ndice

Resumen Ejecutivo....................................................................................3
Introduccin..............................................................................................3
Planeacin.................................................................................................3
Visin.....................................................................................................3
Misin.....................................................................................................4
Objetivos................................................................................................4
Estrategias.............................................................................................4
Polticas, Procedimientos y Reglas.........................................................5
Programas y Presupuestos.....................................................................6
Organizacin.............................................................................................6
Organizacin formal de la empresa.......................................................6
Organizacin informal de la empresa....................................................8
Outsourcing............................................................................................8
Direccin...................................................................................................8
Motivacin..............................................................................................8
Liderazgo...............................................................................................9
Comunicacin........................................................................................9
Comits o Consejos..............................................................................10
Control....................................................................................................10
Proceso de Control...............................................................................10
Tipo de Control.....................................................................................11
Anlisis FODA..........................................................................................11
Fortalezas.............................................................................................11
Debilidades..........................................................................................11
Amenazas............................................................................................12
Oportunidades.....................................................................................12
Conclusiones...........................................................................................12
Planes..................................................................................................12
Direccin..............................................................................................13

Control.................................................................................................13
Anexos....................................................................................................14
Anexo 1. Locales de Hidrocentro..........................................................14
Anexo 1. Manual de Procedimientos y Polticas Internas.....................16
Anexo 2. Circulares dentro de la empresa...........................................27

Resumen Ejecutivo
Hidrocentro es una empresa comercializadora y distribuidora de
productos de ferretera especializada en instalaciones de agua, tales
como alcantarillado, riego y piscina. Fundada hace 20 aos atrs en la
regin del Bo Bo. Hoy est conformada por 5 sucursales y una
plataforma web que le permite al cliente revisar, cotizar y comprar el
producto que necesite.
Esta empresa busca Aportar con los materiales oportunamente
para el rpido y seguro transporte del agua, por lo que ha ingresado en
el mercado con la caracterstica de ser una empresa especialista, como
estrategia de marketing principal.
La organizacin de la empresa se define mediante el criterio de
departamentalizacin por zona, con jefaturas por local y gerencias
centralizadas. El liderazgo en la organizacin es principalmente
democrtico hasta cierto nivel jerrquico y dependiendo de los cargos, la
informacin fluye horizontal o verticalmente.
La Direccin de la empresa, conducida por su gerente general y
fundador, Jaime Astete Opazo, es una de las fortalezas en la empresa,
sin embargo se observan falencias en cuanto a Control se refiere, segn
el anlisis realizado.

Introduccin

Hidrocentro es una empresa dedicada a la venta de materiales

para instalaciones de agua, alcantarillado y riego, la cual se ha
mantenido constantemente en crecimiento durante sus 20 aos en el
mercado chileno; esto principalmente, por una adecuada administracin
y gestin de su fundador y gerente general Sr. Jaime Astete Opazo,
quien el ao 1995 inaugur su primer local comercial ubicado en San
Pedro de la Paz, Concepcin. Aos ms tarde se expandira con un
segundo local en Concepcin, dos en la ciudad de Chilln y una quinta
sucursal en La Serena, regin de Coquimbo.
Actualmente, Hidrocentro cuenta con 20 trabajadores por cada
local, entre ellos administrativos, cajeras y vendedores de sala y terreno;
quienes se preocupan de entregar una atencin especializada,
ofreciendo soluciones tanto a los contratistas del rubro como tambin a
particulares que desean realizar mejoras en sus proyectos de riego y
alcantarillado.
Esta empresa realiza la venta de sus productos a travs de
distintos modelos de negocios, por una parte la venta directa al cliente
en el local, por otro lado los vendedores a terreno ofrecen los productos
a ferreteras y constructoras y por ltimo, se entrega la opcin al cliente
de comprar a travs de la pgina web (www.hidrocentro.cl) con
despacho gratuito a su domicilio, dentro de la regin del Bo Bo y regin
de Coquimbo.
Ms informacin sobre su planeacin, direccin y control de la
empresa, se encuentra detallada en este trabajo, adems de un anlisis
foda y recomendaciones para un mejor manejo de la administracin en
Hidrocentro.

Planeacin
Visin
Alcanzar un lugar permanente en el mercado de la construccin,
enfocado en la especializacin de productos y soluciones para el
transporte de agua

Misin
Aportar con los materiales oportunamente para el rpido y seguro
transporte del agua; ya sea para riego agrcola, agua potable y
alcantarillado o riego tecnificado para reas verdes y piscinas
Adems, Hidrocentro pretende contribuir a la calidad y seguridad
del buen funcionamiento de estos procedimientos, asegurando una
excelente calidad tanto de los productos como el servicio entregado a
sus clientes.
Esta misin es la que gua las acciones como empresa y
compromete a todo el personal de Hidrocentro Ltda., independiente del
rol que cumpla dentro de la organizacin.

Objetivos
Los objetivos de la empresa estn destinados principalmente a un
aumento de las ventas que permita una mejora de la posicin de la
empresa dentro del mercado. Actualmente, la empresa posee una
rentabilidad del 10% en el mercado nacional, de manera que los
esfuerzos en conjunto del personal de la empresa estn enfocados a
mantener esta rentabilidad estable.

Estrategias
En cuanto a marketing se refiere, las estrategias utilizadas por
Hidrocentro Ltda. son: en primer lugar, la estrategia de especialista o de
concentracin o enfoque, la cual le ha permitido a la empresa
posicionarse al nivel de grandes competidores de presencia nacional; y
en segundo lugar, gracias a distintas alianzas estratgicas que ha
concretado don Jaime Astete en los ltimos 5 aos, hoy el 60% de los
productos de la empresa son importados desde proveedores chinos, lo
que le ha permitido a Hidrocentro convertirse en un lder en costos.

Para el prximo ao, la empresa implementar la estrategia de

crecimiento intensivo de penetracin del mercado, esto se pretende
logar mediante el aumento de publicidad fsica en la Regin del Bo Bo y
Regin de Coquimbo y promocionar la pgina web, plataforma donde se
pueden realizar cotizaciones y consultar toda la gama de productos
disponibles sin ningn costo alguno para el cliente. Adems, se
inaugurar un nuevo local en la ciudad de Los ngeles, regin de la
Araucana, como estrategia de desarrollo de mercado.

