GESTIN DE LOS

COSTOS DEL PROYECTO

Captulo 7 del PMBOK 5ta Edicin

Es vital para un Proyecto, gestionar

adecuadamente los Costos, aunque estos sean
considerados pequeos.
Tenga en cuenta que un pequeo agujero

puede hundir un barco.

Benjamn Franklin

Una de las Restricciones ms comunes de

muchos Proyectos es un Presupuesto limitado.

2

En los Proyectos, siempre debemos reflexionar en

relacin a si:

Estamos controlando los costos?...

O son los costos los que nos estn controlando?

Agenda

Introduccin a la Gestin de Costos

Los Procesos
7.1 Planificar la Gestin de Costos

7.2 Estimar los Costos

7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
9

Tcnica de Valor Ganado

5

INTRODUCCIN

INTRODUCCIN
La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los Procesos
Involucrados en
Estimar
Presupuestar
Controlar los Costos
Cul es su finalidad?
Lograr que el Proyecto se complete dentro del
Presupuesto Aprobado.

INTRODUCCIN
Los Procesos dentro de esta rea de Conocimiento son
7.1 Planificar la Gestin de Costos
En Proyectos de pequeo

7.2 Estimar los Costos

Alcance, estos 2 procesos de la

7.3 Determinar el Presupuesto

planificacin suelen integrarse

en uno solo.

7.4 Controlar los Costos

SEGUIMIENTO
Y CONTROL

Controlar los Costos

PLANIFICACIN
Planificar la
Gestin de Costos

Estimar los
Costos

Determinar el
Presupuesto

Introduccin
7.1 Planificar la Gestin de Costos
Es el proceso que establece las polticas,
polticas procedimientos
procedim
y la
documentacin para planificar, gestionar, gastar y controlar los
costos del proyecto.

7.2 Estimar los Costos

Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los
recursos financieros necesarios para completar las actividades del
proyecto.

7.3 Desarrollar el Presupuesto

.E
Es ell proceso que consiste
i t en sumar llos costos estimados de

actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una

lnea base de costo autorizada.

7.4 Controlar el Presupuesto

Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
lnea base de costo.

INTRODUCCIN
Qu implica la Gestin del los Costos del
Proyecto?
o Trata principalmente del Costo de los Recursos
necesarios para completar las Actividades del Proyecto.

o Debe tener en cuenta el Costo del Ciclo de Vida del

Proyecto y del Producto.
o El anlisis del desempeo financiero del Proyecto,

Gestin de los Costos

por lo general se hace fuera del Proyecto. A menos

del Proyecto

que se trate de un proyecto de inversin, donde si

se tendrn que hacer uso de tcnicas financieras 10
(VAN, TIR. PR).

Pregunta
Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige
como Project Manager, le inform que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del

equipo de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como
PMP en este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio

B. Reunirse con la Gerencia
C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte
D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo
11

Pregunta
Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige
como Project Manager, le inform que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del

equipo de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como
PMP en este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio

B. Reunirse con la Gerencia
C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte
D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo
12

PROCESOS

13

7.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE

COSTOS

14

PLANIFICAR LA GESTIN DE
COSTOS
Es el proceso que permite establecer las
polticas, procedimientos y la documentacin
PLANIFICAR LA
A
STO
STO
OS
GESTIN DE COSTOS

para planificar, gestionar, gastar y controlar

los costos del proyecto.

El beneficio clave que proporciona este proceso

es que orienta y direcciona cmo los costos del
proyecto sern gestionados a lo largo del ciclo
de vida del mismo.
15

Planificar la Gestin de Costos

Tcnicas

Entradas

4.1 Acta de
Constitucin
del Proyecto

Reuniones

4.2 Plan para

la direccin
del Proyecto

Lnea Base
del Alcance

Juicio de
Expertos

Tcnicas
Analticas

Salidas

Lnea Base del

Cronograma

Plan de Gestin
de Costos

APO
FAE

PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS

7.2
Estimate
Costs

7.3
Determine
Budget

17

Planificar la Gestin de Costos

HERRAMIENTAS

TCNICAS

Desarrollar el plan de gestin de costos puede

implicar la eleccin de opciones estratgicas para

financiar el proyecto, tales como
o autofinanciacin
o financiacin con capital propio

Tcnicas
s
Analticas
as

o financiacin con deuda

El plan de gestin de costes tambin puede
detallar los modos de financiar los recursos del
proyecto, tales como la fabricacin, compra,
alquiler o leasing.
18

Planificar la Gestin de Costos

HERRAMIENTAS

TCNICAS

Estas decisiones, al igual que otras decisiones

financieras que afecta al proyecto, pueden afectar

cronograma del proyecto y / o los riesgos.
Las polticas y procedimientos de la organizacin
existentes, pueden influir en las tcnicas financieras

Tcnicas
s
Analticas
as

que se usan en estas decisiones.

