Tu plan anual

Como planificar las acciones a ejecutar de

nuestra meta 20_ _

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Ya iniciamos un nuevo ao!!!

Nota: el nuevo ao empieza cuando tu consideres, puede ser Enero, puede ser Septiembre, o
cualquier mes, que tu digas: ahora voy a planificar mi camino para avanzar.

Una nueva etapa llena de objetivos, toma de decisiones y nuevas

oportunidades. Pero, cmo podemos guiarnos para lograr esas metas que
nos proponemos?
Muchas veces nos encontramos con un sinfn de cuestiones, que no nos dejan
ver y tampoco nos dejan enfocarnos hacia donde queremos llegar.
Por lo cual resulta altamente eficiente no dejar solo a nuestro destino, sino,
brindarle un aporte a travs de nuestra mente positiva, y la herramienta
humana ms poderosa en nuestros tiempos: la organizacin del tiempo.
Te ha pasado al terminar un da y tener la sensacin que no has hecho nada
productivo?
Suele suceder. Tenemos tantas cosas que hacer que de pronto perdemos
nuestro enfoque.
Esta herramienta te brindar la solucin que ests necesitando. Culgala en
la pared de tu escritorio, despacho para que, todas las maanas recuerdes
enfocarte en tu misin, visin y metas que ms deseas lograr.
El objetivo de esta herramienta es que encuentres como poder ejecutar todas
las actividades que necesitas para lograr el objetivo, te permitir abrir la mente
para conocer en que fechas podrs lograr tu actividad, como organizarla, qu
debers tener en cuenta en cada ocasin. Adems conocers una excelente
herramienta grfica que te ayudar en el transcurso de tu ejecucin del
proyecto - meta que tienes en mente.
En cada paso de esta gua, encontrars las instrucciones necesarias para
poder completar los ejercicios y comprender el material brindado.
Dirigido a: Lideres, coordinadores, coaches, empresarios que deseen lograr
sus objetivos en el 20__.
Formato: Word 2007.

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PLANIFICANDO NUESTRAS METAS CUANTITATIVAS

Planificar, es seguir un curso de accin, una gua para que t, puedas

enfocarte en lo que realmente planeas desarrollar.
Para comenzar esta gua prctica, lo primero que debes tener en cuenta, son
esas metas. La pregunta fundamental es Qu metas te propones lograr
para este 20__?
Cuando ya sepas cuales sern tus metas, es importante plasmarlas en un
papel, pero ten en cuenta la redaccin de las mismas: cada meta debe
contener un solo verbo, ser simple y sencilla al leerla escribiendo palabras
simples para redactarla.
Por ejemplo:
Mara, es una emprendedora que sacar a la luz su nuevo emprendimiento en
el ao 20__.
Por lo cul, lo primero que Mara hace es plantearse la pregunta:
Qu metas me propongo para 20__?
Mara, tiene la siguiente idea:
Lograr obtener una captacin de un 50% de mi mercado meta en las
zonas geogrficas especficas a las que dedicar mi atencin, percibiendo
la evolucin y haciendo un control especial de dichas actividades para
obtener el mejor beneficio y planificar todo

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Cuando Mara observ esta redaccin, se dio cuenta que era muy rebuscada,
ni ella entenda muy bien lo que acababa de decir, por lo cual, simplificarlo,
hara que ella tanto como su equipo de trabajo entendieran lo que se propona.
Adems de simplificarlo, observ que su meta anteriormente escrita, tena
varias acciones, as decidi entonces, dividir las metas y convertir toda esa
gran meta, en dos objetivos simples y sencillos:
-

Lograr obtener 500 clientes en el 20__.

Controlar eficazmente cada paso para lograr los 500 clientes.

EJERCICIO N 1 de Planificacin 20__

Qu metas te propones para este 20__?