Polticas, Procedimientos y Reglas

Estos tres tipos de planes se encuentran detallados en el Manual
de Polticas Internas de Hidrocentro, el cual se encuentra en el Anexo 1
de ste documento. Dicho manual es entregado a todos los funcionarios
para evitar confusiones y malos entendidos, adems ayuda al correcto
funcionamiento de la empresa, y as generar confianza en su clientela.
En cuanto a polticas, podemos encontrar los siguientes ejemplos dentro
del manual:

Se le deben ofrecer siempre las mejores alternativas, descuentos y

regalar algunos productos, con VB de la jefatura. Nunca dejar
de hacer un descuento que corresponda dar.(I,3)
Se deben responder las cotizaciones dentro del da en que fueron
recibidas y reiterar al cliente que use nuestra pagina Web para
cotizar y comprar, que haga simulaciones de compras, las que
quiera, pues no tiene costo alguno para l.(I,4)

Los procedimientos en la empresas estn definidos para asegurar

el correcto funcionamiento de la empresa, en donde se detalla la forma
en la cual las tareas de cargos menores deben ser realizadas, evitando
confusiones, optimizando procesos y asegurando la calidad del servicio
entregado. Estos procedimientos tambin se encuentran detallados en el
documento del Anexo 1, dentro del cual encontramos:

Los Cajeros tienen la obligacin de realizar el arqueo del efectivo,

ventas con tarjeta y los cheques recibidos, al finalizar la jornada de
trabajo, adjuntando copias de los recibos correspondientes y

entregados al jefe de cajas, el cual, verificara los valores sealados

por el sistema de cajas, si no es as pedir a la cajera que cuadre
la caja en el acto. Posteriormente ser entregada al jefe de
finanzas o guardado en la caja fuerte. (III, A, articulo 6)
El arqueo debe efectuarse en forma simultnea en las Cajas.
Pagadoras, Receptoras y Caja Chica, debiendo permanecer los
cajeros en su puesto y funcionarios de la Seccin Caja, incluido el
Jefe mientras dure el recuento del efectivo.(III,c, articulo 4))

Hidrocentro cuenta con distintas reglas que deben ser respetadas

por sus funcionarios, las cuales definen lo que se debe y no hacer dentro
de la empresa, estableciendo el orden y cooperando con la buena
convivencia al interior de la organizacin. En el documento
anteriormente mencionado se encuentran todas las reglas de la
empresa. Dentro de ellas, podemos encontrar:

Ningn funcionario podr retirarse antes que termine la atencin

del pblico, deben retirarse todo el equipo junto (I.3).
Mantener siempre limpio y ordenado su lugar de trabajo y sobre
todo, los elementos que se entregan como los equipos y
herramientas a su cargo(V.g)

Programas y Presupuestos
En Hidrocentro no se realiza un presupuesto anual, ni tampoco se
elabora un programa de trabajo. Para poder evaluar la cantidad de
productos a comprar y la manera de trabajo, se utiliza la
retroalimentacin de aos anteriores, haciendo las correcciones
necesarias, pero no se realiza de manera formal.

Organizacin
Organizacin formal de la empresa

En el siguiente recuadro es posible observar el organigrama de la

empresa, donde se seala su estructura formal y los distintos niveles
jerrquicos.

Todas las Gerencias son centralizadas, sus oficinas se

encuentran en la casa matriz de la empresa. Por otro lado, las
jefaturas (administrativas, ventas y sala) poseen el mismo nivel
jerrquico y existen estos cargos por cada sucursal, as tambin
sus subordinados.
Como se puede observar, dentro de la organizacin de la empresa
se cumple con el principio de Span o mbito de control, ya que la
cantidad de subordinados a cargo de cada jefe no es muy grande, lo que
no transgrede el correcto funcionamiento de la empresa.
Se observa en el organigrama que la empresa utiliza el criterio de
departamentalizacin por zona o rea geogrfica para su organizacin,
lo que se traduce a un Jefe de Ventas, Jefe de Sala, Encargado de Ventas
a Terreno y un Jefe Administrativo por cada establecimiento, adems, de

un encargado de mantencin por cada ciudad en la que la empresa se

encuentra presente
Como ventajas a este tipo de distribucin, podemos destacar una
mejora en el tipo de respuestas a los clientes segn necesidades locales,
lo cual va en la lnea de las polticas de la empresa; as tambin, se
destaca una mayor cobertura geogrfica y una estructura
descentralizada. Por otra parte, como desventaja es posible mencionar
el aumento de costos que este tipo de organizacin implica, debido a la
multiplicacin de cargos.

Organizacin informal de la empresa

La organizacin informal de la empresa se ve reflejada principalmente
en cuatro instancias:
Celebracin de Fiestas Patrias: en cada ciudad la empresa
organiza un almuerzo para todos los trabajadores, se invita a un
conjunto folclrico para acompaar con msica y bailes tpicos del
pas, as tambin se realizan juegos donde todos participan.
Celebracin cumpleaos: para el da de cumpleaos de un
trabajador o trabajadora, la empresa invita a una torta y otros
aperitivos, para cantarle por su da especial junto a todos los
colegas.
Celebracin Fiestas Fin de Ao: en estas celebraciones, se
renen los trabajadores de cada ciudad para disfrutar de un cctel
y msica, donde se les hace entrega de un presente por parte de
Hidrocentro. Adems, en esta velada se realiza el intercambio de
regalos del "amigo secreto".
Paseo Anual de la empresa: el segundo fin de semana del mes
de enero, la empresa organiza un paseo en la Regin del Bo Bo,
en el cual asisten todos los empleados de la regin junto a sus
familias.

Outsourcing

En Hidrocentro no existen servicios de outsourcing, ya que

considerando el tamao de la empresa, stos no han sido necesarios.

Direccin
Motivacin
En Hidrocentro mantener la motivacin de los trabajadores es un
factor muy importante, es por esto que cumpliendo con la teora de los
dos factores de Frederick Herzberg, dentro de cada local es
trascendental la limpieza e infraestructura de los espacios donde se
trabaja, adems de los lugares donde los clientes transitan, por lo que
cada sucursal cuenta con personal del aseo, aire acondicionado o
calefaccin segn la poca del ao, baos en perfecto estado y un
casino en donde los trabajadores pueden desayunar y almorzar.
Constantemente se realizan remodelaciones de las oficinas, as como
tambin se facilitan uniformes de trabajo a los empleados, teniendo
distincin entre el uniforme de verano y el de invierno. Adems, a los
vendedores de terreno se les facilita una camioneta para movilizarse,
con los gastos de mantencin y combustible financiados por la empresa.
De acuerdo a la teora de las necesidades de Abraham Maslow,
Hidrocentro cumple con suplir las necesidades fisiolgicas de los
empleados, otorgndoles desayuno, almuerzo y una colacin, as como
agua fresca y caf a libre disposicin en cada uno de los locales.
Adems, dentro de las necesidades de afiliacin, la empresa se encarga
de mantener un buen ambiente laboral, en donde las personas tengan
tiempo para desenvolverse y comunicarse con el resto de sus
compaeros. Finalmente, Hidrocentro realiza prstamos de auxilio sin
intereses a trabajadores que lo necesiten, cubriendo de sta manera, las
necesidades ms altas de la pirmide de Maslow.

Liderazgo

El liderazgo en Hidrocentro se realiza de manera distinta en los

diferentes niveles del organigrama. Es as como a nivel de Jefaturas y
Gerencias es un liderazgo de tipo democrtico, en donde existen
reuniones semanales entre los Jefes de Sala, Administrativos y Ventas, y
el Gerente General. En dichas reuniones se informa sobre lo programado
para la semana, as como inquietudes que pudieran tener los jefes de
parte de los empleados de menor cargo.
De distinta manera, en los niveles inferiores del organigrama se
observa un liderazgo autocrtico, en donde los empleados deben
cumplir con distintas reglas y rdenes desde la alta gerencia.

