Proyecto de Digitalizacin del

Archivo Histrico de las

Compaias
VII REUNIN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS
DE INFORMACIN
San Pedro Sula, Honduras, del 6 al 8 de Julio 2005

SUPERINTENDENCIA DE
COMPAAS DEL ECUADOR

Agenda:

Antecedentes
Introduccin
Objetivos
Contenido del Archivo
Proceso de depuracin del Archivo
Proceso de digitalizacin del Archivo
Implementacin del Proyecto
Sistemas desarrollados
Conclusiones

Antecedentes

La Superintendencia de Compaas del Ecuador es

una institucin autnoma, cuyas funciones principales
son apoyar y supervisar a los sectores empresarial y
de Mercado de Valores.

Con el fin de contar con un mecanismo ms eficiente

para el manejo del Archivo Fsico, se decidi iniciar el
Proyecto de Digitalizacin.

Para ello, mediante Resolucin No.04.001 se

expidieron los lineamientos a seguir con el fin de
lograr en primer trmino, la depuracin de los
documentos contenidos en el Archivo.

Introduccin
Pasos a realizar en el proceso de digitalizacin:

DEPURACION DEL ARCHIVO FISICO .

DIGITALIZACION .

ACCESO ELECTRONICO .

Objetivos:

FACIL ACCESO Y CONSULTA DEL

DOCUMENTO

RESGUARDO Y PROTECCION DEL

DOCUMENTO ORIGINAL

OPTIMIZACION DEL ESPACIO FISICO

SIMULTANEIDAD EN LA CONSULTA

Contenido del Archivo

El Archivo de Cias Activas a Nivel Nacional es

de 48.000 que contiene ms de 1.500.000
documentos y 6.000.000 de pginas.

El expediente fsico de cada compaa esta

dividido en tres secciones: general, jurdica y
econmica.

General

Jurdica

oficios de nombramientos de administradores

y representantes legales, transferencias de
acciones, cesiones de participaciones, etc.,

escrituras, resoluciones, extractos,

publicaciones, de los actos jurdicos realizados
por la compaa.

Econmica

Estados financieros, las nominas de

accionistas, los informes de auditora externa,

Proceso de depuracin

Este proceso consiste en contrastar los documentos

que conforman el expediente fsico de cada compaa,
con el listado de documentos que de acuerdo a
nuestra Base de Datos, deberan estar en dicho
expediente.

Esto nos permite asegurar que nicamente los

documentos previamente verificados llegarn a la
etapa de digitalizacin.

Adems nos permite comparar la informacin

contenida en los documentos fsicos con la que est
almacenada en nuestra Base de Datos. Con esto
logramos depurar tambin la informacin de la Base
de Datos.

Proceso de depuracin

Para hacer esta depuracin, realizamos un anlisis de

la informacin contenida en nuestra Base de Datos y a
partir de ella, generamos un listado de todos los
documentos que segn esta, deberan conformar el
archivo fsico, y los separamos en las tres secciones:
general, jurdica y econmica.
LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR

BASE DE
DATOS

Proceso de depuracin

Para realizar esta depuracin, desarrollamos una

Aplicacin Web que permite a un grupo de
funcionarios realizar efectivamente la comparacin del
expediente fsico de cada una de las compaas,
contra el listado previamente generado.

Proceso de digitalizacin

Una vez depurado, cada uno de los expedientes de

las compaas pasa al proceso de digitalizacin.

Para esto, era necesario contar con una aplicacin

que permita digitalizar los documentos y almacenarlos
de forma segura, de tal manera que fuera sencillo
poder consultarlos posteriormente.

Se evaluaron distintas alternativas con el fin de

seleccionar la mejor opcin para la Superintendencia
de Compaas. Tenamos que decidir entre adquirir un
software comercial, y desarrollar una aplicacin que
se adapte a nuestras necesidades y que est hecha a
la medida. Cada alternativa tiene ventajas y
desventajas.

Proceso de digitalizacin
Ventajas de un software comercial:

Presta muchas funcionalidades a la hora de digitalizar

los documentos, aunque algunas son innecesarias.
Est probado en el mercado.

Desventajas de un software comercial:

La integracin con los recursos tecnolgicos de la

Superintendencia (Bases de Datos, Sistemas, etc.)
requiere de mucho esfuerzo.
No se dispone del cdigo fuente y cualquier cambio
implica solicitar al propietario del producto que realice
dichos cambios, lo cual genera dependencia.
Es costoso puesto que implica licenciamiento.

Proceso de digitalizacin
Ventajas de un software a la medida:

Es menos costoso debido a que no se requiere

realizar ningn licenciamiento.
Fcilmente integrable con los recursos tecnolgicos de
la institucin.
Se dispone del cdigo fuente, lo que facilita realizar
futuros cambios.

Desventajas de un software a la medida:

No tendra todas las funcionalidades (muchas de ellas

innecesarias) que tiene el software comercial.
Podra presentar errores al no estar previamente
probado.

Proceso de digitalizacin

Despus del proceso de evaluacin, se decidi

desarrollar un software a la medida.

