interesados en bautizar a sus hijos. La empresa ofrece precios accesibles de
acuerdo a las necesidades de cada cliente.

2. Tiempo de planeacin
Para que este evento se empezara a desarrollar el cliente lo planeo 6 meses de
antelacin, desde el momento indicado se empez a movilizar el proceso.
4 meses antes del bautizo
Se debe acordar y elegir el da y la fecha que llevara a cabo el bautizo
o En este lapso se debe elegir la temtica, la decoracin.
o Visita a la Iglesia y la programacin de la ceremonia
o Realizar una cotizacin general de todos materiales requeridos.
o Eleccin de la iglesia para la ceremonia, y ver si en esas fechas hay
disponibilidad.
o La eleccin del saln u otro lugar y aqu mismo pedir cotizacin para el
evento.
o Se debe hacer la lista de invitados.

o Definir el tipo de decoracin para la iglesia y el saln, as como las flores,

manteles, y los globos que en este caso sern color blanco.
De 3 a 2 meses antes del bautizo.
o Se debe firmar el contrato de empresa con persona solicitante.
o Revisin de la lista de invitados, y tambin ver si se tienen que aumentar o
disminuir para cotizar nuevamente.
o Hacer la degustacin y as establecer el men que se ofrecer.
o Empezar a comprar la vestimenta del nio por ejemplo: el traje para el nio
(el pantaln, la camiseta, el saco, los zapatos, los guantes, la corbata, la
cadena, la esclava).
o Escoger los padrinos de honor.
o Eleccin final de la decoracin para la iglesia y el saln.
o Contratacin del equipo que estar a cargo de fotografas, video y tipo de
msica, teniendo en cuenta que habr nios y saber elegir la msica.
1 mes antes del bautizo
o La elaboracin de cmo va a estar la mesa de regalos.
o Entrega final de las invitaciones ya con la fecha verdadera y la direccin
donde se llevara a cabo.
o En este lapso se debe elaborar el protocolo de la ceremonia religiosa.
15 das antes del Bautizo
o Verificar pequeos detalles para el evento.
o Espera del evento.
El gran da.
o Llevar a cabo todo lo planeado, es decir aqu entra la fase actuar.

3. Perfil del cliente

Edad: 3-12 aos

Sexo: Masculino y Femenino
Religin: Catlica
Nacionalidad: Mexicana
Nivel de estudios: primaria

4. Nmero de Asistentes
Para este evento solo se requieren un total de 100 invitados entre las cuales se
encuentran:

Los familiares ms cercanos como: tos(as), abuelos, amigos, etc.

Los amigos de su escuela.

Los amigos ms cercanos de los padres.

5. Objetivos (General, especficos)

Objetivo General: Organizar eventos sociales, respondiendo de acuerdo a las
necesidades del cliente donde el servicio que se ofrezca sea innovador. Contar
con un equipo de trabajo capacitado profesionalmente para brindar el servicio.
Objetivos Especficos.

Brindar un buen servicio de calidad al cliente

Dar a conocer cules son los tipos de eventos sociales que podemos
organizar.

Cumplir los trminos establecidos en cuanto al servicio, calidad y tiempos

estandarizados.

6. Requerimientos
I.
II.

III.

IV.
V.

VI.

Contactar a la parroquia: cada una de ellas tienen distintas reglas sobre los
requisitos de bautizo.
Elegir a los padrinos: generalmente que sean casados o solteros.
Platicas
Contribucin de los padrinos
Decidir presupuesto
Invitaciones y recuerdos
Dulceros
Globos
El pastel
Renta del saln
La mantelera
Entretenimiento
Msica
Servicios fotogrficos
Elegir restaurante o men
Plaque
Elegir la vestimenta del nio.
Tallas
Cuando comprar la ropa
Elegir los invitados
Familiares
Amigos

7. Costos Totales
Estas empresas que cotizamos los precios son generales ya que nuestra empresa
se har cargo de checar que precios les conviene para el evento programado.

2
3
4
5
6

Material

Cantidad

Precio

Precio Total

Animador( para las

actividades con los
nios)

$1,500.00

$1,500.00

2000
1400
2500

2000
2800
2500

1750

1750

900

900

3400
3200

6600

2 horas
100
16
16

6500
2000
50
90

6500
2000
800
1440

300

300

1
1
2

500
300
200
3000
2600
4000
50
$36,240.00

500
300
400
3000
2600
4000
8000
$47,890.00

Ceremonia
Cocineros
Decoracin
Dulces
para
nios
Encargado
saln
Flores
Iglesia
Saln

los
de

7
8
9

Fotografas y video
Invitaciones
Manteles
Mesas

10

Mesa de ceremonia

11
Mesa de honor
12
Mesa de regalos
13
Meseros
15
Msica (DJ)
16
Pastel
17
Saln
18
Sillas
Costos Totales

2
1
160

8. Precio de venta al cliente

En la empresa Bio Events by Huatulco consideramos la opinin de los clientes
para ello tuvimos que preguntarle cuanto estaban dispuesto a pagar por el evento
o con cuento presupuesto contaban. El presupuesto que planearon para el evento
es de $250,000.00.