Las tcnicas pueden incluir (pero no se limitan a):

Perodo

de

Retorno

de

la

Inversin

(PR),

la

Rentabilidad sobre la Inversin (ROI), la Tasa Interna

de retorno (TIR),y el Valor Actual Neto (VAN).

19

PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS

Salidas
o Nivel de exactitud
Plan de Gestin
de Costos

o Unidades de medida
o Cuentas de control (CA) : Componente de

Orienta los 3 Procesos que

continan en la Gestin de

Costos.

la EDT, que se usa para la Contabilidad

de los Costos del Proyecto.

o Umbrales de control
o Reglas para la medicin del desempeo

Es parte del Plan

para la Direccin del
Proyecto.

Valor Ganado.

o Formatos de informe
o Descripciones de los procesos

20

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

21

ESTIMAR LOS COSTOS

Este proceso consiste en desarrollar una aproximacin de los
Recursos Monetarios necesarios para completar las Actividades del
Proyecto.

Se trata de buscar un Costo ptimo para el Proyecto.

Debe tomarse en cuenta:

Equilibrio entre Costo y Riesgo
Hacer o Comprar

Se trata de un Proceso
que se AFINA de
manera continua.

Comprar o Alquilar
Intercambio de Recursos
22

Pregunta
Complete correctamente la siguiente frase:

La estimacin aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se

utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variacin
deEn una etapa posterior del proyecto, contando con mayor
informacin, el rango de variacin de la estimacin, puede llegar a
reducirse a..

A. 50% ; 10%

B. 50% ; 15%
C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)
23

D. 50%; (-10%, +15%)

Pregunta
Complete correctamente la siguiente frase:

La estimacin aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se

utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variacin
de En una etapa posterior del proyecto, contando con
mayor informacin, el rango de variacin de la estimacin, puede llegar
a reducirse a ..

A. 50% ; 10%
24

B. 50% ; 15%
C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)
D. 50%; (-10%, +15%)

ESTIMAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TCNICAS

COQ

ENTRADAS
Juicio de
Expertos

Estimacin
Paramtrica Estimacin por
tres valores

7,1 Plan de
Gestin de
Costos

6.5 Cronograma
del Proyecto

Estimacin Estimacin
Anloga
Ascendente

Tcnicas Grupales
de Toma de
Anlisis de
Anlisis de Decisiones
Reserva
Propuestas para
Licitaciones

5.3 Lnea Base

del Alcance

SALIDAS
11.2 Registro
de Riesgos

8.1 Plan de
Gestin de
RRHH

$
$
$

$$$
$$

Estimaciones
de Costos de
las Actividades
APO

FAE

Software de
estimacin de
costos para la DP

Base de los
Estimados
25

ACTUALIZA

Documentos del
Proyecto

26

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos

Estimar los Costos

ENTRADAS
Descripcin del Producto, los criterios de aceptacin, los
entregables claves, los lmites del Proyecto, los supuestos y las

Lnea Base del

Alcance

restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos

especializados, polticas de la Organizacin.

La informacin adicional que puede contener la lnea base del alcance y que

incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, esta relacionada

con la salud, la seguridad, el desempeo, el medioambiente, los seguros, los
derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta
informacin debe tomarse en cuenta para la elaboracin de las estimaciones

de costos.

Estimar los Costos

ENTRADAS
Tipo y cantidad de Recursos, as como la
cantidad de tiempo (sobre todo para los costos
variables) son los factores principales para
Cronograma del
Proyecto

determinar el Costo del Proyecto.

