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Empezaremos por definir el proceso que se realizara para iniciar con el manejo del
sistema de Contafiscal 2000 ya que los archivos requeridos deben de contar con una
estructura e informacin especifica para el correcto proceso.
Los archivos que acepta el sistema para la importacin son especficamente del tipo
de extensin CSV separado por comillas y TXT, ser muy importante que su programa
donde maneja su contabilidad tenga la capacidad de exportar informacin a EXEL
o dicho en otras palabras que se pueda visualizar en la aplicacin mencionada.
En caso contrario, a continuacin se describir el proceso y estructura para la
generacin de los archivos necesarios de manera manual para el proceso de
importacin de su informacin y as poder generar los archivos requeridos por el SAT,
siendo estos el XML del catalogo de cuentas, XML de sus plizas y el XML de la
Balanza.
Es importante realizar la creacin de la empresa, a continuacin se describe el
proceso:
Nos dirigimos a la ruta Men Archivo Nueva empresa y nos mostrara la pantalla
para iniciar a llenar los campos necesarios.
Los campos principales a llenar son Directorio de datos, Razn Social, Direccin, RFC
y Fecha de Constitucin.
A continuacin seleccionamos la pestaa de Cuentas donde elegiremos la opcin
correcta de acuerdo a la estructura de las cuentas que crearemos o importaremos
de acuerdo al manejo de sus cuentas.
En el sistema de Contafiscal se cuenta con tres opciones para el alta del catalogo
de cuentas:
Importacin de Cuentas
Una columna para el nmero de la cuenta y otra para la descripcin de las cuentas,
una vez estructurado este documento como se indica, ser necesario guardarlo
como archivo CSV separado por comas.
IMPORTANTE!! Se recomienda dar de alta una Cuenta de Diferencias por si existieran
plizas descuadradas al momento del proceso de importacin de plizas.
Listo nuestro archivo nos dirigimos al sistema Contafiscal y daremos click en el men
Herramientas y en la opcin Importar Cuentas y Plizas ASCII.
Una vez seleccionado daremos click en leer archivo y desplegara la informacin que
dimos de alta en el documento.
Ya visualizada la informacin daremos una configuracin como se muestra en la
siguiente pantalla para que el archivo pueda ser cargado.
Una vez que termina el proceso de importacin nos arroja la siguiente ventana y solo
restara con dar click en paloma Verde para finalizar la exportacin de cuentas, por
ltimo el sistema realizara una verificacin de saldos y concluir el proceso.
Importacin de Plizas
La estructura del documento de plizas es la siguiente:
Fecha = la fecha como se ve debe tener el formato 2/2/4 y separado por slash (/).
Tipo de Poliza = Diario 001, Ingresos 002, Egresos 003
NOTA: El sistema cuenta por default con 3 Tipos de Plizas Diario, Egresos, Ingresos,
pero es posible dar de alta otros tipos adicionales si as lo requiere. Este proceso ser
necesario realizarlo antes de realizar el proceso de importacin de las plizas en la
ruta MenCatlogosTipos de pliza y botn Alta.
Naturaleza: Identificar si el movimiento es un cargo o un abono.
Imp. Cargos / Abonos = Importe del movimiento.
Descripcion = Referente a la descripcion del movimiento.
Identificador = este es un dato muy importante ya que con el identificador sabra el
sistema que parta del archivo es si encabezado de las polizas y que parte el partidas.
0 (cero) encabezados de pliza
1 (uno) partidas.
Una vez generado el archivo en EXEL y guardado en extensin CSV separado por
Nos colocaremos en la ltima celda y nos dirigimos a la pestaa Nombre del campo:
y seleccionamos Identificacin Plizas / Partidas, al dar click nos aparecer la
siguiente pantalla para seleccionar los identificadores.
En Identificador de Plizas
colocaremos
0
y
en
Identificador de Partidas 1 y
daremos click en paloma
Verde y posterior en
Nos colocaremos en cada una de las celdas y nombraremos cada una de las
columnas del primer bloque como se indica:
1 Fecha
2 Tipo de Poliza
3 No. De Poliza
4 a 6 No se utilizan
7 Descripcion
8 No se utiliza
El segundo bloque:
1 Fecha
2 Tipo de Poliza
3 No. de Poliza
4 Cuenta
5 Naturaleza
6 Imp. Cargos / Abonos
7 Descripcion
8 No se utiliza.
Una vez configuradas las columnas damos click en
siguiente pantalla:
Aqu configuraremos las opciones Tipos de pliza colocando para DIARIO el nmero
1, para INGRESOS nmero 2 y EGRESOS el nmero 3. Formato de fecha Da / Mes /
Ao
NOTA: el nombre que le ponga en la platilla de EXEL en el campo NATURALEZA
deber de ser el mismo que coloque al momento de importar al Contafiscal en los
espacios de Naturaleza en Identificador de Cargos e Identificador de Abonos.
En esta pantalla de igual manera nos permite guardar la plantilla que acabamos de
configurar dando click en el botn Salva Plantilla.
Una vez dando click en Salvar pantalla nos enviara a la ventana donde asignaremos
un nombre a dicha plantilla. Esta podremos utilizarla en importaciones posteriores
para plizas que ocupen la misma estructura a la que hayamos definido.
Una vez asignado el nombre damos click en paloma verde y continuamos con el
proceso de importacin.
Finalizamos dando click en el botn
y nos mostrara la siguiente pantalla y se
dara por finalizado la importacion de Polizas con una verificacion de saldos.
NOTA: Colocar los datos indicados en cada una de las posiciones manifestadas en el
LAYOUT (el block de notas manifiesta del lado inferior derecho la posicin de cada
unos de los caracteres por eso la captura se realiza en dicha aplicacin).
A continuacin se explicara el formato y datos principales que se requiere para
generar el archivo en formato TXT para la importacin de plizas, este archivo se
realiza en un archivo de Block de Notas con Fuente Consola Normal, ya que nos
permite visualizar la posicin del carcter as como una escritura lineal y continua sin
cambio de rengln, es necesario seguir la estructura y especificaciones de posicin
de cada uno de los campos que se indican en el layout que se visualiza.
Empezaremos con la estructura del Encabezado el cual se estructurara en la primera
lnea, para el cual se utilizan las Claves manifestadas en el Layout Clv : 1, 2, 3, 4, 6, 8,
9, 10 (este corresponde al importe total de la pliza), 12 y 19.
El encabezado quedara estructurado de la siguiente manera como se enmarca
(tomar en cuenta que el texto est dividido en dos partes ya que es muy extenso
para mostrarse junto, pero la escritura es lineal, es decir en renglones completos):
Ahora estructuraremos las Partidas de la Poliza (renglon por Partida) las cuales se
redactaran en las lineas subsecuentes al encabezado, donde utilizamos de igual
manera Claves que conformaron el encabezado y agregando las Claves requeridas
para las partidas. Layout Clv parte del encabezado 1, 2, 3, 4, 6 y agregando las Clv
7, 8, 9, 10, 12, 17, 18, 26, 29, 30, 31, 33 que en conjunto integran las partidas.
NOTA: para el dato de la fecha en Partida de las Polizas tomaremos la Clv 26, no la
Clv 19.
Quedando estructurado de la siguiente manera:
Nuestro archivo ya listo con las especificaciones del layout y ya importado al sistema
de Contafiscal tiene la estructura como a continuacin se muestra:
Cuando finalice el proceso nos arrojara el siguiente mensaje y nos indicara que fue
exitosa la importacin de nuestras plizas.