CARTA DE COTIZACIN

Es la comunicacin con que las empresas con que las empresas proveedoras responden
las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas
las especificaciones del producto consultado. Su tono debe ser amable, para lograr en
definitiva, la venta de la mercadera.
La carta de cotizacin, tiene como finalidad, dar una idea clara y lo ms precisa posible
al que tiene que suministrar los medios, ya sean materiales, econmicos o laborales
*La cotizacin debe tener los siguientes elementos:
1. Descripcin de la mercanca
La descripcin de la mercanca debe estar clara y especificar el tipo de
mercanca, fabricacin, cantidad y cmo se expresa esa cantidad (es decir,
como unidades, por el peso, por nmero, etc.). Especifique si hay un
certificado de calidad especfico, tipo de producto (de lujo, regular.). Si el
producto contiene terceros componentes que deben ser especificados. Utilizar
la nomenclatura internacionalmente aceptada y evitar la jerga local.
2. Precio de la Oferta y Condiciones
El vendedor debe especificar cmo ha calculado el precio (por unidad, por
peso, etc.). Las cargas adicionales deben ser detalladas. stos pueden incluir
los costes asociados al empaquetado especial, embarque, seguro, impuestos de
aduana, o cualquier tasa especial para las cuales el vendedor sea el responsable.
stos deben ser aadidos al coste total del pedido.
Las condiciones en cuanto al Medio de Pago tambin es muy importante que
queden estipuladas. En ese sentido, es necesario recordar que tanto las cartas de
crdito como las remesas documentarias no son igualmente utilizadas en todas
las partes del mundo. Normalmente en casi todos los pases el iniciar la
negociacin con una empresa desconocida a travs de una carta de crdito
puede ser lo ms habitual.
3. Plazo de Entrega

En qu fecha el vendedor enviar la mercanca.

Fecha de destino

4. Forma de Entrega y Trasporte utilizado

Modo de transporte

Transportista

Orden de embarque

Quin cubre los costes del flete?

Lugar donde la mercanca ser fabricada.

Destino de la carga.

5. Necesidad de aceptacin del pedido y/o plazo lmite de vigencia de la

cotizacin

Quin recibir el pedido? comprador, transitorio, agente...

Cmo verificaremos la calidad?

Quin validar la recepcin del pedido?

6. Sistema de Facturacin y sistemas de cobro

Cundo ser enviada la factura del vendedor? (antes, despus del

envo;)

Cmo ser enviada (por aire, correo, fax, etc.? Ser enviada con el
envo?

Se requieren otros documentos? (factura consular, los certificados de

inspeccin, otras licencias o permisos) y si es as, provienen del
vendedor?

7. Garantas contractuales y normativa aplicable:

Legalidad y Arbitraje Las leyes de que pas afectan en la transaccin?
Qu instituciones o personas arbitran en el caso de que haya disputa?
Procedimientos de arbitraje. En caso de discrepancias de interpretacin
entre las partes.

LAS CARTAS COMERCIALES

Se componen de tres partes:
*El encabezamiento
*El cuerpo
*El cierre y los complementos
El encabezamiento se divide en: membrete, destinatario, fecha, referencia o asunto,
lnea de atencin; adems se pueden incluir el logotipo, la actividad de la empresa,
nombre y direccin de sucursales, nmero de telfonos o fax, el Cdigo de
Identificacin Fiscal (CIF) y el nmero de inscripcin en el Registro Mercantil.
El cuerpo se divide en: la introduccin, en la que se puede anunciar o informar algo,
solicitar, acusar recibo, confirmar, informar y responder de forma negativa; la
exposicin, la conclusin.
El cierre y los complementos se dividen en: la despedida, la antefirma y la firma, las
iniciales, los anexos o adjuntos, la postdata.
LOS TIPOS DE CARTAS
Las cartas comerciales las podemos clasificar en diferentes tipos, cada uno de estos
corresponder al asunto del que trate la carta. Las ms usuales son:
* De solicitud, de acuse, de pedido, de presentacin, de reclamacin, de quejas, de
relaciones con la banca, de relaciones con las compaas de seguros, de relaciones con
los servicios pblicos.
LAS CARTAS DE SOLICITUD

Pueden tener diferentes caractersticas, segn del tipo que sea la informacin solicitada:
cuando solicitamos informacin de tipo comercial o industrial, cuando lo que se solicita
es un puesto de trabajo, cuando una empresa pide informes sobre una persona a la que
va a contratar.
Expresiones tiles:

no es grato solicitarles...
nos sera grato recibir...
agradeceremos el envo de...
rogamos nos manden...
agradeceramos nos remitieran...

estar interesado en...