Comunicacin
As como en el liderazgo, la comunicacin tambin se desarrolla de
manera distinta segn el nivel en la organizacin. De esta manera,
encontramos una comunicacin ascendente en el nivel de Jefaturas y
Gerencias, en donde se comparte informacin y existe retroalimentacin
por medio del equipo presente en las reuniones. Es importante
mencionar, que por el carcter de estas reuniones, la comunicacin se
realiza de manera verbal; sin embargo, luego de cada reunin se redacta
un documento el cul es enviado a todos los presentes en la reunin,
con las decisiones tomadas en la misma, para seguir el conducto
durante la semana.
En los niveles inferiores, a diferencia de las jefaturas y gerencias,
la comunicacin es descendente, ya que los empleados slo reciben
rdenes desde los cargos superiores. Estas rdenes se difunden de
manera verbal cuando son instrucciones pequeas, o mediantes
circulares formales cuando son indicaciones ms especficas en donde
se requiere mayor atencin y preocupacin por parte de los empleados,
ya que se tratan de actividades claves dentro de la empresa. En los
anexos de este documento, se encuentran dos de los ltimos circulares
difundidos por la empresa.
De sta manera, podemos ver como dentro de la empresa se
utilizan los distintos tipos de comunicaciones.

Comits o Consejos
La implementacin de un comit o consejo dentro de una empresa
crea una visin ms amplia para la resolucin de problemas, es por esto
que dentro de Hidrocentro se arman comits en dos instancias claves
dentro del ao.
La primera, es el comit de inventario, el cual durante el mes de
Diciembre de cada ao realiza un inventario general en toda la tienda; lo
que se realiza en cada una de las cinco tiendas de la empresa. De sta
manera, se optimiza el trabajo y se simplifica la tarea, repartiendo la
actividad entre todos los trabajadores de la empresa.
La segunda, corresponde a instancias de celebraciones en donde
se arman comits para dividir el trabajo de preparacin de la fiesta u
ocasin especial. De sta manera se crean, por ejemplo, el comit
encargado de la comida, msica, decoracin, cuotas de cooperacin e
invitaciones, entre otros.

Control
Proceso de Control
Dentro del proceso de control, encontramos en primer lugar las
normas de la empresa, las cuales quedan claramente establecidas
dentro de la Poltica de Reglas y Procedimientos de Hidrocentro. En
cuanto a la Evaluacin del Desempeo, la empresa no aplica ningn tipo
de criterio para esto, ni tampoco algn tipo de evaluacin anual a sus
trabajadores; slo se rige por lo establecido en el cdigo del trabajo en
cuanto a los derechos y deberes de los empleados.
Finalmente, en cuanto a la correccin de las desviaciones y
procesos de retroalimentacin, estos se van ajustando mes a mes,
aprendido de errores y analizando que decisiones fueron acertadas y
cules no.

Tipo de Control
En Hidrocentro se implementa el control Inpost, en donde se
revisan los pedidos de los productos en el momento que llegan,
realizando un inventario. En caso de encontrar algn producto
defectuoso, se devuelve al proveedor, ya sea en China, Brasil o dentro
de Chile.

Anlisis FODA
Fortalezas
1. Gran variedad de productos y a precios bajos que lo posicionan en
el mercado frente a otros competidores.
2. Todos los productos poseen garanta y convenio con servicio
tcnico.
3. Amplia sala de ventas donde se ofrece atencin personalizada en
cada sucursal.
4. Poseer una plataforma virtual donde los clientes pueden comprar
va online y recibir su pedido a su domicilio sin costo alguno dentro
de la regin del Bo Bo y regin de Coquimbo.
5. Ventas a terreno realizadas por los vendedores.
6. Pocos funcionarios dependientes de un jefe, lo que favorece al
control y cumplimiento de las normas.

Debilidades
1. Para la poca de alta demanda, el personal de ventas con
conocimientos en el rea se hace escaso y tambin se satura con
pedidos por entregar el personal de despacho.
2. No existe convenio con casas comerciales para crdito (salvo las
tarjetas bancarias.) ni tampoco existe crdito para particulares.
3. Los locales no cuentan con bao para el pblico.
4. La empresa no cuenta con polticas de garanta extendida para los
productos.
5. El control en la sucursal de La Serena se ve dificultado, dada su
ubicacin geogrfica lejana a la casa matriz.

Amenazas
1. Fuerte competencia en el mercado y no posee una gran
participacin en l.
2. No es distribuidor exclusivo de algunas marcas importantes en el
mercado como Koslan y Tigre
3. Productos de grandes dimensiones se venden solo a pedido.
4. Poca frecuencia de los despachos en zonas rurales (cada 15 das)
5. No tener alianza con las grandes cadenas nacionales del rubro
como MTS

Oportunidades
1. Conseguir la licitacin de proyectos municipales o del ministerio de
agricultura.
2. Crear alianzas con constructoras, empresas contratistas y
3. Ofrecer los productos en Vias, terrazas de cultivos y cualquier
lugar en donde utilicen sistemas de riego elaborados.
4. Realizar capacitaciones a maestros contratistas, con un posterior
convenio en la adquisicin de productos de la empresa.

Conclusiones
A partir de la investigacin e informacin recogida sobre la
empresa Hidrocentro, se logr observar cualidades y deficiencias en su
planeacin, direccin y control, anlisis detallado a continuacin, donde
tambin se entregan recomendaciones para fortalecer la estructura de
la empresa.

Planes
Se destaca la adecuada definicin de los conceptos Visin y
Misin que plantean los objetivos de Hidrocentro. En cuanto a
estrategias de Marketing implementadas, son apropiadas y acertadas
para el tipo de rubro en el cual la empresa pertenece, adems de ir en la
lnea de sus objetivos y caractersticas. De igual manera, las Polticas,
Procedimientos y Reglas de la empresa estn correctamente elaboradas,
ya que stas son claras, precisas y concisas en lo que se desea

transmitir y obtener de los trabajadores, lo cual evita ambigedades y

mantiene el orden en los trabajos de cada empleado.
La Organizacin dentro de la empresa, muestra que posee un
organigrama propicio para el correcto funcionamiento de la misma, el
cual permite optimizar la toma de decisiones, facilita el control desde la
alta direccin, otorga una mayor cobertura geogrfica y proporciona la
capacidad de entregar respuestas adecuadas a las necesidades locales.
Se considera hbil la decisin de no recurrir al Outsourcing ya que por el
momento, dado el tamao y la orgnica de la empresa, no se lograra
optimizar los recursos al externalizar servicios que se desarrollan
debidamente por trabajadores de planta.
Es importante mencionar, la necesidad de realizar algunas
modificaciones en otros planes dentro de sta rea, por una parte la
falta de objetivos concretos en la empresa, dado que stos son poco
claros, no son cuantitativos ni estn fijados en un plazo de tiempo,
adems de ser dbiles para el tamao de la empresa Por otra parte se
hace hincapi en la necesidad de elaborar un programa y un
presupuesto anual, que permitan darle orden a la empresa, facilitando la
direccin y el curso a seguir durante el ao.

Direccin
La Direccin de la empresa es uno de los puntos fuertes de ella, ya
que gracias al liderazgo efectivo y la preocupacin por los trabajadores
de parte del Gerente General se han implementado diferentes acciones
que permiten mantener la motivacin de los trabajadores en un nivel
apto para el cumplimiento de las tareas principales.
La comunicacin dentro de Hidrocentro es efectiva y funcional,
pues permite que todas las rdenes o nuevas tareas sean entendidas a
cabalidad por cada uno de los integrantes de la empresa lo que a su vez
posibilita un correcto funcionamiento de las distintas partes que
componen la organizacin para lograr una excelente atencin a los
clientes en cada local de Hidrocentro.
Finalmente, la formacin de comits por parte de la empresa es
til e indicada, para las actividades externas que se realizan dentro de la
empresa con la colaboracin de todos los empleados en pro de un
mismo objetivo.