9. Formatos de empresa (cotizacin, presupuesto, etc.)

Nombre: Saln Casa Reyes

Datos del Cliente

Direccin: Boulevard Baha Mza.5 Lote 144,

Sector.

Nombre: Events by Huatulco

Direccin: Baha
303,C.p.70989

Telfono: 958 583 41 54 / 958 587 17 79

Ciudad: Bahas de Huatulco, Oaxaca.

Ciudad:
Oaxaca

Email:
chef@casareyes.com.mx
Pgina web: www.casareyes.com.mx

Bahas

Santa

de

Cruz

Huatulco,

Telfono: 958 116 72 82

Fecha
de 15 Junio 2016
presupuesto:
DESCRIPCIN

UNIDADES

PRECIO

TOTAL

%
DCTO.

PRECIO
DCTO

TOTAL
FINAL

Saln

4000

4000

10%

400

3600

Sillas

160

50

8000

20%

1600

6400

Mesas

16

90

1440

5%

720

720

Mesa de honor

500

500

3%

150

350

Mesa de regalos

300

300

3%

90

210

de 1

300

300

3%

90

210

50

800

5%

400

400

3450

13790

Mesa
ceremonia
Manteles

TOTAL
PRESUPUESTO

16

Licenciada
Yuliana Cisneros Flores
Jefe de Compras
Bio Events by Huatulco
Dulceria La Abejita
Direccin: Flamboyn Manzana 10 Lote 20 102,
Centro de la Poblacin, 70987
Santa Mara Huatulco, Oax.
Telfono: 01 958 587 0986
Licenciada Cisneros:
En respuesta a su atenta recibida el 10 de Junio del presente, damos a conocer la cotizacin de los
siguientes productos:
ITEM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

CDIGO
447424
139530
564069
460022
477553
129870
110937
120594
910926
127856
123459
157935
753987
101195
147356

CANTIDAD
30
30
25
25
30
15
50
36
25
25
50
30
30
20
60

DESCRIPCIN
VALOR UNIT.
Paletas dulces
3
Paletas picosas
3
Mini pelones
7
Duvalines
4
Bocadines
3
Mini paletas payasos
6.5
Cacahuates surtidos
4
Brochetas de bombones
5
Mini bubulubu
8
Totis
1.5
cachetadas
2
Mazapanes
4
Gomitas
5
Algodn con azcar
3
Chicles
1
Subtotal

VALOR TOTAL
90
90
175
100
90
97.5
200
180
200
37.5
100
120
150
60
60
$ 1750.00

Valor IVA
Descuento 5%
TOTAL COTIZACIN
CONDICIONES COMERCIALES:
Tiempo de Entrega: Inmediato
Formas de Pago: Efectivo, Cheque o Tarjeta de crdito.

280.00
140.00
2170.00

10.

Organigrama

Gerente
General

Salustia Garca

Administradora
Yuliana Cisneros

Jefe de
operaciones
Salustia Garca

Jefe de
compras
Yuliana Cisneros

Jefe de finanzas
Salustia Garca

Encargada de
Decoracin
Yuliana Cisneros

El Gerente General: Se encarga de dirigir a todos los departamentos de la

empresa cumpliendo con las metas y objetivos de la empresa.
Administrador: Se ocupa de los jefes de cocina, bar y saln quienes a su vez
dirigen a los empleados a su cargo.
Jefe de operaciones: Se encarga del mantenimiento, limpieza y seguridad de la
organizacin.
Jefe de compras: Se encarga de dirigir la parte de logstica y almacn.
Jefe de finanzas: Tiene la funcion de llevar la parte contable y tesorera de la
empresa.
Encargada de Decoracin: Tiene la funcion de hacer arreglos para los eventos
que el cliente solicite.

11.
Presupuesto (Anlisis de costos y Precio de Venta al
cliente)
Una vez que se tenga el presupuesto y la cotizacin ahora la empresa le dar a
conocer el precio de venta al cliente
Empresa BIO Events by Presupuesto
Huatulco
$ 24,000.00
$47890.00
Total a pagar cliente

12.

Presupuesto
$250,000.00
$71,890.00

Planos de Montaje

El montaje mesa redonda es adecuada para este tipo de evento.