1. Incorpora en este apartado tus metas, tus ideas de proyeccin para este
20__.
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2. Ahora, simplifica tus ideas, redactndolas de manera clara y sencilla,

utilizando nada ms que un verbo en cada una de ellas.
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Conociendo claramente tus metas y objetivos, visualizars mejores escenarios,

y te enfocars en lo que realmente debes proponerte para alcanzar tus metas.
Cuando se tienen metas u objetivos que se desean alcanzar, dentro de esas
acciones, habr miles de cosas que desarrollar para lograrlo. Por ejemplo, para
que Mara, pueda lograr obtener 500 clientes en el transcurso de este ao ella
deber disear una lista con diferentes mini-acciones. De esta manera,
conocer mejor como llegar a su meta.

Objetivo:
Lograr 500 clientes en el 20__
Mara, se dio cuenta que esta meta termina teniendo mltiples mini-acciones
para lograrla. Por ejemplo:
-

Presupuesto que tengo para llevar acabo este logro.

Evaluacin de mi equipo de ventas.

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Diversificacin del canal de ventas: personalizado por vendedores,

telemarketing e internet.

Conocimiento de donde encontrar a mis clientes: zona en la que estn,

edad, sexo, qu hacen?, cmo se componen sus ingresos?, etc.

Todas estas mini-acciones tambin tendrn dentro de ellas actividades

relevantes a cumplir, y algunas de mayor importancia puesto que si no se
realizan en una fecha acorde, o no se encuentra resuelta la accin anterior, o
se desconoce la informacin, pueden poner en peligro la meta a lograr.

Para el ejemplo de Mara seran los siguientes puntos:

ACCIN:
Presupuesto que tengo para llevar a cabo este logro.
MINI-ACCIONES:
-

Hablar con mi asesor o contable, para conocer mi balance.

Proponerme invertir en el rea comercial.

ACCIN:
Evaluacin de mi equipo de ventas.
MINI-ACCIONES:
-

Reunirme con mi jefe de ventas para redisear metas y objetivos de

cada vendedor.

Conocer el nivel de motivacin de cada uno de mis vendedores.

Evaluar si necesito incorporar ms vendedores.

Proponer un plan de mejoras a travs de bonos y beneficios para

vendedores.

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Hay actividades, como dijimos anteriormente, que no pueden desarrollarse

hasta que se cumpla otra actividad. Estas actividades las llamaremos
ACCIONES CRTICAS y debers incorporarlas en un color distinto para que
llame tu atencin, al igual que el ejemplo de Mara.
En este ejemplo de Mara, tenemos tres actividades que estn remarcadas en
rojo, por qu?, porque hasta que Mara no sepa con cuanto dinero cuenta, no
podr contratar ms vendedores, ni podr otorgar mayores beneficios a sus
empleados. Adems si su equipo de ventas est desmotivado, podr invertir en
cursos de capacitacin, coaching, etc.
T eres quin decide que mini-acciones debers incorporar en cada accin que
desarrolles, al igual que mientras vas desarrollando este curso de accin vers
como se va reflejando que, las actividades de las mini-acciones o la misma
mini-accin pueden llegar a ser CRTICAS.

EJERCICIO N 2 de Planificacin 20__

Qu mini-acciones y actividades debers

desarrollar para cada meta?

1. Realiza un listado con las mini-acciones que te propongas desarrollar de

cada meta a lograr:
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2. Desarrolla una lista de actividades de cada mini-accin de tu meta:

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3. Vuelve a tu lista y pon en otro color las acciones crticas. Explica por
qu son crticas?:
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Cuando vemos el listado, de lo que hemos desarrollado, nos perdemos en

miles de actividades, y observamos que, hay ms cosas para hacer que las
que pensamos.
ENFCATE EN ESTE MOMENTO: Con una buena organizacin podrs lograr
planificar todas tus metas.
Cuando ya tengas tus mini-acciones y en ellas, las actividades a desarrollar, es
importante que le des un orden, la importancia del orden se basar en
maximizar tus tiempos y llevarlo a la realidad.
Para ir, del papel a la realidad, debers comenzar a ponerle fechas a tus
actividades. Y para ello debers:
-

Conocer lo que es importante.

Conocer lo que es urgente.