Control
Es en este punto en donde la empresa necesita hacer la mayor
cantidad de cambios, ya que a pesar de que hasta el momento funcione
de manera correcta, sus mayores falencias se encuentran en la falta de
control de la organizacin.
En primer lugar, se considera de gran importancia la incorporar
algn tipo de evaluacin de desempeo de los trabajadores dentro de la
empresa, ya sea a travs de una encuesta, una autoevaluacin u otro
mtodo que permita conocer y corregir las falencias de cada empleador
y tambin visibilizar los factores que afectan al desarrollo de su trabajo.
En segundo lugar, la retroalimentacin dentro de la empresa es
muy dbil por lo cual se requiere realizar informes anuales que permitan
encontrar los puntos dbiles, errores y fallas cometidas durante el ao,
con el objetivo de enmendarlas y tomar las medidas para mejorar. De
sta manera, se facilitara la construccin de un programa, el cul es
necesario para optimizar el funcionamiento de la empresa.
Finalmente, es necesaria la implementacin de un control de tipo
Expost, ya sea con encuestas de satisfaccin o evaluaciones por parte
del cliente; lo que permitira conocer la opinin de la clientela y poder
mejorar la calidad de sus productos, atencin a los clientes e
infraestructura de los locales, entre otros.
A pesar de que Hidrocentro es una empresa en la cual se pudo
observar algunas falencias, es importante reconocer que este
emprendimiento nacional ha sido capaz de crecer exponencialmente
durante sus 20 aos de existencia. Este desarrollo ha sido logrado por
un gran equipo de trabajadores que se han sentido parte de ella y por el
acertado rumbo que la empresa ha llevado bajo la conduccin de su
fundador y Gerente General.

Anexos
Anexo 1. Locales de Hidrocentro

Pedro Aguirre Cerda 543 San

Pedro de la Paz, Concepcin.

Paicav 1890, Concepcin

Prat 580, Chilln

Colln 735, Chilln.

Balmaceda 4011, La Serena.

Anexo 1. Manual de Procedimientos y Polticas Internas.

HIDROCENTRO
Concepcin Chilln La Serena

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS INTERNAS

Septiembre 2011
HIDROCENTRO

I.POLTICA
DE
ATENCIN
A
NUESTROS
CLIENTES,
INSTALADORES,
CONSTRUCTORAS,
CONTRATISTAS
Y
FERRETEROS.
1.

2.
3.

4.

5.

6.
7.

Saludar a todos los clientes amablemente y con cario,

preguntarles si les pueden ayudar y ofrecer caf o agua si
desean.
Los clientes deben ser atendidos lo ms rpido posible, para as
dar solucin a su necesidad en forma satisfactoria.
Se le deben ofrecer siempre las mejores alternativas, descuentos
y regalar algunos productos, con el visto bueno de la jefatura.
Nunca dejar de hacer un descuento que corresponda dar.
Se deben responder las cotizaciones dentro del da en que fueron
recibidas y reiterar al cliente que use nuestra pgina Web para
cotizar y comprar, que haga simulaciones de compras, las que
quiera, pues no tiene costo alguno para l.
Los clientes importantes deben ser atendidos por la jefatura para
negociar, si el jefe no est cerca ubicarlo para que atienda. (un
negocio no se puede perder).
Se tiene que entregar la mejor atencin, amena, cordial para que
nuestros clientes nos sigan prefiriendo.
Las Cotizaciones en lo posible, deben ser por e-mail ya que por
telfono no es formal.

II.- POLITICAS GENERALES DE VENTAS A TERRENO

1 VENTAS
El vendedor debe hacer la venta por la pgina web y enviar en
forma oportuna sus rdenes de ventas a la coordinadora, esta las
recibir hasta las 9 hrs. del da anterior al despacho, revisara venta,
crdito, y envo con el personal idneo.
2 COMISIONES POR VENTA
Se cancelaran en base al margen neto de utilidad del negocio, de
lo cual el vendedor obtendr un % de acuerdo al volumen de sus ventas,
lo que ser cancelado de las ventas efectivamente documentadas; las
comisiones se cancelaran dentro de los primeros 5 das de cada mes,
pudindose optar a un anticipo semanal los das viernes. Para la
cancelacin total del mes se debe presentar la boleta de honorarios
correspondiente.
Las ventas son estrictamente al contado o documentado con
cheque, con plazo mximo de -30 y 60 das' en casos especiales se
puede llegar a 120 das con VB del Jefe. El chofer repartidor no debe
entregar mercaderas s no existe el pago; no interactuar con el cliente
en temas relacionados con el plazo y precios, debe orientar al cliente
hacia su vendedor, el solo reparte las mercaderas. En casos de
emergencia podr tomar pedidos cuando el cliente se lo solicite y exista
posibilidad de despacho.
3 DESCUENTOS
El vendedor, debe hacer descuentos a todos sus clientes, este
vara desde un 10% a 30%, dependiendo del lugar donde se encuentre.
Otros descuentos adicionales se pueden dar, en casos especiales
debidamente justificados y con el visto bueno de la jefatura.
Descuentos por volumen en PVC, se manejaran caso a caso
pudiendo llegar al 5% sin consultar; el 2% descuento se puede aplicar
para pago contado La caera de cobre se vender a precio de fbrica
ms margen, consultando caso a caso cuando sea volumen. Las listas de
precios estn claramente en la pgina web el stock correspondiente,
deben ser solicitados va remota por el vendedor.
4 RELACIN CON LOS VENDEDORES

No existe ninguna relacin o vinculo laboral entre la empresa y el

vendedor que signifique subordinacin y dependencia. El vendedor
solamente presta servicios a honorarios a la empresa, en forma externa.
Para lo cual existir un convenio de prestacin de servicios firmado ante
notario, donde se detallaran especficamente estas condiciones. Por lo
tanto queda estrictamente prohibido al vendedor retirar mercadera del
local para reparto y hacer cobranzas no autorizadas.

III.-POLITICAS GENERALES DE CAJAS Y VENTAS

A.- REGLAMENTO DE CAJA Y DE LAS RECAUDACIONES
Articulo 1. Los Cajeros, son las encargadas de recepcionar cualquier
ingreso en moneda nacional efectuados por los clientes.
Articulo 2. Por toda recepcin de efectivo o cheques, producto de las
ventas normales, devoluciones o por cualquier concepto en general,
debe emitirse recibo oficial (facturas, boletas guas y notas de crdito)
prenumerado correlativamente por el mismo sistema. El incumplimiento
de este requisito dar lugar a sanciones contemplndose en el Art. 160
del cdigo del trabajo.
Articulo 3. Las recaudaciones diarias obligatoriamente, debern ser
depositadas en el da en la cuenta corriente de la empresa, salvo las
recaudaciones de ltima hora de trabajo, que debern ser depositadas el
primer da hbil siguiente previa
presentacin de
las boletas de
depsitos selladas y firmadas por la entidad Bancaria.
Articulo 4. El cajero dinero recepcionado con el importe registrado en la
factura, boleta o gua y entregar el documento oficial al interesado
aceptando su conformidad, con timbres de pagado y despachado. El
cliente debe estampar su firma y datos personales al pie de la factura y
gua, de acuerdo como lo pide el SII.