Se desarroll un primer prototipo y se lo fue

mejorando con el fin de que ofrezca mejores
prestaciones a la hora de digitalizar los documentos.

Con este software, el funcionario encargado de

digitalizar, ingresa el nmero del expediente de cada
compaa y tiene en su pantalla el listado de todos los
documentos previamente verificados en el proceso de
depuracin y que deben ser digitalizados.

Luego hace doble clic sobre cada documento y se

presenta una interfaz que le permite digitalizarlo.
Luego mejora la imagen para que refleje de manera
fiel los detalles del original y finalmente lo graba en
nuestra Base de Datos Sybase.

Proceso de digitalizacin

Listado de documentos
a digitalizar

Documentos
digitalizados
BASE DE
DATOS

Interfaz de digitalizacin

Implementacin del Proyecto

Una vez que se desarrollaron al interior de la

Institucin, los programas tanto para la depuracin
cuanto para la digitalizacin del Archivo, tena que
implantarse el proyecto a nivel nacional.

La Superintendencia de Compaas del Ecuador tiene

siete oficinas en las siguientes ciudades: Quito
(Matriz), Guayaquil, Cuenca, Portoviejo, Ambato,
Machala y Loja.

En cada una de estas oficinas se tiene un Archivo

conformado por los expedientes de las compaas que
estn sujetas a su control. La suma de todos estos
Archivos dan como resultado el Archivo Total de la
Superintendencia de Compaas.

Implementacin del Proyecto

Para el proceso de depuracin del Archivo, los

funcionarios de todas las oficinas utilizaron la
Aplicacin Web desarrollada por la Divisin de
Informtica de la Superintendencia y alojada en un
servidor central en Quito.

Para el proceso de digitalizacin, se instal un

Servidor de Base de Datos en cada una de estas
oficinas. De esta manera, los documentos
digitalizados en cada oficina se almacenan en la Base
de Datos de esa oficina, esto mejora el tiempo de
respuesta del Sistema, toda vez que si se hubiera
pretendido almacenar directamente en el Servidor
Central en Quito, el Sistema se hubiera vuelto
extremadamente lento e ineficiente, esto en funcin
del tamao de los documentos digitalizados.

Implementacin del Proyecto

El Sistema de Digitalizacin fue instalado en cada una

de las oficinas de la Superintendencia a nivel nacional.

Todas las oficinas de la Superintendencia estn

conectadas a travs de enlaces dedicados, estos
permiten que desde cualquiera de ellas se pueda
conectar con el Servidor Central ubicado en Quito.

Para aprovechar esta infraestructura, se desarroll

otro programa que transmite durante las noches
(tiempo en que se usan menos los enlaces de
comunicacin), al servidor central en Quito, todos los
documentos digitalizados durante el da en cada una
de las oficinas. As tenemos una Base de Datos que
consolida todos los documentos digitalizados a nivel
nacional y que es respaldada diariamente, asegurando
la integridad de la informacin.

Implementacin del Proyecto

Generalmente, los funcionarios de una oficina

consultan los documentos digitalizados
correspondientes al Archivo de esa oficina. Por lo
tanto, para realizar estas consultas el Sistema accede
nicamente a la Base de Datos local, lo cual es ptimo
en funcin del tiempo de respuesta.

Sin embargo, si algn funcionario desea consultar un

documento digitalizado que est almacenado en otra
oficina, el Sistema se conecta a la Base de Datos de
esa oficina y extrae el documento correspondiente.

Implementacin del Proyecto

GUAYAQUIL

QUITO

Listado de documentos
a digitalizar
Digitalizar

Digitalizar Guardar

BASE DE
DATOS

En las noches los documentos

se transmiten al servidor central
de Quito

Consultar

BASE DE
DATOS

Consultar
Consultar

Guardar

Implementacin del Proyecto

Una vez que los documentos han sido digitalizados,

los funcionarios autorizados pueden consultarlos. Para
ello, utilizan una Aplicacin Web que permite
ubicarlos, extraerlos de la base de datos y
presentarlos en el visor Adobe Reader, esto debido a
que los documentos estn almacenados en formato
pdf.

Utilizamos el formato pdf porque es un estndar de la

industria y porque ya existe un visor que presta todas
las funcionalidades para la exploracin de los
documentos digitalizados.

Sistemas desarrollados

Sistema de depuracin del Archivo.

Sistemas desarrollados

Sistema de digitalizacin del Archivo.

Sistemas desarrollados

Sistema de consulta del Archivo.

Sistemas desarrollados

Sistema de consulta del Archivo.

Conclusiones

La conversin de los archivos fsicos en archivos digitales es

muy beneficioso para las instituciones. La tecnologa actual
nos brinda todos los recursos necesarios para realizar esta
conversin.

Los archivos digitales brindan varias ventajas a las

Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de
consulta, proteccin de los documentos originales, rapidez,
etc.

Antes de iniciar un proyecto de digitalizacin se debe hacer

un anlisis completo de los problemas que se debern
afrontar en su implementacin.

Los proyectos de digitalizacin implican un gran esfuerzo de

coordinacin y planificacin. Adems involucran varios
recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones,
etc.