Recuerde que, el proceso Estimar los Recursos de las

Actividades (6.4) implica determinar la disponibilidad
y las cantidades necesarias de personal y material
requeridos para realizar las actividades del
cronograma. Este proceso est estrechamente
coordinado con la estimacin de costos

28
2
8

Estimar los Costos

ENTRADAS
Atributos, Salarios, Reconocimientos y
Compensaciones

Plan de
RRHH

Costos de mitigacin
Los

riesgos,

que

pueden

ser

amenazas

oportunidades, en general ejercen un impacto

Registro de
Riesgos

tanto en los costos de las actividades como en los

del proyecto global.
Condiciones de Mercado
Informacin Comercial Publicada: Ratios de costos

29

en las Bases de Datos Comerciales. Listas de Precios

FAE

Publicadas.

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas
o Los miembros del Equipo deben poseer
experiencia, por eso se dice que es una forma
de Juicio de Expertos.
Estimacin
Anloga
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa el

Proceso de Estimar la
Duracin de las
Actividades (6.4).

o Se usa cuando la Informacin es limitada.

o Menos costosa, ms rpida pero menos
exacta.
o Fiable, cuando hay proyectos anteriores
similares, de hecho y no de apariencia.
o Puede usarse en conjunto con otros mtodos
de estimacin.
30

Tenga presente que la Estimacin Anloga tambin es conocida

como una Estimacin Descendente o de Arriba hacia Abajo.

ESTIMAR LOS COSTOS

ESTIMACIN POR ANALOGA
Ventajas

Desventajas

Rpida

Menos exacta

Las actividades individuales no

Se preparan con informacin

necesitan ser identificadas

limitada
Requiere considerable experiencia

Menos costosa

para hacerlo bien

Provee al gerente de proyecto de

Extremadamente difcil para

una idea de las expectativas de la

proyectos con alto grado de

gerencia

incertidumbre

31

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas
o Estima el costo de los recursos de las
actividades con mayor detalle.
Estimacin
Ascendente
Recuerde que esta

o Es ms costosa e implica mayor tiempo.

Ventajas

Desventajas

tcnica tambin se usa el

Proceso de Estimar la
Recursos de las
Actividades (6.3).

Ms exacta

Toma tiempo y esfuerzo

(costo)

Basada en un anlisis Tendencia del equipo

detallado del proyecto
acolchar los estimados

Requiere que el proyecto

Provee una base confiable
este
bien
definido
y
para el monitoreo y control
entendido

32

ESTIMAR LOS COSTOS

Estimacin Ascendente

El costo de cada paquete de trabajo o de

cada actividad se calcula con el mayor

nivel de detalle posible. El costo

detallado luego se resume o acumula
en niveles superiores para fines de
informacin y seguimiento. En

general, la magnitud y complejidad de la

actividad o del paquete de trabajo
individual influyen en el
costo y la exactitud de la estimacin

ascendente de costos.
33

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas
o Hace uso de un Modelo Matemtico
o Hace uso de Informacin Histrica
Estimacin
Paramtrica

o Pueden ser altamente confiables cuando los

proyectos involucrados son similares de hecho y

no solo en apariencia; la informacin histrica
usada para desarrollar el modelo fue precisa y el

Recuerde que esta

modelo es escalable.

tcnica tambin se usa el

Proceso de Estimar la
Duracin de las
Actividades (6.4).

Por ejemplo:
En un Proyecto anterior de Edificio Multifamiliar, cada
1m2 de construccin (12,000 m2) cost $ 400. Cunto
costar construir 8,000 m2, de un Proyecto de similares

caractersticas?
Resp.
(8,000) x ($400) = $3 200 000

34

Estimar los Costos

Estimacin Paramtrica

Recuerde de lo visto en
el rea de

Conocimiento de la
Gestin del Tiempo,
que la Estimacin
Paramtrica, tambin

puede desarrollarse a
travs de un Anlisis
de Regresin.
35

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas
o Se

trabaja

considerando

una

Estimacin

Optimista (Co), Ms Probable (Cm) y Pesimista

(Cp). El Costo Esperado (Ce) ser un promedio
Estimacin por tres
valores
Recuerde que esta

ponderado:
Estimacin
PERT

Ce =

tcnica tambin se usa el

Proceso de Estimar la

o La Desviacin Estndar ( ) es

Duracin de las
Actividades (6.5).

Esto es asumiendo
una Distribucin
Beta

=
o La Varianza es

36

Var = 2

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas
o Ahora, si consideramos una Distribucin de
tipo Triangular, se tiene para el Valor
Esperado, la siguiente expresin
Estimacin por tres
valores

Ce =
3

Recuerde que esta

tcnica tambin se usa el

Estimacin por
3 Valores

Proceso de Estimar la

Duracin de las
Actividades (6.5).