informacin detallada sobre/de...
proveer/abastecer/suministrar/proporcionar mercancas
hacer/conceder/otorgar un descuento/ una bonificacin
un presupuesto
una cotizacin/cotizar un precio
una muestra/un muestrario
los plazos de entrega
las condiciones generales de venta
Las condiciones de pago
a vuelta de correo/ a la mayor brevedad/ en el ms breve plazo

LAS CARTAS DE ACUSE DE RECIBO

Es un escrito muy frecuente en cualquier gestin comercial o empresa, ya que mediante

estas cartas acusamos recibo de mercancas o gneros; tanto para responder a nuestro
proveedor comunicndole la correcta recepcin de las mismas o bien para hacer las
observaciones pertinentes en el caso de que dicha mercanca hubiera llegado en mal
estado, o incluso que rehusamos el envo por las causas aducidas en el escrito.
Expresiones tiles:

tenemos el gusto de acusar recibo

acusamos recibo de su atenta del...
en contestacin a su pedido del...

LAS CARTAS DE PEDIDO

Su finalidad es la de solicitar una orden o pedido de gneros o mercancas. Estos deben

estar detallados con precisin para evitar confusiones o ambigedades en el servicio de
los mismos, concretando la forma de envo, el embalaje, la forma de pago junto con sus
condiciones y el plazo de entrega. La exposicin de todos estos temas debe ser ordenada
y clara, ya que al hacer el pedido se adquiere un compromiso.
Expresiones tiles:

con referencia a su presupuesto del...

refirindonos a su cotizacin fechada el...
confirmando nuestra conversacin telefnica de hoy...
solicitamos el envo de...
nos es grato efectuarles el siguiente pedido:
solicitamos nos sirva la siguiente orden:
agradecemos nos remitan los artculos reseados al pie.
Agradeceramos nos mandaran los siguientes productos:
Necesitamos los gneros antes de...
Les ruego efecten la entrega por/ por medio de/ a travs de/ por mediacin de
Transportes X
Segn lo convenido, pagaremos mediante taln/cheque/ giro/ transferencia/ letra.
Efectuar/ cursar/ hacer/ realizar/ colocar/ formular/ pasar un pedido.

La nota de pedido
Cumplir con los plazos de entrega
Atender/ efectuar un pago
En el plazo mximo de ...das/ dentro del plazo de ...das/ desde esta fecha
La compaa/ la empresa/la agencia de transporte

LAS CARTAS DE RECLAMACIN

La finalidad de estos escritos es la de poner de manifiesto las causas por las cuales
los gneros o mercancas que solicitbamos, en las cartas del apartado anterior, no
han llegado hasta nosotros tal y como habamos acordado. Estas causas pueden ser
de diferentes clases, entre ellas las ms comunes son: retraso en la fecha de entrega,
errores en la mercanca (calidades, peso, nmero, colorido), mal estado de los
gneros por un embalaje defectuoso o por una forma de envo inadecuada.
Las cartas de reclamacin tienen que ser precisas al explicar los detalles por los
cuales se reclama y el porqu de la misma. El tono empleado debe ser enrgico, pero
tambin corts; no debemos olvidar que es posible que despus de una primera carta
de reclamacin tengan que escribirse otras que refuercen a la primera, en cuyo caso
habra que utilizar un tono algo ms agresivo. Por ltimo, es importante que las
reclamaciones se hagan siempre con la mayor brevedad posible; es decir, sin dejar
pasar tiempo desde el momento en que se ha recibido la mercanca.
Expresiones tiles

Sentimos comunicarles que todava no hemos recibido la mercanca objeto

de nuestro pedido de referencia.
Llevamos ya tres das esperando la entrega de la mercanca
Hasta la fecha los artculos solicitados en nuestro pedido n.... no han sido
entregados
La mercanca recibida no corresponde a la encargada
Nos han enviado...en lugar de...
Al revisar la mercanca, hemos constatado que los siguientes artculos
estaban deteriorados:
Los precios no coinciden con los de su ltima cotizacin
Estas rupturas parecen debidas a...
Rogamos nos faciliten una aclaracin /una explicacin
Solicitamos la sustitucin de la mercanca daada
Les devolvemos los artculos deteriorados
Rogamos nos enven los gneros pendientes de entrega en la mayor brevedad
posible
Revisar/controlar/examinar/verificar/desempacar/desembalar
Hemos constatado/ comprobado/notado/observado
Diferir de/ no corresponder a /no corresponderse con/ no coincidir con/ no
concordar con

Un defecto/ un desperfecto/ una rotura/ una avera/ un vicio de fabricacin

Deteriorado/ daado/ averiado/ defectuoso/ roto/
hmedo/mojado/manchado/rayado/ deformado/ abollado/ inservible
Devolver/ reenviar/ reexpedir/ retornar
Una devolucin
No quedar satisfecho/ conforme/ complacido
No ser atendido de forma satisfactoria
Daos y perjuicios