Descripcin: El nio se colocara en el centro junto con sus padrinos y habr
iluminacin. Y al lado estar una mesa especialmente para sus regalos y
las dems mesas que hay son especialmente para los invitados.

MESA DE HONOR

Mesa
de
regalo
s

13.

Invitaciones

Para esta ocasin se les pide a los invitados venir con ropa formal ya que es una
fiesta familiar para convivir entre familiares y amigos. A continuacin se muestran
algunas invitaciones que estarn diseas por la empresa, de acuerdo a las
necesidades de cada cliente.

14.

Decoracin

Esta pequea empresa lo que trata de hacer que el momento sea inolvidable que
sea experiencia maravillosa para usted y sus invitados.
El evento se llevara a cabo en un saln entonces se decorara de color dorado,
azul y blanco para iluminar el espacio y con la finalidad que el nio disfrute su
bautizo. Considerando tambin los gustos y preferencias de los clientes.
En la parte central de las mesas se colocara pequeos obsequios de recuerdos
para los invitados.
Decoracin de mesas: lo ms adecuado es utilizar manteles, con colores ya
elegidos por el cliente, agregar adornos y accesorios de colores claros,
recordando la sencillez, humildad en la decoracin.

15.

Directorio detallado de proveedores (Censo local)

Estos proveedores nos ayudaran para poder llevar un buen servicio en la

empresa.

Animadores

Florera

Contacto: Hotel las Brisas

Contacto: Flor Arte

Telfono:01 55 8421 2662

Telfono: 01 958 587 0356

Foto Estudio

Arreglos y decoraciones

Contacto: Gaby

Contacto: La casa de las Flores

Telfono: 01 958 583 4268

Pg. web: www.floreshuatulco.com

Banquetes Casa reyes

Contacto: Chef. Nstor Reyes

Pg. web: www.casareyes.com.mx

Cocineros

Iglesias

Contacto: En el centro (enfrente del

parque)
Direccin:
Calle
Crucecita, Oax.

Gardenia,

Invitaciones

Contacto: Restaurante Los Portales

Contacto: Banquetes Huatulco

Pg.
web: www.losportaleshuatulco.com

Pg.web: Mnz. 1, Lote

7 70989 Huatulco (Oaxaca)

Dulcera

H,

5,

Int.

Meseros

Contacto: La Abejita

Contacto: Restaurante Los Portales

Telfono: 01 958 587 0986

Pg.
www.losportaleshuatulco.com

Equipo de audio y sonido

Contacto: Rubn Santiago Martnez

Telfono: 958 113 07 38 / 958 58 3
47 19
Pg. web: www.samaraudio.com/dj.

Pastelera
Contacto: San Alejandro
Telfono: 01 958 587 0317

web:

16.

Programa (Desarrollo del evento)

Este programa ser dirigido por el maestro de ceremonias, es una de las personas
que trata de motivar el evento.

HORA

PROGRAMA

2:00-2:30pm

Bienvenida

2:30-2:40

Presentacin de los padrinos

2:40-2:45

Felicitaciones

2:45-4:50

Banquete

4:50-5:00

Brindis

5:00-7:30

Actividades por el animador

7:30-7:45

Agradecimientos

7:45-10:30

Grandioso baile

10:30-10:45

Despedida

17.

Ceremonial y protocolo casual

Buenas tardes amigos y amigas gracias por asistir bienvenidos al evento

programado, brinda moles un fuerte y caluroso aplauso al nio Jos de Jess
Santiago Carmona que el da de hoy est celebrando su primer sacramento
cristiano.
A continuacin presentaremos a los padrinos Roberto Cataln Vsquez y
su esposa Victoria Cruz Martnez brindmosle un fuerte aplauso.
Agradecemos la invitacin que nos ha hecho la familia Santiago Carmona
que hoy tiene el orgullo de celebrar con su hijo el Bautismo.
Alcemos nuestra mano derecha para poder brindar por el agradecimiento a
Dios por a ver concedido este momento.
A continuacin presentamos al animador que estar a cargo de las
actividades para los nios presentes.
Finalizando las actividades demos las gracias y de antemano agradecemos
a la familia nuevamente por la invitacin.
Invitamos a las personas a la pista de baile para que sigan disfrutando de la
fiesta.

18.

Medidas de Seguridad

Que este montado antes de llevarse a cabo el evento

En caso de servir la comida caliente contratar a personas para la vigilancia.
Que no lleguen con bebidas alcohlicas
Que cumplan con los requisitos
Verificar que el equipo que se necesitara este con anticipacin.
Elaborar una lista de contactos con nmeros telefnicos de emergencia.