Esto es asumiendo
una Distribucin
Triangular

37

Ejemplo
Se ha estimado que el costo de una actividad para 3 escenarios distintos

son los que se muestran en la tabla

Determinemos el Costo

Estimacin

Costo (S/.)

Optimista (Co)

180

Esperado (Ce) y la Desviacin

Ms Probable (Cm)

240

Estndar ( ) mediante la

Pesimista (Cp)

360

Estimacin por 3 Valores PERT.

Resolucin
Ce =

Ce =

=
=
38

Ce = 250

= 30

Qu significan estos resultados?

Existe un
68.26% de probabilidad

Ce = 250

de que el costo est entre

220 y 280.
Ce

95.46% de que est

entre 190 y 310.
Ce

= 30

99.73% de que est entre

160 y 340.
39

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas
o Reservas

para

Contingencias

(Incgnitas

Conocidas). Eventos previstos pero inciertos

Anlisis de
Reserva
Recuerde que esta
tcnica tambin se usa el

o Estas reservas forman parte de la Lnea Base de

Costos.
o El director del Proyecto administra esta Reserva
y dispone de ella segn su criterio.

Proceso de Estimar la
Duracin de las
Actividades (6.5).

o Puede haber problemas de posible exageracin.

o Se recomienda que la reserva sea general para
todo el Proyecto y no por cada Actividad.

40

ESTIMAR

LOS

COSTOS

Herramientas y Tcnicas
Herramientas y
Tcnicas
Costos de la Calidad
(COQ)

Descripcin
o COQ = Costos de Prevencin + Costos de

Evaluacin + Costos de Reproceso .

Software de estimacin o Hojas de Clculo y Herramientas de

de costos para la
Simulacin y Estadstica.
direccin de proyectos

o Estimacin de costos con ayuda de

Anlisis de propuestas
para licitaciones

propuestas enviadas por los proveedores. Es

el Anlisis de lo que debera costar el

41

Proyecto.

ESTIMAR

LOS

COSTOS

Salidas
o Valorizaciones cuantitativas de los costos
probables de los recursos requeridos
para completar las actividades del Proyecto.

Estimacin de los Costos

de las Actividades

o Deben

cubrir

todas

las

categoras

de

recursos que sern cargados al Proyecto.

o Son ajustados frecuentemente durante el
curso del proyecto para reflejar el detalle
adicional disponible.

42

ESTIMAR

LOS

COSTOS

Salidas
Independiente

del

nivel

documentos de respaldo

de

detalle,

los

deben proporcionar

una compresin clara y completa de la forma en

que se obtuvo la Estimacin de Costos.

Base de los
o Fundamento de las Estimaciones

Estimados

o Supuestos utilizados
o Restricciones
o Rangos de los Estimados
o

Nivel de confiabilidad del Estimado final

Actualizaciones a los
Documentos del

Se incluye entre otros el Registro de Riesgos

43

Proyecto

Pregunta
Usted quiere realizar un viaje en su automvil de Lima a Ica. Conoce
que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por
galn y que su vehculo consume 10L por cada 100Km. Con esta
informacin desea el costo en combustible del viaje. Qu tcnica de
estimacin est usando?

A. Estimacin ROM
B. Paramtrica

C. Anloga
D. Descendente
44

Pregunta
Usted quiere realizar un viaje en su automvil de Lima a Ica. Conoce
que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por
galn y que su vehculo consume 10L por cada 100Km. Con esta
informacin desea el costo en combustible del viaje. Qu tcnica de
estimacin est usando?

A. Estimacin ROM
B. Paramtrica

C. Anloga
D. Descendente
45

Pregunta
Cuando recin se est conceptualizando el Proyecto, usted tiene un
intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qu tcnica de estimacin
se debera utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero
el sponsor prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera:

A. Aceptar la estimacin anloga pues es una forma de juicio

experto.
B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.
C. Determinar por qu el sponsor desea una estimacin tan exacta.
es
D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues

usualmente es ms exacto.

Pregunta
Cuando recin se est conceptualizando el Proyecto, usted tiene un
intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qu tcnica de estimacin
se debera utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero
el sponsor prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera:

A. Aceptar la estimacin anloga pues es una forma de juicio

experto.
B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.
C. Determinar por qu el sponsor desea una estimacin tan exacta.
D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues
es

usualmente es ms exacto.