Articulo 5. El Jefe de la seccin Caja tendr a cargo los Cajeros y

auxiliares que le fueran asignados como colaboradores inmediatos, a
quienes distribuir el trabajo que considere necesario y fijara los
trminos, debiendo contemplar que el horario de 10 a 1300 horas

deben estar funcionando la totalidad de las cajas, ya que es el momento

pick de las ventas.
Articulo 6. Los Cajeros tienen la obligacin de realizar el arqueo del
efectivo, ventas con tarjeta y los cheques recibidos, al finalizar la
jornada de trabajo, adjuntando copias de los recibos correspondientes y
entregados al jefe de cajas, el cual, verificara los valores sealados por
el sistema de cajas, si no es as pedir a la cajera que cuadre la caja en
el acto. Posteriormente ser entregada al jefe de finanzas o guardado
en la caja fuerte. Queda estrictamente prohibido quedarse con los
valores en el punto de venta, deben ser guardadas en la caja fuerte del
local.

B.- DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS

Articulo 1.

Los cajeros son responsables:

a) Por el manejo de la totalidad del efectivo, cheques, valores y

los
documentos de la Institucin, relacionados a caja.
b) Del resguardo y control de la clave asignada,
y cualquier otro
medio o instrumento que le fuera entregado para el desarrollo de
su trabajo, (equipo computacional, timbres, etc.).
c) Verificar la identificacin de los clientes al momento del pago
exigiendo el carnet de identidad, Rut y/o poder notarial
debidamente firmado por el interesado. Verificar los cheques en
Dicom a travs del jefe directo y colocar cdigo al reverso.
d) Tomar las precauciones necesarias en el traslado del efectivo
desde el lugar de recaudacin hasta Tesorera y al momento de
hacer las cuadraturas de caja.
e) Mantener al da el registro de las cajas diarias.
f) Anotar al reverso de los cheques el N del documento de venta
cdigo Dicom, el N de carnet de identidad y telfono del girador,
endosar el documento y dejarlo nominativo a favor de la empresa.
Queda estrictamente prohibido recibir cheques de otras plazas y
de terceros sin el VB del jefe de cajas.
g) No deben hacer cambios de mercaderas sin el consentimiento del
jefe de inventarios y jefe de cajas.
h) Queda prohibido Anular documentos, facturas, guas, notas de
crdito y boletas; y hacer notas de crdito sin el VB del jefe de
cajas.

i) Permitir el acceso a personas particulares al lugar de trabajo,

como tambin utilizar los elementos de seguridad, uniformes,
herramientas y materiales para fines particulares fuera del horario
de trabajo.
j) Queda prohibido utilizar el efectivo bajo custodia, fondos de caja,
para fines particulares.
k) Efectuar cancelaciones o pagos, sin la debida autorizacin
de la jefa de finanzas o el gerente de la empresa.
C.- DE LOS ARQUEOS Y AUDITORIAS
Artculo 1: La Empresa realizar Auditoria Interna, en donde se harn
Arqueos
Sorpresivos
y peridicos en el momento y fecha
que juzguen conveniente. Estos arqueos deben desarrollarse
durante la jornada de trabajo.
Artculo 2: Durante el arqueo debe suspenderse la atencin a pblico
mientras dure el recuento del dinero.

Artculo 3: El informe sobre los arqueos de cajas y diferencias de stas

deben ser presentadas a la Gerencia, en el tiempo ms breve
posible y dentro del da.
Artculo 4: El arqueo debe efectuarse en forma simultnea en las Cajas.
Pagadoras, Receptoras y Caja Chica, debiendo permanecer los
cajeros en su puesto y funcionarios de la Seccin Caja,
incluido el Jefe mientras dure el recuento del efectivo.

D.- DE LA CUSTODIA
DOCUMENTOS

DE

DINERO,

VALORES

OTROS

Artculo 1: El jefe de Cajas es el responsable que el efectivo recibido

sea resguardado, en las cajas fuertes de la Unidad, hasta su depsito en
las cuentas bancarias de la Empresa.
Artculo 2: Los cajeros estn obligadas a entregar al jefe de cajas el
dinero efectivo que se recaude, apenas sea recibido, por tanto debe

tener en caja solo el fondo caja y un mximo de hasta $100.000.- Este

efectivo debe ser guardado inmediatamente en caja fuerte.

E.- CREDITO
Artculo 1: Son de exclusiva responsabilidad del vendedor informar a
los clientes el plazo, este ser de 30 das documentado pudiendo optar a
otros plazos previa conversacin y aprobacin con el jefe directo.
Artculo 2: Queda estrictamente prohibido vender al crdito sin
documento, excepto lo que sea previamente aprobado por al jefe de
finanzas y jefe de ventas y siempre que tengan la orden de comprar
correspondiente.
Artculo 3: Si una empresa requiere crdito, deber solicitarlo
completando la solicitud de crdito, para este efecto adjuntar 3 ltimos
IVA, fotocopia representante legal, declaracin de impuesto, constitucin
de sociedad, y dejar un cheque en garanta por el mismo monto del
crdito que le fue aprobado (sin fecha).

F.- GASTOS
Artculo 1: Todos los gastos deben ser justificados y rendidos
previamente autorizados por tesorera, se recibirn gastos que estn
respaldados por comprobantes solo pasajes, boletas y facturas.
Artculo 2: Los gastos deben ser pagados con fondo de gastos,
y en
la eventualidad que esta no tuviera y surgiera una emergencia debe ser
incurrido por una de las cajas y posteriormente ser reembolsado por
Tesorera.

G.- DOCUMENTOS Y SEGURIDAD

Artculo 1: Los cajeros tienen la responsabilidad de ordenar
correlativamente la documentacin, ya sea, facturas, guas de despacho,
boletas y notas de crditos y entregarlas ordenadamente al jefe de cajas
y a la administracin de contabilidad para su archivo.

Artculo 2: Las llaves de las cajas fuertes son de exclusiva

responsabilidad de los cajeros asignados, las cuales debern ser
entregadas formalmente y usadas con la mxima precaucin, siendo
necesario implantar un control peridico en las diferentes cajas.
Artculo 3: Como medida de seguridad el jefe de la seccin caja debe
ser el responsable de custodiar una copia de la llave de las cajas fuertes.
Artculo 4: Los funcionarios que sean nominados para desempear las
funciones de cajero deben reunir los siguientes requisitos mnimos:
a) Ser funcionario de planta.
b) Ser un funcionario probo, con experiencia, de conducta intachable,
que hayan demostrado honestidad, honradez y responsabilidad.
c) Que cumpla con los requisitos de orden tcnico, definidos en la
descripcin del cargo, para garantizar un desempeo esperado.

H.- DE LAS PROHIBICIONES:

El incumplimiento a cualquiera de estas prohibiciones, dar lugar a la
aplicacin del Art.160 del cdigo del trabajo).
Artculo 5: Los
de:

cajeros

personal

en

general

estn prohibidos

a) Recibir dinero y valores u otros sin emitir el recibo oficial

correspondiente con sello del SII y firma, facturas, guas y boletas)
b) Recibir extraoficialmente por cualquier concepto, dinero o valores
ajenos al de la venta.
c) Alejarse o hacer abandono de su lugar de trabajo, sin la debida
autorizacin de su jefe, inmediato superior.
d) Efectuar el cambio de cheques particulares por efectivo de la
empresa.
e) Queda estrictamente prohibido a todo el personal consumir
cualquier tipo de alimento en el lugar de trabajo.
f) Utilizar los sistemas computacionales para fines particulares,
Internet y redes sociales.