Resulta sumamente importante MEDIR la importancia o urgencia de cada

tarea y saber medir estimativamente el tiempo que llevar su ejecucin. El
tiempo, es un recurso no renovable, por ello es importante establecer el criterio
de manejo y control del tiempo:

T te conoces, y sabes lo que rindes en cada etapa del da. Por ejemplo,
si por la maana ests con ms energa para las relaciones sociales o
laborales, ponte como meta realizar estas tareas por la maana, y por la
tarde realiza tareas administrativas.

No postergues las tareas que ofrecen algn grado de complejidad.

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EJERCICIO N 3 de Planificacin 20__

Ordenando actividades

1. En cada mini-accin, realizaste un listado de actividades. Ahora

ordnalas por las que son urgentes y las que son importantes:
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2. Incorpora fechas lmites de realizacin, para que cada una de esas

actividades se concreten, para ello, ten a mano un calendario del ao
20__, y realiza la lista correspondiente con cada actividad de las miniacciones de tu meta:
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3. Ahora incorpora en que momento del da (maana-tarde-noche) te

encontrars mejor predispuesto para ejecutar esa actividad:
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Cuando termines esta parte de la herramienta, simultneamente con el

calendario, podrs incorporar tu meta en un grfico especial que te simplificar
todo lo que hemos dicho hasta el momento.
Aqu realizaremos el ejemplo de Mara:
Objetivo:
Lograr 500 clientes en el 20__

MINI-ACCIONES:
-

Presupuesto que tengo para llevar acabo este logro: tiempo en

conocer y evaluar de cuanto dispongo: 15 das (incluyo el conocimiento
de mis actividades a realizar, las prioridades y las urgencias, mi tiempo y
fechas de motivacin para lograrlo).

Evaluacin de mi equipo de ventas: confirmar que hacer y comenzar a

ejecutarlo: 10 das (incluyo el conocimiento de mis actividades a
realizar, las prioridades y las urgencias, mi tiempo y fechas de
motivacin para lograrlo, las actividades crticas).

Diversificacin del canal de ventas: personalizado por vendedores,

telemarketing e internet: 9 das. (Incluyo el conocimiento de mis
actividades a realizar, las prioridades y las urgencias, mi tiempo y fechas
de motivacin para lograrlo, las actividades crticas).

Conocimiento de donde encontrar a mis clientes: zona en la que

estn, edad, sexo, que hacen, como se componen sus ingresos, etc.: 14
das (incluyo el conocimiento de mis actividades a realizar, las
prioridades y las urgencias, mi tiempo y fechas de motivacin para
lograrlo,).

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CALENDARIZACIN PLANIFICACIN
DE LA META

MES DE FEBRERO Y MARZO DE 20__

(adaptarlo a los meses y ao en que lleves
a cabo tu programacin de las acciones a
desarrollar)

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PRESUPUESTO
EVALUACIN VENTAS
DIVERSIFICACIN
ENCONTRAR CLIENTES

A este cuadro, se le llama calendarizacin o planificacin (segn pases). En la

columna vertical, se incorporan las acciones a desarrollar, en las columnas
horizontales estn las fechas, por ejemplo, en esta calendarizacin, se empez
por el da 1 de febrero, se estructuran las fechas de lunes a viernes, y se sigue
con el mes de marzo. En este cuadro vemos tambin, el tiempo en das que
vamos a necesitar para cada accin, vemos como sin tener todava definida la
accin de presupuesto, no podemos empezar con las otras dos acciones
(evaluacin del equipo de ventas y diversificacin de canales de venta), pero la
accin de conocer a clientes puedo desarrollarlo sin necesidad de contar con el
presupuesto, por ello puedo comenzar esta accin a ejecutarla a partir del da 1
de febrero.

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Este esquema, se llama tambin: Diagrama de Gantt y puedes bajarlo gratis

para poder realizar mejor tu planificacin a travs de las siguientes pginas:
http://es.kioskea.net/download/descargar-977-gantt-project
http://www.softonic.com/s/diagramas-de-gantt:mac
http://www.portalprogramas.com/gratis/diagramas-gantt
http://gratis.portalprogramas.com/Gantt.html
Un abrazo,
El equipo LaTiendadelCoach.com

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