I.- INSTRUCCIONES DE CIERRE DEL LOCAL.

AL PERSONAL DE LOCAL DE VENTAS Y BODEGAS:

1- El horario de cierre del local y bodegas es 15 minutos antes del

horario oficial de cierre, para terminar, la atencin del pblico que
permanece al interior.
2- 2 - Durante estos 15 minutos, podrn ingresar solamente clientes
que sean reconocidos y habituales, se prohbe el ingreso de
personas extraas.
3- Ningn funcionario podr retirarse antes que termine la atencin
del pblico, deben retirarse todo el equipo junto.
4- Antes de retirarse se debe verificar:
- Que el cajero tenga su caja cerrada y lo recaudado
debidamente resguardado en la caja fuerte.
- Verificar que no queden equipos encendidos, excepto Ios
servidores.
- Revisar que no queden luces encendidas.
- Que el local y bodegas queden debidamente cerradas con sus
candados
- Resguardar en forma segura las llaves.
- Dejar activada la alarma del local.

5- Se obliga al jefe de local y bodegas, ha mantener en forma visible,

los telfonos de emergencias de su sector
- Plan cuadrante de carabineros y reten mas cercano.
- Compaa de electricidad
- Bomberos.
- Samu
- Mutual de Seguridad
- Servicio de impuestos internos.
- Inspeccin del trabajo
IV.-POLTICAS GENERALES DE INVENTARIO

A.-DE LOS CAMBIOS O DEVOLUCIONES MERCADERIAS.

Para las devoluciones y cambios de mercaderas deben ser
autorizadas por el jefe directo a cargo de inventarios, se debe pedir
facturas o boletas que respalden la compra de otra forma no se
aceptaran dichas devoluciones. El plazo mximo ser 60 das segn
fecha de compra y 90 das para casos especiales con VB del Gerente.
Los
equipos
y
bombas
que
hayan
sido manipulados por el
cliente deben pasar primero por el servicio tcnico no existe otra opcin.

B.- INSTRUCTIVO PARA INGRESOS DE MERCADERAS

Las mercaderas recepcionadas en el local, ya sea por compras a
proveedores o solicitudes efectuadas entre empresas, su recepcin ser
de responsabilidad de las personas que se indican:

Sergio Lagos (Hidrocentro Concepcin).

Rodrigo Espinoza (Hidrocentro Chillan).
Roberto Figueroa (Hidrocentro Paicavi).
Rodrigo Vargas (Hidrocentro La Serena).

La persona que trae la mercadera (fletero), debe ponerse en

contacto con la persona indicada; con la documentacin ya sea facturas,
guas de despacho enviadas por el proveedor de las mercaderas, los
encargados dispondrn del momento en que se recepciona la
mercadera, donde se deja y que personal de la bodega la recibe,
mientras no se cumpla esta condicin no se debe recibir nada, una vez
recepcionada la mercadera, por el encargado de bodega, este entregara
al jefe de bodega la documentacin firmada con Vo B de recepcin
conforme de toda la mercadera, dando a conocer las novedades de la
recepcin a la brevedad con el fin de mantener la actualizacin
correspondiente de las existencias.
Una vez recibidos conformes los artculos, debern ser trasladados
a la sala de venta y a las bodegas correspondientes y ordenadas, por las
personas que se han asignado por el jefe de bodegas.
Cualquier
mercadera
recepcionada
que
venga
sin
su
documentacin correspondiente, deber darse aviso oportuno, para
regularizar dicha anomala como tambin las mercaderas faltantes,
deterioradas o que no corresponden a !o solicitado.
Adems todas las mercaderas .utilizadas en forma interna
debern informarse para realizar la salida correspondiente en el sistema
y los despachos a Sucursales con su correspondiente factura o guas.
Se solicita a las personas involucradas en el proceso de recepcin,
ordenamiento y despacho de los mercaderas, velar por el cumplimiento
de lo anteriormente expuesto, esto con la nica finalidad de mantener
actualizado el sistema de existencias y entregar la informacin

adecuada al departamento de contabilidad y finanzas para el pago de

las facturas.
Un cliente podr comprar en una sucursal y retirarlas en otra,
solamente exhibiendo el original de la factura o boleta; tambin podr
cancelar en una sucursal y comprar en otra ambos casos previa
verificacin de las jefas de cajas.

C.-MANEJO DE LOS STOCK MAXIMOS Y MINIMOS:

A.- Generalidades:
Dada la importancia que los stocks tienen en las ventas, ya que si
no hay productos no hay ventas; sobre todo si esta es una empresa
ESPECIALIZADA, el cliente espera encontrar todo, esto sin duda, es
la mayor FORTALEZA y diferenciacin que tenemos, y esto queda
demostrado con los aos de experiencia. En el ltimo tiempo se han
experimentado diferentes formas para mantener los stock en niveles
aceptables y no se produzcan quiebres de stock, sin que nadie se de
por aludido, hasta que llega un cliente y pregunta por algo urgente
que necesita y no hay; una de estas ultimas experiencias a sido
entregar una clave a los proveedores para que ellos por si mismo
ingresen a nuestros sistemas y formalicen su orden de compras sin
mas objeciones que respetar el stock mximo determinado para
cada producto, como esto tampoco ha dado resultado, estamos
nuevamente incorporando un nuevo sistema de MANEJOS DE STOCK
MAXIMOS Y MINIMOS, lo cual a motivado la presente circular, la cual
necesitamos sea aplicada al 1.000 % para que la empresa siga
siendo competitiva y se mantenga en este mercado, a travs de la
especializacin.

B.- Determinacin de las faltas de stock:

1. Todos los funcionarios, desde el jefe de local hasta el portero,

estn llamados a informar al jefe directo, cada vez que se
detecta la falta de algn producto, se esta vendiendo el ultimo

o queda poco, si esta informacin no ocurre y es reiterativa,

significa que este funcionario no esta en la MISION Y VISION de
la empresa y debe ser reemplazado por otro.

2. El jefe de local, es el nico responsable final de las faltas de

stock, por lo tanto debe organizar y delegar en su personal,
para que la informacin sea rpida; asignar responsabilidades
por sector, pasillos, bodegas, patios o como mejor este
distribuida su tienda para no modificar tanto lo que ya esta
organizado, todo el local debe estar asignado, esto va servir
para que el funcionario, mantenga la cuadratura del inventario,
el orden, aseo, reposicin y exhibicin de su sector. Esta
distribucin de cada local, deber ser informada al jefe de
compras, (Sergio Lagos) a mas tardar el da 15 de septiembre.

3. Otra forma para enterarse de los bajos niveles de stock, es la

que se encuentra en el sistema de ventas, que arroja los
niveles bajo stock mnimo, esta revisin semanal debe ser
ejecutada por cada jefe de local u otra persona que el asigne e
informada va mail, al jefe de compras, todos los das viernes
en la tarde, antes de las 24,00 hrs.
C.- Adquisicin de los productos:

1. Para esta seccin, se ha contratado un funcionario, Don Jorge,

en apoyo al jefe de compras, con dedicacin exclusiva para
hacer llegar los productos en forma oportuna a cada local,
antes que se produzca un quiebre de stock. Para esto se ha
creado una programacin de compras, interna, quincenales
para cada proveedor.
2. Cada vez que un jefe de local, sea informado por algn
funcionario, que hay una falta de 1 producto o baja de stock,
este inmediatamente, en el minuto, nada que lo anoto, lo dejo
para despus o lo junto con otro, no, es de inmediato, enva
esta informacin va mail, al jefe de compras, con copia al
gerente de la empresa. Para esto el jefe se puede apoyar en

otro funcionario para que escriba el mail y lo enve, el solo

puede dar la orden.
3. Con la informacin anterior, se crea una emergencia, que el
jefe de compras debe solucionar de inmediato:
PASO 1: Suple la falta con el apoyo de otro local que si tenga
stock suficiente y lo hace enviar por los medios habituales,
mientras se espera para hacer la orden de compras, segn
programacin.
PASO 2: El stock de este producto esta muy critico en todos
lados, (vamos a desvestir un santo para vestir otro), en este
caso se genera una orden de compras, por cada local, para
este proveedor y por todo su mix de productos, dejando los
cuatro locales abastecidos hasta el stock mximo, nos
adelantamos a la programacin habitual.
4. Una vez recepcionada la mercaderas, el jefe de local deber
revisar que lo que llego corresponde al 100 % de lo solicitado
en la orden de compras, e informar inmediatamente va mail si
algo no llego, para que se solicite al producto faltante a otro
proveedor.
5. Las ventas de volumen y ventas calzadas, se trataran en forma
independiente, aparte del inventario habitual que ya esta
programado. El jefe de local inmediatamente podr generar la
orden de compras correspondiente solo por estos productos
que ya estn vendidos, con el descuento especial que se logro
con el proveedor cuando este interacta en la negociacin de
venta;
todos sabemos que
estamos autorizados
para
negociar con un proveedor alguna venta de volumen; una vez
hecha la orden al momento de ser despachada al proveedor se
enva copia al jefe de compras para que tome conocimiento,
esto es obligatorio, no puede haber una adquisicin, sin que el
jefe de compras no est enterado.
V.-OBLIGACIONES DEL PERSONAL
A.-Respetar los horarios de entrada y salida de la empresa; no se
aceptan salidas sin autorizacin del jefe directo.

B.-Para las vacaciones se debe programar el calendario con las fechas

anticipadas a tomar por los trabajadores'. Solo para las personas que
tengan el ao cumplido en la empresa.
C.-EI libro de asistencia debe ser firmado sin errores y segn el nuevo
horario entregado por el Gerente, ya sea, invierno o verano.
D.-Respetar los tiempos de colacin en el casino ya sean el desayuno 10
minutos, almuerzo 20 minutos independientes cual sea el tiempo total
de su colacin.
E.-Se debe respetar la fecha de solicitud de los anticipos, la fecha ser
los das 15 de cada mes y por escrito en una lista con el personal.
Cualquier peticin extraordinaria ser previa autorizacin del Gerente. El
anticipo no podr superar el 30% del sueldo lquido.
F.- Hacer correcto uso de los uniformes y elementos de seguridad
entregados por la empresa, en caso de perdida se descontara de la
liquidacin correspondiente.
G.-Mantener siempre limpio y ordenado su lugar de trabajo y sobre todo,
los elementos que se entregan como los equipos y herramientas a su
cargo.
H.- Queda estrictamente prohibido ingresar y salir de la empresa con
bolsos, mochilas y carteras grandes.
I- Las relaciones efectivas, amorosas y acoso sexual entre funcionarios
sern sancionadas de acuerdo a la ley, por cuanto quedaran
estrictamente prohibidas y ser sancionado con el Art.160 del Cdigo del
Trabajo.
J- Cualquier prdida, deterioro y menoscabo evidente que ocasione un
funcionario a la empresa, ser motivo suficiente para retener los bonos
de responsabilidad asignados para este fin.
K- Se informa que este "manual de procedimiento y polticas internas"
como tambin el "reglamento de orden y seguridad" de la empresa,
forman parte del contrato de trabajo.

________________________________________________________________________

Este documento contiene las pautas y reglas bsicas que permiten al

empleado orientarse y conocer mejor la institucin en trminos de su
estructura organizativa, Misin - satisfacer las necesidades de nuestros
clientes, tales como, constructoras, contratistas, ferreteros, instaladores
etc. ofreciendo productos con un elevado estndar de calidad mediante
la integracin de personal calificado -. Visin - consolidar nuestra
empresa a nivel regional entregando productos y servicios de primer
nivel y la mejor calidad posible, satisfaciendo as ntegramente las
necesidades de nuestros clientes y consumidores-.
Por otra parte ensea a comprender mejor sus deberes y derechos con
la finalidad de fortalecer el clima laboral y crear sinergias capaces de
potenciar la productividad y el compromiso de los mismos para lograr
los resultados esperados por la organizacin.
_________________________________________________________________________

Teresa Inzunza Melo

Adm. Y Finanzas

Jaime Astete Opazo

Gerente General

SEPTIEMBRE 2011

Anexo 2. Circulares dentro de la empresa

CIRCULAR DE COMPRAS CENTRALIZADAS

MANEJO DE LOS STOCK MAXIMOS Y MINIMOS:

A.- GENERALIDADES:
Dada la importancia que los stock tienen en las ventas, ya que si no hay
productos no hay ventas; sobre todo que esta es una empresa
ESPECIALIZADA, el cliente espera encontrar todo,
es la mayor
FORTALEZA y diferenciacin que tenemos, est demostrado con los
aos de experiencia ; en el ltimo tiempo se ha experimentado

diferentes formas para mantener los stock en niveles aceptables y no se

produzcan quiebres de stock, sin que nadie se de por aludido, hasta que
llega un cliente y pregunta por algo urgente que necesita y no hay;
estamos nuevamente incorporando un nuevo sistema de MANEJOS DE
STOCK MAXIMOS Y MINIMOS, lo cual a motivado la presente circular, la
cual necesitamos sea aplicada al 1.000 % para que la empresa siga
siendo competitiva y se mantenga en este mercado, atravez de la
especializacin.

B.- DETERMINACION DE LAS FALTAS DE STOCK:

1.- Todos los funcionarios, jefes de ventas, cajeras, pasilleros, choferes,
etc., estn llamados a informar al jefe de sala, cada vez que se detecta
la falta de algn producto, se esta vendiendo el ultimo o queda poco, si
esta informacin no ocurre y es reiterativa, significa que este funcionario
no esta en la MISION y VISION de la empresa y debe ser reemplazado
por otro.
2.- El jefe de sala, es el nico responsable final de las faltas de stock, por
lo tanto debe organizar y delegar en el personal, para que la informacin
le llegue rpidamente; asignar responsabilidades por sector , pasillos,
bodegas, patios o como mejor este distribuida su tienda para no
modificar tanto lo que ya est organizado, todo el local debe estar
asignado, con la carpeta que corresponde a cada pasillero, la que
contiene un listado con todos los productos que debe administrar, esto
va servir para que el funcionario, mantenga la cuadratura del inventario,
el orden, aseo, reposicin y exhibicin de su sector.

3.- Otra forma para enterarse de los bajos niveles de stock, es la que se
encuentra en el sistema de ventas, que arroja los niveles bajo stock
mnimo y mximo, esta revisin debe ser ejecutada por el JEFE DE
COMPRAS Don RICARDO RIBERA que est en San Pedro, en el correo
compras1@hidrocentro.cl.

C.- ADQUISICION DE LOS PRODUCTOS:

1.- Para esta seccin, se ha contratado un funcionario, jefe de compras,

con dedicacin exclusiva para hacer llegar los productos en forma
oportuna al local, antes que se produzca un quiebre de stock.
2.- Cada vez que el jefe de sala, detecte una falta de stock o sea
informado por algn funcionario, que hay una falta de 1
producto, bajo de stock o stock 0, este inmediatamente, en el
minuto, nada que lo anoto, lo dejo para despus o lo junto con
otro, es al tiro, pasa esta informacin , al jefe compras,
Don Ricardo Rivera compras1@hidrocentro.cl o al whatsapp +56
9 5687xxxx, para que se proceda hacer la orden de compras
respectiva.
3.- Con la informacin anterior, se crea una emergencia, que el jefe de
sala y el de compras deben solucionar de inmediato:
- PASO 1: El jefe de sala lo manda a comprar, de inmediato, a la
competencia ms cercana, cuando el artculo es de alta rotacin y esta
con stock crtico y lo informa al jefe de compras centralizado.
- PASO 2: El jefe de compras Don RICARDO RIVERA, suple la falta con el
apoyo de otro local que si tenga stock suficiente y lo hace enviar por los
medios habituales, mientras se hacer la orden de compras, urgente al
proveedor.
- PASO 3: El jefe de compras centralizadas Don Ricardo Rivera, hace las
ordenes de compras, para los 5 locales, completando con todo el mix de
ese proveedor segn los stock de reposicin que entrega el sistema y a
la vez enva la orden de compras a cada jefe de sala y al jefe de
abastecimiento pabloastete@hidrocentro.cl para informacin de lo que
se debe recibir.
4.- Una vez recepcionada la mercadera, el jefe de sala, deber revisar si
lo que llego corresponde al 100 % de lo solicitado en la orden de
compras, e informar inmediatamente, si algo no llego, para que se
solicite el producto faltante a otro proveedor.

5.- Las ventas de volumen y ventas calzadas, se trataran en forma

independiente, aparte del conducto habitual que ya est programado. El
jefe de sala inmediatamente podr generar la orden de compras
correspondiente, solo por estos productos que ya estn vendidos, con el

descuento especial que se logro con el proveedor cuando este interacta

en la negociacin de venta; todos sabemos que estamos autorizados
para negociar con un proveedor alguna venta calzada; una vez hecha la
orden al momento de ser despachada al proveedor se enva copia al
Gerente de Abastecimiento, Pablo Astete, pabloastete@hidrocentro.cl ,
para que tome conocimiento, esto es obligatorio, no puede haber una
adquisicin, sin que el gerente de abastecimiento no este enterado.
El stock es lo ms importante para el local, porque no puede ser que
llegue un cliente a comprar y tenga que irse porque el producto no esta,
es una falta grave del jefe de sala y la jefa de ventas y en general de
todos, este aspecto se debe tener siempre presente, porque la esencia
del negocio es vender.

- Se solicita, que se entregue una copia impresa de esta circular,

a cada funcionario, en un listado en que cada uno debe firmar su
recepcin conforme.

CONCEPCION, 24 DE AGOSTO 2015.-

JAIME
ASTETE OPAZO
GERE
NTE GENERAL.

CIRCULAR INVENTARIOS 2015

GENERALIDADES:
Como lo indica el Servicio de Impuestos Internos, es obligatorio para
todas las empresas, hacer inventario fsico de todos sus activos,
nosotros no escapamos de esta normativa, por cuanto debemos
cumplirla, a continuacin se presenta una programacin con la toma del

inventario para este ao, el cual debe ser aplicado en los cinco locales
que tiene la empresa.

1.- FECHAS Y HORARIOS :

a) El inventario se tomar en los primeros tres fines de semana del mes
de Diciembre, los das 5 y 6, 12 y 13, 19 y 20, en los siguientes
horarios, Sbados de 15 a 20 hrs, Domingos de 9 a 13 hrs. y de 14 a 19
hrs., estos horarios son generales, pudindose variar alguno dentro de
estos mrgenes.

2.- PROCEDIMIENTOS.
a) El inventario se realizara con la misma estructura que cuentan hoy da
los locales, cada pasillero y patio, toma su inventario en su sector tanto
en sala como en bodegas, haciendo un barrido de su sector, se parte de
un extremo hasta barrer todo, por lo tanto tiene que sectorizar su sector
en tres fines de semanas o menos, dependiendo de su disponibilidad
para el trabajo.
b) Esta labor de toma de inventario se realizara, con la misma carpeta
que se utiliza para el control de stock diario, la idea es que se ordene
tambin esta carpeta, eliminando los productos que no le corresponden
y agregando los que faltan, al final del inventario vamos tener una
carpeta completa de cada pasillero; el primer fin de semana se trabaja
con lpiz color azul, segundo con color rojo y tercero color negro,
siempre en la misma carpeta.
c) Las bodegas, las vitrinas, muestrarios y exhibiciones, que no estn en
los pasillos, se cuentan en la semana del 30 de noviembre y el 4 de
Diciembre, en la misma carpeta, anotando al lado de la descripcin del
producto con lpiz color rojo; de igual forma en esta semana se debe
usar para ordenar, embolsar y prepararse para el fin de semana.
d) Los funcionarios que no tengan pasillos asignados, cajeras, aseo,
administracin, etc, el jefe se sala los debe asignar en apoyo a los
pasilleros, con ms carga de trabajo, los jefes de sala y jefes de ventas
no deben contar solo dedicarse a supervisar que se haciendo bien el
conteo y que no queden artculos sin ser ingresados.

e) Los ajustes del inventario se deben comenzar hacer el da Domingo 6

de Diciembre, con lo que se cont el Sbado anterior y as
sucesivamente, para esta tarea se asignara una persona que domine el
sistema de ajuste de inventarios o se le ensea, para no retener la
carpeta del pasillero, se le sacan fotocopias a las hojas con ms artculos
contados y se va ajustando en forma paralela.

3.- LOGISTICA DE LA OPERACIN.

a) Los horarios en los cuales se tomara el inventario, son de carcter
extraordinario, por lo tanto se cancelaran como tal, con el 50% de
recargo, en la liquidacin del mes de Diciembre, esto debe quedar
formalizado en un convenio de horas extras, que deber firmar el
funcionario, por los das que efectivamente se compromete a trabajar,
se puede dar el caso que alguien no pueda asistir en un horario
determinado, por compromisos adquiridos con anterioridad; por otra
parte queda abierta la posibilidad que si algn funcionario desee
cambiar el pago por das libres, de devolucin de tiempo, esto debe
quedar estampado en el convenio. Se debe firmar el libro de asistencia
cada vez que se ingrese y salga en los horarios convenidos.
b) La alimentacin para el personal de inventario, debe estar asegurada
con alteracin, por el jefe de sala, desayuno y onces, se compra en
supermercado con factura con cargo al fondo fijo, el almuerzo se
contrata por los conductos normales, siempre debe haber agua fresca en
los depsitos.
Se solicita el mximo de colaboracin a todo el personal,
para que esta tarea se cumpla de la mejor forma posible. ATTE.

CONCEPCION,25 noviembre de 2015

LA GERENCIA